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Coopération Côte d’IvoireUnion européenne

République deCôte d’Ivoire

Unioneuropéenne

FED/2016/039-129_______________________________________________

Administration contractante : projet LIANE 2

Leadership et Initiatives des Acteurs Non Etatique 2

Renforcement des capacités techniques, opérationnelles et sectorielles des OSC afin de promouvoir leur rôle spécifique dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques

Lignes DirectricesA l’intention des demandeurs de subventions

Ligne budgétaire FED/2016/039-129

11ème Fonds européen de développement

Référence : AP 2019/LIANE 2

Date limite de soumission de la note succincte de présentation :

Le jeudi 6 août 2020 à 12 heures

1

AVERTISSEMENT

Il s'agit d'un appel à propositions restreint.

Dans un premier temps, seules les notes succinctes de présentation (partie A du formulaire de demande de subvention) doivent être soumises pour évaluation. Par la suite, les demandeurs chefs de file qui auront été présélectionnés seront invités à soumettre une demande complète. Après l’évaluation des demandes complètes, l’éligibilité des demandeurs provisoirement sélectionnés sera vérifiée sur la base (i) des pièces justificatives requises par l’administration contractante ; et (ii) de la « déclaration du demandeur chef de file » signée, envoyées en même temps que la demande complète.

AP 2019/LIANE 2 Page 2 sur 96

Table des matières

1. LEADERSHIP ET INITIATIVES DES ACTEURS NON ETATIQUES 2 (LIANE 2) 4

1.1. Contexte.................................................................................................................................41.2. Objectifs du progjet et priorités...............................................................................................41.3. Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l'administration contractante........6

2. RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À PROPOSITIONS 9

2.1. Critères d’éligibilité.................................................................................................................92.2. Présentation de la demande et procédures à suivre............................................................192.3. Évaluation et sélection des demandes.................................................................................232.4. Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées.....302.5. Notification de la décision de l'administration contractante..................................................322.6. Conditions de la mise en œuvre après la décision de l'administration contractante

d'attribuer une subvention....................................................................................................33

3. ANNEXES 35

AP 2019/LIANE 2 Page sur

1. LEADERSHIP ET INITIATIVES DES ACTEURS NON ETATIQUES 2 (LIANE 2)

1.1. CONTEXTE

Ce Projet fait suite au projet LIANE. Il a pour ambition de « consolider et de pérenniser l’intervention financée dans le cadre du 10ième FED visant à créer un environnement propice à la participation de la société civile » en tant qu'acteur de développement et de dialogue politique en Côte d’Ivoire. Ce projet contribuera à l'opérationnalisation de la feuille de route d’appui à la société civile élaborée en 2016 conjointement par la Délégation de l’UE et les États-Membres.

La société civile ivoirienne se caractérise par un grand dynamisme mais aussi par des faiblesses en termes d'expertise et de gouvernance interne ainsi que par une politisation qui limitent sa capacité à être reconnue comme un acteur crédible et légitime dans la définition et le suivi des politiques publiques. LIANE 2 prévoit en son résultat 4 que : « l’efficacité et la crédibilité des OSC sont renforcées en tenant compte de leur diversité notamment en renforçant les dynamiques collectives, au niveau national et local. Plus spécifiquement l’approche globale d’intervention de LIANE 2 visera le renforcement des capacités des Organisations de la Société Civile (OSC). Celui-ci passera par deux modalités :

Des appuis-accompagnement par des modules de formation déclinés en enseignements de type magistral, des rencontres de concertation et de partage d’expérience, des ateliers de production, une communication qui promeut son rôle et capitalisent ses acquis ;

Des appuis-accompagnement par l’action à travers la signature de contrats de subvention pour le financement d’initiatives émanant des OSC visant à promouvoir leur rôle spécifique dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques.

Cette dernière modalité passe par un Appel à Propositions subdivisé en sept lots. Les présentes Lignes Directrices qui précisent ses conditions de mise en œuvre, sont le fruit de concertations avec les bénéficiaires associées aux orientations contenues dans la Convention de Financement de LIANE 2.

1.2. OBJECTIFS DU PROJET ET PRIORITÉS

L’objectif global de LIANE 2 est « d’appuyer l’enracinement de la démocratie et de la culture de dialogue et de paix en Côte d’Ivoire à travers une participation croissante et effective des OSC, et par leur biais, des citoyens, dans le processus de la vie politique, économique et sociale du pays. »

L’objectif spécifique du présent appel à propositions est de contribuer à travers l’octroi de subventions, aux initiatives de la société civile en vue du renforcement de leur participation au dialogue avec les pouvoirs publics sur la base de leur expertise citoyenne et de leurs activités associatives, conformément au résultat 4 de LIANE 2.

Les priorités du présent Appel à Propositions sont :

Ces objectifs seront atteints par l’obtention des résultats des actions de la société civile autour de deux priorités réparties en 7 lots.

Lot 1 à 6 - Priorité 1 : Appui à la mise en œuvre d’actions concrètes des OSC par le financement d'initiatives en direction des pouvoirs publics au niveau national ou local, portant sur l’amélioration de la gouvernance publique dans les domaines suivants : justice, équité foncière, genre, cohésion sociale, gouvernance financière, emploi, citoyenneté, accès aux droits civils, politiques et accès aux services publics.

Ces lots correspondent aux activités des bénéficiaires de la subvention, tournées vers les destinataires des actions d’influence sur les politiques publiques.


Afin d’assurer une bonne répartition des subventions sur l’ensemble du territoire Les lots 1 à 6 correspondent aux six zones suivantes :

Lot 1 Zone 1 Nord Lot 2 Zone 2 Nord-Est Lot 3 Zone 3 Sud-Est Lot 4 Zone 4 Centre Lot 5 Zone 5 Sud-Ouest Lot 6 Zone 6 Ouest

Ci-dessous le détail des circonscriptions pour chaque zone

ZONES CIRCONSCRIPTIONS Numéro

ZONE 1

(Nord)

Odiéné 34Boundiali 15Tengrela 45Korhogo 29Ferkessédougou 23

ZONE 2

(Nord-Est)

Bouna 14Bondoukou 10Tanda 44Agnibilekro 6Abengourou 1

ZONE3 (Sud-Est)

Aboisso 3Abidjan 2Agboville 5Adzopé 4Tiassalé 46Grand-Lahou 25

ZONE 4

(Centre)

Bongouanou 11Oumé 35Sintra 41Bouaflé 12Sakassou 36Bouaké 13Dimbokro 20Daoukro 19M’bahiakro 31Dabakala 16Beoumi 8Mankono 33Katiola 28

ZONE 5

(Sud-Ouest)

Tabou 43San-Pedro 37Soubré 42Gagnoa 24Lakota 30Divo 21Sassandra 39

ZONE 6

(Ouest)

Guiglo 26Duekoué 22Bangolo 7Daloa 17Issia 27Zuenoula 49Vavoua 48Seguela 40Touba 47Biankouma 9Man 32Danané 18


Lot 7 - Priorité 2 : Appui aux actions de renforcement des capacités internes (techniques et opérationnelles) des faîtières1 et de leurs membres dans leur secteur d’activité pour leur participation plus professionnelle, structurée et engagée dans la définition, la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques au niveau local ou national dans les domaines suivants: justice, équité foncière, genre, cohésion sociale, gouvernance financière, emploi, citoyenneté, accès aux droits civils, politiques et accès aux services publics.

Ce lot correspond aux activités des faîtières nationales régionales ou sectorielles, tournées vers leur propre organisation interne (structures membres, personnels, collaborateurs, bénévoles). Ce lot est applicable sur l’ensemble du territoire national

Il s’agit d’appuyer des initiatives en cohérence avec l’objet social des demandeurs mais également avec leur vocation : i) d’expertise citoyenne et d’analyses alternatives, ii) d’interpellation des pouvoirs publics (plaidoyer) iii) de reddition des comptes et iv) d’offre de services. Elles contribueront ainsi à asseoir la participation, la responsabilité, l’efficacité et la cohérence de l’action publique dans les secteurs concernés.

Les priorités de cet Appel à Propositions ont été établies à partir :

- Du résultat 4 de la Convention de Financement du projet LIANE 2 décliné dans ses activités 4.3 et 4.4 enrichies de la synthèse des orientations et thématiques prioritaires émanant des OSC à l’issue des cinq ateliers régionaux organisés avec un échantillon d’OSC, et de la rencontre de concertation avec un échantillon de faîtières et OSC de niveaux 2 et 3, tenue à Abidjan (spécifier quand) ;

- De la recherche de cohérence avec les domaines de concentration de la Délégation de l'Union Européenne en Côte d’Ivoire.

Les demandeurs expliciteront de manière formelle dans des sections spécifiques du formulaire de leur demande (succincte et complète, voir plus bas), la manière dont ils aborderont les questions liées à la jeunesse et à l’égalité entre les femmes et les hommes. 1Une faîtière est un regroupement d’associations qui représente les intérêts de ses associations membres dans un secteur, une thématique et/ou un territoire donné


1.3. MONTANT DE L’ENVELOPPE FINANCIÈRE MISE À DISPOSITION PAR L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE

Le montant indicatif global mis à disposition au titre du présent Appel à Propositions s'élève à 1 276 040 677 (un milliard deux cent soixante-seize millions quarante mille six cent soixante-dix-sept) F CFA. L'administration contractante se réserve le droit de ne pas allouer la totalité des fonds disponibles.

Enveloppe indicative par lot :

Lot 1 : 170 000 000 (cent soixante-dix millions) Fcfa Lot 2 : 170 000 000 (cent soixante-dix millions) Fcfa Lot 3 : 221 327 013 (deux cent vingt et un millions trois cent vingt-sept mille treize)

Fcfa Lot 4 : 170 000 000 (cent soixante-dix millions) Fcfa Lot 5 : 170 000 000 (cent soixante-dix millions) Fcfa Lot 6 : 170 000 000 (cent soixante-dix millions) Fcfa Lot 7 : 204 713 664 (deux cent quatre millions sept cent treize mille six cent soixante-

quatre) F CFA

Si l’enveloppe financière prévue pour un lot spécifique ne peut être utilisée pour faute de propositions reçues en nombre suffisant ou du fait de leur qualité insuffisante, l'administration contractante se réserve le droit de réaffecter les fonds inutilisés à un autre lot/d’autres lots.

Montant des subventions

Toute subvention demandée dans le cadre du présent Appel à Propositions doit être comprise entre les montants minimum et maximum suivants :

Montant minimum : 20 000 000 (vingt millions) de F CFA

Montant maximum : 25 000 000 (vingt-cinq millions) de F CFA

Toute subvention demandée dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les pourcentages maximum suivants du total des coûts éligibles de l'action :

Pourcentage maximum : 100 % du total des coûts éligibles de l'action (voir également section 2.1.5)


2. RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À PROPOSITIONS

Les présentes Lignes Directrices définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions financées dans le cadre du présent Appel à Propositions, conformément aux dispositions du Guide pratique des procédures contractuelles applicables à l’action extérieure de l’UE (PRAG), disponible sur internet à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=fr.

2.1. CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ

Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement :

(1) Les acteurs :

Le demandeur chef de file, c’est-à-dire l'entité principale qui soumet le formulaire de demande (2.1.1),

Le cas échéant, son ou ses codemandeurs (sauf disposition contraire, le demandeur chef de file et ses codemandeurs sont ci-après conjointement dénommés les « demandeurs » ) (2.1.1),

Et, le cas échéant, la ou les entités affiliées au demandeur chef de file et/ou aux codemandeurs (2.1.2) ;

(2) Les actions :

Les actions susceptibles de bénéficier d’une subvention (2.1.4) ;

(3) Les coûts :

Les types de coûts pouvant être pris en compte dans le calcul du montant de la subvention (2.1.5).

2.1.1 Éligibilité des demandeurs (demandeur chef de file et codemandeurs)

Demandeur chef de file

(1) Pour prétendre à une subvention, le demandeur chef de file doit simultanément et entièrement satisfaire les conditions suivantes :

Être une personne morale ;

N’avoir aucun but lucratif ;

Être établi2 en République de Côte d’Ivoire et régi par la loi ivoirienne ;

Être directement chargé de la préparation et de la gestion de l’action avec le ou les codemandeurs et l'entité ou les entités affiliées, et non agir en tant qu’intermédiaire ;

Être une association qui a son récépissé de dépôt depuis deux ans la date du lancement du présent appel à propositions ;

Ne pas avoir été mis en place dans le cadre du projet LIANE (CRASC de Bondoukou, Korhogo, Bouaké, Man, San Pedro notamment) ;

2 Le lieu d’établissement est déterminé sur la base des statuts de l'organisation, qui doivent montrer que l’organisation a été créée par un acte relevant du droit interne du pays concerné

et que son siège social est situé dans un pays éligible. À cet égard, aucune entité juridique dont les statuts ont été établis dans un autre pays ne peut être considérée comme une

organisation locale éligible, même si les statuts sont enregistrés localement ou si un « protocole d’accord » a été conclu.


Ne pas avoir obtenu une subvention en attribution directe dans le cadre des actions de LIANE 2 ou être prévu dans le devis programme comme bénéficiaire d’une subvention en attribution directe.

Être en capacité de produire les pièces justificatives de l’activité de la structure à jour qui seront demandées avant l’attribution définitive de la subvention, à savoir :

Les deux derniers PV d’AG (certifiées conformes par le président en exercice)

Les deux derniers rapports d’activité et financier (certifiés conforme par le président en exercice)

Le récépissé de dépôt (ou de déclaration)

Les statuts à jour

Le RIB bancaire au nom de la structure qui demande la subvention et les noms et fonction du (ou des) signataires des comptes

L’extrait de casier judiciaire du président de l’association

(2) Ne peuvent participer à des appels à propositions, ni être bénéficiaires d’une subvention, les demandeurs potentiels se trouvant dans l’une des situations décrites à la section 2.6.10.1 du PRAG.

Les demandeurs chefs de file, les codemandeurs, s’il s’agit de personnes morales, les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sont informés du fait que, s’ils se trouvent dans une des situations de détection rapide ou d’exclusion conformément à la section 2.6.10.1 du PRAG, leurs coordonnées (nom/dénomination, prénom si personne physique, adresse/siège social, forme juridique et nom et prénom des personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, si personne morale) peuvent être enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion et communiquées aux personnes et entités concernées dans le cadre de l’attribution ou de l’exécution d’un contrat de subvention. A cet égard, les demandeurs chef de file, les codemandeurs et les entités affiliées sont tenus de déclarer qu’ils ne sont pas dans l’une des situations d’exclusion en signant une déclaration sur l’honneur (PRAG Annexe A14). Pour les subventions inférieures ou égales à EUR 60 000 (ie FCFA 39 357 420), aucune déclaration sur l’honneur n’est requise.

Dans le présent appel à propositions restreint : la partie A, section 3, et la partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention (« déclaration(s) du demandeur chef de file »), le demandeur chef de file doit déclarer que ni lui-même, ni le ou les codemandeurs ne se trouvent dans une de ces situations.

Le demandeur chef de file peut agir soit individuellement, soit avec un ou plusieurs codemandeurs conformément aux prescriptions ci-après.

Si le contrat de subvention lui est attribué, le demandeur chef de file devient le bénéficiaire identifié comme le coordonnateur dans l’annexe e3h1 G (conditions particulières). Le coordonnateur est l’interlocuteur principal avec l’administration contractante. Il représente les éventuels autres bénéficiaires et agit en leur nom. Il coordonne l’élaboration et la mise en œuvre de l’action.

Codemandeur(s)

Les codemandeurs participent à l’élaboration et à la mise en œuvre de l’action, et les frais qu’ils supportent sont éligibles au même titre que ceux supportés par le demandeur chef de file.

Les codemandeurs doivent satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité que ceux qui s'appliquent au demandeur chef de file lui-même.


Les codemandeurs participent à l’élaboration et à la mise en œuvre de l’action, et les frais qu’ils supportent sont éligibles au même titre que ceux supportés par le demandeur chef de file.

Les codemandeurs doivent signer le mandat figurant dans la partie B, section 4, du formulaire de demande de subvention.

Si le contrat de subvention leur est attribué, les éventuels codemandeurs deviennent bénéficiaires dans le cadre de l'action (avec le coordonnateur).

(3) Les demandeurs figurant sur les listes des personnes, groupes et entités faisant l’objet de mesures restrictives de l’UE (voir section 2.4 du PRAG) au moment de la décision d’attribution ne peuvent se voir octroyer une subvention3.

2.1.2. Entités affiliées

Non applicable

2.1.3 Associés et contractants

Les entités suivantes ne sont ni des demandeurs ni des entités affiliées et elles n’ont pas à signer le « mandat pour codemandeur(s) » ou la « déclaration d’entité affiliée » :

Associés

D'autres organisations ou personnes peuvent être associées à l’action. Ces associés participent effectivement à l’action, mais ne bénéficient pas d’un financement au titre de la subvention, à l’exception des indemnités journalières et des frais de déplacement. Ils ne sont pas tenus de répondre aux critères d'éligibilité mentionnés à la section 2.1.1. Les associés doivent être mentionnés dans la partie B, section 6, du formulaire de demande de subvention, intitulée « Associés participant à l’action ».

Contractants

Les bénéficiaires et leurs entités affiliées peuvent attribuer des marchés. Les associés ou les entités affiliées ne peuvent pas être en même temps des contractants du projet. Les contractants sont soumis aux règles de passation de marchés énoncées à l’annexe IV du contrat type de subvention.

2.1.4. Actions éligibles : pour quelles actions une demande peut-elle être présentée ?

Définition

Une action se compose d’une série d’activités.

Durée

La durée initiale prévue d’une action ne peut pas être inférieure à 12 mois ni excéder 14 mois.

Secteurs ou thèmes

Les thèmes spécifiques ci-dessous sont ceux auxquels les actions doivent se rapporter :

Lot 1 à 6 : Appui à la mise en œuvre d’actions concrètes des OSC par le financement d'initiatives en direction des pouvoirs publics au niveau national ou local, portant sur l’amélioration de la gouvernance publique dans les domaines du vivre ensemble : justice,

3 Les listes actualisées des sanctions sont disponibles à l’adresse suivante : www.sanctionsmap.eu.

Veuillez noter que la carte des sanctions est un outil informatique permettant de répertorier les régimes de sanctions. Les sanctions résultent d'actes juridiques publiés au Journal officiel

(JO). En cas de divergence entre les actes juridiques publiés et les mises à jour du site internet, c’est la version du JO qui fait foi.


http://www.sanctionsmap.eu/

équité foncière, genre, cohésion sociale, gouvernance financière, emploi, citoyenneté, accès aux droits civils, politiques et accès aux services publics.

Lot 7 : Appui aux actions de renforcement des capacités internes (techniques et opérationnelles) des faîtières4 et de leurs membres dans leur secteur d’activité pour leur participation plus professionnelle dans la définition, la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques au niveau local ou national dans les domaines du vivre ensemble : justice, équité foncière, genre, cohésion sociale, gouvernance financière, emploi, citoyenneté, accès aux droits civils, politiques et accès aux services publics.

Couverture géographique

Les actions doivent être exclusivement mises en œuvre en République de Côte d’Ivoire.

Types d’actions

Le guide de la subvention donne des exemples plus précis sur les types d’actions susceptibles de bénéficier d’un financement dans le cadre du présent Appel à Propositions. A titre d’exemple et de manière non exhaustive :

Lot 1 à 6 :

Actions de plaidoyer ;

Actions de concertation avec les pouvoirs publics ;

Expertise citoyenne et alternative ;

Animation de réunions de débats/concertations ;

Enquêtes ;

Expérimentation sociale et capitalisation en vue de documenter un plaidoyer ;

Communication institutionnelle ;

Publications/information ;

Campagnes de sensibilisation/information ;

Sensibilisations en vue d’un plaidoyer ;

Vulgarisation ;

Etc.

Lot 7 : Actions de formations, formations actions, formations de formateurs ;

Déclinaison des formations auprès des membres de la structure ;

Appui à des cas pratiques d’actions de plaidoyer ;

Renforcement des capacités techniques et opérationnelles ;

Montage et impressions de supports de formation.

Les types d’action suivants ne sont pas éligibles :4Une faîtière est une association d’associations qui représente les intérêts de ses associations membres dans un secteur, une thématique et/ou un territoire donné


Les actions consistant uniquement ou principalement à financer la participation de particuliers à des ateliers, des séminaires, des conférences et des congrès ;

Les actions consistant uniquement ou principalement à financer des bourses individuelles d'études ou de formation.

Types d’activités

Les types d’activité susceptibles de bénéficier d’un financement dans le cadre du présent Appel à Propositions sont les suivants :

Lot 1 à 6 :

Prise en charge des frais d’organisation de réunions ou de séminaires (location de salle, sonorisation, restauration) ;

Frais de transports, location de véhicules ;

Nuitées pour les personnes non résidentes ;

Frais de missions ;

Contrats de services (animateurs de formations ou de séminaires, agents de recherche)

Impressions

Presse/médias

Production de supports de communication (banderoles, affiches, maillots, diptyque, triptyque, objets), etc.

Acquisition d’équipements

Lot 7 :

Prise en charge des frais d’organisation de réunions ou de séminaires (location de salle, sonorisation, restauration) ;

Frais de transports, location de véhicules ;

Nuitées pour les personnes non résidentes ;

Frais de missions ;

Contrats de services (animateurs de séminaires ou de formation, agents de recherche)

Impressions

Production de supports de formations

Acquisition d’équipements

Soutien financier à des tiers


Les demandeurs ne peuvent pas proposer de soutenir des tiers financièrement.

Visibilité

Les demandeurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour faire savoir que l'Union européenne a financé ou cofinancé l’action. Dans la mesure du possible, les actions totalement ou partiellement financées par l’Union européenne doivent comprendre des activités d’information et de communication destinées à sensibiliser des publics spécifiques ou généraux aux raisons de ces actions et du soutien de l’UE en faveur de ces actions dans le pays ou la région concernée, ainsi qu’aux résultats et à l’impact de ce soutien.

Les demandeurs doivent respecter les objectifs et les priorités et garantir la visibilité du financement de l'UE (se reporter au manuel de communication et de visibilité des actions extérieures financées par l'UE, établi et publié par la Commission européenne, qui peut être consulté à l'adresse suivante: https://ec.europa.eu/europeaid/communication-et-visibilite-des-actions-exterieures-de-lue-lignes-directrices-lintention-des_fr).

Nombre de demandes et de subventions par demandeur

Le demandeur chef de file ne peut pas soumettre plus d’une (01) demande par lot dans le cadre du présent Appel à Propositions.

Le demandeur chef de file ne peut pas se voir attribuer plus d’une (01) subvention au titre du présent Appel à Propositions.

Le demandeur chef de file ne peut pas être un codemandeur dans une autre demande.

Un codemandeur ne peut pas être un codemandeur dans plus d’une (01) demande de subvention.

Un codemandeur ne peut pas se voir attribuer plus d’une (01) subvention au titre du présent Appel à Propositions.

2.1.5 Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être pris en compte ?

Seuls les « coûts éligibles » peuvent être couverts par une subvention. Les catégories de coûts éligibles et non éligibles sont indiquées ci-dessous. Le budget constitue à la fois une estimation des coûts et un plafond global pour les « coûts éligibles ».

Le remboursement des coûts éligibles peut prendre les formes suivantes, ou être une combinaison de celles-ci :

Les frais effectivement supportés par le ou les bénéficiaires et l’entité ou les entités affiliées ;

Une ou plusieurs options simplifiées en matière de coûts.

Les options simplifiées en matière de coûts peuvent prendre les formes suivantes :

Coûts unitaires : couvrent l'ensemble ou une partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement fixées à l'avance par référence à un montant par unité.

Montants forfaitaires : couvrent globalement l'ensemble ou une partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement fixées à l'avance ;

Financement à taux forfaitaire : couvre des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement fixées à l'avance par l'application d'un pourcentage défini ex ante.

Les options simplifiées en matière de coûts (OSC) sont divisées en deux catégories :


https://ec.europa.eu/europeaid/communication-et-visibilite-des-actions-exterieures-de-lue-lignes-directrices-lintention-des_fr

https://ec.europa.eu/europeaid/communication-et-visibilite-des-actions-exterieures-de-lue-lignes-directrices-lintention-des_fr

1/ les « OSC fondées sur les produits ou sur les résultats » : cette catégorie inclut les coûts liés aux produits, aux résultats, aux activités et aux éléments livrables dans le cadre d’un projet donné (par exemple la fixation d’un montant forfaitaire pour l’organisation d’une conférence, l’obtention d’un produit donné ou la réalisation d’une activité donnée). Dans la mesure du possible et s’il y a lieu, les montants forfaitaires, les coûts unitaires ou les financements à taux forfaitaires sont calculés de manière à permettre leur paiement à l’obtention de produits/résultats concrets. Ce type d’OSC peut être proposé par le bénéficiaire (aucun seuil n’est applicable) au stade de la proposition. Si le comité d’évaluation et l’administration contractante ne sont pas convaincus par la justification fournie, un remboursement sur la base des frais effectivement supportés est toujours possible.

2/ « autres OSC/OSC récurrentes ». Cette seconde catégorie couvre les options simplifiées en matière de coûts intégrées dans les pratiques comptables du bénéficiaire, pour lesquelles une évaluation ex ante est jugée nécessaire, compte tenu de la nécessité d’une application uniforme des conditions requises. On peut citer par exemple, le pourcentage additionnel appliqué aux salaires réels pour couvrir les coûts entrant dans la rémunération, ou l’utilisation d’une méthode pour répartir les coûts d’un bureau de projet prévu dans la description de l’action. Pour pouvoir recourir à des OSC systémiques/récurrentes, les pratiques comptables du bénéficiaire doivent avoir été positivement évaluées par un cabinet d’audit sur la base de termes de référence standards fournis par la Commission. Pour obtenir le remboursement de cette catégorie d’OSC, le bénéficiaire renvoie à l’évaluation ex ante obtenue préalablement dans la feuille de justification du budget (annexe B).

Les montants ou taux doivent être basés sur des estimations utilisant des données objectives, telles que des données statistiques, ou tout autre moyen objectif ou se référant à des données historiques certifiées ou vérifiables des demandeurs ou des entités affiliées. La détermination des OSC est également possible au moyen d’un « jugement d’expert », fourni par des experts disponibles en interne ou obtenu conformément à la réglementation applicable. Les experts sont soit des contrôleurs des comptes ou des experts-comptables mandatés, soit des membres du personnel de la Commission, mais il ne peut s’agir de membres du personnel du bénéficiaire. Les méthodes utilisées pour déterminer les montants ou les taux des coûts unitaires, les montants forfaitaires ou les taux forfaitaires doivent remplir les critères énoncés dans l'annexe K et faire en sorte, en particulier, que les coûts soient relativement proches de ceux effectivement supportés par le ou les bénéficiaires et les entités affiliées, qu'ils soient conformes à leurs pratiques comptables, qu'aucun bénéfice ne soit réalisé et qu’ils ne soient pas déjà couverts par d'autres sources de financement (absence de double financement). Consultez l’annexe K pour connaître le détail de la procédure à suivre selon le type et le montant des coûts à déclarer comme OSC.

Les demandeurs proposant cette forme de remboursement doivent faire apparaître clairement, dans la feuille de calcul n° 1 de l'annexe B, chaque rubrique/poste de coûts éligibles concerné(e) par ce type de financement, en indiquant, en lettres capitales, la mention « COÛT UNITAIRE » (par mois/vol, etc.), « MONTANT FORFAITAIRE », « TAUX FORFAITAIRE » dans la colonne « Unité » (voir l’exemple dans l'annexe K).

En outre, dans l'annexe B, dans la deuxième colonne de la feuille de calcul n° 2 « Justification des coûts estimés », les demandeurs doivent, pour chaque poste budgétaire ou rubrique correspondant(e) :

Décrire les informations et les méthodes utilisées pour déterminer les montants des coûts unitaires, les montants forfaitaires et/ou les taux forfaitaires, indiquer à quels coûts ils se réfèrent, etc. pour les OSC fondées sur les produits ou les résultats ;

Expliquer clairement les formules utilisées pour le calcul du montant final éligible pour les OSC fondées sur les produits ou les résultats5.

5 Exemples : pour les frais de personnel : nombre d'heures ou de journées de travail x coût horaire ou journalier prédéterminé en fonction de la catégorie de personnel concernée ; pour

les frais de déplacement : distance en km x frais de transport prédéterminés par km ; nombre de jours x indemnité journalière prédéterminée en fonction du pays; pour les coûts spécifiques

découlant de l'organisation d'un événement: nombre de participants à l'événement x coût total prédéterminé par participant, etc.


Renvoyer à l’évaluation ex ante obtenue préalablement pour d’autres OSC/des OSC récurrentes.

Dans le cas d’OSC fondées sur les produits ou les résultats, le comité d'évaluation et l'administration contractante décident s’ils acceptent ou non les montants ou taux proposés sur la base du budget prévisionnel soumis par les demandeurs, en analysant les données factuelles des subventions utilisées par les demandeurs ou d'actions similaires. Si le comité d’évaluation et l’administration contractante ne sont pas convaincus par la justification fournie, un remboursement sur la base des frais effectivement supportés est toujours possible.

Aucun seuil n’est fixé ex ante pour le montant total du financement qui peut être autorisé par l’administration contractante sur la base d’options simplifiées en matière de coûts. D’autres OSC/Des OSC récurrentes ne peuvent être déclarées que si elles ont déjà fait l’objet d’une évaluation positive.

Les recommandations concernant l’attribution d’une subvention sont toujours subordonnées à la condition que les vérifications précédant la signature du contrat de subvention ne révèlent pas de problèmes nécessitant des modifications du budget (par exemple, des erreurs arithmétiques, des inexactitudes, des coûts irréalistes et des coûts non éligibles). Cette procédure de vérification peut donner lieu à des demandes d’éclaircissement et conduire l'administration contractante à imposer des modifications ou des réductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces corrections ne peuvent entraîner une augmentation de la subvention ou du pourcentage du cofinancement de l'UE.

En conséquence, il est dans l’intérêt des demandeurs de fournir un budget réaliste et d’un rapport coût-efficacité convenable.

La subvention peut prendre la forme d’un montant forfaitaire unique couvrant l’intégralité des coûts éligibles d’une action ou d’un programme de travail.

Les montants forfaitaires uniques peuvent être déterminés sur la base du budget prévisionnel, qui doit respecter les principes d’économie, d’efficience et d’efficacité. Le respect de ces principes est vérifié ex ante au moment de l’évaluation de la demande de subvention.

Lorsqu’il autorise des montants forfaitaires uniques, l’ordonnateur compétent se conforme aux conditions applicables aux OSC fondées sur les produits ou sur les résultats.

Lorsque cette forme de financement est utilisée, la description de l’action comporte des informations détaillées sur les conditions essentielles qui déclenchent le paiement, y compris, s’il y a lieu, les produits et/ou les résultats obtenus.

L’ordonnateur compétent peut considérer que les pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique sont conformes aux conditions applicables aux options simplifiées en matière de coûts si elles sont acceptées par les autorités nationales dans le cadre de systèmes de financement comparables. Dans ce cas, le bénéficiaire de la subvention démontre que l’autorité nationale a accepté les pratiques habituelles en matière de comptabilité analytique et est tenu de préciser dans quel contexte cette acceptation a été donnée.

Le comité d’évaluation et l’administration contractante examinent si le système de financement est comparable et, dans l'affirmative, considèrent ces pratiques comme si elles avaient fait l’objet d’une évaluation ex ante par un auditeur externe.

Coûts directs éligibles

Pour être éligibles au titre du présent appel à propositions, les coûts doivent respecter les dispositions de l’article 14 des conditions générales du contrat type de subvention (voir l’annexe G des lignes directrices).


Les demandeurs conviennent que la ou les vérifications des dépenses visées au point 15.7 des conditions générales du contrat type de subvention (voir annexe G des lignes directrices) seront effectuées par l'administration contractante ou tout organisme externe autorisé par l’administration contractante (UGP LIANE 2 Immeuble Ngaliema, rue Toussaint Louverture, quartier Indénié, BP V306 Abidjan 01. Tél : 20 23 06 32).

L’administration contractante ne prévoit pas la possibilité de rembourser les frais supportés avant même la soumission de la demande de subvention.

Réserve pour imprévus

Le budget peut inclure une réserve pour imprévus ne dépassant pas 5 % des coûts directs éligibles estimés. Celle-ci ne peut être utilisée qu’avec l'autorisation écrite préalable de l'administration contractante.

Coûts indirects éligibles

Les frais indirects supportés pendant la mise en œuvre de l'action peuvent être éligibles à un financement à taux forfaitaire, à hauteur de 7 % maximum du total estimé des coûts directs éligibles. Des coûts indirects sont éligibles pour autant qu'ils n'incluent pas de frais portés en compte sur une autre rubrique du budget dans le contrat type de subvention. Le demandeur chef de file peut être invité à justifier le pourcentage demandé avant la signature du contrat de subvention. Néanmoins, une fois le taux forfaitaire fixé dans les conditions particulières du contrat de subvention, aucune pièce justificative ne doit être fournie.

Si un des demandeurs bénéficie d'une subvention de fonctionnement financée par l'UE, il/elle ne peut inscrire des coûts indirects sur les coûts qu'il/elle supporte au budget proposé pour l'action.

Contributions en nature

Par « contributions en nature », il faut entendre les biens ou services mis gracieusement à la disposition des bénéficiaires ou des entités affiliées par un tiers. Les contributions en nature n'impliquant aucune dépense pour les bénéficiaires ou les entités affiliées, elles ne constituent normalement pas des coûts éligibles.

À titre exceptionnel, elles peuvent inclure des coûts de personnel pour le travail fourni par des volontaires dans le cadre d'une action ou d’un programme de travail (qui sont des coûts éligibles).

Le travail bénévole peut représenter jusqu’à 50 % du cofinancement. Aux fins du calcul de ce pourcentage, les contributions en nature sous la forme de travail bénévole sont calculées sur la base du coût unitaire fourni par le pouvoir adjudicateur. Ce type de coûts doit être présenté séparément des autres coûts éligibles dans le budget prévisionnel. La valeur du travail bénévole doit toujours être exclue du calcul des coûts indirects.

Lorsque les coûts estimés comprennent le travail bénévole, la subvention n’excède pas les coûts éligibles estimés autres que les coûts du travail bénévole.

Les autres cofinancements sont basés sur des estimations fournies par le demandeur.

Les contributions en nature ne peuvent être considérées comme un cofinancement.

Toutefois, si la description de l'action proposée contient des contributions en nature, celles-ci doivent être fournies.

Coûts inéligibles

Les coûts suivants ne sont pas éligibles :

Les dettes et la charge de la dette (intérêts) ;

Les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles ;


Les coûts déclarés par le ou les bénéficiaires et financés par une autre action ou un autre programme de travail bénéficiant d'une subvention de l'Union européenne (y compris au titre du FED) ;

Les achats de terrains ou d’immeubles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre directe de l’action, auquel cas leur propriété doit être transférée conformément au point 7.5 des conditions générales du contrat type de subvention, au plus tard à la fin de l’action ;

Les pertes de change ;

Les crédits à des tiers ;

Les rémunérations du personnel d’administrations nationales

Clauses déontologiques et code de conduitea) Absence de conflit d’intérêts

Le demandeur ne peut se trouver dans aucune situation de conflit d’intérêts ni avoir aucun lien de type équivalent avec d’autres demandeurs ou d’autres parties au projet. Toute tentative d’un demandeur visant à se procurer des informations confidentielles, à conclure des ententes illicites avec ses concurrents ou à influencer le comité d’évaluation ou l’administration contractante au cours de la procédure d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des demandes entraînera le rejet de sa demande et l’expose à des sanctions administratives conformément au règlement financier en vigueur.

b) Respect des droits de l’homme ainsi que de la législation environnementale et des normes fondamentales en matière de travail

Le demandeur et son personnel doivent respecter les droits de l'homme. En particulier, et conformément à la loi applicable, les demandeurs qui se sont vu attribuer une subvention doivent respecter la législation environnementale, y compris les accords environnementaux multilatéraux, ainsi que les normes fondamentales du travail applicables, telles que définies dans les conventions de l’Organisation internationale du travail en la matière (comme les conventions sur la liberté syndicale et la négociation collective, sur l’élimination du travail forcé ou obligatoire et sur l’abolition du travail des enfants).

Tolérance zéro pour l’exploitation sexuelle et les abus sexuels :La Commission européenne applique une politique de « tolérance zéro » en ce qui concerne l’ensemble des comportements fautifs ayant une incidence sur la crédibilité professionnelle du demandeur.

Sont interdits les châtiments corporels ou violences physiques, les menaces de violences physiques, les abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement et les violences verbales, ainsi que toutes les autres formes d'intimidation.

c) Lutte contre la corruption

Le demandeur doit respecter les lois, règlements et codes de conduite applicables en matière de lutte contre la corruption. La Commission européenne se réserve le droit de suspendre ou d’annuler le financement d’un projet si des pratiques de corruption, de quelque nature qu’elles soient, sont découvertes à n’importe quel stade de la procédure d’attribution ou pendant l’exécution d’un contrat et si l’administration contractante ne prend pas toutes les mesures appropriées pour remédier à la situation. Aux fins de la présente disposition, on entend par « pratique de corruption » toute offre de paiement illicite, de présent, de gratification ou de commission à quelque personne que ce soit à titre d’incitation ou de récompense pour qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir des actes ayant trait à l’attribution d’une subvention ou à l’exécution d’un contrat déjà conclu avec l’administration contractante.

d) Frais commerciaux extraordinaires


Toute demande est rejetée ou tout contrat est résilié dès lors qu’il est constaté que l’attribution de la subvention ou l’exécution du contrat a donné lieu à des frais commerciaux extraordinaires. Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au marché principal ou qui ne résulte pas d’un contrat en bonne et due forme faisant référence au marché principal, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée dans un paradis fiscal, toute commission versée à un destinataire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d’une société de façade.

Les bénéficiaires d’une subvention convaincus d’avoir payé des frais commerciaux inhabituels dans le cadre de projets financés par l’Union européenne s’exposent, en fonction de la gravité des faits constatés, à la résiliation de leur contrat, voire à une exclusion définitive du bénéfice de financements de l’Union européenne/du FED.

e) Manquement aux obligations, irrégularités ou fraude

L’administration contractante se réserve le droit de suspendre ou d’annuler la procédure lorsqu’il s’avère que la procédure d’attribution a été entachée d’un manquement aux obligations, d’irrégularités ou de fraude. Lorsqu’un manquement aux obligations, des irrégularités ou des fraudes sont découverts après l’attribution du contrat, l’administration contractante peut s’abstenir de conclure le contrat.

2.2. PRÉSENTATION DE LA DEMANDE ET PROCÉDURES À SUIVRE

Les informations dans PADOR ne seront pas utilisées dans le cadre du présent appel à propositions.

Appel à propositions restreint

2.2.1. Contenu de la note succincte de présentation

Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions relatives à la note succincte de présentation figurant dans le formulaire de demande de subvention joint aux présentes lignes directrices (annexe A).

Les demandeurs doivent soumettre leur demande en français.

Veuillez noter que :

1. Dans la note succincte de présentation, les demandeurs chefs de file ne doivent fournir qu'une estimation de la contribution de l’UE sollicitée, ainsi qu’un pourcentage indicatif de cette contribution par rapport aux coûts éligibles de l'action. Un budget détaillé ne doit être présenté que par les demandeurs chefs de file invités à soumettre une demande complète dans la seconde phase.

2. Les éléments exposés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés dans la demande complète. La contribution de l'UE ne peut pas varier de plus de 20 % par rapport à l’estimation initiale. Les demandeurs chefs de file sont libres d'adapter le pourcentage de cofinancement requis en respectant les fourchettes fixées pour le montant et pour le pourcentage de cofinancement, indiquées à la section 1.3 des présentes lignes directrices. Le demandeur chef de file ne peut remplacer un codemandeur que dans des cas dûment justifiés (faillite du codemandeur initial, par exemple). Dans ce cas, le nouveau codemandeur/ doit être de nature similaire au codemandeur Le demandeur chef de file peut adapter la durée de l'action si des imprévus sur lesquels les demandeurs n’ont aucune prise sont survenus après la soumission de la note succincte de présentation et requièrent une telle adaptation (risque de non-exécution de l’action). Dans ce cas, la durée doit rester dans les limites prévues dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs (ne pas excéder un total de 18 mois). Une explication/justification du remplacement/de l'ajustement concerné, sera fournie dans une lettre ou un courriel d’accompagnement.


Les contributions propres des demandeurs peuvent être remplacées à tout moment par des contributions d'autres donateurs.

Seule la note succincte de présentation sera évaluée. Il est par conséquent très important que ce document contienne TOUTES les informations pertinentes concernant l’action. Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.

Toute erreur ou tout écart majeur par rapport aux instructions concernant la note succincte de présentation peut aboutir au rejet de cette dernière.

L'administration contractante se réserve le droit de demander des éclaircissements lorsque les informations fournies ne lui permettent pas de réaliser une évaluation objective.

Les notes succinctes de présentation manuscrites ne seront pas acceptées.

2.2.2. Où et comment envoyer la note succincte de présentation ?

La note succincte de présentation, la liste de contrôle6 et la déclaration du demandeur chef de file (disponibles dans la partie A, sections 2 et 3, du formulaire de demande de subvention) doivent être soumises en un original et 2 copies au format A4, reliés séparément.

Une version électronique de la note succincte de présentation doit également être fournie. Un CD-ROM ou une clé USB contenant la note succincte de présentation en format électronique sera placé, avec la version papier, dans une enveloppe scellée selon les indications figurant ci-dessous. Le fichier électronique doit contenir exactement la même demande que la version papier jointe.

L’enveloppe doit porter le numéro de référence, l'intitulé de l’Appel à Propositions et le numéro de la zone ainsi que le numéro du lot et son intitulé la dénomination complète et l'adresse du demandeur chef de file, ainsi que la mention « Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture »

Les notes succinctes de présentation doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée par courrier recommandé ou par messagerie expresse privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera alors délivré au porteur), à l’adresse indiquée ci-dessous :

UGP LIANE 2 Immeuble Ngaliema, rue Toussaint Louverture, quartier Indénié, BP V306 Abidjan 01. Tél : 20 23 06 32

Les notes succinctes de présentation envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées.

Les demandeurs chefs de file doivent s’assurer que leur note succincte de présentation est complète en utilisant la liste de contrôle y afférente (partie A, section 2, du formulaire de demande de subvention). Les notes succinctes de présentation incomplètes peuvent être rejetées.

2.2.3. Date limite de soumission de la note succincte de présentation

L’attention des demandeurs est attirée sur le fait qu'il existe deux systèmes différents pour l’envoi des notes succinctes de présentation : l’un par courrier postal ou messagerie express privée, et l’autre par remise en main propre.

Dans le premier cas, la note succincte de présentation doit être envoyée avant la date de soumission, le cachet de la poste ou le récépissé de dépôt faisant foi7. Dans le second cas l’accusé de réception délivré au moment de la réception de la note succincte de présentation qui fera foi.

6 Veuillez noter que la note succincte de présentation/la demande complète ne sera pas rejetée uniquement parce que le demandeur chef de file n’a pas présenté la liste de contrôle ou

parce que les informations sur cette liste sont incorrectes.

7 Il est conseillé de recourir à l’envoi recommandé, au cas où le cachet de la poste ne serait pas lisible.


La date limite de soumission des notes succinctes de présentation est fixée au 6 août 2020. Le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi. En cas de remise en main propre, la date limite pour la réception est fixée au 6 août à 12 heures, l’accusé de réception signé et daté faisant foi. Toute note succincte de présentation soumise après la date limite sera rejetée.

L’administration contractante peut, pour des raisons d’efficience administrative, rejeter toute note succincte de présentation remise à temps au service postal mais reçue, pour des raisons échappant au contrôle de l’administration contractante, après la date effective d’approbation de l’évaluation de la note succincte de présentation, si le fait d’accepter des notes succinctes de présentation postées à temps mais arrivées tardivement risque de retarder exagérément la procédure d’évaluation ou de remettre en cause des décisions déjà prises et communiquées (voir le calendrier indicatif figurant à la section 2.5.2).

2.2.4. Autres informations concernant la note succincte de présentation

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation, à l'adresse ou aux adresses figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’Appel à Propositions :

[email protected]

L'administration contractante n'est pas tenue de fournir des éclaircissements sur des questions reçues après cette date.

Les réponses seront communiquées au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation.

Afin de garantir l'égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file, des codemandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d'activités spécifiques.

Aucune réponse individuelle ne sera donnée aux questions posées. Toutes les questions et leurs réponses, ainsi que d'autres informations importantes communiquées aux demandeurs au cours de la procédure d'évaluation, seront publiées sur le site de LIANE 2 : www.projetliane.com

Il est donc recommandé de consulter régulièrement le site internet pour rester informé.

2.2.5. Demandes complètes

Les demandeurs chefs de file invités à soumettre une demande complète à la suite de la présélection de leur note succincte de présentation doivent le faire à l’aide de la partie B du formulaire de demande de subvention joint aux présentes lignes directrices (annexe A). Ils doivent respecter scrupuleusement le format du formulaire de demande de subvention et compléter les paragraphes et les pages dans l’ordre.

Les éléments exposés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés par le demandeur chef de file dans la demande complète. La contribution de l'UE ne peut s'écarter de plus de 20 % de l'estimation initiale, même si les demandeurs chefs de file sont libres d'adapter le pourcentage de cofinancement requis dans les limites des fourchettes fixées pour le montant et pour le pourcentage du cofinancement, indiquées à la section 1.3 des présentes lignes directrices. Le demandeur chef de file ne peut remplacer un codemandeur que dans des cas dûment justifiés (faillite du codemandeur initial ou de l’entité affiliée initiale, par exemple). Dans ce cas, le nouveau codemandeur doit être de nature similaire au codemandeur. Le demandeur chef de file peut adapter la durée de l'action si des imprévus sur lesquels les demandeurs n’ont aucune prise sont survenus après la soumission de la note succincte de présentation et requièrent une telle adaptation (risque de non-exécution de l’action). Dans ce cas, la durée doit rester dans les limites prévues dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs. Une explication/justification du remplacement/de l'ajustement concerné, sera fournie dans une lettre ou un courriel d’accompagnement.


http://www.projetliane.com/

mailto:[email protected]

Les demandeurs chefs de file doivent soumettre leurs demandes complètes dans la même langue que celle de leur note succincte de présentation.

Les demandeurs chefs de file doivent remplir le formulaire complet de demande aussi soigneusement et clairement que possible afin de faciliter son évaluation.

Toute erreur relative aux points mentionnés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention) ou toute incohérence majeure dans la demande complète (incohérence des montants figurant dans les feuilles de calcul du budget, par exemple) peut conduire au rejet immédiat de la demande.

Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et empêchent donc l’administration contractante de réaliser une évaluation objective.

Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.

Il est à noter que seul le formulaire complet de demande et les annexes publiées qui doivent être complétées (budget, cadre logique) seront transmis aux évaluateurs (et, s’il y a lieu, aux assesseurs). Il est par conséquent très important que ces documents contiennent TOUTES les informations pertinentes concernant l’action.

Le demandeur chef de file peut joindre à sa demande complète les formulaires d’enregistrement PADOR qui n’est pas obligatoire (annexe F) complétés pour lui-même, pour chaque codemandeur éventuel et pour chaque entité affiliée éventuelle.

Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.

2.2.6. Où et comment envoyer les demandes complètes ?

Les demandes complètes (formulaire de demande complète, budget, cadre logique et déclaration du demandeur chef de file) doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée par courrier recommandé ou par messagerie expresse privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera alors délivré au porteur), à l’adresse indiquée ci-dessous :

UGP LIANE 2 Immeuble Ngaliema, rue Toussaint Louverture, quartier Indénié, BP V306 Abidjan 01. Tél : 20 23 06 32

Les demandes envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées.

Les demandes doivent être soumises en un original et 2 copies au format A4, reliées séparément. Le formulaire de demande complète, le budget et le cadre logique doivent également être fournis sous format électronique (CD-ROM ou sur clé USB dans un fichier séparé et unique (la demande complète ne doit pas être morcelée en plusieurs fichiers). Le fichier électronique doit contenir exactement la même demande que la version papier.

La liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention) et la déclaration du demandeur chef de file (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) doivent être agrafées séparément et placées dans l’enveloppe.

Lorsque des demandeurs chefs de file envoient plusieurs demandes différentes (si cela est autorisé dans les lignes directrices de l'appel), chacune doit être envoyée séparément.

L’enveloppe doit porter le numéro de référence, intitulé de l’appel à propositions, le numéro de la zone ainsi que le numéro du lot et son intitulé, la dénomination complète et l'adresse du demandeur chef de file, ainsi que la mention « ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture ».

Les demandeurs doivent s’assurer que leur demande est complète en utilisant la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Les demandes incomplètes peuvent être rejetées.


2.2.7. Date limite de soumission des demandes complètes

L’attention des demandeurs est attirée sur le fait qu'il existe deux systèmes différents pour l’envoi des demandes complètes : l’un par courrier postal ou messagerie express privée, et l’autre par remise en main propre.

Dans le premier cas, la demande complète doit être envoyée avant la date de soumission, le cachet de la poste ou le récépissé de dépôt faisant foi, alors que dans le second cas, c’est l’accusé de réception délivré au moment de la réception de la demande complète qui fait foi.

La date limite de soumission des demandes complètes sera communiquée dans la lettre envoyée aux demandeurs chefs de file dont la demande a été présélectionnée.

L’administration contractante peut, pour des raisons d’efficience administrative, rejeter toute demande remise à temps au service postal mais reçue, pour des raisons échappant au contrôle de l’administration contractante, après la date effective d’approbation de l’évaluation de la demande complète, si le fait d’accepter des demandes postées à temps mais arrivées tardivement risque de retarder exagérément la procédure d’attribution ou de remettre en cause des décisions déjà prises et communiquées (voir le calendrier indicatif figurant à la section 2.5.2).

2.2.8. Autres informations concernant les demandes complètes

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique [ou par télécopie], au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des demandes complètes, aux adresses figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions :

[email protected]

L'administration contractante n'est pas tenue de fournir des éclaircissements sur des questions reçues après cette date.

Les réponses seront communiquées au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des demandes complètes.

Afin de garantir l'égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file et des codemandeurs, ou d’une action.

Aucune réponse individuelle ne sera donnée aux questions posées. Toutes les questions et leurs réponses, ainsi que d'autres informations importantes communiquées aux demandeurs au cours de la procédure d'évaluation, seront publiées sur le site sur le site de LIANE 2 : www.projetliane.com Il est donc recommandé de consulter régulièrement le site internet pour rester informé.

2.3. ÉVALUATION ET SÉLECTION DES DEMANDES

Les demandes seront examinées et évaluées par l’administration contractante avec l’aide possible d’assesseurs externes. Toutes les demandes seront évaluées selon les étapes et critères décrits ci-après.

Si l’examen de la demande révèle que l’action proposée ne satisfait pas aux critères d’éligibilité énoncés à la section 2.1, la demande sera rejetée pour ce seul motif.

ETAPE 1 : OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DES NOTES SUCCINCTES DE PRÉSENTATION

Au stade de l’ouverture et de la vérification administrative, les éléments suivants seront évalués :

Respect de la date limite. À défaut, la demande sera automatiquement rejetée ;


mailto:[email protected]

Respect, par la note succincte de présentation de tous les critères de la liste de contrôle figurant dans la partie A, section 2, du formulaire de demande de subvention. Cette évaluation comprend également une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si l’une des informations demandées manque ou est incorrecte, la demande peut être rejetée pour ce seul motif et elle ne sera pas évaluée plus avant.

Les notes succinctes de présentation qui passent ce contrôle avec succès seront évaluées au regard de la pertinence et de la conception de l'action proposée.

Les notes succinctes de présentation se verront attribuer une note globale sur 50, ventilée suivant la grille d'évaluation ci-après. L'évaluation permettra aussi de vérifier la conformité avec les instructions relatives à la manière de remplir la note succincte de présentation, qui figurent dans la partie A du formulaire de demande de subvention.

Les critères d’évaluation sont classés par rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique se voit attribuer une note comprise entre 1 et 5 comme suit : 1 = très insuffisant ; 2 = insuffisant ; 3 = satisfaisant ; 4 = bon ; 5 = très bon.

Notes*1. Pertinence de l'action Sous-note 201.1 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux objectifs

et priorités de l’appel à propositions, aux thèmes/secteurs/domaines spécifiques ou à toute autre exigence particulière mentionnée dans les lignes directrices à l'intention des demandeurs ? Les résultats attendus de l’action respectent-ils les priorités établies dans les lignes directrices à l'intention des demandeurs (section 1.2) ?

5

1.2 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux besoins particuliers et aux contraintes du pays ou de la/des région(s) cible(s) (en tenant compte de la synergie avec d'autres initiatives en matière de développement et de l'absence de double emploi) ?

5

1.3 Les participants (bénéficiaires finaux, groupes cibles) sont-ils clairement définis et leur choix est-il pertinent d’un point de vue stratégique ? Leurs besoins (en tant que détenteurs de droits et/ou de devoirs) et leurs contraintes ont-ils été clairement définis et sont-ils convenablement abordés dans la proposition ?

5

1.4 La proposition contient-elle des éléments apportant une valeur ajoutée particulière (par exemple, en matière d'innovation ou de bonnes pratiques) ainsi que les autres éléments complémentaires mentionnés à la section 1.2 des lignes directrices à l'intention des demandeurs.

5

2. Conception de l'action Sous-note 302.1 Dans quelle mesure la conception générale de l'action est-elle cohérente ?

La proposition indique-t-elle les résultats que l’action devrait permettre d’atteindre ? La logique d’intervention explique-t-elle le bien-fondé des résultats attendus ?

5(x2)**

2.2 La conception reflète-t-elle une analyse solide des problèmes existants, ainsi que des capacités des parties prenantes concernées ?

5

2.3 La conception tient-elle compte de facteurs externes (risques et hypothèses) ?

5

2.4 Les activités sont-elles réalisables et cohérentes au regard des résultats attendus (y compris du calendrier) ? Les résultats (produits, effets et impact) sont-ils réalistes ?

5

2.5 Dans quelle mesure la proposition tient-elle compte de questions transversales pertinentes, telles que les questions environnementales/relatives au changement climatique, la promotion de l'égalité hommes/femmes et de l'égalité des chances, les besoins des personnes handicapées, les droits des minorités et les droits des populations autochtones, la jeunesse et la lutte contre le VIH/SIDA (en cas de forte

5


prévalence dans le pays/la région ciblé(s)) ? NOTE TOTALE 50

* Remarque : une note de 5 (très bon) ne sera attribuée que si la proposition aborde spécifiquement plus que le nombre minimum requis de priorités telles que mentionnées à la section 1.2 (objectifs du programme) des présentes lignes directrices

** Cette note est multipliée par 2 en raison de son importance

Une fois toutes les notes succinctes de présentation évaluées, une liste est établie, classant les actions proposées selon leur note totale.

Dans un premier temps, seules les notes succinctes de présentation ayant obtenu au moins 30 points sont retenues pour la présélection.

Dans un second temps, le nombre de notes succinctes de présentation est réduit, sur la base de (i) leur classement dans la liste, et (ii) du nombre de notes succinctes de présentation dont le montant cumulé total des contributions demandées est égal à au maximum 200 % du budget disponible pour le présent appel à propositions. Le montant des contributions demandées pour chaque note succincte de présentation sera basé sur les enveloppes financières indicatives prévues pour chaque lot, s’il y a lieu.

Après l'évaluation des notes succinctes de présentation, l'administration contractante enverra à tous les demandeurs chefs de file une lettre leur indiquant si leur demande a été soumise avant la date limite, les informant du numéro de référence qui leur a été attribué, de l’évaluation ou non de leur note succincte de présentation et des résultats de cette évaluation. Les demandeurs chefs de file présélectionnés sont ensuite invités à soumettre une demande complète.

ETAPE 2 : OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DE LA DEMANDE COMPLÈTE

En premier lieu, les points suivants sont évalués :

Respect de la date limite de soumission. À défaut, la demande sera automatiquement rejetée.

Respect par la demande complète de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Cette évaluation comprend également une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si l’une des informations demandées manque ou est incorrecte, la demande peut être rejetée pour ce seul motif et elle ne sera pas évaluée plus avant.

Les demandes complètes qui passent ce contrôle avec succès sont ensuite évaluées au regard de leur qualité, y compris en ce qui concerne le budget proposé et la capacité des demandeurs et de l'entité ou des entités affiliées, sur la base des critères d’évaluation de la grille d’évaluation reproduite ci-après. Il existe deux types de critères d’évaluation : les critères de sélection et les critères d’attribution.

Les critères de sélection permettent d’évaluer la capacité opérationnelle du ou des demandeurs et de l’entité ou des entités affiliées et la capacité financière du demandeur chef de file ; ils servent à vérifier que ceux-ci :

Disposent de sources de financement stables et suffisantes pour garantir leur activité tout au long de l’action proposée et, si nécessaire, pour participer à son financement (ceci s’applique uniquement aux demandeurs chefs de file) ;

Disposent de la capacité de gestion et des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l’action proposée. Ceci s’applique aux demandeurs Les critères d’attribution permettent d’évaluer la qualité des demandes au regard des objectifs et des


priorités fixés dans les lignes directrices, et d’octroyer des subventions aux projets qui maximisent l’efficacité globale de l’appel à propositions. Ils aident à sélectionner les demandes dont l’administration contractante peut être sûre qu’elles respecteront ses objectifs et priorités. Ils concernent la pertinence de l’action et sa cohérence avec les objectifs de l’appel à propositions, la qualité, l'impact escompté, la durabilité de l’action ainsi que son efficacité par rapport aux coûts.

Notation :

Les critères d’évaluation sont classés en rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique est notée entre 1 et 5, comme suit : 1 = très insuffisant ; 2 = insuffisant ; 3 = satisfaisant ; 4 = bon ; 5 = très bon.


Grille d’évaluation

Rubrique Note maximum

1. 1. Capacité financière et opérationnelle 201.1 Les demandeurs et, s’il y a lieu, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils en

interne une expérience suffisante en matière de gestion de projet ? 5

1.2 Les demandeurs et, s’il y a lieu, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils en interne une expertise technique suffisante ? (en particulier, une connaissance des points à traiter)

5

1.3 Les demandeurs et, s’il y a lieu, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils en interne une capacité de gestion suffisante ? (Notamment en ce qui concerne le personnel, les équipements et la capacité à gérer le budget de l’action)

5

1.4 Le demandeur chef de file dispose-t-il de sources de financement stables et suffisantes ?

5

2. Pertinence 20Report de la note obtenue lors de l'évaluation de la note succincte de présentation3. Conception de l'action 153.1 Dans quelle mesure la conception de l’action est-elle cohérente ? La proposition

indique-t-elle les résultats que l’action devrait permettre d’atteindre ? La logique d’intervention explique-t-elle la raison d’être des résultats attendus ? Les activités proposées sont-elles appropriées, concrètes et cohérentes avec les produits et le ou les effets envisagés ?

5

3.2 La proposition/le cadre logique inclut-il/elle un niveau de référence, des cibles et des sources de vérification crédibles ? Si ce n’est pas le cas, une étude de référence est-elle prévue (et est-elle correctement inscrite au budget de la proposition) ?

5

3.3 La conception reflète-t-elle une analyse solide des problèmes existants, ainsi que des capacités des parties prenantes concernées ?

5

4. Approche de mise en œuvre 154.1 Le plan d’action prévu pour la mise en œuvre de l’action est-il clair et

réalisable ? Le calendrier est-il réaliste ?5

4.2 La proposition inclut-elle un système de suivi efficace et efficient ? Une évaluation est-elle prévue (avant, pendant et/ou à la fin de la mise en œuvre) ?

5

4.3 Le niveau d’association et de participation à l'action du ou des codemandeurs et de l'entité ou des entités affiliées est-il satisfaisant ?

5

5. Durabilité de l'action 155.1 L’action est-elle susceptible d’avoir un impact tangible sur les groupes cibles ? 55.2 L’action est-elle susceptible d’avoir des effets multiplicateurs, y compris la

possibilité de reproduction, d’extension, de mise à profit de l’expérience et de partage des connaissances ?

5

5.3 Les résultats attendus de l’action proposée sont-ils durables ?- sur le plan financier (par exemple, financement d’activités de suivi, sources de

revenu permettant de couvrir tous les frais de fonctionnement et de maintenance futurs)

- sur le plan institutionnel (les structures permettront-elles le maintien des résultats de l’action à la fin de celle-ci ? Y aura-t-il « appropriation » locale des résultats de l’action ?)

Sur le plan politique (s’il y a lieu) (quel sera l’impact structurel de l’action – par exemple, amélioration de la législation, des codes de conduite, des méthodes)

- sur le plan environnemental (s’il y a lieu) (l'action aura-t-elle un impact positif/négatif sur l'environnement ?)

5

6. Budget et rapport coût-efficacité de l'action 156.1 Les activités sont-elles convenablement reflétées dans le budget ? / 56.2 Le ratio entre les coûts estimés et les résultats est-il satisfaisant ? / 10Note totale maximum 100


Si la note totale pour la rubrique 1 (Capacité financière et opérationnelle) est inférieure à 12, la demande est rejetée. De même, la demande est rejetée si au moins une des sous-rubriques de la section 1 reçoit la note de 1.

Si le demandeur chef de file fait une demande sans codemandeurs la note pour le point 3.3 sera de 5, sauf si la participation de codemandeurs est obligatoire en vertu des présentes lignes directrices à l’intention des demandeurs.

Sélection provisoire

Après l’évaluation, un tableau est établi, reprenant l’ensemble des demandes classées suivant la note qu’elles ont obtenue. Les demandes ayant obtenu la meilleure note sont provisoirement sélectionnées jusqu’à épuisement du budget disponible pour le présent appel à propositions. En outre, une liste de réserve est établie suivant les mêmes critères. Cette liste sera utilisée si d’autres fonds deviennent disponibles pendant sa période de validité.


ÉTAPE 3 : VÉRIFICATION DE L'ÉLIGIBILITÉ DES DEMANDEURS ET DES CODEMANDEURS

La vérification de l’éligibilité est effectuée sur la base des pièces justificatives demandées par l'administration contractante (voir section 2.4). Elle est réalisée par défaut uniquement pour les demandes qui ont été provisoirement sélectionnées sur la base de leur note et dans les limites du budget prévu pour le présent appel à propositions.

La déclaration du demandeur chef de file (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) fait l’objet d’une vérification croisée avec les pièces justificatives fournies par ce dernier. Toute pièce justificative manquante ou toute incohérence entre la déclaration du demandeur chef de file et les pièces justificatives peut entraîner le rejet de la demande pour ce seul motif.

L’éligibilité des demandeurs et des codemandeurs est vérifiée sur la base des critères établis dans les sections 2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3.

Toute demande rejetée est remplacée par la demande suivante la mieux placée sur la liste de réserve qui entre dans les limites du budget disponible pour le présent appel à propositions.


2.4. SOUMISSION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES POUR LES DEMANDES PROVISOIREMENT SÉLECTIONNÉES

Un demandeur chef de file dont la demande a été provisoirement sélectionnée ou inscrite sur la liste de réserve sera informé par écrit par l'administration contractante. Il lui sera demandé de fournir les documents suivants de manière à permettre à l'administration contractante de vérifier son éligibilité et, s’il y a lieu, celle des codemandeurs éventuels

1. Les deux derniers PV d’AG (certifiées conformes par le président en exercice)

2. Les deux derniers rapports d’activité et financier (certifiés conforme par le président en exercice)

3. Le récépissé de dépôt (ou de déclaration)

4. Les statuts à jour

5. Le RIB bancaire au nom de la structure qui demande la subvention, les noms et fonctions du (des) signataire

6. Une copie des états financiers les plus récents du demandeur chef de file (compte de résultat et bilan du dernier exercice clos)8. Les éventuels codemandeurs affiliés ne sont pas tenus de fournir une copie de leurs états financiers les plus récents.

7. Un extrait du Casier Judiciaire du président

8. Les statuts ou actes constitutifs du demandeur chef de file, des éventuels codemandeurs et des éventuelles entités affiliées9. Lorsqu’au cours des deux années précédant la date limite de réception des demandes, l'administration contractante a reconnu l’éligibilité du demandeur chef de file, des codemandeurs ou des entités affiliées pour un autre appel à propositions relevant de la même ligne budgétaire, ceux-ci peuvent soumettre, au lieu des statuts ou actes constitutifs, une copie du document prouvant leur éligibilité lors d’un appel précédent (par exemple, une copie des conditions particulières d’un contrat de subvention conclu pendant la période de référence), à moins que leur statut juridique ait changé entre-temps10. Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales ayant signé un accord-cadre avec la Commission européenne.

9. Lorsque la demande concerne une subvention pour une action dont le montant dépasse 750 000 EUR ou une subvention de fonctionnement supérieure à 100 000 EUR, le demandeur chef de file doit fournir un rapport d’audit établi par un auditeur externe agréé s’il est disponible, et dans tous les cas lorsqu’un contrôle légal est exigé par le droit de l’Union ou le droit national, Ce rapport certifie les comptes des trois derniers exercices disponibles au maximum. Dans tous les autres cas, le demandeur fournit une déclaration sur l’honneur signée par son représentant autorisé, qui certifie la validité de ses comptes pour les trois derniers exercices disponibles au maximum.

Cette exigence ne s’applique qu’à la première demande introduite par un même bénéficiaire auprès d’un ordonnateur compétent lors d’un même exercice.

10. Les éventuels codemandeurs ou entités affiliées ne sont pas tenus de fournir un rapport d’audit externe.

8 Cette obligation ne s’applique pas aux personnes physiques ayant reçu une bourse ou qui ont un besoin pressant d’aide directe, ni aux entités publiques et aux organisations

internationales. Elle ne s’applique pas non plus lorsque les états financiers sont, en pratique, les mêmes documents que le rapport d’audit externe déjà fourni conformément à la

section 2.4.2.

9 Lorsque le demandeur chef de file, un ou des codemandeurs et/ou une ou des entités affiliées sont des entités publiques créées par une loi, une copie de ladite loi doit être fournie.

10 À insérer uniquement lorsque les conditions d’éligibilité n’ont pas changé d’un appel à propositions à l’autre.


11. Une copie des états financiers les plus récents du demandeur chef de file (compte de résultat et bilan du dernier exercice clos)11. Les éventuels codemandeurs ou entités affiliées ne sont pas tenus de fournir une copie de leurs états financiers les plus récents.

12. Le formulaire « entité légale » (annexe D des présentes lignes directrices) dûment rempli et signé par chacun des demandeurs (le demandeur chef de file et chacun des éventuels codemandeurs), accompagné des pièces justificatives qui y sont demandées. Si les demandeurs ont déjà signé un contrat avec l’administration contractante, ils peuvent fournir leur numéro d’entité légale au lieu du formulaire « entité légale » et des pièces justificatives, à moins que leur statut juridique ait changé entre-temps.

13. Un formulaire « signalétique financier » du demandeur chef de file (pas des codemandeurs), conforme au modèle joint dans l’annexe E des présentes lignes directrices, certifié par la banque à laquelle le paiement doit être fait. Cette banque devrait être située dans le pays dans lequel le demandeur chef de file est établi. Si le demandeur chef de file a déjà fourni un formulaire « signalétique financier » pour un contrat dans le cadre duquel la Commission européenne était chargée des paiements et s’il entend utiliser le même compte bancaire, il peut se contenter de fournir une copie du formulaire qu’il a soumis à cette occasion.

14. Le demandeur chef de file ainsi que tous les codemandeurs et entités affiliées remplissent et signent la déclaration sur l’honneur attestant qu’ils ne se trouvent pas dans l’une des situations d’exclusion (voir Section 2.6.10.1 du PRAG).

Les documents doivent être fournis sous la forme d’originaux, de photocopies ou de versions scannées (montrant, de façon lisible, les cachets, signatures et dates) de ces originaux.

Lorsque ces documents ne sont pas rédigés dans une des langues officielles de l’Union européenne, une traduction en français des parties pertinentes de ces documents prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, s’il y a lieu, des codemandeurs et des entités affiliées doit être jointe pour l’analyse de la demande.

Lorsque ces documents sont rédigés dans une langue officielle de l’Union européenne autre que celle de l’appel à propositions, il est fortement recommandé, pour faciliter l’évaluation, de fournir une traduction en français des parties pertinentes des documents prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, s’il y a lieu, des codemandeurs et des entités affiliées.

Si les pièces justificatives mentionnées ci-dessus ne sont pas fournies avant la date limite fixée dans la demande de soumission des pièces justificatives envoyée par l'administration contractante au demandeur chef de file, la demande pourra être rejetée.

Après vérification des pièces justificatives, le comité d'évaluation fait une recommandation finale à l'administration contractante, qui décide de l'attribution des subventions.

NB : Si l’administration contractante n’est pas convaincue par la force, la solidité et la garantie offertes par le lien structurel entre un demandeur et son entité affiliée, il peut exiger la présentation des documents manquants pour permettre de convertir cette dernière en codemandeur. Si tous les documents manquants sont soumis, et sous réserve que tous les critères d’éligibilité soient satisfaits, l’entité devient codemandeur à toutes fins utiles. Le demandeur chef de file doit soumettre le formulaire de demande modifié en conséquence.

2.5. NOTIFICATION DE LA DÉCISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE

11 Cette obligation ne s’applique pas aux personnes physiques ayant reçu une bourse ou qui ont un besoin pressant d’aide directe, ni aux entités publiques et aux organisations

internationales. Elle ne s’applique pas non plus lorsque les états financiers sont, en pratique, les mêmes documents que le rapport d’audit externe déjà fourni conformément à la

section 2.4.2.


2.5.1 Contenu de la décision

Les demandeurs chefs de file sont informés par écrit de la décision de l’administration contractante concernant leur demande et, en cas de rejet, des raisons de cette décision négative.

Si un demandeur s’estime lésé par une erreur ou irrégularité commise dans le cadre de la procédure d'attribution, il peut introduire une plainte (pour plus de détails, voir section 2.4.15 du PRAG).

Les demandeurs et, s’ils sont des entités légales, les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sont informés du fait que, s’ils se trouvent dans une des situations de détection rapide ou d’exclusion, leurs coordonnées (nom/dénomination, prénom s’il s’agit d’une personne physique, adresse/siège social, forme juridique et nom et prénom des personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, s’il s’agit d’une entité légale) peuvent être enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion et communiquées aux personnes et entités concernées dans le cadre de l’attribution ou l’exécution d’un contrat de subvention.

Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter la déclaration de confidentialité disponible à l’adresse suivante : http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_fr.cfm

Calendrier indicatif

DATE HEURE

1. 1. Réunion d'information (s’il y a lieu)

2. Date limite à laquelle les éventuelles demandes de clarifications doivent être adressées à l'administration contractante

16 juillet 2020 12 heures

3. Date limite à laquelle l'administration contractante doit répondre aux demandes de clarifications

27 juillet 2020 12 heures

4. Date limite de soumission des notes succinctes de présentation

6 août 12 heures

5. Information des demandeurs chefs de file sur l'ouverture, la vérification administrative et l'évaluation de la note succincte de présentation (étape 1)

25 août (estimé)

6. Invitations à soumettre les demandes complètes

25 août (estimé)

6. Date limite de soumission des demandes complètes

8 octobre (estimé) 12 heures

7. Information des demandeurs chefs de file concernant l'évaluation des demandes complètes (étape 2)

26 octobre (estimé)


8. Notification de l'attribution (après vérification de l'éligibilité) (étape 3)

2 novembre (estimé)

9. 9. Signature du contrat 16 novembre (estimé)

Toutes les heures correspondent au fuseau horaire du pays de l’administration contractante.

Ce calendrier indicatif renvoie à des dates provisoires (sauf pour les dates 2, 3 et 4) et peut être mis à jour par l'administration contractante au cours de la procédure. Dans ce cas, le calendrier mis à jour sera publié sur le site internet de LIANE 2 : www.projetliane.com

2.6. CONDITIONS DE LA MISE EN ŒUVRE APRÈS LA DÉCISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE D'ATTRIBUER UNE SUBVENTION

Une fois que la décision a été prise d’attribuer une subvention, le ou les bénéficiaires se voient proposer un contrat basé sur le contrat type de subvention (annexe G des présentes lignes directrices). En signant le formulaire de demande (annexe A des présentes lignes directrices), les demandeurs acceptent, si la subvention leur est attribuée, les conditions contractuelles du contrat type de subvention. Si le coordonnateur est une organisation dont les piliers n’ont pas été positivement évalués, il signe une convention de contribution fondée sur le modèle de convention de contribution. Dans ce cas, les références aux dispositions du contrat type de subvention et de ses annexes ne s’appliquent pas. Les références, dans les présentes lignes directrices, au contrat de subvention s’entendent comme des références aux dispositions pertinentes de la convention de contribution.

Marchés d’exécution

Lorsque la mise en œuvre d’une action nécessite la passation de marchés par le ou les bénéficiaires et les éventuelles entités affiliées, ces marchés doivent être attribués conformément à l’annexe IV du contrat type de subvention.

Dans ce contexte, il convient d’opérer une distinction entre l’attribution de marchés d’exécution et la sous-traitance de parties de l’action décrite dans la proposition, à savoir dans la description de l’action jointe au contrat de subvention, cette sous-traitance étant soumise à des restrictions supplémentaires (voir les conditions générales figurant dans le contrat type de subvention).

Attribution de marchés d’exécution : les marchés d’exécution concernent l’acquisition, par les bénéficiaires, de services courants et/ou de biens et d’équipements nécessaires dans le cadre de leur gestion de projet ; ils ne couvrent pas l’externalisation de tâches qui font partie de l’action et qui sont décrites dans la proposition, à savoir dans la description de l’action jointe au contrat de subvention.

Sous-traitance: la sous-traitance est l’exécution, par un tiers auquel un ou plusieurs bénéficiaires ont attribué un marché, de tâches spécifiques faisant partie de l’action telle que décrite dans l’annexe du contrat de subvention (voir également les modalités et conditions générales figurant dans le contrat type de subvention).



3. LISTE DES ANNEXES

DOCUMENTS À REMPLIR

Annexe A1 : formulaire de note succincte (format Word)Annexe A2 : formulaire de demande complèteAnnexe B : budget (format Excel)Annexe C : cadre logique (format Excel)Annexe D : Fiche entité LégaleAnnexe E : Fiche signalétique financière

Annexe F : formulaire d’enregistrement PADOR (facultatif)

DOCUMENTS POUR INFORMATION

Annexe G : contrat de subvention

- Annexe II : conditions générales - Annexe IV : règles d’attribution des marchés- Annexe V : modèle de demande de paiement- Annexe VI : modèle de rapport narratif et financier

Annexe H : déclaration sur l’honneur

Annexe I : taux des indemnités journalières (per diem), disponibles à l’adresse suivante:

http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-procurement-contracts/procedures-and-practical-guide-prag/diems

Annexe J : informations relatives au régime fiscal applicable aux contrats de subvention signés dans le cadre de l'appel à propositions

Annexe K : lignes directrices pour l’évaluation des options simplifiées en matière de coûts

Annexe L : Guide de la subvention. Ce guide propre à LIANE 2 ne fait pas partie du contrat de subvention et n’a pas de valeur juridique. Il fournit des conseils pratiques.

Liens utiles :

Lignes directrices – Gestion du Cycle de Projet http://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en

Mise en œuvre des contrats de subventionGuide de l’utilisateurhttp://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19&locale=fr

Manuel pour la gestion financièrehttp://ec.europa.eu/europeaid/funding/procedures-beneficiary-countries-and-partners/financial-management-toolkit_en

NB : ce manuel ne fait pas partie du contrat de subvention et n’a pas de valeur juridique. Il fournit simplement des orientations générales et peut, sur certains points, différer du contrat de subvention signé. Afin de garantir le respect de leurs obligations contractuelles, les bénéficiaires ne devraient pas se fier uniquement au manuel, mais toujours consulter les documents contractuels qui les concernent.

* * *


Annexe A1

Formulaire de demande succincte




Unioneuropéenne

FED/2016/039-129_______________________________________________

Leadership et Initiatives des Acteurs Non EtatiquesLIANE 2

Formulaire de demande de subvention

Annexe A1 Note Succincte

Lignes budgétaires :

FED/2016/039-129

11ème Fonds européen de développement

Référence : DPU/SUBV/4.3.4/2019 et DPU/SUBV/4.4.1/2019

Date limite de soumission des notes succinctes de présentation : 6 aoûtAfin de réduire les dépenses et les déchets, nous vous conseillons vivement de ne pas utiliser de classeurs ou

d’intercalaires en plastique. Veuillez également recourir à l’impression recto-verso si possible.

Intitulé de l’action :

Numéro et intitulé du lot :

Lieu(x) de l’action :<indiquez le(s) pays, région(s), ville(s) ou zone(s) qui bénéficieront de l’action>

Nom du demandeur principal

Nom du demandeur, titre du projet + pagination Page 35 sur 96

Nationalité du demandeur principal12

Dossier n°

(Pour usage interne seulement)

Numéro d’identification EuropeAid13

Numéro de fiche de l’entité légale/du contrat en cours si disponible14

Statut juridique15

N° et date du récépissé de dépôt

Codemandeur Nom complet, N° et date de récépissé de dépôt ; relation avec le demandeur principal

Coordonnées du demandeur principal pour la présente action

Adresse postale :

Numéro de téléphone : (téléphone fixe et mobile) indicatif du pays + indicatif de la ville + numéro

Numéro de télécopieur : Indicatif du pays + indicatif de la ville + numéro

Personne à contacter pour cette action :

Adresse électronique de la personne de contact :

Adresse :

Site internet du demandeur principal : (facultatif)

12 Les statuts d’une organisation doivent montrer qu’elle a été créée conformément à la législation nationale du pays concerné et que son siège social est situé dans un pays

éligible. Les organisations établies dans un autre pays ne peuvent pas être considérées comme des organisations locales éligibles. Voir les notes de bas de page des lignes

directrices de l’appel.

13 À indiquer si l’organisation est enregistrée dans PADOR (service d’enregistrement en ligne des demandeurs potentiels). Pour plus de renseignements et pour vous enregistrer,

veuillez consulter le site internet

https://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-calls-proposals/pador-helpdesk_en

14 Si un demandeur principal a déjà signé un contrat avec la Commission européenne et/ou a été informé du numéro de fiche d’entité légale. Dans le cas contraire, inscrivez la

mention « N/A ».

15 Par exemple, organisme à but non lucratif, organisme gouvernemental, organisation internationale.


Tout changement relatif aux adresses, numéros de téléphone, numéros de fax et adresses électroniques doit être notifié par écrit au pouvoir adjudicateur. L’administration contractante ne sera pas tenue pour responsable au cas où il ne pourrait entrer en contact avec le demandeur.

Le traitement des données à caractère personnel relatives à la présente procédure d’attribution de subvention par l’administration contractante a lieu dans le respect de la législation nationale de l’État de l’administration contractante et des dispositions de la convention de financement correspondante.

L’appel à propositions et le contrat de subvention se rapportent à une action extérieure financée par l’UE, représentée par la Commission européenne. Si le suivi de votre réponse à l’appel à propositions implique le transfert de données à caractère personnel (telles que les noms, coordonnées et CVs) à la Commission européenne, elles seront traitées uniquement aux fins du suivi de la procédure d’attribution et de l’exécution du contrat de subvention par la Commission, pour que cette dernière puisse se conformer à ses obligations au titre du cadre législatif applicable et de la convention de financement conclue entre l’UE et le pays partenaire, sans préjudice d’une éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit de l’Union. Pour la partie des données transférée par l’administration contractante à la Commission européenne, le responsable du traitement des données à caractère personnel effectué au sein de la Commission est le chef de l’unité affaires juridiques de la DG Coopération internationale et développement.

Des renseignements détaillés concernant le traitement de vos données à caractère personnel par la Commission figurent dans la déclaration de confidentialité à l’adresse:

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?chapterTitleCode=A

Lorsque vous traitez des données à caractère personnel dans le cadre de la participation à un appel à propositions (par exemple, les CVs des experts principaux et techniques) et/ou de la mise en œuvre d’un contrat (par exemple, le remplacement d’experts) vous devez informer les personnes concernées de la transmission éventuelle de leurs données aux institutions et organes de l’UE et vous devez leur communiquer la déclaration de confidentialité susmentionnée.]


http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?chapterTitleCode=A

Table des matières

1 INSTRUCTIONS POUR L’ÉLABORATION DE LA NOTE SUCCINCTE DE PRÉSENTATION..................................................................................................................

1.1. Résumé de l’action 41

1.2. Description de l’action (max. 2 pages) 42

1.3. Intérêt de l’action (max. 3 pages) 42

2 Liste de vérification de la note succincte de présentation....................................................3 Déclaration du demandeur PRINCIPAL...............................................................................4 Grille d’évaluation de la note succincte de présentation......................................................


INSTRUCTIONS POUR L’ÉLABORATION DE LA NOTE SUCCINCTE DE PRÉSENTATION

Veuillez noter que s’il s’agit d’un appel à propositions restreint, seule la note succincte de présentation sera transmise dans le cadre de la première phase (et non la demande complète). S’il s’agit d’un appel ouvert, la note succincte de présentation ainsi que la demande complète seront transmises en même temps.

Il n'existe pas de modèle spécifique pour la note succincte de présentation mais le demandeur principal doit s’assurer que le texte :

• comprenne la page 1 du présent document, complétée et soumise comme page de couverture de la note succincte de présentation ;

• comprenne le tableau du résumé de l’action (sans aucune limitation de la taille) ;

• comprenne la description de l’action (maximum 2 pages) et la pertinence de l’action (maximum 3 pages), en taille A4 avec des marges de 2 cm, rédigées en caractères Arial 10 et avec un interligne simple ;

• fournisse les informations demandées dans les rubriques ci-dessous, dans l’ordre dans lequel elles sont demandées et proportionnellement à leur importance relative (voir les notes correspondantes dans la grille d’évaluation incluse dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs) ;

• fournisse des informations complètes (étant donné que l’évaluation sera fondée uniquement sur les informations communiquées) ;

• soit rédigée de la manière la plus claire possible afin d’en faciliter l’évaluation.

1.1. Résumé de l’action16

Veuillez compléter le tableau ci-dessous.

Intitulé de l’action :Lot : veuillez indiquer le lot pour lequel vous soumissionnez LOT N° :Localisation(s) de l’action : préciser le(s) région(s) qui bénéficieront de l’actionDurée totale de l’action (mois):Contribution de l’UE demandée (montant)

En Fcfa

Contribution demandée à l’UE en pourcentage du montant total des coûts éligibles de l’action (indicatif)

%

Budget indicatif total En FcfaObjectifs de l’action Objectif Global (impact)

Objectif(s) spécifique(s) (effets directs)

Groupe(s) cible(s)17

Bénéficiaires finaux18

Résultats escomptés Résultat 1 :

16 La page de couverture conforme au modèle de la page 1 sera également jointe.

17 Les « groupes cibles » sont les groupes/entités qui bénéficieront directement de l’action au niveau de l’objectif de l’action.

18 Les « bénéficiaires finaux » sont ceux qui bénéficieront de l’action à long terme au niveau de la société ou du secteur au sens large.


Résultat 2 :

Résultat 3 ;Principales activités Activité 1.1 :

Activité 1.2 :

Activité 2.1 : Etc… (nomenclature en lien avec la numérotation des résultats)

Description de l’action (max. 2 pages)Veuillez fournir toutes les informations suivantes :

i. Exposez le contexte dans lequel s’inscrit la préparation de l’action, en particulier le contexte sectoriel/national/régional (y compris les principaux défis). Mentionnez toute analyse/étude spécifique réalisée pour étayer la conception de l’action (analyse du contexte).

ii. Expliquez les objectifs de l’action indiqués dans le tableau figurant à la section 1.1.

iii. Décrivez les principaux groupes de parties prenantes, leur attitude vis-à-vis de l’action et les éventuelles consultations qui ont eu lieu.

iv. Exposez brièvement la logique d’intervention dans la laquelle s’inscrit l’action, en indiquant les produits, les effets directs et l’impact escomptés et en mettant en évidence les principaux risques et hypothèses liés à leur réalisation.

v. Présentez brièvement le type d’activités proposées, en décrivant les liens/rapports entre les groupes d’activités.

vi. Expliquez de quelle manière l'action intègrera les questions transversales pertinentes telles que la promotion des droits de l’homme , l’égalité entre les hommes et les femmes , la démocratie, la bonne gouvernance, l’aide à la jeunesse, les droits des enfants et les peuples autochtones, la durabilité environnementale et la lutte contre le VIH/SIDA (en cas de forte prévalence dans le pays/la région cible).

vii. Donnez un aperçu du calendrier indicatif de l’action accompagné d’une description des facteurs spécifiques qui ont été pris en compte.

1.3. Pertinence de l’action (max. 3 pages)1.3.1 Pertinence par rapport aux objectifs/secteurs/thèmes/priorités spécifiques de

l’appel à propositionsVeuillez fournir toutes les informations suivantes :

i. Décrivez la pertinence de l’action par rapport aux objectifs et priorités de l’appel à propositions ;

ii. Décrivez la pertinence de l’action par rapport aux sous-thèmes/secteurs/domaines spécifiques et aux autres exigences spécifiques indiqués dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs, par exemple l’appropriation locale, etc.

iii. Décrivez quels résultats escomptés mentionnés dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs seront pris en compte.

1.3.2 Pertinence par rapport aux besoins et contraintes spécifiques du/des pays, région(s) cible(s) et/ou des secteurs concernés (y compris les synergies avec d’autres initiatives de développement et absence de double emploi).

Veuillez fournir toutes les informations suivantes :


i. Exposez clairement la situation antérieure au projet dans le ou les pays, la ou les régions et/ou les secteurs cibles (avec des données chiffrées, si possible).

ii. Fournissez une analyse détaillée des problèmes à traiter et de la manière dont ils sont liés à tous les niveaux.

iii. Mentionnez tout projet important lancé au niveau national, régional et/ou local en rapport avec l’action et décrivez comment cette dernière y est liée.

iv. Si l’action est le prolongement d’une action antérieure, indiquez clairement comment elle s’appuiera sur les activités/résultats de cette action antérieure. Faites référence aux principales conclusions et recommandations des évaluations qui ont été réalisées.

v. Si l’action fait partie d’un programme plus vaste, expliquez clairement comment elle s'intègre ou comment elle est coordonnée avec ce programme ou avec tout autre projet envisagé. Précisez les synergies potentielles avec d’autres initiatives, notamment de la Commission européenne.

vi. Expliquez la complémentarité avec les autres initiatives soutenues par l’UE et les autres donateurs (États membres et autres).

1.3.3. Décrivez et définissez les groupes cibles et les bénéficiaires finaux, leurs besoins et leurs contraintes et expliquez comment l’action répondra à ces besoins

Veuillez fournir toutes les informations suivantes :

i. Donnez une description (quantifiée, si possible) de chacun des groupes cibles et bénéficiaires finaux, en indiquant les critères de sélection.

ii. Décrivez les besoins et contraintes (y compris les contraintes en termes de capacité) propres à chacun de ces groupes cibles et bénéficiaires finaux.

iii. Démontrez la pertinence de la proposition par rapport aux besoins et contraintes des groupes cibles et des bénéficiaires finaux.

iv. Expliquez tout processus participatif assurant la participation des groupes cibles et des bénéficiaires finaux.

1.3.4 Éléments spécifiques apportant une valeur ajoutée :Indiquez éléments spécifiques de valeur ajoutée de l’action, par ex. la promotion ou la consolidation des partenariats public-privé, l'innovation et les meilleures pratiques.


Liste de vérification de la note succincte de présentation

APPEL A PROPOSITION LIANE 2 FED/2016/039-129 AP/2019 LIANE 2

RENSEIGNEMENTS D'ORDRE ADMINISTRATIF

À remplir par le demandeur principal


Numéro d’identification EuropeAid (si existe)

Nationalité19/pays et date d’immatriculation20

Numéro de fiche d’entité légale21

Statut juridique22

Codemandeur 23

Nom du/des codemandeur/s


Nationalité/pays et date d’immatriculation

Numéro de fiche d’entité légale (si disponible)

Statut juridique

Entités affiliées24

Nom de l’entité affiliée



Statut juridique :

Préciser à quelle entité vous êtes affilié (le demandeur principal et/ou codemandeurs).Préciser le type d’affiliation qui vous lie à cette entité.

19 Pour les personnes physiques.

20 Pour les organisations.

21 Si le demandeur principal a déjà signé un contrat avec la Commission européenne.

22 Par exemple, organisme gouvernemental, sans but lucratif ou organisation internationale.

23 Ajouter autant de lignes qu’il y a de codemandeurs.

24 Ajouter autant de lignes qu’il y a d’entités affiliées.

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AVANT D’ENVOYER VOTRE NOTE SUCCINCTE DE PRÉSENTATION, VEUILLEZ VÉRIFIER QUE CHACUN DES CRITÈRES CI-DESSOUS EST ENTIÈREMENT REMPLI PUIS COCHEZ-LES AU FUR ET À MESURE.

Cochez les éléments

ci-dessous

Intitulé de la proposition : Oui Non

SECTION 1 (ADMINISTRATIVE)1. Les instructions concernant la note succincte de présentation ont

été appliquées. 2. La déclaration du demandeur principal est remplie et signée.

3. La proposition est rédigée, en français la proposition sera rédigée dans la langue généralement la plus utilisée par la population cible du pays dans lequel l'action aura lieu.

4. L’original et les 2 copies sont inclus.

5. Une version électronique de la note succincte de présentation est jointe.

SECTION 2 (ÉLIGIBILITÉ)6. L’action sera mise en œuvre [dans] un (des) [pays] [région(s)]

éligibles et dans le nombre minimum requis de [pays] [régions] éligibles.

7. L’action durera entre 12 et 14 mois (les durées minimales et maximales autorisées).

8. La contribution requise est comprise entre le minimum et le maximum autorisé.

9. La liste de vérification et la déclaration du demandeur principal ont été remplies et envoyées avec la note succincte de présentation.

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– Déclaration du demandeur PRINCIPAL (note succincte de présentation)Le demandeur principal, représenté par le soussigné en tant que signataire habilité par le demandeur principal et, dans le contexte de la présente requête, qui représente les codemandeur(s) et entité(s) affiliée(s) dans l’action proposée, déclare ce qui suit :

le demandeur principal dispose des sources de financement et des compétences et qualifications professionnelles mentionnées au point 2 des lignes directrices à l’attention des demandeurs;

le demandeur principal s’engage à respecter les obligations prévues dans la déclaration des entités affiliées du formulaire de demande de subvention et les principes de bonnes pratiques en matière de partenariat ;

le demandeur principal est directement responsable de la préparation, de la gestion et de la mise en œuvre de l’action avec le(s) codemandeur(s) et l’entité/les entités affiliée(s) et n'agit pas en tant intermédiaire ;

En outre, ils reconnaissent et acceptent que le demandeur principal, le (s) codemandeur(s) et entité(s) affiliée(s) éventuelle(s) participant tout en se trouvant dans l’une quelconque de ces situations, s’exposent à être exclus d’autres procédures conformément à la réglementation financière en vigueur ;

le demandeur principal et chaque codemandeur et entité affiliée sont en mesure de fournir immédiatement, sur demande, les pièces justificatives mentionnées au point 2.4 des lignes directrices à l’attention des demandeurs ;

le demandeur principal et chaque codemandeur et entité affiliée (le cas échéant) sont admissibles selon les critères définis aux points 2.1.1 et 2.1.2 des lignes directrices à l’attention des demandeurs ;

s’ils sont recommandés pour l’octroi d’une subvention, le demandeur principal, le(s) codemandeur(s) et l’entité/les entités affiliée(s) acceptent les conditions contractuelles fixées dans le contrat type annexé aux lignes directrices à l’attention des demandeurs (annexe G) (ou l’accord de financement lorsque le demandeur principal est une organisation dont les piliers ont fait l’objet d’une évaluation positive par la Commission européenne) ;

Nous entendons que si nous participons tout en nous trouvant dans l'une des situations prévues au point 2.6.10.1 du Guide pratique ou s'il est établi que de fausses déclarations ont été faites ou que de fausses informations ont été fournies, nous sommes susceptibles d'être exclus de la présente procédure et sommes passibles de sanctions administratives sous forme d’exclusion et de pénalités financières dans la limite de 10 % de la valeur totale estimée de la subvention octroyée et que cette information peut être publiée sur le site internet de la Commission, conformément à la réglementation financière en vigueur. Nous sommes conscients que, pour assurer la protection des intérêts financiers de l'UE, nos données à caractère personnel peuvent être communiquées aux services d'audit interne, au système de détection rapide et d'exclusion, à la Cour des comptes européenne, à l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières ou à l'Office européen de lutte antifraude.

Signé au nom du demandeur principal

Nom

Signature

Fonction

Date


– Grille d’évaluation de la note succincte de présentation(POUR USAGE DU POUVOIR ADJUDICATEUR SEULEMENT)

OUI NON1. La date limite a été respectée.

2. La note succincte de présentation satisfait à tous les critères visés dans la liste de vérification.

La conformité administrative a été vérifiée par :

Date:

DÉCISION 1 : Le comité a décidé d’évaluer la note succincte de présentation, qui a satisfait au contrôle administratif.La note succincte de présentation a été évaluée par :

Date :

DÉCISION 2 : Le comité a décidé de recommander l’évaluation de la demande complète.


Annexe A2

Formulaire de demande complète


Formulaire de demande de subvention

Annexe A2 Demande Complète Lignes budgétaires : DPU/SUBV/4.3.4/2019 et DPU/SUBV/4.4.1/2019

FED/2016/039-129

Date limite de présentation : 8 octobreAfin de réduire les dépenses et les déchets, nous vous conseillons vivement de ne pas utiliser de classeurs ou

d’intercalaires en plastique. Veuillez également recourir à l’impression recto-verso si possible.

1. Informations générales

Référence de l'appel à propositions

Intitulé de l'appel à propositions


Numéro de la proposition25

Intitulé de l'action

Localisation de l'action

Durée de l’action

[Numéro du lot]

1.

Référence de l'appel à propositions

Intitulé de l'appel à propositions


Numéro de la proposition26

Intitulé de l'action


Durée de l’action

[Numéro du lot]

2.

25 Pour les procédures restreintes seulement ; Lorsque l'autorité contractante a évalué la note succincte, le demandeur principal est informé de la décision et recevra un

numéro de proposition.

26 Pour les procédures restreintes seulement ; Lorsque l'autorité contractante a évalué la note succincte, le demandeur principal est informé de la décision et recevra un

numéro de proposition.



République de

Côte d’Ivoire

Unioneuropéenne

FED/2016/039-129_________________________________

Dossier n°

(Pour usage interne uniquement)

Table des matières

FORMULAIRE DE DEMANDE COMPLÈTE

1 Informations générales.........................................................................................................2 L'action.................................................................................................................................

2.1. Description de l'action 50

2.2. Expérience du demandeur principal 54

2.3. Expérience du (des) codemandeur(s) (le cas échéant) 55

3 Le demandeur PRINCIPAL..................................................................................................3.1. Identité 59

4 Le(s) codemandeur(s)..........................................................................................................5 Entités affiliées participant à l'action. Non applicable...........................................................6 Entreprises associées participant à l’action. Non applicable................................................7 Liste de vérification concernant le formulaire de demande complète..................................8 Déclaration du demandeur PRINCIPAL (DEMANDE COMPLETE).....................................9 Grille d’évaluation de la demande complète........................................................................

2. L'action27

2.1. Description de l'action2.1.1. Description (13 pages maximum)

Veuillez décrire l’action proposée et son intérêt, en fournissant toutes les informations demandées ci-après, en vous référant à l’objectif général et au(x) objectif(s) spécifique(s) (à savoir, l’impact, et le(s) aboutissement(s), les aboutissements et résultats intermédiaires éventuels).

Veuillez préciser brièvement la pertinence de l’action par rapport aux objectifs/secteurs/thèmes/priorités spécifiques de l’appel à propositions et aux besoins et contraintes spécifiques au(x) pays, région(s) (y compris la synergie avec les autres initiatives de développement, en évitant les doubles emplois).

Veuillez décrire et définir les groupes cibles et les bénéficiaires finaux, ainsi que leurs besoins et contraintes et la façon dont l’action répondra à ces besoins et améliorera leur situation. Veuillez décrire les principales parties prenantes, leur attitude vis-à-vis de l’action et toute consultation tenue. Veuillez décrire les capacités techniques et de gestion des groupes cibles et/ou des codemandeurs locaux et des entités affiliées.

27 Le comité d’évaluation se référera aux informations fournies dans la note succincte de présentation en ce qui concerne les objectifs et la pertinence de l’action.


Veuillez présenter la logique d’intervention, en expliquant comment les activités conduiront aux résultats, les résultats aux aboutissement(s)28 et enfin le(s) aboutissement(s) à l’impact attendu29, en mettant en relief les principales hypothèses et les risques au fil de cette enchainement de résultats. .

Veuillez définir et décrire de manière détaillée chacune des activités (ou modules d’activités) prévues pour produire des résultats, en justifiant le choix des activités et en précisant le rôle de chaque codemandeur et entité affiliée (ainsi que des entreprises associées, des contractants ou des bénéficiaires d’une aide financière fournie, le cas échéant) dans les activités. Ne pas répéter le plan d’action demandé au point 2.1.3, mais démontrer la cohérence et la logique interne de la conception du projet. Lister toutes les publications proposées.

Si une aide financière est autorisée par les lignes directrices à l’attention des demandeurs, les demandeurs qui souhaitent accorder un soutien financier à des tiers doivent définir, dans le respect des conditions fixées par les lignes directrices pour les demandeurs, les objectifs et résultats à atteindre grâce au soutien financier, les différents types d’activités susceptibles de bénéficier de ce soutien financier, sur la base d’une liste exhaustive, les types d’entités éligibles ou catégories de personnes qui peuvent recevoir une aide financière, les critères de sélection de ces entités et d’octroi du soutien financier, les critères de détermination du montant exact du soutien financier accordé à chaque entité tierce, ainsi que le montant maximal pouvant être octroyé. Conformément au point 2.4. du PRAG, le bénéficiaire du contrat de subvention sera tenu de respecter les mesures restrictives de l’UE en cas de soutien financier accordé à des entités tierces.

Indiquer les principales études conduites concernant la définition de la portée de l'action.

Décrire/mettre en évidence d’éventuelles modifications des informations contenues dans la note succincte de présentation.

2.1.2. Approche de la mise en œuvre (5 pages maximum)

Veuillez décrire de manière détaillée :

Les méthodes de mise en œuvre (y compris les principales ressources proposées - par ex. les équipements, les matériaux, et les marchandises à acquérir ou louer) et les motifs justifiant l’adoption d’une telle méthodologie ;

dans le cas où l’action poursuit une action antérieure, décrire la manière dont l’action s’appuiera sur les résultats de l’action précédente (indiquer les principales conclusions, les points forts et les recommandations de toutes les évaluations effectuées);

Dans le cas où l’action fait partie d’un programme plus vaste, veuillez décrire la façon dont elle sera intégrée au/ coordonnée avec le présent programme ou tout autre projet prévu (veuillez préciser les synergies potentielles avec d’autres initiatives, notamment par l’Union européenne);

la structure organisationnelle et l’équipe proposées pour la mise en œuvre de l’action (par fonction : il n’est pas nécessaire d’indiquer les noms des personnes) ;

Le rôle et la participation à l’action des différents acteurs et parties prenantes (le(s) codemandeur(s) et entité(s) affiliée(s), groupes cibles, autorités locales, etc.) et les raisons pour lesquelles ce rôle leur a été assigné ;

les dispositifs de suivi prévus et le suivi ultérieur

Les processus d’évaluation internes/externes prévus (une évaluation sera prévue pour les actions dont la valeur est supérieure à 500 000 EUR et sera fortement recommandée pour les actions dont la valeur est inférieure à ce montant)

28 Les aboutissements s'entendent des effets de l’action attendus à moyen terme permettant d’atteindre le(s) objectif(s) spécifique(s).

29 L’impact s’entend de l'effet de l'action attendu à long terme permettant d’atteindre l’objectif global.


les activités prévues pour assurer la visibilité de l’action et de la contribution de l’UE à son financement.

2.1.3. Programme de travail indicatif pour la mise en œuvre de l’action (max. 4 pages)

Les demandeurs ne doivent pas donner une date de lancement précise pour la mise en œuvre de l’action, mais se réfèrent simplement à « mois 1 », «mois 2», etc.

Il est recommandé de fonder l’estimation de la durée de chaque activité et de l’action dans son ensemble sur la durée la plus probable et non pas sur la durée possible la plus courte, en tenant compte de tous les facteurs susceptibles d’affecter le calendrier de mise en œuvre.

Les activités prévues dans le programme de travail doivent correspondre à celles qui sont décrites en détail à la section 2.1.1. L’organisme de mise en œuvre doit être soit le demandeur soit l’une des entités affiliées, les entreprises associées ou les sous-contractants. Tout mois ou période intermédiaire sans activités doit être inclus dans le plan d’action et pris en compte dans le calcul de la durée totale estimée de l’action.

Le programme de travail pour les 12 premiers mois de mise en œuvre doit être suffisamment détaillé pour donner un aperçu de la préparation et de la mise en œuvre de chaque activité. Le plan d’action pour chacune des années suivantes peut être plus général et devrait se limiter à une liste des principales activités proposées pour ces années. À cette fin, il y a lieu de le diviser en périodes de six mois (NB : Un plan d’action plus détaillé pour chaque année ultérieure devra être soumis avant que tout nouveau versement de préfinancement soit reçue en vertu de l’article 4. 1 des conditions particulières du contrat de subvention).

Le programme de travail doit être établi conformément au modèle ci-après:

Année 1

Semestre 1 Semestre 2

Activité Mois 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11 12 Organe d’exécution

Exemple exemple Exemple

Activité de préparation 1 (intitulé)

codemandeur et/ou entité affiliée

Activité d'exécution 1 (intitulé)




Etc.

Pour les années suivantes :

Activité Semestre 3

4 5 6 7 8 9 10 Organe d’exécution

Exemple Exemple Exemple








Etc.

2.1.4. La durabilité de l’action (max. 3 pages)

Veuillez fournir toutes les informations requises ci-après :

Veuillez décrire les effets attendus de l’action sur ses groupes cibles/ses bénéficiaires à l’aide de données qualitatives et chiffrées, si possible, au niveau technique, économique, social et politique (amélioration de la législation, des codes de conduite, des méthodes, etc.?).

Veuillez fournir une analyse des risques et un plan de réserve détaillés. Ils engloberont une liste des risques associés à chaque action proposée, accompagnée de mesures d’atténuation adaptées. Une bonne analyse de risque doit tenir compte d’une série de risques types incluant les risques physiques, environnementaux, politiques, économiques et sociaux.

Expliquez de quelle manière la durabilité de l’action sera assurée après son achèvement. Il peut s’agir d’activités de suivi, de stratégies intégrées, de processus d’appropriation, d’un plan de communication, etc. Veuillez établir une distinction entre quatre types de durabilité :

a. Durabilité financière par exemple, le financement d’activités de suivi, les sources de revenu permettant de couvrir tous les coûts de fonctionnement et de maintenance futurs.

b. Durabilité institutionnelle : par exemple, structures permettant aux résultats de l’action d’avoir un impact après la fin de l’action, renforcement des capacités, accords et « appropriation » locale des résultats de l’action.

c. Durabilité politique : par exemple, le cas échéant, impact structurel (amélioration de la législation, compatibilité avec les encadrements, les codes de conduite ou les méthodes).

d. Durabilité environnementale (s’il y a lieu) : quel sera l’impact positif/négatif de l’action sur l’environnement — les conditions sont-elles réunies afin d’éviter des répercussions négatives sur les ressources naturelles sur lesquelles l’action est fondée et sur l’environnement naturel au sens large ?

Veuillez fournir un plan de diffusion et décrire les possibilités de reproduction et d’extension des résultats de l’action (effets multiplicateurs), de capitalisation de l'expérience acquise et de partage des savoirs, en indiquant clairement tout canal de diffusion prévu.

2.1.5. Cadre logique

Veuillez remplir l’annexe C30 des lignes directrices à l’attention des demandeurs.

30 Des explications sont fournies à l’adresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=E.


http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=E

2.1.6. Le budget, le montant demandé au pouvoir adjudicateur et les autres sources de financement attendues

Veuillez remplir l’annexe B des lignes directrices à l’attention des demandeurs pour fournir des informations, sur :

Le budget de l’action (feuille 1) pour la durée totale de l’action et de ses premiers 14 mois ;

Justification du budget (feuille 2) pour la durée totale de l’action, et

Montant demandé au pouvoir adjudicateur et autres sources de financement attendues de l’action pour la durée totale (feuille 3).

Pour en savoir plus, voir les lignes directrices à l’attention des demandeurs (points 1.3, 2.1.4. et 2.2.5).

[Dans les cas où les lignes directrices à l’attention des demandeurs autorisent le pouvoir adjudicateur à financer l’action dans son intégralité, vous devez justifier toute demande de financement intégral en démontrant que ce dernier est essentiel pour mener à bien l’action.]

[Veuillez indiquer ci-dessous toute contribution en nature à apporter (veuillez préciser), s’il y a lieu (maximum 1 page).]

Veuillez noter que le coût de l’action et la contribution demandée au pouvoir adjudicateur doivent être libellés en FCFA

2.2. Expérience du demandeur principal Ces informations permettront de vérifier si vous disposez d’une expérience suffisante dans la gestion d’actions dans le même secteur et d’une envergure équivalente à celle du projet dans le cadre duquel une subvention est demandée.

i) Pour des actions similaires

Veuillez fournir une description détaillée des actions dans le même secteur et d’une envergure équivalente à celle du projet dans le cadre duquel une subvention est demandée, menées par votre organisation au cours des trois dernières années.

Maximum 1 page par action.

Nom du demandeur principal :

Intitulé du projet : Secteur (voir le point 3.2.2 du point 3) :


Coût de l'action (EUR)

Rôle dans l'action :

Coordinateur, co-bénéficiaire,

entité affiliée

Donateurs dans le cadre

de l'action (nom)31

Contribution (du

donateur)

Dates (du jj/mm/aaaa

au jj/mm/aaaa)

… … … … … …

Objectifs et résultats de l’action

ii) Autres actions

31 Si le donateur est l’Union européenne ou un État membre de l’UE, veuillez indiquer la ligne du budget de l’Union, du FED ou des États membres de l’Union européenne.

Veuillez fournir une description détaillée des autres actions menées par votre organisation au cours des trois dernières années.

Au maximum 1 page par action dans la limite de 10 actions.

Nom du demandeur principal :


Localisation de

l'action

Coût de

l'action (EUR)


coordinateur, co-

bénéficiaire, entité affiliée

Donateurs dans le

cadre de l'action (nom)32

Contribution (du

donateur)

Dates (du jj/mm/aaaa au

jj/mm/aaaa)

… … … … … …


1.3. Expérience du (des) codemandeur(s) (le cas échéant)Ces informations permettront de vérifier si vous disposez d’une expérience suffisante dans la gestion d’actions dans le même secteur et d’une envergure équivalente à celle du projet dans le cadre duquel une subvention est demandée.

i) Pour des actions similaires.




Nom du codemandeur :





coordinateur, co-


Donateurs dans le


Contribution (du donateur)


jj/mm/aaaa)

… … … … … …


ii) Autres actions


Au maximum 1 page par action dans la limite de 10 actions.

Nom du codemandeur :

Titre du projet: Secteur (voir le point 3.2.2 du point 3) :

Localisation de

l'action



coordinateur, co-bénéficiaire,

entité affiliée

Donateurs dans le


Contribution (du

donateur)


jj/mm/aaaa)

… … … … … …


1.4. Expérience de(s) entité(s) affiliée(s) (le cas échéant)Ces informations permettront de vérifier si vous disposez d’une expérience suffisante dans la gestion d’actions dans le même secteur et d’une envergure équivalente à celle du projet dans le cadre duquel une subvention est demandée.

i) Pour des actions similaires.





Nom de l’entité affiliée :




Rôle dans l'action : coordinateur, co-bénéficiaire, entité affiliée

Donateurs dans le cadre de l'action (nom)35


Dates (du jj/mm/aaaa au jj/mm/aaaa)

… … … … … …


Ii) Autres actions,


Maximum 1 page par action dans la limite de 10 actions.

Nom de l’entité affiliée :


Localisation de

l'action



coordinateur, co-


Donateurs dans le




jj/mm/aaaa)

… … … … … …




3. Le demandeur PRINCIPAL37

Numéro d’identification EuropeAid38 Si existe

Nom de l'organisation

3.1. Identité

Informations de contact du demandeur principal dans le cadre de la présente actionNuméro de fiche d’entité légale39

Abréviation

Numéro d’immatriculation (ou équivalent)

Date de l'immatriculation

Lieu d’immatriculation Adresse officielle d’immatriculation

Pays d’immatriculation40/ Nationalité 41

Site internet et adresse électronique de l’organisationNuméro de téléphone : Indicatif du pays + indicatif de la ville + numéro

Numéro de télécopieur :

37 N’oubliez pas d’envoyer les formulaires contenant les données de l’organisation (annexe F) pour le demandeur principal, pour chaque codemandeur et pour chaque entité

affiliée, accompagnés du formulaire de demande complet.

38 Ce numéro est disponible lors de l’enregistrement de l’organisation dans PADOR. Pour en savoir plus et pour s’inscrire, veuillez consulter

https://ec.europa.eu/europeaid/search/site/pador_en

Il ne sera pas nécessaire de fournir ces informations pour les appels dans le cadre desquels la Commission européenne n'est pas le pouvoir adjudicateur.


40 Pour les organisations. (Si elle n'est pas immatriculée dans un des pays visés au point 2.1.1 des lignes directrices à l’attention des demandeurs, veuillez motiver le choix du

pays).

41 Pour les personnes physiques. (Si elle n'est pas immatriculée dans un des pays visé au point 2.1.1 des lignes directrices à l’attention des demandeurs, veuillez motiver le

choix du pays).


Indicatif du pays + indicatif de la ville + numéro

Le pouvoir adjudicateur sera informé de chaque changement d'adresse, de numéro de téléphone, de numéro de télécopieur et d’adresse électronique, entre autres. Le pouvoir adjudicateur ne sera pas tenu pour responsable au cas où il ne pourrait entrer en contact avec le demandeur.

4. Le(s) codemandeur(s)

Cette rubrique doit être complétée pour chaque demandeur au sens du point 2.1.1 des lignes directrices à l’attention des demandeurs. Vous devez reproduire ce tableau autant de fois que nécessaire pour ajouter des codemandeurs.

Codemandeur n° 1


Nom de l'organisationInformations de contact du codemandeur dans le cadre de la présente actionNuméro de fiche d’entité légale43

Abréviation

Numéro d’immatriculation (ou équivalent)

Date de l'immatriculation

Lieu d'immatriculationAdresse officielle d’immatriculation

Pays d’immatriculation44/ Nationalité45

Site internet et adresse électronique de l’organisationNuméro de téléphone : Indicatif du pays + indicatif de la ville + numéro


42 Ce numéro est disponible lors de l’enregistrement de l’organisation dans PADOR. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site suivant

https://ec.europa.eu/europeaid/search/site/pador_en . Il ne sera pas nécessaire de fournir ces informations pour les appels dans le cadre desquels la Commission européenne

n'est pas le pouvoir adjudicateur.

43 Si le codemandeur a déjà signé un contrat avec la Commission européenne.

44 Pour les organisations. (Si elle n'est pas immatriculée dans un des pays visés au point 2.1.1 des lignes directrices à l’attention des demandeurs, veuillez motiver le choix du

pays).

45 Pour les personnes physiques. (Si elle n'est pas immatriculée dans un des pays visés au point 2.1.1 des lignes directrices à l’attention des demandeurs, veuillez motiver le

choix du pays).


Statut juridique But lucratif □ Oui □ Non. ONG □ Oui □ Non.Autre □ Oui □ Non

Nature □ Politique □ Religieuse □ Humanitaire □ Neutre

Votre organisation est-elle liée à une autre entité ?

□ Oui, l’entité fondatrice : (veuillez préciser son numéro d’identification EuropeAid :…………………………)□ Oui, une (des) entité(s) contrôlée(s)□ Oui, une organisation familiale/ un entité de réseau46

□ Non, il s’agit d’une entité indépendante

Historique de la coopération avec le demandeurCatégorie (voir le point 3.2.1)Secteur(s) (voir le point 3.2.2)

Groupe(s) cible(s)(voir le point 3.2.3)

Note importante : Ce formulaire de demande doit être daté, signé et accompagné d’une procuration de chacun des codemandeurs, conformément au modèle fourni ci-dessous.

46

Mandat (pour le(s) codemandeur(s))Le(s) codemandeur(s) autorisent le demandeur principal <indiquer le nom de l’organisation> à envoyer en leur nom le présent formulaire de demande et à signer en leur nom le modèle de contrat de subvention (annexe G des lignes directrices à l’attention des demandeurs) (ou un accord de financement, le cas échéant) avec <indiquer le nom du pouvoir adjudicateur> (ci-après: le « pouvoir adjudicateur»), ainsi que, à être représentés par le demandeur principal pour toutes les questions relatives à au présent contrat de subvention.

Nous avons lu et approuvé le contenu de la proposition présentée au pouvoir adjudicateur. Nous nous engageons à respecter les principes de bonne pratique de partenariat.

Nom :

Organisation :

Emplacement :

Signature :

Date et lieu:

5. ENTITÉ(S) AFFILIÉE(S) participant à l'action

5.1. Description de l’/des entité(s) affiliée(s)Cette rubrique doit être complétée pour chaque entité affiliée au sens du point 2.1.2 des lignes directrices à l’attention des demandeurs. Vous devez reproduire ce tableau autant de fois que nécessaire pour ajouter une entité affiliée.

Entité affiliée n° 1

Numéro d’identification EuropeAid47

Si existe

Dénomination complèteDate de l'immatriculationLieu d'immatriculationStatut juridique But lucratif □ Oui □ Non.

ONG □ Oui □ NonNature □ Politique □ Religieux □ Humanitaire □ Neutre

Sous réserve du respect des critères et conditions d’attribution du statut d’entité affiliée48, veuillez préciser à quelle entité vous êtes affilié (demandeur principal/codemandeur) en décrivant la nature spécifique de l'affiliation (par ex. entité fondatrice, organisation familiale/ entité de réseau etc.) et, le cas échéant, son numéro d’identification EuropeAid.Adresse officielle d’immatriculation49

Pays d’immatriculation50/ Nationalité 51

Personne de contactNuméro de téléphone :

47 Ce numéro est disponible lors de l’enregistrement de l’organisation dans PADOR. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site

https://ec.europa.eu/europeaid/search/site/pador_en. Il ne sera pas nécessaire de fournir ces informations pour les appels dans le cadre desquels la Commission européenne

n'est pas le pouvoir adjudicateur.

48 Tel que décrit au point 2.1.2 des lignes directrices à l’attention des demandeurs.

49 Si elle n'est pas immatriculée dans un des pays visés au point 2.1.1 des lignes directrices à l’attention des demandeurs, veuillez motiver le choix du pays.




Indicatif du pays + indicatif de la ville + numéro


Adresse électroniqueNombre de salariésHistorique de la coopération avec le demandeur principal /le codemandeurCatégorie (voir le point 3.2.1)Secteur(s) (voir le point 3.2.2)Groupe(s) cible(s)(voir le point 3.2.3.3)

Note importante : Le présent formulaire de demande doit être accompagné d’une déclaration datée et signée de chaque entité affiliée, conformément au modèle fourni ci-dessous.

5.2. Déclaration des entité(s) affiliée(s)Afin d’assurer le bon déroulement de l’action, le <veuillez indiquer le nom du pouvoir adjudicateur>(pouvoir adjudicateur) impose à toutes les entité(s) affiliée(s) de prendre acte des principes suivants.

1. Toute entité(s) affiliée(s) doit (doivent) avoir lu les lignes directrices à l'attention des demandeurs et le formulaire de financement et avoir pris connaissance de leur rôle dans l’action avant que la demande soit présentée au pouvoir adjudicateur.

2. Toute entité(s) affiliée(s) doit (doivent) avoir lu l’accord type de subvention (ou, le cas échéant, le contrat de financement) et compris ses (leurs) obligations respectives au titre de l’accord si une subvention est attribuée. Elles autorisent l’organisation à laquelle elles sont affiliés à signer en leur nom le contrat avec le pouvoir adjudicateur et à les représenter dans toutes relations avec le pouvoir adjudicateur dans le cadre de la mise en œuvre de l’action.

3. L’entité(s) affiliée(s) doit (doivent) se consulter régulièrement avec l’organisation à laquelle elle(s) est (sont) affiliée(s) qui, à leur tour, les tiendra pleinement informées du déroulement de l’action.

4. Toute entité(s) affiliée(s) doit (doivent) recevoir des copies des rapports — descriptifs et financiers — transmis au pouvoir adjudicateur.

5. Les propositions de modifications substantielles de l’action (par ex. modification des activités susceptibles d’avoir une incidence sur le principal objectif de l'action, les, entité(s) affiliée(s), etc.) doivent être acceptées par l’entité(s) affiliée(s) avant d’être soumises au pouvoir adjudicateur.

Nous avons lu et approuvé le contenu de la proposition présentée au pouvoir adjudicateur. Nous nous engageons à respecter les principes de bonne pratique de partenariat.

Nom :

Organisation :

Emplacement :

Signature:

Date et lieu:

6. Entreprises associées participant à l’actionCette rubrique doit être complétée pour chaque organisation associée au sens du point 2.1.3 des lignes directrices à l’attention des demandeurs. Vous devez reproduire ce tableau autant de fois que nécessaire pour ajouter des associés.

/<Nombre> d’entreprises associées

Dénomination complète


Pays d’immatriculation

Statut juridique53

Adresse officiellePersonne de contactNuméro de téléphone : Indicatif du pays + indicatif de la ville + numéro


Adresse électroniqueNombre de salariésExpérience acquise dans le cadre d’actions similaires en rapport avec le rôle assuré dans la mise en œuvre de l’action proposéeHistorique de la coopération avec le demandeurRôle et participation dans la préparation de l’action proposéeRôle et participation dans la mise en œuvre de l’action proposée

52 Ce numéro est disponible lors de l’enregistrement de l’organisation dans PADOR. Pour en savoir plus et vous inscrire, veuillez consulter le site

https://ec.europa.eu/europeaid/search/site/pador_en.

53 Par exemple, organisation à but non lucratif, organisme gouvernemental, organisation internationale.


7. Liste de vérification concernant le formulaire de demande complète

Renforcement des capacités techniques, opérationnelles et sectorielles des OSC afin de promouvoir leur rôle spécifique dans l’élaboration, la mise en œuvre et le

suivi des politiques publiques

RENSEIGNEMENTS D'ORDRE ADMINISTRATIF

À remplir par le demandeur principal


Numéro d’identification EuropeAid

Nationalité54/pays et date d’immatriculation55

Numéro de fiche d’entité légale56

Statut juridique57

Codemandeur 58

Nom du/des codemandeur/s



Numéro de fiche d’entité légale (si disponible)

Statut juridique

Entités affiliées59

Nom de l’entité affiliée



Statut juridique :

Préciser à quelle entité vous êtes affilié (le demandeur principal et/ou codemandeurs).Préciser le type d’affiliation que vous avez avec cette entité.




57 Par exemple, organisme gouvernemental, sans but lucratif ou organisation internationale.

58 Ajouter autant de lignes que de codemandeurs.

59 Ajouter autant de lignes qu’il y a d’entités affiliées.


AVANT D’ENVOYER VOTRE PROPOSITION, VEUILLEZ VÉRIFIER QUE LES CRITÈRES SUIVANTS SONT ENTIÈREMENT REMPLIS PUIS COCHEZ-LES AU FUR ET À MESURE.

Cochez les éléments

ci-dessousIntitulé de la proposition : <indiquer l’intitulé> Oui Non

SECTION 1 (ADMINISTRATIVE)1. Le formulaire de demande de subvention approprié a été utilisé. 2. La déclaration du demandeur principal est remplie et signée.

3. La proposition est rédigée en français

4. L’original et les 2 copie(s)> sont joints.

5. Une version électronique de la proposition est jointe.

6. Chaque codemandeur a complété et signé le mandat et le mandat est joint.

7. Chaque entité affiliée a complété et signé la déclaration relative aux entités affiliées et les déclarations sont jointes. Veuillez inscrire la mention « Non applicable » (NA) si vous n'avez pas d’entité(s) affiliée(s)]

8. Le budget est joint, établi de manière équilibrée, présenté dans le format requis et exprimé en FCFA

9. Le cadre logique a été complété et joint.

PARTIE 2 (ÉLIGIBILITÉ)10. L’action sera mise en œuvre [dans] [un] (des) [pays] [région(s)]

éligibles et dans le nombre minimum requis de [pays] [régions] éligibles.

11. L’action durera entre 12 et 14 (les durées minimales et maximales autorisées).

12. Le financement de l’UE requis s'élève entre 20 millions et 25 millions de FCFA

13. Le financement de l’UE requis s'élève entre 20 et 25 millions du total des coûts éligibles (pourcentage maximum et minimum autorisés)60.

14. Le montant du financement requis sur la base des options de coûts simplifiés est étayé par une justification appropriée dans la « feuille de justification » du budget et en cas d’autre OCS/d’OCS récurrents, les méthodes seront basées sur une évaluation ex-ante préalablement sollicitée.

15. Le financement requis n’a pas été modifié de plus de 20 % par rapport au montant requis au stade de la note succincte de présentation.]

8.

60 Le cas échéant, ajouter un % du total des coûts acceptés.


9. Déclaration du demandeur PRINCIPAL (DEMANDE COMPLETE)

Le demandeur principal, représenté par le soussigné en tant que signataire habilité par le demandeur principal, dans le cadre du présent appel à propositions, représentant également chaque codemandeur (s) et entité (s) affiliée (s) éventuels, déclare par la présente que :

le demandeur principal dispose des sources de financement visés au point 2 des lignes directrices à l’attention des demandeurs ;

le demandeur dispose d’une capacité financière suffisante pour mener à bien l’action ou le programme de travail proposé ;

le demandeur principal atteste des formes juridiques du demandeur principal, du/des codemandeur(s) et de l’entité/des entité(s) affiliée(s) tels qu’ils ont été communiqués aux sections 3, 4 et 5 de la présente demande ;

le demandeur principal, le(s) codemandeur(s) et l’entité/les entités affiliée(s) disposent des compétences et qualifications professionnelles spécifiées au point 2 des lignes directrices à l’attention des demandeurs ;

le demandeur principal s’engage à respecter les obligations prévues dans la déclaration de l’entité/des entités affiliée(s), jointe au formulaire de demande de subvention et les principes de bonnes pratiques en matière de partenariat ;

le demandeur principal est directement responsable de la préparation, de la gestion et de la mise en œuvre de l’action avec le(s) codemandeur(s) et l’entité/les entités affiliée(s) et n'agit pas en tant intermédiaire ;

le demandeur principal et chaque codemandeur et entité affiliée (le cas échéant) est en mesure de fournir immédiatement, sur demande, les pièces justificatives mentionnées au point 2.4 des lignes directrices à l’attention des demandeurs ;

le demandeur principal et chaque codemandeur et entité affiliée (le cas échéant) sont admissibles selon les critères définis aux points 2.1.1 et 2.1.2 des lignes directrices à l’attention des demandeurs ;

S’il est recommandé pour l’octroi d’une subvention, le demandeur principal, le(s) codemandeur(s) et l’entité/les entités affiliée(s) accepte les conditions contractuelles fixées dans le contrat type annexé aux lignes directrices à l’attention des demandeurs (annexe G) (ou le contrat de financement, le cas échéant).

Les sources et montants des financements de l’Union dont il bénéficie, qu'il a demandés pour l’action ou pour une partie de ladite action ou pour son fonctionnement au cours du même exercice, ainsi que tout autre financement dont il bénéficie ou sollicité pour la même action sont énumérés ci-après :

Le demandeur principal est pleinement conscient de son obligation d’informer immédiatement le pouvoir adjudicateur auquel la présente demande est adressée, si la même demande de financement, présentée à d’autres services de la Commission européenne ou des institutions de l’Union européenne, est approuvée par ces dernières après la soumission de la présente demande de subvention.

Nous entendons que si nous participons tout en nous trouvant dans l'une des situations prévues au point 2.6.10.1 du Guide pratique ou s'il est établi que de fausses déclarations ont été faites ou que de fausses informations ont été fournies, nous sommes susceptibles d'être exclus de la présente procédure et sommes passibles de sanctions administratives sous forme d’exclusion et de pénalités financières dans la limite de 10 % de la valeur totale estimée de la subvention octroyée et que cette information peut être publiée sur le site internet de la Commission, conformément à la réglementation financière en vigueur. Nous sommes conscients que, pour assurer la protection des intérêts financiers de l'UE, nos données à caractère personnel peuvent être communiquées aux services d'audit interne, au Nom du demandeur, titre du projet + pagination Page 66 sur 96

système de détection rapide et d'exclusion, à la Cour des comptes européenne, à l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières ou à l'Office européen de lutte antifraude.

Signé au nom du demandeur principal

Nom

Signature

Emplacement

Date


10.Grille d’évaluation de la demande complète (POUR USAGE DU POUVOIR ADJUDICATEUR SEULEMENT)

OUI NONOUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DE LA NOTE SUCCINCTE DE PRÉSENTATION1. La date limite a été respectée.2. La demande satisfait à tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle du point 7 de la Section B.La conformité administrative a été vérifiée par : Date :DÉCISIONA. Le comité a décidé d’évaluer la note succincte de présentation, qui a satisfait aux contrôles administratifs.B. Le comité a décidé de recommander l’évaluation du formulaire de demande complète.

La note succincte de présentation a été évaluée par : Date :

ouverture et vérification administrative 1. La date limite a été respectée.

2. La demande complète satisfait à tous les critères spécifiés dans la liste de vérification du point 7 de la section B.

DÉCISIONLe comité a décidé d’évaluer la demande complète, qui a satisfait aux contrôles administratifs.

La conformité administrative a été vérifiée par : Date :

ÉVALUATION DE LA DEMANDE COMPLÈTE DÉCISION :A. La proposition a été provisoirement sélectionnée parmi les propositions les mieux notées dans le cadre de l’enveloppe financière disponible et le comité a recommandé un contrôle de l’éligibilité.

B. La proposition a été placée sur la liste de réserve parmi les propositions les mieux notées et le comité a recommandé un contrôle de l’éligibilité.

La proposition a été évaluée par :

Date :

CONTRÔLE DE L’ÉLIGIBILITÉ

3. La liste de vérification concernant le formulaire de demande complète (section 2) a été dûment remplie.

4. Le demandeur principal satisfait aux critères d’éligibilité du point 2.1.1 des lignes directrices.

5. Le(s) codemandeur(s), le cas échéant, satisfait (satisfont) aux critères d’éligibilité du point 2.1.1 des lignes directrices.

6. Le(s) entité(s) affiliée(s)´satisfait (satisfont) aux critères d’éligibilité du point 2.1.3 des lignes directrices.

7. Les pièces justificatives énumérées ci-dessous ont été transmises conformément aux lignes directrices (section 2.4.)

a. Les statuts ou l'acte constitutif du demandeur principal


b. Les statuts ou l'acte constitutif des codemandeurs et de (des) entité(s) affiliée(s)

c. Le rapport d’audit externe du demandeur principal (le cas échéant).

d. Une copie des derniers états financiers du demandeur principal.

L’éligibilité a été évaluée par : Date :

DÉCISION :Le comité a vérifié l’éligibilité de la proposition eu égard aux critères fixés par les lignes directrices à l’attention des demandeurs et a sélectionné la proposition à financer.


Annexe B : BudgetB.1 Présentation du budget

Toutes les années

Coûts Unité Nbre d'unités Valeur unitaire(en FCFA)

Coût total(en FCFA)3

1. 1 Résultat 1

Activité 1.1.1 (intitulé)

Activité 1.1.2

Activité 1.1.3 1 Sous total résultat 1

1.2 Résultat 2

Activité 1.2.1 Etc.

.../...

.../...2 Sous total résultat 2

1.3 résultat 3, 1.4 résultat 4 etc.…

.../...

.../...

X Sous total résultat 3.......XSous total des coûts directs éligibles de l’action (1à x)

Coûts indirects (7% de la ligne A)Total des coûts éligibles de l’action hors réserve pour imprévus (A+B)

Provision pour imprévus (5% de la ligne A : coûts directs éligibles)Total des coûts éligibles (C+D)

B.2 Justification

Activité Coût total Justification


1. 1 Résultat 1

Activité 1.1.1 (intitulé)

Activité 1.1.2

Activité 1.1.3 1 Sous total résultat 1

1.2 Résultat 2

Activité 1.2.1 Etc.

.../...

.../...2 Sous total résultat 2

1.3 résultat 3, 1.4 résultat 4 etc.…

.../...

.../...

X Sous total résultat 3.......X

B.3 Montant des contributions


3. Sources de financement attendues et résumé des coûts estimés1

Montant Pourcentage

EUR %

Sources de financement attendues

Contribution de l'UE/du FED sollicitée dans cette demande (A)

1. Autres contributions (demandeur, autres donateurs, etc.)Nom Conditions

2. Revenus de l'action6

À insérer si applicable et autorisé par les lignes directrices: 3. Contributions en nature7

4. Travail bénévole8

TOTAL DES CONTRI BUTI ONS attendues

Coûts estimés

TOTAL DES COÛTS ÉLI GI BLES estimés2 (B)Contribution UE/FED exprimée en pourcentage du total des coûts éligibles4 (A/ B x 100)

À insérer si applicable et autorisé par les lignes directrices: Taxes/Contributions en nature5

TOTAL DES COÛTS ACCEPTÉS estimé3 (C)Contribution UE/FED exprimée en pourcentage du total des coûts acceptés4 (A/ C x 100)

2. Comme indiqué à la rubrique 11 du budget de l'action.3. Comme indiqué à la rubrique 13 du budget de l'action.4. La contribution de l'UE ne peut pas financer le travail bénévole. Ne pas arrondir; indiquez les pourcentages avec 2 décimales (par ex. 74,38 %).5. Comme indiqué à la rubrique 12 du budget de l'action.6. Voir point 17.4 b) des conditions générales.7. Comme indiqué à la rubrique 12 du budget de l'action.8. Comme indiqué à la rubrique 10.2 du budget de l'action, jusqu'a 50% du cofinancement.

1. Les sources de financement attendues et les coûts estimés doivent être équilibrés. Il est rappelé que les montants inscrits dans ce tableau doivent respecter tous les points indiqués de la liste de contrôle concernant le formulaire de demande complète (point 7 du formulaire de demande complète).


ANNEXE C CADRE LOGIQUEChaîne de résultats Indicateur Niveau de référence

(valeur et année de référence)

Cible(valeur et année de référence)

Valeur actuelle*(année de référence)(* à inclure dans les

rapports intermédiaires et le rapport final)

Source et moyen de vérification

Hypothèses

Impa

ct (o

bjec

tif g

énér

al) Le changement plus global, à long terme,

auquel l’action contribue au niveau national, régional ou sectoriel, dans le contexte politique, social, économique et environnemental mondial, qui résulte des interventions de tous les acteurs et de toutes les parties prenantes concernés.

Variable quantitative et/ou qualitative qui permet de mesurer de manière simple et fiable si une action a produit le résultat attendu. À présenter, s’il y a lieu, ventilée par sexe, âge, zone urbaine/rurale, handicap, etc.

La valeur, avant l’intervention, du ou des indicateurs à l’aune duquel/desquels l’évolution peut être évaluée ou des comparaisons peuvent être effectuées.(idéalement, à tirer de la stratégie du partenaire)

La valeur finale visée du ou des indicateurs.(idéalement, à tirer de la stratégie du partenaire)

La dernière valeur disponible du ou des indicateurs au moment de l’établissement du rapport(* à mettre à jour dans les rapports intermédiaires et le rapport final)

Idéalement, à tirer de la stratégie du partenaire.

Sans objet

Effe

t(s) [

Obj

ectif

(s)

spéc

ifiqu

e(s)

]

Principal effet à moyen terme de l’intervention, portant essentiellement sur les changements de comportement et les changements institutionnels résultant de l’intervention(il est de bonne pratique de ne définir qu'un seul objectif spécifique; toutefois, pour les actions de grande ampleur, d’autres effets à court terme peuvent être inclus ici)

(voir la définition ci-dessus)

La valeur, avant l’intervention, du ou des indicateurs à l’aune duquel/desquels l’évolution peut être évaluée ou des comparaisons peuvent être effectuées.

La valeur finale visée du ou des indicateurs.

(voir ci-dessus) Sources d’informations et méthodes utilisées pour recueillir les données et faire rapport (qui, quand, à quelle fréquence, etc.).

Facteurs qui ne relèvent pas de la gestion du projet mais sont susceptibles d’avoir une incidence sur le lien entre l’impact et l’effet/les effets.

*Aut

res

effe

ts

(*lo

rsqu

’il y

a Lorsqu’il y a lieu, autres effets à court

terme de l’intervention, portant essentiellement sur les changements de comportement et les changements institutionnels résultant de l’intervention (les effets intermédiaires peuvent être inclus ici)

(voir ci-dessus) (voir ci-dessus) (voir ci-dessus) (voir ci-dessus) (voir ci-dessus) Facteurs qui ne relèvent pas de la gestion du projet mais sont susceptibles d’avoir une incidence sur le lien entre l’objectif spécifique et les autres effets.

Prod

uits

Les produits directs/concrets (infrastructure, biens et services) issus de l’intervention. (*en principe, les produits devraient être mis en relation avec les résultats correspondants grâce à une numérotation claire)

(voir ci-dessus) (voir ci-dessus) (voir ci-dessus) (voir ci-dessus) (voir ci-dessus) Facteurs qui ne relèvent pas de la gestion du projet mais sont susceptibles d’avoir une incidence sur le lien entre l’autre/les autres effet(s) et les produits.

Matrice des activités


Quelles sont les activités-clés à mettre en œuvre pour parvenir aux produits recherchés ?

(*en principe, les activités devraient être mises en relation avec le ou les produits correspondants grâce à une numérotation claire)

MoyensQuelles sont les ressources politiques, techniques, financières, humaines et matérielles nécessaires à la mise en œuvre de ces activités (personnel, équipement, fournitures, infrastructures opérationnelles, etc.)?

CoûtsQuels sont les coûts de l'action? Leur nature? (ventilation dans le budget de l'action)

HypothèsesFacteurs qui ne relèvent pas de la gestion du projet mais sont susceptibles d’avoir une incidence sur le lien entre les activités et les produits.


Annexe G Contrat de subvention LIANE 2




Unioneuropéenne

FED/2016/039-129_______________________________________________


CONTRAT DE SUBVENTION

Ligne budgétaire 4.3.4 (4.4.1)

N° du Contrat : xx/4.3.4 (4.4.1)/SUBV/DPU/LIANE2/2019

ENGAGEMENT FINANCIER GLOBAL N° FED/2016/039-129

ENGAGEMENT FINANCIER INDIVIDUEL N° FED/2019/406-818

DEVIS PROGRAMME UNIQUE : LIANE 2

ENGAGEMENT SUR LA PARTIE REGIE DU DEVIS PROGRAMME

Titulaire :………………………….

Montant : ……………….Fcfa

Durée : x mois


CONTRAT DE SUBVENTIONACTIONS EXTÉRIEURES DE L'UNION EUROPÉENNE

N° du Contrat : xx/4.3.4 (4.4.1)/SUBV/DPU/LIANE2/2019

(le «contrat»)

International Consulting Expertise (ICE-EEGI), agissant au nom et pour le compte de l’Ordonnateur National du FED en Côte d’Ivoire, représenté par Christophe Courtin, Régisseur du Devis-Programme, Chef de de l’Unité de Gestion du projet LIANE 2 sise immeuble Ngaliema 3e étage, rue Toussaint Louverture, quartier Indénié Abidjan BP V306 Abidjan 01 Tél : 20230632, l’administration contractante.

D’une part

Et

Nom complet :Représenté par :Agissant en qualité de :N° de récépissé :Adresse :Téléphone :Adresse mail :

D’autre part,

il a été convenu ce qui suit :

CONDITIONS PARTICULIERES

Article premier — Objet1.1 Le présent contrat a pour objet l’octroi, par l’administration contractante, d’une

subvention destinée à financer la mise en œuvre de l’action intitulée: ………………………………… (l’«action») décrite dans l’annexe I.

1.2 La subvention est octroyée au bénéficiaire aux conditions stipulées dans le présent contrat, qui se compose des présentes conditions particulières (les «conditions particulières») et des annexes, que le bénéficiaire déclare connaître et accepter.

1.3 Le bénéficiaire accepte la subvention et s’engage à mettre en œuvre l’action sous sa responsabilité.

Article 2 — Période de mise en œuvre de l'action2.1 Le présent contrat entre en vigueur à la date de la signature par la dernière des deux

parties.

2.2 La mise en œuvre commence: le jour suivant le jour de la signature par la dernière des deux parties

2.3 La période de mise en œuvre de l’action précisée dans l’annexe I, est de………mois.

2.4 La période d'exécution du présent contrat se termine à la date de paiement du solde par l'administration contractante et, en tout état de cause, au plus tard dix-huit mois


après la fin de la période de mise en œuvre mentionnée au point 2.3 ci-dessus, à moins que celle-ci ne soit reportée en application du point 12.5 de l’annexe II.

Article 3 — Financement de l’action3.1 Le montant total des coûts éligibles est estimé à……………..………FCFA tel qu’indiqué

dans l’annexe III

3.2 L'administration contractante s’engage à financer un montant maximum de………………FCFA.

La subvention est en outre limitée à <indiquez le pourcentage applicable> du montant total des coûts éligibles de l'action indiqué au point 3.1.

Le montant final de la contribution de l'administration contractante est établi conformément aux articles 14 et 17 de l'annexe II.

3.3 Conformément au point 14.7 de l'annexe II, 7 % du montant final des coûts directs éligibles de l'action établi conformément aux articles 14 et 17 de l'annexe II peuvent être inscrits comme coûts indirects.

Article 4 — Règles en matière de compte rendu et de paiement4.1 Les paiements sont effectués de la manière suivante :

Un maximum de 40% du montant total du budget à la signature du contrat.

Un maximum de 40% du montant total du budget après l’approbation d’un rapport intermédiaire (narratif et financier) qui pourra être présenté lorsque 70% des fonds du premier versement auront été engagés.

Le solde après approbation du rapport final (narratif et financier).

4.2 L’administration contractante et le(s) bénéficiaire(s) utilisent un système électronique pour tous les stades de la mise en œuvre, y compris, entre autres, la gestion du contrat (modifications et notifications), l’élaboration des rapports (y compris la communication des résultats) et les paiements. Le(s) bénéficiaire(s) est/sont tenu(s) de s’inscrire dans le système d’échange électronique approprié et d’en faire usage pour permettre la gestion électronique du contrat. En ce qui concerne les rapports intermédiaires et le rapport final, le(s) bénéficiaire(s) devrai(en)t utiliser les formulaires figurant dans le système électronique pour encoder et soumettre les rapports.

La gestion électronique du contrat au moyen du système susmentionné peut débuter à la date du début de la mise en œuvre du contrat, mentionnée à l’article 2 ci-dessus, ou à une date ultérieure. Dans ce dernier cas, l’administration contractante informe le(s) bénéficiaire(s) par écrit de son/leur obligation d’utiliser le système électronique pour toutes les communications dans un délai maximum de trois mois.

Article 5 — Adresses de contact5.1 Toute communication relative au présent contrat doit être faite par écrit, comporter le

numéro et l’intitulé de l'action et être envoyée aux adresses suivantes:

Pour l'administration contractante :

Monsieur le chef de projet de LIANE 2, immeuble Ngaliema 3e étage, rue Toussaint Louverture, quartier Indénié Abidjan BP V306 Abidjan 01 Tél : 20230632,

Pour le coordonnateur : ………………………………………………………………………………...


Article 6 — Annexes6.1 Les documents suivants sont joints aux présentes conditions particulières et font partie

intégrante du contrat

Annexe I: description de l’action (y compris le cadre logique du projetet la note succincte de présentation)

Annexe II: conditions générales applicables aux contrats de subvention conclus dans le cadre des actions extérieures de l'Union européenne

Annexe III : budget de l’action

Annexe IV : règles concernant l’attribution d’un marché applicables au bénéficiaire

Annexe V : modèle de demande de paiement et formulaire «signalétique financier»

Annexe VI : modèle de rapport narratif et financier

6.2 En cas de divergence entre les dispositions des présentes conditions particulières et celles des annexes qui y sont jointes, les conditions particulières prévalent. En cas de divergence entre les dispositions de l’annexe II et celles des autres annexes, les dispositions de l’annexe II prévalent.

Article 7 — Autres conditions particulières applicables à l’action


7.3 Aux fins des articles 1.3 et 1.4 des conditions générales, pour la partie des données transférées par l’administration contractante à la Commission européenne, le responsable du traitement des données à caractère personnel effectué au sein de la Commission est : le chef de l’unité « Affaires juridiques » de la DG Coopération internationale et développement.

7.3.1 Les articles 1.3 et 1.4 de l’annexe II sont remplacés par le texte suivant:

1. Le traitement des données à caractère personnel relatives à l’exécution du contrat de subvention par l’administration contractante a lieu conformément à la législation nationale de l’État de l’administration contractante et aux dispositions de la convention de financement correspondante.

2 Dans la mesure où le contrat de subvention couvre une action financée par l’Union européenne, l’administration contractante peut partager avec la Commission européenne des communications relatives à l’exécution du contrat de subvention. Ces échanges sont effectués avec la Commission, dans le seul but de permettre à cette dernière d’exercer ses droits et obligations au titre du cadre législatif applicable et de la convention de financement avec le pays partenaire — administration contractante. Les échanges peuvent comprendre des transferts de données à caractère personnel (noms, coordonnées, signatures et CV, par exemple) de personnes physiques participant à l’exécution du contrat de subvention (telles que les contractants, le personnel, les experts, les stagiaires, les sous-traitants, les assureurs, les garants, les auditeurs et les conseillers juridiques). Dans le cas où le contractant traite des données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution du contrat de subvention, il informe les personnes concernées de l’éventuelle transmission de leurs données à la Commission. Lorsque des données à caractère personnel sont transmises à la Commission, celle-ci les traite conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE , et conformément à la déclaration de confidentialité spécifique publiée dans l’e PRAG.]

Fait en français en deux originaux, un original étant remis à l'administration contractante et un au bénéficiaire.

Pour le bénéficiaire Pour l'administration contractante

Nom Nom

Fonction Fonction

Signature Signature

Date Date


ANNEXE I description de l’action

(Reprise ici de la demande complète et de la note succincte)

ANNEXE II conditions générales des subventions

ANNEXE III Budget de l’action

(Reprise ici de budget accepté de la demande complète)


ANNEXE IV Règles Concernant l’attribution d’un marché

Passation de marchés par les bénéficiaires de subventions dans le cadre desactions extérieures de l’Union européenne

1. Principes

Lorsque la mise en œuvre d'une action nécessite que le(s) bénéficiaire(s) passe(nt) un marché, celui-ci doit être attribué à l'offre économiquement la plus avantageuse (c'est-à-dire celle qui présente le meilleur rapport qualité-prix) ou, le cas échéant, à l’offre la moins-disante. Ce faisant, le(s) bénéficiaire(s) évite(nt) tout conflit d’intérêts et respecte(nt) les principes de base suivants.

Lorsque le bénéficiaire ne lance pas d’appel d’offres ouvert, il justifie le choix des soumissionnaires qui sont invités à soumettre une offre.

Le bénéficiaire évalue les offres reçues à l’aune de critères objectifs permettant de mesurer la qualité de celles-ci et tenant compte du prix (l’offre la moins-disante se voyant attribuer la meilleure note pour le critère du prix).

Le bénéficiaire conserve des pièces justificatives suffisantes et appropriées concernant les procédures appliquées, qui permettent de justifier la décision relative à la présélection des soumissionnaires (lorsqu’il n’a pas été recouru à un appel d’offres ouvert) et la décision d’attribution.

Conformément à la section 2.4 du Guide pratique des procédures contractuelles applicables à l'action extérieure de l'UE (PRAG), le bénéficiaire est responsable du respect des mesures restrictives de l’UE pour l’attribution des contrats.

Le bénéficiaire peut décider d’appliquer les procédures de passation de marché exposées dans le PRAG. Si ces procédures sont suivies correctement, les principes susmentionnés sont réputés respectés.

La Commission européenne réalisera un contrôle ex post sur le respect, par le(s) bénéficiaire(s), des principes susmentionnés et des règles de la section 2 ci-dessous. En cas de non-respect de ces principes ou de ces règles, les dépenses concernées seront inéligibles au financement de l’UE/du FED.

Les dispositions de la présente annexe s'appliquent mutatis mutandis aux marchés à conclure par la/les entité(s) affiliée(s) du/des bénéficiaire(s).

2. Éligibilité aux marchés

2.1. Règle de nationalité

La participation aux appels d’offres gérés par le(s) bénéficiaire(s) est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques ressortissantes de et aux personnes morales effectivement établies dans un État membre ou dans un pays, territoire ou région considérés comme éligibles par le règlement/l'acte de base applicable régissant les règles d’éligibilité pour les subventions, conformément à l’annexe a2 du PRAG. Les soumissionnaires doivent indiquer leur nationalité dans leur offre et fournir les preuves habituelles en la matière selon leur législation nationale.


Cette règle ne s'applique pas aux experts proposés dans le cadre des offres de services financées par la subvention.

2.2. Règle d’origine

Si l'acte de base ou les autres instruments applicables au programme au titre duquel la subvention est financée contiennent des règles d’origine pour les fournitures acquises par le bénéficiaire dans le cadre de la convention61, le soumissionnaire sera tenu de déclarer l’origine62 des fournitures et le contractant retenu devra toujours prouver cette origine.

Pour les équipements et les véhicules dont le coût unitaire à l’achat est supérieur à 5 000 EUR, les contractants doivent présenter une preuve de l’origine au(x) bénéficiaire(s) au plus tard au moment de la présentation de la première facture. Le certificat d’origine doit être établi par les autorités compétentes du pays d’origine des fournitures et doit satisfaire aux règles fixées par la législation applicable de l’Union. Le manquement à cette condition peut aboutir à la résiliation du marché et/ou à la suspension du paiement.

Si les fournitures peuvent provenir de n’importe quel pays, aucun certificat d’origine ne doit être fourni.

2.3. Exceptions aux règles de nationalité et d'origine

Lorsqu’il y a lieu d’appliquer un accord relatif à l’ouverture des marchés de biens, de travaux ou de services, l’accès doit également être accordé aux ressortissants et aux biens de pays tiers selon les conditions fixées par cet accord.

En outre, dans des cas exceptionnels dûment justifiés et prévus par les règlements applicables, afin de donner accès à des ressortissants ou à des biens provenant de pays autres que ceux visés aux sections 2.1 et 2.2, une autorisation préalable doit être obtenue auprès de la Commission européenne avant le lancement de la procédure, sauf si l’action a lieu dans un pays relevant d'une déclaration de crise;

* * *

61 En vertu du CIR (pas l’IAP I) et du FED, les fournitures peuvent provenir de n’importe quel pays si le montant des fournitures faisant l’objet du marché est inférieur à 100 000

EUR par achat.

62 Aux fins de la présente annexe, le terme «origine» est défini au chapitre 2 du règlement (CE) n° 450/2008 du Parlement et du Conseil du 23 avril 2008 établissant le code

des douanes communautaire (code des douanes modernisé).


ANNEXE V Modèle de demande de paiement et fiche signalétique

<Date de la demande de paiement>

À l’attention de<adresse de l’administration contractante><Unité/section financière indiquée dans le contrat>63

Numéro de référence du contrat de subvention:Intitulé du contrat de subvention: Nom et adresse du coordonnateur:Numéro de la demande de paiement: Période couverte par la demande de paiement:

Madame, Monsieur,J’ai l’honneur de vous demander [un préfinancement supplémentaire] [le versement du solde] au titre du contrat mentionné ci-dessus.Le montant demandé est <conformément au point 4.1 des conditions particulières du contrat/le suivant: ...>.Les pièces justificatives jointes sont les suivantes:

ventilation détaillée des dépenses (si elle doit être fournie conformément au point 15.7 des conditions générales du contrat);

rapport narratif et financier intermédiaire (pour le versement des tranches de préfinancement suivantes);

budget prévisionnel pour la période de référence suivante (pour le versement des tranches de préfinancement suivantes);

rapport narratif et financier final (pour le versement du solde); rapport de vérification des dépenses (pour le versement du solde).

Le paiement doit être effectué sur le compte bancaire suivant: <indiquez le numéro de compte figurant sur le formulaire «signalétique financier» annexé au contrat64>Déclaration sur l'honneurJe certifie que les renseignements fournis dans la présente demande de paiement sont complets, fiables et sincères, et étayés par des pièces justificatives adéquates et vérifiables. Je certifie également que les coûts déclarés ont été supportés conformément aux dispositions du contrat et qu’ils peuvent être considérés comme éligibles conformément aux dispositions du contrat. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre haute considération.

< Signature >

Fiche signalétique : Voir le guide sur le site de la commission européenne :

http://ec.europa.eu/europeaid/funding/procedures-beneficiary-countries-and-partners/financial-management-toolkit_en

63 N’oubliez pas d'adresser en outre une copie de cette lettre aux entités mentionnées au point 5.1 des conditions particulières du contrat, s’il y a lieu.

64 Si un compte bancaire différent doit être utilisé, un nouveau formulaire «signalétique financier» doit être fourni en temps utile.


ANNEXE VI Modèle de rapport narratif et financier

Ce rapport doit être complété et signé par la personne de contact du coordonnateur. Les informations fournies ci-dessous doivent correspondre aux informations financières

qui figurent dans le rapport financier. Complétez le rapport à l’aide d’une machine à écrire ou d’un ordinateur (vous trouverez

ce formulaire à l’adresse suivante: < indiquez l’adresse >). Prenez l'espace nécessaire pour répondre aux questions. Référez-vous aux conditions particulières de votre contrat de subvention et

envoyez une copie du rapport à chacune des adresses indiquées. L'administration contractante rejettera tout rapport incomplet ou mal rempli. La réponse à chaque question doit couvrir la période de référence indiquée au point 1.6.

Table des matières

Liste des acronymes utilisés dans le rapport

1. Description1.1. Nom du coordonnateur du contrat de subvention:1.2. Nom et fonction de la personne de contact:1.3. Nom du/des bénéficiaire(s) et de l’entité/des entités affiliée(s) de l’action:1.4. Intitulé de l’action:1.5. Numéro du contrat: 1.6. Date de début et date de fin de la période de référence:1.7. Pays ou région(s) cible(s):1.8. Bénéficiaires finaux et/ou groupes cibles65 (si différents) (y compris le nombre de

femmes et d’hommes):1.9. Pays dans lequel/lesquels les activités se déroulent (si différent(s) du point 1.7):

2. Évaluation de la mise en œuvre des activités de l’action et des résultats2.1. Résumé de l'actionDonnez un aperçu global de la mise en œuvre de l'action pendant la période de référence ('½ page max.).En vous référant à la matrice de cadre logique à jour 66 (voir point 2.3 ci-dessous), décrivez et commentez la mesure dans laquelle l’effet ou les effets ont été obtenus, si pertinent à ce stade, ainsi que la probabilité que la ou les cibles finales liées à l’effet ou aux effets soient atteintes à la fin de l’action. Expliquez brièvement si des modifications devraient être ou ont été apportées à la logique d’intervention et à la matrice de cadre logique, en les justifiant (l’explication complète devrait figurer dans la section 2.2 sous le point adéquat: effets, produits, activités). Commentez la probabilité que la ou les cibles finales liées à l’impact puissent être atteintes à l’avenir (précisez). 2.2. Résultats et activités

A. RÉSULTATSLe rapport narratif devrait reposer sur le système de suivi et d’évaluation mis en place sur la base de la matrice de cadre logique. Il doit donc traiter tous les indicateurs définis dans le cadre logique. Les rapports de suivi et/ou d’évaluation relatifs à l’exécution de l’action doivent être utilisés et mentionnés dans les rapports narratifs.Comment évaluez-vous les résultats obtenus jusqu'à présent? Faites part de vos observations sur l'exécution et sur l’obtention de produits, d’effets et d’impacts et indiquez si l'action a eu des résultats positifs ou négatifs non prévus.

65 Les «groupes cibles» sont les groupes/entités pour lesquel(le)s le projet aura un effet direct et positif au niveau de son objectif, et les «bénéficiaires finaux» sont ceux qui

bénéficieront du projet à long terme au niveau de la société ou d’un secteur dans son ensemble.

66 La terminologie utilisée (produits, effet, indicateurs, etc.) est définie dans le modèle de matrice de cadre logique joint aux lignes directrices à l’intention des demandeurs

(annexe e3d).


Expliquez comment l’action a intégré les questions transversales telles que la promotion des droits de l'homme67, l’égalité entre les hommes et les femmes68, la démocratie, la bonne gouvernance, les droits de l’enfant et des peuples autochtones, la jeunesse, la viabilité environnementale69 et la lutte contre le VIH/SIDA (en cas de forte prévalence dans le pays ou la région cible).En vous référant à la matrice de cadre logique (voir point 2.3 ci-dessous), commentez, pour chaque niveau de résultats (produit, effet, impact), la mesure dans laquelle tous les résultats ont été obtenus, sur la base de la valeur actuelle correspondante des indicateurs, ainsi que toutes les activités connexes exécutées pendant la période de référence.- le degré d’exécution, sur la base du niveau de référence, de la cible et de la

valeur actuelle des indicateurs correspondants, par référence aux hypothèses et aux risques définis dans le cadre logique;

- les activités couvertes et mises en œuvre. Les activités devraient être mises en relation avec le ou les produits correspondants grâce à une numérotation claire.

En cas de contre-performance, expliquez-en les raisons et indiquez les mesures correctives adoptées.

Effet (E) - «<Intitulé de l’effet>»<commentez le niveau actuel des indicateurs associés à l’effet et expliquez les éventuels changements, principalement les contre-performances; renvoyez aux hypothèses du cadre logique>(s’il y a lieu) Effet intermédiaire 1 (Ei 1) - «<Intitulé de l’effet intermédiaire 1>»(…)Produit 1.1. (P. 1.1) (…)<à la suite de l’appréciation des résultats ci-dessus, donnez plus de précisions sur tous les thèmes couverts/toutes les activités mises en œuvre> >B. ACTIVITÉSActivité 1.1.1. <décrivez tout problème – par ex. retard, annulation, report d’activité – qui est survenu et la façon dont il a été résolu> (s’il y a lieu)<énumérez les risques qui auraient pu compromettre l’exécution de certaines activités et expliquez comment ils ont été gérés> (s’il y a lieu)Activité 1.1.2. <…>

2.3. Matrice de cadre logique à jour La matrice de cadre logique devrait évoluer au cours de la durée de vie de l’action (c’est-à-dire des projets): des lignes supplémentaires peuvent être ajoutées pour intégrer de nouvelles activités, des colonnes supplémentaires peuvent être utilisées pour mentionner des cibles intermédiaires (niveaux de référence) lorsqu’il y a lieu et les valeurs seront actualisées régulièrement dans la colonne prévue pour rendre compte des résultats obtenus (voir «Valeur actuelle»). Le terme «résultats» désigne les produits, les effets et l'impact de l’action.Le cadre logique peut être révisé en tant que de besoin (dans le respect des dispositions du point 9.4 des conditions générales).

2.4. Matrice des activités

67 Y compris ceux des personnes handicapées. Pour de plus amples informations, voir la note d'orientation sur la coopération au développement et la problématique du

handicap, à l'adresse suivante: https://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/guide-disability-inclusive-development-cooperation-2012_fr.pdf

68 Voir les orientations sur l’égalité entre les hommes et les femmes, à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/europeaid/toolkit-mainstreaming-gender-equality-ec-development-cooperation_en

69 Voir les lignes directrices pour la prise en compte de l’environnement, à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/europeaid/sectors/economic-growth/environment-and-

green-economy/climate-change-and-environment_en


https://ec.europa.eu/europeaid/sectors/economic-growth/environment-and-green-economy/climate-change-and-environment_en

https://ec.europa.eu/europeaid/sectors/economic-growth/environment-and-green-economy/climate-change-and-environment_en

https://ec.europa.eu/europeaid/toolkit-mainstreaming-gender-equality-ec-development-cooperation_en

https://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/guide-disability-inclusive-development-cooperation-2012_fr.pdf

Quelles sont les activités-clés à mettre en œuvre pour parvenir aux produits recherchés ?

(*en principe, les activités devraient être mises en relation avec le ou les produits correspondants grâce à une numérotation claire)

MoyensQuelles sont les ressources politiques, techniques, financières, humaines et matérielles nécessaires à la mise en œuvre de ces activités (personnel, équipements, fournitures, infrastructures opérationnelles, etc.) ?

CoûtsQuels sont les coûts de l'action ? Leur nature ? ( ventilation dans le budget de l'action)

HypothèsesFacteurs qui ne relèvent pas de la gestion du projet mais sont susceptibles d’avoir une incidence sur le lien entre les activités et les produits.

2.5. Plan d’action à jour concernant les futures activités du projet70.

Année Semestre 1 Semestre 2

Activité Mois 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Organisme de mise en œuvre

Exemple exemple ExemplePréparation Activité 1 (intitulé)

Bénéficiaire ou entité affiliée 1

Exécution Activité 1 (intitulé)


Préparation Activité 2 (intitulé)


Etc.

3. Bénéficiaires/entités affiliées, stagiaires et autre coopération3.1. Comment évaluez-vous les relations entre les bénéficiaires/entités affiliées du

présent contrat de subvention (c.-à-d. ceux qui ont signé le mandat du coordonnateur ou la déclaration d’entité affiliée)? Veuillez fournir des informations spécifiques concernant chaque bénéficiaire/entité affiliée.

3.2. Comment évaluez-vous les relations entre votre organisation et les autorités pu-bliques des pays où se déroule l’action? Comment ces relations ont-elles influé sur l’action?

3.3. S’il y a lieu, décrivez vos relations avec toute autre organisation intervenant dans la mise en œuvre de l’action: Associé(s) (s’il y a lieu) Contractant(s) (s’il y a lieu)

70 Ce plan couvrira la période financière comprise entre le rapport intermédiaire et le rapport suivant.


Bénéficiaires finaux et groupes cibles Autres tiers concernés (autres donateurs, autres agences gouvernementales ou

unités gouvernementales locales, ONG, etc.).3.4. S’il y a lieu, décrivez les liens et les synergies que vous avez développés avec

d’autres actions.3.5. Si votre organisation a déjà reçu des subventions de l’UE ayant comme objectif de

renforcer le même groupe cible, dans quelle mesure cette action a-t-elle pu renfor-cer/compléter la(les) action(s) précédente(s)? (énumérez toutes les subventions de l’UE antérieures pertinentes).

3.6. S’il y a lieu, joignez, pour chaque stage ayant pris fin au cours de la période de réfé-rence, un rapport de stage élaboré par le stagiaire, décrivant le résultat du stage et l’évaluation des qualifications acquises par le stagiaire en vue de son futur emploi.

4. VisibilitéComment la visibilité de la contribution de l’UE est-elle assurée dans le cadre de l’action?La Commission européenne peut souhaiter faire connaître le résultat des actions. Voyez-vous une objection à ce que le présent rapport soit publié sur le site web d'EuropeAid? Dans l’affirmative, exposez vos objections ici.

Nom de la personne de contact pour l’action:

…….……………………………………………

Signature: ………………………………………

Lieu: ………………….……………………

Date prévue pour la remise du rapport: ……………………..…………

Date d’envoi du rapport: ……………………………….


Annexe J : Informations relatives au régime fiscal applicable aux contrats de subvention signés dans le cadre de l'appel à propositions 1. Cadre juridique Les taxes concernées par la présente annexe sont les taxes indirectes telles que la taxe sur la valeur ajoutée, des droits de douane ou d'importation ou toute autre taxe ou droit. À inclure dans le cas où le règlement, la décision de financement ou la convention de financement applicables n'excluent pas le financement des taxes: [Les taxes, notamment la TVA, sont éligibles à un financement par l’UE à condition que le bénéficiaire(s) ou, le cas échéant, leurs entités affiliées démontrent qu'ils ne peuvent en obtenir remboursement.]

À inclure dans le cas où le règlement, la décision de financement ou la convention de financement applicables excluent le financement des taxes: [Les taxes, notamment la TVA, ne sont pas éligibles ; par conséquent elles seront considérées comme faisant partie du total estimé des coûts acceptés de l'action au titre du cofinancement à condition que le bénéficiaire(s) ou, le cas échéant, ses entités affiliées puissent démontrer qu'ils ne peuvent en obtenir remboursement.]

[Il n'existe pas de convention entre la Commission européenne et <nommer le pays partenaire> en vertu duquel les taxes seraient exonérées en tout ou partie].

[ou]

[La Commission européenne et le Bénin se sont engagés, dans N°BJ/FED/038-572, à exonérer < en tout ou en partie> les taxes suivantes <détailler le(s) type(s) de taxes>. [Toute information complémentaire telle que les coordonnées de l'autorité compétente du/des pays partenaire(s), la référence à la procédure d’exonération prévue par la législation en vigueur (par exemple, les formalités requises, la procédure d’exonération a priori ou de remboursement a posteriori etc.) peut être ajoutée].

[ou]

[Pour les appels globaux: la Commission européenne a conclu plusieurs conventions avec différents États tiers en vertu desquelles les projets financés par l'Union européenne sont partiellement ou totalement exonérés de certaines taxes. <Préciser ici comment le demandeur peut obtenir l'information concernant le(s) pays pour le(s)quel(s) il souhaite soumettre une proposition.>.]

Le demandeur a l'obligation de se familiariser avec le régime fiscal applicable, par exemple en consultant les autorités administratives compétentes du pays dans lequel il est établi ou celles du/des pays partenaire(s).

Veuillez noter que la TVA n'est pas un coût éligible quand elle est payée par un organisme public71 d'un Etat membre de l'UE, mettant en œuvre des activités relevant des prérogatives de puissance publique de l'Etat membre de l'UE (compétences souveraines de police, justice, gestion du domaine public)72.

71C'est-à-dire tout organisme de droit public faisant partie de l’administration publique. Cela exclut les organismes de droit privé investis d’une mission de service publique.

72En conséquence la TVA sur les activités telles que la formation au sens large, l'assistance technique, le soutien aux politiques publiques, est un coût éligible au financement de l'Union européenne.


2. Comment le bénéficiaire(s) (ou le cas échéant ses entités affiliées) peut-il démontrer qu'il n'est pas exempté des taxes ou qu'il ne peut en obtenir le remboursement ?

Le bénéficiaire de la subvention (ou, le cas échéant, les entités affiliées) doit démontrer qu'il n'est pas exempté des taxes ou qu'il ne peut en obtenir le remboursement en vertu de la législation nationale applicable. Le bénéficiaire(s) de la subvention (ou, le cas échéant, les entités affiliées) devra par conséquent prouver qu'il a entrepris les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes pour obtenir une exonération ou le remboursement des taxes.

Ces preuves peuvent prendre les formes suivantes: tout document officiel des autorités fiscales compétentes indiquant que l'entité

n'est pas autorisée à demander le remboursement des taxes encourues pour les activités en question (et que cela ne dépend pas du simple fait que l'entité ne souhaite pas être assujettie au paiement de la TVA). Ce document officiel peut consister en une déclaration spécifique ou un refus opposé par l'autorité compétente à une demande de remboursement;

L'absence de réponse de l'administration fiscale compétente dans les délais légaux à une demande d'exemption adressée dans les délais requis (ou au plus tard après 6 mois, en l'absence de délai légal).

les comptes annuels de l'entité complétés, si l'administration contractante l'estime nécessaire – par exemple – par un extrait de la réglementation nationale applicable en matière de taxes montrant que l'entité n'est pas assujettie à la TVA, ou encore une déclaration sur l'honneur de l'entité concernée accompagnée d’une attestation d'expert (tel qu'un avocat ou un auditeur);

Le bénéficiaire(s) de la subvention (ou, le cas échéant, les entités affiliées) doit apporter cette preuve au plus tard au moment de la soumission du rapport final.

3. Exceptions à l'obligation de la preuve Le(s) bénéficiaire(s) (ou, le cas échéant, les entités affiliées) sera dispensé de demander l’exonération ou d'apporter la preuve du non-remboursement des taxes dans les cas suivants.

Toutefois la règle de non-profit doit être respectée en toutes circonstances, sauf lorsque le contrat de subvention y déroge. À cette fin, le(s) bénéficiaire(s) qui est dispensé d'apporter cette preuve (ou, le cas échéant, les entités affiliées) doit donc certifier que les taxes couvertes par le financement de l'Union européenne ou couvertes par son apport de cofinancement ne seront pas in fine remboursées par les autorités fiscales locales.

L'administration contractante dispense le bénéficiaire de cette preuve dans le(s) cas suivant(s):

1) Taxes de faible montant: aucune preuve n'est requise pour ce qui concerne les taxes d'un montant inférieur à 200 EUR par facture, dans la limite d'un montant maximum de 2 500 EUR par contrat de subvention, ne représentant pas plus de 5 % de la contribution de l'administration contractante.

2) Remboursement des dépenses locales, incluant toutes les taxes: les cas suivants seront considérés comme des preuves que le bénéficiaire(s) de la subvention (ou, le cas échéant, les entités affiliées) a entrepris les démarches nécessaires pour obtenir des autorités compétentes l'exonération ou le remboursement des taxes:

a) Coût excessifs de récupération des taxes

i) lorsque le bénéficiaire(s) de la subvention (ou, le cas échéant, les entités affiliées) démontre que les démarches nécessaires pour obtenir le remboursement des taxes l'obligent à supporter des coûts dans un pays où il ne


réalise les opérations en question que sur une base ad hoc et de façon isolée et/ou;

ii) lorsque le bénéficiaire(s) de la subvention (ou, le cas échéant, les entités affiliées) démontre que les coûts liés au remboursement (par exemple les droits d'enregistrement dans le pays concerné ou les coûts liés à la nomination d'un représentant fiscal ou encore les frais liés à la déclaration…) excèdent clairement le montant des taxes déclarées à l'administration contractante.

b) Durée excessive pour obtenir le remboursement des taxes. Dans les cas où un mécanisme d'exemption doit être approuvé par les autorités compétentes avant l'achat des biens et services, et lorsque le bénéficiaire de la subvention (ou, le cas échéant, ses entités affiliées) peut démontrer que la durée excessive pour obtenir cette autorisation préalable met en péril la mise en œuvre de l'action.

3) Situation de crise: aucune preuve n'est exigée lorsque le pays a été déclaré en situation de crise ou comme ayant besoin d'une assistance d'urgence ou de post-urgence par la Commission européenne jusqu'à la publication de lignes directrices (ou d'un rectificatif) et ce aussi longtemps que le pays reste dans cette situation. [Pour les procédures restreintes: Les demandeurs de subvention qui sont invités à soumettre une candidature complète seront informés si le(s) pays concerné(s) par leur candidature a (ont) été déclaré(s) en crise].

[4)Les projets pour la protection des droits fondamentaux: pour ce qui concerne les projets contenant un volet «droits de l'homme», il est admis qu'en vertu de la nature même du projet ou en raison du contexte de l'intervention, il ne soit pas toujours possible d'obtenir le remboursement des taxes. ].

Le bénéficiaire(s) (ou, le cas échéant, les entités affiliées) doit prouver qu'il remplit les conditions décrites ci-dessus au plus tard au moment de soumettre le rapport final.


Annexe K : lignes directrices pour l’évaluation des options simplifiées en matière de coûts1. Introduction

Les options simplifiées en matière de coûts peuvent revêtir la forme de:- coûts unitaires: ceux-ci couvrent tout ou partie de catégories spécifiques de coûts éligibles qui peuvent être clairement

déterminés (tel qu’indiqué dans le budget au stade de la proposition), et sont exprimés en montant par unité.Exemple: coût unitaire par mois de travail pour les coûts de personnel fondés sur des politiques internes et les coûts

(salariaux) moyens; coûts unitaires pour les petits déplacements au niveau local ou d’autres dépenses en zone rurale (relevant souvent de catégories couvrant des dépenses nombreuses et d’un montant peu élevé et/ou accompagnées de peu de pièces justificatives), les per diems73, etc.

- montants forfaitaires: ceux-ci couvrent globalement tout ou partie de catégories spécifiques de coûts éligibles qui peuvent être clairement déterminés (tel qu’indiqué dans le budget au stade de la proposition).

Exemple: coût global de l’organisation d’une manifestation inaugurale, coût global de la production de vidéos d’information, etc.

- financement à taux forfaitaire: ce financement couvre des catégories spécifiques de coûts éligibles qui peuvent être clairement déterminés (tel qu’indiqué dans le budget au stade de la proposition) et est exprimé en pourcentage des autres coûts éligibles.

Exemple: frais supportés pour des bureaux locaux et dépenses connexes (entretien, sécurité, véhicule partagé, etc.), exprimés en pourcentage des coûts du personnel, coûts indirects, etc.

une combinaison des formes susmentionnées (par exemple, une répartition des coûts liés aux bureaux de projet).

Les options simplifiées en matière de coûts peuvent s’appliquer à une ou plusieurs rubriques de coûts directs du budget (rubriques 1 à 6), à des sous-rubriques de coûts ou encore à des postes spécifiques dans ces rubriques budgétaires.

Les options simplifiées en matière de coûts (OSC) sont divisées en deux catégories:

1/ les «OSC fondées sur les produits ou les résultats»: cette catégorie inclut les coûts liés aux produits, aux résultats, aux activités et aux éléments livrables dans le cadre d’un projet donné (par exemple, la fixation d’un montant forfaitaire pour l’organisation d’une conférence, l’obtention d’un produit donné ou la réalisation d’une activité donnée). Dans la mesure du possible et s’il y a lieu, les montants forfaitaires, les coûts unitaires ou les financements à taux forfaitaires sont calculés de manière à permettre leur paiement à l’obtention de produits/résultats concrets. Ce type d’OSC peut être proposé par le bénéficiaire (aucun seuil n’est applicable) au stade de la proposition. Si le comité d’évaluation et l’administration contractante ne sont pas convaincus par la justification fournie, un remboursement sur la base des frais effectivement supportés est toujours possible.

2/ les «autres OSC/OSC récurrentes»: cette seconde catégorie couvre les options simplifiées en matière de coûts intégrées dans les pratiques comptables du bénéficiaire, pour lesquelles une évaluation ex ante est jugée nécessaire, compte tenu de la nécessité d’une application uniforme des conditions requises. Exemples: pourcentage additionnel appliqué aux salaires réels pour couvrir les coûts entrant dans la rémunération ou utilisation d’une méthode pour répartir les coûts d’un bureau de projet prévu dans la description de l’action. Pour pouvoir recourir à des OSC systémiques/récurrentes, les pratiques comptables du bénéficiaire doivent avoir été positivement évaluées par un cabinet d’audit sur la base de termes de référence standardisés fournis par la Commission. Pour obtenir le remboursement de cette catégorie d’OSC, le bénéficiaire renvoie à l’évaluation ex ante obtenue préalablement dans la feuille de justification du budget (annexe e3c). .

Les demandeurs peuvent proposer des options simplifiées en matière de coûts au stade de la proposition. Le comité d’évaluation et l’administration contractante décident si ces coûts peuvent être acceptés pendant la phase d’attribution, sur la base du budget soumis. L’administration contractante fonde sa décision sur une analyse du budget présenté au regard des conditions établies dans les présentes lignes directrices.

Si le comité d’évaluation et l’administration contractante ne sont pas convaincus par la justification fournie, un remboursement sur la base des frais effectivement supportés est toujours possible. Dans ce cas, le budget est adapté en conséquence.

Les autres OSC/OSC récurrentes/systémiques qui ont fait l'objet d'une évaluation ex ante positive doivent néanmoins figurer dans le budget et être mentionnées dans la feuille de justification du budget; le comité d’évaluation et l’administration contractante vérifient le résultat positif de l’évaluation et déterminent si le budget est suffisamment détaillé.

73 Les per diems ne sont pas considérés comme une option simplifiée en matière de coûts aux fins d’un financement de l’Union lorsqu'un bénéficiaire rembourse un montant

fixe à son personnel conformément à ses propres règles et demande le remboursement de ce montant dans le budget de l’action. Les per diems de ce type sont considérés

comme des coûts réels.


2. Dispositions applicables à la fois aux autres OSC/OSC récurrentes et aux OSC fondées sur les produits ou les résultats

Conformément à l’article 181(4) du règlement financier de 2018, une OSC peut être autorisée si les éléments suivants sont réunis:

a) une justification concernant l'adéquation de ces formes de financement au regard de la nature des actions soutenues ainsi que des risques d'irrégularités et de fraude et des coûts des contrôles;

b) l’identification des coûts ou catégories de coûts couverts par les montants forfaitaires, les coûts unitaires ou les financements à taux forfaitaire qui sont considérés comme éligibles conformément aux points 14.1 et 14.2 des conditions générales et qui excluent les coûts inéligibles en vertu du point 14.8 des conditions générales;

c) la description des méthodes permettant de définir les montants forfaitaires, les coûts unitaires ou les financements à taux forfaitaire. Ces méthodes se fondent sur l’un des éléments suivants:

- des données statistiques, des moyens objectifs similaires ou un jugement d’expert fourni par des experts disponibles en interne à la Commission ou obtenu conformément à la réglementation applicable; ou

- une approche bénéficiaire par bénéficiaire, en référence à des données historiques certifiées ou vérifiables du bénéficiaire ou à ses pratiques habituelles en matière de comptabilité analytique;

d) dans la mesure du possible, les conditions essentielles requises en vue du déclenchement du paiement, y compris, en cas d’OSC fondée sur les produits ou les résultats, les produits et/ou résultats à atteindre;

e) pour les autres OSC ou les OSC récurrentes pour lesquelles les montants forfaitaires, coûts unitaires et taux forfaitaires ne sont pas liés à des produits et/ou des résultats, une justification des raisons pour lesquelles une approche fondée sur les produits et/ou les résultats est impossible ou inappropriée.

Les méthodes visées au point c) permettent d’assurer:

- le respect du principe de bonne gestion financière, en particulier le caractère approprié des différents montants au regard des produits et/ou résultats attendus, compte tenu des recettes prévisibles que généreront les actions ou les programmes de travail;

- la conformité aux principes de cofinancement et d’absence de double financement.

Lorsque les OSC sont récurrentes/systémiques, ces contrôles, ainsi que les exigences supplémentaires définies dans les termes de référence, sont exécutés par un auditeur externe dans le cadre d’une évaluation ex ante.

La décision d’autorisation s’applique au contrat spécifique concerné en cas d’OSC fondée sur les produits ou les résultats, tandis que, si une évaluation ex ante est obtenue, elle s’applique également à des contrats futurs.

3. Dispositions uniquement applicables aux autres OSC/OSC récurrentes

Les critères d’acceptation des OSC récurrentes sont définis par la Commission et traduits en termes de référence standardisés qui sont fournis par la Commission et qui doivent être observés par les auditeurs externes.

Des lignes directrices spécifiques sur la procédure à suivre pour l’évaluation ex ante des autres OSC/OSC récurrentes et la manière de les refléter convenablement dans les budgets de l’action seront transmises aux services.

Les OSC récurrentes/systémiques concernent généralement les méthodes de répartition des coûts pour les bureaux de projet et les coûts unitaires pour le personnel, mais peuvent également couvrir d’autres domaines.

Une fois l’évaluation ex ante réalisée, un service désigné au sein de la Commission est informé de son résultat. Une fois les résultats validés par la Commission, les informations pertinentes sont mises à disposition sur l’intranet de la Commission.

- Les bénéficiaires doivent conserver des registres adéquats et des pièces justificatives attestant que les coûts sont déclarés conformément à la méthode évaluée ex ante et que les conditions de qualité et de quantité (éventuelles) ont été respectées.

- Si une vérification/un audit révèle que les méthodes de calcul appliquées par le ou les bénéficiaires ou par son entité ou ses entités affiliées pour déterminer les coûts unitaires, les montants forfaitaires, les financements à taux forfaitaire ou la méthode de répartition des coûts ne correspondent pas à la méthodologie évaluée ex ante, l’administration contractante peut déclarer ces coûts inéligibles et récupérer jusqu’à l’intégralité du montant des coûts déclarés sous une forme simplifiée.

Des pratiques qui ont été évaluées positivement peuvent être utilisées pour tous les projets spécifiques, en indiquant de manière transparente les coûts correspondants dans le budget proposé et, pour les bureaux de projet, en ajoutant dans la description de l’action une référence claire à la nécessité d’un tel bureau de projet. L’ordonnateur compétent peut vérifier sur l’intranet si les pratiques dont l’utilisation dans des projets spécifiques a été suggérée ont bien fait l’objet d'une évaluation positive.

4. Dispositions applicables exclusivement aux OSC fondées sur les produits ou les résultats


- Une fois évalués et approuvés par le comité d’évaluation et l’administration contractante, les montants de coûts simplifiés (tels que prévus dans le budget de l’action) ne feront pas l’objet d’une vérification ex post des données réelles sous-tendant les coûts. Ainsi, les auditeurs ne devront pas contrôler les pièces justificatives pour vérifier les frais réels supportés, mais ils vérifieront l’application correcte de la méthode et des formules utilisées pour calculer les coûts en se basant sur les intrants correspondants et les informations quantitatives et qualitatives pertinentes.

- Les bénéficiaires doivent conserver des registres adéquats et des pièces justificatives attestant que les coûts sont déclarés conformément à la méthode et aux formules agréées et que les conditions de qualité et de quantité ont été respectées.

- Si une vérification/un audit révèle que les méthodes de calcul appliquées par le ou les bénéficiaires ou par son entité ou ses entités affiliées pour déterminer les coûts unitaires, les montants forfaitaires ou les financements à taux forfaitaire, ne sont pas conformes aux conditions pertinentes ou informations factuelles (par exemple si les faits générateurs n’ont pas eu lieu), l’administration contractante peut déclarer ces coûts inéligibles et récupérer jusqu’à l’intégralité du montant des coûts déclarés sous une forme simplifiée.

5. Pratiques comptables acceptées par les autorités nationales

En plus des options susmentionnées, l'ordonnateur compétent peut considérer que les pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique sont conformes aux conditions établies au point 2, si elles sont acceptées par les autorités

nationales dans le cadre de systèmes de financement comparables74. Dans ce cas, le bénéficiaire de la subvention démontre que l’autorité nationale a accepté les pratiques habituelles en matière de comptabilité analytique et est tenu de préciser dans quel contexte cette acceptation a été donnée.La Commission détermine ensuite si le système de financement est comparable et, dans l'affirmative, considère ces pratiques comme si elles avaient fait l’objet d'une évaluation ex ante par un auditeur externe

NB: informations à faire figurer dans le budget de l’action en cas d'options simplifiées en matière de coûts

Les demandeurs qui proposent des options simplifiées en matière de coûts doivent faire apparaître clairement, dans la première

feuille de calcul du budget de l’action, chaque rubrique/poste75 de coûts éligibles concerné(e) par ce type de financement, en indiquant, en lettres capitales, la mention «COÛT UNITAIRE» (par mois/vol, etc.). «MONTANT FORFAITAIRE» ou «TAUX FORFAITAIRE» dans la colonne «Unité», comme dans l’exemple ci-dessous.

Budget de l’actionToutes les années

Coûts

Unité Nbre d’unités Valeur unitaire

(en FCFA)

Coûts(en

FCFA)

1. Ressources humaines 1.1 Salaires (montants bruts incluant les charges de sécurité sociale et les autres coûts liés, personnel local)4 1.1.1 Personnel technique par mois 12 4 000 48 000 1.1.2 Personnel administratif/d’appui COÛT UNITAIRE 12 3 500 42 000

1.3 Per diems pour missions/déplacements5 1.3.1 À l'étranger (personnel affecté à l'action): Per diem 60 100 6 000 1.3.1 Sur place (personnel affecté à l'action): Per diem 200 20 4 000

Sous-total Ressources humaines 100 0002. Déplacements6

2.1. Voyages internationaux par vol 5 1 000 5 0002.2. Déplacements locaux par mois 12 200 2 400

Sous-total Déplacements 7 4004. Bureaux locaux TAUX FORFAITAIRE 3 % 2 7004.1 Coûts liés aux véhicules 4.2 Location de bureaux 4.3 Consommables - fournitures de bureau

74Article 185, paragraphe 3, du RF.

75 Utilisez une ligne différente pour chaque type d’option simplifiée en matière de coûts et par bénéficiaire.


4.4 Autres services (tél./fax, électricité/chauffage, entretien)

Sous-total Bureaux locaux 2 7005. Autres coûts, services8

5.1 Publications9

5.2 Études, recherche9 MONTANT FORFAITAIRE 8 000

Sous-total Autres coûts, services 8 000

Dans l’exemple ci-dessus:

Les coûts mentionnés au point 1.1.1 Personnel technique seront remboursés sur la base des frais réellement supportés, les coûts mentionnés au point 1.1.2 Personnel administratif/d'appui le seront sur la base du COÛT UNITAIRE par mois. Lorsque les bulletins de paie seront disponibles, la somme de 42 000 EUR sera remboursée (l’auditeur vérifie les données quantitatives, c’est-à-dire le nombre de mois et le personnel concerné, et contrôle que le coût unitaire est celui qui a été approuvé comme option simplifiée en matière de coût).

Les coûts concernant les bureaux locaux (rubrique 4) seront remboursés en appliquant le taux de 3 % au coût final des salaires (points 1.1.1 et 1.1.2 Salaires). Des informations additionnelles sont fournies dans la feuille de justification.

Si l’étude est réalisée conformément aux conditions arrêtées, un montant forfaitaire de 8 000 EUR sera remboursé.

De plus, dans la deuxième colonne de la feuille de justification, les demandeurs doivent, pour chacun des postes budgétaires correspondants ou chacune des rubriques budgétaires correspondantes:- décrire les méthodes utilisées pour déterminer les montants des coûts unitaires, les montants forfaitaires et/ou les taux

forfaitaires, et indiquer à quels coûts elles se réfèrent, etc., pour les OSC fondées sur les produits ou les résultats; - expliquer les formules utilisées pour le calcul du montant final éligible pour les OSC fondées sur les produits ou les

résultats76.

- en cas d’autre OSC/d’OSC récurrente, mentionner la référence à l’évaluation ex ante positive.

76 Exemple:- frais spécifiques relatifs à l’organisation d’un événement: nombre de participants à l’événement x coût total par participant, etc.


Annexe F : Guide de la subvention

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