Association des Syndicatsde Copropriétés du Club Azur

Procès-verbal de l'assemblée générale annuelle édition 2007, de l'Association des Syndi<;ats de

Copropriétés du Club Azur, tenue le vendredi 9 mai 2008, à la salle des Chevaliers de Colomb, Magog.

Étaient présents:

Était représentépar procuration:

Administrateur absent!Pavillon non représenté/

Pavillon représentésans procuration

Observateur:inscrit

M. Claude TurbideM. Christian CharronM. Michel Foster

M. Guy DumontM. Denis Grenon

M. Gilles GirardM. Steeve LambertMme Annick Barbeau

M. Normand RoyM. Philippe CloutierM. Luigi MorabitoM. Yves Robichaud

M. Paul FrégeauM. Yves Martineau

Mme Carmen KelseyM. Denis GrenonM. Bruce Morrison

M. Noël LapierreM. Gisèle Bombardier

M. Robert Lamontagnepar André V ézina

Mme Kathleen Laughrea

M. Sébastien Vittecoq

Mme Annick Tanguay

Président (Pav. 540)

Vice-Président (Pav. 450)Secrétaire-Trésorier (Pav.530)Administrateur (Pav. 460)Administrateur (Pav. 430)

Pavillon 110Pavillon 120

Pavillon 130Pavillon 140Pavillon 210Pavillon 220Pavillon 230Pavillon 240Pavillon 330Pavillon 410Pavillon 420Pavillon 440Pavillon 510Pavillon 520

Pavillon 320

Pavillon 310

Pavillon 340

Pavillon 110

1° Vérification du quorum etZO Ouverture de l'assemblée

M. Foster vérifie et confirme que nous avons quorum.M. Turbide déclare l'ouverture de l'assemblée à 19h05.

Il remercie les administrateurs présents et résume le fonctionnement de notre assemblée.

3° Nomination d'un président et d'un secrétaire d'assemblée

Il est proposé par M. Bruce Morrison et secondé par M. Philippe Cloutier, que M. Grenon agisse

en tant que président d'assemblée et que M. Foster agisse en tant que secrétaire.Accepté à l'unanimité AGA ASCCA 080509.001

Lecture et adoption de l'ordre du jour

M. Foster explique que l'ordre du jour de l'assemblée est de format standard et que des sujets

variés peuvent êtres ajoutés au point varia.

Les points suivants sont inscrits à l'item varia:

1) Réparation et Pavage des entrées de la Place du Village2) Contrat de Déneigement 07 -083) Contrat d'entretien des terrains (Gazon)

4) Dossier implantation d'arbres Place du Village (plan)

5) Emplacements à déchets et à Matières Recyclables6) Inventaire des Chauffe-eau (Mai 2008)7) Dossier des Assurances

8) Isolant à toiture9) Établissement des frais d'Hydro pour la remise

10) Présence d'animaux sur le siteII) Service d'extermination 200812) État du Pavillon sportif13) Entretien des balcons

Mme Barbeau propose l'adoption de l'ordre du jour tel que modifiéeSecondé par M. GirardAccepté à l'unanimité AGA ASCCA 080509.002

5° Lecture et adoption du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle 2006

M. Cloutier propose l'adoption du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle 2006 tenue le4 mai 2007, tel que rédigé.

Secondé par M. RobichaudAccepté à l'unanimité AGA ASCCA 080509.003

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6° Ratification des amendements aux rè~lements ~énérauxAucune proposition d'amendement n'est déposée

7° Rapports des officiers

Rapport du secrétaire-trésorier

M. Foster fait référence à son rapport annuel en expliquant l'opération de vérification

comptable pour l'année financière terminée le 31 décembre 2007. Il indique entre autres, quel'ASCCA a réalisé un déficit annuel de $2 581 en 2007 sur un budget total de $180 714 .

Aussi, il mentionne que l'association détient un surplus accumulé de plus de $26 000 au 31décembre 2007, en plus des $2100 affectés au fonds d'urgence (P du V).

Le bilan financier fut vérifié selon les normes et standards d'une Mission d'examen et confirmé

à nouveau cette année, par M. Hugues Brisson, CA. de la firme comptable Lanctôt, Lalumière,Lefebvre, CA.

Enfin, M. Foster fournit quelques explications, états financiers et registres supplémentaires ettermine en mentionnant l'importance pour les administrateurs de Pavillons de respecter leursengagements financiers envers l' ASCCA.

Les administrateurs discutent de la situation financière au 31 décembre 2007 et s'en disent

satisfaits.

Dossier du versement du 1er janvier 2008 à l'ASCCA

M. Foster fait rapport de la situation concernant le versement des contributions datées du 1cr

janvier 2008.

M. Foster confirme que l'opération de la collecte des versements du 1er janvier 2008 s'est biendéroulée.

Le deuxième versement pour le budget de 2008 est prévu pour le rr juin 2008.

Registre des Immobilisations

M. Foster fait circuler des copies du Registre des Immobilisations en date du 31 décembre 2007et explique les achats enregistrés en 2007.M. Charron fait remarquer que la machine à laver à pression en est une de 3100 Ibs. et non pasde 300 Ibs.

M. Morabito propose l'adoption des états financiers vérifiés au 31 décembre 2007, incluant lerapport du Secrétai re-Trésorier.

Secondé par M. RoyAccepté à l'unanimité AGA ASCCA 080509.004

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Rappel concernant les Responsabilités d'un administrateur de Pavillon (Syndicat)

M. Foster explique que tous les administrateurs n'ont peut-être pas les habiletés ou lesconnaissances nécessaires pour s'assurer que les informations financières de leur Pavillon soient

adéquate ment préparées. Un ajustement à ce niveau leur permettrait de retransmettre cesinformations essentielles avec précision à leurs copropriétaires et leur faciliterait la tâche de

préparation des rapports d'impôts annuels du Syndicat, conformément aux normes comptables.

II mentionne toutefois qu'il n'est pas non plus nécessaire d'être un expert-comptable pour gérer

un Syndicat de Copropriété.

Il explique que le mandat d'un administrateur de Pavillon comporte 3 volets principaux, soit;

a) Comprendre et appliquer les clauses de la Déclaration de Copropriété du Syndicat(Pavillon). ~

b) Assurer une gestion financière compétente et détaillée du Syndicat de Copropriété.c) Voir au maintien de l'intégrité de l'immeuble (entretien).

S'il fut un temps où il était possible de présenter aux copropriétaires d'un Pavillon, des rapportsfinanciers incomplets ou qui ne balançaient pas, il sera désormais nécessaire pour unadministrateur de Pavillon, d'en assurer l'exactitude.

Certains Pavillons offrent des honoraires professionnels à leur administrateur, d'autresadministrateurs oeuvrent bénévolement à cette tâche. Dans un cas comme dans l'autre, les

copropriétaires sont en droit de s'attendre à ce que le mandat de j'administrateur soit complété etexécuté avec diligence et compétence, et plus particulièrement en regard du volet financier.

Devant l'ampleur des nouvelles exigences financières rencontrées par les Syndicats de

Copropriété, M. Foster suggère que, pour les administrateurs qui reçoivent des honoraires maisqui ne se sentent pas suffisamment habillent avec les présentations financières conventionnelles,que ceux-ci utilisent une partie des honoraires qui leur sont versés par le Pavillon, pour défrayerle coût d'une consultation professionnelle (comptable). Le comptable s'assurera que les étatsfinanciers annuels du Pavillon (Syndicat) balancent et que les rapports d'impôts soient

complétés avec la précision requise.

Pour ce qui est des administrateurs qui ne reçoivent pas d'honoraires professionnels et qui nes'accordent pas non plus les habiletés nécessaires pour assurer une présentation financièrestandard, ceux-ci devraient demander à leurs copropriétaires qu'un montant soit autorisé aubudget annuel du Pavillon, en vue de couvrir les frais d'une consultation professionnelle(comptable).

Selon M. Foster, un montant de $250 à $350 devrait suffire pour balancer les états financiersannuels d'un Pavillon, en autant que la majeure partie de la gestion financière du Pavillon soiteffectuée par l'administrateur et présenter sous une forme qui permettra au comptable cie s' yretrouver facilement.

Aucun Pavillon ne devrait accepter une gestion financière incomplète.

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Rapport du Président et des administrateurs

M. Claude Turbide, président, fait le bilan des interventions de l' ASCCA en 2007 et présente sesrecommandations pour 2008.

M. Lapierre propose l'adoption du rapport du Président pour l'année 2007.Secondé par Mme Bombardier.

Accepté à l'unanimité

8° Nomination d'un vérificateur comptable

AGA ASCCA 080509.005

Le secrétaire-trésorier fait référence à la nécessité de procéder à une vérification cbmptableprofessionnelle, pour les opérations financières de l'Association en 2008.

M. Roy propose le renouvellement du mandat de M. Hughes Brisson, CA.Secondé par M. Grenon.

Accepté à l'unanimité

9° Élection du comité exécutif, édition 2008

AGA ASCCA 080509.006

M. Foster résume le fonctionnement du comité exécutif de l'Association et décrit sommairement

le rôle des officiers. Il est ici question de mandat d'une année, renouvelable sans maximum.

M. Foster ouvre la période de mise en candidature.

Afin de tàciliter la procédure d'élection du comité exécutif, M. Claude Turbide propose unregroupement de candidats ayant déjà accepté d'être mis en nomination.

Candidats (Pavillon)

M. Claude Turbide (540)M. Christian Charron (450)M. Michel Foster (530)M. Denis Grenon (430)M. Philippe Cloutier (210)

Au poste de ;

PrésidentVice-PrésidentSecrétaire- TrésorierAdministrateurAdministrateur

M. Turbide invite les administrateurs à proposer un ou des candidats aux postes de membres ducomité exécutif.

Aucun autre candidat n'est proposé.

M. Foster remercie les candidats et ferme la période de mise en candidature.

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Puisque les cinq candidats ont déjà accepté d'être mis en nomination et qu'aucun autre candidatn'a été proposé;

Les cinq candidats sont élus par acclamation.

M. Turbide exprime des remerciements à tous les administrateurs de Pavillons pour leurconfiance renouvelée en lui et son équipe.

Accepté à l'unanimité

10° Affaires nouvelles / Varia

A) Réparation et Pavage des entrées de la Place du Village

AGA ASCCA 080509.007

M. Charron fait référence à la soumission (amandée) de l'entrepreneur Pavage Rodrigue,

concernant les travaux de réparation et de pavage des entrées de la Place du Village.

Compte tenu que ce dossier n'implique que les administrateurs des Pavillons de la Place duVillage, il est suggéré qu'une rencontre séparée soit tenue à la fin de l'Assemblée Annuelle del'ASCCA.

B) Contrat de déneigement 07-08

Les administrateurs conviennent que l'hiver 07-08 a été exceptionnellement sévère au chapitre

des quantités et de la fréquence de l'enneigement en Estrie ce qui, doublé au fait de la venued'un nouvel entrepreneur sur notre site cet hiver, à fait en sorte que la qualité du travail a étéinégale.

Les membres du Comité exécutif ont assuré le suivit de ce dossier durant l 'hiver et on reconnu

le cas exceptionnel et les exigences élevés pour nos entrepreneurs (balcons et chemins) durant lasaIson.

Au plus fort de la saison, et en tenant compte de l'augmentation importante du coût de l'essencedurant 1'hiver, un ajustement de 6% de leurs contrats (totalisant $33,045.00) leur a été accordé

(ce qui représente un déboursé de $2000 de plus que prévu au budget).

Les administrateurs acceptent de maintenir l'engagement de l'entreprise Déneigement Tétreaultpour la saison prochaine, mais demande qu'une rencontre de coordination soit tenue cette été

afin de déterminer ce qui a été à la source des irritants rencontrés durant j'hiver ainsi qued'établir les correctifs qui devront êtres apportées pour l'hiver prochain.

M. Robichaud (Pav. 230) se porte volontaire pour assister à cette rencontre.

Enfin, tous souhaitent que le prix du contrat de 08-09 soit maintenu selon l'entente initiale detrois ans.

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Stationnement et signalisation

M. Grenon se porte volontaire pour obtenir auprès de la Municipalité, les règlements concernantle stationnement sur la voie publique, dans notre secteur.

Enfin, compte tenu des difficultés rencontrées à procéder au déneigement du chemin de la Placedu Village durant l'hiver, il est proposé par M. Lambert et secondé par M. Morrison que l'oninterdise le stationnement sur le chemin de la Place du Village, du 1er novembre jusqu'au15 avril de chaque année, sous peine de remorquage.

Une entreprise de remorquage (ou une entente avec notre entrepreneur en déneigement) seraconclue à cet effet avant la période d'interdiction.

La signalisation à cet effet sera mise en place au moins un mois avant le début de la périoded' interdiction. ~

M. Genest (Pavillon 340) se dit contre la proposition.

Adoptée à la majorité AGA ASCCA 080509.008

Les administrateurs concernés par des problèmes au niveau de leur stationnement sont invités àrevoir leur emplacement et à y apporter les modifications (possibles) qui s'imposent.

Signalisation, chemin de la Place du Village

M. Charron rappel qu'une nouvelle signalisation sera préparée sous peu, afin de mieux gérer lacirculation et le stationnement sur le chemin de la Place du Village.

C) Contrat d'entretien des terrains (gazon)

M. Foster fait circuler une demande d'ajustement du prix de notre contrat d'entretien desterrains (gazon) envoyée récemment par notre entrepreneur.

La demande explique qu'une augmentation de $50 par coupe ( X 17) est rendue nécessaire enraison de l'augmentation du prix du pétrole (ce qui représente une augmentation imprévue de$850 à notre budget 2008). Cependant, ce prix est fixé pour 2 saisons.

Compte tenu des circonstances, les administrateurs acceptent cette demande d'augmentation.

D) Plan d'implantation d'arbres à la Place du Village

M. Grenon explique brièvement les bases du projet d'implantation d'arbres à la Place du Villagemais puisque ce dossier ne concerne que les Pavillons de la Place du Village, une rencontre à ceteffet sera tenue à la fin de l'assemblée de l' ASCCA.

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E) Emplacements à déchets et à matières recyclables

M. Foster explique que nos emplacements à déchets et à matières recyclables ont grand besoind'entretien. De plus, la capacité à recevoir des matières recyclables est devenue nettementinsuffisante au Club Azur.

Il mention être en négociation avec la ville de Magog afin de tenter de remplacer (sans frais) nosbacs à matières recyclables par des conteneurs à matières recyclables.

Si ce projet est accepté, nous devrions pouvoir augmenter notre capacité de 150 à 200% de notrecapacité actuelle.

Aussi, des travaux de réfection de nos emplacements à déchets et à matières recyclables, en plusde la réparation d'au moins 2 conteneurs à déchets, devront êtres réalisés dès cette année.

Ces projets devront êtres réalisés à l'intérieur notre budget annuel 2008, quitte à générer undéticit d'opération.

F) Remplacement des chauffe-eau (inventaire Mai 2008)

M. Foster fait référence à l'inventaire des chauffe-eau réalisé en 2006 (et modifiée depuis - ladernière version datant de mai 2008).

Il mentionne qu'un chauffe-eau de moins de dix ans à fait des dommages récemment au Pavillon460 et nous pensons que les administrateurs de Pavillon devrait considérer des remplacementsaux 8 ans plutôt qu'aux 10 ans, ou de prévoir l'achat de chauffe-eau de meilleure qualité.

G) Dossier des Assurances

M. Foster confirme que le renouvellement des assurances (sauf pour la police d'assuranceResponsabilité des administrateurs et dirigeants, qui est géré par l'ASCCA) relève de chaqueadministrateur de Pavillon.

Les couvertures standards couvrant les Pavillons qui ont contracté une police d'assurance avecLa Missisquoi, chez Invessa à Montréal, peuvent êtres contirmées en contactant Mme JoséeGervais au (514) 382-6561

M. Foster fait circuler, à titre d'information, un résumé des coûts de renouvellement des policesd'assurance de La Missisquoi, sous la gestion du courtier Invessa, pour la période débutant enjuin 2008.

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H) Isolant à toiture

M. Foster explique que des entretoits de Pavillons montrent des signes de mauvaise isolation. Degros glaçons se forment en hiver, pouvant endommager les toitures et causer des accumulationsde glace sur les balcons.

M. Fournier devrait être en mesure d'identifier ces Pavillons.

Une soumission sera demandée pour résoudre ce problème et elle sera envoyée auxadministrateurs concernés.

1) Établissement des frais d'Hydro Québec pour la remise

Par soucis de transparence, M. Foster remet une copie de la méthode employée pour-établir lacontribution de l'ASCCA, aux coûts d'électricité de la remise (puisque le système électrique dela remise est branché sur le compteur de service du Pavillon 530).

Les administrateurs se disent satisfaits de la méthode de calcul employée.

J) Présence d'animaux sur le site

M. Grenon mentionne que plusieurs copropriétaires (ou locataires) ont des animaux(particulièrement des chiens) qu'ils laissent courir et faire leurs besoins librement sur le site.

M. Foster rappelle que nos déclarations de copropriétés interdisent la présence d'animaux sur lesite et que c'est du ressort de chaque administrateur de Pavillon d'appliquer ce règlement.

M. Grenon souhaite qu'à tout le moins, les gens soient informés de ne pas laisser leur chien enliberté sur le terrain et surtout de faire preuve de civisme en ramassant après leur animal.

K) Extermination (fourmis et araignées)

M. Turbide rappel qu'il est temps de confirmer notre opération annuelle d'extermination desaraignées et fourmis, en vue du printemps 2008.

M. Turbide accepte de demander au moins une autre soumission pour ces travaux (en plus decelle de l'exterminateur habituel ABC de Magog).

L) État lamentable du Centre Sportif (M. Wiseman)

M. Lambert s'interroge sur l'état lamentable de l'immeuble du centre sportif sous la gérance deM. Wiseman.

M. Lambert entend loger une plainte auprès de la Ville de Magog afin que M. Wiseman procèdeà des travaux de réparation des murs extérieurs de cette bâtisse.

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M) Entretien des balcons (en Betflex)

M. Lambert demande où peut-on se procurer le matériel adéquat pour l'entretien de la finitiondes balcons fabriqués en Betjlex.

M. Foster mentionne que ce produit se nomme le BETROLL et que c'est chez Les Enduits Slelde Sherbrooke qu'on le retrouve; au 4365 rue Robitaille, Sherbrooke Qc. nL 2K2(819) 820-1188 ou 1-800-688-5990 (voir document en annexe)

Les joints de calfeutrage devraient êtres faits avec le produit en tube SikaFlex, disponible dansles grands centres de rénovation.

11° Levée de l'assemblée

M. Turbide remercie les administrateurs pour cette assemblée et propose la .l~vée del'assemblée.

Secondé par M. CloutierAccepté à l'unanimité AGA ASCCA 080509.009

RENCONTRE SPÉCIALE DES ADMINISTRATEURS DE PAVILLONS DE LA PLACEDU VILLAGE

Les administrateurs des Pavillons situés à la Place du Village, se penchent sur deux sujets lesconcernant plus particulièrement, soit la réparation et la pose d'asphalte aux entrées de la Placedu Village et le projet d'implantation d'arbres à la Place du Village.

Après avoir considéré la soumission amandée concernant les travaux pour le chemin de la Placedu Village, les administrateurs acceptent la proposition présentée par M. Charron.totalisant $12 575.

Ensuite, il est question du projet d'implantation d'arbres à la Place du Village, qui fait l'objetd'une révision complète. Les administrateurs acceptent le projet préparé par M. Grenon et quitotalise $14625 (soit pour trois îlots à $4875 ch).

Les administrateurs acceptent donc de faire 2 versements égaux de 50% du total de leurcontribution aux projets, le premier versement en date du 1er juin 2008 et le second en date du1er septembre 2008.

M. Morrison (Pav. 440) demande que son premier versement soit retardé au 1er juillet 2008.Accepté par la majorité.

M. Foster s'engage à préparer un tableau de répartition des contributions par Pavillon, selonnotre méthode de répartition habituelle, basée sur les pourcentages de la superficie par Pavillon.(voir document en annexe - pour les Pavillons de la Place du Village)

Président Secrétaire Trésorier

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