1/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Volet pédagogique Volet administratif Processus : Développement des formations en apprentissage Sous

1/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations

Volet pédagogique

Volet administratif

Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations

Gestion statistiques

Veille administrative apprentis

Veille administrative entreprise

Veille pédagogique apprentis

Veille pédagogique entreprise

Inscription pédagogique

YMAG

Visites - Indemnités

Inscription aux modules

Apogée

Gestion des emplois du temps et des absences

Suivi du cadre de mission

IPA

Visites - Indemnités

Vie des contratsContractualisation

Et gestion des ruptures

Prospection des entreprises

Recrutement apprentisCandidats

Couple - apprentisEntreprises

Entreprises

Documentation

Documentation

GestionBudgets

Coordination

http://www.cfaiurc.fr/index.php3



ActivitéRésultats attendus

des activitésPilote Indicateurs de pilotage Objectifs

Fréquence de suivi

Vie des contrats

Contrat conforme aux exigences

réglementaires

Secrétaire

administrativeNombre de refus de contrats

pour des raisons administratives0 Mensuelle

Volet pédagogique

Mariage durable

apprenti / entrepriseSecrétaire pédagogique

Taux de candidats diplômés ayant suivi le cursus en

apprentissage au sein d’une entreprise unique (0 rupture)

> 97% Annuelle

Taux de satisfaction entreprise 80% Annuelle

Taux de satisfaction apprenti 80% Annuelle

Volet administratif

Gérer les absences des apprentis

Secrétaire administrative

Nombre de réclamations relatif aux absences

0 Mensuelle

Gérer les indemnités client

Nombre de réclamations relatif aux indemnités

0 Mensuelle

Gérer les statistiques régionales et académiques

Nombre de réclamations relatif aux statistiques

0 Annuelle

Réalisation des

formations

Former des étudiants dont les compétences

sont validées par le diplôme universitaire et

reconnues par les entreprises

Directeur CFAIURFC

Taux de réussite au diplôme au moins égal en taux en formation

initiale classiqueSupérieur ou égal Annuelle

Taux de placement (6mois

après la formation)- de 10% en recherche

d’emploiAnnuelle

Taux de remplissage des formations

> 5 les 2 Premières années

Annuelle

75% (de la base maximale C. Régional)

Annuelle



Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique

Activité : Prospection des entreprises

Recherche d’établissements

candidats

Communication sur l’apprentissage et les

formations

Identification du maître d’apprentissage (*) et de la mission de l’apprenti

Guide entreprise

Guide du contratEcoute

Profil du maître d’apprentissage

Mission

Entreprises

Entreprises

Note (*) : le maitre(s) d’apprentissage(s) dispose(nt) d’un diplôme au moins équivalent à celui préparé par l’apprenti et/ou d’une expérience suffisante

ProspectionEntreprises

ContractualisationRupture

Documentation

Mailing + Courriers d’accompagnements + Phoning

Réunion d’information entreprise

Guide entreprise

Guide du contrat

FE062 Dossier de réunion

FE040 Dossier de communication



Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats

Activité : Recrutement des entreprises

TACHES RESPONSABILITE

1

Recherche d’établissements (publics ou privés) candidats à l’accueil d’un apprentis : - Suite à la demande d’un responsable pédagogique – Analyse de la demande – Choix du ou des modes de communication (annonce / parution – mailing (e-mailing) / phoning – invitation – réunion d’information – Pages internet dédiées entreprise). Mise en œuvre de ce mode de communication.

Responsable Communication

Entreprise

1bis

En relation avec le responsable pédagogique, organisation des réunions avec les entreprises intéressées.Présentation du CFA, présentation de la formation concernée (partie pédagogique / partie pratique), échange, remise de l’ensemble des documents (guide apprenti, guide entreprise, contrat d’apprentissage, offre de formation…).

Responsable Communication

Entreprise

2Identification de la mission du futur apprenti au sein de l’entreprise, validation de cette mission au regard de la formation choisie, au regard de la formation et de l’expérience du maître d’apprentissage.

Responsable Pédagogique

PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITERES

D’ACCEPTATIONFONCTION

ACTION SI NON CONFORME

1 Dossier de communication FE040 Dossier de communication Complètement rempliResponsable

communication entreprise

Correction et re-contrôle

1bisLes éléments nécessaires à la

bonne réalisation de la réunion

FE 62 – Dossier de réunionConforme aux éléments

planifiés

Responsable communication

entrepriseCorrection et re-contrôle

2 MissionFE030 Livret d’apprentissage et de

liaison (Fiche mission)

Adéquation avec le référentiel et les compétences à

développer

Responsable pédagogique

Retour vers l’entreprise et renégociation de la

mission

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE

EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES

Journaux internes de syndicats professionnels (UDEL – MEDEF…)




Activité : Recrutement des apprentis

Réception des dossiers de candidature

Réunion d’information(Organisation et conduite)

Sélection pédagogique (admis – liste d’attente – refus)

PréinscriptionSites Régionaux

universitaires(Internet ou papier)

Dossier de candidature complet (dossier + pièces

jointes)Courrier de convocation

Vérification de la conformité du dossier

Courrier de refus

Courrier de refus

Entrée en formation

Candidats

Candidats convoquésCandidats

Recrutement apprentis



jointes)

FE043 Fiche suivi candidat

FE044 Fiche profil apprentis

FE021 Gestion des recrutements

Documentation

- Fiche diplômes

- Offre de formation,

FE062 Dossier de réunion

Listes Admis, Admissibles

Présentation TRE




Activité : Recrutement des apprentisTACHES RESPONSABILITE

12

Vérification administrative, contrôle des pièces jointes : - Diplôme requis ou relevés de notes de l’année précédente si attente de décision, - Copie des diplômes, - Curriculum vitae, lettre de motivation, âge, et nationalitéSaisie de données sur tableau Excel (au moins diplôme souhaité, type de bac obtenu, moyenne au diplôme, département de résidence,…)

Secrétaire pédagogique

3Réunions d’information : Information sur la formation et sur l’apprentissage, conduite des entretiens

Sélection pédagogique : la sélection pédagogique est du ressort du responsable pédagogique


Personnel enseignant

4

Entrée en formation : Un apprenti qui a un profil cohérent avec la réglementation et qui dispose d’une entreprise est automatiquement inscrit (liste principale) ; les candidats sur liste principale sans entreprise peuvent assister au cours, ils disposent de 3 mois pour trouver une entreprise; les candidats sur liste secondaire peuvent intégrer les cours dès qu’ils trouvent une entreprise, tant que le quota de la formation n’a pas été atteint et/ou qu’un courrier de refus n’a pas été envoyé.



D’ACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME

1Dossier de candidature et

pièces jointes

- Tableau Excel (liste Admis, admissibles,

refusés)

AgeDiplômes requis

Nationalité


Courrier de refus ou de demande d’information complémentaires

3

Capacité à pouvoir suivre l’enseignement tout en conduisant une carrière

professionnelle

FE044 Fiche profil apprentisProfil cohérent avec la

formation, l’apprentissage et le métier recherché


Personnel enseignant

Liste refusé / Liste complémentaire

4Le candidat dispose de son

entrepriseContrat Contrat signé

Secrétaire et responsable pédagogique

Suivi au moins hebdomadaire de la recherche de l’apprenti

Mise à jour de la « fiche de suivi »



Vidéo projecteur, Présentation TRE Code du travail - Site Service publique

FE043 Fiche suivi candidat




Activité: Contractualisations et ruptures

Contractualisation et envoi du contrat (*)

Diplômes requis

Candidats

Entreprises

Contrat d’apprentissage

Contrat ex1 Entreprise

Contrat ex2 Apprenti

Contrat ex3 Organisme de tutelle (CCI – DDTEFP)

Copie dossier dossier administratif apprenti

Note (*) : le contrat est demandé par l’entreprise auprès de l’organisme consulaire, lorsque l’organisme d’accueil est une administration, la demande se fait auprès de la DDTEFP. Lors de la contractualisation, le contrat est envoyé à l’organisme consulaire pour enregistrement (idem lors de la rupture).

Gestion des rupturesFE033

Résiliation du contrat

d’apprentissageRésiliation du contrat d’apprentissage


PédagogieApprentis

RecrutementEntreprises

FE030 Fiche Mission (Livret

d’apprentissage et de liaison)


jointes)

Réunion de coordination avec les

maîtres d’apprentissage

FE030 Livret d’apprentissage et de

liaison

RH




Activité : Contractualisation et ruptureTACHES

RESPONSABILITE

1

Contrat de droit privé A) : l’entreprise fait la demande de contrat auprès de la chambre consulaire dont elle dépend. L’entreprise le complète et le renvoie au CFAIURC. Si le dossier est complet le CFA l’envoi directement à la chambre consulaire, sinon, sinon elle le renvoi à l’entreprise afin qu’elle complète le dossier. Dans ce dernier cas, l’entreprise renvoi le dossier complet à la CCIB) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC apportant la marque de la conformité des données CFALe CFA IURC retourne le contrat à la chambre consulaire ou à l’entreprise si le dossier n’est pas complet.C) La chambre consulaire enregistre le contrat et renvoie 1 ex à la Direction du travail, 1 ex à l’entreprise, 1 ex à l’apprenti et 1 copie au CFA.

Secrétaire administrativeOu Assistante Pédagogique

1 Bis

Contrat de droit public :A) : l’organisme public fait la demande de contrat auprès de son administration du tutelle, le complète et le renvoie à son administration de tutelle qui le vérifie (contenu et pièces jointes et critères d’agrément du maitre d’apprentissage) et le renvoie au CFA IURC.B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC apportant la marque de la conformité des données CFALe CFA IURC retourne le contrat à l’administration de tutelle.C) L’administration de tutelle enregistre le contrat et renvoie les 6 exemplaires : - 1 au CFA - IURC

Secrétaire administrativeOu Assistante pédagogique

2

Rupture : Le document « résiliation de contrat » (6 exemplaires) est envoyé à l’entreprise, il est signé d’un commun accord entre l’entreprise et l’apprenti, et renvoyé à la chambre consulaire ou à l’administration de tutelle. La rupture est enregistrée dans YMAGCe document est nécessaire pour permettre la signature d’un nouveau contrat par l’apprenti, lui permettant de continuer sa formation.Lorsque la rupture ne se fait pas d’un commun accord, la décision dépend du tribunal des prud’hommes. Si un nouveau contrat ne peut pas être signé dans les meilleurs délais, l’apprenti doit cesser sa participation aux cours dans le groupe d’apprentis (un basculement en cycle initial classique peut être étudié avec le responsable de formation).

Secrétaire administrativeOu Assistante pédagogique

3

Réunion de coordination ou réunion des maîtres d’apprentissage: Elle est de la responsabilité de la composante. Cependant, elle peut s’effectuer en partenariat avec le CFAIURC (accompagnement par une Responsable Communication). Cette réunion à lieu tous les ans au début de la formation universitaire. En revanche, une réunion de formation des maîtres d’apprentissage est toujours en cours de développement







1Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents avec

les données du diplômeContrat d’apprentissage

Conforme aux exigences du diplôme

La date de fin de contrat est postérieure à la date

de soutenance du mémoire


Retour vers l’entreprise, et la

chambre consulaire pour décision d’action

1 bisLes éléments renseignés par le CFA sont cohérents avec

les données du diplômeContrat d’apprentissage

Conforme aux exigences du diplôme

La date de fin de contrat est postérieure à la date

de soutenance du mémoire


Retour vers l’organisme et l’administration de tutelle pour

décision d’action

2Renseignement des

exigences YMAGYMAG

100% des champs sont complétés


Correction

3Réunion de coordination

annuelle effectuéeCompte-rendu de réunion

Une réunion par composante/formation

Universitaire


Planification d’une réunion au

plus vite



Accès YMAG Droit du Travail : L 117 et suivants Contrat d’apprentissage


Activité : Contractualisation et rupture



Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif

Activité : Gestion statistique et de données

ParamétrageYMAG

AdminStatistiques

Saisie des apprentis et des informations liées au contrat

YMAG paramétré et fonctionnel (mise à jour logiciel)

Enquête 51

Liste apprentisD.E.V.E. – S.E.V.E.

Direction (service) des études et de la vie étudiante

FE005 Dossier d’opportunité

Courrier ministère - rectorat

YMAG

Codification

Suivi professionnel apprentis (6 mois après fin

d’étude)

Collecte analyse

Questionnaire rectorat Liasse statistique vierge

Liasse statistiqueremplie

Sphinx

Questionnaires IPA remplis

FE034 Fiche de renseignement

apprentis

Contractualisation

Opportunité

Mailing CCI

Paramétrage YMAG : Selon le menu du logiciel : Année – Intitulés Formations / année – dates des examens – codes résultats aux examens - Code diplôme – code formation –

calendrier d’alternance – codes régions - codes communes – codes absences – Montants forfaits Km…

Effectifs mensuels du 15/10 au 15/01

Contrat d’apprentissage

Mailing et lettre de rappel

Liste des étudiants de dernière année

PédagogieInscription

1

2

3




Activité : Gestion statistiqueTACHES RESPONSABILITE

1Paramétrage d’YMAG : Identifier tous les éléments relatifs aux formations (codes), plannings, résultats de l’année N-1, les groupes, …


2

Etape 1 : a)Saisie des résultats (admis / refusé) des étudiants au diplôme de l’année N-1b)Au vu des décisions du jury de l’année N-1 : basculement des étudiants années N-1 en année NEtape 2 : Saisie des nouveaux inscrits : Saisie des informations liées au contrat CFA – Entreprise – Données personnelles de l’étudiant ; la saisie des étudiants n’est effectuée que lorsque le contrat est signé. Pour les étudiants qui ne sont pas en 1ere année, les paramétrages sont automatiquement rappelés, vérifier et corriger les informations si nécessaire.Edition de requêtes a)« effectifs » au 15 du mois (octobre / novembre / décembre et janvier). Le résultat de la requête est envoyé par Email à la région.b)Enquête 51 – statistiques relatives à 100% des données, réalisée au 15 janvier, le fichier résultant est envoyé à la région Versements SEVE (Tours) – DEVE (Orléans) :Une validation du nombre d’apprentis inscrits dans les bases CIELL et APOGEE par rapport à YMAG permet le payement des droits d’inscription. Ces droits sont versés directement à l’agence comptable de chaque université qui les reverse au sein de chaque composante.


3

Statistiques IPA : Le rectorat envoi au CFA IURC : - Un questionnaire par étudiant, accompagné d’une d’une lettre type(double exemplaire : original et relance). - Un livret « procédure » destiné au CFA

a) Codifier chaque questionnaire (formation, cursus, code diplôme) et attribuer un N° de questionnaire. Envoi des questionnaires aux étudiants fin de cycle N-1.

b) Suivi professionnel: Après la date d’échéance, envoi des questionnaires de relances pour les étudiants n’ayant pas répondus, pour les retours NPAI : adresse erronée.Saisie des retours et envoi des rappels, remplissage des « liasses » demandées chaque année par le rectorat

c) Collecte et analyse: Saisie des résultats dans Sphinx et édition des données pour le CFA –IURC, ces chiffres sont présentés en mai à l’ensemble des responsables pédagogique et aux membres du bureau de l’association.




PARAMETRES A CONTROLER

ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON

CONFORME

1 Paramétrage YMAG Sans objetDonnées d’impression écran conformes aux

paramètres à saisirSecrétaire

administratif

Correction immédiate

Pas de correction possible : informer

l’administrateur de la base (assistance)

2 Saisie des donnéesValidation des

données

Données conformes au cursus, contrat d’apprentissage et fiche de renseignement

apprentiSecrétaire administratif

Correction immédiate

Données conformes au PV de réussite

2 bisEdition des requêtes

YMAGEffectifs - 51

YMAG Fichiers « accusé d’envoi YMAG »Secrétaire

administratifRéémission

4 Nombre de retours SphinxRéponse dans les délais aux courriers

initiauxSecrétaire

administrativeÉmission de la lettre de

rappel



Accès YMAG, accès SPHINXLoi n°51-711 relative à l’obligation de réalisation et de réponse à l’enquête sur l’insertion dans la vie active.

Courriers d’accompagnement


Activité : Gestion statistique




Activité : veille administrative « apprentis »

Saisie YMAG des absences

Fichier récapitulatif absences (Excel)

Information aux entreprises

Validation des présences pour le versement des ICF (indemnités compensatrices forfaitaires)

Présences validées

Courrier d’informations

Document régional

Calcul desindemnités KM

Statistiques

Requête YMAG

PR 013-1Procédure forfait de transport apprentis

Versement des indemnités Km

Indemnités versées

ApprentisRIB apprentis

(Dossier de candidature)

Entreprises

Adminapprentis

PédagogieApprentis

YMAG

YMAG






1Saisie des informations relatives aux absences transmises par les secrétariats pédagogique : (Filière, année, Nom, créneau horaire de l’absence, motif, pièce jointe justificative)


2Information aux entreprises : mailing aux entreprises en fin de session et/ou au moins une fois par mois pour les sessions inférieures à 1 mois. Un double du courrier est conservé dans le dossier Etudiant.


3

Validation des présences et versement des ICF aux entreprises : Connexion sur les sites régionaux des entreprises (1 site par région dédié) ou renseignement de la liasse papier pour les régions ne fonctionnant pas en télétravail. Validation des présences et éventuellement de l’accord du Directeur du CFA si les absences dépassent le nombre d’heure autorisé. Note : Les ICF sont versées aux entreprise par les régions selon les éléments attestés. Le respect des exigences des régions conditionne la rapidité du versement aux entreprises (CF Dossier « Fonctionnement Région »)


4Calcul des indemnités Km versées aux apprentis : Elles sont générées par YMAG au regard des informations saisies précédemment, et extraites sous Excel (requête)


5Les RIB des apprentis sont saisis informatiquement dans le logiciel de virement. (Cresus) Versement des indemnités Km aux apprentis : Elles sont versées normalement semestriellement (4/10 – 6/10) en janvier et juillet

Comptable





PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMEN

TCRITERES D’ACCEPTATION FONCTION


1 Données complètes et justifiées Saisie YMAG

Absences justifiées : certificats médicaux, arrêt de travail,

certificats de décès, convocation administrative officielle


Demande d’information complémentaire à la

secrétaire pédagogique

2 Requête « absence » Double du courrier dossier Etudiant

Volume horaire indiqué sur le courrier conforme au nombre

d’absences justifiées et injustifiées


Correction de la base Ymag et réédition du

courrier

3Droit automatique aux ICF pour les

entreprises d’accueilSite régional ou

liasse papier

Nombre d’heures de présence par rapport au nombre minimal de

présence autorisé


Décision prise par le Directeur du CFA

4Vérification des montants en

fonction des périodes d’absencesSans objet

Les défalcations des indemnités sont bien liées à des périodes

d’absences.


Correction du montant



Dossier « Fonctionnement région »



Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat

administratifActivité : veille administrative « entreprise »

Vérification comptable de l’engagement du

CFA (nombre de visite)Fiches bilan d’évaluation

Bilan des visites réalisées

Engagement de visite réalisé

Apprentis - Entreprises

Fiches navettes

FE030 Livret d’apprentissage et de liaison

Subvention du Conseil régional au CFA

Subvention versée

Budget

Régions

Informations


Opportunité

AdminEntreprise

PR 012-2 Procédure comptable

Projets de CFA-Visites en entreprises

Note : Les comptables des composantes ont ouvert une ligne budgétaire par formation

FE014 Attestation de visite en entreprise




Activité : veille administrative « entreprise »


12

Une copie de la page « Fiche d’évaluation » du livret d’apprentissage est demandée aux secrétariats pédagogiques. Une synthèse est effectuée et transmise au conseil régional.

Responsable Administrative et

Financière

3Le Conseil Régional effectue le virement après vérification des montants, cette subvention vient couvrir en partie le temps et les kilomètres réalisés par les tuteurs universitaires

Conseil Régional




12

Engagement de visite CFA – IURC vis-à-vis des

entreprises et Conseil Régional Fichier de synthèse

Au moins une visite annuelle et par apprenti

Responsable Administrative et

Financière

Courrier au responsable pédagogique, copie tuteur universitaire






Activité : Inscription pédagogique

Saisie de la structure d’enseignement


(maquette pédagogique)

FE006 Règlement du

diplôme (dossier ministère)

Procédure interne de paramétrage Apogée

Saisie des modalités de collecte et règles de calcul

Vérification des AlgorithmesProcédure de collecte

Apogée paramétré pour la formation

Inscription pédagogique

Note : l’inscription administrative est du ressort du service de la scolarité de la composante

ApprentisInscription

administrative(Apogée)

Apogée paramétré

pour la formation

PédagogieInscription

Support d’aide Apogée

Ouverturerenouvellement

Apprentis

DIEGO

APOGEE

APOGEE

APOGEE




Activité : Inscription pédagogiqueTACHES RESPONSABILITE

1Saisie de la structure d’enseignement dans le logiciel APOGEE : ensemble des éléments pédagogiques constituant le diplôme. (Version d’étape (diplôme), unité d’enseignement (cycle initial, apprentissage), éléments constitutifs (matières), semestres (répartitions par semestre)


2

Saisie des modalités de collecte : à chaque élément pédagogique et en fonction de celui-ci : indication des éléments attendus (note, barème, coefficient, mention, points de jury, crédits, règles de calcul), Saisie des règles de calcul (UE, semestres et années) : modalités de calcul des moyennes et des règles de résultats (critères d’admission)


3

Inscription pédagogique : Rappeler les étudiants inscrits administrativement et faire le lien avec la version d’étape/unité d’enseignement. La saisie de notes pour un étudiant n’est possible qu’après son inscription pédagogique. Vérifier et modifier si nécessaire le maquettage des éditions (Relevés de notes, PV de délibération)





12

Conformité de la structure d’enseignement

Impression de la structure (Diego)

Conforme au dossier d’habilitation et/ou au règlement du diplôme

Double visa



Correction des saisiesConformité des modalités de

collecte

Impression de l’édition des modalités de collecte

(Diego)

Règles de calculTest de moyenne

(Test Apogée)

3 Maquettage Sans objet

Conformité des résultats chiffrés (notes, moyennes,

résultats finaux)


Correction des modalités de collecte et/ou de saisie

Lisibilité Secrétaire

pédagogiqueCorrection de la mise en

page et réimpression



Accès DIEGO



Adminapprentis


Activité : veille pédagogique « apprentis »

Gestion desabsences

FE031 Feuille d’émargement

Fichier récapitulatif absences justifiées / injustifiées

Coordination de visites ou déplacements étudiants

Progression pédagogique

Réservations / billets…

Gestion des emplois du temps

Gestion des plannings

Organisation des contrôles

Planning annuelFE020 Planning

d’alternance

Pour 1 module : 1 enseignant + 1 salle +1

place/apprenti+ Equipements requis

Pour 1 devoir: 1 surveillant+ 1 salle +1

place/apprenti + Equipements requis



PédagogieApprentis

Justificatifs

PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis

Saisie des notes des apprentis

Copies corrigées

Attestation de réussite au

diplôme (scolarité)

FE042 PV de réussite au diplôme préparé

Relevé de note

Apogée

PédagogieEntreprise

FE032 Convention de mise à disposition des salles




Activité : veille pédagogique « apprentis »TACHES RESPONSABILITE

1Gestion des planning pour l’année (planning d’alternance pour l’année considérée) : L’élaboration des plannings est structurée par le responsable pédagogique, elle est mise en forme par la secrétaire pédagogique. Support : Excel



2

Le responsable pédagogique établit les emplois du temps pour l’année : a) Respect des volumes horaires par matière et par semestre – maquette pédagogiqueb) Disponibilité des enseignants et des intervenants – Interrogation de chaque enseignantc) Disponibilité des salles et matériels – planning des salles attribuées au CFA-IURC et si nécessaire, consultation des

secrétaires pédagogiques des autres départementNote 1 : Lorsque des formations sont communes apprentissage et cycle initial, les emplois du temps sont établis par le

responsable des emplois du temps du départementNote 2 : les modifications des emplois du temps sont gérée par les secrétaires pédagogique en respectant les exigences ci-

dessus



3

Organisation des contrôles (en fonction des particularités de la formation – contrôle continu, trimestriels, semestriels…):- Les dates balisées sont fixées dans le planning annuel (journées bloquées). Les intervenants qui n’ont pas réalisés de contrôle sur leurs temps d’enseignement demandent de leur réserver une plage horaire (durée – conditions de contrôle…).- Recrutement d’un surveillant pour la date concernée- Reproduction des sujets- Préparation de la salle, des copies, des brouillons, de la feuille d’émargement (absences)- Collecte des copies et mise à disposition aux professeurs pour corrections (envoi recommandé ou remise en main-propre)


4Saisie des notes : à réception des copies corrigées, saisie des notes dans Apogée. Classement des copies par formation et par année.


5

Gestion des absences : -Un livret hebdomadaire (cahier d’émargement) est établi. Il est confié à un apprenti « délégué » (voir écoute client) . Il est émargé à chaque cours par les étudiants et l’intervenant.- En fin de semaine, comptabilisation des absences justifiées et injustifiées sur tableau Excel (Procédure d’absence), et envoie du récapitulatif à la secrétaire administrative et au responsable pédagogique


6

Coordination des visites ou déplacements : a la demande du responsable pédagogique, - assurer l’organisation logistique (autocar – train, heures de départs / arrivées / transferts …) - assurer la modification des emplois du temps (respect des volumes planifiés)- Accompagner le groupe lorsque des rencontres clients sont rendues possibles par le déplacement (« intra-formation » : meilleur connaissance des objectifs et de la formation considérée, ou « extra-formation » : contact avec de nouveaux clients potentiels (salons…) (CF processus salon)




PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON

CONFORME

1Le planning est-il cohérent

avec la filière professionnelle

Edition approuvée Dossier d’habilitationResponsable pédagogique

Correction du planning

2L’emploi du temps est-il

cohérent avec la maquette pédagogique ?

Edition approuvée

Maquette pédagogique1 enseignant/surveillant

+ 1 salle +1 place/apprenti+ Équipements requis


Correction de l’emploi du temps

26

Cohérence des emplois du temps modifiés

Emploi du temps modifié

Conformité volume à volume par rapport à l’édition initiale / Sans impact sur la planification des

contrôles


Reprise de l’emploi du temps

3Présence des étudiant et

rendu de copiesFE031 Cahier d’émargement 1 étudiant – 1 visa – 1 copie Surveillant

Planification des rattrapages pour les

absents excusésNon excusé : 0 - zéro

4Les notes saisies dans Apogée sont conformes

Impression des notes (tableau de délibération)

Pointage par rapport aux notes fournies par les enseignants


Correction et réédition du tableau de délibération

5 Justification des absences Fichier ExcelConforme à la procédure de

gestion des absencesSecrétaire

pédagogiqueAbsence injustifiée

6Gestion des absences en

déplacementFE031 Cahier d’émargement Présent


Absence injustifiée



APOGEE, EXCEL,La gestion des exigences relative au respect des ERP est de la responsabilité de la composante universitaire d’accueil.

Planning, cahier d’émargement, emploi du temps


Activité : veille pédagogique « apprentis »




Activité : veille pédagogique « entreprise »

Bilan des activités en entreprise

Fiches bilan d’évaluation

Vérification de l’adéquation de la

mission et des tâches réalisées au référentiel

Engagement de visite réalisé


Fiches navettes

FE030 Livret d’apprentissage et de

liaison

Enseignants : tuteur CFA

-Mission en phase avec le référentiel

- Mission en phase avec les attentes de l’entreprise

- Compréhension mutuelle Apprentis / Entreprise


Opportunité

PédagogieEntreprise

Compte rendu de mission et de réalisation

de tâches Enseignants : tuteur CFA

Mission

Mission


PédagogieApprentis

FE030 Livret d’apprentissage et de liaison




Activité : veille pédagogique « entreprise »


1Le nombre de visite est défini par le Responsable pédagogique lors de la création du livret de liaison et d’apprentissage.Une fiche bilan est insérée par visite planifiée. L’enseignant Tuteur CFA renseigne, lors de la visite, la fiche bilan.

Tuteur CFA

2Le nombre de session en entreprise détermine le nombre de fiches navettes. Dans le cas de sessions extrêmement rapprochée, une fiche navette mensuelle est établie. Elle est renseignée par le maitre d’apprentissage et l’apprenti, puis validée par le Tuteur CFA et/ou le responsable pédagogique.

Tuteur CFAet/ou


3 Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel. Tuteur CFA

et/ouResponsable pédagogique


D’ACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME

12

Nombre de visiteFiche Bilan

(Livret de liaison et d’apprentissage)

Cohérent avec le cadre du diplôme


Déclenchement des visites nécessaires

123

Cohérence Missions réalisées en entreprise /

Cadre du diplôme

Fiches navettes +

Fiche Bilan

(Livret de liaison et d’apprentissage)

Cohérent avec le cadre du diplôme

Tuteur CFAContact pris avec l’apprentis et

l’entreprise pour vérifier les éléments


Si non efficace : visite provoquée du Tuteur CFA en entreprise

DirecteurCFA-IURC

Si non efficace, le dossier est transmis à la DDTEFP et SAIA

(service académique de l’inspection de l’apprentissage).






Matrice de gestion des enregistrements

Référence TitreFonction

responsable du classement

Dossier AccessibilitéMode de

protectionLieu de

conservationDurée de

conservationMode d’élimination

FE020Planning d’alternance


--Secrétaire

pédagogiqueArmoire et/ou informatique

Bureau CFAIURC ORLEANs

2 ansBroyage formatage

FE021Gestion des recrutements


--Secrétaire


Bureau CFAIURC

Tours1 an Broyage et/ou Formatage

FE030Livret

d’apprentissage et de liaison


--Secrétaire


Bureau CFAIURC ORLEANS ou

TOURS

Sans objet: propriété de

l’apprenti

Sans objet

FE031Cahier

d’émargementSecrétaire

administrative--


et pédagogique

Armoire et/ou informatique


TOURS2 ans Broyage

FE034Fiche de

renseignement apprenti


--Secrétaire

administrativeArmoire et/ou informatique


TOURS

Sans limitation de

durée

Sans objet

FE063Relevé

d’absencesSecrétaire

administrative--




TOURS

Sans limitation de

durée

Sans objet

Le Dossier ministère d’habilitation ainsi que le Dossier ministère de renouvellement sont maîtrisés dans le processus DP011 Gestion des projets d’ouvertures.








protectionLieu de

conservationDurée de

conservationMode

d’élimination

FE043Fiche suivi candidat


--Secrétaire


Bureau CFA IURC Tours ou Orléans

Non conservé après la première

alternance en entreprise

Formatage

FE044Fiche profil apprentis


Dossier apprentis

Secrétaire administrative et

pédagogique



5 ans Broyage

FE062Dossier de

réunion

Responsable communication (entreprise et/ou

apprentis)

--Responsable

communicationArmoire


2 ans Broyage

-Guide de l’entreprise

Responsable de communication

-Responsable de communication

InformatiqueBureau CFA IURC Tours ou Orléans

Sans objet après le terme de la formation en

cours

Formatage

-Guide

du contratResponsable de communication

-Responsable de communication

InformatiqueBureau CFA IURC Tours ou Orléans

Sans objet après le terme de la formation en

cours

Formatage

-Contrat

d’apprentissageSecrétaire

pédagogiqueDossier

apprentis


pédagogique



5 ans Broyage

-CV et diplômes de l’apprentis


Dossier apprentis


pédagogique



5 ans Broyage








protectionLieu de conservation

Durée de conservation

Mode d’élimination

-Courrier de convocation


--Secrétaire



5 ans Broyage

-Courrier de

refusSecrétaire

pédagogique--




5 ans Broyage

-

Courrier d’information

aux entreprises (absences)


Dossier de l’apprentis


Dossier étudiant

Secrétariat de la composante universitaire

5 ans Broyage

-

Fichier de synthèse des évaluations en

entreprise

Responsable administratif et

financierInformatique

Responsable administratif et financier

Login

Mot de passeBureau comptable

Orléans2 ans Formatage

FE 030

Livret d’apprentiss

age et de liaison

Fiches navettes


Livret d’apprentissage et

de liaison


Conservé par l’apprenti

Sans Objet

Sans objet à la fin de la

formation: conservé par

l’apprenti

Sans objet

FE 030


age et de liaison

Fiche missionSecrétaire

pédagogique

Livret d’apprentissage et

de liaison


Conservé par l’apprenti

Copie informatique

Sans Objet

FE002 Fichier Apprenti

Sans objet à la fin de la

formation: conservé par

l’apprenti

Sans objet

FE 030


age et de liaison

Fiches bilan d’évaluation

Responsable administratif et

financierDossier Comptable

de la formation

Responsable administratif et financier Armoire

Bureau CFAIURC ORLEANS service

Comptable

Sans limitation de durée

Sans objet

XXX CopiesSecrétaire

pédagogiquePar Formation /

Par EpreuveEtudiant Armoire

Secrétariat CFA

Année N

Archives de la composantes pour les années précédentes

5 ans

Par Epreuve, envoi de 3 copies (Bonne note –

moyenne – mauvaise) aux archives nationales

---

Les autres copies sont détruites








protectionLieu de conservation

Durée de conservation

Mode d’élimination

FE009 Feuille

d’émargementSecrétaire

pédagogique--


ArmoireComposante Universitaire

2 ans Broyage

FE002Fichier de suivi des apprentis


--Secrétaire

pédagogiqueInformatique

Composante Universitaire

2 ans Formatage

Document extérieur

Convention de mise à

disposition des salles


--


et pédagogique

Armoire et/ou Informatique

Bureau CFAIURC Tours 2 ans Broyage et/ ou Formatage

Document extérieur

Résiliation du contrat


--


et pédagogique



5 ansBroyage formatage


Documents

1/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Volet pédagogique Volet administratif Processus : Développement des formations en apprentissage Sous