1/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Volet pédagogique
Volet administratif
Processus : Réalisation des prestations (DP013)
Gestion statistique
Veille administrative apprentis
Veille administrative entreprise
Veille pédagogique apprentis
Veille pédagogique entreprise
Inscription pédagogique
YPAREO
Visites - Indemnités
Inscription aux modules
Apogée
Gestion des emplois du temps et des absences
Suivi du cadre de mission
Vie des contratsContractualisation
Et gestion des ruptures
Prospection des entreprises
Recrutement apprentis
Apprentis
Couples - apprentisEntreprises
Entreprises
Documentation
GestionBudgets
Coordination
FE067 Suivi des critères de conformité des formations
Exigences réglementaires
ProcessusCFA IURC
Exigences du Conseil Régional
Chambres consulaires
DIRECCTE
Ministère de l’Éducation Nationale
Documentation
Visites - Indemnités
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 1 / 28
2/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)
Indicateur Axe CibleSeuil de
toléranceRisque si l'objectif n'est
pas atteintFréquence de
suivi
% de rupture /Inscrits (total)
S’assurer que l’année en apprentissage se déroule
dans de bonnes conditions
≤ 5%(>10%rouge;
5<orange≥10)
Dérive des prestations fournies.
Avoir un taux de rupture au-delà de celui toléré par le
Conseil Régional
semestrielle
% de 2nd contratssignés / Total des
ruptures« négatives »
S’assurer que les apprentis qui ont eu une rupture de contrat nette retrouve une structure
d’accueil
≥ 80%(<70% rouge;
70%<orange>80%)
Les apprentis quittent le CFAIURC
semestrielle
% réussite audiplôme
Pérenniser lesactivités du
CFAIURC
90% pour untaux globalDCG–DSCG
Exclus
(<80% rouge;80%<orange>90
%)
Perte de crédibilité vis-à-vis des apprentis
annuelle
Effectifs apprentis/ an
Développer l’offrede formation en
cohérence avec lemarché du travail
Rentrée 2012 : 1000 apprentis
orange : 900 ≤nombre
d'apprentis> 999
rouge < 900
Ne pas atteindre l'objectif de développement de
l'apprentissage en Région Centre fixé par le Conseil
Régional
annuelle
Evolution dunombre
d’apprentis paran
Développer l’offrede formation en
cohérence avec lemarché du travail
+ 150 apprentis
Orange : 100 ≤apprentis sup >
150Rouge : < 100apprentis sup)
Ne pas atteindre l'objectif de développement de
l'apprentissage en Région Centre fixé par le Conseil
Régional
annuelle
% d’insertion(emploi + études)
Pérenniser les activités du CFAIURC
≥ 90%<80% rouge;
80%≤orange>90%
Perte de crédibilité du CFAIURC vis-à-vis des
apprentis, des entreprises d'accueil et du Conseil
Régional
annuelle
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 2 / 28
3/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique Activité : Prospection des entreprises
Recherche d’établissements candidats
Communication sur l’apprentissage et les
formations
Identification du maître d’apprentissage et de la
mission de l’apprenti
Ecoute
FE030 Livret d’apprentissage et de liaison (fiche mission)
Entreprises
Entreprises
ProspectionEntreprises
ContractualisationRupture
Documentation
Mailing + Courriers d’accompagnements + Phoning
Document référencé dans le SMQ
Document non référencé dans le SMQ
Légende :
Guide de l’entreprise
Guide de l’apprenti
Exigences réglementaires
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 3 / 28
4/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique Activité : Prospection des entreprises
TACHES RESPONSABILITÉ
1Recherche d’établissements (publics ou privés) candidats à l’accueil d’un apprentis Responsable
pédagogique
2Identification de la mission du futur apprenti au sein de l’entreprise, validation de cette mission au regard de la formation choisie, au regard de la formation et de l’expérience du maître d’apprentissage.
Responsable Pédagogique
PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
1 De la responsabilité du Responsable pédagogique
2 MissionFE030 Livret d’apprentissage et
de liaison (Fiche mission)
Adéquation avec le référentiel et les compétences à
développer
Responsable pédagogique
Retour vers l’entreprise et renégociation de la
mission
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE
EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 4 / 28
5/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet pédagogique
Activité : Recrutement des apprentis
Réception des dossiers de candidature
Réunion d’information(Organisation et conduite)
Sélection pédagogique (admis – liste d’attente – refus)
Pré-inscriptionSites Régionaux universitaires(Internet ou papier)
Dossier de candidature complet (dossier + pièces
jointes)
Courrier de convocationVérification de la conformité
du dossier
Courrier de refus
Courrier de refus
Entrée en formation
Candidats
Candidats convoquésCandidats
Recrutement apprentis
ContractualisationRupture
Dossier de candidature complet (dossier + pièces
jointes)
TR043 Tableau de bord Recherche de contrat
TR044 Fiche d’aide au recrutement d’un apprenti
Documentation
- Fiche diplômes
- Offre de formation
Listes Admis, Admissibles
Présentation TRE
Document référencé dans le SMQ
Document non référencé dans le SMQ
Légende :
TR070 Fiche de suivi candidat
FE002 Fichier suivi candidats / apprentis
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 5 / 28
6/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet pédagogiqueActivité : Recrutement des apprentis
TACHES RESPONSABILITÉ
12
Vérification administrative, contrôle des pièces jointes : - Diplôme requis ou relevés de notes de l’année précédente si attente de décision, - Copie des diplômes,- Curriculum vitae, lettre de motivation, âge, et nationalité- RIBSaisie des données sur tableau Excel (au moins diplôme souhaité, type de bac obtenu, moyenne au diplôme, département de résidence,…)
Assistante ou secrétaire pédagogique
3Réunions d’information : Information sur la formation et sur l’apprentissage, conduite des entretiensSélection pédagogique : la sélection pédagogique est du ressort du responsable pédagogique.
Responsable pédagogiquePersonnel enseignant
4Entrée en formation : Candidat titulaire d’un diplôme d’un niveau requis au regard de la réglementation, ayant signé un contrat d’apprentissage (et/ou en cours de signature d’un contrat d’apprentissage).
Assistante ou secrétaire pédagogique
PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME
1Dossier de candidature et
pièces jointes
ListesAdmis, admissibles,
refusés
AgeDiplômes requis
Nationalité
Secrétaire pédagogique
Courrier de refus ou de demande d’informations complémentaires
3
Capacité à pouvoir suivre l’enseignement tout en conduisant une carrière
professionnelle
TR044 Fiche d’aide au recrutement d’un apprenti
Profil cohérent avec la formation, l’apprentissage
et le métier recherché
Responsable pédagogique
Personnel enseignant
Liste refusé / Liste complémentaire
4Le candidat dispose de son
entrepriseContrat Contrat signé
Secrétaire et responsable pédagogique
Accompagnement de l’apprenti dans sa recherche d’un contrat
d’apprentissage
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE
EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIÉS
Vidéo projecteur, Présentation TRE Code du travail - Site Service publique TR043 Tableau de bord recherche de contrat
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 6 / 28
7/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Vie des contrats
Activité: Contractualisation et gestion des ruptures
Contractualisation et envoi du contrat (*)
Diplômes requis
Candidats
Entreprises
Contrat d’apprentissage
Contrat ex1 Entreprise
Contrat ex2 Apprenti
Contrat ex3 Organisme de tutelle (CCI – DIRECCTE)
Note (*) : le contrat est demandé par l’entreprise auprès de l’organisme consulaire. Lorsque l’organisme d’accueil est une administration, la demande se fait auprès de la DIRECCTE. Lors de la contractualisation, le contrat est envoyé à l’organisme consulaire pour
enregistrement (idem lors de la rupture).
Gestion des rupturesFE060 Gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat
Résiliation du contrat d’apprentissage
ContractualisationRupture
PédagogieApprentis
RecrutementEntreprises
FE030 Livret d’apprentissage et de liaison (fiche mission)
Dossier de candidature complet (dossier + pièces
jointes)
Réunion des MA
FE030 Livret d’apprentissage et de liaison
Document référencé dans le SMQ
Document non référencé dans le SMQ
Légende :
PR013-4 Procédure de gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat YPAREO
TR009 Feuille d’émargement
Chambres consulaires
DIRECCTE
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 7 / 28
8/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats
Activité : Contractualisation et rupture
TACHES RESPONSABILITÉ
1
Contrat de droit privé :A) : l’entreprise fait la demande de contrat auprès de la chambre consulaire dont elle dépend. L’entreprise le complète et le renvoie au CFAIURC. Si le dossier est complet le CFA l’envoi directement à la chambre consulaire, sinon elle le renvoie à l’entreprise afin qu’elle complète le dossier. Dans ce dernier cas, l’entreprise renvoie le dossier complet à la chambre consulaire.B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC attestant de la conformité des données CFALe CFA IURC retourne le contrat à la chambre consulaire ou à l’entreprise si le dossier n’est pas complet.C) La chambre consulaire enregistre le contrat et renvoie 1 ex à la Direction du travail, 1 ex à l’entreprise, 1 ex à l’apprenti et 1 copie au CFA.
Assistante administrativeOu Assistante Pédagogique
1 Bis
Contrat de droit public :A) : l’organisme public fait la demande de contrat auprès de son administration du tutelle, le complète et le renvoie à son administration de tutelle qui le vérifie (contenu et pièces jointes) et le renvoie au CFA IURC.B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC attestant de la conformité des données CFALe CFA IURC retourne le contrat à l’administration de tutelle.C) L’administration de tutelle enregistre le contrat et renvoie les 6 exemplaires : - 1 au CFA - IURC
Assistante administrativeOu Assistante pédagogique
2
Rupture :La résiliation du contrat d’apprentissage est signée d’un commun accord entre l’entreprise et l’apprenti. Ses 2 parties sont garantes de l’envoi du document « résiliation du contrat d’apprentissage » auprès de la chambre consulaire ou de l’administration de tutelle.Le document FE060 Gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat doit être complété et envoyé au service qualité. La rupture doit être enregistrée sous YparéoUn nouveau contrat ne peut être signé tant que la rupture du précédent contrat d’apprentissage n’a pas été enregistré par la Chambre consulaire.
Assistante pédagogiqueOu Secrétaire pédagogique et Assistante administrative
3Réunion des MA (Maîtres d’Apprentissage) : Cette réunion a lieu tous les ans au début de la formation universitaire.
Responsable pédagogique
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 8 / 28
9/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON
CONFORME
1
Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents
avec les données du diplôme
Contrat d’apprentissage
Conforme aux exigences du diplôme
La date de fin de contrat est postérieure à la date
de soutenance du mémoire
Assistante administrative ou
pédagogique
Retour vers l’entreprise, et
la chambre consulaire pour
décision d’action
1 bis
Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents
avec les données du diplôme
Contrat d’apprentissage
Conforme aux exigences du diplôme
La date de fin de contrat est postérieure à la date
de soutenance du mémoire
Assistante administrative ou
pédagogique
Retour vers l’organisme et l’administration de tutelle pour
décision d’action
2Renseignement des
exigences Conseil RégionalYPAREO
100% des champs sont complétés
Assistante administrative ou
pédagogiqueCorrection
3 Réunion des MA effectuée TR009 Feuille d’émargement
Une réunion par composante / formation
Universitaire (sauf annulation cause peu ou
pas de participants)
Responsable Pédagogique
Planification d’une réunion au plus vite
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE
EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIÉS
Accès YPAREO Droit du Travail Contrat d’apprentissage
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats
Activité : Contractualisation et rupture
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 9 / 28
10/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet administratif
Activité : Gestion statistique
ParamétrageYPAREO
AdminStatistiques
Saisie des apprentis et des informations liées au contrat
YPAREO paramétré et fonctionnel (mise à jour logiciel)
Enquête
YPAREO
FE034 Fiche de renseignements
Contractualisation
Remontée des effectifs auprès du Conseil Régional
Contrat d’apprentissage
1
2ProcessusCFA IURC
Exigences du Conseil
Régional
Ministère de l’Éducation Nationale
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 10 / 28
11/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet administratif
Activité : Gestion statistique
TACHES RESPONSABILITÉ
1Paramétrage d’YPAREO : Identifier tous les éléments relatifs aux formations (codes), plannings, résultats de l’année N-1, les groupes, …
Assistante administrative
2
Etape 1 : a) Saisie des résultats (admis / refusé) des étudiants au diplôme de l’année N-1b) Au vu des décisions du jury de l’année N-1 : basculement des étudiants années N-1 en année NEtape 2 : Saisie des nouveaux inscrits : Saisie des informations liées au contrat CFA – Entreprise – Données personnelles de l’étudiant ; la saisie des étudiants n’est effectuée que lorsque le contrat est signé. Pour les étudiants qui ne sont pas en 1ere année, les paramétrages sont automatiquement rappelés : vérifier et corriger les informations si nécessaire.Edition de requêtes a) « effectifs » au 15 du mois (octobre / novembre / décembre et janvier). Le résultat de la requête est envoyé par Email à la région.b) Enquête – statistiques relatives à 100% des données, réalisée au 15 janvier, le fichier résultant est envoyé au Ministère de l’Education Nationale.
Assistante administrative
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 11 / 28
12/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
PARAMETRES A CONTROLER
ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON
CONFORME
1Paramétrage
YPAREOSans objet
Données d’impression écran conformes aux paramètres à saisir
AssistanteAdministrative
Correction immédiate
Pas de correction possible : informer
l’administrateur de la base (assistance)
2 Saisie des données Validation des données
Données conformes au cursus, contrat d’apprentissage et fiche de
renseignement apprentiAssistante
Administrative ou pédagogique
Correction immédiate
Données conformes au PV de réussite
2 bis
Edition des requêtes YPAREO
Effectifs - 51YPAREO Fichiers « accusé d’envoi YPAREO »
AssistanteAdministrative
Réémission
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES
Accès YPAREO,
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif
Activité : Gestion statistique
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 12 / 28
13/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet administratif
Activité : veille administrative apprentis
Saisie YPAREO des absencesFE063 Relevé des absences mensuelles
Information aux entreprises
Validation des présences pour le versement des ICF (indemnités
compensatrices forfaitaires)
Présences validées
Courrier d’informations
Calcul desindemnités
Statistiques
Requête YPAREOVersement des indemnités
Indemnités versées
ApprentisRIB apprentis
(Dossier de candidature)
Entreprises
AdminapprentisPédagogie
Apprentis
YPAREO
Document référencé dans le SMQ
Document non référencé dans le SMQ
Légende :
PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis
TR031 Livret d’émargement
Justificatifs
Exigences du Conseil
Régional
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 13 / 28
14/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet administratif
Activité : veille administrative apprentis
TACHES RESPONSABILITÉ
1 Saisie des informations relatives aux absences sous YparéoAssistante
administrative ou pédagogique
2Information aux entreprises : courrier aux entreprises en fin de session et/ou au moins tous les 2 mois. Un double du courrier est conservé dans le dossier de l’apprenti.
Assistante administrative ou
pédagogique
3
Validation des présences et versement des ICF aux entreprises : Connexion sur les sites régionaux des entreprises (1 site par région dédié) ou renseignement de la liasse papier pour les régions ne fonctionnant pas en télétravail. Validation des présences et éventuellement de l’accord du Directeur du CFA si les absences dépassent le nombre d’heure autorisé.Note : Les ICF sont versées aux entreprises par les régions selon les éléments attestés. Le respect des exigences des régions conditionne la rapidité du versement aux entreprises (Cf Dossier « Fonctionnement Région »)
Assistante administrative
4Calcul des indemnités versées aux apprentis : Elles sont générées par YPAREO au regard des informations saisies précédemment, et extraites sous Excel (requête)
Assistante administrative
5Les RIB des apprentis sont saisis informatiquement par les assistantes pédagogiques ou administratives.Versement des indemnités aux apprentis : Elles sont versées normalement semestriellement.
Comptable
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 14 / 28
15/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet administratif
Activité : veille administrative apprentis
PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
1 Données complètes et justifiées Saisie YPAREO
Absences justifiées : certificats médicaux, arrêts de travail,
certificats de décès, convocations administratives
officielles
Assistante administrative ou
pédagogique
Demande d’information
complémentaire
2 Requête « absence »Double du courrier
dossier Etudiant
Volume horaire indiqué sur le courrier conforme au nombre
d’absences justifiées et injustifiées
Assistante administrative ou
pédagogique
Correction de la base YPAREO et réédition du
courrier
3Droit automatique aux ICF pour
les entreprises d’accueilSite régional ou liasse
papierCeux imposés par les Conseils
RégionauxAssistante
administrativeDécision prise par le
Directeur du CFA
4Vérification des montants en
fonction des périodes d’absencesSans objet
Les défalcations des indemnités sont bien liées à
des périodes d’absences.
Assistante administrative
Correction du montant
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE
EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES
Exigences des Conseils Régionaux
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 15 / 28
16/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet administratif
Activité : veille administrative entreprise
Vérification comptable de l’engagement du CFA
(nombre de visite)
Bilan des visites réalisées
Engagement de visite réalisée
Apprentis - Entreprises
FE030 Livret d’apprentissage et de liaison
Subvention du Conseil régional au CFA
Subvention versée
DP012 Budget
AdminEntreprise
FE024 Attestation de visite en entreprise
Document référencé dans le SMQ
Document non référencé dans le SMQ
Légende :
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 16 / 28
17/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet administratif
Activité : veille administrative entreprise
TACHES RESPONSABILITÉ
12
Le FE024 « Attestation de visite » est demandé aux secrétaires et assistantes pédagogiques. Responsable
Administrative et Financière
PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
12
Visite réalisée FE024 Attestation de visiteAu moins une visite
annuelle et par apprenti
Responsable Administrative et
Financière
Information et rappel au responsable pédagogique
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE
EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 17 / 28
18/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique
Activité : Inscription pédagogique
Inscription pédagogique
Note : l’inscription administrative est du ressort du service de la scolarité de la composante
Apprentis
Inscription administrative
(Apogée)
Apogée paramétré
pour la formation
PédagogieInscription
ApprentisAPOGEE
Document référencé dans le SMQ
Document non référencé dans le SMQ
Légende :
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 18 / 28
19/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique
Activité : Inscription pédagogique
TACHES RESPONSABILITE
1Inscription pédagogique : Transférer les étudiants inscrits administrativement et faire le lien avec la version d’étape/unité d’enseignement. La saisie des notes pour un étudiant n’est possible qu’après son inscription pédagogique. Vérifier et modifier si nécessaire le maquettage des éditions (Relevés de notes, PV de délibération)
Secrétaire ou assistante pédagogique
PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
1 Saisie Apogee ApogeeApprenti inscrit à
l’Université
Secrétaire ou Assistante
pédagogique
Correction des modalités de collecte et/ou de saisie
auprès des services de scolarité
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES
Accès APOGEE
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 19 / 28
20/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Adminapprentis
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique
Activité : veille pédagogique apprentis
Gestion desabsences
Gestion des emplois du temps
Gestion des plannings
Organisation des contrôles
FE020 Planning de l’alternance
Maquette / annexe pédagogique
Pour 1 devoir : 1 étudiant –1 copie
PédagogieApprentis
Justificatifs
PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis
Saisie des notes des apprentis
Copies corrigées
Attestation de réussite au diplôme (scolarité)
Relevé de note
Apogée
PédagogieEntreprise
TR031 Livret d’émargemen
t
Document référencé dans le SMQDocument non référencé dans le SMQ
Légende :
FE063 Relevé des absences mensuelles
ProcessusCFA IURC
1
2
3
4
5
YPAREO
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 20 / 28
21/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique
Activité : veille pédagogique apprentis
TACHES RESPONSABILITÉ
1Gestion des planning pour l’année (planning d’alternance pour l’année considérée) : L’élaboration des plannings est structurée par le responsable pédagogique, elle est mise en forme par la secrétaire pédagogique. Support : Excel
Responsable pédagogique et assistante ou
secrétaire pédagogique
2
Le responsable pédagogique établit les emplois du temps pour l’année : a) Respect des volumes horaires par matière et par semestre – maquette pédagogiqueb) Disponibilité des enseignants et des intervenants – Interrogation de chaque enseignantc) Disponibilité des salles et matériels – planning des salles attribuées au CFAIURC et si nécessaire,
consultation des secrétaires pédagogiques des autres départementsNote 1 : Lorsque des formations sont communes (apprentissage et cycle initial), les emplois du temps sont
établis par le responsable des emplois du temps du départementNote 2 : les modifications des emplois du temps sont gérées par les secrétaires pédagogiques en respectant les
exigences ci-dessus
Responsable pédagogique et assistante ou
secrétaire pédagogique
3 Organisation des contrôlesAssistante ou
secrétaire pédagogique
4 Saisie des notes dans Apogée. Assistante ou
secrétaire pédagogique
5
Gestion des absences : - Les assistantes pédagogiques mettent en place une procédure (émargement, logiciel, etc.) de gestion des absences et saisissent sous YPAREO.- Les secrétaires pédagogiques effectuent un suivi des absences (émargement, fiche d’absence, etc.). Elles renseignent le FE063 Relevés des absences mensuelles et le transmettent à l’assistante administrative dont elle dépend pour saisie sous Yparéo.
Assistante administrative et assistante ou secrétaire
pédagogique
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 21 / 28
22/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
PARAMETRES A CONTROLER
ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
1Le planning est-il cohérent
avec la filière professionnelle ?
Edition approuvée Dossier d’habilitationResponsable pédagogique
Correction du planning
2L’emploi du temps est-il
cohérent avec la maquette pédagogique ?
Edition approuvéeMaquette / Annexe
pédagogiqueResponsable pédagogique
Correction de l’emploi du temps
3 Présence des étudiants TR031 Livret d’émargement 1 étudiant –1 copieResponsable pédagogique
Planification des rattrapages
4Les notes saisies dans
Apogée sont conformesImpression des notes
(tableau de délibération)
Pointage par rapport aux notes fournies par
les enseignantsSecrétaire pédagogique
Correction et réédition du tableau
de délibération
5 Justification des absencesFE063 Relevé des absences
mensuelleset saisie Yparéo
Conforme à la procédure de gestion
des absences
Assistante administrative et assistante ou
secrétaire pédagogiqueAbsence injustifiée
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES
APOGEE, EXCEL, YPAREORèglements intérieurs des composantes et des diplômes. Maquette / annexe pédagogique
FE020 Planning, TR031 Livret d’émargement, emploi du temps
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique
Activité : veille pédagogique « apprentis »
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 22 / 28
23/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique
Activité : veille pédagogique entreprise
Bilan des activités en entreprise
Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches
réalisées au référentiel
Visite réalisée
Apprentis - Entreprises
Enseignants : tuteur CFA
- Mission en phase avec le référentiel- Mission en phase avec les attentes de l’entreprise- Compréhension mutuelle Apprentis / Entreprise
PédagogieEntreprise
Compte rendu de mission et de réalisation de tâches
Apprentis - Entreprises
PédagogieApprentis
Document référencé dans le SMQ
Document non référencé dans le SMQ
Légende :
FE030 Livret d’apprentissage et de liaison
Fiche mission
Fiches navettes
FE030 Livret d’apprentissage et de liaison
Fiche missionBilan annuel d’évaluation
Enseignants : tuteur CFA
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 23 / 28
24/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique
Activité : veille pédagogique entreprise
TACHES RESPONSABILITÉ
1Le nombre de visites est défini par le Responsable pédagogique lors de la création du livret d’apprentissage et de liaison. Un bilan annuel d’évaluation est inséré par visite planifiée. L’enseignant Tuteur CFAIURC renseigne, lors de la visite, le bilan annuel d’évaluation.
Tuteur CFAIURC
2Le responsable pédagogique décide du nombre de fiches navettes en fonction du rythme d’alternance. Les fiches navettes sont renseignées par le maître d’apprentissage et l’apprenti puis validées par le tuteur CFAIURC ou le responsable pédagogique.
Tuteur CFAIURC et/ouResponsable pédagogique
3 Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel. Tuteur CFA et/ou
Responsable pédagogique
PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
12
Nombre de visite
Bilan annuel d’évaluation(FE030 Livret
d’apprentissage et de liaison)
Cohérent avec le cadre du diplôme
Responsable Pédagogique
Déclenchement des visites nécessaires
123
Cohérence Missions réalisées en
entreprise / Cadre du diplôme
Fiches navettes +
Bilan annuel d’évaluation
(FE030 Livret d’apprentissage et de
liaison)
Cohérent avec le cadre du diplôme
Tuteur CFAIURCContact pris avec l’apprenti et l’entreprise pour vérifier les
éléments
Responsable Pédagogique
Si non efficace : visite provoquée du Tuteur CFA en
entreprise
DirecteurCFAIURC
Si non efficace, le dossier est transmis à la DIRECCTE et SAIA
(service académique de l’inspection de l’apprentissage).
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE
EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 24 / 28
25/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Référence Titre
Fonction responsable
du classement
Dossier AccessibilitéMode de
protectionLieu de
conservationDurée de
conservationMode
d’élimination
FE067
Suivi des critères de
conformité des formations
Responsable qualité
Dossier informatique /
Critères de conformité
des formations
Responsable qualité
InformatiquePC Responsable
qualitéSans limitation
de duréeSans objet
FE020Planning de l’alternance
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Site internet CFAIURC
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC ORLEANS
2 ans
Tri sélectif et/ou
suppression informatique
FE002Fichier suivi candidats / apprentis
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Dossier informatique
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
InformatiqueComposante Universitaire
2 ans Formatage
TR070Fiche de suivi
candidat
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Dossier informatique et/ou papier
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Informatique / armoire
Composante Universitaire
2 ans
Tri sélectif et/ou
suppression informatique
FE030Livret
d’apprentissage et de liaison
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Livret papier
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Conservé par l’apprenti
Sans Objet
Sans objet à la fin de la
formation: conservé par
l’apprenti
Sans objet
FE030Livret
d’apprentissage et de liaison
Fiches navettes
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Livret d’apprentissage et de liaison
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Conservé par l’apprenti
Sans Objet
Sans objet à la fin de la
formation: conservé par
l’apprenti
Sans objet
FE030Livret
d’apprentissage et de liaison
Fiche mission
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Livret d’apprentissage et de liaison
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Conservé par l’apprenti
Copie informatique
Sans ObjetFE002 Fichier
Apprenti
Sans objet à la fin de la
formation: conservé par
l’apprenti
Sans objet
FE030Livret
d’apprentissage et de liaison
Bilan annuel d’évaluation
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Livret d’apprentissage et de liaison
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Conservé par l’apprenti
Sans Objet
Sans objet à la fin de la
formation: conservé par
l’apprenti
Sans objet
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Matrice de gestion des enregistrements (1/4)
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 25 / 28
26/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Référence Titre
Fonction responsable
du classement
Dossier AccessibilitéMode de
protectionLieu de
conservationDurée de
conservationMode
d’élimination
FE034Fiche de
renseignements
Assistante administrative
ou pédagogique
Dossier apprentis
Assistante administrative
ou pédagogique
Armoire
Bureau CFAIURC ORLEANS ou
TOURS et Composantes Universitaires
2 ans Tri sélectif
TR031Livret
d’émargement
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
--
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Armoire
Bureau CFAIURC ORLEANS ou
TOURS et Composantes Universitaires
2 ans Broyage
FE063Relevé des absences
mensuelles
Assistante administrative
--Assistante
administrativeArmoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC ORLEANS ou
TOURS2 ans Broyage
TR043Tableau de bord
recherche de contrat
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Dossier informatique et/ou papier
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Informatique / armoire
Composante Universitaire
2 ans
Tri sélectif et/ou
suppression informatique
TR044Fiche d’aide au
recrutement d’un apprenti
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Dossier informatique et/ou papier
Secrétaire et/ou
assistante pédagogique
Informatique / armoire
Composante Universitaire
2 ans
Tri sélectif et/ou
suppression informatique
FE060
Gestion de problématique
apprenti-entreprise/Ruptu
re de contrat
Responsable qualité
Dossier informatique /
RUPTURES
Responsable qualité
Informatique / armoire
PC Responsable qualité / Bureau
Responsable qualité
Sans limitation de durée
Sans objet
FE024Attestation de
visite en entreprise
Comptable
Dossier « Attestation de visite en entreprise »
Comptable Armoire CFAIURC OrléansSans limitation
de duréeSans objet
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Matrice de gestion des enregistrements (2/4)
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 26 / 28
27/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Référence Titre
Fonction responsable
du classement
Dossier AccessibilitéMode de
protectionLieu de
conservationDurée de
conservationMode
d’élimination
-Guide de
l’entreprise
Responsable de
communication
-Responsable de communication
InformatiqueBureau CFAIURC
Tours
Sans objet après le terme de la formation en
cours
Formatage
-Guide
De l’apprenti
Responsable de
communication
-Responsable de communication
InformatiqueBureau CFAIURC
Tours
Sans objet après le terme de la formation en
cours
Formatage
-Contrat
d’apprentissage
Assistante pédago /
Assistantes administrative
s
Dossier apprentis
Secrétaire administrative
et pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC Tours ou Orléans
5 ans Broyage
-CV, diplômes
et RIB de l’apprenti
Assistantes pédagogiques
/ administratives / secrétaires pédagogiques
Dossier apprentis
Assistantes pédagogiques / administratives
/ secrétaires pédagogiques
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires
2 ans
Tri sélectif et/ou
suppression informatique
-Courrier de convocation
Assistante et/ou
secrétaire pédagogique
--Assistante et/ou
secrétaire pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires
2 ans
Tri sélectif et/ou
suppression informatique
-Courrier de
refus
Assistante et/ou
secrétaire pédagogique
--Assistante et/ou
secrétaire pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires
2 ans
Tri sélectif et/ou
suppression informatique
- Liste admis
Assistantes pédagogiques
/ administratives / secrétaires pédagogiques
--
Assistantes pédagogiques / administratives
/ secrétaires pédagogiques
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires
2 ans
Tri sélectif et/ou
suppression informatique
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Matrice de gestion des enregistrements (3/4)
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 27 / 28
28/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations
Référence TitreFonction
responsable du classement
Dossier AccessibilitéMode de
protectionLieu de
conservationDurée de
conservationMode
d’élimination
-Liste
admissibles
Assistantes pédagogiques /
administratives / secrétaires
pédagogiques
--
Assistantes pédagogiques
/ administratives / secrétaires pédagogiques
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires
2 ansTri sélectif et/ou
suppression informatique
-
Courrier d’information
aux entreprises (absences)
Assistante administrative ou
pédagogique
Dossier apprentis
Assistante administrative
ou pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires
5 ansTri sélectif et/ou
suppression informatique
-Justificatifs d’absences
Assistante administrative ou
pédagogique
Dossier apprentis
Assistante administrative
ou pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires
5 ansTri sélectif et/ou
suppression informatique
- CopiesSecrétaire ou
Assistante pédagogique
Par Formation / Par Epreuve
Etudiant Armoire
Secrétariat pédagogique
Année NArchives de la composantes
pour les années précédentes
5 ans
Par Epreuve, envoi de 3 copies
(Bonne note – moyenne –
mauvaise) aux archives
nationales---
Les autres copies sont détruites
TR009 Feuille
d’émargement
Secrétaire ou Assistante
pédagogique--
Secrétaire pédagogique
ArmoireComposante Universitaire
2 ans Broyage
-Résiliation du
contrat d’apprentissage
Assistantes pédagogiques /
administratives / secrétaires
pédagogiques
--
Assistantes pédagogiques
/ administratives / secrétaires pédagogiques
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires
5 ansBroyage
formatage
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Matrice de gestion des enregistrements (4/4)
DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 28 / 28