1Délégation Aquitaine LimousinEquipe formatrices Xlab

XlabConseils fin d’exercice

2006

Objet : Lister l’ensemble des actions de gestion à effectuer au niveau du laboratoire pour préparer au mieux le passage à Xlab V6 et BFC au 01/01/2007.

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DatesLaboratoires équipés du

logiciel XlabLaboratoires non équipés du logiciel Xlab

27/11/2006midi

Date limite de réception des pièces justificatives des avances pour menues dépenses

04/12/2006midi

Date limite de réception au SFC des factures en paiement à l’étranger

07/12/2006 Date de dernier transfert Xlab

Date limite de réception au SFC des bons de commandes de fonctionnement et équipement ainsi que des demandes de mission pour saisie en Xlab délégation

07/12/2006 Date de clôture d’exercice dans Xlab

08/12/2006midi

Date limite de réception par le SFC des factures et états de frais de missionspour traitement sur l’exercice 2006

11/12/2006Dernier contrôle des fichiers des commandes et missions

en attente d’intégration en GCFSolde des commandes non reportables

11/12/2006 Date limite de réception de chèques par la compta

12/12/2006Date du dernier mandatement de l’exercice 2006

Dernier mandatement POPART + Charges

13/12/2006 Mensuel GCF

14/12/2006 Mensuel compta

1. Calendrier fin d’exercice 2006

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2. Les fournisseurs

1. Information du risque de décalage de paiement en ce début d’exercice 2007

La délégation :

Information par courrier faite auprès des principaux fournisseurs.

Le laboratoire :

Information faite auprès des fournisseurs occasionnels en joignant au bon de commande une lettre dont modèle sera prochainement mise à disposition sur l’Extranet.

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2. Les fournisseurs

1. Opérations à effectuer dans les bases Xlab

Détruire tous les fournisseurs sur lesquels plus aucune commande ne sera saisie.

Identifiant fournisseur : L’identifiant des fournisseurs français doit correspondre au SIRET (14

positions) L’identifiant des fournisseurs de l’UE doit correspondre au numéro de TVA

Intracommunautaire

Proposition Délégation : Vous pouvez demander à la délégation le renvoi de toutes vos factures 2006 depuis la GCF vers Xlab. Lors de l’intégration du retour : - éditer les bordereaux de retour de facture en modification - intégrer les factures en complétant l’identifiant de chaque fournisseur par le SIRET tel qu’indiqué sur les bordereaux

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3. Les agents missionnaires1. Information du risque de décalage de paiement en ce

début d’exercice 2007

Un prochain « Edito » de la Lettre du Délégué informera tous les agents des unités des risques de décalage de remboursement des frais de mission pour les déplacements qui auraient lieu sur décembre 2006 et janvier 2007.

2. Opérations à effectuer dans les bases Xlab

Détruire tous les agents pour lesquels plus aucune mission ne sera saisie.

Date de naissance : Elle devient obligatoire pour Xlab, BFC et SIHRUS Au premier lancement de la V6, tous les agents sans date de naissance

sont mis à jour automatiquement avec une date de naissance calculée comme suit : 01 / mois du n° INSEE / année du n° INSEE

Elle doit être renseignée manuellement pour les agents étrangers sans n° INSEE et sans date de naissance

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4. Les marchés et éléments marqués

1. Opérations à effectuer dans les bases Xlab

Détruire tous les marchés CNRS obsolètes

Lancer la « purge des enregistrements marqués » pour supprimer les constantes non utilisées marquées d’une étoile

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1. Une attention toute particulière doit être portée à la régularité des données de votre base Xlab

Lancer régulièrement des vérifications de cohérence de votre base Xlab avec corrections automatiques (1 fois par semaine)

Générer régulièrement des sauvegardes de votre base Xlab (au minimum 1 fois par semaine – voir tous les jours – sur différents supports (clé USB, CD-ROM, disque dur externe, ZIP, etc…)

5. Vérification de votre base Xlab

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6. Préparation bascule d’exercice

1. Opérations à effectuer dans les bases Xlab

Vérifier que :

1. Toutes les transmissions Xlab sont au statut « Envoyés »

2. Tous les retours Xlab sont au statut « Reçus »

Les boîtes d’intégration doivent être vides : tous les mouvements doivent être traités

Vérifier les montants des crédits notifiés : les totaux (par origines de même Codes de Gestion 1 & 2) doivent correspondre aux montants alloués par CDP en délégation

Vérifier les enregistrements au statut « Enregistré » qui doivent être traités : les modifier ou supprimer si nécessaire

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6. Préparation bascule d’exercice

Sélectionner les commandes non soldées et vérifier pour chacune d’entre elles l’opportunité de leur basculement sur 2007 (Ne rien faire sur les commandes de personnel, c’est la délégation qui s’en charge)

Idem pour les missions

Vérifier le statut des demandes d’achats : elles doivent être toutes traitées ou en cours

Vérifier que toute facture, qui doit l’être, porte bien un numéro et une date de mandatement Détruire les éventuelles factures qui apparaîtraient en doublon et qui bloquent les crédits inutilement

Vérifier que les missions qui ont été effectuées ont bien donné lieu à remboursement (si non : transmettre les états de frais à la délégation ou, si déjà transmis, contacter votre correspondant de gestion du SFC)Urgence pour les missions ayant fait l’objet d’une avance.

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6. Préparation bascule d’exercice

L’attention des gestionnaires d’unités est appelée sur la consommation des crédits sur 2006

Mot d’ordre :

- SAISIR au plus vite les COMMANDES qui sont demandées

- RECLAMER auprès des fournisseurs les FACTURES dès service fait

- RECLAMER aux missionnaires les états de frais dès la fin de la mission

- TRANSMETTRE le tout sans attendre au SFC de la délégation pour un traitement rapide (Transfert Xlab et envoi des documents tous les jours si nécessaire)

- Traiter avec vos correspondants au SFC les mouvements en attente

d’intégration GCF : commandes, missions, factures.

- Envoyer les coordonnées fournisseurs au SFC pour les commandes et missions en attente d’intégration GCF