Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que Tungsten Network ?Tungsten Network est un réseau de facturation électronique mondial. La plateforme de facturation électronique Tungsten Network permet aux fournisseurs de transmettre des données de facturation directement depuis leurs systèmes de comptabilité sous n'importe quel format aux clients inscrits à ce réseau.

Comment cela fonctionne ?La solution universelle de Tungsten Network répond à toutes les exigences de mise en correspondance des données et garantit que toutes les factures fournisseurs sont transmises au format exigé par le système utilisé par le département des comptes fournisseurs du client.

La facturation via Tungsten Network est-elle requise pour collaborer avec BT ? BT s'emploie activement à supprimer le traitement des factures au format papier afin de tirer parti des avantages que présente la facturation électronique pour l'entreprise et ses fournisseurs. Ce système sera à terme la seule méthode utilisable par les fournisseurs pour transmettre les factures et recevoir leur règlement.

Quels sont les avantages liés à l'utilisation de Tungsten Network ? Transmission de factures sécurisée et garantie : plus de perte de factures Possibilité de vérification de l'état des factures en ligne : de l'envoi au règlement (hors Royaume-Uni

uniquement) Réduction des temps de traitement : réception plus rapide des factures fournisseurs pour un règlement

dans les délais Validation instantanée des factures : réduction des retards dus à des informations manquantes Technologie de formatage universel des données : ne nécessite aucun logiciel ou matériel

supplémentaire Amélioration de la transparence de traitement et de la gestion du flux de trésorerie grâce à un accès et à

une génération de rapports 24 h/24 et 7 jours sur 7 Conformité avec la taxe sur la valeur ajoutée : indépendamment du lieu d'envoi ou de réception des

factures Simplicité et rentabilité : envoi de factures à tout moment

Quels avantages supplémentaires les fournisseurs retirent-ils de l'utilisation de Tungsten Network et de la facturation électronique ?Les fournisseurs utilisant le formulaire Web pour transmettre leurs factures peuvent convertir un bon de commande en facture pour une meilleure synchronisation des informations contenues dans les deux documents (hors Royaume-Uni uniquement).

Les fournisseurs doivent-ils installer du matériel ou un logiciel supplémentaire ?Tungsten Network repose sur le Web et l'accès à sa plateforme de facturation électronique requiert un navigateur et une connexion à Internet.

Pourquoi les fournisseurs doivent-ils utiliser Tungsten Network pour envoyer leurs factures ? Pour les contrats existants, BT privilégiera le règlement des factures électroniques au détriment de celles au format papier. L'envoi de factures via Tungsten Network sera à terme la seule méthode acceptée par BT pour la transmission des factures par les fournisseurs.

La facturation électronique sera-t-elle exigée pour les nouveaux appels d'offres et pour les nouveaux fournisseurs ? BT inclura dans les contrats des conditions générales exigeant l'utilisation de Tungsten Network par les fournisseurs pour l'envoi des factures.

Les fournisseurs devront-ils utiliser ce service s'ils sont actuellement payés dans les temps ? L'utilisation de Tungsten Network par les fournisseurs garantit que BT continuera de régler les factures dans les délais. De plus, les fournisseurs reçoivent une notification leur indiquant la date de réception de leur facture par BT et son état.

Que se passe-t-il si un fournisseur continue d'envoyer des factures au format papier ? Il ne faut que quelques heures au département des comptes fournisseurs de BT pour recevoir les factures transmises via Tungsten Network, qui sont par ailleurs prioritaires sur celles établies au format papier. Lors de la transition d'un fournisseur vers la facturation électronique, BT continue de recevoir des factures au format papier, mais privilégie le traitement des factures électroniques. Par conséquent, les fournisseurs sont fortement encouragés à s'inscrire au service Tungsten Network pour s'assurer du traitement de leurs factures dans les délais.

Dès qu'ils procèdent à l'envoi de leurs factures via Tungsten Network, ils doivent cesser de transmettre des copies papier.

Quels sont les coûts liés à l'inscription à Tungsten Network ? Tungsten Network propose deux solutions de transmission de factures : l'une intégrée et l'autre sous forme de formulaire Web.

La solution intégrée permet aux fournisseurs d'envoyer leurs données de facturation sous n'importe quel format directement au système de comptabilité de BT. Elle intègre le système de facturation actuel du fournisseur au réseau de facturation électronique de Tungsten de sorte que le transfert des données ne nécessite pas d'intervention manuelle. Cette solution est utilisable moyennant des frais d'adhésion annuels et des frais de transaction en cas de dépassement du nombre de factures gratuites compris dans cette solution.

La solution sous forme de formulaire Web lpermet aux fournisseurs de saisir manuellement des données dans le formulaire sécurisé en ligne de Tungsten Network. Si les fournisseurs optent pour cette solution, ils n'ont pas à s'acquitter de frais de configuration ou d'adhésion pour pouvoir commencer à utiliser ce service. Ils bénéficient d'un nombre de transactions gratuites. En cas de dépassement de ce nombre, le fournisseur a la possibilité d'acheter des transactions supplémentaires. Reportez-vous au document Options Tungsten Network concernant les frais actuels.

Que couvrent les frais d'adhésion liés à la solution intégrée ? Ils couvrent le coût supporté par Tungsten Network lié à la configuration d'un client sur leur réseau et les frais généraux de gestion du réseau. Les frais d'adhésion sont annuels quel que soit le nombre de clients facturés par le fournisseur via Tungsten network.

Pourquoi BT n'assume-t-elle pas ces frais ? BT et ses fournisseurs paient des frais d'utilisation de Tungsten Network pour bénéficier de ce service. La transition vers la facturation électronique va permettre aux fournisseurs de réaliser des économies grâce à une rationalisation de leurs processus et à une réduction significative du délai de règlement des factures par BT.

Il est considéré que ces frais équivalent à peu de chose près aux coûts liés à l'envoi de factures par voie postale et peuvent être absorbés par une réduction des efforts de recouvrement ou de résolution des difficultés de facturation. BT utilise-t-elle Tungsten Network pour le règlement des factures ? Tungsten Network n'est pas une plateforme de paiement. BT continue de payer ses fournisseurs via la méthode de règlement actuelle.

Dois-je signer un contrat avec Tungsten Network ?

Si le fournisseur choisit la solution intégrée , celui-ci signe un contrat spécifique à son statut avec Tungsten Network. S'il opte pour la solution sous forme de formulaire Web, le fournisseur doit accepter les conditions générales standard de Tungsten Network.

L'exigence de facturation électronique s'applique-t-elle à l'ensemble du groupe BT ? La facturation électronique s'applique à tous les pays où Tungsten Network est en conformité avec les taxes.

Quelle personne un fournisseur peut-il contacter au sein de BT ? La mise en œuvre de la facturation électronique sera gérée pour le compte de BT par Tungsten Network. Dans un premier temps, les fournisseurs doivent contacter Tungsten Network pour poser leurs questions relatives à la solution gérée. Si Tungsten Network n'est pas en mesure de répondre aux questions, le fournisseur est orienté directement vers BT.

Que se passe-t-il si le fournisseur ne possède pas de système de facturation électronique ? S'il est possible d'imprimer les factures générées par n'importe quel système de facturation, les fichiers de données des factures peuvent être envoyés à Tungsten Network via la solution intégrée. Si les factures sont générées manuellement (Word, Excel etc.), la plateforme de facturation électronique de Tungsten est accessible via le site Web sécurisé et les factures peuvent être créées en ligne via le formulaire Web. Aucune installation de logiciel n'est requise. Seuls une connexion à Internet et un navigateur standard sont nécessaires.

Comment est gérée la transition du format papier vers la facturation électronique ? Dès qu'un fournisseur est configuré et prêt à effectuer des transactions via le réseau, Tungsten Network envoie une alerte pour notifier le fournisseur qu'il peut transmettre ses factures au département des comptes fournisseurs de BT.

Un fournisseur peut-il envoyer des factures électroniques via Tungsten Network à tous ses clients ?Tungsten Network permet aux fournisseurs inscrits d'envoyer des factures électroniques à n'importe quel autre client utilisant le réseau.

Un fournisseur peut-il envoyer des transactions à plusieurs clients dans un seul fichier ? Tungsten Network peut accepter les fichiers de données quel que soit leur format couvrant un nombre de clients correspondant à celui exigé par le fournisseur. Tungsten Network s'accorde avec les fournisseurs pour déterminer la manière dont chaque client est identifié dans le fichier de données et effectue ensuite la transaction correspondant au client approprié.

Si un fournisseur prévoit de changer de logiciel de facturation dans un avenir proche, doit-il attendre avant de s'inscrire ? Tungsten Network accepte n'importe quel format de données entrant, c'est la raison pour laquelle il est recommandé de rejoindre le réseau dès que possible et d'envoyer les factures fournisseurs dès maintenant afin de s'assurer de la continuité des règlements. Il suffit aux fournisseurs de prévenir Tungsten des changements dès qu'ils sont prêts à utiliser le nouveau logiciel. Tungsten Network effectuera les modifications nécessaires sans interrompre la transmission des factures.