1/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Volet pédagogique Volet administratif Processus : Réalisation des prestations (DP013) Gestion statistique

1/ 28DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

Volet pédagogique

Volet administratif

Processus : Réalisation des prestations (DP013)

Gestion statistique

Veille administrative apprentis

Veille administrative entreprise

Veille pédagogique apprentis

Veille pédagogique entreprise

Inscription pédagogique

YPAREO

Visites - Indemnités

Inscription aux modules

Apogée

Gestion des emplois du temps et des absences

Suivi du cadre de mission

Vie des contratsContractualisation

Et gestion des ruptures

Prospection des entreprises

Recrutement apprentis

Apprentis

Couples - apprentisEntreprises

Entreprises

Documentation

GestionBudgets

Coordination

FE067 Suivi des critères de conformité des formations

Exigences réglementaires

ProcessusCFA IURC

Exigences du Conseil Régional

Chambres consulaires

DIRECCTE

Ministère de l’Éducation Nationale

Documentation

Visites - Indemnités

DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 1 / 28


Processus : Réalisation des prestations (DP013)

Indicateur Axe CibleSeuil de

toléranceRisque si l'objectif n'est

pas atteintFréquence de

suivi

% de rupture /Inscrits (total)

S’assurer que l’année en apprentissage se déroule

dans de bonnes conditions

≤ 5%(>10%rouge;

5<orange≥10)

Dérive des prestations fournies.

Avoir un taux de rupture au-delà de celui toléré par le

Conseil Régional

semestrielle

% de 2nd contratssignés / Total des

ruptures« négatives »

S’assurer que les apprentis qui ont eu une rupture de contrat nette retrouve une structure

d’accueil

≥ 80%(<70% rouge;

70%<orange>80%)

Les apprentis quittent le CFAIURC

semestrielle

% réussite audiplôme

Pérenniser lesactivités du

CFAIURC

90% pour untaux globalDCG–DSCG

Exclus

(<80% rouge;80%<orange>90

%)

Perte de crédibilité vis-à-vis des apprentis

annuelle

Effectifs apprentis/ an

Développer l’offrede formation en

cohérence avec lemarché du travail

Rentrée 2012 : 1000 apprentis

orange : 900 ≤nombre

d'apprentis> 999

rouge < 900

Ne pas atteindre l'objectif de développement de

l'apprentissage en Région Centre fixé par le Conseil

Régional

annuelle

Evolution dunombre

d’apprentis paran

Développer l’offrede formation en

cohérence avec lemarché du travail

+ 150 apprentis

Orange : 100 ≤apprentis sup >

150Rouge : < 100apprentis sup)

Ne pas atteindre l'objectif de développement de

l'apprentissage en Région Centre fixé par le Conseil

Régional

annuelle

% d’insertion(emploi + études)

Pérenniser les activités du CFAIURC

≥ 90%<80% rouge;

80%≤orange>90%

Perte de crédibilité du CFAIURC vis-à-vis des

apprentis, des entreprises d'accueil et du Conseil

Régional

annuelle



Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique Activité : Prospection des entreprises

Recherche d’établissements candidats

Communication sur l’apprentissage et les

formations

Identification du maître d’apprentissage et de la

mission de l’apprenti

Ecoute

FE030 Livret d’apprentissage et de liaison (fiche mission)

Entreprises

Entreprises

ProspectionEntreprises

ContractualisationRupture

Documentation

Mailing + Courriers d’accompagnements + Phoning

Document référencé dans le SMQ

Document non référencé dans le SMQ

Légende :

Guide de l’entreprise

Guide de l’apprenti

Exigences réglementaires



Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique Activité : Prospection des entreprises

TACHES RESPONSABILITÉ

1Recherche d’établissements (publics ou privés) candidats à l’accueil d’un apprentis Responsable

pédagogique

2Identification de la mission du futur apprenti au sein de l’entreprise, validation de cette mission au regard de la formation choisie, au regard de la formation et de l’expérience du maître d’apprentissage.

Responsable Pédagogique

PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENTCRITÈRES

D’ACCEPTATIONFONCTION

ACTION SI NON CONFORME

1 De la responsabilité du Responsable pédagogique

2 MissionFE030 Livret d’apprentissage et

de liaison (Fiche mission)

Adéquation avec le référentiel et les compétences à

développer

Responsable pédagogique

Retour vers l’entreprise et renégociation de la

mission

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE

EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES



Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet pédagogique

Activité : Recrutement des apprentis

Réception des dossiers de candidature

Réunion d’information(Organisation et conduite)

Sélection pédagogique (admis – liste d’attente – refus)

Pré-inscriptionSites Régionaux universitaires(Internet ou papier)

Dossier de candidature complet (dossier + pièces

jointes)

Courrier de convocationVérification de la conformité

du dossier

Courrier de refus

Courrier de refus

Entrée en formation

Candidats

Candidats convoquésCandidats

Recrutement apprentis



jointes)

TR043 Tableau de bord Recherche de contrat

TR044 Fiche d’aide au recrutement d’un apprenti

Documentation

- Fiche diplômes

- Offre de formation

Listes Admis, Admissibles

Présentation TRE



Légende :

TR070 Fiche de suivi candidat

FE002 Fichier suivi candidats / apprentis



Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet pédagogiqueActivité : Recrutement des apprentis


12

Vérification administrative, contrôle des pièces jointes : - Diplôme requis ou relevés de notes de l’année précédente si attente de décision, - Copie des diplômes,- Curriculum vitae, lettre de motivation, âge, et nationalité- RIBSaisie des données sur tableau Excel (au moins diplôme souhaité, type de bac obtenu, moyenne au diplôme, département de résidence,…)

Assistante ou secrétaire pédagogique

3Réunions d’information : Information sur la formation et sur l’apprentissage, conduite des entretiensSélection pédagogique : la sélection pédagogique est du ressort du responsable pédagogique.

Responsable pédagogiquePersonnel enseignant

4Entrée en formation : Candidat titulaire d’un diplôme d’un niveau requis au regard de la réglementation, ayant signé un contrat d’apprentissage (et/ou en cours de signature d’un contrat d’apprentissage).

Assistante ou secrétaire pédagogique


D’ACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME

1Dossier de candidature et

pièces jointes

ListesAdmis, admissibles,

refusés

AgeDiplômes requis

Nationalité

Secrétaire pédagogique

Courrier de refus ou de demande d’informations complémentaires

3

Capacité à pouvoir suivre l’enseignement tout en conduisant une carrière

professionnelle

TR044 Fiche d’aide au recrutement d’un apprenti

Profil cohérent avec la formation, l’apprentissage

et le métier recherché


Personnel enseignant

Liste refusé / Liste complémentaire

4Le candidat dispose de son

entrepriseContrat Contrat signé

Secrétaire et responsable pédagogique

Accompagnement de l’apprenti dans sa recherche d’un contrat

d’apprentissage


EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIÉS

Vidéo projecteur, Présentation TRE Code du travail - Site Service publique TR043 Tableau de bord recherche de contrat



Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Vie des contrats

Activité: Contractualisation et gestion des ruptures

Contractualisation et envoi du contrat (*)

Diplômes requis

Candidats

Entreprises

Contrat d’apprentissage

Contrat ex1 Entreprise

Contrat ex2 Apprenti

Contrat ex3 Organisme de tutelle (CCI – DIRECCTE)

Note (*) : le contrat est demandé par l’entreprise auprès de l’organisme consulaire. Lorsque l’organisme d’accueil est une administration, la demande se fait auprès de la DIRECCTE. Lors de la contractualisation, le contrat est envoyé à l’organisme consulaire pour

enregistrement (idem lors de la rupture).

Gestion des rupturesFE060 Gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat

Résiliation du contrat d’apprentissage


PédagogieApprentis

RecrutementEntreprises

FE030 Livret d’apprentissage et de liaison (fiche mission)


jointes)

Réunion des MA

FE030 Livret d’apprentissage et de liaison



Légende :

PR013-4 Procédure de gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat YPAREO

TR009 Feuille d’émargement

Chambres consulaires

DIRECCTE



Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats

Activité : Contractualisation et rupture


1

Contrat de droit privé :A) : l’entreprise fait la demande de contrat auprès de la chambre consulaire dont elle dépend. L’entreprise le complète et le renvoie au CFAIURC. Si le dossier est complet le CFA l’envoi directement à la chambre consulaire, sinon elle le renvoie à l’entreprise afin qu’elle complète le dossier. Dans ce dernier cas, l’entreprise renvoie le dossier complet à la chambre consulaire.B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC attestant de la conformité des données CFALe CFA IURC retourne le contrat à la chambre consulaire ou à l’entreprise si le dossier n’est pas complet.C) La chambre consulaire enregistre le contrat et renvoie 1 ex à la Direction du travail, 1 ex à l’entreprise, 1 ex à l’apprenti et 1 copie au CFA.

Assistante administrativeOu Assistante Pédagogique

1 Bis

Contrat de droit public :A) : l’organisme public fait la demande de contrat auprès de son administration du tutelle, le complète et le renvoie à son administration de tutelle qui le vérifie (contenu et pièces jointes) et le renvoie au CFA IURC.B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC attestant de la conformité des données CFALe CFA IURC retourne le contrat à l’administration de tutelle.C) L’administration de tutelle enregistre le contrat et renvoie les 6 exemplaires : - 1 au CFA - IURC

Assistante administrativeOu Assistante pédagogique

2

Rupture :La résiliation du contrat d’apprentissage est signée d’un commun accord entre l’entreprise et l’apprenti. Ses 2 parties sont garantes de l’envoi du document « résiliation du contrat d’apprentissage » auprès de la chambre consulaire ou de l’administration de tutelle.Le document FE060 Gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat doit être complété et envoyé au service qualité. La rupture doit être enregistrée sous YparéoUn nouveau contrat ne peut être signé tant que la rupture du précédent contrat d’apprentissage n’a pas été enregistré par la Chambre consulaire.

Assistante pédagogiqueOu Secrétaire pédagogique et Assistante administrative

3Réunion des MA (Maîtres d’Apprentissage) : Cette réunion a lieu tous les ans au début de la formation universitaire.




PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITÈRES


ACTION SI NON

CONFORME

1

Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents

avec les données du diplôme


Conforme aux exigences du diplôme

La date de fin de contrat est postérieure à la date

de soutenance du mémoire

Assistante administrative ou

pédagogique

Retour vers l’entreprise, et

la chambre consulaire pour

décision d’action

1 bis

Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents

avec les données du diplôme


Conforme aux exigences du diplôme

La date de fin de contrat est postérieure à la date

de soutenance du mémoire


pédagogique

Retour vers l’organisme et l’administration de tutelle pour

décision d’action

2Renseignement des

exigences Conseil RégionalYPAREO

100% des champs sont complétés


pédagogiqueCorrection

3 Réunion des MA effectuée TR009 Feuille d’émargement

Une réunion par composante / formation

Universitaire (sauf annulation cause peu ou

pas de participants)


Planification d’une réunion au plus vite


EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIÉS

Accès YPAREO Droit du Travail Contrat d’apprentissage

Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats

Activité : Contractualisation et rupture



Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet administratif

Activité : Gestion statistique

ParamétrageYPAREO

AdminStatistiques

Saisie des apprentis et des informations liées au contrat

YPAREO paramétré et fonctionnel (mise à jour logiciel)

Enquête

YPAREO

FE034 Fiche de renseignements

Contractualisation

Remontée des effectifs auprès du Conseil Régional


1

2ProcessusCFA IURC

Exigences du Conseil

Régional

Ministère de l’Éducation Nationale



Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet administratif



1Paramétrage d’YPAREO : Identifier tous les éléments relatifs aux formations (codes), plannings, résultats de l’année N-1, les groupes, …

Assistante administrative

2

Etape 1 : a) Saisie des résultats (admis / refusé) des étudiants au diplôme de l’année N-1b) Au vu des décisions du jury de l’année N-1 : basculement des étudiants années N-1 en année NEtape 2 : Saisie des nouveaux inscrits : Saisie des informations liées au contrat CFA – Entreprise – Données personnelles de l’étudiant ; la saisie des étudiants n’est effectuée que lorsque le contrat est signé. Pour les étudiants qui ne sont pas en 1ere année, les paramétrages sont automatiquement rappelés : vérifier et corriger les informations si nécessaire.Edition de requêtes a) « effectifs » au 15 du mois (octobre / novembre / décembre et janvier). Le résultat de la requête est envoyé par Email à la région.b) Enquête – statistiques relatives à 100% des données, réalisée au 15 janvier, le fichier résultant est envoyé au Ministère de l’Education Nationale.




PARAMETRES A CONTROLER

ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON

CONFORME

1Paramétrage

YPAREOSans objet

Données d’impression écran conformes aux paramètres à saisir

AssistanteAdministrative

Correction immédiate

Pas de correction possible : informer

l’administrateur de la base (assistance)

2 Saisie des données Validation des données

Données conformes au cursus, contrat d’apprentissage et fiche de

renseignement apprentiAssistante

Administrative ou pédagogique

Correction immédiate

Données conformes au PV de réussite

2 bis

Edition des requêtes YPAREO

Effectifs - 51YPAREO Fichiers « accusé d’envoi YPAREO »

AssistanteAdministrative

Réémission

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE


Accès YPAREO,

Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif




Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet administratif

Activité : veille administrative apprentis

Saisie YPAREO des absencesFE063 Relevé des absences mensuelles

Information aux entreprises

Validation des présences pour le versement des ICF (indemnités

compensatrices forfaitaires)

Présences validées

Courrier d’informations

Calcul desindemnités

Statistiques

Requête YPAREOVersement des indemnités

Indemnités versées

ApprentisRIB apprentis

(Dossier de candidature)

Entreprises

AdminapprentisPédagogie

Apprentis

YPAREO



Légende :

PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis

TR031 Livret d’émargement

Justificatifs

Exigences du Conseil

Régional






1 Saisie des informations relatives aux absences sous YparéoAssistante

administrative ou pédagogique

2Information aux entreprises : courrier aux entreprises en fin de session et/ou au moins tous les 2 mois. Un double du courrier est conservé dans le dossier de l’apprenti.


pédagogique

3

Validation des présences et versement des ICF aux entreprises : Connexion sur les sites régionaux des entreprises (1 site par région dédié) ou renseignement de la liasse papier pour les régions ne fonctionnant pas en télétravail. Validation des présences et éventuellement de l’accord du Directeur du CFA si les absences dépassent le nombre d’heure autorisé.Note : Les ICF sont versées aux entreprises par les régions selon les éléments attestés. Le respect des exigences des régions conditionne la rapidité du versement aux entreprises (Cf Dossier « Fonctionnement Région »)


4Calcul des indemnités versées aux apprentis : Elles sont générées par YPAREO au regard des informations saisies précédemment, et extraites sous Excel (requête)


5Les RIB des apprentis sont saisis informatiquement par les assistantes pédagogiques ou administratives.Versement des indemnités aux apprentis : Elles sont versées normalement semestriellement.

Comptable








1 Données complètes et justifiées Saisie YPAREO

Absences justifiées : certificats médicaux, arrêts de travail,

certificats de décès, convocations administratives

officielles


pédagogique

Demande d’information

complémentaire

2 Requête « absence »Double du courrier

dossier Etudiant

Volume horaire indiqué sur le courrier conforme au nombre

d’absences justifiées et injustifiées


pédagogique

Correction de la base YPAREO et réédition du

courrier

3Droit automatique aux ICF pour

les entreprises d’accueilSite régional ou liasse

papierCeux imposés par les Conseils

RégionauxAssistante

administrativeDécision prise par le

Directeur du CFA

4Vérification des montants en

fonction des périodes d’absencesSans objet

Les défalcations des indemnités sont bien liées à

des périodes d’absences.


Correction du montant



Exigences des Conseils Régionaux




Activité : veille administrative entreprise

Vérification comptable de l’engagement du CFA

(nombre de visite)

Bilan des visites réalisées

Engagement de visite réalisée

Apprentis - Entreprises


Subvention du Conseil régional au CFA

Subvention versée

DP012 Budget

AdminEntreprise

FE024 Attestation de visite en entreprise



Légende :




Activité : veille administrative entreprise


12

Le FE024 « Attestation de visite » est demandé aux secrétaires et assistantes pédagogiques. Responsable

Administrative et Financière




12

Visite réalisée FE024 Attestation de visiteAu moins une visite

annuelle et par apprenti

Responsable Administrative et

Financière

Information et rappel au responsable pédagogique





Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique

Activité : Inscription pédagogique

Inscription pédagogique

Note : l’inscription administrative est du ressort du service de la scolarité de la composante

Apprentis

Inscription administrative

(Apogée)

Apogée paramétré

pour la formation

PédagogieInscription

ApprentisAPOGEE



Légende :




Activité : Inscription pédagogique

TACHES RESPONSABILITE

1Inscription pédagogique : Transférer les étudiants inscrits administrativement et faire le lien avec la version d’étape/unité d’enseignement. La saisie des notes pour un étudiant n’est possible qu’après son inscription pédagogique. Vérifier et modifier si nécessaire le maquettage des éditions (Relevés de notes, PV de délibération)

Secrétaire ou assistante pédagogique




1 Saisie Apogee ApogeeApprenti inscrit à

l’Université

Secrétaire ou Assistante

pédagogique

Correction des modalités de collecte et/ou de saisie

auprès des services de scolarité


EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES

Accès APOGEE



Adminapprentis


Activité : veille pédagogique apprentis

Gestion desabsences

Gestion des emplois du temps

Gestion des plannings

Organisation des contrôles

FE020 Planning de l’alternance

Maquette / annexe pédagogique

Pour 1 devoir : 1 étudiant –1 copie

PédagogieApprentis

Justificatifs

PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis

Saisie des notes des apprentis

Copies corrigées

Attestation de réussite au diplôme (scolarité)

Relevé de note

Apogée

PédagogieEntreprise

TR031 Livret d’émargemen

t

Document référencé dans le SMQDocument non référencé dans le SMQ

Légende :

FE063 Relevé des absences mensuelles

ProcessusCFA IURC

1

2

3

4

5

YPAREO




Activité : veille pédagogique apprentis


1Gestion des planning pour l’année (planning d’alternance pour l’année considérée) : L’élaboration des plannings est structurée par le responsable pédagogique, elle est mise en forme par la secrétaire pédagogique. Support : Excel

Responsable pédagogique et assistante ou

secrétaire pédagogique

2

Le responsable pédagogique établit les emplois du temps pour l’année : a) Respect des volumes horaires par matière et par semestre – maquette pédagogiqueb) Disponibilité des enseignants et des intervenants – Interrogation de chaque enseignantc) Disponibilité des salles et matériels – planning des salles attribuées au CFAIURC et si nécessaire,

consultation des secrétaires pédagogiques des autres départementsNote 1 : Lorsque des formations sont communes (apprentissage et cycle initial), les emplois du temps sont

établis par le responsable des emplois du temps du départementNote 2 : les modifications des emplois du temps sont gérées par les secrétaires pédagogiques en respectant les

exigences ci-dessus

Responsable pédagogique et assistante ou


3 Organisation des contrôlesAssistante ou


4 Saisie des notes dans Apogée. Assistante ou


5

Gestion des absences : - Les assistantes pédagogiques mettent en place une procédure (émargement, logiciel, etc.) de gestion des absences et saisissent sous YPAREO.- Les secrétaires pédagogiques effectuent un suivi des absences (émargement, fiche d’absence, etc.). Elles renseignent le FE063 Relevés des absences mensuelles et le transmettent à l’assistante administrative dont elle dépend pour saisie sous Yparéo.

Assistante administrative et assistante ou secrétaire

pédagogique



PARAMETRES A CONTROLER

ENREGISTREMENTCRITÈRES



1Le planning est-il cohérent

avec la filière professionnelle ?

Edition approuvée Dossier d’habilitationResponsable pédagogique

Correction du planning

2L’emploi du temps est-il

cohérent avec la maquette pédagogique ?

Edition approuvéeMaquette / Annexe

pédagogiqueResponsable pédagogique

Correction de l’emploi du temps

3 Présence des étudiants TR031 Livret d’émargement 1 étudiant –1 copieResponsable pédagogique

Planification des rattrapages

4Les notes saisies dans

Apogée sont conformesImpression des notes

(tableau de délibération)

Pointage par rapport aux notes fournies par

les enseignantsSecrétaire pédagogique

Correction et réédition du tableau

de délibération

5 Justification des absencesFE063 Relevé des absences

mensuelleset saisie Yparéo

Conforme à la procédure de gestion

des absences

Assistante administrative et assistante ou

secrétaire pédagogiqueAbsence injustifiée



APOGEE, EXCEL, YPAREORèglements intérieurs des composantes et des diplômes. Maquette / annexe pédagogique

FE020 Planning, TR031 Livret d’émargement, emploi du temps

Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique

Activité : veille pédagogique « apprentis »




Activité : veille pédagogique entreprise

Bilan des activités en entreprise

Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches

réalisées au référentiel

Visite réalisée


Enseignants : tuteur CFA

- Mission en phase avec le référentiel- Mission en phase avec les attentes de l’entreprise- Compréhension mutuelle Apprentis / Entreprise

PédagogieEntreprise

Compte rendu de mission et de réalisation de tâches


PédagogieApprentis



Légende :


Fiche mission

Fiches navettes


Fiche missionBilan annuel d’évaluation

Enseignants : tuteur CFA




Activité : veille pédagogique entreprise


1Le nombre de visites est défini par le Responsable pédagogique lors de la création du livret d’apprentissage et de liaison. Un bilan annuel d’évaluation est inséré par visite planifiée. L’enseignant Tuteur CFAIURC renseigne, lors de la visite, le bilan annuel d’évaluation.

Tuteur CFAIURC

2Le responsable pédagogique décide du nombre de fiches navettes en fonction du rythme d’alternance. Les fiches navettes sont renseignées par le maître d’apprentissage et l’apprenti puis validées par le tuteur CFAIURC ou le responsable pédagogique.

Tuteur CFAIURC et/ouResponsable pédagogique

3 Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel. Tuteur CFA et/ou





12

Nombre de visite

Bilan annuel d’évaluation(FE030 Livret

d’apprentissage et de liaison)

Cohérent avec le cadre du diplôme


Déclenchement des visites nécessaires

123

Cohérence Missions réalisées en

entreprise / Cadre du diplôme

Fiches navettes +

Bilan annuel d’évaluation

(FE030 Livret d’apprentissage et de

liaison)

Cohérent avec le cadre du diplôme

Tuteur CFAIURCContact pris avec l’apprenti et l’entreprise pour vérifier les

éléments


Si non efficace : visite provoquée du Tuteur CFA en

entreprise

DirecteurCFAIURC

Si non efficace, le dossier est transmis à la DIRECCTE et SAIA

(service académique de l’inspection de l’apprentissage).





Référence Titre

Fonction responsable

du classement

Dossier AccessibilitéMode de

protectionLieu de

conservationDurée de

conservationMode

d’élimination

FE067

Suivi des critères de

conformité des formations

Responsable qualité

Dossier informatique /

Critères de conformité

des formations


InformatiquePC Responsable

qualitéSans limitation

de duréeSans objet

FE020Planning de l’alternance

Secrétaire et/ou

assistante pédagogique

Site internet CFAIURC

Secrétaire et/ou


Armoire et/ou informatique

Bureau CFAIURC ORLEANS

2 ans

Tri sélectif et/ou

suppression informatique

FE002Fichier suivi candidats / apprentis

Secrétaire et/ou


Dossier informatique

Secrétaire et/ou


InformatiqueComposante Universitaire

2 ans Formatage

TR070Fiche de suivi

candidat

Secrétaire et/ou


Dossier informatique et/ou papier

Secrétaire et/ou


Informatique / armoire

Composante Universitaire

2 ans

Tri sélectif et/ou


FE030Livret

d’apprentissage et de liaison

Secrétaire et/ou


Livret papier

Secrétaire et/ou


Conservé par l’apprenti

Sans Objet

Sans objet à la fin de la

formation: conservé par

l’apprenti

Sans objet

FE030Livret


Fiches navettes

Secrétaire et/ou


Livret d’apprentissage et de liaison

Secrétaire et/ou



Sans Objet



l’apprenti

Sans objet

FE030Livret


Fiche mission

Secrétaire et/ou



Secrétaire et/ou



Copie informatique

Sans ObjetFE002 Fichier

Apprenti



l’apprenti

Sans objet

FE030Livret


Bilan annuel d’évaluation

Secrétaire et/ou



Secrétaire et/ou



Sans Objet



l’apprenti

Sans objet

Processus : Réalisation des prestations (DP013)Matrice de gestion des enregistrements (1/4)



Référence Titre


du classement


protectionLieu de


conservationMode

d’élimination

FE034Fiche de

renseignements


ou pédagogique

Dossier apprentis


ou pédagogique

Armoire

Bureau CFAIURC ORLEANS ou

TOURS et Composantes Universitaires

2 ans Tri sélectif

TR031Livret

d’émargement

Secrétaire et/ou


--

Secrétaire et/ou


Armoire


TOURS et Composantes Universitaires

2 ans Broyage

FE063Relevé des absences

mensuelles


--Assistante

administrativeArmoire et/ou informatique


TOURS2 ans Broyage

TR043Tableau de bord

recherche de contrat

Secrétaire et/ou



Secrétaire et/ou




2 ans

Tri sélectif et/ou


TR044Fiche d’aide au

recrutement d’un apprenti

Secrétaire et/ou



Secrétaire et/ou




2 ans

Tri sélectif et/ou


FE060

Gestion de problématique

apprenti-entreprise/Ruptu

re de contrat


Dossier informatique /

RUPTURES



PC Responsable qualité / Bureau


Sans limitation de durée

Sans objet

FE024Attestation de

visite en entreprise

Comptable

Dossier « Attestation de visite en entreprise »

Comptable Armoire CFAIURC OrléansSans limitation

de duréeSans objet




Référence Titre


du classement


protectionLieu de


conservationMode

d’élimination

-Guide de

l’entreprise

Responsable de

communication

-Responsable de communication

InformatiqueBureau CFAIURC

Tours

Sans objet après le terme de la formation en

cours

Formatage

-Guide

De l’apprenti

Responsable de

communication

-Responsable de communication

InformatiqueBureau CFAIURC

Tours

Sans objet après le terme de la formation en

cours

Formatage

-Contrat

d’apprentissage

Assistante pédago /

Assistantes administrative

s

Dossier apprentis

Secrétaire administrative

et pédagogique


Bureau CFAIURC Tours ou Orléans

5 ans Broyage

-CV, diplômes

et RIB de l’apprenti

Assistantes pédagogiques

/ administratives / secrétaires pédagogiques

Dossier apprentis

Assistantes pédagogiques / administratives

/ secrétaires pédagogiques


Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires

2 ans

Tri sélectif et/ou


-Courrier de convocation

Assistante et/ou


--Assistante et/ou




2 ans

Tri sélectif et/ou


-Courrier de

refus

Assistante et/ou


--Assistante et/ou




2 ans

Tri sélectif et/ou


- Liste admis



--

Assistantes pédagogiques / administratives

/ secrétaires pédagogiques



2 ans

Tri sélectif et/ou





Référence TitreFonction

responsable du classement


protectionLieu de


conservationMode

d’élimination

-Liste

admissibles

Assistantes pédagogiques /

administratives / secrétaires

pédagogiques

--





2 ansTri sélectif et/ou


-

Courrier d’information

aux entreprises (absences)


pédagogique

Dossier apprentis


ou pédagogique





-Justificatifs d’absences


pédagogique

Dossier apprentis


ou pédagogique





- CopiesSecrétaire ou

Assistante pédagogique

Par Formation / Par Epreuve

Etudiant Armoire

Secrétariat pédagogique

Année NArchives de la composantes

pour les années précédentes

5 ans

Par Epreuve, envoi de 3 copies

(Bonne note – moyenne –

mauvaise) aux archives

nationales---

Les autres copies sont détruites

TR009 Feuille

d’émargement

Secrétaire ou Assistante

pédagogique--

Secrétaire pédagogique

ArmoireComposante Universitaire

2 ans Broyage

-Résiliation du

contrat d’apprentissage

Assistantes pédagogiques /

administratives / secrétaires

pédagogiques

--





5 ansBroyage

formatage



Documents

1/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Volet pédagogique Volet administratif Processus : Réalisation des prestations (DP013) Gestion statistique