VEHCOmanager MANUEL D’UTILISATION - … · 6 – CHRONOLOGIE ... d‘indicateur de réception boite aux lettres (messages et alarmes), codifié par couleur. (figure 1.2) La partie

VEHCOmanager MANUEL D’UTILISATION

LES INFORMATIONS CONTENUES DANS CE DOCUMENT DOIVENT ETRE CONSIDEREES COMME DES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES VOIRE PRIVILEGIEES. IL EST INTERDIT D'EN FAIRE USAGE, DE LES COMMUNIQUER A DES TIERS SOUS QUELQUE FORME QUE CE SOIT NI DE COPIER MEME PARTIELLEMENT CE DOCUMENT. TOUT MANQUEMENT A CES DISPOSITIONS EST SUSCEPTIBLE D'ETRE PENALEMENT SANCTIONNE. VEHCO REJETTE TOUTE RESPONSABILITE EN CE QUI CONCERNE LA VIOLATION DES DROITS DE PROPRIETE INTELLECTUELLE LIEE A L’UTILISATION DE CE DOCUMENT. LES INFORMATIONS CONTENUES DANS CE DOCUMENT (PHOTOS, SCHEMAS, TEXTES) SONT NON-CONTRACTUELS ET SUSCEPTIBLES D’ETRE MODIFIEES A TOUT INSTANT. Mise à jour : 20/03/2015

CONFIDENTIEL SOCIETE

VEHCOmanager - manuel utilisation 2 / 157

SOMMAIRE

1 – LANCER L’APPLICATION ET COMPRENDRE LA STRUCTURE GENERALE ................................................................................................. 4

2 – PARAMETRAGE DE VOTRE STRUCTURE D’EXPLOITATION ................................................................................................................... 6

2.1 – CREATION DE LA SOCIETE .................................................................................................................................................... 6

2.2 – CREATION DE L’AGENCE....................................................................................................................................................... 7

2.3 – CREATION DES GROUPES ................................................................................................................................................... 10

2.4 – GESTION DES GROUPES ..................................................................................................................................................... 11

2.5 – GESTION DES PROFILS ...................................................................................................................................................... 12

2.6 – CREATION DES UTILISATEURS .............................................................................................................................................. 13

2.7 – GESTION DES COULEURS ................................................................................................................................................... 14

2.8 – REPRESENTATION DE LA STRUCTURE ...................................................................................................................................... 15

2.9 – CHOIX DES GROUPES DE VISUALISATION ................................................................................................................................. 16 2.10 – PARAMETRAGE DE L’AFFICHAGE DES FENETRES ......................................................................................................................... 17

3 – PARAMETRAGE DES MODULES DE COMMUNICATION ....................................................................................................................... 18

3.1 – GESTION DES ABONNEMENTS .............................................................................................................................................. 18

3.2 – GESTION DES MODEMS...................................................................................................................................................... 24

3.3 – PARAMETRAGE DES APPELS DATA......................................................................................................................................... 25

3.4 – GESTION DES APPELS AUTOMATIQUES DATA ............................................................................................................................ 26

4 – PARAMETRAGE DE LA GESTION SOCIALE ....................................................................................................................................... 28

4.1 – REGLEMENTATION ........................................................................................................................................................... 28

4.2 – CONTRAT DE TRAVAIL ....................................................................................................................................................... 29 4.3 – AUTRE TEMPS ................................................................................................................................................................ 30

4.4 – TEXTES PREDEFINIS ......................................................................................................................................................... 31

5 – CREATION DE LA FLOTTE ............................................................................................................................................................. 32

5.1 – CREATION/MODIFICATION DE CONDUCTEURS ............................................................................................................................ 32

5.2 – PARAMETRAGES DES BADGES .............................................................................................................................................. 35

5.3 – AFFECTATION DE CARTE A PUCE AU CONDUCTEUR........................................................................................................................ 37

5.4 – AFFECTATION DE L’ID BADGE A UN CONDUCTEUR ....................................................................................................................... 38

5.5 – CREATION/MODIFICATION DE VEHICULES ................................................................................................................................. 39

5.6 – PARAMETRAGE DES VEHICULES : MODE « ASSISTANT » ................................................................................................................ 43

5.7 – PARAMETRAGES DES VEHICULES : MODE « CLASSIQUE » .............................................................................................................. 45 5.8 – CREATION/MODIFICATION DE REMORQUES ............................................................................................................................... 46

5.9 – CONSULTATION DE LA FLOTTE .............................................................................................................................................. 48

5.10 – EXPORT DE LISTES ......................................................................................................................................................... 51

5.11 – PARAMETRAGE DE L’AFFICHAGE DE LA FLOTTE .......................................................................................................................... 51

6 – CHRONOLOGIE ........................................................................................................................................................................... 52

6.1 – CONSULTATION DES CHRONOLOGIES ...................................................................................................................................... 52

6.2 – GRAPHIQUES CONDUCTEURS ............................................................................................................................................... 54

6.3 – CORRECTION DE CHRONOLOGIE ............................................................................................................................................ 54

6.4 – CONSTRUCTION MANUELLE DE CHRONOLOGIE ............................................................................................................................ 56 6.5 – CONSULTATION DES MODIFICATIONS DE CHRONOLOGIE ................................................................................................................ 58

6.6 – REATTRIBUTION DES TEMPS ................................................................................................................................................ 58

6.7 – CORRECTION AUTOMATIQUE DES TEMPS .................................................................................................................................. 59

6.8 – TEMPS HORS VEHICULE ..................................................................................................................................................... 60

6.9 – DUPLICATION DE CHRONOLOGIE ........................................................................................................................................... 63

7 – GESTION SOCIALE CONDUCTEURS ............................................................................................................................................... 64

7.1 – CONSULTATION DES CUMULS CONDUCTEURS ............................................................................................................................. 64

7.2 – ACTIVITES RENSEIGNEES ................................................................................................................................................... 66

7.3 – ACTIVITES JUSTIFIEES ...................................................................................................................................................... 68

7.4 – CONSULTATION DES INFRACTIONS ......................................................................................................................................... 70 7.5 – DETAILS ACTIVITES.......................................................................................................................................................... 73

7.6 – IMPORT / EXPORT GESTION SOCIALE ...................................................................................................................................... 73

7.7 – ATTESTATION D’ACTIVITE ................................................................................................................................................... 75

7.8 – REPOS COMPENSATEUR ET REPOS COMPENSATEUR DE REMPLACEMENT ................................................................................................ 77

7.9 – CALCUL AUTOMATIQUE DES REPOS COMPENSATEUR (HEURES SUPPLEMENTAIRE, RC ET RCR) ..................................................................... 80

7.10 – EXPORT PREPAIE ........................................................................................................................................................... 87

8 – FRAIS ........................................................................................................................................................................................ 88

8.1 – TYPE DE FRAIS ............................................................................................................................................................... 88

8.2 – PARAMETRAGE DES FRAIS .................................................................................................................................................. 89 8.3 – LISTE DE FRAIS .............................................................................................................................................................. 92

8.4 – ATTRIBUTION DES FRAIS VIA LE MODULE DE FRAIS ...................................................................................................................... 94

8.5 – ATTRIBUTION DES FRAIS VIA LA CHRONOLOGIE .......................................................................................................................... 95

8.6 – AJOUT DE FRAIS DIVERS (AUTRES FRAIS) VIA LA CHRONOLOGIE ....................................................................................................... 97

8.7 – TRANSFERT DES FRAIS ...................................................................................................................................................... 98

8.8 – CONSULTATION DES VIREMENTS ........................................................................................................................................... 99



9 – GESTION SOCIALE VEHICULES .................................................................................................................................................... 100

9.1 – CONSULTATION DES CUMULS VEHICULES ................................................................................................................................ 100

9.2 – CONSULTATION DES CONSOMMATIONS ................................................................................................................................... 101

9.3 – CONSULTATION CANBUS ................................................................................................................................................... 103 9.4 – TAUX DE REMPLISSAGE .................................................................................................................................................... 105

9.5 – HISTORIQUE ACCROCHAGES / DECROCHAGES ........................................................................................................................... 106

9.6 – KILOMETRES RENSEIGNES ................................................................................................................................................. 108

9.7 – KILOMETRES COMPTEUR ................................................................................................................................................... 111

9.8 – CORRESPONDANCE VEHICULE / CONDUCTEUR ........................................................................................................................... 111

9.9 – VITESSE INSTANTANEE ..................................................................................................................................................... 112

10 – MESSAGERIE ........................................................................................................................................................................... 113

10.1 – GESTION DE LA BOITE AUX LETTRES .................................................................................................................................... 113

10.2 – GESTION DES ALARMES .................................................................................................................................................. 114

10.3 – GESTION DES ROUTAGES D’ALARMES ................................................................................................................................... 116 10.4 – GESTION DES MESSAGES ................................................................................................................................................ 120

10.5 – ENVOI DE MESSAGES ..................................................................................................................................................... 121

10.6 – REPONDRE A UN MESSAGE ............................................................................................................................................... 122

10.7 – CONSULTATION DES MISSIONS .......................................................................................................................................... 123

10.8 – HISTORIQUE DES SMS ET APPELS DATA ............................................................................................................................... 124

11 – MESSAGES PREDEFINIS ET MESSAGES LIBRES ........................................................................................................................... 125

11.1 – PARAMETRAGE DES MESSAGES PREDEFINIS ET CREATION DES LISTES .............................................................................................. 125

11.2 – PARAMETRAGE DES DESTINATAIRES ET DEFINITION DE LISTES ...................................................................................................... 127

11.3 – CONFIGURATION DES MESSAGES PREDEFINIS ET LIBRES DANS LES VEHICULES .................................................................................... 129

12 – TELEPHONIE ............................................................................................................................................................................ 131

12.1 – PARAMETRAGE DE LA RESTRICTION ..................................................................................................................................... 131

12.2 – CONFIGURATION DE LA TELEPHONIE DANS LES VEHICULES ........................................................................................................... 132

13 – EQUIPEMENTS EXTERIEURS ...................................................................................................................................................... 134

13.1 – GESTION DES EQUIPEMENTS ............................................................................................................................................. 134

13.2 – AFFECTATION DES EQUIPEMENTS........................................................................................................................................ 134

13.3 – CONSOMMATION DES EQUIPEMENTS .................................................................................................................................... 135

13.3 – AFFECTATION DES BALISES .............................................................................................................................................. 135

13.5 – AFFECTATION DES SONDES .............................................................................................................................................. 137

13.6 – AFFECTATION A UNE RESSOURCE ........................................................................................................................................ 138

14 – EQUIPEMENTS FRIGO ............................................................................................................................................................... 139

14.1 – ATTRIBUTION D’UNE SONDE A UNE REMORQUE ........................................................................................................................ 139

14.2 – DESACTIVATION D’UNE SONDE .......................................................................................................................................... 143

14.3 – TEMPERATURE FRIGO – PARAMETRAGE DES SEUILS ................................................................................................................... 144

14.4 – TEMPERATURE FRIGO – PREFERENCES .................................................................................................................................. 145

14.5 – TEMPERATURE FRIGO – CONSULTATION ................................................................................................................................ 146

14.6 – TEMPERATURE FRIGO – TABLEAU DE BORD DES SONDES ............................................................................................................. 147

14.7 – TEMPERATURE FRIGO – TABLEAU DE BORD DES SONDES - ELOBOX ................................................................................................ 149

15 – INFORMATIONS ET MISES A JOUR ............................................................................................................................................. 150

15.1 – LIEN AVEC VEHCOMAP ET VEHCOWEB ............................................................................................................................... 150

15.2 – MISE A JOUR DE L’APPLICATION POUR CLIENTS NON HEBERGES ..................................................................................................... 150

15.3 – SUPPORT ................................................................................................................................................................... 150

ANNEXE 1 : IMPORTATION DES FICHIERS AUTOPOLL .......................................................................................................................... 151

DESCRIPTION ....................................................................................................................................................................... 151

AJOUT / MODIFICATION DES NUMEROS DES CARTES OU TAG ................................................................................................................ 151

IMPORTER UN FICHIER AUTOPOLL ............................................................................................................................................. 152

ANNEXE 2 : EXPORT VERS SOFTRACK................................................................................................................................................ 154

PARAMETRAGE DES VEHICULES ................................................................................................................................................... 154

SELECTION DES VEHICULES ....................................................................................................................................................... 156

ANNEXE 3 : INTEGRATION PAR BADGEUSE VISIO ............................................................................................................................... 157



1 – LANCER L’APPLICATION ET COMPRENDRE LA STRUCTURE GENERALE

Double cliquez sur l’icône VEHCOmanager et renseignez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (figure 1.1) :

figure 1.1

La fenêtre centrale de VEHCOmanager s’ouvre. Elle est composée de trois parties (figure 1.2) :

La partie supérieure gauche permet de gérer les ressources

(conducteurs, véhicules, remorques…)

La partie inférieure

gauche sert d’indicateur de réception boite aux lettres

(messages et alarmes), codifié par couleur.

(figure 1.2)

La partie centrale correspond

à la visualisation des actions demandées.

La partie inférieure permet de naviguer dans les onglets et les sous menus. Chaque onglet est composé de sous-menus disposés dans des rectangles bleus pour une meilleure visibilité.



Les onglets et leurs sous-menus permettent d’accéder aux fonctionnalités suivantes :

(note : certaines fonctionnalités sont en option, il se peut que vous ne puissiez pas les visualiser) Gestion Sociale Conducteur :

- consultation des cumuls conducteurs - activités renseignées - activités justifiées - consultation des infractions - détail activité - imports / exports gestion sociale - attestation activité

- repos compensateur

Gestion Sociale Véhicule - consultation des cumuls véhicules - consultation des consommations - consommation canbus - taux de remplissage

- historique accrochage

- kilomètres renseignés - kilomètres compteur - correspondance véhicule conducteur - consultation des codes externes - cumuls véhicules légers

Chronologie

- consultation des chronologies - modifications de chronologie - correction automatique des temps (en option) - temps hors véhicules - réattribution des temps

- duplication de chronologie

Frais - types de frais - paramétrage des frais

- liste des frais - attribution des frais

- transfert des frais - consultation des virements

Equipement

- gestion des équipements - affectation des équipements

- consommation des équipements - température frigo - tableau de bord des sondes - affectation des sondes - affectation des balises

Messagerie

- consultation des missions - consultation des messages - envoi de messages - gestion des alarmes - règles de routage - contrôle du routage des alarmes

Communication - gestion des modems - gestion des abonnements - historique des SMS - paramétrage des appels data - appels automatiques - historique des appels data

Structure - représentation de la structure - gestion des sociétés - gestion des agences - gestion des groupes

- gestion des utilisateurs - action utilisateurs - gestion des profils - affectation véhicule client - affectation véhicule propriétaire - affectation véhicule ELOweb

Paramétrage - paramétrage des véhicules - paramétrage des messages prédéfinis - paramétrage d’activités justifiées - restrictions des appels

- paramétrage des seuils - réglementation

-

Configuration - gestion des badges - autres temps - gestion des contrats

- jours fériés - textes prédéfinis



2 – PARAMETRAGE DE VOTRE STRUCTURE D’EXPLOITATION

Pour commencer, il est nécessaire de définir les éléments structurants votre activité : organiser vos ressources et vos utilisateurs. Sélectionnez l’onglet « Structure ». (figure 2)

figure 2

2.1 – création de la société

La première entité à créer est votre ou vos sociétés. Elle vous permettra d’organiser vos agences autour des sociétés créées dans la prochaine étape.

Pour créer une société, cliquez sur le bouton « Gestion des Sociétés ». (figure 2.1.1)

figure 2.1.1

Dans la fenêtre « Gestion des Sociétés », cliquez sur « Ajouter ». (figure 2.1.2)

figure 2.1.2

Entrez le nom de votre société et l’effectif, cliquez sur « Ajouter ». (figure 2.1.3)

figure 2.1.3

La société s’affiche dans la liste. (figure 2.1.4)

figure 2.1.4

Cliquez sur « fermer ».

Vous pouvez modifier le nom ou l’effectif de la société en cliquant sur « Modifier ».



2.2 – création de l’agence

Pour créer la ou les agences, cliquez sur le sous-menu « Gestion des Agences » (figure 2.2.1)

figure 2.2.1

Dans la fenêtre « Gestion des Agences », vous pouvez visualiser la liste des agences existantes. Pour créer une nouvelle agence, cliquez sur « Ajouter ». (figure 2.2.2)

figure 2.2.2

Dans la fenêtre « Ajout d’une Agence », sélectionnez la société de rattachement et un nom d’agence.

Cliquez ensuite sur le bouton « Carto » pour accéder à la fenêtre « recherche de localité et entrer l’adresse exacte ». (figure 2.2.3)

ATTENTION : Les adresses de vos sites sont géocodées. Pour effectuer cette opération, le logiciel VEHCOMap doit être ouvert.

figure 2.2.3



Dans la fenêtre « Recherche de localité », entrez d’abord la localité. (figure 2.2.4)

figure 2.2.4

Puis, sélectionnez l’adresse désirée et cliquez sur « Valider ». (figure 2.2.5)

figure 2.2.5

Pour renseigner le logo de votre société, cliquez sur le carré gris, parcourez vos dossiers et sélectionnez le logo

copié sur votre ordinateur. (figure 2.2.6) Ce logo sera repris dans l’entête des documents d’impression. Note : La taille de l’image n’est pas figée, elle sera réduite automatiquement lors de l’impression des documents.

figure 2.2.6



Avant d’imprimer, sélectionnez dans le menu « Affichage »,

l’agence pour l’entête d’impression. (figure 2.2.7)

figure 2.2.7

Le nouveau logo apparait sur toutes les impressions de cette agence (figure 2.2.8)

figure 2.2.8

Pour effectuer le transfert des frais, il est nécessaire de renseigner les informations bancaires (figure 2.2.9) Cliquez sur « Valider »

figure 2.2.9

Après vérification des paramètres entrés, cliquez sur « Ajouter », l’agence est alors créée.

Vous pouvez modifier si besoin les caractéristiques des agences en cliquant sur « Modifier » Sinon, cliquez sur « Fermer ». (figure 2.2.10)

figure 2.2.10

ATTENTION : Pour supprimer une société, aucun véhicule, conducteur, remorque, groupe ou utilisateur ne doit

être affecté à cette société.



2.3 – création des groupes

Les ressources (conducteur, véhicules et remorques) sont organisées autour de groupes, rattachés à une société et une agence. Pour créer les groupes, cliquez sur le bouton « Gestion des Groupes ». (figure 2.3.1)

figure 2.3.1

La fenêtre « Gestion des Groupes » vous permet de visualiser les groupes, en utilisant trois filtres : le type de ressource, la société ou l’agence de rattachement. Cliquez sur « Ajouter ». (figure 2.3.2) Les groupes « non affectés, en transit, détachés et

inactifs » sont déjà créés par défaut, et ne peuvent être supprimés. (voir 2.4 – gestion des groupes)

figure 2.3.2

Entrez le libellé du groupe, sélectionnez la société et l’agence, puis cliquez sur « Ajouter ». (figure 2.3.3)

figure 2.3.3

Appliquez la même méthode pour créer les groupes de véhicules et de remorques ou de véhicules légers.

(figure 2.3.4) On peut créer autant de groupes que nécessaire à la gestion de la flotte. Si les véhicules, les conducteurs ou les remorques sont déjà créés, sélectionnez le groupe puis cliquez

sur le bouton « + » pour affecter ces éléments au

groupe. Cliquez sur « Fermer ». Vous pouvez modifier si besoin le nom des groupes en cliquant sur « Modifier ».

figure 2.3.4

ATTENTION : Pour supprimer un groupe, aucun véhicule, conducteur, remorque ou utilisateur ne doit être affecté à ce groupe.



2.4 – gestion des groupes

A la création d’une agence, 4 groupes sont créés par défaut : ‘non affecté’, ‘en transit’, ‘détaché’ et ‘inactif’. Ces groupes ne peuvent être ni modifiés, ni supprimés par l’utilisateur, ils ne sont supprimés que lors de la suppression de l’agence. Groupe ‘non affecté’ :

Contient les éléments d’une agence qui ne sont dans aucun groupe de cette agence. Trois cas se présentent : - A la création de l’élément, si aucun groupe ne lui est attribué, il est ‘non affecté’. - Lorsque vous modifiez un élément et que vous le supprimez de tous ses groupes, il est ‘non affecté’. - Lorsque vous enlevez un élément d’un groupe et que l’élément n’est dans aucun autre groupe, il est alors ‘non affecté’.

Groupe ‘inactif’ : Contient les éléments inactifs de l’agence. Un élément est rendu inactif dans la fiche en décochant la case ‘actif’.

Il appartient alors au groupe ‘Inactif’ mais n’est pas supprimé de ses autres groupes, il n’est juste plus visible de ces groupes. Cependant, il n’est visible que dans le groupe ‘Inactif’ que ce soit à l’aide de la liste déroulante ou à partir de la fenêtre « Gestion des Groupes » (il est toujours visible dans tous ses groupes dans la représentation

de la structure). On peut d’ailleurs dans la fiche modifier les groupes auxquels il appartient. Lorsqu’on réactive l’élément, il est à nouveau visible dans ses autres groupes. Groupes ‘En transit’ et ‘Détaché’ : Utilisés lors du transfert d’un élément d’une agence A vers une agence B. - Pour l’agence A : Il se retrouve dans le groupe ‘Détaché’, il n’est pas supprimé de ses autres groupes mais n’est

visible que dans le groupe ‘Détaché’. L’élément ne peut plus être désactivé, ni changé d’agence, ni changé de groupe. L’élément peut être récupéré à tout moment (clic droit -> Récupérer la gestion), il est alors supprimé du groupe ‘Détaché’ et de nouveau visible dans ses groupes initiaux. - Pour l’agence B : Il est dans le groupe ‘En transit’. L’élément ne peut plus être désactivé, ni changé d’agence, ni changé de groupe à partir de la fiche véhicule. Dans la fenêtre « Gestion des Groupes », il peut être ajouté aux groupes de l’agence B créés par l’utilisateur. Il peut être retourné à l’agence A (à partir du groupe ‘En transit’:

clic droit -> Retourner au propriétaire) ou transférer vers une agence C (à partir d’un autre groupe : clic droit -

> transférer). Il est alors supprimé de tous les groupes de l’agence B, tout se passe comme si l’élément avait été transféré de l’agence A vers l’agence C sans transiter par l’agence B.



2.5 – gestion des profils

Chaque utilisateur peut être paramétré par un type de profil prédéfini ou paramétrable suivant les droits qui lui sont affectés. Pour définir les profils d’utilisateur, cliquez sur le bouton « Gestion des Profils ». (figure 2.5.1)

figure 2.5.1

Plusieurs types de profils sont créés par défaut. Il est possible de les modifier ou de créer un nouveau type, donnant les droits aux applications VEHCOmanager et VEHCOmap.

Pour ajouter, cliquez sur « Ajouter » et renseignez le nom du profil. (figure 2.5.2)

figure 2.5.2

Sélectionnez les droits à affecter au nouveau profil (figure 2.5.3)

Validez la création (ou la modification) du nouveau profil en cliquant sur le bouton « Valider »

figure 2.5.3

Pour copier les droits d’un profil sur un autre profil, sélectionnez le profil puis cliquez sur « Modifier ». Sélectionnez le profil à dupliquer et cliquez sur « Copier » Validez l’ajout par le bouton « Valider » (figure 2.5.4)

Les droits sont alors copiés sur le nouveau profil.

figure 2.5.4



2.6 – création des utilisateurs

Un utilisateur est affecté à un ou plusieurs groupes de véhicules, de conducteurs ou de remorques. Pour créer les utilisateurs, cliquez sur le bouton « Gestion des Utilisateurs ». (figure 2.6.1)

figure 2.6.1

Dans la fenêtre « Gestion des Utilisateurs », cliquez sur le bouton « Ajouter ». (figure 2.6.2)

figure 2.6.2

Renseignez les coordonnées et l’identification de l’utilisateur ainsi que la société, l’agence et le groupe

de conducteurs, véhicules et remorques que l’utilisateur gèrera par défaut. (figure 2.6.3)

figure 2.6.3

L’utilisateur peut également avoir la visualisation sur des véhicules, conducteurs ou remorques d’autres groupes.

Cliquez sur la touche « + ». (figure 2.6.4)

figure 2.6.4



Dans la fenêtre « Choix des groupes », cochez le (ou les) groupe(s) désiré(s) et cliquez sur « Valider ».

(figure 2.6.5)

figure 2.6.5

2.7 – gestion des couleurs

Les couleurs des différentes activités peuvent être modifiées et affectées à une liste d’utilisateurs. Les modifications ne sont prises en compte qu’après redémarrage de l’application Cliquez sur le bouton « Couleurs » (figure

2.7.1).

figure 2.7.1

Sélectionnez les différentes couleurs et les utilisateurs.

Cliquez sur « Valider » (figure 2.7.2). Attention : les couleurs sont affectées par utilisateur du logiciel. Chaque utilisateur peut modifier les couleurs suivant les droits affectés au profil.

figure 2.7.2

Pour modifier les couleurs des activités par défaut ou les couleurs des activités justifiées, cliquez dans le menu « Affichage » sur « Choix des couleurs » (figure 2.7.3)

figure 2.7.3



Dans la fenêtre « Choix des couleurs », cliquez sur une couleur à modifier pour

une activité. (figure 2.7.4)

figure 2.7.4

La palette des couleurs s’ouvre, choisissez la couleur et validez par « ok » (figure 2.7.5)

figure 2.7.5

2.8 – représentation de la structure

figure 2.8.1

Cliquez sur l’onglet « Structure », le bouton

« représentation structure » (figure 2.8.1) permet d’avoir une visualisation globale de la structure (figure

2.8.2)

figure 2.8.2



2.9 – choix des groupes de visualisation

Dans cet exemple, un groupe « PARC BRETAGNE » a été créé pour l’agence Bretagne. Tous les nouveaux véhicules, conducteurs ou remorques seront affectés à ce groupe. Par défaut l’utilisateur ayant comme groupe principal « PARC BRETAGNE » pourra gérer les

éléments attachés. Si l’utilisateur a besoin de voir les éléments d’une autre agence, cliquez sur la liste déroulante en haut à droite de l’application et sélectionnez une autre agence, par exemple « PAYS DE LOIRE ». (figure 2.9.1)

figure 2.9.1

Pour avoir plusieurs groupes actifs, cliquez sur « Personnalisé » et cochez les groupes désirés. (figure 2.9.2)

figure 2.9.2

Le nom de la sélection s’appelle désormais « Personnalisé » (figure 2.9.3)

figure 2.9.3



2.10 – paramétrage de l’affichage des fenêtres

De nombreuses fenêtres de Vehco Manager comprennent un affichage d’informations sous forme de tableaux. Les colonnes des tableaux peuvent être éditées (modifier la largeur, masquer une colonne). Pour masquer une colonne, faites un clic droit sur

l’intitulé de la colonne et sélectionnez « cacher la colonne » (figure 2.10.1)

figure 2.10.1

Pour afficher de nouveau les titres de colonne, faites un clic droit sur la barre d’état, et sélectionnez « Propriétés de visibilité » et cochez les colonnes que vous voulez voir. (figure 2.10.2)

figure 2.10.2

Pour valider les propriétés de visibilité, faites un clic droit sur la barre d’état et sélectionnez « sauver la configuration ». (figure 2.10.3)

figure 2.10.3



3 – PARAMETRAGE DES MODULES DE COMMUNICATION

Le paramétrage des modules de communication consiste à créer les abonnements et les modems. Deux modems sont nécessaires : un modem connecté au serveur client (ou au serveur Vehco dans le cas des clients hébergés) et un modem installé dans le véhicule. Les deux modems ne transmettent/reçoivent pas le même type de données.

- le modem connecté au serveur permet d’envoyer des configurations par SMS au véhicule. - le modem installé dans le véhicule permet d’envoyer et recevoir les données en GPRS.

Pour commencer, sélectionnez l’onglet « Communication » (figure 3.1)

figure 3.1

3.1 – gestion des abonnements

Avant de paramétrer votre modem, il est nécessaire de rentrer les informations liées à votre abonnement de télécommunication (géré par votre opérateur téléphonique), puisque celui-ci spécifie le type de données reçues ou envoyées.

Créer un abonnement : Pour renseigner les numéros data de tous les abonnements, cliquez sur le bouton « Gestion des Abonnements ». (figure 3.1.1)

figure 3.1.1

Dans la fenêtre « Gestion des Abonnements », cliquez sur « Ajouter ». (figure 3.1.2)

figure 3.1.2



Sélectionnez l’opérateur téléphonique, entrez le

numéro data sous le format « +336 » (pour 06) et entrez le code PIN : « 0000 ». (figure 3.1.3) Note : par défaut, les cartes SIM ont un code PIN

défini, il faut modifier ce code en entrant 0000 ou en le désactivant. Entrez la carte SIM dans un téléphone portable et modifiez ce code - se référer à la notice d’utilisation du téléphone portable dans le module « sécurité ». L’APN, (Access Point Name), est le point d'accès sur

le réseau GPRS de l’opérateur téléphonique. Pour valider l’APN, cliquez sur l’icône ‘loupe’ en face du champ opérateur. (figure 3.1.3) Vous pouvez sélectionner le véhicule, si celui est déjà créé

figure 3.1.3

La liste des opérateurs prédéfinis s’ouvre.

Sélectionnez votre opérateur et cliquez sur « Modifier ». (figure 3.1.4)

figure 3.1.4

Entrez l’APN correspondant à votre abonnement. cliquez sur « Modifier ». (figure 3.1.5)

figure 3.1.5

Confirmez la sélection par le bouton « Valider » (figure 3.1.6)

L’abonnement créé apparait dans la liste.

figure 3.1.6



Modifier un abonnement :

Pour modifier un abonnement, sélectionnez l’abonnement à modifier, puis cliquez sur « Modifier ». (figure 3.1.7)

figure 3.1.7

Renseigner les modifications (figure 3.1.8), puis cliquez sur « Valider » (figure 3.1.9)

figure 3.1.8 figure 3.1.9

Supprimer un abonnement : Pour supprimer un abonnement, sélectionnez l’abonnement à supprimer, puis cliquer sur « supprimer ».

Validez l’opération. (figure 3.1.10) Le véhicule est toujours présent mais sans abonnement.

figure 3.1.10



MULTI APN Dans le cas où vous avez plusieurs APN différent sur le même opérateur, il est préférable de créer un opérateur par APN, afin d’affecter l’APN à une sélection de véhicules. Sélectionnez un abonnement et cliquez sur « Modifier ». (figure 3.1.11)

figure 3.1.11

Pour ajouter un APN pour un opérateur, cliquez sur

l’icône ‘loupe’ en face du champ opérateur. (figure 3.1.12)

figure 3.1.12

La liste des opérateurs prédéfinis s’ouvre, cliquez sur « Ajouter ». (figure 3.1.13)

figure 3.1.13



TABLEAU DE CORRESPONDANCE PAR OPERATEUR :

NOM BOUYGUES ORANGE SFR

Centre serveur +33660003000 +33689004000 +33609001390

Code GSM 20820 20801 20810

APN disponibles a2bouygtel.com ebouygtel.com

orange-mib internet-entreprise

orange.m2m

m2minternet websfr

Pays FRANCE FRANCE FRANCE

Renseignez le nouvel opérateur comme décrit dans l’exemple suivant :

Objet : abonnement SFR avec APN m2minternet à migrer en APN websfr Renommez l’opérateur existant en SFR – M2M

(figure 3.1.14)

figure 3.1.14

De ce fait, les véhicules non impactés par le changement d’APN ne recevront pas de configuration du nouvel APN.

Pour ajouter un nouvel opérateur, sélectionnez « Ajouter » (figure 3.1.15)

figure 3.1.15

Renseignez les champs en nommant le nouvel opérateur SFR – WEB, suivant le tableau de correspondance. Cliquez sur « Ajouter » (figure

3.1.16)

figure 3.1.16



L’opérateur SFR apparait donc 2 fois, avec un APN différent pour chaque.

Fermez la fenêtre. (figure 3.1.17)

figure 3.1.17

Sélectionnez le véhicule à migrer et cliquez sur « Modifier » (figure 3.1.18)

figure 3.1.18

Sélectionnez le nouvel APN, et validez (figure 3.1.19) Effectuez la même opération pour tous les véhicules

migrés. Lorsque les modifications sont terminées, cliquez sur « Fermer » Un envoi de configuration sur les véhicules migrés est nécessaire.

figure 3.1.19



3.2 – gestion des modems

Pour créer le modem siège, cliquez sur l’onglet « Communication » puis sur « Gestion des Modems ». (figure 3.2.1)

figure 3.2.1

Dans la fenêtre « Gestion des Modems », cliquez sur « Ajouter » (figure 3.2.2)

figure 3.2.2

Dans la fenêtre « Ajout d’un Modem », sélectionnez le type de modem « GSM », le mode de communication « Mixte » et entrez le numéro de port du modem (suivant le branchement sur le serveur) (figure 3.2.3)

figure 3.2.3

Le modem est associé à un abonnement, cliquez sur le bouton « + » pour choisir l’abonnement. (figure 3.2.3) La fenêtre « Gestion des Abonnements » s’ouvre, sélectionnez le numéro et appuyez sur le bouton

« Sélectionner ». (figure 3.2.4)

figure 3.2.4



Vérifiez les données entrées et cliquez sur « Valider ». (figure 3.2.5)

figure 3.2.5

Le modem est configuré et apparait dans la liste, cliquez sur « Fermer ». (figure 3.2.6)

figure 3.2.6

3.3 – paramétrage des appels DATA

Pour choisir le nombre de tentative d’appels DATA, cliquez sur « Paramétrage des Appels Data ». (figure 3.3.1)

figure 3.3.1

Sélectionnez le nombre de tentatives d’appels et le temps en secondes entre chaque tentative, en double-cliquant sur le temps. (figure 3.3.2)

Cliquez ensuite sur « Valider ».

figure 3.3.2



3.4 – gestion des appels automatiques DATA

Pour paramétrer les appels automatiques en mode DATA, cliquez sur « Appels Automatiques ». (figure 3.4.1) Les données seront transférées directement du véhicule vers votre serveur. Aucune donnée ne transit vers la plateforme GPRS VEHCO. De ce fait, aucune restauration de données ne sera possible par VEHCO

Le bon fonctionnement du modem installé sur votre serveur et de la carte SIM est nécessaire pour valider cette option. Ce mode de récupération de données peut engendrer un coût supplémentaire sur vos abonnements.

figure 3.4.1

Cliquez sur « Ajouter » (figure 3.4.2)

figure 3.4.2

Entrez la description de l’appel et l’heure.

Par défaut, les appels sont 7j/7, sélectionnez les jours à exclure des appels automatiques, puis cliquez sur « Ajouter » (figure 3.4.3)

figure 3.4.3



Pour ajouter les véhicules liés à l’appel, cliquez sur « + ». (figure 3.4.4)

figure 3.4.4

Sélectionnez les véhicules et cliquez sur « Valider ». (figure 3.4.5)

figure 3.4.5

Les véhicules sélectionnés seront appelés en DATA suivant la date et l’heure choisie. Cliquez sur la croix pour fermer la fenêtre. (figure 3.4.5)

figure 3.4.6

Pour supprimer un véhicule d’une liste, sélectionnez la liste, cliquez sur « - ». Décochez le ou les véhicules désirés.

Enregistrez en cliquant sur « Valider » Pour modifier les heures ou date d’un appel, sélectionnez l’appel et cliquez sur « Modifier » Pour supprimer un appel, sélectionnez l’appel, et cliquez sur « Supprimer »



4 – PARAMETRAGE DE LA GESTION SOCIALE

Le paramétrage de la gestion sociale permet de définir les paramètres liés à la règlementation et au contrat spécifique à un conducteur. Ce paramétrage permet donc de gérer les temps, mais aussi les infractions ou tout autre événement « social » lié à un conducteur. Vous pouvez modifier la réglementation et créer des contrats spécifiques au métier des conducteurs. Les paramètres de la réglementation ne se mettent pas à jour automatiquement suivant les modifications de la

réglementation en vigueur.

4.1 – réglementation

Pour accéder à la réglementation, cliquez sur l’onglet « Paramétrage » puis sur le bouton « Réglementation ». (figure 4.1.1)

figure 4.1.1

La fenêtre « Mise à jour de la règlementation » s’ouvre, modifiez si nécessaire les temps de conduite, de services, de repos, de nuit et les infractions affichés dans les différents onglets.

En cas de modification, cliquez sur « Valider » pour prendre en compte les corrections apportées.



4.2 – contrat de travail

Le contrat par défaut est un contrat de travail de 200 heures. Ce contrat n’est pas modifiable, pour modifier un contrat de 200h, il faut en créer un nouveau. Pour créer de nouveaux contrats, dans le menu « Configuration », cliquez sur « Gestion des contrats ». (figure 4.2.1)

figure 4.2.1

Si vous souhaitez ajouter un nouveau contrat, cliquez sur le bouton « Ajouter » (figure 4.2.2)

figure 4.2.2

Renseignez le libellé et les valeurs du contrat, puis cliquez sur « Valider » (figure 4.2.3) Pour les calculs automatiques des heures supplémentaires, des repos compensateurs (RC) et des repos compensateurs de remplacements (RCR) renseignez les valeurs et pourcentages correspondant à vos calculs.

figure 4.2.3

Valeur du contrat et des temps de services Service quotidien CP correspond à la durée du temps hebdomadaire divisé par le nombre de jours ouvrés.

Calcul des heures supplémentaires. Cochez la case afin d’activer le calcul automatique

Calcul des Repos compensateurs. Cochez la case afin d’activer le calcul automatique

Calcul des Repos compensateurs de remplacement. Cochez la case afin d’activer le calcul automatique

En bas à droite de la fenêtre, vous pouvez accéder aux fiches conducteur, et choisir le contrat qui leur est affecté. (§ 5.1 – création de conducteurs) Pour modifier un type de contrat, sélectionnez le contrat et cliquez sur « Modifier ». Pour supprimer un type de contrat, sélectionnez le contrat et cliquez sur « Supprimer ».

Assurez-vous qu’aucun chauffeur n’est attribué à ce contrat.



Dans le cas où les conducteurs sont déjà créés, il est possible d’affecter un contrat à un ou plusieurs conducteurs, cliquez sur « + ».

Pour désattribuer des conducteurs, cliquez sur le bouton « - », sélectionnez les conducteurs et cliquez sur « Valider ». (figure 4.2.4)

figure 4.2.4

La fenêtre « Attribution des Conducteurs » s’ouvre, sélectionnez les conducteurs et cliquez sur

« Attribuer ». (figure 4.2.5)

figure 4.2.5

Fenêtre « Contrat »

Liste de contrat

Temps de service du

contrat sélectionné

Conducteurs affectés au

contrat sélectionné

4.3 – autre temps

Le paramétrage des « Autres temps » permet d’automatiser les données liées à des temps de travail hors les temps repos, de disponibilité, de travail ou de conduite. Un type de temps peut être utilisé par exemple pour une demande d’attestation d’activité pour un conducteur

exerçant une activité hors véhicule. (§ 7.7 – attestation d’activité)

Pour accéder au paramétrage des autres temps (autre que repos, disponibilité, travail ou conduite), cliquez sur l’onglet « Configuration », puis sur le bouton « Autre temps ». (figure 4.3.1)

figure 4.3.1



La fenêtre « Autres temps » s’ouvre. (figure 4.3.2)

Les temps crées sont valorisés ou non et forfaitisés ou non (vrai / faux) (Valorisé = payé / forfaitisé = forfait d’une durée x)

figure 4.3.2

Les temps déjà crées sont modifiables en sélectionnant le libellé et en cliquant sur « modifier ».

Pour créer d’autre temps (par exemple, un jour de formation valorisé et forfaitisé), cliquez sur le bouton « Ajouter » et entrez un libellé à ce temps, renseignez le type d’activité correspond au temps ajouté. Cochez les cases « temps valorisé » et « temps forfaitisé » et entrez une durée pour ce temps. Cliquez sur le bouton « Validez ajout ».

4.4 – textes prédéfinis

Pour personnalisé les textes définis dans les courriers aux conducteurs, cliquez sur l’onglet « Configuration », puis sur le bouton « Textes prédéfinis ». (figure 4.4.1)

figure 4.4.1

Le texte prédéfini de l’entêtes et du pied de page peut être modifié pour les lettres aux conducteurs avec et/ou

sans infraction. Renseignez votre nouveau texte, puis cliquez sur « Sauvegarder » (figure 4.4.2) Lors de vos prochaines impressions, le nouveau texte sera alors affiché sur le courrier conducteur. Pour revenir sur le texte d’origine (par défaut lors de l’installation de l’application), cliquez sur « Défaut », votre texte sera alors supprimé de la base de données.

figure 4.4.2



5 – CREATION DE LA FLOTTE

La flotte comprend toutes les ressources sur le terrain : les conducteurs, les véhicules et les remorques.

5.1 – création/modification de conducteurs

Dans la partie supérieure gauche, faites un clic droit sur « Conducteur » et sélectionnez « Ajouter un conducteur ». (Figure 5.1.1)

figure 5.1.1

La fenêtre « Fiche d’un Conducteur » s’ouvre. (figure 5.1.2)

Onglet « Général » Entrez les données concernant le conducteur (tous les champs bleus sont obligatoires) : n° conducteur : numéro inscrit sur le badge, à 4

chiffres (ne pas mettre de 1 à 10, cela peut

engendrer des erreurs en cas de saisie manuelle sur l’ordinateur de bord par les conducteurs)

code : code alphanumérique correspondant au conducteur, peut être le même que le n° conducteur inscrit sur le badge

n° planning et n° gestion sociale : correspond aux

numéros des logiciels de planning et de gestion

sociale. nom et prénom société et agence auxquelles le conducteur est

affecté liste de frais et ville de frais (voir paramétrage de

la ville, page suivante)

contrat de travail type de conducteur (longue, courte distance…), ce

paramètre est utilisé pour le calcul des repos compensateur.

figure 5.1.2

Frais : Liste et Ville : Sélectionnez une liste de frais (§8.3 – liste de frais) Sélectionnez la ville de rattachement du frais

Pour paramétrer la localité, l’application VEHCOmap

doit être ouverte. Cliquez sur le bouton « … » (figure 5.1.3)

figure 5.1.3



Renseignez le nom de la ville, ou le code postal. La ville ou les villes s’affichent automatiquement,

sélectionnez votre ville, puis cliquez sur « Valider ». (figure 5.1.4)

figure 5.1.4

La ville de rattachement du frais sera alors indiquée

comme ville de frais pour le conducteur (figure 5.1.5) et sera indiquée sur l’onglet « frais » de la chronologie du conducteur.

figure 5.1.5

Onglet « Groupe » Sélectionnez parmi les groupes disponibles, le ou

les groupes auxquels le conducteur sera affecté. (figure 5.1.6) Un conducteur peut appartenir à plusieurs groupes d’une même agence, mais ne peut pas être affecté à 2 agences.

figure 5.1.6

Onglet « Codes Externes »

Permet d’entrer le code faisant le lien avec une application tierce (figure 5.1.7) (Cf. annexes)

figure 5.1.7



Onglet « R.I.B »

Renseignez le relevé d’identité bancaire du conducteur pour effectuer les virements de frais.

(figure 5.1.8)

figure 5.1.8

Après vérification des données entrées, validez la création par le bouton « Ajouter ». Le conducteur est maintenant créé. Pour modifier un conducteur, faites un clic droit sur le conducteur et sélectionnez « Modifier »



5.2 – paramétrages des badges

Pour créer ou modifier les badges conducteurs (pour ordinateurs de bord COM2 et COM2+ uniquement), il faut les positionner sur le lecteur de badge installé sur le poste utilisateur. Pour l’ordinateur de bord COM4, la détection des conducteurs via le chronotachygraphe numérique se fait automatiquement, grâce à la carte puce du conducteur présente dans le chronotachygraphe.

5.2.1 - détection du programmateur de badge sur un poste client :

Programmateur de badge

Pour valider la détection du programmateur de badge sur un poste client, ouvrez l’application

« iButton T-MEX », en cliquant dans Windows sur « Démarrer / Programmes / i-Button T-Mex : Default 1-Wire Net » Cliquez sur le bouton « Auto-Detect » afin de faire

une détection automatique du port sur lequel est branché le programmateur. (figure 5.2.1.1)

figure 5.2.1.1

Lorsque le programmateur est détecté, cliquez sur « Oui » (figure 5.2.1.2)

figure 5.2.1.2

Si le programmateur n’est pas détecté, vérifier son branchement sur l’ordinateur client. (port COM ou USB suivant les modèles)



5.2.2 – gestion des badges :

Cliquez sur l’onglet « Configuration », et sur le bouton « Gestion des badges ». (figure 5.2.2.1)

figure 5.2.2.1

La fenêtre « Gestion des badges » s’ouvre (figure 5.2.2.2) Le bouton « Lire Badge » permet de consulter les informations du chauffeur (nom, cumul de temps…). Le bouton « Ecrire Badge » permet de le créer ou de le modifier. Pour attribuer un badge à un conducteur, positionnez le badge sur le lecteur et sélectionnez le conducteur à partir de la liste déroulante, appuyez alors sur le bouton « Ecrire Badge ».

Pour réécrire sur un badge déjà utilisé, procédez de la même manière (par exemple : de fin de contrat d’un conducteur), il n’est pas nécessaire de ‘’formater’’ le badge.

figure 5.2.2.2

Cliquez sur « Fermer ». Note : chaque badge est identifié par un « ID badge », qui fait le lien entre les cartes à puce et les conducteurs



5.3 – affectation de carte à puce au conducteur

L’identification des conducteurs depuis les cartes à puces des chronotachygraphes numériques est possible depuis le bouton permettant de voir la liste des cartes non affectées. Il est aussi possible d’avoir l’historique des véhicules dans lesquels les cartes ont été insérées afin de retrouver plus facilement celle du conducteur.

5.3.1 – affecter une carte Pour affecter une carte conducteur, sélectionnez le conducteur et cliquez sur « Modifier » (figure 5.3.1.1)

Puis, sur la fiche conducteur, cliquez sur la loupe de la section « N° carte à puce »

figure 5.3.1.1

La liste des cartes non affectées est affichée, sélectionnez une carte afin d’avoir le détail de celle-ci.

Le détail permet de connaitre sur quel véhicule a été utilisé cette carte suivant les dates Après identification de la carte, cliquez sur le bouton « Valider ». Cette carte sera associée au conducteur.

(figure 5.3.1.2)

figure 5.3.1.2

Le bouton ‘+ Ajouter’ permet de créer une nouvelle carte et de l’affecter directement au véhicule depuis une date saisie. (figure 5.3.1.3)

figure 5.3.1.3



5.3.2 – réattribution des temps non identifiés

Au moment de modifier le conducteur, si la carte

à puce qui lui a été attribuée à un historique

d’identification, on propose de réattribuer les

temps non identifiés à ce conducteur. (figure

5.3.2.1)

figure 5.3.2.1

Les temps non identifiés sur les véhicules dans lesquels la carte a été insérée sont réattribués à ce

conducteur.

5.4 – affectation de l’ID badge à un conducteur

Pour affecter un ID badge à un conducteur, sélectionnez le conducteur et cliquez sur « Modifier »

Puis, sur la fiche conducteur, cliquez sur la loupe de la section « ID Badge » (figure 5.4.1)

figure 5.4.1

La liste des badges non affectés est affichée, sélectionnez un badge afin d’avoir le détail de celui-ci. (figure 5.4.2)

Le détail permet de connaitre sur quel véhicule a été utilisé ce badge suivant les dates

Après identification du badge, cliquez sur le bouton « Valider ». L’ID badge sera associée au conducteur.

figure 5.4.2



Dans le cas d’un changement de badge pour le même conducteur, ouvrez la fiche conducteur, supprimez

l’ID badge et réaffecté le nouveau ID. (figure 5.4.3)

figure 5.4.3

5.5 – création/modification de véhicules

Dans la partie supérieure gauche, faites un clic droit sur « Véhicules » et sélectionnez « Ajouter un véhicule » (figure 5.5.1)

figure 5.5.1

La fenêtre « Fiche véhicule » s’ouvre. (figure 5.5.2) Les informations à renseigner ici sont déterminante pour le bon fonctionnement de l’ordinateur de bord. Une fiche a été remplie par l’installateur lors du montage de l’ordinateur dans le véhicule, ces renseignements

vous seront utiles pour paramétrer votre véhicule. Onglet « Général » Entrez les données concernant le véhicule (tous les champs bleus sont obligatoires) : Identification :

n° véhicule : n° envoyé au boitier, à 2, 3 ou 4 chiffres (généralement le début de la plaque d’immatriculation)

n° parc : code alphanumérique correspondant au véhicule

l’immatriculation

Données Sociales : la société et l’agence l’abonnement affecté au véhicule (cliquez sur le bouton

« + » pour accéder à la gestion des abonnements)

Boitier :

COM4 : permet de convertir automatiquement les voyages V2 en voyages V3 pour les ordinateurs de bord COM4

Propriétés : Sélectionnez le type de véhicule et de

chronotachygraphe

le kilométrage du véhicule lors de sa création (se référer à la fiche de montage renseignée par l’installateur de l’ordinateur de bord)

Si le véhicule a dépassé le million de kilomètres, cochez la case « 1 million de km »

la vitesse maximale autorisée

la consommation moyenne en litre/100

Puis, cliquez sur « suivant »

figure 5.5.2





Onglet « Groupe »

Sélectionnez parmi les groupes disponibles, le ou les groupes

auxquels le véhicule sera affecté. (figure 5.5.3) Un véhicule peut appartenir à plusieurs groupes d’une même agence, mais ne peut pas être affecté à 2 agences.

figure 5.5.3

Onglet « Configuration »

Cochez les cases correspondant aux paramètres du véhicule. (figure 5.5.4)

figure 5.5.4

Sélectionnez le type de tachy.

« Chronotachygraphe récent appliquant le règlement UE-1266/2009 » : permet de prendre en compte

les chronotachygraphes en version 1.4 ou supérieur. (cliquez sur le lien pour plus de renseignements)

« Gestion des cumuls avec identification sans badge (DRT) » : le conducteur n’utilise pas de badge « Vehco » mais s’identifie depuis VEHCOdriver ou par carte conducteur insérée dans le chronotachygraphe numérique. (obligatoire pour les ordinateurs de bord COM4)

« Gestion alimentation pour COM4 et VL » : cochez lorsque le « + » après contact est câblé sur l’ordinateur

de bord. (note : ne pas cocher dans le cas des ordinateurs de bords ELOCOM2, 2+ (VL ou PL) ou COM4 (PL)) « Identification du conducteur par lecteur de carte externe pour les chronotachygraphes

analogiques » : le conducteur n’utilise pas de badge « Vehco » mais s’identifie depuis VEHCOdriver ou par

carte conducteur insérée dans le lecteur externe.

« Géolocalisation pour véhicule sans tachy ou VL » : activation de la position GPS pour détection de la

conduite et du repos.

« Désactivation du buzzer » : l’ordinateur de bord n’emmétra plus de signal sonore

« Activation de la caméra de recul » : si une caméra de recul est installée sur le véhicule, cochez cette case pour l’activer.



« Gestion des arrêts boitier » : gestion des activités dans le cas de la prise de ferry ou transport de matières

dangereuses. Une documentation en ligne permet de paramétrer suivant vos besoins. (cf. « §7.4 – consultation des infractions, cas particulier Ferry »)

« Jour de connexion » : permet de sélectionner les jours de communication de l’ordinateur de bord (par défaut du lundi au vendredi)

« Horaires de restriction » : permet de sélectionner les heures de communication de l’ordinateur de bord

(par défaut de 7h à 21h)

« Restriction de communication » : par défaut le véhicule ne communique pas à l’étranger

« Affichage des cumuls conducteur » : permet de sélectionner l’affichage des cumuls pour le conducteur

sur son écran.

« Activation de l’accroche/décroche automatique » : activation de la gestion de remorques. (cf. « §13 – équipements extérieurs »)

« Activation de la gestion de températures » : permet de prendre en compte la remonté et le paramétrage

des températures (cf. « §14 – équipements frigo »)

« Activation des activités justifiées » : permet de sélectionner la liste d’activité justifiées (cf. « §7 – gestion sociale conducteurs »)

« Configuration des messages prédéfinis » : permet de configurer les messages pour le conducteur (cf. « §10 – messagerie »)

« Mise à l’heure auto » : La mise à l’heure de l’ordinateur de bord s’effectue par le tachy, ou par le GPS, ou

par le GPS+GPRS, ou par le serveur VEHCO. (par défaut le tachy est sélectionné)

« Cochez cette case si le véhicule a changé de boitier » : si le véhicule est équipé d’un nouvel ordinateur

de bord, cochez cette case afin de renvoyer l’ensemble des configurations permettant la mise en fonction de l’ordinateur.

Onglet « Codes Externes »

Permet d’entrer le code faisant le lien avec une application tierce (figure 5.5.5) (Cf. annexes)

figure 5.5.5

Après vérification des données entrées, validez la création par le bouton « Suivant ». Le véhicule est maintenant créé, la fenêtre de paramétrage des véhicules s’ouvre.

Modification de véhicule :

Pour modifier le véhicule, faites un clic droit sur l’objet et sélectionnez « Modifier ». Pour rendre inactif un véhicule, ouvrez la fiche véhicule et décochez la case « Actif ». Validez les modifications.

Le véhicule sera alors transféré dans le groupe « non affecté »



5.6 – paramétrage des véhicules : mode « assistant »

Lorsque les véhicules sont créés, il faut leur envoyer des paramètres afin d’établir la relation entre votre société, le véhicule et le boitier, il est possible d’utiliser un assistant. Cliquez sur l’onglet « Paramétrage » puis sur le bouton « Paramétrage des véhicules ». (figure 5.6.1)

figure 5.6.1

Cet assistant vous guidera de la création du véhicule jusqu’à l’envoi de configuration et répond par des fenêtres simplifiées aux fonctions vues dans les paragraphes précédents.

A l’ouverture de la fenêtre de paramétrage des

véhicules, l’utilisateur a le choix entre utiliser l’assistant ou le mode de paramétrage dit « classique ». (figure 5.6.2)

figure 5.6.2

Lorsqu’on sélectionne l’assistant, le paramétrage va se faire étape par étape.

Etape 1 : sélection des véhicules

La première étape va consister à choisir les véhicules que l’on veut configurer (figure 5.6.3)

Cliquez ensuite sur « Suivant »

figure 5.6.3

Etape 2 : Options des véhicules

La deuxième étape va permettre de choisir les options à activer dans les véhicules et les différentes trames liés à ces options. Par défaut, les options ‘DATA et SMS’, ‘Carburant’, ‘Sous activités’, ‘GPRS’ sont activées. (figure 5.6.4)

figure 5.6.4



Si l’option ‘Alerte’ est cochée, la prochaine étape sera

de définir les paramètres des alertes (voir étape 3). Sinon les paramètres des alertes des véhicules sont envoyés (paramètres par défaut pour les véhicules qui

n’en ont pas). Pour les 4 premières options, un bouton ‘Editer’ ouvre la fenêtre de paramétrage de l’option correspondante. Si on dépasse le nombre limite de véhicules autorisés pour une option, un message apparaît en rouge et l’option ne peut pas être envoyée. (figure 5.6.5)

figure 5.6.5

Etape 3 : Paramétrage des alertes

L’étape 3 va permettre de définir les alertes que l’on veut voir remonter du boitier (figure 5.6.6) Si un seul véhicule est sélectionné, on affiche ses

paramètres, sinon ce sont les paramètres par défaut

figure 5.6.6

Après avoir envoyé les configurations, un tableau récapitulatif permet de vérifier si tout c’est bien passé (figure 5.6.7)

figure 5.6.7

Sur l’onglet « Groupe », lorsqu’on clique sur « Suivant », une boîte de dialogue apparaît si le véhicule n’a pas été affecté au groupe. Après confirmation, le véhicule est ajouté et la fenêtre de paramétrage est automatiquement ouverte à l’étape de sélection des options avec le

nouveau véhicule déjà sélectionné. (figure 5.6.8)

figure 5.6.8

Pour les alertes, la case est cochée par défaut et le paramétrage par défaut des alertes sera envoyé. Si l’on décoche la case, nous pourrons modifier ces paramètres à l’étape suivante.

En cas d’annulation, une boîte de dialogue informe que le véhicule sera supprimé après confirmation de l’annulation de la configuration. (figure 5.6.9)

figure 5.6.9



5.7 – paramétrages des véhicules : mode « classique »

Cliquez sur l’onglet « Paramétrage » puis sur le bouton « Paramétrage des Véhicules » (figure 5.7.1)

figure 5.7.1

Sélectionnez un ou plusieurs véhicules. Onglet « Options »

Cochez les options choisies pour chaque véhicule, et cliquez sur le bouton « Sauvegarder » (figure 5.7.2)

figure 5.7.2

Onglet « Alertes »

Vérifiez les données entrées par défaut. (figure 5.7.3) Les alarmes affichées dans les applications VEHCOmanager, VEHCOmap ou VEHCOweb seront générées en fonction des temps renseignés. En cas de modification, cliquez sur le bouton « Modif défaut ». Pour que les paramètres soient pris en compte,

cliquez sur le bouton « Affecter » avant de changer

d’onglet.

figure 5.7.3 Onglet « Paramétrage » Sert uniquement en cas de modifications effectuées sur les serveurs VEHCO. Ne modifiez ces données qu’à la demande d’un technicien VEHCO. Cliquez sur le bouton « Affecter » (figure 5.7.4)

figure 5.7.4

Onglet « Divers »

Utilisé pour le paramétrage de l’ordinateur de bord.

Seul un technicien VEHCO peut modifier ces données. Validez le paramétrage en cliquant sur « affecter » (figure 5.7.5)

figure 5.7.5



Onglet « Envoi de config » Pour une première configuration : il faut obligatoirement faire un envoi par SMS.

Pour un changement de paramètres : on peut faire un envoi en GPRS. Cliquez alors sur le bouton approprié (figure 5.7.6). Les données sont envoyées au véhicule.

figure 5.7.6

- SMS: Envoi uniquement les paramètres de base

pour pouvoir se connecter en GPRS. - GPRS: Dépose sur le serveur GPRS VEHCO tous

les paramètres. Le véhicule doit au préalable avoir déjà reçu un SMS de configuration, il récupérera les paramètres lors de sa prochaine connexion.

5.8 – création/modification de remorques

Dans la partie supérieure gauche, faites un clic droit sur « Remorques » et sélectionnez « Ajouter une remorque ». (figure 5.8.1)

figure 5.8.1

Onglet « Général » Entrez les données concernant la remorque (figure

5.8.2) Il est possible d’ajouter une couleur à un groupe de remorque ou à une remorque pour que la couleur sélectionnée à ce niveau apparaîsse sur toutes les icones remorque de Vehco Web

Note : la couleur paramétrée sur la remorque est prioritaire sur celle du groupe

figure 5.8.2

Onglet « Groupe » Sélectionnez le ou les groupes auxquels la remorque

sera affectée. (figure 5.8.3) Une remorque peut appartenir à plusieurs groupes d’une même agence, mais ne peut pas être affectée à 2 agences.

figure 5.8.3





Onglet « Sonde »

(figure 5.8.4)

Cf. §15 – équipements actifs Après vérification des données entrées, validez la création par le bouton « Ajouter ». La remorque est maintenant créée. Pour modifier la remorque, faites un clic droit sur l’objet et sélectionnez « Modifier ».

figure 5.8.4

Gestion des types de remorque

Pour créer des nouveaux types de remorque, cliquez sur la loupe (figure 5.8.5)

figure 5.8.5

Ce bouton permet d’accéder à la fenêtre de gestion des types de remorques (figure 5.8.5) On peut ajouter, modifier, supprimer un type. La suppression est impossible si une remorque est

affectée à ce type.

figure 5.8.6

5.9 – consultation de la flotte

En haut à gauche de l’application, vous pouvez trier les conducteurs et véhicules, suivant les droits qui

vous sont affectés. Pour voir plusieurs groupes, sélectionnez « Personnaliser » (figure 5.9.1)

figure 5.9.1



Cochez les groupes désirés (figure 5.9.2).

figure 5.9.2

Attention : tous les conducteurs, véhicules et remorques affichés dans les différents tableaux dépendent des

groupes sélectionnés ici. Lors de la création d’un élément de la flotte (conducteur, véhicule ou remorque), si vous n’avez

pas renseigné de groupe, par défaut l’élément est entré dans le groupe « Non affecté » de l’agence auquel il appartient.

Pour affecter un groupe de votre société à l’élément, sélectionnez l’affichage des groupes « Non affecté ». L’élément sera alors en visualisation, modifiez le en faisant un clic droit sur celui-ci puis « Modifier ». Renseignez le groupe correspondant à l’élément puis sauvegardez.

Pour consulter tous les conducteurs des groupes sélectionnés, faites un clic droit sur « conducteurs » et sélectionnez « liste des conducteurs ». La liste des conducteurs s’affiche (figure 5.9.3).

figure 5.9.3

Vous pouvez filtrer le résultat par le type d’activité (figure 5.9.3).

figure 5.9.3

En cliquant sur l’onglet « Détail des conducteurs », tous les conducteurs du groupe s’affichent avec les informations entrées lors de leur création (figure 5.9.4).

figure 5.9.4



Pour consulter tous les véhicules des groupes sélectionnés, faites un clic droit sur « véhicules » et sélectionnez

« liste des véhicules ». La liste des véhicules s’affiche (figure 5.9.5)

figure 5.9.5

Vous pouvez filtrer le résultat par le type d’activité (figure 5.9.6).

figure 5.9.6

En cliquant sur l’onglet « Détail des véhicules », tous les véhicules du groupe s’affichent avec les informations entrées lors de leur création (figure 5.9.7). Si le véhicule est équipé de chronotachygraphe version 1.4, la colonne

« Chronotachygraphe récent » sera alors cochée.

figure 5.9.7

L’onglet « Configuration » récapitule l’ensemble des configurations effectuées par véhicule. Aucune modification

n’est possible ici. (figure 5.9.8).

figure 5.9.8

Depuis l’onglet « Communications véhicules », s’affiche le nombre de connexion effectué par jour par véhicule.

(figure 5.9.9). Exemple : pour un véhicule communiquant de 7h à 21h, toutes les 5mn, celui-ci effectue environ 70 communications par jour.

figure 5.9.9



Pour consulter toutes les remorques, faites un

clic droit sur « remorques » et sélectionnez « liste des remorques ». La liste des remorques s’affiche (figure 5.9.10)

figure 5.9.10

Vous pouvez filtrer le résultat par le type d’activité

(figure 5.9.11).

figure 5.9.11

Légende :

Accrochage manuel : le chauffeur a accroché la remorque

Accrochage automatique : le boitier n’a détecté qu’une seule remorque pendant 5 minutes et l’a accroché automatiquement

Décrochage manuel : le décrochage a été demandé par le chauffeur

Décrochage automatique : le boitier n’a plus détecté la remorque pendant 30 minutes et a décroché automatiquement la remorque

5.10 – export de listes

Pour exporter les listes de conducteurs, véhicules ou remorques, sélectionnez les groupes désirés (cf. 5.9 – consultation de la flotte)

Pour ouvrir la liste d’éléments à exporter, faites un clic droit sur l’élément et sélectionnez « Liste des véhicules » (figure 5.10.1).

figure 5.10.1

Sélectionnez le répertoire de dépôt du fichier exporté. Sélectionnez « Export des détails véhicules complets »

Cliquez sur « Valider », le fichier se créer dans le répertoire sélectionné au format CSV. (figure 5.10.2). Si l’application est hébergée sur les serveurs VEHCO, sélectionnez un répertoire de votre poste, et non C : (qui correspond

au disque C du serveur)

figure 5.10.2

5.11 – paramétrage de l’affichage de la flotte

Vous pouvez trier les éléments de la flotte par nom d’agence ou nom de groupe en cliquant sur les boutons rouge ou bleu.

Tri par agence : bouton bleu (figure 5.11.1)

Tri par groupe : bouton rouge (figure 5.11.2)

figure 5.11.1

figure 5.11.2



6 – CHRONOLOGIE

6.1 – consultation des chronologies

Cliquez sur l’onglet « Chronologie », puis sur le bouton « Chronologie ». (figure 6.1.1)

figure 6.1.1

Sélectionnez une période et un conducteur ou un véhicule. (figure 6.1.2)

Choix de chronologie conducteurs ou véhicules

figure 6.1.2

La chronologie sélectionnée s’affiche sous forme de graphique et de tableau (figure 6.1.3) L’onglet « graphique » montre la chronologie avec les temps de repos, disponibilité, travail et conduite ayant pour chaque activité une couleur différente (paramétrable, voir §2.7 – gestion des couleurs) Pour chaque journée, le total des temps est affiché en bout de ligne, ainsi que le kilométrage parcouru et la

vitesse moyenne

Graphique Tableau

figure 6.1.3



Vous pouvez zoomer sur une journée en particulier.

Sélectionnez le jour, soit en cliquant sur le bouton associé, soit en choisissant la date, puis cliquez sur « Afficher ». (figure 6.1.4) Ajustez le zoom sur 3h, 6h ou 12h.

Pour supprimer le zoom, décochez la case « Afficher ».

figure 6.1.4

Vous pouvez consulter, via le logiciel de cartographie VEHCOmap, le trajet réel effectué par le conducteur ou le véhicule. Faites un clic droit sur la chronologie de la journée à consulter et sélectionnez « Retracer Journée ». (figure 6.1.5) Pour ne retracer que l’événement de conduite (par exemple), faites un clic droit sur l’activité et sélectionnez

« Retracer évènement ». Le trajet s’affiche alors sur la cartographie. (le logiciel VEHCOmap doit être au préalable ouvert) Cette méthode ne s’applique pas sur l’application VEHCOweb.

figure 6.1.5

Spécificités graphique Double équipage :

Le double équipage est représenté en disponibilité sur la chronologie véhicule

Activité justifiées :

Les activités justifiées sont représentées sous la chronologie du conducteur (par un rectangle pour celles qui ont une durée et par un triangle pour celles qui n’ont qu’une date de début comme les tournées)

Affichage du repos journalier :



Le repos journalier est affiché pour chaque journée :

Dans ce cas, le repos journalier inscrit sur la ligne du jeudi correspond au repos entre la fin de journée du mercredi et les 24 du début de service de la journée précédente, soit ici 15h51

Cette valeur est de couleur verte lorsqu’il n’y a pas d’infraction ; de couleur orange, lorsque le repos journalier est trop court est entre 9h et 11h; et de couleur rouge lorsqu’il y a infraction sur le temps de repos journalier hebdomadaire, soit inférieur à 9h.

6.2 – graphiques conducteurs

Pour visualiser sous forme graphique les chronologies

de tous les conducteurs sur une journée, cliquez sur l’onglet « graphiques conducteurs » (figure 6.2.1)

figure 6.2.1

Tri sur la visualisation Tri croissant /

décroissant

Rafraichir Défilement de liste de conducteurs

figure 6.2.2

6.3 – correction de chronologie



Pour modifier la chronologie d’un conducteur, cliquez sur l’onglet « Chronologie », puis sur le bouton

« Chronologie » (figure 6.3.1)

figure 6.3.1

Faites un clic droit sur l’évènement à modifier (sur la chronologie générale ou sur le zoom) et sélectionnez « Modifier », « Ajouter » ou « Remplacer » l’évènement selon le cas. (figure 6.3.2)

figure 6.3.2

La fenêtre « Correction de Chronologie » s’ouvre, sélectionnez la nouvelle activité et vérifiez les dates et heures. Vous pouvez entrer un motif pour le changement d’activité, cliquez ensuite sur « Valider ». (figure 6.3.3) Ce motif sera notifié dans la fenêtre « consultation de modification » et apparaitra sur l’impression.

figure 6.3.3

Après vérification, cliquez sur « OK » (figure 6.3.4) et « Fermer ».

figure 6.3.4

Une activité modifiée change d’apparence sur le graphique, une croix est ajoutée sur toute la période de l’activité. (figure 6.3.5)

figure 6.3.5

Les cumuls sont automatiquement recalculés, le nombre de traitements en attente dans la base de données

s’affiche à côté du bouton « Recalculer ». Vous pouvez relancer un recalcule manuel en cliquant sur le bouton « Recalculer » ou rafraichir la page chronologie en cliquant sur le bouton « Rafraichir ». (figure 6.3.6)

Rafraichir



figure 6.3.6

En cas d’erreur, Vous pouvez annuler la modification et revenir à l’activité précédente. Faites un clic droit sur l’élément précédemment modifié, et cliquez sur « annuler la modification ». (figure 6.3.7)

figure 6.3.7

La chronologie revient à son état initial, et les cumuls sont également recalculés.

6.4 – construction manuelle de chronologie

Pour construire une chronologie manuellement, faites un clic droit sur la chronologie vide du conducteur, sur la date d’ajout d’événement. Cliquez sur « Ajouter un événement » (figure 6.4.1)

figure 6.4.1

Sélectionnez la date de début et de fin, le type d’activité, le véhicule, la position (conducteur ou passager) et renseignez le motif.

Le motif est obligatoire, cliquez sur la loupe pour créer un motif. (figure 6.4.2) Le motif sera affiché sur l’impression de la chronologie.

figure 6.4.2

Cliquez sur « Ajouter » (figure 6.4.3) (pour l’ajout d’une activité « Conduite », la distance en kilomètre peut également être ajoutée)

figure 6.4.3

Renseignez le nom du motif et le libellé.

Validez par « Modifier » (figure 6.4.4)

figure 6.4.4

Nombre de

traitements en attente

Recalculer



Fermez la fenêtre de motifs prédéfinis (figure 6.4.5)

figure 6.4.5

Sélectionnez le motif, puis cliquez sur « Valider » (figure 6.4.6)

figure 6.4.6

Après vérification des données renseignées, validez par « OK » (figure 6.4.7)

figure 6.4.7

Fermez la fenêtre, ou ajoutez un nouvel évènement. (figure 6.4.8)

figure 6.4.8

La chronologie est alors construite (figure 6.4.9)

figure 6.4.9



6.5 – consultation des modifications de chronologie

Cliquez sur l’onglet « Chronologie », puis sur le bouton « Modifications de Chronologie ». (figure 6.5.1)

figure 6.5.1

Sélectionnez les dates de la modification, ainsi qu’un (ou plusieurs) conducteurs. S’affiche l’ancien et le nouvel état, la durée de l’activité, le type d’action entrepris et par le nom de l’utilisateur. (figure 6.5.2)

figure 6.5.2

Pour imprimer la liste des modifications, cliquez sur le bouton « Imprimer », 2 possibilités d’impression sont

possibles (figure 6.5.3) :

- imprimer une page par conducteur - imprimer tous les conducteurs

figure 6.5.3

6.6 – réattribution des temps

Cliquez sur l’onglet « Chronologie », puis sur le bouton « Réattribution des Temps ». (figure 6.6.1)

figure 6.6.1

Sélectionnez la période et le véhicule associé. (figure

6.6.2) Un conducteur n’ayant pas de badge, ou n’ayant pas été identifié par une carte de tachy numérique, alors qu’il travaille est identifié en conducteur 9999.

Sur la chronologie, le milieu de l’activité non identifié sera marqué par un triangle rouge.

figure 6.6.2



Sélectionnez les lignes de temps à attribuer Après vérification des temps sélectionnés, en bas à droite, choisissez le nouveau conducteur et cliquez

sur « Réattribuer les temps au conducteur», validez par « ok ». (figure 6.6.3) Les réattributions sont effectuées, cliquez sur « ok ».

figure 6.6.3

6.7 – correction automatique des temps

Cliquez sur l’onglet « Chronologie », puis sur le bouton « Réattribution des Temps » (option). (figure 6.7.1)

figure 6.7.1

Sélectionnez la période et les conducteurs. (figure 6.7.2)

figure 6.7.2

Sélectionnez les conditions (paramétrables, contacter VEHCO afin de renseigner vos conditions)

Dans cet exemple (figure 6.7.3):

- Tous les temps de dispo supérieurs à 30mn sont ramenés à 30mn - Tous les temps de travail supérieurs à 30mn sont ramenés à 30mn - Tous les temps supérieurs à 300mn sont ramenés à 300mn

- Tous les temps de conduite de l’amplitude inférieurs sont supprimés si les temps de conduite sont inférieurs à 10mn entre 2 périodes de repos supérieur à 60mn sur une amplitude supérieur à 20h

figure 6.7.3

Sélectionner les lignes à corriger et cliquez sur « corriger » (figure 6.7.4)

figure 6.7.4



Répondez à la question (figure 6.7.5)

figure 6.7.5

Messages de confirmation des modifications (figure

6.7.6)

figure 6.7.6

La chronologie est alors modifiée suivant les conditions (figure 6.7.7)

Le motif de la modification est « Correction automatique »

figure 6.7.7

6.8 – temps hors véhicule

Cliquez sur l’onglet « Chronologie », puis sur le bouton « Temps Hors Véhicule ». (figure 6.8.1)

figure 6.8.1

Temps hors véhicule pour une liste de conducteur : Pour ajouter un temps hors véhicule à une liste de conducteur (congé, accident de travail, visite médicale…), sélectionnez « Liste de conducteur »,

puis cliquez sur « Ajouter ». (figure 6.8.2)

figure 6.8.2



Sélectionnez le type de temps, la date et l’heure de début et de fin, le nombre de période (nombre de jour) et entrez le

temps s’il est valorisé. Cliquez sur « Validez Ajout ». (figure 6.8.3)

figure 6.8.3

Après vérification, cliquez sur « Oui ». (figure 6.8.4)

figure 6.8.4

Pour imprimer la liste des temps hors véhicule ajoutés, cliquez sur le bouton « Imprimer », 2 possibilités d’impression sont possibles (figure 6.8.5) :

- imprimer tous les conducteurs - imprimer une page par conducteur

figure 6.8.5

Temps hors véhicule à un conducteur : Pour ajouter un temps hors véhicule à un conducteur

(congé, accident de travail, visite médicale…), sélectionnez le conducteur, puis cliquez sur

« Ajouter ». (figure 6.8.6) Le calendrier central affiche les dates & heures de prises et de fins de services, ainsi que les temps hors

véhicule du conducteur pour le mois de la date de début de la période précédemment sélectionnée. Il permet ainsi de voir rapidement quels jours le conducteur a travaillé et pour quels jours il est possible de lui ajouter des temps hors véhicule.

figure 6.8.6

Ajout Pour ajouter un temps hors véhicule, sélectionnez le type de temps à ajouter, renseignez l’heure de début

et l’heure de fin (si nécessaire), puis cliquez sur le jour pour lequel on veut ajouter le temps. Le temps ajouté apparaît alors dans le calendrier. (figure 6.8.7)

figure 6.8.7



Pour en ajouter sur toute la semaine, cliquez sur les autres jours de la semaine. (figure 6.8.8)

figure 6.8.8

Suppression

Pour supprimer un temps hors véhicule, cliquez sur le bouton « moins (-) » dans la sélection des Temps Hors Véhicule, puis cliquez sur le jour où se trouve le temps

hors véhicule à supprimer. Si plusieurs temps hors véhicule sont présents sur le même jour, une boîte de dialogue apparaît pour demander celui (ou ceux) à supprimer. (figure 6.8.9)

Les temps sélectionnés sont alors supprimés. Il n’y a pas de confirmation de suppression.

figure 6.8.9

Couleurs Les couleurs des temps hors véhicule sont

paramétrables depuis le menu « Affichage », « Choix des couleurs » (figure 6.8.10)

figure 6.8.10

Par défaut, les couleurs affichées sont celles paramétrées pour les temps hors véhicule valorisé/non valorisé. Les temps hors véhicule apparaissent ensuite en couleur dans l’écran de saisie. (figure 6.8.11)

figure 6.8.11



6.9 – duplication de chronologie

Pour dupliquer la chronologie d’un conducteur sur un véhicule vers un autre conducteur en position passager, cliquez sur l’onglet « Chronologie », puis sur le bouton « Duplication de chronologie ». (figure 6.9.1)

figure 6.9.1

Sélectionnez la période, le véhicule et la position du conducteur à dupliquer.

La chronologie du conducteur s’affiche. Sélectionnez les lignes à affecter. (Pour sélectionner plusieurs lignes, cliquez sur la 1ère ligne et faites glisser vers la dernière ligne à affecter) Les lignes correspondant aux différentes activités sont

alors surlignées en bleu. Sélectionner dans la partie « Duplication » le nouveau

conducteur suivant la position. Cliquez sur « OK » pour valider. (figure 6.9.2)

figure 6.9.2

La duplication n’est possible que si le conducteur n°2 n’a pas de chronologie sur la période. Cliquez sur « OK ». (figure 6.9.3)

figure 6.9.3

Sur cet exemple, la chronologie du second conducteur est vue en disponibilité (ligne rose). L’activité du conducteur d’origine est affichée et barrée. (figure 6.9.3). Vous pouvez dupliquer la chronologie d’un conducteur sur 4 autres conducteurs.

figure 6.9.3



7 – GESTION SOCIALE CONDUCTEURS

7.1 – consultation des cumuls conducteurs

Cliquez sur l’onglet « G.S. Conducteur », puis sur le bouton « Consultation des Cumuls Conducteurs ». (figure

7.1.1)

figure 7.1.1

Onglet « Jour »

Affiche les temps de service, de conduite, de travail, de dispo, de repos, hors véhicule et les heures de nuit à la journée pour un ou plusieurs conducteurs. (figure 7.1.2)

figure 7.1.2

Onglet « Amplitude » Affiche les dates de prise et fin de service, l’amplitude, les temps de service, hors véhicule, les heures de nuit,

les kilomètres effectués, et le ratio de conduite sur service. (figure 7.1.3)

figure 7.1.3

Onglet « Prise de service »

Affiche les dates de prise et fin de service et le lieu de départ et d’arrivée. (figure 7.1.4)

figure 7.1.4



Onglets « Semaine », « 4semaines » et « mois »

Donne les mêmes informations que l’onglet « jour », mais à la semaine, sur 4 semaine ou sur un mois complet. (figure 7.1.5)

figure 7.1.5

Onglets « Période »

Donne les mêmes informations que l’onglet « jour », mais à la semaine, sur 4 semaine ou sur un mois complet. (figure 7.1.6)

figure 7.1.6

Onglet « Graphique » Permet de visionner les temps restant de conduite des conducteurs suivant leur contrat de travail. (figure 7.1.7)

figure 7.1.7

« Cumul » Cumul de temps effectué pour la période sélectionnée. « Optimal » Cumul de temps maximal à effectuer pour la période sélectionnée. « Contrat » Temps maximum pouvant être effectué en fonction du contrat du conducteur sur la période sélectionnée.

Limite de

contrat

Cumul des temps de service

Récapitulatif du temps travaillé et du temps restant



Pour imprimer les cumuls conducteurs, sélectionnez le cumul à imprimer, la base de temps en 60ème ou 100ème d’heure puis cliquez

sur « Imprimer ». (figure 7.1.8) PS : le calcul en pourcentage du temps de service par rapport au temps de conduite se trouve dans l’impression du « cumul journalier par chauffeur avec sous-totaux hebdomadaires »

figure 7.1.8

7.2 – activités renseignées

Les activités renseignées ne sont pas paramétrables, elles concernent les temps de travail et sont liées directement aux données de sortie du chronotachygraphe. Cliquez sur l’onglet « G.S. Conducteur », puis sur le bouton « Activités Renseignées ». (figure 7.2.1)

figure 7.2.1

Onglet « Détail sous-activités » :

Donne toutes les informations de temps de conduite et les temps « dans les temps » pour le travail ou la disponibilité : chargement, fioul, gasoil, marchandise non prête…, ainsi que le cumul d’activité et de sous activité. (figure 7.2.2)

figure 7.2.2



Onglet « Question » :

Donne les informations que le chauffeur a renseignées dans la sous activité : poids, nombre de

palette… (figure 7.2.3)

figure 7.2.3

Onglet « Cumuls par sous-activités » :

Permet de consulter les cumuls de temps de toutes les sous activités effectuées (figure 7.2.4)

figure 7.2.4

Onglet « Cumuls par activités » : Donne le cumul des sous activités (figure 7.2.5)

figure 7.2.5

Pour imprimer les activités renseignées, cliquez sur « Imprimer », sélectionnez le type d’impression désiré puis « Valider » (figure 7.2.6)

figure 7.2.6



7.3 – activités justifiées

Les activités justifiées sont paramétrables dans Vehco Manager. Elles sont ensuite affichées dans l’ordinateur de bord. Une liste prédéfinie des activités justifiées les plus courantes sont disponibles dans Vehco Manager, mais vous pouvez également créer vos propres activités. (Contacter VEHCO pour plus de renseignements) Cliquez sur l’onglet « G.S. Conducteur », puis sur le bouton « Activités Justifiées ». (figure 7.3.1)

figure 7.3.1

Consultation des Tournées

Cette fenêtre permet d’afficher les tournées en fonction d’une période et d’une liste de véhicules ou de conducteurs. (figure 7.3.2)

figure 7.3.2

Lorsque l’on sélectionne une tournée les détails concernant celle-ci s’affiche : - réponses aux questions de début de tournée - réponses aux questions de fin de tournée

- somme des réponses aux questions des activités justifiées (exemple : la question poids pour un chargement) Le double clic permet d’afficher l’ensemble des activités justifiées concernant la tournée sélectionnée. Cette fenêtre permet aussi d’ajouter, de modifier ou de supprimer une tournée, ainsi que de modifier les réponses aux questions posées en début ou fin de tournée. (figures 7.3.3 et 7.3.4)

figure 7.3.3

figure 7.3.4



Consultation des activités justifiées (avec question et réponse)

L’onglet question permet d’afficher le détail des

activités justifiées avec les réponses aux questions posées lors de la saisie du conducteur (figure 7.3.5). On peut également ajouter, modifier ou supprimer une activité justifiée.

figure 7.3.5

Des filtres sont disponibles pour afficher certaines activités ou activités justifiées mais aussi pour rechercher toutes les activités qui ont une réponse bien précise, par exemple rechercher toutes les activités justifiées concernant une feuille de route ou un client. (figure 7.3.6)

figure 7.3.6

Consultation des activités justifiées (Détail) L’onglet détail permet d’afficher le détail des activités comme l’onglet précédent mais il permet également de comparer les temps des sous activités validées par rapport au temps de chronologie. (figure 7.3.7)

figure 7.3.7

Pour imprimer les activités justifiées, cliquez sur « Imprimer »



7.4 – consultation des infractions

Cliquez sur l’onglet « G.S. Conducteur », puis sur le bouton « Consultation des Infractions » (figure 7.4.1)

figure 7.4.1

Pour voir les différents types d’infractions, cliquez sur l’onglet correspondant : conduite, service, repos, vitesse, vitesse avec localité, amplitude ou total. (figure 7.4.2)

figure 7.4.2

Par défaut, toutes les infractions sont imputables aux conducteurs. Toutefois, pour ne pas affecter une infraction à un conducteur, faites un clic droit sur l’infraction et sélectionnez « Désimputer l’infraction », entrez un motif si nécessaire. Celle-ci restera visible sur l’application, mais en non-

imputable. Lors de l’impression, seules les infractions affichées seront imprimées. Sélectionnez le type d’infraction : imputable ou non-imputable, et triez par catégorie. (figure 7.4.3)

figure 7.4.3

Exemple Infraction de vitesse :

La vitesse maximum autorisé et paramétré dans la fiche véhicule est de 92km/h Pendant 57s, le véhicule était à + de 92km/h et a effectué un pic de vitesse à 101km/h

Si la durée d’excès est supérieure au temps paramétré en secondes dans l’onglet « Alertes » (cf. 6.1 – paramétrage des véhicules), ceci engendrera une alarme dans les applications VEHCO. Le conducteur, quant à lui, est informé sur l’ordinateur de bord dès dépassement de la vitesse maxi autorisée.



Cas particulier : Ferry - Repos journalier

Voir la gestion des arrêts dans l’onglet configuration de paramétrage de véhicule (cf. « §5.5 – création / modification de véhicules »)

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/ALL/?uri=CELEX:32006R0561 : Chapitre II Article 9 "Par dérogation à l'article 8, lorsqu'un conducteur accompagne un véhicule transporté par un navire transbordeur ou par train, et qu'il prend en même temps un temps de repos journalier normal, ce temps de repos peut être interrompu au maximum deux fois par d'autres activités dont la durée totale ne dépasse pas une heure. Pendant ce temps de repos journalier normal, le conducteur dispose d'une couchette."

Exemple 1 : Sans activation de l’option Ferry :

Amplitude de 30:11 : Infraction

Avec activation de l’option Ferry :

Activité justifiée de type FERRY le temps de la traversée 2 Amplitudes séparées par un repos journalier normal de 19:04

Les temps de conduite sur le FERRY sont comptabilisés dans l’amplitude

Exemple 2 : Sans activation de l’option Ferry (infraction sur le nombre d’interruptions):

Il y a plus de 2 interruptions du repos, donc infraction. Ici, le repos journalier est bon mais il y a infraction sur l’interruption du repos pendant le ferry



Exemple 3 :

Sans activation de l’option Ferry (infraction sur la durée totale des interruptions):

La durée totale des interruptions ne doit pas être supérieure à 1h pour les repos pris sur le ferry, il y a infraction

Exemple 4 :

Sans activation de l’option Ferry (infraction sur la durée du repos journalier):

Repos journalier réduit : infraction (10h10) ! si ferry pendant le repos journalier, ce repos doit être de 11h

Impression des infractions Pour imprimer les infractions, cliquez sur « Imprimer ». Sélectionnez le type d’impression et cliquez sur « Valider » (figure 7.4.4)

figure 7.4.4

2 types d’impression sont possibles : - infractions - lettre aux conducteurs.

Le texte d’entête et de pied de page dans l’impression de la lettre aux conducteurs est défini depuis le bouton « Textes Prédéfinis » (cf.4.4 - textes prédéfinis)



7.5 – détails activités

Cliquez sur l’onglet « G.S. Conducteur », puis sur le bouton « Détail activité ». (figure 7.5.1)

figure 7.5.1

Sélectionnez la période et le conducteur ou le véhicule. (figure 7.5.2) Vous pouvez filtrer les informations en cochant ou décochant les boutons

« conduite », « travail », « disponibilité » et « repos ».

En sélectionnant plusieurs activités, vous voyez les cumuls de chronologie.

figure 7.5.2

En effectuant un clic droit sur un ensemble d’activité, vous pouvez retracer les

événements sur l’application VEHCOmap. VEHCOmap doit au préalable être ouvert. (figure 7.5.3)

figure 7.5.3

Pour imprimer les détails d’activités, cliquez sur « Imprimer ». (figure 7.5.4)

figure 7.5.4

7.6 – import / export gestion sociale

Cliquez sur l’onglet « G.S. Conducteur », puis sur le bouton « Import/Export Gestion Sociale ». (figure 7.6.1)

figure 7.6.1



Vous pouvez exporter toutes les données vers votre

logiciel de lecture de disques Dans la fenêtre « Paramètre de sortie des exports », sélectionnez le séparateur de texte (espace ou

tabulation) et changez le répertoire de destination. Ce répertoire doit être accessible par votre logiciel de lecture de disques. Sélectionnez le ou les conducteurs ainsi que la période à exporter. Cliquez sur le bouton « Exporter ». (figure 7.6.2)

figure 7.6.2

Une fenêtre de progression apparait pendant la durée de l’export. (figure 7.6.3)

figure 7.6.3

Une fois l’export terminé (figure 7.6.4), ouvrez votre logiciel de lecture de disques afin d’importer les données.

figure 7.6.4



7.7 – attestation d’activité

Cliquez sur l’onglet « G.S. Conducteur », puis sur le bouton « Attestation d’activité ». (figure 7.7.1)

figure 7.7.1

Pour justifier l’activité d’un conducteur pour des temps effectués hors véhicule, sélectionnez un ou plusieurs conducteurs et la période. Sur le formulaire pré-imprimé apparaît le nom de l’utilisateur ayant attribué le justificatif, faites un clic droit sur l’activité et sélectionnez l’utilisateur. (figure 7.7.2)

figure 7.7.2

Cliquez sur « Imprimer » pour créer l’aperçu d’attestation d’activité. (Voir exemple figure 7.7.3)

Sur le formulaire, Les lignes 6 et 7 sont à renseigner dans la fiche de l’utilisateur (voir § 2-6 création d’un utilisateur) Les lignes 8, 9 et 10 sont à renseigner dans la fiche conducteur (voir § 5-1 création des conducteurs) Les lignes 11 et 12 dépendent de la période sélectionnée Les lignes 13, 14 et 15 dépendent de l’activité hors véhicule, paramétrée dans la gestion des autres temps (cf. §4.3 – Autre Temps), et sont renseignées automatiquement.

Ce formulaire est un imprimé de type Cerfa, et est normalisé, il n’est pas possible de modifier les données de ce formulaire. - congé maladie : concerne les temps hors véhicule accident du travail et arrêt maladie. - congé annuel : concerne les temps hors véhicule congés payés, RTT, repos compensateur, repos récupérateur,

sanctions, jours fériés et repos de plus de 24h. - conduisait un véhicule exclu… : concerne les temps hors véhicule délégations, formations, activités sur site, visites médicale, voiture pilote et tous les autres temps



figure 7.7.3



7.8 – Repos compensateur et repos compensateur de remplacement

Définition L’entreprise a le droit de demander au salarié d’effectuer des heures supplémentaires. Certaines de ces heures ouvrent droit à un repos compensateur si le nombre d’heures supplémentaires est assez conséquent. Le calcul du nombre de jours de repos acquis se fait suivant les critères ci-dessous :

Le nombre d’heures travaillées sur le dernier trimestre ou quadrimestre Le type de conducteur (zone courtes, zones longues, messagerie) Le nombre de salarié de l’entreprise (moins de 20 salarié ou plus)

Un travailleur de nuit bénéficie également d’un repos compensateur égal à 5% du total des heures de travail de

nuit effectuées si celles-ci excèdent 50 heures au cours du mois (entre 21h et 6h). Le conducteur a droit de le prendre par journée ou demi-journée dans les trois mois de son acquisition. Ce repos ne peut pas être remplacé par une indemnité (sauf en cas de rupture du contrat de travail).

3 types de repos différents sont gérés depuis VEHCOmanager :

- Repos compensateur (RC) - Repos compensateur de remplacement (RCR) - Congés Payés (CP)

Le solde des RC et des RCR est calculé en fonction des heures supplémentaires. Les repos compensateur sont calculés suivant 3 types de métier :

- Zone courtes et Zones Longues (calcul sur le trimestre) - Messagerie (calcul sur l’année + fonction du nombre de salariés) - Travail de nuit (législation : 21h / 6h)

Repos compensateur – zones courtes et zones longues Le calcul est basé sur le nombre d’heures supplémentaires effectuées au cours du trimestre. Seules les heures supplémentaires effectuées au-delà de la 40ème heure par trimestre ouvrent droit à repos compensateur. Voici le tableau des jours à récupérer en fonction du nombre d’heures supplémentaires :

Zone courte :

Heures supplémentaires au trimestre

Heures de travail au trimestre Jours de repos

De la 41ème à la 79ème De la 548ème à la 586ème 1

De la 80ème à la 108ème De la 587ème à la 615ème 1,5

Au-delà de la 108ème Au-delà de la 615ème 2,5

Zone longue :

Heures supplémentaires au

trimestre

Heures de travail au trimestre Jours de repos

De la 41ème à la 79ème De la 600ème à la 638ème 1

De la 80ème à la 108ème De la 639ème à la 667ème 1,5

Au-delà de la 108ème Au-delà de la 667ème 2,5



Repos compensateur – messagerie

Pour les conducteurs de type messagerie le calcul s’effectue sur l’année et non sur le trimestre. Il est différent si l’entreprise compte moins de 20 salariés ou plus.

Entreprise de moins de 20 salariés : A partir du moment où le conducteur a effectué plus de 130 heures supplémentaires dans son année, le repos est égal à 50% des heures effectuées au-delà du temps de service hebdomadaire défini dans son contrat. Entreprise de 20 salariés ou plus : Le repos est égal à 50% des heures effectuées au-delà d’un seuil défini dans son contrat. A partir du moment où

le conducteur a effectué plus de 130 heures supplémentaires dans son année, le repos est égal à 100% des heures effectuées au-delà du temps de service hebdomadaire défini dans son contrat.

< de 130 heures supp > de 130 heures supp

< de 20 salariés 0 % 50 % des heures supplémentaires

de la semaine

20 salariés ou plus 50 % des heures de la semaine au-

delà du seuil

100 % des heures supplémentaires

de la semaine

Le seuil est défini par la réglementation (sauf accords sociaux). Exemple messagerie avec un nombre de salariés inférieur à 20 :

salariés 16 contrat 35

semaine heures > seuil hs année rc somme

39 39 1 4 125 0 0

40 43 5 8 133 4 4

41 37 0 2 135 1 5

Sur la semaine 39, le conducteur a effectué 39 heures, soit 4 heures supplémentaires (contrat à 35h) Il a effectué 125 heures supplémentaires sur l’année. Il n’a donc pas le droit à un repos compensateur car le nombre total d’heures sur l’année est inférieur à 130

Sur la semaine 40, le conducteur a effectué 43 heures 8 heures supplémentaires (contrat à 35h) Il a effectué 133 heures supplémentaires sur l’année. Il a donc le droit à un repos compensateur de 4 heures, soit 50% des heures supplémentaire de la semaine

Sur la semaine 41, le conducteur a effectué 37 heures, soit 2h de plus que son contrat (fixé à 35h) Il a 2 heures supplémentaires Il a effectué 135 heures supplémentaires sur l’année. Il a donc le droit à un repos compensateur de 1 heures, soit 50% des heures supplémentaire de la semaine

Sur les 3 semaines, le conducteur bénéficie donc de 5 heures de repos compensateur. Même exemple messagerie mais avec un nombre de salariés supérieur ou égal à 20 :

salariés 23 contrat 35 seuil 38

semaine heures > seuil hs année rc somme

39 39 1 4 125 0,5 0,5

40 43 5 8 133 8 8,5

41 37 0 2 135 2 10,5

Sur la semaine 39, le conducteur a effectué 39 heures, soit 1h de plus que le seuil (fixé à 38h) Il a 4 heures supplémentaires (contrat à 35h) Il a effectué 125 heures supplémentaires sur l’année. Il a donc le droit à un repos compensateur d’½ heure, soit 50% des heures de la semaine au-delà du seuil



Sur la semaine 40, le conducteur a effectué 43 heures, soit 5h de plus que le seuil (fixé à 38h)

Il a 8 heures supplémentaires (contrat à 35h) Il a effectué 133 heures supplémentaires sur l’année. Il a donc le droit à un repos compensateur de 8 heures, soit 100% des heures supplémentaire de la semaine

Sur la semaine 41, le conducteur a effectué 37 heures, soit 2h de plus que son contrat (fixé à 35h) Il a 2 heures supplémentaires Il a effectué 135 heures supplémentaires sur l’année. Il a donc le droit à un repos compensateur de 2 heures, soit 100% des heures supplémentaire de la semaine Sur les 3 semaines, le conducteur bénéficie donc de 10,5 heures de repos compensateur.

Repos compensateur – travail de nuit Est considéré en repos compensateur 5% du total des heures de travail de nuit effectuées si celles-ci excèdent 50 heures au cours du mois.

Repos compensateur de remplacement C’est un repos qui équivaut au nombre d’heures qui seraient payées par l’entreprise au salarié. La manière de calculer est la suivante:

Les heures supplémentaires sont majorées par palier : à 25% pour un certain nombre d’heures et à 50% pour le reste. Le palier est défini dans le contrat du conducteur. Par exemple un conducteur fait 44 heures au cours d’une semaine de travail alors qu’il n’aurait dû qu’en effectuer 35 et que le palier est fixé à 43h : Il obtient alors 8h à 25 %, soit 2h, plus 1h à 50%, soit 30 minutes, 2h30 en tout.

Le calcul s’effectue depuis la date de début du solde. Quand le solde est validé, un nouveau solde est initialisé à la date du jour et avec la valeur de l’ancien solde Heures supplémentaires majorées à 25 % jusqu’à un certain seuil. Heures supplémentaires majorées à 50 % au-delà.

Zone courte :

Heures d’équivalences Entre 35h et 39h 25%

Heures supplémentaires Entre 39h et 43h 25%

Heures supplémentaires Au-delà de 43h 50%

Zone Longue :

Heures d’équivalences Entre 35h et 43h 25%


Messagerie :

Heures supplémentaires Entre 35h et 43h 25%


Exemple Zone longue

contrat seuil heures hs rcr

35 h 43h 44h 8+1 2h30

Le conducteur a effectué 44h pour un contrat de 35h Le seuil est fixé à 43h Il a 9h supplémentaire, dont 1 au-dessus du seuil Il bénéficie donc de 25% des 8h soit 2h et 50% d’1h soir 30mn



7.9 – calcul automatique des repos compensateur (heures supplémentaire, RC et RCR)

Au préalable, il est nécessaire de renseigner les éléments suivants :

le type de conducteur dans la fiche conducteur (zone courte, longue distance, messagerie…)

(cf. 5.1 – création des conducteurs)

le nombre de salariés dans la

fiche société

(cf. 2.1 – création de la société)

définition de la majoration dans les contrats de travail (heures supplémentaires)

(cf. 4.2 –contrats de travail)

définir le type des autres temps (repos compensateur, congés

payés…)

(cf. 4.3 – Autre Temps)



Cliquez sur l’onglet « G.S. Conducteur », puis sur le bouton « Repos Compensateur ». (figure 7.9.1)

figure 7.9.1

La fenêtre de calcul automatique s’ouvre (figure 7.9.2) (heures majorées = temps payés)

figure 7.9.2

Onglet « Heures supplémentaires » Les cumuls sont automatiquement calculés. A l’écran s’affiche : - le nom et le code du conducteur

- début de semaine de calcul - le temps de service sur la semaine - le nombre d’heure de nuit effectuée - les heures d’équivalence : (entre 35h et 43h par exemple)

- les heures supplémentaires au 1er taux (entre 43h et le temps de service) - les heures supplémentaires au 2ème taux (au-delà de 56h)

- les heures majorées : calcul des heures ajouté aux heures effectuées suivant les pourcentages - le total correspond à la somme du temps de service et du temps majorés Exemple :

figure 7.9.3

Le contrat du conducteur est le suivant : - contrat de 186h - heure d’équivalence à 25% entre 35h et 43h - heures supplémentaires à 50% entre 43h et 56h

- heures supplémentaires à 50% au-delà des 56h

pour la semaine du 5 janvier, (figure 7.9.3) - Le conducteur à 8h d’équivalence : de 35h à 43h puisqu’il a 48h59m32s de service, à 25% soit 2h - 5h59m32s d’heures supplémentaires entre 43h et son temps de service, à 50% soit 2h59m46s - il n’a pas d’heures au-delà de 56h (heures supplémentaires de 2ème taux) Les heures majorées sont donc de 2h + 2h59m46s soit 4h59m46s

Le total d’heures est donc de 48h59m32s + 4h59m46s soit 53h59m18s



Onglet « Solde »

Par défaut, le repos de tous les conducteurs va être calculé Sélectionnez la période de calcul et le ou les conducteurs, puis le type de conducteur ou le type de solde à

calculer. Cliquez sur « Calculer » (figure 7.9.3) Si la sélection n’est pas « Tous », seuls les soldes du type sélectionné seront demandés.

figure 7.9.3

Le solde initial du nombre de repos compensateur, de repos compensateur de remplacement et de congés payés doit être défini. (figures 7.9.4)

Ces questions ne sont posées que pour le 1er lancement du calcul pour tous les conducteurs. Sur les prochains calculs, les soldes seront définis suivant les temps attribués aux conducteurs.

Renseignez le solde de RCR au 1er janvier (date de début de

calcul renseigné dans le contrat de travail)

Cliquez sur « Valider »

Renseignez le solde de RC au 1er janvier (date de début de calcul renseigné dans le contrat de travail) Cliquez sur « Valider »

figures 7.9.4

Renseignez le solde de congés payés. La date affiché est par défaut la date du jour, modifiez la date au 1er janvier si

besoin. Cliquez sur « Valider »



Un récapitulatif du calcul s’affiche, cliquez sur « Fermer » (figure 7.9.5)

figure 7.9.5

Les repos compensateur sont calculés

pour le conducteur (figure 7.9.6)

figure 7.9.6

Pour ajuster le nombre de jour, dans le cas par exemple où le solde initial serait incorrect, sélectionnez la ligne et cliquez sur « Ajuster » Définissez le nombre de jour à ajouter ou supprimer.

Cliquer sur « Valider » (figure 7.9.7)

figure 7.9.7

Pour visualiser le détail du repos calculé, sélectionnez une ligne dont une acquisition a eu lieu. Dans la section « opération sur solde », sélectionnez la ligne d’acquisition puis cliquez sur le bouton « Détail ». (figure 7.9.8)

figure 7.9.8



(PS : le bouton « Détail » est grisé si

la période de calcul n’est pas échue (trimestre en cours par exemple) ou si aucune acquisition n’a été calculée)

Détail du calcul : (figure 7.9.9)

figure 7.9.9

Pour valider l’acquisition, cliquez sur le

bouton « Valider » Les opérations effectuées sur le repos calculé sont de couleur verte lorsqu’elles sont validées (figure 7.9.11)

Un repos validé n’est plus modifiable.

figure 7.9.11

Attribution de repos sur la chronologie

Afin d’attribuer des jours acquis par le conducteur, depuis la chronologie,

ajoutez un temps hors véhicule. (figure 7.9.12)

figure 7.9.12



Ajout de temps hors véhicule (figure

7.9.13)

figure 7.9.13

Les temps s’affichent sur la chronologie (figure 7.9.14) et dans le tableau de calcul de RCR (figure 7.9.15)

figure 7.9.14

figure 7.9.15

Le solde de repos est alors mis automatiquement à jour, validez les lignes de repos pris. (figure 7.9.16)

figure 7.9.16



Export et impression

Pour exporter les repos, cliquez sur le bouton « Export » (figure 7.9.17)

figure 7.9.17

Pour imprimer les repos (heures supplémentaires ou soldes), cliquez sur le bouton « Imprimer » (figure 7.9.18)

figure 7.9.18

Exemple d’aperçu avant impression :

figure 7.9.18



7.10 – export prépaie

La synthèse des temps de travail peut être soit imprimée sur PDF, soit exporté en base de données afin d’être utilisée par les logiciels de paie. Pour accéder à ces fonctionnalités, allez sur l’onglet « G.S. Conducteur », puis sur le bouton « Consultation des Cumuls Conducteurs ». (figure 7.10.1)

figure 7.10.1

Deux types de rapports peuvent être émis. L’émission d’un rapport peut être soit programmé automatiquement, soit fait manuellement. Il existe 2 types de rapports différents :

- Un récapitulatif de l’état social pour chaque conducteur.

- Un relevé mensuel d’activité pour tous les conducteurs.

La génération automatique des rapports s’effectue à l’aide d’une tâche planifiée disponible depuis le service planificateur. La génération à la demande s’effectue depuis VEHCOmanager. La tâche planifiée qui génère les rapports s’appelle ‘Export prépaie’. Elle créée les rapports pour le mois précédent,

pour tous les conducteurs. Les rapports sont exportés dans des fichiers au format PDF qui sont enregistrés dans un répertoire qui est défini dans la base de données. Il est recommandé d’exécuter cette tâche une fois par mois, en laissant quelques jours de délais pour que les frais et autres calculs du mois précédents soient validés.

Pour imprimer un rapport, cliquez sur « imprimer » dans la zone Export/Impression. Les rapports sont disponibles depuis le menu d’impression de la fenêtre des cumuls conducteurs, dans l’onglet Prépaie (figure

7.10.2)

Il faut ensuite sélectionner le mois, le rapport et les conducteurs que l’on veut. Le récapitulatif de l’état social n’est possible que pour un conducteur à la fois.

Quand on valide, le rapport est alors affiché, comme toute autre impression, pour visualisation puis peut être enregistré dans le répertoire que l’on veut, au format RTF ou PDF, avec le nom formaté comme demandé.

figure 7.10.2



8 – FRAIS

8.1 – type de frais

Pour ajouter ou modifier des types de frais, cliquez sur l’onglet « Frais », puis sur « Type de frais ». (figure 8.1.1)

figure 8.1.1

Plusieurs types de frais sont déjà définis (casse-croute, repas midi, repas soir…), pour ajouter un nouveau type de frais, cliquez sur le bouton « Ajouter ». (figure 8.1.2)

figure 8.1.2

Dans la partie « Type Frais », entrez la colonne d’impression (voir figure 8.1.4), cochez (ou non) le bouton « imposable » et entrez un commentaire décrivant le type de frais (figure 8.1.3) Si la case « imposable » est cochée, le frais ne sera pas validé lors du calcul automatique.

figure 8.1.3

Colonne d’impression

figure 8.1.4



8.2 – paramétrage des frais

Pour paramétrer les frais, cliquez sur l’onglet « Frais », puis sur « Paramétrage des frais » (figure 8.2.1)

figure 8.2.1

La fenêtre « paramétrage des frais » s’ouvre, il est possible d’ajouter ou de modifier des frais. (figure 8.2.2)

figure 8.2.2

Cliquez sur un frais afin de voir les détails du frais. Pour modifier ce frais, cliquez sur le bouton « Modifier ».

Paramétrage des temps : Plusieurs conditions sont nécessaires pour prendre en compte le frais. Chaque frais a des conditions spécifiques (figure 8.2.3) Par défaut les conditions sont définies ainsi :

- repas unique : l’amplitude dure X heures (4 heures) entre l’heure 1 et l’heure 2 (22h00 et 5h00)

- casse-croute : l’amplitude débute avant l’heure 1 (5h00) - repas midi : l’amplitude débute avant l’heure 1 ET/OU fini après l’heure 2 (11h45 et 14h15) - repas soir : l’amplitude débute avant l’heure 1 ET/OU fini après l’heure 2 (18h45 et 21h15) - découché : l’amplitude finie après l’heure 1 (22h00) - déplacement : correspond à un petit forfait - grand déplacement : correspond à un grand forfait

Petit forfait : repas du midi ou repas du soir + découché Grand forfait : repas du midi et repas du soir + découché Les montants pour les déplacements en France ou à l’étranger sont modifiable

figure 8.2.3

Paramétrage de la position:



Ce paramétrage permet de définir la distance entre le conducteur et son lieu d’affectation.

Les frais seront calculés au-delà de cette distance. (figure 8.2.4) Les distances sont indiquées en kilomètres par rapport à la localité de rattachement du conducteur et/ou à

l’agence du conducteur et/ou à toutes les agences de la société du conducteur. Il sera donc important de renseigner la localité de frais du conducteur lors de la création de celui-ci. (Voir § 5.1 – création/modification des conducteurs)

Lorsque le frais est modifié, cliquez sur le bouton « Validez la modification » Pour supprimer un frais, sélectionnez le et cliquez sur « Supprimer ».

figure 8.2.4

Ajout d’un type de frais:

Pour ajouter un type de frais (Prime par exemple), cliquez sur « Ajouter » (figure 8.2.5)

figure 8.2.5

Entrez une description et sélectionnez le type de frais.

Renseignez le montant du frais national et international. L’option calculée permet de calculer automatiquement ou non ce nouveau type de frais. Dans le cas d’une prime, celui-ci ne sera pas calculé automatiquement mais ajouté

manuellement. Cliquez sur « Valider l’ajout » (figure 8.2.6)

figure 8.2.6



Le nouveau type de frais est ajouté et pourra, dans ce cas, être donné manuellement à condition que ce frais soit

dans la liste de frais affecté au conducteur. (figure 8.2.7)

figure 8.2.7

Date d’application des frais

Afin d’anticiper la revalorisation des frais, il est possible de définir les nouveaux montants et la date d’application de ces montants.

Par défaut, la date d’application est au

01/01/2000 avec les montants actuels des frais. Il est alors possible de revaloriser les frais à l’aide du bouton « revaloriser ». (figure 8.2.8)

figure 8.2.8

Un deuxième tableau apparaît sous le premier :

Renseignez la date d’application des nouveaux

tarifs et saisissez les montants (national et international) dans le tableau, puis appuyez sur le bouton « valider ». (figure 8.2.9) La date d’application s’ajoute dans la liste déroulante et sera sélectionnée automatiquement une fois la date d’application dépassée.

Les nouveaux montants s’appliqueront aux frais ajoutés à une date postérieure à la date d’application. Si la date d’application renseignée est dans le passé, les frais déjà ajoutés (sauf les frais

transférés) seront mis à jour avec les nouveaux tarifs.

figure 8.2.9



Cas général du paramétrage des frais REPAS UNIQUE :

Temps OU GPS Temps : amplitude dure 4h entre 22h et 5h Position GPS : 0 CASSE COUTE :

Temps OU GPS Temps : amplitude commence avant 5h GPS : 0 REPAS MIDI :

Temps OU GPS + repas lié au découché

Temps : l’amplitude commence avant 11h45 et finie après 14h15 GPS : 0 REPAS SOIR : Temps OU GPS + repas lié au découché

Temps : l’amplitude commence avant 18h45 et finie après 21h15 GPS : 0 DECOUCHE : Temps OU GPS

Temps : aucune GPS : 20km par rapport à l’agence et à la localité (à voir avec le client) / heure : heure de fin d’amplitude Ce mode de paramétrage correspondant à la plupart des sociétés de transports. Dans le cas d’attribution de frais spécifique à votre société, contactez le support VEHCO pour plus d’informations.

8.3 – liste de frais

Cliquez sur l’onglet « Frais », puis sur le bouton « Liste de frais » (figure 8.3.1)

figure 8.3.1

Cette fenêtre permet de créer ou modifier des listes de frais que l’on peut ensuite affecter à différents

conducteurs. (figure 8.3.2) Par exemple, si quelques conducteurs de la flotte ont besoin de frais spécifiques à leur métier, il faut créer une liste avec les frais spécifiques et attribuer ces

conducteurs à cette liste.

figure 8.3.2



Pour ajouter une liste de frais

Cliquez sur « Ajouter », entrez un nom à cette liste,

et sélectionnez les frais à utiliser dans l’encart « liste de tous les frais ». (figure 8.3.3)

figure 8.3.3

Pour modifier une liste de frais

Sélectionnez la liste et cliquez sur « modifier » Depuis l’encart « liste de tous les frais », ajoutez un

type de frais à la liste Ou depuis l’encart « Détail de la liste de frais », supprimez un type de frais de la liste. (figure 8.3.4) Cliquez sur « Valider »

figure 8.3.4

Dans le cas où les conducteurs sont déjà créés, vous pouvez affecter la liste aux conducteurs. Cliquez sur le bouton « Attribuer », la fenêtre « Choix

des conducteurs » s’ouvre, sélectionnez le ou les conducteurs et cliquez sur « Valider ». (figure 8.3.5)

Validez l’ajout ou la modification en cliquant sur le bouton « Valider l’ajout ». (figure 8.3.4)

figure 8.3.5



8.4 – attribution des frais via le module de frais

Cliquez sur l’onglet « Frais », puis sur le bouton « Attribution des frais ». (figure 8.4.1)

figure 8.4.1

Sélectionnez une période et un ou plusieurs conducteurs, puis cliquez sur le bouton « Calculer ». (figure 8.4.2)

figure 8.4.2

Une fenêtre de demande de confirmation s’ouvre, après vérification, cliquez sur le bouton « Oui ». (figure 8.4.3)

figure 8.4.3

Les frais calculés automatiquement ne sont réellement pris en compte qu’après une validation manuelle, pour cela, faites un clic droit sur le

frais de votre choix. (figure 8.4.4) La ligne validée est alors surlignée en vert.

figure 8.4.4

Pour ajouter un frais à un conducteur manuellement, cliquez sur le bouton « Ajouter », l’encart « Frais » est alors accessible, sélectionnez le conducteur, la date, l’heure, le type de frais et le montant, cliquez sur « Valider ». (figure 8.4.5)

figure 8.4.5



Pour imprimer les frais, cliquez sur le bouton « Imprimer » et sélectionnez le type d’impression. Cliquez sur « Valider » (figure 8.4.6)

figure 8.4.6

8.5 – attribution des frais via la chronologie

Cliquez sur l’onglet « Chronologie », puis sur le bouton « Chronologie ». (figure 8.5.1)

figure 8.5.1

Cliquez sur l’onglet « Frais », sélectionnez une période et un conducteur. (figure 8.5.2)

figure 8.5.2

La palette de bouton de calcul de frais se compose ainsi (figure 8.5.3):

figure 8.5.3

Frais en France ou à l’international.

Permet d’effacer, supprimer ou valider des frais attribués. (les frais supprimés ne seront pas recalculés)

Calcul automatique des frais sur la période sélectionnée.



Totaux des frais de routes (F.R.) et des autres frais (A.F.) de la semaine.

Le bouton « Total » permet de revenir sur la fenêtre « Attribution des frais » (voir §8.4) afin d’imprimer les frais calculés.

Sur le graphique de la chronologie, les frais sont repartis ainsi (figure 8.5.4) :

figure 8.5.4

Cliquez sur le bouton « loupe » afin de calculer automatiquement les frais sur la semaine sélectionnée. Les frais trouvés sont de couleur rouge avec le drapeau correspondant à la localité. (figure 8.5.5)

figure 8.5.5

Pour valider le frais, sélectionnez le bouton de validation (bouton vert) et cliquez sur tous les frais à valider. (figure 8.5.6). Le drapeau est de couleur verte lorsque celui-ci est validé. Pour effacer un frais calculé, utilisez la gomme

Pour supprimer un frais calculé, utiliser le bouton « croix rouge ». Ce frais ne sera plus calculé en cas de relance de calcul.

figure 8.5.6

Frais validé

Frais calculé, non validé Frais supprimé (ne sera plus recalculé)

Repas service de nuit

Casse-croute

Repas du midi

Repas du soir

Découché

Petit Forfait

Grand

Forfait

F.R.: Frais de Route A.F.: Autres Frais



8.6 – ajout de frais divers (autres frais) via la chronologie

Les ‘Autres Frais’ sont ajoutés soit manuellement, soit via le module de frais. (Création de frais de type « Autres » cf. 8.2 – paramétrage des frais) Pour ajouter manuellement un autre frais (hors casse-croute, repas, découché…), cliquez sur l’onglet « Frais ». Sur la chronologie, faites un clic droit ou vous voulez ajouter le frais, sélectionnez « ajouter un frais » puis le frais à ajouter. (figure 8.6.1)

figure 8.6.1

Si le montant du frais n’a pas été renseigné lors du paramétrage, entrez le montant. (figure 8.6.2)

figure 8.6.2

Le frais apparait sur la chronologie sous forme d’un triangle vert (valider automatiquement) et le montant est

affiché dans le total des frais de la journée. (figure 8.6.3)

F.R = Frais de Route A.F = Autres Frais

Figure 8.6.3

Pour vérifier et imprimer les frais, cliquez sur le bouton ‘Total’, ou revenez sur l’onglet « Frais », bouton « Attribution des frais ».



8.7 – transfert des frais

Cliquez sur l’onglet « Frais », puis sur le bouton « Transfert des frais ». (figure 8.7.1)

figure 8.7.1

Ce module permet de transférer les frais au format SEPA. Seuls les frais validés peuvent être transférés. Une fois transférés, les frais apparaissent alors sur la chronologie en couleur bleu. Attention : ces frais ne sont plus modifiables. Sélectionnez la période, le ou les

conducteurs et entrez le nom de votre fichier. Dans la partie « Paramètre des

frais transférés », sélectionnez le type de frais à transférer, puis cliquez sur « Transférer». Si les informations bancaires de la

société ont été saisies, il est possible de générer un fichier de virement. Pour cela, cocher la case « Générer les fichier de virement bancaire » (figure 8.7.2)

figure 8.7.2

Sélectionnez la période et les conducteurs, cliquez sur « Transférer ». Répondez au message

de confirmation (figure 8.7.3)

figure 8.7.3

Lorsque le frais est transféré, il

apparait en bleu sur la chronologie (figure 8.7.4)

figure 8.7.4



8.8 – consultation des virements

Cliquez sur l’onglet « Frais », puis sur le bouton « Consultation des virements ». (figure 8.8.1)

figure 8.8.1

Cochez la case « Générer le fichier de virement bancaire » dans les paramètres des frais transférés (figure 8.7.2) qui permet de générer un fichier au format bancaire. Un fichier est créé par agence. Seuls les utilisateurs ayant le profil d’administration peuvent générer ces fichiers pour les conducteurs de plusieurs agences. Les autres profils génèrent le fichier des conducteurs de leur agence. A la fin du transfert, une fenêtre apparaît résumant le montant des frais par conducteur, et indiquant les erreurs

rencontrées (l’utilisateur n’a pas les droits pour telle agence, tel(le) conducteur (agence) n’a pas de RIB,…).

Dans l’onglet Frais, le bouton « consultation des virements » (figure 8.8.2) permet de consulter les virements. Un utilisateur ayant le profil

d’administration peut voir les virements de toutes les agences, l’utilisateur standard peut voir ceux de son agence. La sélection d’un virement dans le tableau permet de voir le détail dans le second tableau. (figure 8.8.2)

figure 8.8.2



9 – GESTION SOCIALE VEHICULES

9.1 – consultation des cumuls véhicules

Cliquez sur l’onglet « G.S. Véhicule », puis sur le bouton « Consultation des Cumuls Véhicules ». (figure 9.1.1)

figure 9.1.1

Ce bouton donne tous les temps enregistrés par le chrono tachygraphe, en jour, en semaine, en mois ou en période d’heure à heure.

Sélectionnez la période, un véhicule ou une liste de véhicules. (figure

9.1.2)

figure 9.1.2

Ces données peuvent être exportées

vers un tableur ou être imprimées. (figure 9.1.3)

figure 9.1.3

« Impression cumuls journaliers » : cumuls jours avec une page par véhicule. « Impression cumuls journaliers avec sous totaux hebdomadaires» : idem en ajoutant un cumul par semaine « Impression cumuls journaliers avec les arrêts » : permet d’avoir les cumuls jours avec les arrêts par véhicule. Pour imprimer une liste de véhicules, il faut se positionner sur le premier onglet, sélectionner la liste puis imprimer.

« Impression cumuls semaine » : l’impression des cumuls semaine va reprendre le tableau de l’onglet correspondant.

« Impression cumuls mois » : l’impression des cumuls mois, le tableau des cumuls mois. Le choix des exports est le même que celui des impressions.



9.2 – consultation des consommations

Cliquez sur l’onglet « G.S. Véhicule », puis sur le bouton « Consultation des Consommations ». (figure 9.3.1)

figure 9.2.1

Permet de consulter ou modifier la consommation de carburant par véhicule et/ou par conducteur et les informations remontées sur les pleins de gasoil. Les pleins effectués par les conducteurs

et rentrés dans le menu « sous activités / gasoil » de l’ordinateur de bord apparaissent ici. (figure 9.2.2)

figure 9.2.2

Ajouter ou modifier des pleins :

Sélectionnez le véhicule, cliquez sur l’onglet « Consultation des pleins », puis faites un clic droit sur un élément. Sélectionnez « Ajouter un plein » (figure

9.2.3). Pour modifier un plein, sélectionnez au

préalable un plein à modifier.

figure 9.2.3

Entrez la date, vérifiez le véhicule, sélectionnez le conducteur, la localité en cliquant sur un élément de la chronologie, l’heure, le kilométrage, le nombre de litres, le kilométrage du véhicule. Préciser s’il s’agit d’un plein complet ou partiel, effectué dans une agence ou à une station externe. Puis cliquez sur le bouton « Ajouter » (figure 9.2.4). Un plein ne peut être ajouté manuellement pendant une période de conduite.

figure 9.2.4



Après vérification, cliquez sur « Oui » (figure 9.2.5)

figure 9.2.5

Consommation véhicule : Les tableaux des onglets « Conso liste véhicules », « Consommation véhicules/conducteurs » et « Conso véhicules » montrent par véhicule et par conducteur sur une période donnée les consommations effectives, en précisant la consommation moyenne et en donnant des couleurs suivant la référence donnée pour le fabricant du véhicule. Vert lorsque la consommation est inférieure à la référence, rouge lorsqu’elle est supérieure. (figures

9.2.6 et 9.2.7)

figure 9.2.6

figure 9.2.7



9.3 – consultation canbus

Cliquez sur l’onglet « G.S. Véhicule », puis sur le bouton « Consommations Canbus ». (figure 9.3.1)

figure 9.3.1

Sélectionnez une période et un conducteur ou un véhicule. (figure 9.3.2)

figure 9.3.2

Onglet « Synthèse » Permet de consulter les informations

relatives au conducteur ou au véhicule remontées par l’ordinateur de bord du véhicule (consommation, coup de freins…) sous forme de tableau et graphique. (figure 9.3.3)

figure 9.3.3

Onglet « Détail Consommation »

Permet de consulter les informations relatives aux consommations du véhicule effectuées par un conducteur (distance, libre/100…) sous forme de tableau et graphique (figure 9.3.4)

figure 9.3.4



Onglet « Détail Ralenti » Permet de consulter les temps de ralenti

(à 0 km/h) par chauffeur sur un véhicule sous forme de tableau et graphique. (figure 9.3.5)

figure 9.3.5

Onglet « Consommation Mensuelle »

Permet de consulter le nombre de litres consommés et la consommation en l/100 sur un mois sous forme de tableau et graphique. (figure 9.3.6)

figure 9.3.6

Onglet « Consommation Journalière » Permet de consulter le nombre de litres

consommés et la consommation en l/100 sur une journée sous forme de tableau et graphique. (figure 9.3.7)

figure 9.3.7



Onglet « Histogramme Régime

Moteur » Permet de consulter en pourcentage les

différents régimes moteurs en tr/mn. (figure 9.3.8)

figure 9.3.8

Toutes ces informations sont

imprimables (graphique et tableau) en cliquant sur le bouton « Imprimer » (figure 9.3.9) ou exportables vers un tableur en cliquant sur le bouton « Exporter ».

figure 9.3.9

9.4 – taux de remplissage

Cliquez sur l’onglet « G.S. Véhicule », puis sur le bouton « Taux de Remplissage ». (figure 9.4.1)

figure 9.4.1

Donne les informations sur les taux de remplissage renseignés par le conducteur dans les sous activités lors des chargements

ou déchargements. (figure 9.4.2)

figure 9.4.2



9.5 – historique accrochages / décrochages

Cliquez sur l’onglet « Gestion Sociale Véhicule », puis sur le bouton « Historique Accrochage ». (figure 9.5.1)

figure 9.5.1

Donne l’historique des accrochages et décrochages des remorques par camion. (figure 9.5.2)

figure 9.5.2

4 types d’état sont possibles :

Accrochage manuel : le chauffeur a accroché la remorque

Accrochage automatique : le boitier n’a détecté qu’une seule remorque pendant 5 minutes et l’a accroché automatiquement (option)

Décrochage manuel : le décrochage a été demandé par le chauffeur

Décrochage automatique : le boitier n’a plus détecté la remorque pendant 30 minutes et a

décroché automatiquement la remorque (option)



Kilomètres remorques

L’onglet appelé « Kms parcourus » permet de consulter les kms parcourus

par une remorque sur une période. (figure 9.5.3)

figure 9.5.3

En plus des kms parcourus, le tableau contient également la durée de l’ensemble des tractions et le ratio d’utilisation sur la période.

L’onglet « Détail traction » permet d’avoir le détail pour une remorque traction par traction (figure 9.5.4)

figure 9.5.4

On retrouve également le véhicule concerné par la traction, le lieu de décrochage et le chauffeur ayant effectué le décrochage.



9.6 – kilomètres renseignés

Cliquez sur l’onglet « Gestion Sociale Véhicule », puis sur le bouton « KMS Renseignés ». (figure 9.6.1)

figure 9.6.1

Permet de consulter le kilométrage des véhicules renseigné par le conducteur ou enregistré directement par les tachygraphes Kienzle 1324 et numériques. (figure 9.6.2) Dans le cas des véhicules n’ayant pas de tachygraphe (VL), l’étalonnage se fait par le support VEHCO qui règle les impulsions odométriques lorsque le véhicule roule à une vitesse de 80km/h.

Les différentes colonnes du tableau (figure 9.6.2) donnent les kilomètres enregistrés sur le boitier :

- Les « Km saisi » sur le boitier par le monteur lors de l'installation ainsi que les kilomètres semaine

saisis tous les lundis sur le boitier (pour les tachygraphes autre que 1324 ou numérique)

- Les « Km corrigé » par l'utilisateur des kilomètres saisis par le conducteur, pouvant être faux. - Les « Km Boitier » enregistrés dans le boitier avant la saisie hebdomadaire des conducteurs. Lors de la

conduite, le tachygraphe envoie des impulsions à l’ordinateur de bord. Celui-ci calcule le kilométrage parcourus. L’incrémentation de ce kilométrage boitier peut être erronée en fonction du nombre d’impulsions envoyées par le tachygraphe.

Et les kilomètres calculés par le logiciel :

- La différence boitier « Diff Boitier » est la différence entre le kilométrage saisi et le kilométrage boitier. - Le « Km Chronologie » correspond au kilométrage calculé dans la chronologie de VEHCOmanager en

fonction du kilométrage initial entré lors de la création du véhicule. A chaque événement de conduite,

lors de la remonté des informations, le kilomètre parcouru est calculé et incrémente la valeur kilométrique des véhicules.

- « Diff Chrono » correspond à la différence entre les kilomètres saisis et les kilomètres de la chronologie.

Afin d’avoir le kilométrage juste des véhicules, il est nécessaire de valider régulièrement les kilomètres renseignés.

figure 9.6.2



Lorsqu’un conducteur entre le

kilométrage, celui-ci peut effectuer une mauvaise manipulation et ainsi entrer une mauvaise valeur. Pour corriger un

kilomètre renseigné, faites un clic droit sur l’élément. (figure 9.6.3)

figure 9.6.3

Modifier la valeur dans la partie inférieure de la fenêtre (figure 9.6.4) et appuyer sur « Valider »

figure 9.6.4

Pour valider tous les kilomètre renseignés, vous pouvez définir un seuil de validation automatique, par

défaut ce seuil est de +/- 100 kilomètres. Cliquez sur « Sélection seuil OK ». Tous les kilomètres saisis étant à + ou – 100 km du kilométrage boitier sont sélectionnés. (figure 9.6.5)

figure 9.6.5

Faites un clic droit et sélectionnez « Valider » (figure

9.6.6)

figure 9.6.6

Précisez jusqu’où vous voulez modifier les chronologies, puis cliquez sur « Valider » (figure 9.6.7)

figure 9.6.7



Cas n°1 : « Jusqu’au prochain évènement validé » modifie le kilométrage du véhicule sur la chronologie jusqu'à

la prochaine saisie du conducteur.

Cas n°2 : « Jusqu’à la fin » modifie les kilomètres du véhicule sur la chronologie jusqu’au dernier évènement de

la chronologie. Dans cet exemple, les saisies n°2 et 3 ne seront pas prisent en compte.

Il est donc important de valider les kilomètres régulièrement, ainsi il est préférable dans ce cas

d’utiliser le paramétrage « jusqu'à la fin » (s’il n’y a pas de kilomètres renseignés après l’évènement

validé) Sur la fenêtre de confirmation et après vérification, cliquez sur « OK » (figure 9.6.8)

figure 9.6.8

Valider un kilométrage ajuste automatiquement les kilomètres renseignés dans la chronologie. Toutes ces informations sont imprimables (graphique et tableau) en cliquant sur le bouton « Imprimer » ou

exportable vers un tableur en cliquant sur le bouton « Exporter ».



9.7 – kilomètres compteur

Cliquez sur l’onglet « Gestion Sociale Véhicule », puis sur le bouton « KMS compteur ». (figure 9.7.1)

figure 9.7.1

Permet de consulter le kilométrage des véhicules à une date et heure donnée (fin de mois par exemple). Sélectionnez la date, l’heure, le ou les véhicules, puis cliquez sur « OK » (figure 9.7.2)

figure 9.7.2

9.8 – correspondance véhicule / conducteur

Cliquez sur l’onglet « Gestion Sociale Véhicule », puis sur le bouton « Correspondance Véhicule Conducteur ». (figure 9.8.1)

figure 9.8.1

Permet de connaitre rapidement quel conducteur est dans quel véhicule pour la période sélectionnée (figure 9.8.2)

figure 9.8.2



9.9 – vitesse instantanée

La vitesse instantanée est une option devant être paramétrée au préalable sur l’ordinateur de bord. La visualisation de la vitesse n’est effective que lorsque l’option est activée, il n’est donc pas possible d’avoir la vitesse avant l’activation. Pour visualiser la vitesse instantanée d’un véhicule, cliquez sur l’onglet « Chronologie ». (figure 9.9.1)

figure 9.9.1

Cliquez sur l’onglet « Vitesse », sélectionnez un véhicule et cliquez sur un jour à visualiser (figure 9.9.2)

figure 9.9.2



10 – MESSAGERIE

10.1 – gestion de la boite aux lettres

Les alarmes ou messages remontés par l’ordinateur de bord sont visibles sur la boite aux lettres de couleurs sur

la droite en bas de la fenêtre de VEHCOmanager. (figure 10.1.1)

figure 10.1.1

En cliquant sur un bouton, la boîte de réception s’ouvre, vous pouvez consulter les messages en cliquant sur l’élément désiré, le contenu s’affiche dans la partie inférieure. (figure 10.1.2)

figure 10.1.2

Pour les alarmes, le niveau de priorité (colonne I), de 1 à 3, est défini ainsi : Catégorie 1 (couleur jaune) : temps de Conduite, temps de travail, temps disponible, temps de service, temps

d'amplitude et conduite sans badge. Catégorie 2 (couleur rosé) : dépassement 4h30 conduite, temps sur site et excès de vitesse. Catégorie 3 (couleur rouge) : agression chauffeur, litige sur mission Lorsque le message est lu par un utilisateur, il sera affiché dans la case verte, comme lu par cet utilisateur. Pour un autre utilisateur, il restera comme non consulté.

Chaque utilisateur gère sa propre boîte de réception, en fonction du groupe de véhicule auquel il est affecté. Les éléments de la boite aux lettres peuvent être lu, archivé ou supprimé (figure 10.1.3)

figure 10.1.3

Un élément lu : l’enveloppe en icône sera ouverte et l’élément sera visible par défaut. Un élément archivé ne sera pas affiché par défaut dans la boite aux lettres.

Un élément supprimé n’est plus visible.

Sélectionnez le filtre approprié pour modifier l’affichage des messages.



10.2 – gestion des alarmes

Cliquez sur l’onglet « Messagerie », puis sur le bouton « Gestion des Alarmes ». (figure 10.2.1)

figure 10.2.1

La liste des alarmes reçues s’affiche suivant la période sélectionnée. (figure 10.2.2).

figure 10.2.2

Pour valider les alarmes, sélectionnez l’alarme puis effectuez un clic droit,

validez avec ou sans motif. (figure 10.2.3)

figure 10.2.3

Validation avec motif : Un motif prédéfini peut être sélectionné.

Pour créer un motif prédéfini, cliquez sur la loupe (figure 10.2.4)

figure 10.2.4



Cliquez sur « Ajouter » (figure 10.2.5)

figure 10.2.5

Renseignez le nom et le libellé du motif (figure 10.2.6)

figure 10.2.6

Sélectionnez le nouveau motif créé puis « valider » (figure 10.2.7)

figure 10.2.7

Le motif et l’utilisateur ayant validé sont affichés et seront intégrés sur l’impression ou l’export (figure 10.2.8)

figure 10.2.8



10.3 – gestion des routages d’alarmes

Une règle de routage va permettre de définir qui sera informé lors de la réception d’une alarme et comment ces personnes seront prévenues (mail, sms, …). Une règle de routage va s’appliquer sur une période et sur une plage horaire. Des groupes d’alarmes sont définis pour ne router que les alarmes qui concernent un même module. Une liste de ressources (véhicules, sondes, …) doit être définie pour chaque règle afin de router uniquement les alarmes remontées par ces ressources.

Routage des alarmes Cliquez sur l’onglet « Messagerie », puis sur le bouton « Règles de Routage ». (figure 10.3.1)

figure 10.3.1

La fenêtre liste toutes les règles en cours avec des filtres pour rechercher les règles qui concernent une ressource ou un destinataire en particulier. Lorsqu’on sélectionne une règle dans le tableau, le détail de la règle s’affiche dans le bas de la fenêtre : La période définie, les types des alarmes routées, les ressources concernées et les destinataires ainsi que leur mode de

routage. Les boutons sur la droite du tableau permettent de créer, modifier ou supprimer une règle. (figure 10.3.2)

figure 10.3.2

Ajout d’une règle

L’ajout d’une règle va se faire en 4 étapes : Etape 1 : La période Etape 2 : Le groupe d’alarmes

Etape 3 : Les ressources Etape 4 : Les destinataires

Cliquez sur « Ajouter »



Etape 1 : La période

La période définie deux dates entre lesquelles la règle va s’appliquer. Elle permet aussi de définir la plage horaire pour laquelle les alarmes vont être routées et les jours de la semaine concernés.

Les différentes flèches permettent de naviguer entre les différentes périodes déjà définies, le bouton « Plus » permet d’en créer une nouvelle. (figure 10.3.3)

figure 10.3.3

Etape 2 : Le groupe d’alarmes

Cette étape définie les différents types d’alarmes routés à leur réception. (figure 10.3.4)

figure 10.3.4

Le bouton à droite de la liste des groupes permet de créer de nouveaux groupes et de modifier leur contenu (figure 10.3.5)

Pour ajouter une nouvelle alarme dans le groupe, cliquez sur le bouton « plus » Pour enlever les alarmes sélectionnées. du groupe, cliquez sur le bouton « moins » Un groupe ne peut pas être supprimé s’il est utilisé

dans une règle de routage.

figure 10.3.5



Sélectionnez l’importance de l’alarme (correspond au

code couleur de la boite aux lettres) Renseignez la durée maximale auquel l’alarme doit

être prise en compte (cas d’une ressource ne communiquant pas le weekend) La valeur par défaut peut être de 240mn. (figure 10.3.6)

figure 10.3.6

Etape 3 : Les ressources

Cette étape définie les ressources pour lesquelles les alarmes vont être routées.

La colonne « Ressources liées » du tableau va

permettre de dire si l’on veut que les alarmes qui proviennent d’autres ressources qui sont affectées à la ressource soient également routées. Des groupes de ressources sont créés et utilisés pour d’autres règles, le bouton à droite de la liste déroulante permet d’accéder à l’écran de gestion de

ces groupes. (figure 10.3.7)

figure 10.3.7

Cet écran permet de créer, modifier, supprimer un groupe de ressources. (figure 10.3.8)

Les boutons « Plus » et « Moins » vont permettre d’ajouter, d’enlever des ressources du groupe.

Les différents types de ressources que l’on peut ajouter sont : Conducteur, Véhicule, Remorque, Sonde. Lorsqu’on ferme la fenêtre, le dernier groupe affiché est sélectionné dans l’écran de l’étape 3

figure 10.3.8

Etape 4 : Les destinataires

Défini vers qui sont routées les alarmes et pour chaque destinataire, la manière de le prévenir. Les boutons « Plus » et « Moins » permettent d’ajouter et d’enlever des destinataires pour la règle

(figure 10.3.9)

figure 10.3.9



A gauche, l’ensemble des destinataires possibles (soit

la liste complète, soit un groupe). A droite les destinataires de la règle avec, lorsqu’on

sélectionne un utilisateur, le mode de routage. Pour un groupe, le mode de routage va dépendre des utilisateurs du groupe. Le choix du mode se fera entre tous les modes communs à ses utilisateurs. (figure 10.3.10)

La création des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs se fait à partir de l’étape 4, à l’aide du bouton se trouvant sur la droite des boutons « Plus » et « Moins »

figure 10.3.10

A gauche, les différents groupes de routage et leur contenu. A droite, l’ensemble des utilisateurs. Lorsqu’on clique sur le bouton « ajouter » ou

« modifier »se trouvant à côté de la liste des groupes, une zone de saisie apparait à la place de la liste pour entrer le nom du groupe, la liste des utilisateurs n’affiche uniquement les utilisateurs ne se trouvant pas déjà dans le groupe. Les boutons au-dessus de la liste des utilisateurs

permettent de créer, modifier un utilisateur (figure 10.3.11)

figure 10.3.11

En fonction du type, on va pouvoir associer une ressource déjà présente dans la base. (figure 10.3.12) Les différents types sont :

- Tiers - Planning - Utilisateur Elocom - Conducteur - Véhicule - Utilisateur routage

figure 10.3.12



10.4 – gestion des messages

Cliquez sur l’onglet « Messagerie », puis sur le bouton « Consultation des Messages ». (figure 10.4.1)

figure 10.4.1

La liste des messages envoyés à partir de VEHCOmanager (ou VEHCOmap) s’affiche suivant la période sélectionnée. En cliquant sur un message, celui-ci apparait dans la fenêtre « contenu du message ». (figure 10.4.2)

figure 10.4.2

Un message envoyé au conducteur peut être retransmis (figure 10.4.3)

figure 10.4.3

Pour répondre à un message reçu par un conducteur, faites un clic droit, puis sélectionnez « Répondre » (figure 10.4.4)

figure 10.4.4

Les messages peuvent être exportés vers un tableur ou être imprimés.



10.5 – envoi de messages

Cliquez sur l’onglet « Messagerie », puis sur le bouton « Envoi de Messages ». (figure 10.5.1)

figure 10.5.1

Sélectionnez un (ou plusieurs) véhicule en cliquant sur le bouton « Ajouter ». Dans le cadre blanc entrez votre message, choisissez le format et cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le bouton « Sauvegarder » permet d’enregistrer le

message, pouvant ainsi être réutilisé ultérieurement.

(figure 10.5.2)

figure 10.5.2

Pour créer des messages pré-saisis, dans la partie « Le message », cliquez sur l’icône ‘loupe’. (figure 10.5.3)

figure 10.5.3

Cliquez sur le bouton « Ajouter » (figure 10.5.4)

figure 10.5.4



Entrez un nom au message et saisissez le contenu puis cliquez sur « Ajouter ». (figure 10.5.5)

figure 10.5.5

Sélectionnez le message pré-saisis créé dans la liste

déroulante et cliquez sur le bouton « Insérer ». Choisissez le type de format et cliquez sur « Envoyer ». (figure 10.5.6)

figure 10.5.6

10.6 – répondre à un message

Pour répondre à un message envoyé par un conducteur (option), sélectionnez le message, faites un clic droit et sélectionnez « Répondre » (figure 10.6.1)

figure 10.6.1



Ecrivez votre réponse et cliquez sur « Envoyer. (figure 10.6.2)

figure 10.6.2

Le message est envoyé en GPRS. (figure 10.6.3)

figure 10.6.3

10.7 – consultation des missions

Cliquez sur l’onglet « Messagerie », puis sur le bouton « Consultation des Missions ». (figure 10.7.1)

figure 10.7.1

Sur la fenêtre « Consultation des missions », consultez les missions envoyées aux conducteurs via votre logiciel planning en sélectionnant une période, une liste de conducteur ou un conducteur. Vous pouvez également visualiser les missions envoyées aux véhicules. (figure 10.7.2)

figure 10.7.2

Sélectionnez le voyage à consulter, vous avez alors les ordres de missions dans la partie « Etapes » et

les questions posées au conducteur, avec les réponses lorsque l’ordre est terminé. (figure 10.7.3)

figure 10.7.3



10.8 – historique des SMS et appels data

Historique SMS

Cliquez sur l’onglet « Communication », puis sur le bouton « Historique des SMS » (figure 10.8.1)

figure 10.8.1

Pour visualisez les SMS en cours d’envois, émis, en

échecs ou reçus, sélectionnez une période et cliquez sur l’onglet désiré. (figure 10.8.2)

Les SMS sont utilisés pour l’envoi de la première configuration d’un véhicule. (§ 5.6 – Paramétrage des Véhicules) L’historique peut être imprimé en cliquant sur le bouton « Imprimer ».

Pour supprimer les SMS de la base de données, sélectionnez une période, les SMS et cliquez sur le bouton « Purger ».

figure 10.8.2

Historique appels data

Cliquez sur l’onglet « Communication », puis sur le bouton « Historique des Appels Data ». (figure 10.8.3)

figure 10.8.3

La liste des appels data s’affiche suivant la

période sélectionnée. (figure 10.8.4) L’historique peut être imprimé en cliquant sur le bouton « Imprimer ».

figure 10.8.4



11 – MESSAGES PREDEFINIS ET MESSAGES LIBRES

Les messages prédéfinis sont les messages intégrés dans les ordinateurs de bord. Le conducteur a également la possibilité de rédiger des messages (dit « messages libres ») qui seront envoyés à une liste de destinataires prédéfinis.

11.1 – paramétrage des messages prédéfinis et création des listes

Pour configurer des messages prédéfinis et des listes de messages, cliquez sur l’onglet « Paramétrage », puis sur le bouton « Paramétrage des messages prédéfinis » (figure 11.1.1)

figure 11.1.1

La fenêtre de paramétrage se compose de 3

onglets : (figure 11.1.2)

- Messages : création des messages et des listes de message

- Destinataire : création des destinateurs et des listes de destinataire

- Configuration des véhicules : envoi d’une liste de message et de destinataire à un ou plusieurs véhicules

figure 11.1.2

Création d’une liste de messages Pour créer une nouvelle liste de message, cliquez sur

le bouton « Ajouter » de la partie « Messages de la liste » (figure 11.1.3)

figure 11.1.3

Saisissez un libellé et cliquez sur « Valider » (figure 11.1.4) Pour modifier le libellé, sélectionnez la liste et cliquez

sur « Modifier »

figure 11.1.4



Création d’un nouveau message prédéfini

Pour créer un nouveau message, cliquez sur le bouton « Ajouter » de la partie « Messages

disponibles » (figure 11.1.5)

figure 11.1.5

Saisissez le corps du message et cliquez sur « OK » (figure 11.1.6)

Pour modifier le message, sélectionnez le et cliquez sur « Modifier »

figure 11.1.6

Affectation des messages à une liste de message Pour affecter les messages à la liste de message, sélectionnez votre liste et cliquez sur « Modifier » (figure 11.1.7)

figure 11.1.7

Dans la partie « Messages Disponibles », sélectionnez les messages à affecter à la liste et cliquez sur la flèche. (figure 11.1.8)

figure 11.1.8

Le message est alors dans la liste. (figure 11.1.9)

figure 11.1.9

: Affecte le message

: Affecte tous les messages

: Désaffecte le message

: Désaffecte tous les messages

: Permet de choisir l’ordre des messages dans la liste

Une liste de message peut contenir au maximum 49 messages.



11.2 – paramétrage des destinataires et définition de listes

Création d’une liste de destinataire Pour créer une liste de destinataires, cliquez sur l’onglet « destinataire ». (figure 11.2.1)

figure 11.2.1

Cliquez sur « Ajouter » dans la partie « Destinataires de la liste » et entrez un libellé à votre liste. (figure 11.2.2)

figure 11.2.2

Cliquez sur « Valider », la liste est créée (figure 11.2.3)

figure 11.2.3



Création d’un nouveau destinataire

Pour créer un nouveau destinataire, cliquez sur « Ajouter » dans la partie « Destinataires disponibles ». (figure 11.2.4)

figure 11.2.4

figure 11.2.5

Dans la fenêtre « Ajout d’un destinataire », entrez le nom, le prénom, l’email, l’utilisateur VEHCOmanager et le matricule planning. (figure 11.2.5) Lorsque le conducteur enverra un message prédéfini

au destinataire, celui-ci pourra être averti par email (si renseigné), par l’interface planning (si le matricule est renseigné) ou/et être informé dans

VEHCOmanager via la boîte aux lettres. Cliquez sur « Valider ».

Affectation des destinataires à une liste de destinataires Sélectionnez une liste de destinataires puis cliquez sur « Modifier » (figure 11.2.6)

figure 11.2.6

Dans la partie « Destinataires disponibles », sélectionnez le destinataire à affecter à la liste et cliquez sur la flèche. (figure 11.2.7). Cliquez sur « Valider »

Le destinataire est alors dans la liste. (figure 11.2.8)

figure 11.2.7

figure 11.2.8

Une liste de destinataires peut contenir au maximum 49 destinataires.



11.3 – configuration des messages prédéfinis et libres dans les véhicules

Affecter une liste de messages et une liste de destinataires

Pour affecter une liste de messages et une liste de destinataires à un véhicule, cliquez sur l’onglet « Configuration des véhicules ». (figure 11.3.1)

figure 11.3.1

Sélectionnez le véhicule et cliquez sur « Modifier » (figure 11.3.2)

figure 11.3.2



Sélectionnez la liste de message, la liste de destinataires et le véhicule désigné, puis cliquez sur « valider ».

(figure 11.3.3)

figure 11.3.3

Les listes sont affectées au véhicule. Il faut alors envoyer une configuration au véhicule pour que les listes

soient prises en compte sur le boitier du véhicule. Messages libres Par défaut, lors de l’envoi de message prédéfinis, l’option de messagerie libre est automatiquement envoyée au véhicule. Il n’y a pas de configuration spéciale pour donner la possibilité aux conducteurs de créer des messages libres. Les messages libres sont limités à 160 caractères.

Envoyer la configuration Sélectionnez un ou plusieurs véhicules et cliquez sur le bouton « Envoyer ». (figure 11.3.4)

figure 11.3.4

Les listes sont envoyées en GPRS (via internet).

Les lignes sont surlignées en vert lorsque la configuration a été envoyée au véhicule.



12 – TELEPHONIE

Le téléphone installé dans le véhicule (en option) en main libre ou en combiné permet au conducteur de contacter une liste définie de contacts. Si aucune liste n’est définie, l’accès au téléphone est libre. Le nombre de contacts est limité à 63. Pour configurer la restriction d’appel, cliquez sur l’onglet « Paramétrage », puis sur le bouton « Restriction des

appels » (figure 12)

figure 12

12.1 – paramétrage de la restriction

Dans l’onglet « Restriction », cliquez sur « Ajouter » de la zone ‘restrictions disponibles’ afin d’ajouter un contact. (figure 12.1.1)

figure 12.1.1

Entrez le nom du contact le numéro de téléphone associé au contact au format +33 (figure 12.1.2), puis cliquez sur « Valider ».

figure 12.1.2

Ajoutez tous les contacts utiles au conducteur (figure 12.1.3)

figure 12.1.3



Dans la zone ‘restriction de la liste’, ajoutez une nouvelle liste de restriction (figure 12.1.4)

figure 12.1.4

Ajoutez les contacts associés à cette liste (figure 12.1.5) puis cliquez sur « Valider ».

figure 12.1.5

: Affecte le contact

: Affecte tous les contacts

: Désaffecte le contact

: Désaffecte tous les contacts

: Permet de choisir l’ordre des contacts dans la liste

12.2 – configuration de la téléphonie dans les véhicules

figure 12.2.1

Pour affecter une liste aux véhicules, cliquez sur l’onglet « Configuration

des véhicules ». (figure 12.2.1) Sélectionnez les véhicules. (Les véhicules sélectionnés sont surlignés en bleu)



figure 12.2.2

Cliquez sur « Modifier » et sélectionnez

la liste à utiliser (figure 12.2.2).

Choisissez le type de restriction à affecté aux véhicules et cliquez sur « Valider » (figure 12.2.3)

figure 12.2.3

Type de restriction :

- avec restriction : seule la liste des numéros utilisés est envoyée aux véhicules: - sans restriction : la liste peut être ajoutée à la numérotation libre. Le véhicule peut également avoir

que la numérotation libre (aucune liste de restriction n’est appliquée)

Cliquez sur « Envoyer » (figure 12.2.4)

figure 12.2.4

Les listes sont alors envoyées en GPRS aux véhicules (figure 12.2.5)

figure 12.2.5

Pour modifier une liste ou un contact, sélectionnez l’élément et cliquez sur « Modifier » Toute modification de listes ou de contacts doit être suivie d’un envoi en GPRS. Pour supprimer une liste ou un contact, sélectionnez l’élément et cliquez sur « Supprimer »



13 – EQUIPEMENTS EXTERIEURS

13.1 – gestion des équipements

Cliquez sur l’onglet « Equipement » puis sur le bouton « Gestion des Equipements ». (figure 13.1.1)

figure 13.1.1

Cliquez sur « Ajouter » ou « Modifier » (suivant le cas)

et entrez le détail de l’équipement. (figure 13.1.2)

figure 13.1.2

Pour ajouter un équipement, cliquez sur « Ajouter ». Entrez le n° de l’équipement, un libellé et la consommation de référence, puis cliquez sur « validez la modif ». (figure 13.1.3)

Cliquez sur « Fermer »

figure 13.1.3

13.2 – affectation des équipements

Cliquez sur l’onglet « Equipement » puis sur le bouton « Affectation des Equipements ». (figure 13.2.1)

figure 13.2.1

Pour affecter un équipement à un véhicule, cliquez sur

« Ajouter ». (figure 13.2.2)

figure 13.2.2



Dans les menus déroulants, sélectionnez l’équipement, le véhicule et entrez les données compteur, ainsi que la position de l’équipement.

Validez par le bouton « Valider l’ajout ». (figure 13.2.3)

figure 13.2.3

13.3 – consommation des équipements

Cliquez sur l’onglet « Equipement » puis sur le bouton « Consommation des Equipements ». (figure 13.3.1)

figure 13.3.1

Choisissez une période, un véhicule ou une liste de véhicules. Les données s’affichent. Vous pouvez les exporter vers un tableur ou les imprimer. (figure 13.3.2)

figure 13.3.2

13.3 – affectation des balises

Cliquez sur l’onglet « Equipement » puis sur le bouton « Affectation des balises ». (figure 13.4.1)

figure 13.4.1

La fenêtre affiche la liste des balises, la ressource associée et la date de début de l’affectation. Un filtre permet de voir les balises selon le type de ressource à laquelle elles sont affectées. Lorsqu’on sélectionne une balise dans le tableau, un deuxième tableau permet de voir l’historique des affectations de la balise. (figure 13.4.2) Le bouton « Affecter » permet d’associer la balise sélectionnée à une ressource.

Le bouton « Clôturer » permet de mettre fin à l’affectation de la balise à sa ressource sans avoir à affecter la balise à une autre ressource.



Lorsqu’on sélectionne une affectation dans l’historique de la balise, le bouton « Supprimer » est activé et

permet de supprimer l’affectation sélectionnée.

figure 13.4.2

Si c’est la première affectation d’une balise, on recherche la date de début de la chronologie de la balise et on propose d’affecter la balise à la ressource à partir de cette date. (figure 13.4.3)

figure 13.4.3

Cas n° 1 (figure 13.4.4) Si on affecte une balise à une ressource alors que la balise était déjà affectée à une autre

ressource, on va mettre fin à cette affectation puis en créer une nouvelle.

figure 13.4.4



Cas n° 2 (figure 13.4.5) Si on affecte une balise dans le passé, on va

vérifier que la balise n’a pas déjà été affectée depuis. Si c’est le cas on n’ajoute pas la nouvelle affectation et on informe l’utilisateur que la balise est déjà affectée sur cette période.

figure 13.4.5

Cas n° 3 (figure 13.4.6) Si la ressource pour laquelle on veut affecter

une balise est déjà affectée à une autre balise, on ne peut pas affecter la balise à cette ressource.

figure 13.4.6

13.5 – affectation des sondes

Cliquez sur l’onglet « Equipement » puis sur le bouton « Affectation des sondes ». (figure 13.5.1)

figure 13.5.1

On retrouve dans cette

fenêtre un tableau avec

l’ensemble des sondes et la

ressource à laquelle elle est

affectée. (figure 13.5.2)

Lorsqu’on sélectionne une

sonde, le deuxième tableau

affiche l’historique des

affectations de la sonde.

Le bouton « Détecter une

sonde » va permettre de

configurer une sonde se

trouvant à proximité du

récepteur.

figure 13.5.2

Détection du récepteur

Le récepteur est détecté automatiquement à l’ouverture de la fenêtre. Si aucun récepteur n’est

détecté, on ne peut pas détecter de sonde.



Détection de la sonde (figure 13.5.3)

La détection d’une sonde se fait de la même

manière qu’avant. La seule différence étant que

la ressource présente dans la sonde va être

sélectionnée par défaut dans l’affectation. (La

sélection de la ressource se faisant désormais

après la détection de la sonde).

figure 13.5.3

13.6 – affectation à une ressource

Une sonde peut être affectée soit à une remorque, soit à un véhicule. Il faut sélectionner le compartiment et la position de la sonde. (figure 13.6.3)

La liste des positions est différente suivant le type de ressource sélectionné. Une fois la ressource sélectionnée, on clique sur « affecter » et la sonde est affectée à la ressource. L’impression de montage apparait avec l’affectation choisie.

figure 13.6.3



14 – EQUIPEMENTS FRIGO

14.1 – attribution d’une sonde à une remorque

Dans la fenêtre des ressources, sélectionnez une remorque, et clic droit « modifier » (figure 14.1.1) Sur l’onglet « Sondes », appuyez sur le bouton « + » (figure 14.1.2)

figure 14.1.1

figure 14.1.2

Sur la fenêtre « Détection d’une sonde », l’ensemble des ports de votre ordinateur apparait. Attention, les ports USB sont détectés comme ports COM. Sélectionnez le port utilisé, ou effectuez une détection automatique Cliquez sur « Détecter une sonde » (figure 14.1.3)

figure 14.1.3

Suivant le nombre de port, le temps de détection du récepteur peut prendre plusieurs minutes. (figure 14.1.4)

figure 14.1.4



Au message « Attente du réveil de la

sonde », passez un aimant sous la sonde. (figure 14.1.5)

figure 14.1.5

Au message « Identification de la sonde », passez l’aimant sous la sonde. (figure 14.1.5)

La sonde est détectée, cliquez sur « OK » (figure 14.1.6)

figure 14.1.6



Ce message apparait dans le cas d’une sonde ayant déjà appartenue à une remorque, et n’ayant pas été

désactivée, cliquez sur « OUI »

Au message « Paramétrage communication », passez l’aimant sous la sonde.

Au message « Paramétrage de la date et de l’heure », passez l’aimant sous la sonde.

Au message « Demande niveau batterie », passez l’aimant sous la sonde.

Au message « Paramétrage du réveil de la sonde », passez l’aimant sous la sonde.

Sélectionnez la position de la sonde dans la remorque (figure 14.1.7)

figure 14.1.7



Sélectionnez le compartiment de la remorque, suivant le schéma (figure 14.1.8), puis cliquez sur « Programmer

la sonde » (figure 14.1.9)

figure 14.1.9

figure 14.1.8

Au message « Enregistrement de la remorque », passez un aimant sous la sonde.

La sonde est correctement paramétrée, cliquez sur « OK » (figure 14.1.10)

figure 14.1.10

Cliquez sur « Modifier », puis sur « Fermer » (figure 14.1.11), un état de la sonde s’ouvre.

figure 14.1.11



14.2 – désactivation d’une sonde

Sélectionnez la remorque et la sonde à désactiver Appuyer sur la corbeille (figure 14.2.1)

figure 14.2.1

Sélectionnez le port du récepteur puis cliquer sur « Détecter le récepteur » (figure 14.2.2)

Cliquer sur « Envoyer » (figure 14.2.3)

figure 14.2.3

figure 14.2.3

La sonde n’est plus affectée à la remorque, cliquez sur « Modifier », puis sur « Fermer » (figure 14.2.3)

figure 14.2.4



14.3 – température frigo – paramétrage des seuils

Le paramétrage des seuils s’effectue depuis l’onglet « Equipement », bouton « Paramétrage des seuils » (figure 14.3.1)

figure 14.3.1

Création d’une surveillance Une surveillance est définie par un seuil haut et un seuil bas. Une surveillance permet d’être alerté quand la température remontée d’un camion dépasse ces seuils au-delà d’un delta de température et depuis une

certaine durée. 3 règles d’alertes sont définissables pour le seuil haut et le seuil bas. (figure 14.3.2)

figure 14.3.2

Création d’une liste de surveillance Une fois les surveillances paramétrées, elles peuvent être regroupées sous forme de liste et envoyées aux

véhicules pour que le conducteur choisisse la

surveillance à appliquer. On parle alors de consigne. (figure 14.3.3)

figure 14.3.3

Consigne exploitant L’exploitant peut lui aussi choisir la consigne à appliquer en définissant une période et une surveillance à partir du tableau de bord. (figure 14.3.4)

figure 14.3.4



Configuration véhicule

Sélectionner le véhicule et les seuils à envoyer puis cliquer sur le bouton « Envoyer GPRS ». (figure

14.3.5) Les seuils sont alors envoyés sur les véhicules

figure 14.3.5

14.4 – température frigo – préférences

Les sondes peuvent être affectées à une remorque ou à un véhicule, les températures d’un véhicule peuvent être celles de la sonde qui lui est associée ou celles de la remorque qui lui est rattachée. Dans la fenêtre des Préférences, une option permet de choisir comment récupérer les températures d’un véhicule (figure 14.4.1)

figure 14.4.1



14.5 – température frigo – consultation

Les températures de la sonde sont consultables dans l’onglet « Equipement », bouton « Température Frigo » (figure 14.5.1)

figure 14.5.1

Pour une liste de remorques, on va afficher les températures des sondes qui leurs sont affectées.

Pour une liste de véhicules, cela va dépendre de l’option choisit précédemment. Si on choisit d’afficher les températures des véhicules en fonction des remorques accrochées, on va récupérer les sondes qui sont affectées aux remorques qui ont été accrochées par un des véhicules de la liste.

Si on choisit d’afficher les températures des véhicules en fonction de ses sondes, il n’est alors plus question de

remorque (figure 14.5.2)

figure 14.5.2

Des cases à cocher permettent d’afficher ou non les sondes : la courbe et les températures dans le tableau sont invisibles si la case est décochée. Il est possible de zoomer sur le graphe à l’aide de la souris en formant un rectangle sur la zone que l’on veut zoomer en partant du coin haut gauche vers le coin bas droit et en gardant le bouton de la souris (droit ou

gauche) enfoncé. Pour revenir à la taille initiale, il suffit de former un rectangle avec le bouton de la souris (droit ou gauche) enfoncé et en partant du coin bas droit vers le coin haut gauche.



14.6 – température frigo – tableau de bord des sondes

Le tableau de bord est consultable depuis l’onglet « Equipement », bouton « Tableau de bord des sondes » (figure 14.6.1)

figure 14.6.1

Le tableau permet d’afficher les sondes à partir d’une liste de remorques ou de véhicules. Le tableau contient : l’état de la remorque, le véhicule concerné, la dernière température remontée par la sonde, la consigne au moment de cette température, un lien vers l’écran de consultation des températures et les alertes remontées. Sur l’onglet « Etat des sondes », le code

de couleurs permet de connaitre l’état de la sonde suivant la consigne affectée :

- Vert : la sonde est dans la consigne

- Rouge : la sonde est hors consigne

- Bleu : la sonde n’a pas de consigne

- Blanc : les températures sont obsolètes

(figure 14.6.2)

figure 14.6.2

L’onglet température reprend le même tableau et affiche la courbe des températures de la sonde sélectionnée sur les 6 dernières heures. Sur le

graphique, on peut choisir soit d’afficher les seuils du conducteur ou les seuils de l’exploitant (figure 14.6.3)

figure 14.6.3



L’onglet consigne permet de consulter le planning des consignes de la sonde

sélectionnée dans le tableau. On peut modifier rapidement la consigne appliqué à une sonde ou ajouter dans le futur des consignes. Les consignes futures peuvent être modifiées et supprimées. La consigne en cours peut être clôturé,

la sonde est alors sans surveillance. (figure 14.6.4)

figure 14.6.4

Pour ajouter une consigne, cliquez sur le bouton « ajouter »

Renseignez les dates de début et de fin de surveillance et le seuil de cette consigne. Confirmez par le bouton « Valider » (figure 14.6.5)

figure 14.6.5

Depuis l’onglet alerte, toutes les alertes de dépassement de consignes sont

affichées. (figure 14.6.6)

figure 14.6.6



14.7 – température frigo – tableau de bord des sondes - ELObox

Liste des ELObox Dans le tableau de bord des sondes, voir l’onglet « ELObox ». Correspond à la liste des ELObox.

(figure 14.7.1)

figure 14.7.1

La colonne « modifier » permet de modifier la

localisation de l’ELObox. (figure 14.7.2)

figure 14.7.2

Collecteur de température Dans le tableau de bord des sondes et la consultation des températures, le collecteur de la température est affiché (figure 14.7.3)

figure 14.7.3



15 – INFORMATIONS ET MISES A JOUR

15.1 – lien avec VEHCOmap et VEHCOweb

Les informations entrées dans l’application VEHCOmanager sont stockées dans une base de données SQL. Ces

données sont également exploitées par le logiciel VEHCOmap et le portail VEHCOweb Tout ajout, suppression ou modification de profils, conducteurs, véhicules ou remorques effectués dans VEHCOmanager sont automatiquement répercuté dans VEHCOmap et VEHCOweb

15.2 – mise à jour de l’application pour clients non hébergés

VEHCOmanager se met automatiquement à jour. A chaque ouverture du logiciel, une vérification de mise à niveau s’effectue par Internet sur les plateformes VEHCO. Dans le cas où une mise à jour est disponible, une fenêtre de téléchargement s’ouvre (figure 15.2.1).

Laissez le téléchargement se poursuivre, une fois celui-ci terminé, s’ouvre l’invite d’identification. (cf. 1 –

Présentation)

figure 15.2.1

15.3 – support

Pour tous renseignements, questions ou compléments d’information, n’hésitez pas à nous contacter par mail, téléphone ou fax : Mail : [email protected] Téléphone : 02 98 05 70 65

Fax : 09 72 15 32 04 Pour vous aider, un technicien VEHCO peut vous demander de prendre le contrôle sur votre poste (ou sur votre serveur), dans ce cas, cliquez dans la barre de menu sur « Aide », et « Télémaintenance ». Le technicien vous guidera pour la prise de contrôle à distance. Vous retrouverez cette documentation sur l’aide en ligne. (figure 15.3.1)

figure 15.3.1

mailto:[email protected]



ANNEXE 1 : IMPORTATION DES FICHIERS AUTOPOLL

Description

Les fichiers Autopoll sont importés dans le tableau « Consultation des consommations ».

Les données importées sont traitées de la façon suivante : - un plein de plus de 1 litre est considéré comme complet - un plein effectué dans un rayon de moins de 15 km de l’agence est considéré en interne - un plein effectué dans un rayon de plus de 15 km de l’agence est considéré en externe

Ces paramètres sont modifiables.

Ajout / Modification des numéros des cartes ou TAG

La saisie ou la modification d’un numéro de carte se fait dans la fiche du véhicule.

Pour entrer un code externe, cliquez sur « Ajouter »

Sélectionner le type de carte

Saisir le code de

la carte

Cliquer sur ajouter ou modifier



Importer un fichier AUTOPOLL

Les fichiers Autopoll sont importés dans le tableau « Consultation des consommations ».

Sélectionner l’onglet « Consultation des plein »

Faire un clic droit sur le tableau. Sélectionner « Importer »

Sélectionner la

source des données

Cliquer sur parcourir et sélectionner le fichier à

importer.

Cliquer sur importer



Dans la fenêtre de consultation des pleins, avec le clic droit faire importer. Sélectionner la source puis le fichier

à importer (.txt ou .xls). Une fois le fichier parcouru, un tableau affiche les pleins déjà dans la base (en blanc) et les pleins du fichier (en

vert). L’utilisateur peut alors contrôler qu’il ne va pas importer un plein déjà renseigné par le chauffeur. Il peut alors choisir d’importer ou pas certains pleins (uniquement les nouveaux).

A la fin de l’import, un tableau indique les pleins qui ont été insérés et ceux qui ne l’ont pas été. Un fichier contenant les lignes qui n’ont pas été importées et créé dans le même répertoire que celui importé.



ANNEXE 2 : EXPORT VERS SOFTRACK

Paramétrage des véhicules

La gestion sociale peut être exportée, afin de créer un fichier « .rec » au format Softrack Chaque véhicule ou conducteur possède un code externe, lié au code Softrack. Pour renseigner ce code, modifiez la fiche :

Dans l’onglet « Codes Externes », cliquez sur « Ajouter » :

Entrez le code source correspondant au code d’import pour Softrack, cliquez sur « Ajouter »

Afin de faciliter la mise en œuvre de l’applicatif, il est préférable de renseigner le code externe de tous les éléments.



Norme « code externe » :

Renseignez le code source identique au code « elo »

Pour information, le format du code transféré sera alors : pour les véhicules : xCCCxxxxxx (10 caractères) pour les conducteurs : xCCCxxxx (8 caractères) « CCC » étant le code client Exemple : dans le cas du véhicule ci-dessus : 0CCC001160

La liste des codes véhicules et conducteurs sera transférée par VEHCO lors de la création. En cas d’ajout de véhicule, vous devrez donner à la société Softrack le code source appliqué. Cliquez sur « Modifier » pour valider le code affecté au véhicule

Le service « ELO_ExportSoftrack » exporte les données de la gestion sociale pour les véhicules et conducteurs sélectionnés automatiquement vers le site FTP de Softrack. Les données exportées sont nommées « NOM_CLIENT-ELaaaammjjhhmmss.rec »



Sélection des véhicules

La sélection des véhicules s’effectue depuis l’onglet « GS Véhicule », bouton « Consultation des codes externes »

Les véhicules dont le code externe a été renseigné s’affichent. Par défaut, les données sociales de tous les véhicules vont remonter vers Softrack Pour rendre inactif l’export vers Softrack, décochez la case « Actif » devant le véhicule



ANNEXE 3 : INTEGRATION PAR BADGEUSE VISIO

Fonctionnalités

Utilisé pour l’intégration en automatique des données transmises par la badgeuse (Visio) pour le personnel sédentaire qui pointe à chaque arrivée et départ du site. Cette fonctionnalité permet de n'avoir qu'une seule application pour gérer les temps de l'ensemble du personnel. Le principe est de créer une activité de travail pendant les temps de présence sur site.

Import/export gestion sociale

« badgeuse visio »

Il faut renseigner l’emplacement des fichiers

créés par la badgeuse puis les noms des fichiers à importer, par défaut un fichier .log se nommant

‘SCANDRIV.LOG’ et un fichier .his se nommant ‘SCANDRIV.HIS’. Les sédentaires doivent avoir rempli leur n° de gestion sociale. Seules les lignes comportant une date de début

et une date de fin sont traitées. Un travail est inséré entre ces deux dates. Une fois traités, les fichiers sont renommés pour ne pas être retraités. Une fenêtre récapitulative apparaît à la fin de l’opération.

Le chemin est sauvegardé en base à partir de la version 1.1.14. Avant cela, il faut le renseigner après chaque redémarrage de l’application.

Chronologie

Au niveau de la chronologie, si le conducteur est du type sédentaire, les informations concernant le véhicule ne sont pas affichées.

Documents

VEHCOmanager MANUEL D’UTILISATION - … · 6 – CHRONOLOGIE ... d‘indicateur de réception boite aux lettres (messages et alarmes), codifié par couleur. (figure 1.2) La partie