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WORD 2007 WORD 2007 De P BOULANGER

MARS 2011

Tutoriel sur le traitement de texte

De chez Microsoft

Table des matières

LE FORMATAGE DE BASE 5

LA TABULATION 8

INTRODUCTION 8LE TAQUET DE TABULATION 10LES POSITIONS 11

INSÉRER LADATE 13

LES LISTES 14

INTRODUCTION 14LA LISTE NON ORDONNÉE 14L’IMBRICATION 15LA LISTE NUMÉROTÉE 15ASTUCES COMPLÉMENTAIRES 16

LES COPIES DE SECOURS 17

INTRODUCTION 17LA CONFIGURATION 17

IMPRIMER DES ENVELOPPES 18

L’IMPRESSION 18LES FORMATS D’ENVELOPPES 19

L’IMPRESSION 21

L’IMPRESSION RAPIDE 21L’IMPRESSION CONFIGURÉE 22L’APERÇU AVANT IMPRESSION 23INVERSER L’ORDRE D’IMPRESSION 24

LES SIGNETS 25

2

Informatique-Tutoriels

QU’EST-CE QUE C’EST ? 25INSÉRER UN SIGNET 25CRÉER UN LIEN QUI POINTE SUR UN SIGNET 27

LES SECTIONS 28

INTRODUCTION 28EN PRATIQUE 29COMMENT FAIRE ? 32

NOTES DE BAS DE PAGES 33

INSERTION ET OBJETS DE DOCUMENTS 34

L’INSERTION D’UN DOCUMENT 34L’INSERTION D’UN OBJET 35

ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL 36

ENVOYER LE DOCUMENT AU FORMAT WORD DOCX 36ENVOYER LE DOCUMENT AU FORMAT PDF 37ASTUCE WINDOWS 38

LES TABLEAUX 39

LA TABLE DES MATIÈRES 43

LA TABLE DES ILLUSTRATIONS 45

LA TRADUCTION 47

LES LIENS 49

QU’EST-CE QUE C’EST ? 49UN LIEN VERS UNE PAGE WEB 49UN LIEN « ENVOYER COURRIER » 51

LE PUBLIPOSTAGE 52

INTRODUCTION 52LA BASE DE DONNÉES 53LA CRÉATION 53

3


L’OUVERTURE 55DEPUIS MICROSOFT OUTLOOK 55MODIFICATION 56LA LETTRE TYPE 57LA FUSION 58

LES MACRO-COMMANDE 59

INTRODUCTION 59LA CONFIGURATION 59L’ENREGISTREMENT 60L’EXÉCUTION 61QUELQUES DÉTAILS DE PLUS. 61Supprimer une macro-commande 61

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LE FORMATAGE De BASE

Voici une proposition de formatage de base pour vos documents.

I. On prépare le formatage des paragraphes ;II. On saisit le texte du document ;

III. On réalise un formatage pour les titres.

On prépare le formatage des paragraphes :

Dès que vous arrivez dans votre document vierge, procédez au formatage du paragraphe.

Important :

I. Si du texte est sélectionné, le formatage que vous réaliserez ne s’appliquera que sur celui-ci ;

II. Si aucun texte n’est sélectionné, le formatage s’appliquera sur l’ensemble du document que vous allez saisir.Réalisez un clic droit dans la zone d’édition, et dans le menu contextuel qui apparaît à

l’écran, cliquez sur la commande intitulée Paragraphe…

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.

Dans la zone de liste déroulante intitulée Alignement, choisissez Justifier ; cela permet d’égaliser la largeur des lignes.

Dans la zone de liste déroulante intitulée De 1er ligne, choisissez Positif ; cela permet de réaliser un alinéa (un retrait) au début de chaque paragraphe.Maintenant cliquez sur le bouton Ok.

Voilà, saisissez le contenu de votre document, n’hésitez pas à insérer une interligne avant et après chaque titre.

On réalise un formatage pour les titres :

Pour ce faire, sélectionnez le premier titre, puis réalisez un clic droit de la souris sur celui-ci, et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande intitulée Police…

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Ici, choisissez les différentes propriétés de police de votre choix disponibles, puis cliquez sur le bouton Ok.

Maintenant procédons à son alignement.

Réalisez un clic droit sur le titre, puis dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande intitulée Paragraphe…

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, choisissez centrer dans la zone de liste déroulante intitulée Alignement, puis validez le changement en cliquant sur le bouton Ok.

Vous pouvez appliquer le même formatage sur les autres titres du document par l’intermédiaire du collage de format, souvenez-vous :

CTRL +MAJ +C et CTRL +MAJ +V.

A suivre, un exemple…

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La nucléosynthèseLa nucléosynthèse

La nucléosynthèse est une réaction nucléaire, qui, sous la chaleur engendrée par la pression, 3 atomes d’hydrogènes se convertissent en 1 atome d’hélium. C’est la réaction physique qui alimente le SOLEIL et la bombe H. Le noyau du SOLEIL convertit soixante-cinq millions de tonnes d’hydrogène chaque seconde, et il ne lui faudra pas moins de dix milliards d’années pour consommer son stock d’hydrogène.

Durant cette phase de conversion d’atomes légers en atomes plus lourds, une perte de masse génère de l’énergie se présentant sous la forme de rayonnement lumineux "les photons", d’ondes sonores, et toute une gamme de matières énergétiques.

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LA TABULATION

Introduction

Dans WORD, outre les rôles qu’on lui connaît depuis longtemps, la touche tabulation joue un rôle considérable concernant le positionnement du curseur dans une ligne.

En effet, il existe 2 manière d’utiliser les déplacements qu’engendre l’activation de la touche tabulation à l’intérieur d’un document ; « l’Intérieur d’un document » sous entend bien sûr, dans le texte.

En résumé, il est important de prendre conscience que la touche tabulation peut jouer un rôle en termes de présentation.

S’il est relativement facile d’aligner une ligne entière par rapport à l’ensemble d’un document, ça devient bien plus compliqué lorsqu’il s’agit d’aligner des mots par rapport à une ligne !

Quoi qu’il en soit, voici ce qu’il faut retenir de manière générale :

1. Le taquet est une distance qui permet de réaliser un bond vers la droite, et quelle que soit la position du point de départ, le bond réalisé correspond inévitablement à la taille définie dans le taquet de tabulation ;

2. La position correspond à des points virtuellement définis dans une ligne, dans ce cas de figure, le rôle de la touche tabulation est de positionner le curseur à une certaine distance calculée depuis la marge de gauche, positions préalablement définies par l’utilisateur ;Ces 2 manières d’exploitées la touche tabulation sont donc

développées ici dans ce manuel, elles correspondent respectivement aux 2 chapitres suivants.

A l’intérieur du document, dans votre texte, l’emploi de la touche tabulation est concrétisé par un symbole intitulé TAB.

Vous devez au préalable afficher votre document en mode brouillon. Pour ce faire, cliquez sur la commande du ruban :

Onglet Affichage sous menu Affichage du document commande Brouillon

Remarque :

Pour votre information, sachez que la largeur d’une page est de 21 centimètres, mais comme nous avons 2 marges de

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2,5 centimètres, la largeur réelle de l’espace de travail est de 16 centimètres seulement.

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Le taquet de tabulation

Rappel de la définition du taquet de tabulation :

Le taquet est une distance qui permet de réaliser un bond vers la droite, et quelle que soit la position du point de départ, le bond réalisé correspond inévitablement à la taille définie dans le taquet de tabulation ;

Le rôle de base de la touche tabulation est donc clair, le fait de presser la touche tabulation dans une ligne permet de réaliser un bond vers la droite.

La longueur du bond est dite taquet par défaut, elle est définie dans une boîte de dialogue que nous allons immédiatement visiter !

Dans votre document, réalisez un clic droit de la souris, et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande paragraphe…


Cliquez sur le bouton Tabulation, une seconde boîte de dialogue apparaît à l’écran.

La zone de sélection numérique d’édition intitulée Taquet par défaut correspond au retrait naturel de l’emploi de la touche « tabulation ».

Ici, le taquet de base vous est proposé, il s’agit de 1,25 centimètre.

Pour modifier la valeur qui est exprimée en « centimètres », saisissez la nouvelle valeur ou utilisez les flèches verticales afin de défiler les différentes propositions.

Ensuite, cliquez sur le bouton Ok.

Désormais, dans une ligne de texte, l’emploi de la touche tabulation permettra d’expédier le curseur vers la droite dont la distance vient d’être définie dans le « taquet par défaut ».

Pour clôturer ce chapitre, sachez qu’il vous est possible de changer la taille du taquet de tabulation à tout moment !

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Les positions

Rappel de la définition :

La position correspond à des points virtuellement définis dans une ligne, dans ce cas de figure, le rôle de la touche tabulation est de positionner le curseur à une certaine distance calculée depuis la marge de gauche, positions préalablement définies par l’utilisateur ;

En clair, l’emploi de la touche tabulation permet d’atteindre consécutivement des points précis dans la ligne courante, ces points sont dits « positions ».

Vous pouvez d’ailleurs définir plusieurs positions par ligne, la première tabulation positionnera le curseur à la première position, la seconde tabulation positionnera le curseur à la deuxième position etc.

Les positions sont également définies dans la boîte de dialogue que nous avons commencé à explorer dans le chapitre précédent, dans le cadre de la définition du « taquet par défaut ».

Pour facilité la découverte de ce chapitre, je vous propose de réaliser un exercice.

1. Nous allons définir 2 positions, la première à 5 centimètres de la marge gauche, et la seconde à 10 centimètres ;

2. Dans le document, nous allons saisir une liste d’animaux, et pour chacun d’entre eux, sur la même ligne, son nom, l’ordre auquel il appartient et son environnement ; Par conséquent, chaque ligne contiendra 3 informations relatives à un animal. Le nom de « l’animal » sera positionné à la marge de gauche et ne nécessitera donc aucune définition de tabulation, « l’ordre » sera à 5 centimètres de la marge, et « l’environnement » sera quant à lui, à 10 centimètres.

Dans votre document, réalisez un clic droit de la souris, et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande paragraphe…


Cliquez sur le bouton intitulé Tabulation…

Une seconde boîte de dialogue apparaît à l’écran.

Placez-vous dans la zone d’édition intitulée position.

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Nous allons commencer par définir la première position à 5 centimètres, alors saisissez 5, puis cliquez sur le bouton intitulé Définir.

Vous êtes automatiquement de retour dans la zone d’édition intitulée position, nous allons définir maintenant la deuxième position à 10 centimètres, alors saisissez 10, puis cliquez à nouveau sur le bouton intitulé Définir.

Ensuite, pour valider définitivement les définitions, cliquez sur le bouton Ok.,

Maintenant, réalisons la saisie !

Saisissez « ANIMAUX », faites tabulation, saisissez « ORDRES », faites tabulation, saisissez « ENVIRONNEMENTS » et pressez la touche Entrée.

Saisissez « Baleine », faites tabulation, saisissez « Cétacé », faites tabulation, saisissez « Océan », pressez la touche Entrée.

Saisissez « Gorille », faites tabulation, saisissez « Primate », faites tabulation, saisissez « Forêts », pressez la touche Entrée.

Saisissez « Lapin », faites tabulation, saisissez « lagomorphes », faites tabulation, saisissez « Forêts », pressez la touche Entrée.

Remarque :

Pour réinitialiser les positions de la tabulation à 0, le bouton intitulé Effacer tout de la boîte de dialogue « tabulation… » doit être cliqué.

Voici un exemple :

Planètes Catégorie Surface

MERCURE Tellurique Croûte terrestre

VÉNUS Tellurique Croûte terrestre

LA TERRE Tellurique Océans & continents

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INSÉRER LADATE

Depuis un document WORD, vous pouvez insérer la date de l’horloge de votre ordinateur !

D’ailleurs, cette information est dite « Date système ».

Vous devez au préalable positionner le curseur à l’endroit où doit avoir lieue l’insertion.

Ensuite, Cliquez sur la commande du ruban :

Onglet Insertion sous menu Texte commande Date et heure…

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, vous êtes directement placés dans la liste des formats disponibles pour la date et pour l’heure, choisissez le format de votre choix.

Mais aussi, vous disposez de la case à cochée intitulée :

Mettre à jour automatiquement. Si vous cochez cette option, la date ou l’heure, enfin, le type d’info que vous avez choisi sera réactualisé automatiquement à l’ouverture du document !

Vous disposez également du bouton Par défaut .

- Si vous cliquez sur celui-ci, les choix que vous venez de réaliser dans la boîte de dialogue vous seront systématiquement proposés à chaque insertion de la date ou de l’heure. Dans ce cas de figure, un message vous demande une confirmation, cliquez sur le bouton Oui. Pour finir, cliquez sur le bouton Ok, l’insertion est réalisée.

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LES LISTES

Introduction

Il existe 2 types de listes :

1. Les listes non ordonnées (listes à puces) ;1. Les listes ordonnées (listes numérotées).

Dans les deux cas de figure, nous pouvons imbriquer plusieurs niveaux d’éléments.

Un élément de liste est dit aussi un « item ».

« Pourquoi pas ? »

La liste non ordonnée

1. Positionnez le curseur à l’endroit où doit avoir lieue l’insertion de la liste ;

1. Réalisez un clic droit de la souris sur le curseur et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande intitulée Puces ;

2. Dans ce sous menu, cliquez sur la puce de votre choix.Désormais, durant la saisie de la liste, une nouvelle puce sera insérée, dès lors que

vous presserez la touche entrée.

Par exemple :

Liste des logiciels du pack office de Microsoft :

WORD ; EXCEL ; POWERPOINT ; ACCESS.

Important :

On termine toujours un élément de liste par un « point virgule », excepté pour le dernier élément que l’on achève avec un « point ».

Pour arrêter une liste en cours de saisie, on presse 2 fois la touche Entrée.

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L’imbrication

« Voici un exemple de liste imbriquée »

L’ère tertiaire a été décisive Extinction des dinosaures ; Développement des mammifères et des continents.

L’ère quaternaire Développement inouï des aveugles ; Lol.

Pour débuter le premier niveau de puces, on procède exactement comme si on souhaitait créer une liste à puces ordinaires.

Toutefois, au moment d’imbriquer une puce, on presse la touche tabulation du clavier. Ensuite, en pressant une seule fois la touche Entrée, on crée un nouvel élément de liste de même niveau, en pressant 2 fois la touche Entrée on revient à un niveau supérieur de la liste, en pressant 3 fois la touche Entrée, on arrête la saisie de la liste.

Remarque :

Il est possible de changer la forme de la puce pour un niveau donné, et ce, toujours par l’intermédiaire du clic droit de la souris réalisé sur l’élément de la liste à modifier.

La liste numérotée

Rien de plus simple !

Positionnez le curseur à l’endroit exact où doit débuter la liste.

Réalisez un clic droit de la souris sur le curseur, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, introduisez-vous dans le sous menu Numérotation, puis cliquez sur le type de numérotation qui vous convient.

Bien sûr, il est possible de réaliser une ou plusieurs imbrications dans une liste numérotée.

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Astuces complémentaires

Pour insérer un nouvel élément dans une liste, positionnez le curseur à la fin de la ligne située juste au-dessus depuis laquelle l’insertion doit être réalisée, puis pressez la touche Entrée.

En réalisant un clic droit de la souris sur un niveau de liste, on peut modifier l’imbrication par le biais des commandes Diminuer le retrait et Augmenter le retrait.

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LES COPIES DE SECOURS

Introduction

Lorsque vous procédez à l’enregistrement d’un document qui vient de subir des modifications, vous avez une petite chance d’avoir commis des bêtises sur ce document !

- Dans quel cas, adieu le document, puisque vous avez enregistré les bêtises…Bien sûr, cela ne vous arrive jamais, je plaisantais.

Vous pouvez aussi commettre des bêtises en perdant le document, mais non non, impossible !

Mais au cas où, eh bien sachez qu’il existe une option WORD qui permet de sauvegarder systématiquement une copie de secours et dont le nom de la copie est « copie de secours » suivi du nom du document.

De plus, cette copie est automatiquement enregistrée dans le même dossier que celui dans lequel est stocké le document original.

Bon, en fait tout est assez clair.

La configuration

1. Lancez WORD ;2. Dans le menu Office , c’est-à-dire dans le petit disque rouge du ruban, cliquez sur

le bouton Options WORD… 3. Dans la liste des catégories dans laquelle vous venez d’atterrir, cliquez sur

Options avancées ;4. Maintenant, vous devriez trouver la case à cocher intitulée

Toujours créer une copie de sauvegarde , cochez cette option ;5. Pour finir, cliquez sur le bouton Ok.

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IMPRIMER DES ENVELOPPES

L’impression

Dans le ruban, cliquez sur la commande :

Onglet Publipostage sous menu Créer commande Enveloppes…

Une boîte de dialogue apparaît à l'écran.

Si vous n’êtes pas encore dans l’onglet Enveloppes, cliquez sur celui-ci afin de l’activer.

L’unique zone d’édition de cette fenêtre vous permet de saisir l’adresse postale du destinataire. Durant la saisie, vous pouvez bien sûr utiliser la touche Entrée pour passer à la ligne suivante !

Personnellement, j’ai pour habitude de laisser une ligne vide entre le nom du destinataire et le bloc adresse.

Désirez-vous saisir votre adresse postale en tant qu’expéditeur ?

1. Si vous ne le désirez point, cliquez sur la case à cocher Omettre afin de la cocher ;

2. Par contre, si vous désirez imprimer votre adresse, eh bien décochez cette option ! La zone d’édition réservée pour l’adresse de l’expéditeur apparaît. Placez-vous maintenant dans cette nouvelle zone d’édition et réalisez la saisie. l’expéditeur.

Maintenant, cliquez sur le bouton intitulé Imprimer…

La boîte de dialogue traditionnelle de l’imprimante apparaît à l’écran, cliquez sur le bouton Ok.

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Les formats d’enveloppes

Pour sélectionner un format d’enveloppes au moment de la préparation d’une impression, avant de valider le bouton Imprimer de la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes , cliquez sur le bouton intitulé Options…

Une seconde boîte de dialogue apparaît à l'écran et vous êtes dans l’onglet Options d’enveloppe .

Vous avez ici une zone de liste déroulante intitulée Taille de l’enveloppe , c’est ici que vous devez choisir le format de l’enveloppe à imprimer.

Attention, dans cette fenêtre, se trouvent 2 blocs de configurations dédiés respectivement à la configuration du destinataire et à celle de l’expéditeur.

Pour chacun des blocs, vous disposez d’un bouton intitulé Police… qui vous permet d’accéder à une boîte de dialogue de configurations de propriétés de la police de caractères, et de deux zones de sélection numériques dans lesquelles vous pouvez choisir la largeur des marges en « centimètres ».

Cependant, comme un format d’enveloppes est dores et déjà sélectionné dans la zone de liste déroulante, souvenez-vous, celle que nous avons vue dès notre arrivée ici dans cette boîte de dialogue, eh bien, les marge sont définies automatiquement, voilà pourquoi aucune valeur n’est inscrite.

Du coup, vous n’avez pas besoin d’inscrire vous-mêmes la largeur des marges, aussi bien pour le destinataire que pour l’expéditeur.

Pour chacun des blocs, la première marge correspond à la marge de gauche, et la seconde à la marge supérieure, donc celle du haut.

En revanche, si dans la zone de liste déroulante de la taille de l’enveloppe vous choisissez Taille personnalisée , vous devrez impérativement définir vous-mêmes la largeur des marges.

Vous disposez également de l’onglet Options d'impression :

Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de configurer l’impression afin que le type de votre imprimante soit pris en compte.

Les options de configuration sont :

Le premier bouton radio permet de choisir le format du papier.

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Ensuite, on peut configurer les propriétés suivantes :

« Face vers le haut ou Face vers le bas »

« Rotation de 180° »

« Bac feuille à feuille ».

Pour finir, cliquez sur le bouton Ok.

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L’IMPRESSION

L’impression rapide

Avec WORD 2007, nous avons la possibilité d’imprimer un document sans forcément avoir à faire à la traditionnelle boîte de dialogue qui vous permet de modifier les options d’impression.

Il s’agit de « L’Impression rapide » !

En résumé, cette action imprime directement le document sans rien vous demander, ce sont donc vos paramètres d’impression par défaut qui sont pris en compte.

1. Dans WORD, ouvrez le document à imprimer ;

2. Cliquez sur la commande du menu Office, le petit disque rouge du ruban :

Sous menu Imprimer commande Impression rapide, l ’impression démarre.

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L’impression configurée

Ici, nous allons imprimer via la boîte de dialogue Options d’impression :


2. Cliquez sur la commande du menu Office, le petit disque rouge du ruban :

Sous menu Imprimer commande Imprimer…


Remarque :

Pour atteindre cette boîte de dialogue, il existe un raccourci clavier, il s’agit de CTRL +P.

Détail de la boîte de dialogue :

A. La zone de liste déroulante intitulée Nombre de copies permet, comme son intitulé l’indique clairement, de choisir le nombre de copie à imprimer ;

B. La zone de liste déroulante intitulée Nom de l’imprimante permet de choisir une imprimante, mais ça, uniquement si vous en possédez plusieurs, ça coule de source ;

C. Dans la zone de liste déroulante intitulée étendu de page vous avez le choix entre :1. « Tout », imprime l’intégralité du document ;2. Page en cours imprime uniquement la page en cours ;3. Plage permet de saisir les numéros de pages correspondant aux pages à imprimer,

séparez les numéros par un « point virgule ».

Puis, pour lancer l’impression, cliquez sur le bouton Ok.

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L’aperçu avant impression

Avec cette fonctionnalité, vous allez pouvoir simuler l’impression et voir apparaître une à une les pages de votre documents telles qu’elles seront à l’impression.


2. Cliquez sur la commande du menu Office le petit disque rouge du ruban :

Sous menu Imprimer commande Aperçu avant impression…

3. L’aperçu est affiché à l’écran :

Avec le clavier, vous pouvez faire défiler les pages du document avec les touches Page précédente et Page suivante.

4. Pour fermer l’aperçu, pressez la touche échappement.

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Inverser l’ordre d’impression

Savez-vous qu’il est possible d’inverser l’impression afin que les différentes pages du document se retrouvent dans l’ordre à l’intérieur du bac de l’imprimante ?

Pour ce faire, veuillez activer une option de WORD :

1. Cliquez sur la commande Options de WORD du menu Office le petit disque rouge du ruban ;

2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, cliquez sur l’onglet Options avancées ;

3. Cochez la case à cocher intitulée Imprimer les pages dans l’ordre inverse ;4. Cliquez sur le bouton Ok.

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LES SIGNETS

Qu’est-ce que c’est ?

Un signet est en quelle que sorte un « marque page » que vous pouvez placer dans votre document.

Ultérieurement, grâce aux signets, vous pourrez atteindre rapidement une partie donnée du document, et ce, par l’intermédiaire de :

1. La création d’un lien ;1. La fenêtre « Atteindre ».

Insérer un signet

Positionnez le curseur à l’endroit exact où l’insertion doit avoir lieue.

Ensuite, cliquez sur la commande du ruban :

Onglet Insertion sous menu Liens commande Signet…


Vous êtes directement positionnés sur la zone d’édition dans laquelle vous devez saisir le nom du signet, mais attention !

Le nom du signet doit être court et ne doit comporter aucun « espace ».

Ensuite, cliquez sur la case à cocher intitulée Masquer, puis sur le bouton Ajouter.

Vous êtes de retour dans le document, le signet n’apparaît pas, c’est normal puisque nous l’avons masqué.

Insérez autant de signets que nécessaire.

Ultérieurement, pour atteindre un signet, veuillez procéder ainsi :

Réalisez le raccourci clavier CTRL +B, ou cliquez sur la commande du ruban :

Onglet Accueil sous menu Modification bouton partagé Rechercher

commande Rechercher…


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Cliquez sur l’onglet Atteindre.

Dans la liste intitulée Atteindre, sélectionnez « signets ».

Aussitôt, la liste des signets apparaît dans une seconde liste, cliquez sur le signet à atteindre, puis sur le bouton intitulé Atteindre.

Refermez la fenêtre Atteindre, vous êtes de retour dans votre document, à l’endroit exact où est inséré le signet.

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Créer un lien qui pointe sur un signet

Dans votre document, vous avez la possibilité de créer un lien qui pointe sur un signet.

Commencez par écrire le texte qui va devenir le lien :

Ensuite, sélectionnez ce texte, puis cliquez sur la commande du ruban :

Onglet Insertion sous menu liens

Commande Lien hypertexte…


Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de faire défiler les signets du document, sélectionnez le signet de votre choix et cliquez sur le bouton Ok.

Voici ci-dessous un lien qui pointe sur le signet intitulé « Début » inséré dans la première ligne de ce document.

<< Atteindre le haut du document

Alors, ça marche ?

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LES SECTIONS

Introduction

La mise en page d’un document correspond aux différents réglages réalisables en vue d’une impression.

A titre d’exemple, nous pourrions citer les propriétés les plus couramment manipulées :

L’orientation, « portrait » et « paysage » ; Les marges ; L’entête et le pied de page.

Toutes ces propriétés sont visibles et modifiables depuis la boîte de dialogue du ruban :

Onglet Mise en page sous menu Mise en page commande Mise en page…

Toutefois, sachez que les choix que vous réaliserez seront appliqués pour l’intégralité du document !

Pourquoi ?

Eh bien, parce que les choix de la mise en page s’appliquent pour une section, et par défaut, la section englobe l’intégralité du document.

Si vous choisissez par exemple l’orientation « Paysage », cette’ orientation sera valable pour la section en cours, donc, pour tout le document !

Est-il possible de faire mieux ?

Bonne nouvelle, « oui ».En effet, comme une mise en page s’applique à une section, vous avez la

possibilité de diviser le document en plusieurs sections, par conséquent, en plusieurs mises en page.

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En pratique

Dans l’exemple suivant, nous allons créer un document en 3 pages :

1. La première page contiendra du texte et sera en orientation portrait ;1. La seconde contiendra un tableau et sera en orientation paysage ;2. La troisième page contiendra une image avec une orientation Portrait.

LA TREMBLADELA TREMBLADE

Ce petit village est situé dans le sud-ouest de LA France, en CHARENTE-MARITIME, juste au-dessus de l’estuaire de LA GIRONDE.

Face à l’océan ATLANTIQUE, son littoral fait face à l’île D’OLÉRON sur une quinzaine de kilomètres et marque un angle pour s’engager dans l’estuaire de LA SEUDRE, face à MARENNES.

Vous l’avez donc compris, située en plein cœur du bassin de MARENNES-OLÉRON, LA TREMBLADE est le premier centre ostréicole de France.

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Les plages de LA TREMBLADE

PLAGES Descriptions

La Cèpe Plage familiale située à RONCES-LES-BAINS, elle est extrêmement étendue. Étant relativement plate, l’estran qui apparaît à marais basse est immense et attire de nombreux pêcheurs.

Le Galion d’or Il s’agit de la plage la plus réputée de la forêt du domaine de LA TREMBLADE. Le site est relativement fréquenté par les baigneurs, il s’agit d’une plage familiale. Durant la seconde guerre mondiale, L’ALEMAGNE fit construire d’importantes constructions de type « Blockhaus ».

L’Embellie Cette plage est réduite, l’érosion due aux forts courants marins entraine le sable plus au nord.

La Pointe Espagnole Située au pertuis de MAUMUSSON, cette plage est très dangereuse. Implantée à cheval entre l’estuaire de LA SEUDRE et le large, de violentes lames de fond sévissent la rive.

La Côte Sauvage Il s’agit de la plus grande plage de LA TREMBLADE. Elle fait face à l’océan ATLANTIQUE sur une dizaine de kilomètres environ.

La Bouvrie C’est la dernière plage. A cet endroit, le littoral marque un angle pour s’engager dans l’estuaire de LA GIRONDE. L’imposant phare de LA COURBE rouge et blanc trône à 65 mètres d’altitude. Comme son prédécesseur, ce phare est condamné à cause de l’érosion de la mer.

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Une belle photoUne belle photo ??

Figure 1Le phare

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Comment faire ?Durant la saisie de votre document, vous devez basculer la mise en page au moment

opportun.

Les différentes mises en page d’un document sont directement rattachées aux sections, il suffit alors de créer une nouvelle section à chaque fois que la mise en page doit changer.

Dans l’exemple de ce manuel, j’ai écrit le premier texte dans la première section du document, celle présente par défaut lors de la création du document.

Puis, avant de saisir le tableau des plages, étant donné que je désirais que celui-ci soit affiché avec l’orientation « paysage », j’ai créé une nouvelle section.

Pour ce faire, à l’instant « T » où vous souhaitez basculer dans une nouvelle mise en page, vous devez créer une nouvelle section, cliquez sur la commande du ruban :

Onglet Mise en page sous menu Mise en page

Commande Mise en page…

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, dans la liste Orientation, choisissez Paysage. Bien sûr, vous pouvez réaliser d’autres choix.

Dans la liste Appliquer à, choisissez à partir de ce point, puis cliquez sur le bouton Ok.

De retour dans le document, vous constaterez que non seulement vous êtes dans une nouvelle section, mais un saut de page a été automatiquement inséré.

Après avoir saisi le tableau, il est possible d’insérer une autre section, mais cette fois, en mode Portrait. Du coup, seul le tableau est en mode « paysage ».

Remarque :

Ultérieurement, lorsque vous souhaiterez modifier la mise en page de l’une des sections du document, vous devrez au préalable placer le curseur dans la section concernée avant de réactiver la boîte de dialogue de la mise en page.

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NOTES DE BAS DE PAGES

Une note de bas de page permet d’apporter une définition sur un mot contenu dans le texte.

Par exemple :

Cette nuit, LA LUNE 1brillait d’une luminosité intense, en effet, les rayons du SOLEIL 2étaient réfléchis par l’astre des nuits pour venir mourir à la surface obscure de LA TERRE3.

Au loin, la VOIE LACTÉE 4dessinait un panache de minuscules points entrelacés, plus brillants les uns que les autres.

Voilà, regardez au bas de la page !

- Il y a 4 notes de bas de page.

Pour créer une note, vous devez au préalable sélectionner le mot pour lequel vous souhaitez insérer une définition.


Onglet Références sous menu Notes de bas de page

Commande Insérer une Note de bas de page…

Le curseur est automatiquement placé dans un volet, saisissez la définition et fermez le volet de « Notes de bas de page », ou basculez dans le texte en pressant la touche F6 du clavier.

Philippe BOULANGER5

1 Satellite naturelle de LA TERRE située à 380 000 kilomètres.2 Étoile composée essentiellement d’hydrogène et d’hélium.3 Planète dont la surface est composée de 71% d’océans et de 29% de continents.4 Galaxie contenant le système solaire.5 Être exceptionnel extraterrestre.

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INSERTION ET OBJETS DE DOCUMENTS

L’insertion d’un document

Dans un document, vous avez la possibilité d’insérer le contenu d’un autre document.

Pour ce faire, vous devez au préalable ouvrir le document principal, celui dans lequel vous désirez réaliser l’insertion.

Ensuite, positionnez le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion.


Onglet Insertion sous menu Texte bouton partagé Objet

Commande Texte d’un document…

Un explorateur de documents apparaît à l’écran.

Ici, parcourez à la recherche du document à insérer, puis cliquez sur le bouton Insérer.

Remarque :

Si le document inséré subit des mises à jour, ces dernières ne seront pas reportées dans le document depuis lequel vous avez réalisé l’insertion ; cette opération copie le contenu d’un document externe à un moment donné, et aucune relation ne subsistera par la suite entre ces deux documents.

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L’insertion d’un objet

Contrairement à l’insertion « pure et dure », telle que nous l’avons vue dans le premier chapitre de ce manuel, l’insertion d’un objet place une relation entre les deux documents.

En effet, au point d’insertion du document principal, un objet est créé, et il affiche partiellement le contenu du document pointé.

Ainsi, depuis le document principal, il est possible de lire le contenu d’un autre document, et comme il ne s’agit pas d’une insertion réelle étant donné que la relation est établie à chaque fois que vous ouvrez le document principal, les mises à jour du document représenté par l’objet seront visibles.

En faite, il s’agit plutôt d’une « liaison » que d’une « insertion ».

Pour ce faire, ouvrez le document principal et positionnez le curseur à l’endroit exact où vous désirez créer l’objet.

Ensuite, dans le ruban, cliquez sur la commande :

Onglet Insertion sous menu Texte bouton partagé Objet

Commande Objet…


Cliquez sur l’onglet Créer à partir du fichier.

Ensuite, cliquez sur le bouton Parcourir…

Un explorateur de documents apparaît à l’écran.

Parcourez à la recherche du document à lier, puis cliquez sur le bouton Insérer, et de retour dans la fenêtre précédente, cochez la case à cocher intitulée Lier au fichier.

Pour finir, cliquez sur le bouton Ok, vous êtes de retour dans le document principal.

Remarque :

Si vous déplacez le document lié, vous devrez recréer l’objet.

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ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL

Envoyer le document au format WORD docx

La démarche que je vous propose dans ce chapitre permet d’envoyer le document ouvert dans WORD via la messagerie électronique.

Le document sera inséré en tant que pièce jointe et l’objet de l’E-mail sera le nom du document.

1. LANCEZ WORD, puis ouvrez un document existant, ou bien, procédez à l’élaboration d’un nouveau document ; si vous réalisez la dernière proposition, merci d’enregistrer le document avant de l’expédier ; Ok ?

2. Ensuite, cliquez sur la commande du menu Office (Petit disque rouge) :

Sous menu Envoyer commande Courrier électronique…

3. Votre logiciel de messagerie électronique apparaît à l’écran, vous êtes directement dans la zone d’édition du destinataire, saisissez l’adresse de messagerie ;

4. Si vous le désirez, vous pouvez double-cliquer dans le corps de l’E-Mail pour y saisir un texte ! Quant à votre document, il est d’ores et déjà inséré en tant que pièce jointe ;

5. Alors, vous pouvez expédier l’E-mail !

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Envoyer le document au format PDF

La démarche que je vous propose dans ce chapitre permet d’envoyer le document ouvert dans WORD via la messagerie électronique.

Le document sera inséré au format PDF, en tant que pièce jointe et l’objet de l’E-mail sera le nom du document.

Le format PDF est un format officiel extrêmement sécurisé dans la mesure où les destinataires ne peuvent réaliser aucune modification.

Il est par conséquent parfaitement adapté aux publications de documents professionnels.

1. LANCEZ WORD, puis ouvrez un document existant au format WORD, ou bien, procédez à l’élaboration d’un nouveau document ; si vous réalisez la dernière proposition, merci d’enregistrer le document avant de l’expédier ;

2. Ensuite, cliquez sur la commande du menu Office (Petit disque rouge) :

Sous menu Envoyer >>

commande Envoyer comme pièce jointe au format PDF…

3. Votre logiciel de messagerie électronique apparaît à l’écran, vous êtes directement dans la zone d’édition du destinataire, saisissez l’adresse de messagerie.

4. Puis, vous pouvez double-cliquer sur le corps de l’E-mail afin d’y saisir un texte ! Quant à votre document, il est d’ores et déjà inséré en tant que pièce jointe, et au format PDF !

5. Alors, vous pouvez expédier l’E-mail !

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Astuce WINDOWS

Depuis WINDOWS, il est possible de débuter l’expédition d’un ou de plusieurs documents.

1. Si vous désirez en expédier plusieurs, veuillez au préalable les sélectionner sans les ouvrir ;

2. Si vous souhaitez en expédier qu’un, veuillez le sélectionner en réalisant un simple clic gauche sur son nom ;

Note :

Le plus important est surtout de ne pas ouvrir les documents !

3. Ensuite, réalisez un clic droit de la souris sur la sélection, et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande intitulée Destinataire… situé dans le sous menu Envoyer vers ;

La suite, vous la devinerez sans mon aide…

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LES TABLEAUX

Positionnez le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion du tableau.


Onglet Insertion sous menu Tableaux grille de déroulement Tableau

commande Insérer un tableau…

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, choisissez le nombre de colonnes et le nombre de lignes, puis cliquez sur le bouton Ok.

Votre tableau est inséré.

Vous pouvez passer à la cellule suivante en pressant la touche tabulation du clavier ;

Vous pouvez insérer une nouvelle ligne à la fin du tableau en pressant la touche tabulation depuis la dernière cellule du tableau ;

Vous pouvez supprimer une ligne en réalisant un clic droit dans la ligne à supprimer, puis, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande Supprimer des cellules|Ligne entière ;

Vous pouvez insérer une nouvelle ligne dans le tableau :1. Cliquez sur la ligne après laquelle vous souhaitez réaliser l’insertion ;2. Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la

commande Insérer des cellules|Ligne au dessus.

Pour dimensionner le tableau ?

Réalisez un clic droit de la souris sur la colonne à dimensionner.

Remarque :

Si vous souhaitez dimensionner l’intégralité du tableau, réalisez le clic droit de la souris dans la première colonne.

Puis, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande intitulée Propriétés du tableau .


Cliquez dans l’onglet tableau puis cochez la case à cocher intitulée Largeur préférée .

Maintenant, cliquez dans l’onglet Colonnes.

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Dans la zone de liste déroulante qui contient la largeur de la colonne exprimée en « centimètres », sélectionnez la largeur de la première colonne, cliquez sur le bouton intitulé Colonne suivante , choisissez ensuite la largeur pour la deuxième colonne etc.

Lorsque le dimensionnement du tableau est réalisé, cliquez sur le bouton Ok, vous êtes de retour dans le document.

Le formatage du tableau

Pour formater le tableau, vous devez au préalable sélectionner les cellules que vous allez formater.

Note :

Si vous souhaitez appliquer un formatage sur l’intégralité du tableau, ne réalisez aucune sélection.

Ensuite, réalisez un clic droit de la souris dans le tableau, puis, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande intitulée Bordure et trame…


1. Dans l’onglet bordure, vous pouvez personnaliser le quadrillage du tableau ;

2. Dans l’onglet Trame de fond, vous pouvez choisir une couleur de remplissage de cellules.Pour finir, cliquez sur le bouton Ok.

Les propriétés de la police de caractères

Vous avez la possibilité de choisir une police de caractères en procédant ainsi :

1. Sélectionnez à l’aide de la souris les cellules contenant le texte pour lequel vous allez modifier la police ;

2. Dans le ruban, cliquez sur la commande :Onglet Accueil sous menu Police commande Police ???

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3. Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, sélectionnez les propriétés de votre choix puis cliquez sur le bouton Ok.

Les propriétés du paragraphe

Pour réaliser un alignement de texte dans les cellules, veuillez procéder ainsi :

1. Sélectionnez à l’aide de la souris les cellules que vous souhaitez aligner ; 2. Dans le ruban, cliquez sur la commande :

Onglet Accueil sous menu Paragraphe et enfin, sur l’alignement de votre choix.

Astuces diverses

Pour rendre solidaire des mots dans un texte afin qu’ils ne se séparent jamais en bout de ligne, rendez-les solidaires en les reliant par un espace insécable, c’est le raccourci clavier CTRL +MAJ +Espace ;

Pour reproduire le formatage d’un texte sur un autre texte, sélectionnez à l’aide de la souris le texte déjà formaté, réalisez le raccourci clavier CTRL +MAJ +C, puis sélectionnez le texte qui doit recevoir le formatage et réalisez le raccourci clavier CTRL +MAJ +V.

A suivre, un exemple.

Les planètes du système solaire

PLANETES

CATEGORIE

SURFACE

MERCURE Tellurique Désert de roche

VÉNUS Tellurique Désert de roche

LA TERRE Tellurique 71% d’océans et 29% de continents

MARS Tellurique Désert de roche

JUPITER Jovienne Océan d’hydrogène liquide

SATURNE Jovienne Océan d’hydrogène liquide

URANUS Jovienne Glace

NEPTUNE Jovienne Glace

PLUTON Jovienne Glace

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LA TABLE DES MATIÈRES

Pour commencer, préparons le formatage du paragraphe.

Pour ce faire, faites un clic droit de la souris dans la zone de texte, puis, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur Paragraphe…


1. Dans la zone de liste déroulante intitulée Alignement, choisissez Justifier ;

1. Dans la zone de liste déroulante intitulée De 1er ligne, choisissez Positif.

Pour finir, Cliquez sur le bouton Ok

Pressez 3 ou 4 fois la touche Entrée afin de laisser un espace pour la table des matières que vous insèrerez ultérieurement au début du document.

Ensuite, réalisez un saut de page :

Sois en cliquant sur la commande du ruban, sur Insertion|Page|Saut de page…

Sois en réalisant le raccourci clavier CTRL +Entrée.

Maintenant, saisissez un titre :

Faites 2 fois Entrée, saisissez le paragraphe.

Réalisez un saut de page.

Saisissez le second titre.

Saisissez le second paragraphe et ainsi de suite.

Voilà, votre texte est saisi.

Afin que WORD puisse comprendre la structure du document, nous sommes obligés de définir les titres de ce dernier en employant des styles prédéfinis.

Sélectionnez le premier titre, puis cliquez sur la commande du ruban :

Onglet Accueil sous menu Styles commande Styles…

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Dans la liste qui apparaît à l’écran, double-cliquez sur titre 1 .

Réalisez la même opération pour les autres titres du document. Cependant, comme le volet des styles vient d’être ouvert, il vous est possible de basculer entre le document et le volet des styles par le biais de la touche de fonction F6 de votre clavier.

Remarque :

Le style Titre 2 est un sous titre, et Titre 3 , un sous sous titre.

Nous allons maintenant insérer la table des matières !

Positionnez le curseur en début de document, dans la première page.

Dans le ruban, cliquez sur la commande suivante :

Onglet Références sous menu Table des matières

Commande Table automatique 1 .

La table des matières est insérée.

Ultérieurement, si vous faites évoluer votre document, il faudra impérativement mettre la table des matières à jour.

Pour ce faire, double-cliquez sur la table des matières afin de la sélectionner, puis réalisez un clic droit sur cette dernière.

Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande :

Mettre à jour les champs|Mettre à jour toute la table », puis cliquez sur Ok.

Vous devez penser à insérer les numéros de pages dans le pied de page.

Dans le ruban, choisissez le format de l’affichage des numéros de page en vous rendant ici :

Onglet Insertion sous menu Entêtes et pieds de pages

Commande Pied de page.

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LA TABLE DES ILLUSTRATIONS

La table des illustrations est une table des matières basée sur la légende des images présentes dans le document, et non pas sur les titres contrairement à la table des matières traditionnelle.

Pour vous donner une idée, voici l’insertion d’une image :

Figure 2Remerciements

1. Lorsque vous arrivez dans le document, saisissez un premier titre que vous mettez en forme en modifiant les propriétés de la police de caractères et du paragraphe ;

2. Pressez 2 fois la touche entrée, puis procédez à l’insertion de l’image ;

3. Dans le ruban, cliquez sur la commande suivante :

Onglet Insertion sous menu Illustrations commande Image…

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, et il s’agit d’un explorateur de documents, parcourez votre disque à la recherche de l’image à insérer, puis cliquez sur le bouton Insérer ;

4. l’image est maintenant insérée. Pour la centrer ?

Réalisez un clic droit sur l’image, puis, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande Paragraphe…

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, dans la zone de liste déroulante intitulée Alignement, choisissez Centrer, puis cliquez sur le bouton Ok.

5. Maintenant, vous devez insérer une légende ! Cliquez sur l’image pour la sélectionner, puis réalisez un clic droit sur cette dernière, et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur Légende…

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6. Une boîte de dialogue apparaît à l’écran. Dans la zone d’édition figure1, saisissez une légende correspondant au sujet de ‘limage, puis cliquez sur Ok.

7. Vous êtes de retour dans le document. Avant de procéder à l’insertion de l’image suivante, réalisez un saut de page si nécessaire (rappel CTRL +Entrée ).

8. Puis, après l’insertion de vos images, placez le curseur à la fin du document, nous allons insérer la table des illustrations. Alors, dans le ruban, cliquez sur la commande :

Onglet Références sous menu Table des références

Commande Insérer une table des illustrations…

9. Dans la fenêtre qui apparaît à l’écran, cliquez sur Ok.

Dans ce document, voici ce que ça donne :

Figure 1Remerciements........................................................................................................45Remarque :

Tout comme la table des matières, la table des illustrations affiche les numéros de pages sous la forme de liens. Pour atteindre la partie du document pointée par un lien, pressez la touche CTRL de votre clavier sans la relâcher, puis cliquez sur le lien.

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LA TRADUCTION

Vous pouvez traduire un document dans les langues suivantes :

1. Anglais (États Unis) ;

1. Allemand (Allemagne) ;

2. Arabe ;

3. Chinois (RPC) ;

4. Chinois (Taïwan) ;

5. Coréen ;

6. Espagnol (International) ;

7. Grec ;

8. Italien (Italie) ;

9. Japonais ;

10. Néerlandais (Pays-Bas) ;

11. Portugais (Brésil) ;

12. Russe ;

13. Suédois (Suède).

Pour préparer une traduction, dans WORD, ouvrez le document contenant le texte à traduire.

Ensuite, réalisez un clic droit de la souris sur le texte du document.

Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande Traduire… du sous menu Traduire....

La fenêtre de traduction s’est ouverte dans un nouveau volet, donc dans une sous fenêtre, cliquez sur le volet pour le restaurer ou pressez la touche F6 pour l’atteindre.

Pour commencer, cliquez sur le bouton intitulé Démarrer la recherche .

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Ensuite, dans la zone de liste déroulante intitulée De, sélectionnez la langue du document de base, celui à traduire.

Dans la zone de liste déroulante intitulée Vers, vous le devinez, il faut sélectionner la langue vers laquelle le document de base doit être traduit.

Puis, pour débuter la traduction, cliquez sur le bouton intitulé Démarrer la recherche .

Le message suivant apparaît à l’écran :

« T r a d u i r e t o u t l e d o c u m e n t »

Word est prêt à envoyer le document à traduire via Internet dans un format HTML non chiffré. Il sera traduit par le service WorldLingo, situé sur graphic

0 http://www.worldlingo.com/wl/msoffice11. Voulez-vous continuer ?

Oui Non

Bien évidemment, cliquez sur le bouton Oui.

Le navigateur WEB est activé, patientez durant l’ouverture du site.

Lorsque la page est affichée, c’est que la traduction est réalisée !

Vous souhaitez placer le texte dans le presse-papiers,

o Sélectionnez-le puis réalisez un clic droit de la souris, puis cliquez sur Copier.

Remarque :

Compte tenu du fait que le texte traduit se trouve maintenant dans le presse-papiers, vous pouvez le coller dans un document.

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LES LIENS

Qu’est-ce que c’est ?

Un lien qui active une page sur le NET ou qui permet de se déplacer au sein d’un même document et dit un « lien hypertexte ».

Quel genre de clic doit-on réaliser sur un lien ?

Dans votre navigateur WEB, il vous suffit de cliquer sur le lien pour que la cible hyper liée soit affichée ;

Dans WORD, avant de cliquer sur un lien, il vous faut presser la touche CTRL, la maintenir enfoncée, puis c’est à ce moment-là que vous pourrez cliquer sur le lien.

D’ailleurs, il se peut qu’une info bulle apparaisse à l’écran avant-même que vous ayez le temps de réaliser votre clic.

Pourquoi ?

Une Info bulle est une information complémentaire qui apparaît lorsque le pointeur de la souris survole le lien.

Au fait, regardez la table des matières de ce document, les numéros de pages sont également des liens !

Un lien vers une page WEB

Voici ci-dessous un lien qui ouvre une page WEB :

Visitez le site de JAWS-ACTIONS >>

Alors, ça marche ?

Dans votre document, commencez par écrire le texte qui va devenir le lien :

Visitez le site de JAWS-ACTIONS >>




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http://www.jaws-actions.fr/

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Dans la zone d’édition intitulée Adresse, saisissez l’adresse URL du site, par exemple :

http://www.jaws-actions.fr

Maintenant, cliquez sur le bouton intitulé Info bulle…

Vous arrivez dans une zone d’édition intitulée Texte de l’info bulle , saisissez par exemple :

« Site pédagogique dédié aux utilisateurs de jaws »

Pour finir, cliquez sur le bouton Ok, puis, de retour dans la boîte de dialogue précédente, cliquez également sur Ok.

Vous êtes de retour dans le document, essayez votre lien.

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Un lien « envoyer courrier »

Vous pouvez créer un lien qui permettra aux lecteurs de vous envoyer un courrier électronique via son logiciel de messagerie installé sur son ordinateur.

Dans votre document, commencez par écrire le texte qui va devenir le lien :

Écrire à Philippe BOULANGER >>





Dans la zone d’édition intitulée Adresse, saisissez l’adresse de messagerie appropriée précédée de « mailto: », par exemple :

mailto:[email protected]

Maintenant, cliquez sur le bouton intitulé Info bulle…

Vous arrivez dans une zone d’édition intitulée Texte de l’info bulle , saisissez par exemple :

« Si vous souhaitez obtenir des informations sur la rédaction de tutoriels »

Pour finir, cliquez sur le bouton Ok, puis, de retour dans la boîte de dialogue précédente, cliquez également sur Ok.

Vous êtes de retour dans le document, essayez votre lien.

Voici ce que ça donne :

Écrire à Philippe BOULANGER >>

Remarque :

Si vous désirez créer un lien qui permet de vous appeler sur SKYPE, vous devez précéder le pseudo SKYPE par « callto: » au lieu de « mailto: ».

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mailto:[email protected]

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LE PUBLIPOSTAGE

Introduction

Le publipostage est une fonctionnalité qui permet d’élaborer de façon groupée, un courrier depuis une liste de contact et une lettre type.

Dans les anciennes versions de WORD, le publipostage était appelé le « Mailing ».

Il va de soi que l’emploi d’un tel outil oblige, au préalable, de posséder d’ors et déjà une liste de contacts et une ou plusieurs lettres types.

Ici, dans ce manuel, nous allons commencer par créer la liste de contacts !

Le principe du publipostage ?

- A partir d’une liste de contacts, WORD crée des documents basés sur une lettre type dans laquelle les informations de chaque contact sont insérées. Par conséquent, pour chaque contact, un courrier est produit. Les informations communes à tous les documents sont quant à elles déjà présentes dans la lettre type.

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La base de données

La création

Ouvrez un document vierge.

Cliquez sur la commande du ruban :

Onglet Publipostage sous menu Démarrer la fusion et le publipostage

bouton de déroulement Sélection des destinataires

commande Ent rer une nouvelle liste…

Une fenêtre apparaît à l’écran.

Par défaut, certains champs sont proposés :

« Titre », « Prénom », « Nom », « Nom de la société », « Adresse ligne 1 », « Adresse ligne 2 », « Département », « Ville », « Code postal », «, « Pays », « Téléphone personnel », « Téléphone professionnel » et « Adresse de messagerie ».

Vous êtes dans un tableau, chaque contact correspond à une ligne et chaque colonne correspond à un champ, la première étant « Titre ».

1. « tabulation » pour atteindre le champ suivant ;1. MAJ +TAB pour atteindre le champ précédent ;2. Flèche haute pour atteindre le contact précédent ;3. Flèche basse pour atteindre le contact suivant.

Mais ce que je vous propose dès maintenant, avant même de débuter la saisie, c’est de personnaliser la base de données.

Affichez la liste des boutons en activant l’onglet approprié, puis, cliquez sur le bouton Personnaliser colonnes… Sinon, le raccourci clavier est ALT +P.

Une nouvelle fenêtre apparaît à l’écran, vous êtes directement dans la liste des champs que je viens de vous lister.

Voici la liste des opérations de personnalisation :

1. Pour ajouter un champ, sélectionnez le champ depuis lequel l’insertion doit avoir lieue, cliquez sur le bouton Ajouter. Saisissez le nom du nouveau champ et pressez la touche Entrée ;

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2. Pour supprimer un champ, sélectionnez le champ à supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. Une confirmation vous est demandée, cliquez sur Oui ;

3. Pour renommer un champ, sélectionnez le champ à renommer, cliquez sur le bouton Renommer. Le curseur est inséré dans le nom du champ, saisissez le nouveau nom et pressez la touche Entrée ;

4. Pour remonter un champ dans la liste, sélectionnez le champ à décaler vers le haut, cliquez sur le bouton Monter ;

5. Pour descendre un champ dans la liste, sélectionnez le champ à décaler vers le bas, cliquez sur le bouton Descendre.

Dès lors que la personnalisation est terminée, cliquez sur le bouton Ok.

Vous êtes de retour dans le tableau, réalisez votre saisie, voici quelques commandes que vous trouverez dans l’onglet des commandes :

a. Nouvelle entrée , pour enregistrer un nouveau contact, raccourci clavier ALT +N ;

b. Supprimer l’entrée , pour supprimer le contact sur lequel vous êtes positionnés, raccourci ALT +T. Une confirmation vous sera alors demandée, cliquez sur le bouton Oui ;

c. Rechercher , raccourci ALT +H, ouvre une fenêtre de recherche dans la colonne sur laquelle vous êtes positionnés. Saisissez votre recherche et pressez la touche Entrée, puis cliquez sur le bouton Annuler.

6. Lorsque vous avez terminé la saisie des contacts, affichez les commandes et cliquez sur le bouton Ok.

7. Un explorateur de documents apparaît à l’écran, vous devez enregistrer votre base de données, le type de ce document sera « MDB ». Saisissez le nom du document, parcourez à la recherche du dossier de destination, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

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L’ouverture

Pour ouvrir une base de données depuis WORD ?




commande Utili ser la liste existante …

Un explorateur de documents apparaît à l’écran, parcourez votre disque à la recherche d’une liste et cliquez sur le bouton Ouvrir.

La liste est ouverte, vous êtes de retour dans le document.

Depuis Microsoft OUTLOOK

Pour ouvrir la liste des contacts de Microsoft OUTLOOK ?




commande Sélectionner à partir des contacts OUTLOOK…

Une boîte de dialogue concernant le « profile » apparaît à l’écran, pour cette fenêtre ainsi que pour les 2 fenêtres suivantes, cliquez sur le bouton Ok.

La liste de contacts est ouverte et vous êtes de retour dans votre document.

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Modification

Pour modifier les contacts de Microsoft OUTLOOK, je vous conseille de passer par l’application OUTLOOK elle-même. Par contre, pour modifier une base de données WORD, veuillez tout d’abord l’ouvrir en vous reportant aux chapitres précédents, puis procéder ainsi :

1. Dans le ruban, cliquez sur la commande : Onglet Publipostage >>

sous menu Démarrer la fusion et le publipostageCommande Modifier la liste de destinataires…

1. Une fenêtre apparaît à l’écran, vous êtes dans la liste des contacts. A côté, vous avez une liste qui contient le nom de la liste de contacts, cliquez sur le nom de la liste pour la sélectionner, puis cliquez sur le bouton Modifier…

2. Vous arrivez dans le même tableau que celui présenté dans le chapitre de la création de la liste de contacts, vous pouvez réaliser vos modifications.

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La lettre type

Maintenant, élaborons la lettre type.

Ouvrez WORD, puis, depuis un document vierge, ouvrez la liste de contacts de votre choix.


Onglet Publipostage sous menu Démarrer la fusion et le publipostage commande Lettre…

Le principe de la saisie de la lettre type est le suivant :

8. On saisit le texte commun à toutes les lettres de façon habituelle ;On insère un champ de fusion à l’endroit exact où l’on devrait saisir une information spécifique à un contact.

Ce qui donne par exemple :

Bonjour «Titre» «Prénom» «Nom»,

J’espère que vous allez bien ?

Comme vous habitez dans la ville de «Ville», je viens chez vous quelques jours, vous n’avez pas le choix.

Au plaisir de vous lire, votre formateur adoré.

Dans cet exemple, les champs de fusion sont :

«Titre», «Prénom», «Nom» et «Ville».

1. Pour insérer un champ de fusion, positionnez au préalable » le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion ;

1. Cliquez sur le nom du champ à insérer depuis le ruban : Onglet Publipostage sous menu Champs d'écriture et d'insertion

commande Insérer un champ de fusion…

Après avoir saisis le contenu du document, vous pouvez bien sûr procéder au formatage du texte, c’est-à-dire passez à l’étape suivante, la présentation.

Voilà, maintenant procédez à l’enregistrement de votre lettre type, comme s’il s’agissait d’un document ordinaire.

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La fusion

Vous êtes prêts pour une première fusion ?

Pour commencer, lancez WORD et ouvrez une lettre type.

Ensuite, ouvrez la base de données associée à la lettre type.

Maintenant, cliquez sur la commande du ruban :

Onglet Publipostage sous menu Terminer bouton partagé Terminer et fusionner commande Modifier des documents individuels…

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, cliquez sur le bouton « Ok ».

La fusion est réalisée !

En résumé, un document est automatiquement produit, il s’intitule « Lettre1 » et chaque courrier se trouve dans une page individuelle.

Remarque :

Si vous choisissez la fonction Imprimer le document au lieu de Modifier des documents individuels , aucun document ne sera produit car le résultat de la fusion sera directement imprimé.

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LES MACRO-COMMANDE

Introduction

Une macro-commande est une tâche que l’on peut enregistrer afin de pouvoir l’automatiser ultérieurement.

Au préalable, voici les différentes étapes de la démarche globale :

1. Déclencher l’enregistrement de la macro-commande ;2. Réaliser les manipulations dans WORD, celles que l’on désire automatiser depuis la

macro-commande en cours d’enregistrement ;3. Stopper l’enregistrement de la macro-commande ;4. Ultérieurement, durant la réalisation d’un document, déclencher l’exécution de la

macro-commande par le biais d’un raccourci clavier associé.

La configuration

Avant de vous lancer à l’aventure, je vous propose une configuration !

En effet, dans le ruban, l’onglet « Développeur » est absent, et comme il nous est indispensable, nous devons l’afficher une fois pour toutes.

1. Lancez WORD, vous vous en doutez ;2. Dans le menu Office, le petit disque rouge du ruban, cliquez sur la commande

Options de WORD… 3. Depuis l’onglet intitulé Standard, vous avez une case à cocher intitulée

Afficher l’onglet développeur » dans le ruban , cochez cette option et cliquez sur le bouton Ok.

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L’enregistrement

Dans ce chapitre, nous allons créer une macro-commande.

Le rôle de cette macro sera simple, elle devra signer à votre place !

1. Dans le ruban, cliquez sur la commande :Onglet Développeur sous menu Code commande Enregistrer une macro…

2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, vous êtes directement sur la zone d’édition dans laquelle vous devez saisir le nom de la macro, saisissez « signature » ;

3. Cliquez sur le bouton Clavier…4. Vous arrivez dans une zone particulière, ici, vous devez réaliser le raccourci clavier

qui doit être associé à la macro, dans le cadre de notre exemple, pressez la touche F3, ça fera l’affaire ;

5. Cliquez sur le bouton Attribuer ;6. Cliquez sur le bouton Fermer ;7. Vous êtes de retour dans votre document, soyez prudent, désormais WORD

enregistre votre travail ! Saisissez votre signature en lui appliquant une mise en forme sympa ;

8. Maintenant nous devons arrêter l’enregistrement...... Cliquez sur la commande du ruban :Onglet Développeur sous menu Code

Commande Arrêter l'enregistrement.

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L’exécution

Ultérieurement, pour insérer votre signature dans un document, positionnez le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion, puis pressez la touche F3, c’est tout.

La signature est automatiquement insérée.

Quelques détails de plus.

Le VISUAL BASIC

- Une macro-commande est un code de programmation appelé « VISUAL BASIC ». Pour les connaisseurs, sachez qu’une macro correspond à une procédure.

Pour visualiser le code visual Basic généré par l’enregistrement des macro-commandes ?

1. Cliquez sur la commande du ruban :Onglet Développeur sous menu Code commande Macro…

2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, vous êtes dans la liste des macros, sélectionnez le nom de la macro concernée, puis cliquez sur le bouton Modifier… Vous arrivez dans le code de la macro, vous êtes dans l’éditeur « VISUAL BASIC ». Si vous connaissez ce langage, lâchez-vous !

La portée d’une macro

Une macro-commande peut être créée pour un document où pour l’ensemble des documents.

Dans la boîte de dialogue depuis laquelle vous débutez l’enregistrement, se trouve une liste intitulée Enregistrer la macro dans . Ici, choisissez « Dans tous les documents », ou bien le choix suivant, celui qui correspond au nom du document actuellement ouvert dans WORD.

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Supprimer une macro-commande

1. Lancez WORD ; Si la macro-commande à supprimer a été enregistrée pour un document

unique, veuillez au préalable ouvrir ce document ;2. Dans le ruban, cliquez sur la commande :

Onglet Développeur sous menu Code commande Macro…3. Vous atterrissez dans la liste des macro-commandes, sélectionnez la macro à

supprimer ;4. Cliquez sur le bouton Supprimer ;5. Une confirmation vous est demandée, cliquez sur le bouton Oui, puis refermez la

boîte de dialogue.

Philippe BOULANGER

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Documents

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