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Volontaires – Session d’information généraleLoraine Massarotti, Marie Bouvier, Aurélie Lawarée, François Briard
OD2019 Work Package 3.2 – Volontaires
TPG 20s spot
Crédit: Daniel Dominguez
2
Objectifs de la session
• Les journées portes ouvertes : organisation générale
• La sécurité avant tout!
• Volontaire aux JPO : informations générales
• Liens et outils pour vous préparer
3
De quoi a-t-on besoin pour organiser les Open Days ?
9 155 90 80 000
sites activités tentes
gobelets
recyclables
Open Days
2.5 35 000+
jours visiteurs/jour
Et………..
4
Volontaires
• Une équipe de +2800 volontaires !
• Assignés à 6700 tâches !
• Un grand merci pour votre disponibilité, votre engagement et votre flexibilité !
5
Open Days – Programme
Date Programme Visiteurs
Vendredi 13 septembre13h30 – 17h30 LHC: visites sous-
terraines
CERNois, familles et
amis
Samedi 14 septembre9h00 – 18h00
• 8h30 Ouverture des sites
• 9h00 Début des visites et activités
• 18h00 Dernières visites et activités
• 18h45 Fin des visites et activités
• 19h00 Fermeture des sites
Tout public
Dimanche 15 septembre
6
Open Days – Sites
1. Meyrin
2. Prévessin
3. SM18
4. LHC Point 1 – ATLAS
5. LHC Point 2 – ALICE
6. LHC Point 4 – LHC
7. LHC Point 5 – CMS
8. LHC Point 6 – LHC
9. LHC Point 8 – LHCb
7
Open Days – Activités
• Toutes les activités sont codées par site
Ex: ME.12, ME.51, P1.12, etc.
• Chaque activité a une description
• Signalétique et localisées sur cartes
8
Mobilité et parkings - Visiteurs
Privilégiez la mobilité douce ! Le CERN encourage les visiteurs à utiliser les transports en commun et à favoriser la mobilité douce.
• Sites principalement piétons! (poussez vos vélos)
• Lignes TPG à destination ou au départ du CERN renforcées
• Parkings visiteurs prévus à proximité des sites
• Navettes reliant les parkings aux sites, et les sites entre eux
9
Routes
fermées
De 7h30 à 19h30
10
Navettes et parkings visiteurs
De 8h30 à 19h30
11
Petit trains et navettes - Meyrin et Prévessin
12
Meyrin – 2 petits trains
13
Prévessin – Petit train et navettes autonomes
14
Enregistrement des visiteurs: contraintes
3 requêtes des Etats hôtes (police et gendarmerie):
• Garantir des arrivées distribuées sur la journée et les différents sites
• Connaître en temps réel le nombre de visiteurs sur chaque site
• Effectuer des inspections visuelles des sacs
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Enregistrement des visiteurs: principes
• Tous les visiteurs doivent s’incrire pour assurer leur accès à l’événement
• Une réservation est faite pour:
• Un site d’arrivée spécifique
• Un créneau d’arrivée spécifique
• Un nombre de visiteurs déterminé (maximum 6)
• La réservation n’est PAS :
• Faite pour une activité en particulier (notamment les visites en souterrain)
• Ouverte aux modifications (changement d’heure etc, même si nous resterons flexible)
• Une fois arrivé un visiteur peut aller sur n’importe quel site jusqu’à la fin de la journée.
16
Arrivée des visiteurs• Les nouveaux arrivants doivent aller directement vers les tentes de Check-in
• Ils reçoivent leurs bracelets en présentant leur inscriptionOU s’inscrivent sur place (possible selon affluence)
• Ils se dirigent ensuite vers les portes d’entrées du site où leur bracelet sera scanné et leur sac sera soumis à une inspection visuelle
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ENTREE DU SITE P1
INSPECTION
AVEC RESERVATION SANS RESERVATION
AVEC BRACELET
Des bracelets… pour quoi?
18
Standard
Fast Track LHC
• Différencier les visiteurs enregistrés des nouveaux arrivants
• Compter le nombre de visiteurs présents sur chaque site (requête des Etats-Hôtes)
• Collecter indirectement des statistiques sur l’expérience des visiteurs (nombre et durée desvisites, etc.)
• Les bracelets sont anonymes!
Autres catégories de personnes sur les sites
Ne font pas la queue aux portes:
• Volontaires
• Presse (incluant les équipes APS et réseaux sociaux)
• CERN Service
• Contributeurs
• Résidants de l’hôtel CERN
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Open Days – Site web et Application
opendays.cern• Description des activités• Parking et navettes• Informations liées à la sécurité et à la sûreté• FAQ
Téléchargez l’application publique !opendays.app.link/app
• Description des activités• Parking et navettes• Informations liées à la sécurité et à la sûreté• Information en temps réel (temps d’attente)
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Sécurité
Meriem Chniba, Kitti Hanol, Yann Léchevin.
• Premiers secours• Dispositif
• Que faire en cas d’urgence ?
• Documents Sécurité• Description
• Planx spéciaux A - B - C
• Gilets de sécurité
Premiers secours
Réponse médicale
Source : M. NAS HSE-FB
Réponse feu et autres
27.06.2019 HSE-FB
Réponse SSF Réponse SDIS 01 / SIS SIS Back up
Source : M. NAS HSE-FB
Que faire en cas d’urgence ?
- Appelez le 74444 (+41 22 767 4444)
- Contactez les pompiers s’ils sont près de vous (mais ne partez pas les chercher!)
- Utilisez le téléphone rouge (LHC souterrain) / TETRA bouton rouge
La procédure standard est toujours valable!
Une alarme ?
• Evacuez sans oublier les visiteurs
qui vous accompagnent !
La procédure standard est toujours valable !
Quelqu’un se sent mal ?
• Cherchez un samaritain autour de vous
et appelez le 74444 (+41 22 767 4444)
Fumée, menace ?
• Pressez l’alarme d’évacuation si besoin
• Evacuez sans oublier les visiteurs qui vous
accompagnent !
• Appelez le 74444 et informez votre Site/Point
Manager
La procédure standard est toujours valable!
Bagage ? Un problème avec une personne ?
• Eloignez votre groupe, appelez le 74444
• Informez ensuite votre Site/Point Manager
La procédure standard est toujours valable!
La procédure standard est toujours valable!
Problème avec un ascenceur ?
• Rassurez les visiteurs
• Utilisez l’interphone pour appeler les pompiers
• Un technicien ASC sera sur chaque site LHC
En coulisses
35
Source S. Lueders
Pompiers :
- Pompiers
intervention
- Piquet RP
- Piquet HSETI :
- Piquet ELEC
- Piquet ASC
- Piquet CV
- Piquet Gas / DET
77777 :
- Problèmes quotidiens
- Poubelles,
- Toilettes,
- Bus,
- …
Ligne directe :
- 66001
- 66002
Bâtiment 160
Poste Coordination Operationnelle 160
Source S. Lueders
Ligne directe :
- 66001
- 66002
Bâtiment 160
Contact avec les
services ad-hoc
Contact avec votre
Site/Manager
Documents Sécurité
Documents Sécurité
39
Documents Sécurité• Trois scénarios:
• Plan A: Fermeture anticipée• But – Evacuation “douce” des sites
• Plan B: Alerte Météo• But – abriter les visiteurs dans des bâtiments sûrs
• Plan C: Isolement dû à un événement extérieur dangereux• But – abriter les visiteurs dans des bâtiments sûrs
• Liste des bâtiments sûrs sur chaque site (in progress on GIS Portal)
• Communication: messages et canaux
IdentificationsOD2019 Core Team
Site Manager
General Premiers secours Sécurité - Aide
HSE Teams, HSE RP
Teams, LEXGLIMOS /
DSO Teams
Zones Radiologiques
Work package 3 41
Site Bâtiment Point de visite
Me
yri
n
193 Antiproton - ELENA decelerator
2008/2010 CLIC - CTF3
400 LINAC4
150 LINAC2
Pré
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ss
ina
nd
LH
C p
oin
ts
888 COMPASS
887 EHN1
911 ECN3
p1 ATLAS
p2 ALICE + LHC accelerator
p4 LHC RF + LHC accelerator
p5 CMS
p6 Machine
p8 LHCb**
Exigences de protection des visites en zone radiologiques
pour les Journées portes Ouverts 2019*
- Les visites sont uniquement en Zone Surveillées
- Les femmes enceintes peuvent accéder
- Age minimum : 12 ans
- L’objectif de dose des visiteurs est en dessous de un
uSv
- En cas d’incident/accident: dose <10uSv
Comportement général :
- Manger, boire et fumer sont interdits
- Les visiteurs doivent rester en groupe et guidés par un
guide
- Les visiteurs ne doivent ni toucher les accélérateurs ou
les équipements et ne retirer aucun élément*Memorandum Radiation Protection requirements for Open Days 2019 visits in Radiation Areas – EDMS 2110782
**Uniquement les sorties de secours passant par une Zone Surveillée
Work package 3 42
Site Bâtiment Point de visite
Me
yri
n
193 Antiproton - ELENA decelerator
2008/2010 CLIC - CTF3
400 LINAC4
150 LINAC2
Pré
ve
ss
ina
nd
LH
C p
oin
ts
888 COMPASS
887 EHN1
911 ECN3
p1 ATLAS
p2 ALICE + accelerator
p4 LHC RF + accelerator
p5 CMS
p6 Machine
p8 LHCb
Chaque Guide en Zone Surveillée* :
Chaque «crowd marsall» en Zone surveillée :
Dosimètre Personel
(passive)
Mandatory
Mandatory
*includes LHCb guides (emergency escape pathway via a Supervised Radiation Area)
Dosimètre
Personnel (passif) Dosimètre
Opérationnel (actif)
Zones Radiologiques
Work package 3 43
- Dosimètre opérationnel : activation :
- IMPACT Specifique
- Chaque Shift (Début : activation – Fin: reset)
- Avant et Après chaque shift * : Guides:
- Ecrire sur le papier : Nom, CERN id, heure de la
visite et la dose affichée sur le dosimètre*sauf LHCb
Chaque Guide en Zone Surveillée* : Mandatory
Dosimètre
Personnel (passif) Dosimètre
Opérationnel (actif)
Zones Radiologiques
Work package 3 44
EDMS 1305413 v0.2
Point de visite Campus: …………………………… Doses exprimées en μSv (telles que lues sur le dosimètre)
(*) Dose nette = (Dose en sortie) - (Dose à l'entrée)
Prénom / Nom (Guide) CERN ID Date Heure d'entrée Dose à l'entrée Heure de sortie Dose à la sortie Dose nette (*)
JOURNÉES PORTES OUVERTES 2019 - ENREGISTREMENT DES DOSES
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Contact
• Si :• La dose accumulée sur le DMC ≥ 3uSv• Problème avec les dosimètres• Doutes concernant une zone radiologiques • Toute évacuation via une Zone surveillée
Appeler Coordination RP
Coordination RP : Meriem Chniba 162433 (+41 75 411 2433) Pierre Carbonez 160009 (+41 75 411 0009)
Work package 3 45
Signaler – Quelques conseils
• En cas de doute sur un objet ou une situation, n’hésitez pas à le signaler au 74444 (+ 41 22 767 4444), aux agents de sécurité les plus proches ou au PCO (66001 or 66002), en fonction de l’urgence.
N’attendez pas que quelqu’un d’autre le fasse.
Il est toujours préférable de recevoir 10 appels pour la même urgence que de ne pas être notifié.
• La sécurité est l’affaire de tous !
46
Presenter Name
Volontaires – Outils
48
Outils
• SharePoint cern.ch/od2019/volunteers• Informations générales pour tous les volontaires (accès, parkings,
repas, définitions des rôles, etc.)
• Plateforme des volontaires cern.ch/volunteers• Informations personnelles (assignations, formations, choix des repas,
information sur votre kit et badge, co-volontaires, etc.)
• Voluntaires App – ODScan cern.ch/odscan (démo à la fin de la session)
• Mise à jour des statuts des points, messagerie interne, check-in et scan des bracelets)
49
Plateforme des volontaires
cern.ch/volunteers
Informations personnelles:• Assignations• Formations• Choix des repas• Kit et badge• Co-volontaires• Covoiturage• …
51
Presenter Name
Volontaires – TâchesVous et votre rôle
52
Shifts
• Vendredi 13.09.2019 (Après-midi des CERNois)• 12h30 – 18h30
• Samedi 14.09.2019 • 7h30 – 13h30• 13h30 – 19h30
• Dimanche 15.09.2019• 7h30 – 13h30• 13h30 – 19h30
Changement de shift = moment crucial
- Les activités continuent à tourner (même avec
moins de volontaires)
- Utilisez l’App pour mettre à jour le temps
d’attente de votre activité si vous êtes débordés
ou en sous-effectif
- Partagez vos conseils avec votre remplaçant
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Volontaires - Postes
54
Agent de check-in Accueillir les visiteurs, vérifier les réservations, distribuer des bracelets d'accès.
Agent aux portails Gérer les queues, scanner les bracelets des visiteurs entrant et sortant des sites ou des activités.
Gestionnaire des flux Gérer les flux de visiteurs aux points de visite et dans les zones d'attente.
Gestionnaire des flux
en zone surveillée
Gérer les flux de visiteurs aux points de visite et dans les zones d'attente situés dans une zone surveillée (laquelle requiert des formations
et équipements spécifiques).
Mise à jour de l'OD App Mettre à jour régulièrement les informations sur les flux de visiteurs dans l'application mobile et reporter aux organisateurs.
Guide Guider les visiteurs dans un circuit de visite.
Guide en zone surveillée Guider les visiteurs dans un circuit de visite situé dans une zone surveillée (laquelle requiert des formations et équipements spécifiques).
Animateur d'activité Interagir avec les visiteurs dans le cadre d'une activité : spectacle, exposition, démonstration, atelier, etc.
Agent d'information Accueillir et renseigner les visiteurs : activités, accessibilité, temps d'attente, etc.
Assistant au shop Conseiller les visiteurs sur les souvenirs à la Boutique des journées portes ouvertes.
Sécurité routière Guider les véhicules vers les zones de parking, informer les visiteurs sur les services de navettes et contrôler les déplacements des
véhicules sur les sites.
Aide logistique Aider à l'organisation générale.
Work well feel well Remplacer les autres volontaires pendant leurs pauses, aider pour l'accès à la nourriture et aux boissons, aider en cas de problèmes ou de
situations de débordement.
Affectation des volontaires
TâchePoint/Activité
Disponibilité
Poste
55
Affectations sujettes à changements…
Les assignations ne sont pas définitives, vérifiez-les régulièrement jusqu’au Jour-J !
Pourquoi ?
• Beaucoup de demandes de changements d’assignations ;
• Beaucoup de changements de disponibilité.
Chaque changement a une conséquence sur les assignations des autres volontaires
ainsi que sur leurs formations et le lieu de distribution de leurs repas …
S’il vous plaît, soyez flexible et essayez d’accepter ce que nous vousproposons …
56
Où voir mes tâches ?
http://cern.ch/volunteers > Your tasks assignments
57
Comprendre vos tâches
Où ?
Code de
l’activité
Mission ?
Description de la
tâche
Quand ?
Tranche horaire
58
Activité - Localisation, description et Point Manager
Description +
conditionsActivity/Point
manager
Lieu de
l’activité/tâche
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Votre Site/Point manager
• Personne responsable de votre point
• Personne de contact en cas de problème ou question
• Fournit les informations spécifiques à votre tâche• Heure et lieu d’arrivée
• Mise à disposition des gilets réfléchissants (si nécessaire)
• Présentations des circuits de visites, activités, etc.
• Plan d’évacuation ou mesures d’urgence
• Salle de repos, casiers etc.
60
Formations sécurité – LMS (CERN Learning Hub)
61
• Catalogue OD2019 disponible sur lms.cern.ch
• Formations proposées sous 2 formats :• e-Learning (en ligne)
• Séminaire (en auditoire)
• Obligatoires ou recommandées en fonction des tâches assignées
En cas de question, contactez [email protected].
Vos formations
• En cas de question, contactez [email protected].
• Nous sommes conscients d’un problème de synchronisation entre LMS et la plateforme des volontaires.
Les informations correctes sont celles de lms.cern.ch.
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Volontaires - Mission
• Accueillir
• Informer
• Guider
• Orienter
• Partager votre passion
La sécurité avant tout !
64
Presenter Name
Volontaires - Tenue
65
Badge nominatif
• Obligatoire pour bénéficier des accès rapides et des zones de parking
• Contenu :• vos choix de repas
• le coupon pour collecter votre kit volontaire
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Le kit volontaire
• Doit être porté tout au long de vos shifts
• Veuillez l'enlever une fois votre shift terminé
67
Distribution du badge et du kit
• Où? Batiment 73
• Quand? Jusqu’au mercredi 11 Septembre
• A quelle heure?• De 7h30 à 12h00
• De 13h00 à 16h00
68
Gilets réfléchissants
• Certains volontaires devront porter des gilets de sécurité pour être faciliment identifié.
• Code couleur identique sur tous les sites.
• Distribués le Jour-J par votre Point Manager.
N’oubliez pas de laisser votre gilet sur votre point lorsque vous finissez votre shift !
Flow control
Guide
Info agent
Traffic parking
Science. Questions?
69
Choix de repas
• Voucher : utilisable aux restaurants Novae et aux food-trucks des Open Days
• Lunch pack standard/végétarien pré-commandé : à retirer à R1, R2 ou R3 entre 7h00 et 15h00 le jour de votre affectation, en fonction du lieu de votre tâche.
Info disponible sur cern.ch/volunteers > Events > Your meals
Pourquoi ne pas demander à un volontaire d'aller chercher vos lunch packs ? Donnez-lui vos tickets et il les récupérera pour le groupe!
Veillez à ne jamais laisser votre tâche sans surveillance.
70
Presenter Name
Volontaires – Accès et parkings
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Accès et parkings
Les fermetures de routes s’appliquent aux visiteurs ET aux volontaires … tout
comme les navettes et les petits-trains !!
Accès en voiture
• Volontaires effectuant 2 shifts par jour : parking libre à l’intérieur des sites à condition d’arriver avant 7h45 et de repartir après 19h30.
• Volontaires effectuant 1 shift par jour: parkings réservés aux volontaires avec possibilité de déposer et de reprendre les véhicules pendant les heures d'ouverture aux visiteurs OU navettes visiteurs disponibles.
Détails par site disponibles sur cern.ch/od2019/volunteers
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Accès et parkings
Covoiturage (fortement recommandé)
• Visualisez les volontaires faisant la même tâche, sur le même point, en même temps que vous et vérifiez leurs moyens de transport et leurs points de départ S'ils viennent en voiture, n'hésitez pas à les contacter directement Sinon, les Site managers LHC ont accès aux informations détaillées de tous
les volontaires sur leur site.
N'oubliez pas de mettre à jour vos moyens de transport sur la plate-forme volontaires dès que vous avez trouvé un lift.
Détails sur cern.ch/od2019/volunteers
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Accès et parkings
Covoiturage pour accéder aux sites LHC (fortement recommandé)
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Accès et parkings
Vélos
• Parkings vélos pour les volontaires identiques à ceux des visiteurs.
• Interdiction de circuler à vélo à l’intérieur des sites à partir de 7h45 et jusqu’à 19h30.
Navettes visiteurs
• Pour changer de sites pendant les heures d'ouverture aux visiteurs, utilisez les bus, les navettes et les mini-trains.
Détails disponibles sur cern.ch/od2019/volunteers > Access and parking
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Volontaires - OD Scan
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ODScan
cern.ch/odscan avec votre CERN login
Application Web (pas d’installation nécessaire)
Connexion internet obligatoire
Problèmes récurrents avec Safari (MacOSX, iOS)Essayez un autre navigateur en cas de problème (Chrome etc.)
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ODScan
3 fonctions pour les Check-in et Gate Agents (présentées à la fin de la session aux volontaires concernés)
2 fonctions d’intérêt général
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Point Status UpdateMise à jour du statut d’un point
Permet à TOUS les volontaires de communiquer:
• si un point est ouvert ou fermé *
• son temps d’attente (min) *
• la durée de l’activité (min) *
• son taux d’utilisation (%) – surtout pour les parkings
• tout autre commentaire
* information relayée sur l’application publique !
79
Messages
Permet à TOUS les volontaires de communiquer des informations d’intérêt général à propos d’un point ou à propos de l’événement.
Certains messages peuvent être rendus publics.
Ne pas utiliser les messages à la place du statut :
Nous avons trop de visiteurs !Envoyez-nous des visiteurs !
80
Quelques conseils et liens utiles
81
Avant votre shift
• Évitez d’amener des objets de valeur avec vous ; contentez-vous d’apporter ce dont vous aurez besoin pour votre tâche
• N’oubliez pas de porter votre badge et kit volontaire
• Familiarisez-vous avec les outils et l’information mis à disposition:
• Sur les JPO : opendays.cern, Application CERN Open Days
• Sur le CERN
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A propos du CERN – Liens utiles
• Sélection de photos et vidéos sur le CERN, classées par sujethttps://home.cern/resources-topic
• FAQ sur le LHC : https://home.cern/resources/brochure/accelerators/lhc-facts-and-figures
• https://home.cern/resources/faqs Foire aux questions les plus posées par le public sur le CERN (dangerosité, visites, future, trous noir, particule de "dieu"...)
• L’informatique au CERN en 8 minutes - https://videos.cern.ch/record/1604210
• Fiche d’informations HiLumi : http://hilumilhc.web.cern.ch/sites/hilumilhc.web.cern.ch/files/HiLumiFactsheet_final.pdf
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Après votre shift
• Partagez vos conseils avec le volontaire qui vous remplace (si possible)
• Laissez votre gilet réfléchissant à l’endroit où vous l’avez pris (si vous en portez un)
• Retirez votre tenue de volontaire
84
Sondage des volontaires Open Days
1. A remplir avant le 14 septembre http://cern.ch/go/x77B
Explore les aspects des journées portes ouvertes liés à la communication, ainsi que l’expérience générale des visiteurs et volontaires.
2. Un second questionnaire sera envoyé après les journées portes ouvertes.
Votre participation est précieuse – elle aide à améliorer les futurs événements publics du CERN !
85
MERCI !
• Vous rendez cet événement unique
• Profitez-en pour rencontrer de nouveaux collègues
• Partagez votre passion avec nos visiteurs
Les journées portes ouvertes n’auraient pas lieu sans vous !
86
Questions ?
87
