Version du 10 Octobre 2017 - cd94.ffgym.fr · Les gymnastes pourront ainsi être mis dans les meilleures conditions pour exprimer leur potentiel. Vous êtes candidat à l’organisation

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Version du 10 Octobre 2017

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CAHIER DES CHARGES

Il est conçu comme une aide destinée à faciliter la tâche des clubs organisateurs, dans le respect des

règles nécessaires au bon déroulement et au bon fonctionnement d’une compétition

départementale.

L’organisation de compétitions est indispensable pour nos gymnastes. Le matériel gymnique, bureautique et de sonorisation doit être de qualité suffisante pour répondre aux attentes. Le fonctionnement et la gestion informatique doivent être impeccables. Les gymnastes pourront ainsi être mis dans les meilleures conditions pour exprimer leur potentiel. Vous êtes candidat à l’organisation d’une compétition départementale, ce cahier des charges vous indiquera les conditions nécessaires et sera une aide à la préparation. La rigueur, l’organisation interne, une équipe motivée et suffisamment nombreuse seront les

clés de la réussite.

DEMANDE DE LICENCE ET VALIDATION

Dans l’intérêt commun du :

Club organisateur,

Comité Départemental du 94,

Comité Régional d’Ile de France Gymnastique,

Il est NECESSAIRE et INDISPENSABLE que

CHAQUE GYMNASTE SOIT LICENCIE (E) LORS DE SON ENGAGEMENT et que LA

LICENCE AIT ETE VALIDEE PAR LE CRIFGYM.

PROCEDURE DES ENGAGEMENTS PAR INTERNET

ET MUSIQUES

Tout engagement doit être validé via internet en respectant les dates limites.

LE PAIEMENT EST A ENVOYER AU COMITE AVANT LA DATE LIMITE

(Vivement souhaité par virement bancaire - Chèque à l’ordre de : C.D.V.M. F.F.G.)

NOUVEAUTE : Les musiques seront à télécharger sur DJ GYM aux dates limites indiquées dans

le plan d’action départemental








SOMMAIRE

Rôle du délégué administratif départemental p. 4

Indemnisation du club organisateur p. 5

Préconisations p. 6

Rôle des différents postes p. 8

Amendes p. 10

Restauration et buvette p. 11

Fiche de demande d’organisation de compétition et de prêt de matériel p. 12

Fiche de renseignement pour l’organisation de compétition p. 13

Fiche bilan de compétition p. 14

Fiche d’indemnité pour l’organisation de compétition p. 15








ROLE DU DELEGUE ADMINISTRATIF DEPARTEMENTAL

AVANT LA COMPETITION :

Il participe à la réunion d’organisation avec les techniciens départementaux et les représentants du club organisateur. Il vérifie que le club organisateur dispose du matériel informatique nécessaire, équipé : * Du logiciel de compétition dernière version, * De la base des licenciés à jour. Il doit être en possession des organigrammes et de la liste des forfaits. Ceux-ci lui auront été fournis par le Comité Départemental, à défaut par les Clubs concernés. Il s’assure de l’application du cahier des charges. Il est en possession : - des règlementations techniques, - du cahier des charges départemental. PENDANT LA COMPETITION :

Il représente officiellement la Présidente Départementale. Il est responsable du bon déroulement, veille au respect des règles, intervient en cas de litige. Il veille à la distribution judicieuse, en termes d’horaire, des collations aux juges et différents responsables. Il s’assure du bon retour au secrétariat, de toutes les feuilles de match, au fur et à mesure de l’avancement de la compétition. Il vérifie, lors de l’édition du palmarès et avant son annonce, l’absence d’éventuelles anomalies. Il organise avec le responsable local, le protocole de remise des récompenses. APRES LA COMPETITION :

Il vérifie que la sauvegarde de la compétition a bien été effectuée, via les fonctionnalités du logiciel (sauvegarde de la base) par les organisateurs sur clé USB. Il s’assure de l’envoi de cette sauvegarde par le club organisateur par mail au C.D.V.M. 94. Il établit un rapport succinct sur le déroulement général de la compétition, y compris sur la fiabilité du matériel de compétition et de la salle d’entraînement.








INDEMNISATION DU CLUB ORGANISATEUR

Elle est établie sur la base incompressible de 250€ pour les 4 premières heures, puis un taux de

30€/heure pour celle qui suivent avec application d’un coefficient de 1,5 en cas de double plateau.

L’indemnisation est maintenant basée sur les horaires indiqués sur l’organigramme à savoir l’heure de

début de réunion des juges et l’heure de fin de palmarès.

A cela sera ajouté 1 heure d’organisation correspondant à ½ h en amont du début de la compétition et

½ h en aval de la compétition.

Une feuille récapitulative se trouve à la fin du cahier des charges et doit être renvoyée la semaine

suivant la compétition au C.D.V.M. 94.

L’indemnité sera versée par virement au club organisateur après :

Restitution du matériel prêté par le C.D.V.M. 94, y compris l’ensemble des feuilles de match et

le reste éventuel de récompenses,

Envoi de la sauvegarde de la compétition au C.D.V.M. 94.

Si l’organisation de la compétition est partagée entre 2 ou plusieurs clubs, l’indemnité sera

également partagée sur décision du Comité directeur.








PRECONISATIONS

Pour la GAM et la GAF, lors de la réunion de la commission technique correspondante, les plannings de

compétition sont élaborés par les membres de la C.T. en collaboration avec l’organisateur.

Si un double plateau est nécessaire, il est recommandé de doubler les agrès (sauf sol).

Pour la GR une hauteur de plafond minimale de 8 m est demandée, afin d’éviter toute contestation lors des

lancers d’engins.

Le club organisateur doit s’informer des quotas et lieux des compétitions régionales afin de

transmettre les informations le jour du championnat départemental.

BESOINS EN PERSONNEL : * Accueil,

* Secrétariat informatique,

* Responsable micro,

* Responsable sono,

* Estafettes,

* Responsable local,

* Responsable matériel.

BESOINS EN MATERIEL : Prévoir : * Musiques de rotation,

* Sono et micro,

* Cloche-sonnette (temps poutre-sol),

* Chronomètres,

* 1 ou 2 ordinateurs,

* 1 ou 2 imprimantes,

* trousse de secours et glace.

Pour la G.R., dans la mesure du possible, se procurer une table de contrôle des engins.

Le CDVM 94 dispose de : * 2 imprimantes,

* 3 ordinateurs portables,

* 3 vidéoprojecteurs,

* 1 sonorisation.

Il est conseillé de doubler l’ordinateur et l’imprimante en cas de double jury.

La saisie des notes se fait avec le logiciel fédéral.

Le club organisateur devra contacter le C.D.V.M. 94 au moins 2 semaines avant la compétition pour avoir le

temps de tout préparer. Il est impératif de toujours utiliser la dernière version.

Le personnel du C.D.V.M. 94 organisera auprès de 2 personnes en charge de l’informatique,

une formation OBLIGATOIRE sur le logiciel de compétition au siège du Comité à Créteil au

max 10 jours avant la compétition et 1-2 personnes sur l’outil DJ GYM (outil informatique

pour la gestion des musiques le jour de la compétition).

La demande de prêt de matériel doit être faite à l’avance, lors de la demande d’organisation

de la compétition.








Il est indispensable que les personnes saisissant la compétition en amont et les notes sur

place, sachent parfaitement utiliser le logiciel FFGCOMP. (au moins 2)

Les mises à jour du logiciel compétition étant régulières, tout club organisateur s’engage à

maîtriser le fonctionnement du logiciel, jusqu’au transfert correct de la sauvegarde des

résultats au C.D.V.M. 94.

PENSER A :

* Fournitures de bureau :

Trombones, agrafeuses, stylos, ramettes de papier, cartouches d’encre, papier carbone...

* Vérifier qu’il y a des prises de courant à proximité pour brancher le matériel informatique.

* Rallonges et prises multiples.

* Feuilles de carbone (1 par table de juge, si possible).

SI CELA EST POSSIBLE :

Badger les personnes de l’organisation : cela permet aux clubs participants de se renseigner auprès des

personnes compétentes.

BESOINS EN EQUIPEMENTS :

Tables pour : * Le matériel informatique,

* les juges

Chaises pour : * les personnes chargées de la saisie des notes,

* les juges.

1 ou 2 ordinateurs avec 1 ou 2 imprimantes.

Une ou deux salles pour les réunions de juges (en cas de double jury avec des catégories

différentes) équipée de tables et chaises pour recevoir la totalité du jury soit au minimum (attention lors

d’un double jury) :

* 16 juges au max pour la G.A.F.,

* 18 juges pour la G.A.M.,

* 24 juges pour la G.R.

IL SERAIT JUDICIEUX :

* D’ENVOYER OU DE METTRE SUR LE SITE :

1 plan de ville sur lequel est signalé l’emplacement du gymnase, à prévoir en même temps que l’envoi des

organigrammes, ainsi que les éventuels parkings à utiliser.

* DE VERIFIER :

Que les équipements sont aux normes, assurés et que le club a contracté une assurance en responsabilité

civile pour les manifestations ouvertes au public (voir dossier assurance complémentaire envoyé aux clubs

par la F.F.Gym) ou autre assurance « Responsabilité Civile ».








ROLE DES DIFFERENTS POSTES

ACCUEIL :

Le placer si possible à l’entrée du gymnase. Les personnes doivent :

* Vérifier que les clubs ont le bon planning et en prévoir quelques exemplaires,

* Placer les feuilles de match contenant les compositions d’équipes sur chaque table de juge ou lors de

l’échauffement : elles sont préparées par le CDVM 94 (couleur correspondant à la couleur du jury, pour

plus de lisibilité),

* Contrôler OBLIGATOIREMENT les licences des gymnastes, juges et entraîneurs

* Donner aux clubs participants toutes les indications nécessaires (emplacement des vestiaires, salle

d’échauffement…)

* Informer le délégué administratif de tout problème rencontré.

SECRETARIAT INFORMATIQUE :

Poste ESSENTIEL au bon déroulement de la compétition.

* Il est chargé de la saisie informatique des notes attribuées à chaque gymnaste par les juges.

Il est impératif que les entraîneurs informent le secrétariat des modifications de compositions

d’équipes AVANT la saisie des notes.

* A la fin de chaque tour, chaque entraîneur doit venir vérifier les notes de ses gymnastes : cela évite ainsi

toute contestation au moment de la proclamation des palmarès.

Aucune réclamation ne sera acceptée si l’entraîneur ne s’est pas présenté à cette vérification.

Il est impossible de modifier le palmarès plus d’une heure après les résultats, pour quelque

motif que ce soit.

* A la fin de la compétition, il imprime le palmarès et le remet au responsable micro pour l’annonce des

résultats au public.

* Il affiche les résultats en un lieu accessible au public et aux clubs, qui peuvent en prendre connaissance.

* Les palmarès complets seront disponibles sur le site du Comité Départemental.

Il est de la RESPONSABILITE du club organisateur de transmettre par mail, au plus tard le

lundi matin suivant la compétition, la sauvegarde de cette dernière au C.D.V.M. 94

LE RESPONSABLE PLATEAU ET/OU LE RESPONSABLE DU PROTOCOLE S’IL EST DESIGNE :

* Il se met en rapport avec le ou la responsable des juges sur l’emplacement des juges en cas de double

plateau.

* Il donne par écrit au responsable micro les noms et titres des personnes qui remettront les récompenses.

Ces dernières sont fournies par le Comité Départemental.

* Il est chargé de rassembler tous les gymnastes compétiteurs pour les faire entrer sur le plateau

d’évolution au moment de la proclamation des palmarès.

* Il vérifie que les gymnastes soient en tenue de compétition ou en survêtement du club et non en tenue

de ville, pour se présenter sur le praticable. La tenue doit être identique pour les gymnastes d’une même

équipe.








* Vérifier la tenue vestimentaire des juges et des entraîneurs qui doit être conforme à la réglementation

fédérale (CF : Brochure Générale).

* Régler les éventuels problèmes divers.

* A la fin de la compétition, le responsable est chargé de disposer les récompenses et de désigner l’ordre

dans lequel les personnalités les remettront.

LES RESPONSABLES DU MATERIEL :

Prévoir du personnel pour remplacer un matériel défectueux, ou venir en aide aux entraîneurs (montées de

barres, problème…). Penser à mettre à disposition de la magnésie pour les gymnastes.

LE RESPONSABLE MICRO :

C’est de lui que dépend le bon déroulement de la compétition. Lorsque les gymnastes sont sur l’aire de

compétition, il annonce :

* Le début des tours,

* Les temps d’échauffement,

* Les changements d’agrès (rotations),

* La fin des tours,

* L’entrée des gymnastes sur le plateau,

* La proclamation du palmarès,

* Les personnalités et invités présents dans la salle (aussi lors de la remise des récompenses).

LE RESPONSABLE SONO :

Bras droit indispensable du responsable micro, il synchronise les musiques des rotations en accord avec lui.

Il rassemble, met dans l’ordre et passe les musiques de sol pour la G.A.F. et la G.R.

Il peut aussi mettre des musiques d’ambiance pour les compétitions masculines ou quand il n’y a pas de

gymnaste au sol.

LES ESTAFETTES : (Attention à leur tenue)

Elles sont généralement choisies parmi les gymnastes du club.

Bien qu’une seule estafette par agrès soit nécessaire, il faut en prévoir un nombre plus important par jour,

de manière à ce que chaque estafette n’assure au maximum que 2 tours consécutifs.

Rôles : - Apporter les feuilles d’atelier remplies au secrétariat de la compétition,

- Guider les gymnastes pour l’entrée sur le plateau d’évolution.

LE CORPS DE JUGES :

* Il précise l’agrès et le niveau demandé à chaque juge de club sur l’organigramme.

* Le ou la responsable départemental(e) des juges ou son représentant à la compétition vérifie le niveau

des juges et le fait qu’ils soient licenciés.

Tout club ne présentant pas le bon niveau de juge sera soumis à une amende de 150€ pour

absence de juge, de même si le juge est en retard.

* Il ou elle est responsable du jury durant toute la compétition. Il ou elle est le/la seul (e) à pouvoir

intervenir auprès des juges.

* Il ou elle veille à l’intégrité et au bon déroulement de la notation.

* Il ou elle convoque le jury 1 heure avant le début de la compétition et assure la réunion de juges.








* Les juges doivent disposer de chaises et tables face à l’agrès, que le/la responsable des juges est

habilitée à modifier si besoin.

LE DELEGUE ADMINISTRATIF DEPARTEMENTAL :

Il est désigné par le Comité Directeur Départemental. Il représente officiellement la Présidente

départementale dans chaque compétition.

Rôles :

* Il est responsable du bon déroulement de la compétition. Il veille au respect des règles et intervient en

cas de litige.

* Il renseigne le responsable micro pour le déroulement de la compétition.

* Il désigne au responsable du protocole les personnes qui remettront les récompenses.

* Il établit un rapport à l’aide de la fiche-bilan au CDVM 94 dans les meilleurs délais.

Ces missions peuvent être remplies par le Responsable Plateau ou le Responsable du Club

organisateur si nécessaire.

AMENDES

ABSENCE DU JUGE DE CLUB :

Amende de 150€ qu’il faudra régler au CDVM par virement bancaire la semaine qui suit la compétition.

(comme cela est indiqué dans le plan d’action diffusé en début de saison)

ABSENCE DE CERTIFICAT MEDICAL EN CAS DE FORFAIT :

Individuels : 20 € d’amende payable au début de la compétition,

Equipes : 80 € d’amende payable au début de la compétition, sous peine de disqualification du club, si le

forfait n’est pas déclaré dans les délais (10 jours avant la compétition).








RESTAURATION ET BUVETTE

BUVETTE :

* Le club organisateur a le loisir de mettre en place une buvette, à la disposition des compétiteurs et des

spectateurs (sous réserve des autorisations auxquelles sont soumises ces prestations).

* Il fixe lui-même les tarifs, les recettes lui reviennent intégralement.

RESTAURATION :

Le club organisateur doit offrir aux juges pour chaque ½ journée :

au minimum :

* 1 sandwich ou une viennoiserie

* 1 boisson

Il faut également prévoir la restauration du Responsable des Juges, des Juges officiant toute

la journée, du Responsable Plateau et du Délégué Administratif. Repas avec entrée (salades

composées), plat (quiches, pizza …), dessert sous forme de buffet.








FICHE BILAN DE COMPETITION

TYPE DE BILAN : □ ADMINISTRATIF □ GESTION DU PLATEAU □ JUGEMENT

DISCIPLINE :

□ GAF □ GAM □ GR □ GFL

□ AERO □ TRAMPO □ TUMBLING □ GAC

TITRE DE LA COMPETITION : ………………………………………………………………………………………………………… DATE : …………………………………………………………………………………………………………………............................. LIEUX : …………………………………………………………………………………………………………………………………………… RESPONSABLE : ………………………………………………………………………………………………………………………………

REMARQUES : (préciser l’amplitude horaire de la compétition) ………………….....………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Signature

A adresser au C.D.V.M. 94








A adresser au C.D.V.M. 94 en joignant le RIB du club

NOM DU CLUB: ..........................................................VILLE ......................................................

Responsable..................................................................................................................................

Adresse : …………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Compétition Départementale...........................................................................................................

GAF GAM GR TRA TUM AERO GAc

Samedi Dimanche

Date de la Compétition

Horaires de l'organigramme ……………. H……….mn ……………. H……….mn

Total nombres d'heures ……………. H……….mn ……………. H……….mn

Préparation 1h 30 € 1h 30 €

Base incompressible pour les 4 premières

heures 4h 250 € 4h 250 €

Nombres d'heures à ajouter aux 4 heures incompressibles (30€

/ heure) ……………. H……….mn …………..€ ……………. H……….mn …………..€

TOTAL …………..€ …………..€

TOTAL avec Bonus Double Plateau

X 1,5 …………..€

X 1,5 …………..€

TOTAL Week-End …………..€

L’indemnité sera versée au club organisateur après : □ la restitution du matériel prêté par le C.D.V.M. 94, □ la restitution de l’ensemble des feuilles de match, □ le retour du reste éventuel des récompenses, □ l'envoi de la sauvegarde de la compétition au C.D.V.M. 94. □ la fourniture de l'IBAN (ou RIB) de votre club, si celui-ci n'a pas déjà été transmis.

Le(La) Président(e) de Club :

FICHE INDEMNITES POUR L'ORGANISATION DES COMPETITIONS




Documents

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