Pièce jointe et clé USBPièce jointe et clé USBfévrier 2011février 2011

SommaireSommaire1. Fonctionnement de la clé USB : 1. Fonctionnement de la clé USB : 1.1 Introduire et enlever une clé USB d'un ordinateur1.1 Introduire et enlever une clé USB d'un ordinateur1.2 Réparer et scanner une clé avec un anti-virus1.2 Réparer et scanner une clé avec un anti-virus1.3 Capacité, formatage, création de dossiers, nettoyage1.3 Capacité, formatage, création de dossiers, nettoyage

2. Comment envoyer des documents par mail à partir de la clé USB2. Comment envoyer des documents par mail à partir de la clé USB2.1 Accéder aux pièces jointes dans son webmail2.1 Accéder aux pièces jointes dans son webmail2.2 Le transfert de fichiers : emplacement, format et poids2.2 Le transfert de fichiers : emplacement, format et poids2.3 Enregistrer un fichier sur sa clé USB2.3 Enregistrer un fichier sur sa clé USB2.4 Enregistrer des documents dans son webmail2.4 Enregistrer des documents dans son webmail

1. Fonctionnement de la clé USB 1. Fonctionnement de la clé USB

1.1 Introduire une clé USB d'un ordinateur1.1 Introduire une clé USB d'un ordinateur

Quand on introduit une clé dans un portUSB, une fenêtre s'ouvre pour nous proposerd'ouvrir tel programme ou tel programme, le plus simple et de choisir « Ouvrir le dossier et afficher les fichiers ».Si cette fenêtre n'apparait pas, il faut ouvrir l'explorateur windows (ordinateur ou poste de travail) pour rechercher la clé (Lettre E ou F)

1.1 Introduire et enlever une clé USB d'un ordinateur1.1 Introduire et enlever une clé USB d'un ordinateur

La clé apparaît dans l'explorateur windows, souvent à la lettre E: ou F:, les nouvelles clés peuvent être sur deux lettres (ex, Fet G). Sur le F, il y a un mini système d'exploitation et sur le G, on peut enregistrer des fichiers.

1. Fonctionnement de la clé USB 1. Fonctionnement de la clé USB

1.1 enlever une clé USB d'un ordinateur1.1 enlever une clé USB d'un ordinateur

Pour permettre un meilleurfonctionnement de la clé, il est important d'enlever la clé proprement. Une icône de la clé apparaît en bas à droite. Cliquer dessus et sur le message « retirez... »Il est nécessaire de fermer les dossiers avant d'enlever la clé. Autrement, il y aura un message comme celui qui suit.

1.2 Réparer et scanner une clé 1.2 Réparer et scanner une clé

La clé est un objet sensible, entre autre si on l'enlève toujours « sauvagement ». Windows propose d'analyser et réparer votre clé. Cliquer sur cette option si le message apparait.

Cocher les deux cases« Réparer et rechercher » pour lancer la réparation

1.2 Scanner sa clé avec un anti-virus1.2 Scanner sa clé avec un anti-virus

Les clés peuvent attraper des virus en passant d'un ordinateur à l'autre. Il est important de les vérifier régulièrement avec un anti-virus (Ici : etrust)

1.3 Capacité, formatage, création de dossiers, nettoyage1.3 Capacité, formatage, création de dossiers, nettoyage

Pour créer vos dossiers, cela fonctionne comme sur le disque sur :

- lancez l'explorateur windows

- sélectionner votre clé

- Cliquez avec le bouton droit dans le volet de droite

- Dans le menu déroulant, choisissez « Nouveau » (1)

- Dans le sous menu suivant, choisissez « Dossier » (2)

- Nommez votre dossier

Pour plus d'infos, regardez le tutoriel« Ranger et nettoyer son PC »

1.3 Capacité, formatage, création de dossiers, nettoyage1.3 Capacité, formatage, création de dossiers, nettoyage

Les clés ont une capacité limitée (format standard aujourd'hui 8 Go ou 2000 photos)vous pouvez connaître la capacité en sélectionnant votre clé, clic droit et propriétés.

Quand on enregistre un document, il peut y avoir un message nous disant qu'il n'y a plus de place sur la clé. Il est alors nécessaire de supprimer des documents

Attention, quand on supprime un fichier d'une clé ubs, on ne peut pas récupérer le document dans la corbeille, il est supprimé définitivement.

La clé ne doit pas être utiliser comme seul moyen de sauvegarde.Il est important d'avoir plusieurs clés ou un disque dur externe .

Voir le tutoriel « Ranger et nettoyer son PC pour plus de détail sur les fichiers

1.3 Suppression de documents1.3 Suppression de documents

Toujours dans l'explorateur Windows, positionnez-vous sur votre clé et sur le dossier contenant les fichiers à supprimer

a) Cliquez et conservez appuyé le bouton droit de la souris.b) survolez vos fichiers en déplaçant votre sourisles fichiers surlignés sont sélectionnés.

Vous pouvez soit :

- appuyer sur la touche SUPPR pour effacer vos fichiers

- soit, en appuyant sur la touche ALT, cliquer sur le menu Fichier qui vient d'apparaitre, puis sur le sous-menuSupprimer

2. Comment envoyer des documents par mail à partir de la clé USB2. Comment envoyer des documents par mail à partir de la clé USB2.1 Accéder aux pièces jointes dans son webmail2.1 Accéder aux pièces jointes dans son webmail

Il nous impossible de détailler l'envoi des pièces jointes dans tous les webmails. Nous allons en voir quelques une des plus utilisés

Nous parlerons des webmails uniquement et pas des logiciels de gestion de courrier comme Outlook ou thunderbird. L'envoi et la récupération des fichiers joints est différent par Outlook et thunderbird

2. Comment envoyer des documents par mail à partir de la clé USB2. Comment envoyer des documents par mail à partir de la clé USB2.1 Accéder à la fonction pièce jointe dans son webmail2.1 Accéder à la fonction pièce jointe dans son webmail

Selon les mails, il faut cliquer sur pièce jointe, fichiers joints, Attacher... quand l'on écrit un

message

2.2 Le transfert de fichiers : le poids2.2 Le transfert de fichiers : le poids

La taille maximale du fichier (message compris) ne doit pas être trop lourd. Par exemple à la ville de Brest, il ne doit pas dépasser 5 Mo.

Pour connaître la taille d'un fichier, faites un clic droit sur le fichier et choisissez propriétés ou glisser avec la souris dessus

2.2 Le transfert de fichiers : le poids2.2 Le transfert de fichiers : le poids

La capacité des webmails évolue sans arrêt. Yahoo! annonce un espace de stockage illimité, tout comme Hotmail. Outre la capacité de stockage d'une boîte, certes importante, c'est l'envoi de messages avec pièces jointes qui peut poser problème. Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail fixe la limite à 25 Mo par mail.

Mais il faut faire attention, toutes les messageries n'ont pas les mêmes capacités. Exemple, numéricable ou wanadoo ne peuvent recevoir que des fichiers de 5 Mo.

Si j'envoie un fichier de 20 Mo de ma messagerie Gmail vers Numéricable, il est refusé par Numéricable car trop lourd. L'envoi d'un fichier de 20 Mo va fonctionner par exemple d'une messagerie Gmail vers une autre messagerie Gmail.

2.2 Le transfert de fichiers : le poids2.2 Le transfert de fichiers : le poids

Sur Hotmail, le partage peut se faire via Skydrive, espace de stockage de 25 Go, alloué à tout possesseur d'un compte Live. Avec une limite de 50 Mo par fichier. Sur Yahoo! Mail, on peut aussi envoyer de gros fichiers. En passant par les services de zumo drive, qui permet de faire transiter des fichiers, jusqu'à 100 Mo.

Tranfert de gros fichiers (jusqu'à 1 Go)Sur http://dl.free.fr/

Mais il est possible de contourner ces limitations. Il existe plusieurs sites qui permettent d'envoyer des gros fichiers.

Sites internet pour le transfert de gros fichiers

Il faut parcourir l’explorateur windows pour trouver le fichier à envoyer. Cliquer sur ordinateur ou poste de travail selon la version de windows.Ex la clé usb (disque amovible E ou F)

L’envoi de plusieurs fichiers :

Gmail et hotmail permettent de sélectionner plusieurs fichiers en même temps, ce n’est pas le cas des webmails de La Poste ou de yahoo

2.2 Le transfert de fichiers : emplacement2.2 Le transfert de fichiers : emplacement

2.2 Le transfert de fichiers : emplacement2.2 Le transfert de fichiers : emplacement

Chaque webmail proposent une interface différente pour récupérer des pièces jointes. Mais le principe est le même, on va chercher des fichiers sur la clé ou notre ordinateur. Et pour certaines messageries, il faut valider. Par exemple sur La poste, il est nécessaire de cliquer sur ajouter un document avant de valider

2.2 Le transfert de fichiers avec Gmail2.2 Le transfert de fichiers avec Gmail

Sur Gmail en utilisant les navigateurs Chrome ou Firefox 3.6 il est déjà possible de glisser des fichiers depuis votre ordinateur pour les lâcher sur la zone d'attachement, ou de glisser des images dans les messages en cours de rédaction pour les intégrer au corps du mail.

Il est maintenant également possible, mais en utilisant Chrome uniquement, de glisser les fichiers attachés depuis la boite de réception du webmail jusqu'à un dossier pour les télécharger.

Quand l'on désire envoyer un fichier par mail, il faut toujours faire attention au format du fichier que l'on envoie. Tout le monde n'a pas les mêmes programmes et logiciels sur son ordinateur. Il n'est pas rare de recevoir dans sa messagerie, un mail avec une pièce jointe que l'on ne peut pas ouvrir. Cela veut dire qu'il nous manque le programme pour lire la pièce jointe.

Quelles sont les solutions ?

Il existe quelques formats de fichier standarts qui peuvent être lu par beaucoup de programmes.

Comment reconnaître un format ?Les fichiers se présentent dans l'explorateur sous la forme nom.extensionL'extension est toujours en 3 lettres

L'extension permet de savoir quel est le type du fichier :.txt, .doc, .rtf, odt = fichier texte.bmp, .jpg, .gif = fichier d’images.mp3, .wav = fichier sonore.htm ou htlm=document Internet.exe = application

2.2 Le transfert de fichiers : format 2.2 Le transfert de fichiers : format

Quelle est l'application qui permet d'ouvrir le fichier ?

.odt = fichier du logiciel OpenOffice

.doc = Microsoft Word

.xls = Microsoft Excel

.psd = Adobe Photoshop

.zip : fichier compressé du programme WinZipPdf : Acrobat readerJpeg ou jpg : .jpg est un format graphique qui s'ouvre avec le navigateur internet si l'on double-clique dessus.Mais comme les autres formats de fichiers graphiques (.gif, .bmp, etc.) on peut ouvrir ces fichiers avec un programme de dessin ou de visualisation d'image en utilisant la commande Fichier, Ouvrir...

2.2 Le transfert de fichiers : format 2.2 Le transfert de fichiers : format

2.2 Le transfert de fichiers : les petits plus de certaines messageries2.2 Le transfert de fichiers : les petits plus de certaines messageries

Si les trois webmails permettent d'afficher les images directement depuis le mail, seuls Gmail et Hotmail proposent de lire une vidéo en provenance de YouTube, sans avoir à cliquer sur le lien. Bien pratique ! Sinon, tous trois permettent également d'afficher les images en plus grand. Mention spéciale à Hotmail, qui les expose sous forme d'un diaporama sur fond noir, plutôt classe. Mais là où Gmail se distingue, c'est sur sa capacité à afficher les pièces jointes, sans avoir à les télécharger, qu'elles soient au format PDF ou MP3, ou qu'il s'agisse de documents Word ou Excel. Un vrai plus !

Quels formats privilégiés pour l'envoi en pièce jointe ?

Texte : .rtf : format d'échange reconnu par tous les traitements de texte. Il conserve la mise en page d'un document. A privilégier pour l'envoi en pièce jointe .pdf : les documents de bureautique peuvent être enregistrer en pdf pour être envoyé. L'avantage, le pdf ne peut pas être modifié

Images :Ne pas utiliser le format .bmp pour envoyer une photo en pièce jointe.Il est préférable d'utiliser le format .jpg.Le format .jpg est un format compressé. La photo perd un peu de sa qualité, mais elle est beaucoup moins grosse et donc plus rapide à envoyer et à réceptionner.

Pour convertir un fichier (image ou photo) en format .jpg, on peut utiliser le logiciel Irfan View (Iview) disponible à cette adresse : http://www.irfanview.com/

2.2 Le transfert de fichiers : format 2.2 Le transfert de fichiers : format

2.3 Enregistrer une pièce jointe sur la clé.2.3 Enregistrer une pièce jointe sur la clé.

Les différents webmails proposent de télécharger la pièce jointe. Vous arrivez à la premièrefenêtre.

Selon le navigateur internet, la méthode d'enregistrement de la pièce jointe n'est pas la même. Mozilla firefox ouvre une fenêtre de téléchargement. Il faut connaître l'endroit où les fichiers se téléchargent.

2.3 Enregistrer un document sur sa clé2.3 Enregistrer un document sur sa clé

Avec Mozilla firefox Pour savoir où le document est téléchargé et choisir l'endroit ou tous les pièces jointes vont aller, cliquer dans le menu, Outils, Options, onglet Général puis dans la partie « Enregistrerles fichiers dans le dossier », il est possible de modifier l'emplacement sur votre ordinateur

2.3 Enregistrer un document sur sa clé.2.3 Enregistrer un document sur sa clé.

Avec Internet Explorer, on peut directement enregistrer le fichier, une fenêtre s'ouvre sur l'explorateur windows et l'on recherche ensuite la clé ou un dossier sur le disque dur.

Avec Google chrome, quand on clique sur télécharger, le fichier se met en bas de l'écran. Faire clic droit et afficher les dossiers pour voir à quel endroit le fichier se place.

Pour enregistrer les images sur sa clé

Avec n'importe quel navigateur, quand l'image apparaît dans le corps du message, le plus simple est de se placer sur l'image et de faire clic-droit, enregistrer sous et de choisir ensuite l'emplacement où l'on veut enregistrer.

Avec les webmails, Il n'est pas possible d'enregistrer plusieurs images en même temps, il faut les prendre une par une.

2.4 Enregistrer des documents dans votre webmail2.4 Enregistrer des documents dans votre webmail

Pour l'instant, il n'est pas possible dans aucun webmail d'enregistrer les pièces jointes directement dans la messagerie. Nous avons déjà parler des possibilités de stockage gratuites des différentes messageries. Pour pouvoir stocker en ligne les fichiers joints, il est nécessaire dans un premier temps de les enregistrer sur la clé ou le disque dur. Pour ensuite, les enregistrer sur un espace de stockage en ligne.

Gmail propose Google docs pour la bureautique et picasa pour les photosHotmail propose un disque dur en ligne Skydrive et un partage de photosYahoo propose Zumodrive et un partage de photosVoilà propose un espace de 1 giga appelé ma cléAol propose très prochainement un service équivalent avec Phoenix

Par contre, avec des logiciels comme Outlook ou thunderbird, vous pouvez plus facilement transférer vos pièces jointes par lot ou les enregistrer toutes ensemble

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