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Guide pour l’organisation d’événements par le corps enseignant à HEC Montréal
Octobre 2017
Table des matières
CONTEXTE........................................................................................................................................................................... 3
PROCESSUS D’APPROBATION D’ÉVÉNEMENT DE RECHERCHE ET DE TRANSFERT OU PÉDAGOGIQUE....................................3
CONSIDÉRATIONS BUDGÉTAIRES......................................................................................................................................... 4
FINANCEMENT DE L’ÉVÉNEMENT......................................................................................................................................................4COMMANDITES.............................................................................................................................................................................4FRAIS D’ÉVÉNEMENT ENCOURUS PAR LA DIRECTION DES INFRASTRUCTURES..............................................................................................4AUTRES FRAIS DE TENUE D’ÉVÉNEMENT – SERVICES DE SOUTIEN............................................................................................................5SURPLUS BUDGÉTAIRE....................................................................................................................................................................5
SOUTIEN ADDITIONNEL....................................................................................................................................................... 5
ANNEXE : FICHE DE RENSEIGNEMENTS................................................................................................................................ 6
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX............................................................................................................................ 6
OBJECTIF DE L’ÉVÉNEMENT.................................................................................................................................. 6
BREF HISTORIQUE..................................................................................................................................................... 6
PUBLIC VISÉ................................................................................................................................................................. 6
PROGRAMME PRÉLIMINAIRE................................................................................................................................. 7
ORGANISATION ET SOUTIEN................................................................................................................................. 7
1.1 COMITÉ ORGANISATEUR.........................................................................................................................................71.2 BUDGET PRÉVISIONNEL : MODÈLE : BUDGET DE PROJET (OUVRIR DANS EXCEL)..............................................7
PROCHAINES ÉTAPES............................................................................................................................................... 7
1.3 APPROBATION DU PROJET......................................................................................................................................71.4 AUTORISATION DU COMITÉ ÉVÉNEMENT (ÉVÉNEMENT MAJEUR)...................................................................7
Guide pour l’organisation d’événements par le corps enseignant à HEC Montréal Page 2
Contexte
Chaque année, des centaines d’événements sont organisées à HEC Montréal par ses professeurs, ses maîtres d’enseignement ou ses chercheurs. Le présent guide vise à optimiser la tenue de ces événements et à accompagner les organisateurs dans leur projet. Ce guide concerne les événements relevant de la recherche et du transfert ou de la pédagogie et il ne touche pas les événements de clients externes ni les événements organisés par les associations étudiantes.
Processus d’approbation d’événement de recherche et de transfert ou pédagogique
Dans le cas d’un projet organisé par des professeurs ou des chercheurs pour la tenue d’un événement nouveau, d’envergure ou de rayonnement international, suite à l’approbation de la Direction de la recherche et du transfert, l’autorisation du sous-comité de direction composé des directeurs des immeubles, des finances et des communications est nécessaire à la tenue de l’événement.
Pour un événement tenu à HEC Montréal :
1- Selon les dates de l’événement, les organisateurs doivent faire une demande de réservation provisoire des salles nécessaires à la tenue de l’événement auprès de la Direction des communications à [email protected] .
2- Les organisateurs doivent compléter la fiche de renseignements et le budget prévisionnel en annexe. Les organisateurs qui souhaitent obtenir de l’aide pour compléter le budget prévisionnel peuvent en faire la demande à [email protected]. Des précisions à propos du budget se trouvent dans la section Considérations budgétaires du présent guide.
3- Selon la nature de l’événement, les organisateurs transmettent les documents complétés : A. À la Direction de la recherche et du transfert à [email protected] dans le cas d’un
atelier/séminaire scientifique, colloque, congrès, événement organisé par une unité de recherche - chaire, pôle, groupe, etc.
B. À la direction des études à [email protected] dans le cas d’un événement pédagogique, d’une formation.
4- La Direction de la recherche et du transfert ou la Direction des études informe la Direction des communications de sa décision. Dans le cas d’un projet refusé, la direction responsable informe l’organisateur de sa décision par courriel.Si le projet est approuvé,A. Dans le cas d’un nouvel événement :
- La direction responsable transmet la fiche de renseignements et la fiche de prévisions budgétaires au sous-comité de direction pour autorisation.
- Une fois le projet autorisé par le sous-comité, la Direction des communications envoie un courriel de confirmation aux organisateurs et elle réserve définitivement les salles.
B. Dans tout autre cas :
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- La direction responsable informe la Direction des communications de sa décision; la Direction des communications envoie un courriel de confirmation aux organisateurs et elle réserve définitivement les salles.
5- Les organisateurs font les démarches nécessaires auprès des services des immeubles, de la sécurité, de l’audiovisuel, de la Coop et du Studio de design graphique pour finaliser leur budget prévisionnel.
6- La Direction des communications tient une rencontre préparatoire avec les organisateurs en présence du Service de la sécurité afin d’aiguiller les organisateurs dans la logistique, le protocole et les communications entourant leur projet et de les référer aux différentes instances de l’École.
7- La Direction des communications joue un rôle conseil auprès des organisateurs tout au long de l’organisation de leur projet afin que les organisateurs communiquent et travaillent directement avec les différents services à la réalisation de l’événement.
Considérations budgétaires
Financement de l’événementL’organisateur de l’événement doit s’assurer du potentiel de son projet de s’autofinancer et il a la responsabilité de tout déficit budgétaire.
Si le projet requiert un appui financier, le demandeur devra l’inclure dans son budget.
CommanditesLa Fondation HEC Montréal n’est pas responsable de faire les démarches pour l’obtention de commandites. Toutefois, la Fondation souhaite être informées des démarches qui seront faites par des membres de la communauté de HEC Montréal et ce, avant toute sollicitation auprès d’un organisme ou d’une entreprise. La Fondation pourra ainsi informer les organisateurs de dons récemment octroyés à l’École par ces organisations, de même que des sollicitations en cours, ainsi que les aiguiller dans leur démarche. La Fondation HEC Montréal peut être jointe à [email protected].
Frais d’événement encourus par la Direction des infrastructuresTout événement ayant lieu à HEC Montréal relevant de la Direction de la recherche et du transfert ou de la Direction des études se verra facturer des frais d’événement. Ces frais sont facturables que l’événement soit organisé par une entité de l’École ou non, qu’il y ait des revenus d’inscription ou non.Les frais encourus incluent les charges reliées au Service des immeubles (entretien ménager, services techniques, services auxiliaires), au Service de la sécurité et au Service des projets d’aménagement.
Frais encourus depuis le 1 er septembre 2017
Nombre de participants à l’événement
Taux horaire régulier Taux horaire - fin de semaine
Moins de 75 Pas de frais d’événementDe 75 à 99 242 $ 386 $De 100 à 299 343 $ 499 $300 et plus 458 $ 612 $
Note : Tarif à la journée calculé sur une base de 8 heures maximum même si la durée de l’événement dépasse 8 heures.
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Autres frais de tenue d’événement – Services de soutienSelon l’événement, divers services de l’École peuvent venir soutenir les organisateurs dans leur planification. Aux frais d’événement de la Direction des infrastructures s’ajoutent ceux des services requis pour la tenue de l’événement. Les organisateurs ont la responsabilité de communiquer avec ces différents services :
- Service des projets d’aménagement (planification de l’aménagement des salles) [email protected]
- Service de la sécurité (besoins particuliers, présence d’agents de sécurité, etc.) [email protected]
- Service des immeubles (entretien ménager, aménagement du mobilier) [email protected]
- COOP HEC Montréal (hôtellerie, traiteur, réservation du Cercle) [email protected]
- Service de l’audiovisuel [email protected]
- Studio de design graphique (design et production de matériel, signalisation, photographie, etc.) [email protected]
Surplus budgétaireEn cas de surplus budgétaire, l’École et l’unité organisatrice de l’événement partageront les excédents de façon égale.
Soutien additionnel
En cas d’événement majeur, national ou international, la Direction des communications se tient à la disposition des organisateurs : pour tout renseignement ou conseil visant la tenue de l’événement (choix des salles, invitation aux médias, protocole, visibilité des commanditaires à l’interne), les organisateurs peuvent écrire à [email protected] .
Pour tout événement relié à la recherche ou au transfert, les organisateurs peuvent communiquer avec la DRT.
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ANNEXE : Fiche de renseignements
Titre de votre événement
Renseignements générauxDate(s) de l’événement :Heure de début et heure de fin :Thème :Nombre de participants attendus :Invités spéciaux, conférenciers :Frais d’admission :
Objectif de l’événementEntrez votre texte
Bref historiqueEntrez votre texte
Public viséEntrez votre texte
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Programme préliminaireEntrez votre texte
Organisation et soutien
1.1 Comité organisateur Entrez le nom et les coordonnées du responsable de l’événement. Entrez le nom des professeurs associés à l’événement. Entrez le nom et les coordonnées de l’employé(e) de HEC Montréal qui sera
responsable de la logistique – Liens avec les services de l’École : communications, audiovisuel, immeubles, sécurité, COOP, etc.
1.2 Budget prévisionnel : Modèle : Budget de projet (ouvrir dans Excel)
Prochaines étapes
1.3 Approbation du projet Selon la nature de l’événement, veuillez transmettre la fiche de renseignements et le budget préliminaire :
A. À la Direction de la recherche et du transfert à [email protected] dans le cas d’un atelier/séminaire scientifique, colloque, congrès, événement organisé par une unité de recherche – chaire, pôle, groupe, etc.
B. À la Direction des études à [email protected] dans le cas d’un événement pédagogique, d’une formation.
1.4 Autorisation du Comité événement (événement majeur)Une fois le budget préliminaire validé et le projet approuvé par la direction responsable, le dossier sera transmis au sous-comité de direction responsable des événements à HEC Montréal, pour autorisation finale.
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