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Sifac
AMUE – SIFACFormation « Comptabilité Générale »
Vague 2010
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 222
Programme de formation
Introduction à SIFAC1. Navigation
2. La comptabilité Dépenses et Missions
3. La comptabilité Recette
4. La comptabilité Générale
5. La comptabilité des Immobilisations
6. La TVA
Conclusion Conseils aux formateurs
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
Aide documentaire : L’espace Sifac
De nombreux manuel utilisateur (MUT) et mode opératoire (MOP) sont à votre disposition pour compléter la formation. Ils détaillent soit un flux de gestion soit, une transaction avec des copies d’écran, pas à pas et des conseils d’utilisations.
Les MUT et les MOP sont accessibles via l’espace sifac
https://espace-sifac.amue.fr/ le nombre d’utilisateur n’est pas limité par établissement.
Pour demander votre login et votre mot de passe il suffit d’envoyer un mail à l’adresse mail suivante [email protected]
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Aide documentaire : L’espace Sifac
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Aide documentaire : L’espace Sifac
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Aide documentaire : L’espace Sifac
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
L’outil d’assistance DA/DM
Les correspondants de votre établissement (2 techniques et 2 fonctionnels) peuvent déposer une demande d’assistance auprès de l’amue via l’outil DA/DM (DA= demande d’assistance, DM= demande de maintenance)
Si vous rencontrez des difficultés à l’utilisation du produit à l’utilisation d’une transaction à trouver un MUT sur l’espace sifac
Pour une meilleure utilisation, une seule question par DA, en détaillant votre problème, ce que vous souhaitez obtenir et si besoin une copie d’écran
http://www.amue.fr/finances/logiciels/sifac/ Cet outil sert également de base de capitalisation, vous pouvez faire des recherches
sur les anciennes DA et consulter les réponses
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L’outil d’assistance DA/DM
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 999
SIFAC, c’est :
■ Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo
■ Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC
■ Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites
Introduction : Le projet SIFAC
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 101010
SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.
Seuls les modules en rouge sont utilisés pour
répondre aux besoins de gestion financière et
comptable des établissements
d’enseignement supérieur.
FMFMComptabilité budgétaire
SAP ECCProgiciel de
Gestion Intégrée
SDSD COCOContrôle de
gestion
FIFIComptabilité
générale
TVTVGestion des
frais de mission
AMAMGestion des
immobilisations
MMMMGestion des
achats
Administration des ventes
PPPPGestion de la
production
LELEGestion des flux
logistiques
PMPMGestion des
usines
HRHRGestion des ressources humaines
PSPSGestion de
projet
Introduction : Une solution basée sur SAP
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Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique
Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches
Introduction : Notion de Mandant
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 121212
Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne.
Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données : Les données structurantes de paramétrage Les données de base (référentiels) Les données de transaction (pièces)
Introduction : Structures données
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 131313
SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement.
Ces données possèdent les caractéristiques suivantes : elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité
budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …) elles ne peuvent être définies que par paramétrage elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et
influencent notablement les traitements et processus de gestion certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI)
Exemples de données structurantes de paramétrage Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise Budget : périmètre financier Dépense: organisation d’achat, division
Introduction: Données structurantes de paramétrage
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 141414
Ce sont les informations de base indispensables à la gestion Il s’agit des référentiels de la base de données :
ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant
l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients … certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting
d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …)
Exemples de données de référence Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations
LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) … Dépense: fournisseur, … Mission : agent missionnaire … Recette : Articles génériques, client … Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable
Introduction : Données de base ( Référentiel)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 151515
Introduction : Données de « Transactions »
Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence Elles sont issues des actions que vous allez effectuer via les transactions, ceux sont
les données que vous allez créer et générer
Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur
Exemples de données de transaction Budget : pièce budgétaire Dépense : marché, commande d’achats Mission : ordre de mission Recette : convention, commande client, titre de recette Comptabilité générale : pièce comptable
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 161616
Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle.
La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie.
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACGénéralités :
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 171717
Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
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BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
CR feuilleCR feuille CR feuilleCR feuille
Nive
au 1
Nive
au 2
Nive
aux
3 et 4Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation actuelle :
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 181818
La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets :- le périmètre financier- les centres financiers
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BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
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Centre financier Centre financier
Centre financier Centre financier Centre financier Centre financier
Centre financierCentre financier
Centre financier Centre financier
Périmètre financier
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure budgétaire :
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La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet :- la société
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BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
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Nive
au
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Société FI Société FI
La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable :
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 202020
La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat).
Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes : Société établissement hors SACD Société SACD Société SAIC
L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reporting pour constituer la personne morale Etablissement
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable – Module FI :
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Une organisation d’achat : unique est définie pour l’établissement et ses SACD correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les
commandes représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat
Les divisions : autant de divisions que de « secteurs de TVA » par société FI Les dépenses constituent également un « secteur mixte » permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats.
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats – Module MM :
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L’administration des ventes impose :
Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC
Autant de divisions que de secteurs de TVA
Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes.
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes – Module SD :
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 232323
Un périmètre analytique unique est défini par établissement
Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par l’établissement sera modélisée : La méthode en section homogène La méthode par activités
Les données structurantes associées au périmètre analytique sont :
Le centre de coûts :Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des dépenses
Le centre de profit :Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique
Introduction : Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 242424
La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets :- le périmètre analytique- les centres de coûts (CC)- les centres de profit (CP)(les CC et CP étant rattachés aux sociétés FI)
Centre de coût
Centre de profit
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SACDSACD
BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
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Nive
au
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Centre de coût
Centre de profit
Périmètre analytique
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits.
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure analytique
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Le périmètre financier : Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier
unique par la personne morale. Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique :
M9.1 ou M9.3
Les centres financiers : Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est
potentiellement exécuté Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de
reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies.
SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.
Introduction : Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier – Module FM :
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Le processus global:
Objectifs de la formation:
Appréhender et maîtriser la comptabilité générale et les comptabilités auxiliaires Être capable d’expliquer les flux comptables modélisés dans SIFAC Pouvoir effectuer les différentes opérations comptables dans SIFAC
La clôture comptable fera l’objet d’un autre module courant 2010.
Introduction : Objectifs de la formation
Comptabilité générale et auxiliaire
Comptabilité générale
Comptabilité auxiliaire client
Comptabilité auxiliaire immobilisations
Clôture comptable
Comptabilité auxiliaire fournisseur
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Navigation
Explication de l’écran
Définition des icônes
Affichage des messages système en plein écran
Les favoris
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Exercice
Exercice : Connexion à SIFAC cf Cahier d’ exercices Chap 3
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Navigation : Explication de l’écran d’accueil
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 303030
Navigation : Explication de l’écran d’accueil
Barre d’outils standard de SIFAC Cliquer sur ce bouton pour masquer l’étiquette « code transaction »
Cliquer sur ce bouton pour afficher l’étiquette « code de transaction »
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 313131
Navigation : Définition des icônes de la barre d’outils standard
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 323232
Navigation : Paramétrer les messages en plein écran
Par défaut, SIFAC affiche tous les messages en bas de l’écran. La visibilité n’est pas optimum.
La procédure suivante permet d’avoir tous les messages SIFAC en plein écran, ce qui est plus confortable. Dans la barre d’outil standard, cliquer sur et sélectionner options en cliquant dessus
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Navigation : Paramétrer les messages en plein écran
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Exercice
Exercice : Paramétrage de son SIFAC cf Cahier d’ exercices Chap 4
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 353535
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
Le processus global des dépenses La gestion du référentiel fournisseur Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 3636
Le processus global des dépenses
Les dépenses, dans SIFAC, sont générées selon trois types de flux Dépenses liées à une commande d’achat sur ou hors marché et fonction d’un service fait
constaté indépendamment de la facturation ou Facture MM Liquidations directes initiées dans la composante Comptable avec gestion manuelle
des schémas comptables dont intégration Paye Liquidations sur frais de mission
Une Modélisation à choisir par l’établissement avant démarrage Les différentes modélisations possibles pour le processus des dépenses dans
SIFAC sont : Avec impact dans les 3 comptabilités lors de l’enregistrement comptable de la
facture (service fait non valorisé) Avec impact dans les 3 comptabilités lors du service fait et en correction lors de
l’enregistrement comptable de la facture si écart (service fait valorisé) Option en complément avec ou sans visa
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 3737
Le processus de la dépense
Service fait non valorisé :
Ordonnateur Comptable
Réservation des crédits budgétairesannuelle uniquement Consom° des crédits
Réservation de fondsFMX1
Commande d’achatME21N
Entrée marchandiseMIGO
Facture fournisseur comptabiliséeMIRO
Engagement financierAnnuel
Engagement juridique – Bon de commande
Service faitCréation de la facture /
rapprochement et prise en charge
Liquidation
Annuel Pluriannuel
Impact analytique
Impact comptable D 6xx / 2xx C 401
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 3838
Le processus de la dépense
Service fait valorisé
Réservation des crédits budgétairesannuelle uniquement
Consom° des crédits
Réservation de fondsFMX1
Commande d’achatME21N
Entrée marchandiseMIGO
Facture fournisseur comptabiliséeMIRO
Engagement financierAnnuel
Engagement juridique – Bon de commande
Service faitCréation de la facture /
rapprochement et prise en charge
Liquidation
Annuel Pluriannuel
Ordonnateur Comptable
Impact analytique
Impact comptable
D 6xx / 2xx C 408
Impact comptable D 408 C 401
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 393939
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
La gestion du référentiel fournisseur
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 404040
Référentiel Fournisseurs
Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un fournisseur dans SIFAC.
Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :
Numéro FournisseurAdresseDescriptionCommunicationContactsCoordonnées bancaires
Gestion de comptesMoyens de paiement
AchatPartenaires
MandantMandant
SociétéSociété
Organisation d’Achat
Organisation d’Achat
Données de Base
Données Comptables
Données d’Achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 414141
Données de base (vue mandant)
L’écran d’« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires :
Coordonnées bancaires:
-Pays
-Clé bancaire,
-Compte,
-Titulaire,
-Clé,
-Code IBAN
Coordonnées bancaires:
-Pays
-Clé bancaire,
-Compte,
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-Clé,
-Code IBAN
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 424242
La vue société permet de définir les données comptables du fournisseur pour la société donnée :
Les valeurs du code cession/opposition sont : 01 – Procédure collective 02 – Avis à tiers détenteur 03 – Saisie attribution 04 – Autre acte juridique
Données comptables (vue société)
Tenue de compte:
- Compte centralisateur,
- Code cession/opposition
Tenue de compte:
- Compte centralisateur,
- Code cession/opposition
Données de référence :
- Ancien N° de compte
Données de référence :
- Ancien N° de compte
Calcul des intérêts :
- Code intérêts
Calcul des intérêts :
- Code intérêts
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 434343
Données comptables (vue société)
La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur :
Opérations de paiement :
-Contrôle facture
-Destinataire du paiement s’il diverge du fournisseur lui-même
-Code de blocage paiement
Opérations de paiement :
-Contrôle facture
-Destinataire du paiement s’il diverge du fournisseur lui-même
-Code de blocage paiement
Correspondance :
- Chargé de compte chez le fournisseur
Correspondance :
- Chargé de compte chez le fournisseur
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 444444
Données d’achat (vue Achat)
La vue Achat permet de définir toutes les données d’achat du fournisseur :
Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et rapatriées automatiquement dans les documents dépense
Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont : 001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment) 045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents)
x correspond au mode de paiement : Virement, Chèque, G virement à échéance, T virement étranger.
Conditions :
-Devise : utilisée par le fournisseur
-Conditions de paiement
Conditions :
-Devise : utilisée par le fournisseur
-Conditions de paiement
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 454545
Données d’achat (vue Achat)
3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle
définie dans les données générales du fournisseur Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes
d’achat Auteur de la facture si l’auteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la
commande a été passée
Code partenaireCode partenaire Nom et Numéro du partenaireNom et Numéro du partenaire
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 464646
Données fournisseur - Initialisation d’un fournisseur
Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers
Groupe de compte Critère d’unicitéChamp SIFAC (obligatoire)
Z001 France Public et Personnes Morales
N° SIRET N° SIRET
Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant ou N° SIRETAu moins l’un des deux doit être rempli
Z003 Union Européenne Public et Sociétés
N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA
Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA
Pas de critère d’unicité
Z005 Agents Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.
Z006 Fournisseurs occasionnels Pas de critère d’unicité
Z007 Prestations Internes Pas de critère d’unicité
Z008 Partenaires Pas de critère d’unicité
Z009 Agents invités Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 474747
Exercice
Exercice : Création d’un fournisseurcf Cahier d’ exercices Chap 6.1
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 484848
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs
Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 494949
Les pièces de dépense
Rappel des types de pièces de dépense vus dans la section « données de base de la comptabilité » :
DE
PE
NS
ES
KG Réduc.Liquid.directe
KR Liquidation directe
KZ Paiement fournisseur
OP Décaiss. divers OP
RA avoir
RE Facture
OM ORV Mission agent
RM Rembt Mission Agent
RP Prestations internes Dép.
SA Réimput. Dépenses
WE Service fait valor.
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 50
La saisie des factures Fournisseur liées à un commande d’achat (sur et hors marché) s’effectue via la transaction dite de Contrôle Facture MIRO et ce au regard du service fait constaté
Quelle que soit la modélisation choisie (avec ou sans valorisation du service fait, avec ou non gestion du visa), le système contrôle que la quantité facturée est inférieure ou égale au service fait restant à facturer
La gestion de tolérance personnalisée par établissement permet de contrôler les écarts de prix éventuels entre prix commande et prix facture
L’utilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération : La saisie d’une facture s’effectue via la sélection du type d’opération Facture pour facturation initiale
relative au service fait, Chargement ultérieur pour les facturations complémentaires de prix Le type de pièce RE est déterminé par défaut la saisie d’un avoir s’effectue via la sélection du type d’opération Avoir pour les avoirs correspondant à
l’ annulation partielle ou totale d’une facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix
Le type de pièce RA doit être saisi dans l’onglet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut
La référence sur le poste Tiers de l’avoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa
Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 51
Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment).
Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.
Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 52
Recherche des services faits en attente de facturation
Chemin d’accès :
Logistique
Gestion des articles
Gestion des stocks
Environnement
Représentation écarts
MB5S – Liste écarts EM/EF
La liste des écarts EM/EF permet d’analyser les commandes non soldées pour un ou plusieurs fournisseurs donnés et donc de rechercher rapidement le N° de commande d’une facture reçue sans mention de la commande de référence.
1. Les critères de sélection (avec plage(s) de valeurs possibles) sont :- le N° de fournisseur- l’organisation d’achats (unique pour l’Etablissement)- le groupe d’acheteurs
Sans sélection de fournisseur, cet état permet d’analyser/justifier les comptes de charges à payer (40810000 et 40840000)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 53
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2. Les commandes en attente de facturation (service fait non soldé) sont affichées à l’écran
3. Sélectionnez une des commandes puis double-cliquez pour
4. Accéder à l’historique de la commande
Recherche des services faits en attente de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 54
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75. Sélectionnez le Document article correspondant au constat du service fait
6. Le document est affiché (date et N° du BL notamment) et
7. le flux de documents associé peut également être visualisé
Recherche des services faits en attente de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 55
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8. Pièce comptable
9. Pièces budgétaires
- Pièce de réservation de crédit générée lors de validation de la commande- Pièce de consommation de la réservation liée au constat du service fait
Recherche des services faits en attente de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 56
La prise en charge des factures en référence à une commande d’achat s’effectue via la transaction MIRO
Chemin d’accès :
Logistique
Gestion des articles
Contrôle des factures logistique
Saisie document
MIRO – Créer facture fournisseur
L’écran de la transaction MIRO est organisé en 7 zones principales :
1.Structure de commande : permet d'afficher l'historique de la commande d’achat en cours de traitement
2. Opération : Facture / Chargement ultérieur ou Avoir / Déchargement ultérieur
3. En-tête : divisée en plusieurs onglets
4. Imputation : permet de sélectionner la ou les commande(s), le ou les bon(s) de livraison correspondant à la facture
5. La zone Poste de facture : indique les services faits restant à facturer (quantités et montants HT)
6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires
7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de l’équilibre comptable
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Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 57
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1. Sélectionnez l’opérationa. facture classique relative à un service fait non encore soldé (type d’opération proposé par défaut)
b. chargement ultérieur : facture de régularisation de prix correspondant à un service fait déjà soldé (facturé)
c. avoir classique annulant partiellement ou totalement une facture précédemment saisie et libérant le service fait lié
d. déchargement ultérieur : avoir de régularisation de prix correspondant à un service fait déjà soldé (facturé)
2. La société de comptabilisation est proposée par défaut (valeur définie dans les Paramètres utilisateur), pour une autre sélection, choisissez l’option du menu Traiter / Changer de société
Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 58
a. L’opération Facture proposée par défaut est conservée
Saisissez :
b. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée automatiquement)
c. la référence chez le fournisseur de la facture
d. le montant TTC et le montant de TVA
e. la devise de la facture
f. le numéro de commande référencée sur la facture ou préalablement déterminée via la liste des écarts
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Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 59
4. Une recherche sur les commandes en cours
est directement accessible via l’écran de la
transaction MIRO
a. indiquez le fournisseur concerné
b. les commandes sont listées à l’écran
(contrairement à la liste des écarts EM/EF toutes
les commandes sont affichées yc celles soldées)
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Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 60
c. vous pouvez sélectionner une
commande de la liste et par simple
double-clic
d. l’afficher en détail (accès à la
transaction ME23N) avec son
historique
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Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 61
5. L’option d’activation de la
structure commande permet
d’afficher en paralèlle
l’historique de la commande et
de visualiser notamment la date
du service fait
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Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 62
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6. Dès sélection de la commande, le montant et quantité correspondant aux services faits non encore
facturés sont proposés pour base de facturation : dans le cas proposé de facture totale sans écart de prix
(facture dite simple), ceci correspond au montant HT de la facture et à la quantité à solder
7. Aucun code TVA n’est à saisir dans l’Onglet d’en-tête, c’est au niveau du poste de commande (a) qu’il
doit être modifié si nécessaire : le code TVA saisi sur le poste de la commande d’achat est proposé par
défaut (b)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 63
A
Particularités de saisie d’une facture en référence à une commande :- A- De type montant/quantité :
La quantité (b) proposée correspond à la quantité commandée (non facturée).
Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la quantité commandée (non facturée) * prix net (unitaire).
En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés.
Dans l’exemple, facturation de 8 PC au lieu de 10 PC :
La quantité (a) doit être modifiée à : 8 et le montant (b) à : 960,00 (8x120,00)
a b
Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 64
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B
Particularités de saisie d’une facture en référence à une commande :- B- En valeur :
La quantité (b) proposée correspond au montant de la prestation commandée (non facturée).
Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la montant de la prestation (non facturée) * 1 (prix net).
En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés.
Dans l’exemple, facturation de 75% de la prestation :
La quantité (a) doit être modifiée à : 1500 et le montant (b) à : 1500,00 (1500,00x1)
Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 65
Si le code TVA de la facture
diffère de celui saisi à la
commande, il peut être modifié :
la liste déroulante ne propose
que les codes TVA autorisés
pour le secteur de TVA du
(c) poste
7. Indiquez la date de début de calcul du délai global de paiement, associé aux conditions de paiement du tiers (rapatriées par défaut) – (a), il permet de calculer l’échéance de la facture (b)
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Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 66
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8. La zone Banque partenaire permet
de sélectionner les coordonnées bancaires
du tiers : par défaut, ce sont les
coordonnées bancaires principales (“ “) qui
sont définies comme devant être utilisées
pour le paiement
9. La zone Destinataire de paiement
permet de sélectionner un des tiers
divergents autorisés et donc de déterminer
un tiers différent du tiers facturant pour le
paiement
Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 67
10. Indiquez dans la zone Coûts indirects d’acquisition, le montant des frais non prévus à la commande
(frais de port, frais de gestion …) : le montant est contrôlé par rapport aux règles de tolérance définies par
l’Etablissement
11. Par défaut, le tiers facturant est celui défini lors de la commande d’achat, indiquez le tiers Auteur de la
facture si différent de celui déterminé à l’origine
Les zones suivantes sont automatiquement déterminées par le système et non modifiables :
a. Type de pièce : RE pour facture/chargement ultérieur, RA pour avoir/déchargement ultérieur
b. Compte centralisateur de dette : 40120000 ou 40140000
c. Unité Budgétaire
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 68
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12. L’option de simulation permet de
visualiser la pièce avant de la comptabiliser
13. L’enregistrement comptable n’est
possible que si le contrôle de solde est au
vert et aucun message bloquant n’est
généré
14. Enregistrez la pièce
15. Le N° du document enregistré est
indiqué en bas d’écran
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Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 69
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12. Vous pouvez afficher le
document créé
13. Via le flux de documents,
14. La pièce comptable générée
peut être visualisée
Facture sur commande d’achat
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 70
A partir de la pièce de comptabilité (module FI, transaction FB03), l’utilisateur peut revenir à la pièce d’origine qui l’a générée à partir du menu environnement
La facture fournisseur et l’intégration avec le module de dépense
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 717171
Exercice
Exercice : Création d’une facture fournisseurcf Cahier d’ exercices Chap 7
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 727272
CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR
Transaction FBL1N
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 737373
CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR
Suite Transaction FBL1N
Pour visualiser le détail de la pièce, faites un double clic sur la ligne
Synthèse de l’ensemble de l’écriture : Cliquez sur
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 747474
CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR
Transaction FBL1N : Synthèse de poste
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 757575
Exercice
Exercice : Consultation du compte fournisseur et remonter le flux jusqu’à la commande
cf Cahier d’ exercices Chap 8
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 767676
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
Visa du comptable ZSIFACFITR_VISA
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 7777
Le flux de visa (si choisi comme à activer par l’établissement) s’applique quelle que soit la modélisation (service fait valorisé ou non) et le type de dépenses (sur commande ou liquidation directe ou encore DPAO)
Ce flux est basé sur l’apposition automatique (via règle de substitution FI) du code blocage V Visa sur les postes Fournisseur saisis via les transactions : MIRO / MIR7/MIRO pour les dépenses sur commande d’achat FB60/FB65/FV60/FV65 pour les liquidations directes ZPRRW et ZPPRW_MIS pour les liquidations de frais de mission F-47 pour les postes pour mémoire liés aux demandes d’avance/acompte et autres DPAOs
Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment).
Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.
Dans le cas où un avoir fait référence à une facture sélectionnée pour visa, les deux postes sont automatiquement proposés
Option Visa
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 7878
1. Sélectionnez les factures en attente de visa (code blocage V) ; les critères suivants sont notamment disponibles :
a. Société b. Type de pièce (facture/avoir sur commande d’achat, liquidation directe ...) c. Code CGS (à indiquer pour la prise en compte des postes tiers sur CGS de type avance/acompte/DPAO –
CGS F) d. Date comptable (= date de saisie)
e. UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Sont également disponibles le code CHD, la sélection sur le tiers, l’utilisateur qui a saisi la facture ...2. Cliquez sur Exécuter
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
Levée du visa
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 7979
1. Les factures en attente de visa sélectionnées s’affichent à l’écran avec des éléments détaillés : a. montants, code TVA b. Code Tiers, Raison sociale, Code cession/opposition, Tiers divergent, Coordonnées bancaires c. Service fait d. adresse budgétaire...2. En double-cliquant sur la pièce comptable, elle peut être visualisée (a) et les options classiques relatives à
l’affichage complet du flux (document facture, commande) sont disponibles (b)
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)1
Levée du visa
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 8080
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
1
2. L’affichage de la structure commande permet de visualiser le service fait et sa date de constat
1. L’onglet Données de base présente
notamment :
a. les données relatives au tiers, les
coordonnées bancaires identifiées
pour le paiement
b. l’affichage des postes non soldés du
tiers est directement accessible
c. la zone Référence correspond au N°
de facture Fournisseur
d. type de contrôle CHD applicable
Levée du visa
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 8181
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
3. L’onglet Paiement présente notamment :
a. la date de base ou date de début de calcul des
délais de règlement , les conditions de paiement
et l’échéance
b. le code blocage paiement
c. le destinataire du paiement si différent du tiers
facturant
a
b
c
4. L’onglet Détail comprend :
a. le montant des coûts non prévus à la
commande (frais de gestion, de port …)
b. l’ Unité budgétaire
c. le tiers facturant si différent du tiers donneur
Levée du visa
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 8282
1. Sélectionnez la ou les factures à viser2. Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri3. Cliquez sur déblocage pour lever le code V
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
Un icône identifie la ou les factures visées et le code Blocage n’est plus affiché.La levée du visa ne sera effective qu’après enregistrement
Levée du visa
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 838383
Exercices
Exercice : Levée de visacf Cahier d’ exercices Chap 9
Cf Manuel Utilisateur :
SIFAC_MUT_DEP_GESTION_VISA
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 848484
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa
Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
Paiement de la facture au fournisseur
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 8585
.
Gestion des paramètresLes paramètres permettent d’identifier les
comptes et postes à sélectionner dans le cycle de paiement automatique ainsi que les modes de
paiement à utiliser
Lancement de la propositionRecherche des comptes et postes
identifiés dans la saisie de paramètres et analyse des données de paiement
Traitement et édition de la propositionEdition de la proposition et traitement avec
possibilité de modification des postes proposés
Lancement du cycle de paiementComptabilisation des pièces de paiement,
émargement des postes tiers, génération des données pour les programmes d’impression
des supports de paiement.
Support de paiement
1
2
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4
5
Paiement automatique – Processus
Le processus de paiement est organisé en 5 étapes
Télé - transmission du fichier à la banque
Chemin d’accès :
Gestion comptable
Comptabilité financière
Fournisseurs
Traitements périodiques
F110 – Paiements ou F110S – Planifier le programme de paiement périodiquement
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 8686
Code Transaction: F1101. Gestion des paramètres
Saisissez les paramètres suivants :Date comptable : date à laquelle doit être comptabilisé le règlement
Pièces saisies au : correspond à la date d’écriture comptable de prise en charge des factures et permet de déterminer la date limite de sélection des pièces
Sociétés : code(s) société sur lesquels les postes tiers sont comptabilisés. L’Etablissement étant modélisé dans SIFAC par plusieurs sociétés FI, si le cycle de paiement ne doit pas être effectué par composante (cas général), identification des sociétés concernées sous forme de liste (codes société séparés par avec « , » - ex Z100,Z101,…) par plage (avec parenthèses et « , » pour définition de l’intervalle –ex (Z100,Z102)
Modes pmt : Modes de paiement devant être utilisés dans le cycle de paiement. Seuls les modes de paiement V, G et T,I sont utilisés dans le cadre du cycle de paiement automatique (ex VGT ou VG)
Prochaine date comptable : le cycle de paiement sélectionne tous les postes fournisseur dont la date d’échéance est inférieure ou égale à la date comptable indiquée qui correspond à la date prévisionnelle du prochain cycle.
Fournisseurs : sélection des fournisseurs à payer par plage ou multi-valeurs
- Saisissez la date d’exécution du cycle - Définissez un identifiant (code alphanumérique libre)Nota : Le code « identification » ne doit comporter aucun caractère du type '/', ':' , '\' , '"', ... "
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Paiement automatique
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 8787
Paiement automatique
Code Transaction: F1101. Saisie des paramètres
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L’onglet « protocole supplémentaire » permet au système d’effectuer des contrôles lors du lancement de la proposition de paiement. Ces contrôles sont ensuite visibles dans le protocole de la transaction.
L’onglet « impression + support donn. » est utilisé dans SIFAC pour permettre la génération du fichier de paiement dans le cadre des règlements par virement.
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 8888
Paiement automatique
Code Transaction: F1102. Lancement de la proposition de paiement
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Permet de modifier la proposition de paiement afin de bloquer au paiement les pièces d’un fournisseurs.
Permet de visualiser les pièces pour règlement.
Permet de visualiser le protocole.
3
Liste des principaux cas d’anomalie :•Si le mode de paiement est « virement », pas de compte bancaire trouvé dans la fiche fournisseur•Pas de mode de mode de paiement sur la facture d’origine•La pièce est contenue dans une autre proposition de paiement•Le compte est débiteur
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 8989
Paiement automatique
Code Transaction: F1103. Lancement du cycle de paiement
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Permet de visualiser le protocole.
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Permet de générer le fichier de paiement.
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 9090
Paiement automatique
Code Transaction: F1104. Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 9191
Paiement automatique
Code Transaction: F1104. Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local
Menu : Environnement > Support de paiement > Gestion S.D.M 4
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 9292
Paiement automatique
Code Transaction: F1104. Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local
4.1. Visualiser directement sur SIFAC : Menu : Traiter > Affichage contenu S.M.
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 9393
Paiement automatique
Code Transaction: F1104. Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local
4.2. Télécharger puis visualiser le fichier dans Notepad :
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 949494
Liste des paiements - 1
Chemin d’accès :
Gestion comptable
Comptabilité financière
Fournisseurs
Système d’information
Etat pour comptabilité fournisseur
Opérations de paiement
S_P99_41000099 – Liste des paiements
effectués
a
b
c
d
a. Indiquez les références du cycleet décochez l’option « propositions uniquement » pour afficher la liste des paiements réels
b. Vous pouvez sélectionner la société d’origine des postes
c. Sélectionnez la ou les liste(s) souhaitée(s)
d. L’option Gestion des mises en forme permet de gérer les variantes d’affichage à l’écran
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 959595
Liste des paiements - 2
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d. L’écran de sélection complémentaire permet de cibler dés l’origine les informations recherchées
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 969696
Liste des paiements - 3
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 979797
Exercice
Exercice 8 : Paiement automatiquecf Cahier d’ exercices Chap 10
Cf Manuel Utilisateur : SIFAC_MUT_CPT_PAIEMENT_AUTO
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 989898
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur
La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
Rejet d’une facture fournisseur
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 9999
1. Sélectionnez la ou les factures à rejeter (désélectionnez les pièces traitées auparavant) 2. Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri3. Cliquez sur motif pour gérer un motif de rejet
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
Les motifs identifiés comme pertinents par l’établissement (gestion d’une table associée) s’affichent dont un motif libre
Non Validation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 100100
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
Sélectionnez le motif adéquat et validez
Pour le motif libre, vous pouvez gérer un texte explicatif Complémentaire
Après enregistrement, un écran indique les actions effectuées
Non Validation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 101101
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
4. La zone Motif est mise à jour précédé du libellé « REFUS: »,
le poste Fournisseur reste bloqué au paiement
Non Validation
4
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 102102
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
5. Sauvegardez le traitement en cours
6. Un récapitulatif des actions effectuées s’affiche à l’écran
Non Validation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 103103
Cas de motif de non validation erreur sur RIB Montant TVA Facture ( fournisseur) Budgétaire
Non Validation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 104104
Cas de motif de non validation erreur sur RIB Exemple d’un fournisseur qui possède 2 comptes bancaire modification du RIB via la transaction FB02
Non Validation
Cette correction n’entraine pas d’annulation, mais uniquement une modification des données de la pièce comptable.Cette opération peut être réalisée au niveau de l’agence comptable
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 105105
Non Validation
Cas de motif de non validation erreur sur Montant TVA Facture ( fournisseur)
La manière d’annuler la pièce comptable dépend de son origineIdentification de l’origine de la pièce dans la transaction ZSIFACFITR_VISA
Origine Flux d’achat type de pièce RE/RAOrigine Liquidation directe type de pièce KR/KG
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 106106
Non Validation
Cas de motif de non validation erreur sur Montant TVA Facture ( fournisseur)
Exemple l’origine de la facture vient du flux Achat 1. Annulation de la facture par la transaction MR8M
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 107107
Non Validation
2. Il faut émarger la pièce comptable avec l’écriture d’annulation et la pièce d’origine par la transaction F-44
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 108108
Non Validation
Cas de motif de non validation erreur sur Montant TVA Facture ( fournisseur)
Exemple l’origine de la facture vient du flux liquidation directe Il faut donc annuler la facture par la transaction FB08
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 109109109
Exercice
Exercice : Rejet de facture-Annulation de facture-Rapprochement de la facture et de son annulation
cf Cahier d’ exercices Chap 11
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 110110110
Cas de modification de pièce par le comptable RIB (possibilité d’être modifié par le comptable pour éviter le rejet)
Non Validation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 111111111
Cas de motif de non validation erreur sur RIB Exemple d’un fournisseur qui possède 2 comptes bancaires modification du RIB via la transaction FB02
Non Validation
Cette correction n’entraine pas d’annulation, mais uniquement une modification des données du poste comptable (comme la modification de l’échéance ou la gestion d’un tiers divergent de paiement.Cette opération peut être réalisée au niveau de l’agence comptable
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 112112112
Exercice
Exercice 10 : Erreur pouvant être modifiée par la comptable
cf Cahier d’ exercices Chap 11.5
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 113113113
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture
La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
La gestion des prélèvements
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 114114114
1. Création de l’écriture de la dépense F-02 avec le type de pièce KZ et le code CGS cible : O pour la DPAO
2. Réception de la facture fournisseur –
3. Rapprochement de la facture avec le décaissement (F-44)
Débit 40120000 Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine
Crédit / 47210000 (DPAO) Tiers
Processus associé aux DPAO (constatation de la dépense sur le relevé TG)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 115115115
L’enregistrement de la constatation de la dépense
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire)
1 ère ligne d’écriture
CC ou clé de comptabilisation indique le sens de l’écriture
le n°29 correspond à un débit sur un compte auxiliarisé fournisseur avec CGS
Un CGS permet d’imputer automatiquement un compte différent du compte centralisateur
Cf page 360 et suivant du support
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 116116116
L’enregistrement de la constatation de la dépense
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire)
CC ou clé de comptabilisation indique le sens de l’écriture
le n°50 correspond à un crédit sur un compte général
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 117117117
L’enregistrement de la constatation de la dépense
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 118118118
Exercice
Exercice : La constatation des prélèvementscf Cahier d’ exercices Chap 12
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 119119119
Visualisation du fournisseur après l’utilisation d’un code CGS
FBL1N : Consultation d’un compte fournisseur
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 120
Dans SIFAC, les modélisations proposées sont basées sur le principe d’une comptabilisation directe des dépenses par le service ordonnateur ou le comptable fournisseur (cas de mise en place d’un service facturier) : les postes Tiers ainsi générés (dettes fournisseur) sont automatiquement bloqués en paiement avec apposition du
code blocage Visa V dans le cas d’option pour le flux de visa et nécessitent donc la levée du code blocage par le comptable avant mise en paiement
hors visa, les postes Tiers sont directement disponibles pour le paiement quelle que soit l’option choisie, la gestion de codes blocage dédiés permet à chacun des acteurs de bloquer le
paiement et le processus de mise en paiement par le comptable et contrôles associés permet de piloter le paiement effectif
Le pré enregistrement doit donc être utilisé à titre exceptionnel et non comme base du processus de comptabilisation
Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment).
Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.
La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 121
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Modèle de travail
La saisie d’une facture sans référence à une commande d’achat s’effectue via la transaction FB60
Chemin d’accès :
Gestion comptable
Comptabilité financière
Fournisseurs
Ecriture
FB60 – Facture
L’écran de la transaction FB60 est organisé en 6 zones principales :
1. Modèle de travail : permet de sélectionner la structure de postes
2. Opération : Facture ou Avoir (transaction FB65)
3. En-tête : divisée en plusieurs onglets
5. La zone Postes de facture : permet de saisir les lignes comptables de contrepartie du poste Fournisseur
6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires
7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de l’équilibre comptable
La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 122
Lors de la première saisie, certaines « Options de traitement peuvent être définies et mémorisées : a. Via l’option « Activer les modèlesde travail » ,
a’. Choisissez la variante de saisie Z_LIQUIDATION_DIRECTE» et double –cliquez pour la sélectionner,
b. Des options de traitement peuvent être définies par chaque utilisateur
a
a’
b
La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 123
b’. Les options surlignées sont préconisées.
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La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 124
1. L’opération « Facture » proposée par défaut est conservée Le type de pièce KR est automatiquement déterminée. Saisissez : 2. le tiers facturant 3. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée
automatiquement) 4. la référence chez le fournisseur de la facture 5. le montant TTC et le montant de TVA 6. la devise de la facture
1
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La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 125
7. Indiquez :
- le secteur de TVA applicable (division),
- le compte d’imputation de la dépense,
- le montant HT du poste puis validez par la touche Entrée pour prise en compte de la division saisie,
- Le code TVA (la liste déroulante limite les codes TVA à ceux pertinents pour le secteur),
- le centre de coûts ou Eotp à imputer et l’ordre interne lié au marché
- Complétez les axes budgétaires non dérivés (fonds, domaine fonctionnel si non défini au niveau du centre de coûts ou Eotp), le domaine d’activité si non déterminé automatiquement (secteur fiscal)
- Le numéro de la pièce de réservation de crédits
(à sélectionner via la liste déroulante)
7
La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 126
Si vous souhaitez compléter les données d’imputation de cette facture, double-cliquez sur le poste et cliquez ensuite sur l’option « Plus » ou naviguez sur la variante d’écran via la barre d’outil.
La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 127
8. L’échéance est calculée en
fonction de la date de base et des
conditions de paiement (rapatriées
par défaut des données Tiers – Vue
Achats)
9. La zone “Banque partenaire”
permet de sélectionner les
coordonnées bancaires du tiers :
par défaut, ce sont les coordonnées
bancaires principales (“ “) qui
sont définies comme devant être
utilisées pour le paiement
10. La zone “Destinataire de
paiement” permet de sélectionner un
des tiers divergents autorisés et
donc de déterminer un tiers différent
du tiers facturant pour le paiement
8
910
La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 128
L’option de simulation permet de visualiser l’écriture comptable avant enregistrementL’enregistrement comptable n’est possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun message bloquant n’est généréAprès avoir cliqué sur , le numéro de la pièce comptable est indiquée en bas de l’écran
La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 129
Vous pouvez afficher à l’écran la pièce comptable créée via la transaction FB03
- La zone « Affectation » est automatiquement renseignée de la référence UB pour des sélections et analyses ultérieures
- Les pièces liées (analytiques et budgétaire) peuvent être visualisées via le flux de documents (aucune pièce d’origine hormis la pièce comptable)
La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 130
a. une pièce analytique pour le montant de la facture (et une pièce sur centre de profit “miroir” )
b. une pièce d’exécution (consommation) budgétaire
a
b
La facture directe (sans commande d’achat)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 131131
Emargement d’une facture avec une DPAO
Transaction : F-44
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 132132
Emargement d’une facture avec une DPAO
Transaction : F-44
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 133133133
Exercice
Exercice : Création d’une facture sans commande (liquidation directe) et rapprochement
cf Cahier d’ exercices Chap 12.3 – 12.4
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 134134134
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements
La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 135135
DPAO / Avance / Acompte
Le processus standard SAP relatif aux acomptes Fournisseur et les transactions associées est utilisé dans SIFAC pour modéliser : le flux des dépenses avant ordonnancement (DPAO) Les avances sur et hors marché Les acomptes sur immobilisations Les acomptes sur salaires
Ce processus s’appuie sur la définition de codes CGS de type acompte (au sens paramétrage SAP) dédiés (un par schéma comptable – cf. SIFAC-DCD-FPA-CPT-Codes-CGS) soit : O pour les DPAOs avec centralisation sur le compte 47210000 A pour les avances sur et hors marché avec centralisation notamment sur le compte 40910000 I pour les avances sur immobilisations incorporelles, M pour les immobilisations corporelles avec
centralisation respectivement sur les comptes 23710000 et 23810000 E pour les acomptes sur salaire avec centralisation sur le compte 42510000Nota : les avances sur frais de mission sont gérées via les ordres de mission et sont comptabilisés sur
le compte 42500000 non auxiliarisé Fournisseur avec pour contrepartie le compte de Tiers lié à l’agent; seul le processus de paiement (pour solde du poste Tiers) est géré dans la composante Comptable
Les postes Fournisseur relatifs à ce processus entrent dans le flux de visa, dans le cas d’option pour cette modélisation, au même titre qu’un poste de dépense classique
Cf.SIFAC_MUT_CPT_COMPTA_ACOMPTE_FOURN
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 136136
3. Paiement automatique (Transaction F110) ou manuel (Transaction F-58) Débit 40911200 (avance) / 47210000 (DPAO) Tiers notamment
Crédit 5xxx
6. Déblocage de la facture fournisseur (Transaction FB02) et apposition manuelle du code blocage V visa pour reprise dans le flux classique Visa
1. Création de la demande d’acompte – poste pour mémoire - (Transaction F-47) avec le type de pièce OP et le code CGS cible fonction de l’opération souhaitée
4. Réception de la facture fournisseur via le flux dépense (MM) ou liquidation directe – Blocage manuel au paiement (le temps de saisie de la compensation de l’avance précédemment versée)
5. Compensation de l’acompte (Transaction F-54) – avance ou DPAODébit 40120000 Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine
Crédit 40911200 (avance) / 47210000 (DPAO) Tiers notamment
7. Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de l’acompteDébit 40120000 Tiers (pour le montant restant)
Crédit 5xxxxxx
2. Processus classique de visa
Processus associé aux DPAO et avances sur marchéL’acompte fournisseur dans SIFAC
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 137137
La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO
Code Transaction:F-47 (Demande)
Chemin d’accès: Gestion Comptable Comptabilité financière Fournisseurs Ecriture Acompte F-47 - Demande
DPAO, avance sur marché : l’acompte fournisseur dans SIFAC Z100
OP
1.a. Saisissez les informations d’en-tête de pièce suivantes :
- Date de pièce- Type de pièce (par défaut A0)- Société- Devise de transaction- Référence (reprise sur ligne de virement pour information fournisseur)
b. Indiquez le tiers bénéficiaire de l’avance et le CGS (code général spécial cible : O pour DPAO, A pour avance, I et M pour acomptes Immobilisations et E pour acompte sur salaires
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 138138
La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO
DPAO, avance sur marché : l’acompte fournisseur dans SIFAC
Compte collectif technique qui sera remplacé lors du paiement de la demande d’acompte par le compte collectifcorrespondant au code CGS cible3. Compléter:
- D. d’activité - Texte
2. Compléter: - Montant - Code TVA
4. Via le bouton de synthèse des postes , l’utilisateur obtient l’écran suivant :5. Sauvegarder.
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 139139139
Exercice
Exercice : La demande d’acompte (ou d’avance)cf Cahier d’ exercices Chap 13.1
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 140140140
Exercice
Exercice : Consultation du compte fournisseurcf Cahier d’ exercices Chap 13.2
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 141141141
Edition d’un ordre de paiement (option non obligatoire)
Code Transaction: ZSIFACFITR_OP
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 142142142
Paiement automatique de paiement de l’avance
Avant de payer ne pas oublier de lever le visa via la transaction ZSIFACFITR_VISA Transaction F110
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 143143143
Exercice
Exercice : Enregistrez l’avance sur votre marché et faites un paiement automatique
cf Cahier d’ exercices Chap 13.1 – 13.5
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 144
La compensation de l’acompte (F-54) permet de compenser l’avance/DPAO une fois la facture fournisseur reçue et avant que cette dernière ne soit réglée.
La compensation de l’acompte fournisseur
1. Saisir le compte fournisseur et la
facture correspondante
Le numéro de pièce comptable peut être retrouvé dans les documents liés de la facture fournisseur (module achats).
2. Sélectionner l’acompte à compenser
Puis aller dans le menu Pièce > Simuler
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 145
3. Les postes sont visualisables. Si un poste est marqué en bleu, cela signifie qu’il manque une ou des données obligatoires.
Double cliquer sur le poste bleu.
4. Préciser la donnée manquante.
N.B. La facture précisée plus haut est rapatriée.
La compensation de l’acompte fournisseur
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 146146146
Exercice
Exercice : Saisissez la facture et faites la compensation cf Cahier d’ exercices Chap 13.7
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 147147147
Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Transaction F-44
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 148148148
Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Transaction F-44
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 149149149
Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Transaction F-44
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 150150150
Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Transaction F-44
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 151151151
Rapprochement des avances (partielles) avec la facture
Transaction F-44
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 152152152
Exercice
Exercice : Faites le rapprochement partielcf Cahier d’ exercices Chap 13.10
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 153153153
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement
La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
La gestion des retenues de garantie
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 154154
2. Saisie de la retenue de garantie via un code CGS et sans gestion de TVA dans le module comptabilité générale (FI) via la transaction F-02 :
Débit 40120000/40420000 avec la référence à la pièce FI de la facture qui lui est associée
Crédit 40170000*/40470000** avec la date de libération théorique de la RG* Code CGS H : RG hors immobilisation ** code CGS J : RG avec immobilisation
5. A l’échéance, libération de la retenue de garantie (transaction F-04 qui rapproche la retenue de garantie avec sa pièce de libération de RG)
Débit 40170000/40470000Crédit 40120000/40420000
1. Facture sur commande d’achat saisie dans le module achat (MM) pour son montant total (incluant la retenue de garantie)
Débit 6xxxxxxx TVA HTRDébit 4456xxxx TVA déductibleCrédit 40120000/40420000 TTC
3. Levée du code blocage sur la facture fournisseur d’origine (modification de pièce comptable FB02) ou apposition du code V pour Visa puis levée de visa par
ZSIFACFITR_VISA
4. Règlement (manuel F-53 ou automatique F110) Voir la section « Règlement »Débit 40120000/40420000 – pour le montant de la facture moins la RG
Crédit 5xxxxxx
Processus associé à la retenue de garantie (RG)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 155155
Saisie de la retenue de garantie
Dans certains cas, la facture fournisseur aura un code blocage « retenue de garantie » en attendant que la retenue de garantie qui doit lui être associée soit saisie. Ceci peut concerner les dépenses hors marché, ainsi que les dépenses sur marché.
La retenue de garantie est saisie dans SIFAC via la transaction F-02 Chemin d’accès: Gestion Comptable Comptabilité financière Compte généraux Ecriture F-02 – Ecriture générale
1. Type de pièce « MR » pour les retenues de garantie
2. Premier poste saisi permet de débiter le fournisseur pour le montant de la retenue de garantie
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 156156
3. Saisir le montant de la retenue de garantie (qui vous a été communiqué ou que vous avez calculé) ;
4. Préciser le numéro de facture fournisseur (module comptable FI) à laquelle se rapporte cette retenue de garantie ;
5. Préciser un descriptif (facultatif, mais facilite le suivi) ;
6. Le deuxième poste saisi permet de transférer le montant de la retenue de garantie sur le compte général spécial associé (H – 40170000 ou J – 40470000)
7. Saisir une * et SIFAC récupère le montant du poste précédent
8. Préciser la date d’échéance théorique de la retenue de garantie (dans le cadre de dépenses sur marché, il s’agira de la durée de la RG ajoutée à la durée du marché).
Puis la pièce peut être comptabilisée.
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Saisie de la retenue de garantie
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 157157157
Exercice
Exercice : Enregistrer la retenue de Garantiecf Cahier d’ exercices Chap 14.1
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 158158158
Paiement automatique de la facture
Transaction F110
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 159159159
Paiement automatique de la facture
Transaction F110
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 160160160
Exercice
Exercice : Payer la facturecf Cahier d’ exercices Chap 14.3
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 161161
Libération de la retenue de garantie
La libération de la retenue de garantie est saisie dans SIFAC via la transaction F-04 Chemin d’accès: Gestion Comptable Comptabilité financière Compte généraux Ecriture F-04 – Comtab. avec rappr.
1. Type de pièce « MS » pour les libérations de retenue de garantie
2. Premier poste saisi permet de créditer le fournisseur pour le montant de la retenue de garantie libérée
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 162162
3. Saisir le montant de la retenue de garantie à libérer ;
4. Préciser un descriptif (facultatif, mais facilite le suivi) ;
5. Cliquer sur « sélectionner PNS »
6. Préciser :• Le numéro de fournisseur à nouveau,• Le type de compte (K – kreditor : fournisseur, D – debitor : client),• Le code CGS.
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Libération de la retenue de garantie
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 163163
Libération de la retenue de garantie
7. Se positionner sur la pièce de retenue de garantie à sélectionner
8. Cliquer pour sélectionner le poste en question (qui passe au bleu)
9. Les montants sont alors équilibrés
10. Simuler (menu Pièce > simuler) et comptabiliser.
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 164164164
Exercices
Exercice : Libération d’une retenue de garantiecf Cahier d’ exercices Chap 14.5
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 165165165
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties
La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
La gestion des rejets de virement
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 166166166
Rejet de virement
Les coordonnées de votre fournisseur sont erronées ou bien le compte est clôturé. Sur votre relevé de banque est notifié ce rejet Transaction F-02
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 167167167
Rejet de virement
Transaction F-02
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 168168168
Rejet de virement
Transaction F-02
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 169169169
Exercices
Exercice : Saisie votre rejet de virementcf Cahier d’ exercices Chap 15
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 170170170
Rejet de virement : Modification du fichier fournisseur
Transaction XK02 ou FK02
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 171171171
Rejet de virement : Modification du fichier fournisseur
Transaction XK02 ou FK02
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 172172172
Rejet de virement : Modification de la pièce de rejet après modification du fichier fournisseur
Transaction FB02
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 173173173
Rejet de virement : Modification de la pièce de rejet après modification du fichier fournisseur
Transaction FB02
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 174174174
Exercices
Exercice : Modification du fichier fournisseur et de la pièce de rejet
cf Cahier d’ exercices Chap 15.3
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 175175175
Rejet de virement : Suite
Vous avez la possibilité d’éditer un ordre de paiement : Transaction ZSIFACFITR_OP
Levé le visa : ZSIFACFITR_VISA Paiement via le programme automatique de paiement : F110
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 176176176
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements
Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions
La gestion des avoirs
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 177
Le document d’avoir (hors avoir interne pour annulation) est un document émis par un fournisseur; il doit donc donner lieu à une comptabilisation propre, distincte de la facture à laquelle il fait référence : facture et avoir sont comptabilisés séparément dans SIFAC et non de façon regroupée via la saisie d’une pièce comptable pour le net à payer
Des types de pièce dédiés sont définis pour les avoirs dans SIFAC : - pour les avoirs de type liquidation directe saisis notamment via la transaction FB65
KG pour les avoirs classiques ME pour les avoirs sur marché relatifs à des pénalités MG pour les avoirs sur marché relatifs à des actualisations en réduction MK pour les avoirs sur marchés relatifs à des révisions de prix négatives
- pour les avoirs relatifs aux commandes d’achat saisis via la transaction de contrôle facture MIRO RA pour les avoirs classiques ZA pour les avoirs relatifs au constat de charges à payer saisis via la
L’utilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération : la saisie d’un avoir s’effectue via la sélection du type d’opération Avoir pour les avoirs correspondant à l’ annulation
partielle ou totale d’une facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix Le type de pièce RA ou ZA doit être saisi dans l’onglet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut
La référence sur le poste Tiers de l’avoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa
Préambule sur la gestion des avoirs
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 178
Contrôle facture – saisie d’un avoir - 1
1. Dans la transaction de Contrôle Facture MIRO,
a. la saisie d’un avoir s’effectue via les opérations Avoir ou Déchargement ultérieurb. Le type de pièce est contrôlé et doit être modifié dans l’onglet Détail (valeurs RA ou ZA attendues)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 179
2. L’opération Avoir correspond à l’annulation totale ou partielle d’une précédente facturation : les quantités déjà
facturées et montants cumulés sur le poste de commande sont proposés pour base d’annulation; dans l’exemple ci-
dessus le montant total facturé est de 1050 (via une facture simple et un chargement ultérieur).
Le système contrôle que le montant annulé est cohérent par rapport aux opérations précédentes
Contrôle facture – saisie d’un avoir - 2
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 180
L’enregistrement de l’avoir libère le service fait qui est automatiquement annulé avec un code motif ORV
Contrôle facture – saisie d’un avoir - 3
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 181
3. L’opération de Déchargement ultérieur correspond à la comptabilisation d’un avoir pour régularisation de prix :- le service fait relatif à cette correction a été soldé par une facturation précédente - les quantités déjà facturées sur le poste de commande sont proposées pour base de la correction, le montant est
à saisir en fonction de l’avoir à comptabiliser (HT)
Contrôle facture – saisie d’un avoir - 4
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 182
La comptabilisation de l’avoir régularise uniquement la ou les facturations précédente(s) : le service fait reste émargé
au sens où il n’est plus disponible pour une nouvelle facturation de type classique (Opération facture)
Contrôle facture – saisie d’un avoir - 5
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 183
En standard SAP, les avoirs sont réputés à échéance immédiate (date de comptabilisation) quelle que soit la condition de paiement définie sur le poste Tiers; pour déroger à cette règle,
des conditions de paiement propres aux avoirs peuvent être définies dans les données tiers (vue société) – non pertinent pour SIFAC
les conditions de paiement sont communes aux avoirs et factures et la zone Référence paiement du poste Tiers dans le cas d’un avoir est renseignée avec la valeur V pour calcul de l’échéance
une facture peut être référencée (N° de pièce comptable correspondante) sur le poste Tiers de l’avoir pour copie des données de paiement du poste et donc paiement pour le net lors du processus de règlement automatique
Ces 2 modes de gestion des conditions de paiement pour les avoirs dans SIFAC sont applicables quel que soit le type de dépense : facture sur commande d’achat (transaction de Contrôle facture MIRO), liquidation directe (transaction FB65 notamment), liquidation sur frais de mission
Les données relatives au paiement des postes comptables sont définies comme modifiables, la référence à une facture peut donc être indiquée dés la saisie de l’avoir ou post comptabilisation via notamment la transaction de modification de pièce FB02
Avoir et conditions de paiement - 1
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 184
1. Cas d’un avoir non lié à une facture (liquidation directe ou contrôle facture)
Avoir et conditions de paiement - 2
a. Les conditions de paiement sont automatiquement déterminées en fonction de celles définies dans la vue
Achats du tiers facturant, la date de base (date de début de calcul de l’échéance) doit être saisie – zone obligatoire
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 185
Avoir et conditions de paiement - 3
b. Conditions de paiement et date de base sont
mémorisées sur le poste Tiers de la pièce
comptable générée
c. mais aucun calcul d’échéance n’est
effectué : l’avoir est considéré comme
immédiatement dû
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 186
Avoir et conditions de paiement - 4
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d. Pour déclencher le calcul de l’échéance, il faut indiquer la valeur « V » dans la zone Référence Facture du poste
Tiers
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 187
Avoir et conditions de paiement – 6
e. Dans le cycle de paiement automatique (transaction F110), les postes
d’avoir sont classés automatiquement en exception et doivent être
retraités avec gestion du mode de paiement G pour les lier à un poste de
Facture (à réaffecter également au mode de paiement G) et donc générer
ainsi un paiement pour le net
Si aucune réaffectation n’est effectuée en modifiant la proposition de
paiement, ces avoirs ne seront pas « compensés » et les factures payées
pour leur montant d’origine
NB : choix SIFAC de définition des modes de paiement hors G par poste
individuel soit génération d’une ligne de virement et d’une pièce de
décaissement par poste
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 188
Avoir et conditions de paiement – 7
2. Cas d’un avoir lié à une facture (liquidation directe ou contrôle facture)
a. La zone N° de facture (en contrôle facture) et Référence Facture (en liquidation directe) permet de renseigner le
N° de facture lié à l’avoir soit lors de la saisie initiale soit post comptabilisation via la transaction de modification
FB02
Le système contrôle que la pièce référencée est bien liée au même fournisseur et recopie automatiquement les
Données de paiement de la facture : date de base, conditions de paiement, code blocage paiement,
destinataire de paiement divergent et type de banque partenaire
avec génération du message d’information
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 189
Avoir et conditions de paiement – 8
b. La facture référencée est mémorisée sur le
poste d’avoir (N° de pièce comptable, dans le
cas présenté, correspondant au document de
facturation indiqué dans la transaction MIRO)
c. et toutes les données de paiement rapatriées
ainsi que le calcul d’échéance effectué
Les 2 postes comptables (celui de l’avoir et de
la facture) sont ainsi intrinsèquement liés
Lorsque les données de paiement de la facture
sont modifiées post référencement , cette
modification est bien prise en compte pour les
postes d’avoir liés mais sans actualisation des
données (donc visibilité) sur ces derniers
Au moment du paiement automatique, le
système prend en compte les données du
poste de facture pour base de traitement
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 190
Avoir et conditions de paiement – 9
c. Dans le cycle de paiement automatique,
les postes Facture et Avoir sont
proposés pour paiement avec génération
d’une seule pièce de règlement et donc
d’une ligne de virement pour le montant
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 191
Avoirs et flux de visa – 1
Dans le flux Visa, qu’il s’agisse de la transaction de Liste
des dépenses ZSIFACFITR_LIST_DEP ou transaction de
Visa comptable ZSIFACFITR_VISA, les N° de pièces et types
associés à la facture et à l’avoir doivent être sélectionnés
pour traitement dans la mesure où aucun lien n’a été défini
Par défaut, ces postes sont traités de façon séparée et sans alerte particulière
1. Cas d’un avoir non lié à une facture
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 192
Avoirs et flux de visa – 2
2. Cas d’un avoir lié à une facture
a. Dans le flux Visa, lors de la constitution de la liste des
dépenses via la transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP, la
sélection du poste de facture entraîne automatiquement
celle du ou des avoirs lié(s) et réciproquement
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 193
Avoirs et flux de visa – 3
b. La référence de l’avoir est indiquée sur la liste des paiements transmise
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b’. Dans le cas où la sélection est effectuée sur la pièce d’avoir, la facture correspondante est référencée
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 194
Avoirs et flux de visa – 4
c. Lors du visa comptable via la transaction
ZSIFACFITR_VISA, la sélection du poste de
facture entraîne automatiquement celle de
l’avoir lié
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 195
Avoirs et flux de visa – 5
d. La levée du visa s’effectue sur la facture
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 196
Avoirs et flux de visa – 6
e. La pièce de facture est mise à jour (levée du
code blocage) mais le poste d’avoir n’est pas
actualisé; au moment du paiement automatique, le
système prend en compte les données du
poste de facture pour base et l’avoir sera donc
également proposé au règlement
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 197197197
Exercices
Exercice : Gestion des avoirscf Cahier d’ exercices Chap 16
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 198198198
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs
La gestion des frais de missions
Traitement des cessions et oppositions
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 199199199
Règlement: Cessions et OppositionsCas de la cession
La gestion du tiers cessionnaire peut s’effectuer de deux manières :
1. Dans le cas d'une cession, lors de la liquidation ou post prise en charge, un tiers divergent de paiement est géré manuellement sur le poste tiers. Cette gestion présuppose la définition du tiers cessionnaire dans la liste des payeurs
divergents autorisés pour le tiers cédant. Dans ce cas, le poste est réglé au tiers divergent ; mais le schéma comptable de prise en charge reste identique (centralisation sur 40120000 ou 40420000).
Dans la fiche tiers (transactions XK01/02/03), le destinataire du paiement autre que le fournisseur lui-même est précisé, et pour toute facture concernant ce fournisseur, lors du règlement automatique, c’est ce destinataire de paiement divergent qui est réglé.
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 200200200
2. Dans le cas d'une opposition, post prise en charge, le gestionnaire comptable peut choisir d’effectuer un transfert de créance avec les étapes suivantesCas des avis à tiers détenteurs:Cas n°1 (blocage lors de la saisie de la facture)Saisie de la facture d’origine dans la Composante MM ou FI avec utilisation du code blocage
O (Code blocage Opposition) - Poste Tiers Facturant comptabilisé sur 40120000 ou 40420000. (transaction MIR4) Le code O permet de bloquer la facture d’origine afin qu’elle ne soit pas traitée par mégarde (ce qui permet de laisser du temps au service comptable ou contentieux pour effectuer des contrôles ou des régularisations) (copie d’écran page suivante)
Règlement: Cessions et OppositionsCas d’une opposition
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 201201201
Règlement: Cessions et OppositionsCas d’une opposition
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 202202202
2. Dans le cas d'une opposition, post prise en charge, le gestionnaire comptable peut choisir d’effectuer un transfert de créance avec les étapes suivantesCas des avis à tiers détenteurs:Cas n°2 (blocage en masse postérieure à la facture)
Préciser le code blocage O sur toutes les factures prises en charges du fournisseur via la transaction FBL1N de consultation de la balance fournisseur et la fonctionnalité de modification en masse : (copie d’écran page suivante)
Règlement: Cessions et OppositionsCas d’une opposition
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 203203203
1. Aller dans le menu Traiter > Marquer tout
2. Aller dans le menu :Environnement > Modification en masse > Nouvelles valeurs
3. Préciser le code blocage oppositions et un libellé explicatif4. Cliquer sur le bouton « Exécuter modifications »
Règlement: Cessions et OppositionsCas d’une opposition
Modification en masse pour mettre le code blocage O
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 204204204
En cliquant sur Liste > Rafraîchir, les modifications peuvent être visualisées :
Règlement: Cessions et OppositionsCas d’une opposition
Modification en masse pour mettre le code blocage O
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 205205205
2. Transfert des créancesSaisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec
rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04)
Règlement: Cessions et OppositionsCas d’une opposition
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 206206206
2. Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04)
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Règlement: Cessions et OppositionsCas d’une opposition
5. Se positionner sur le numéro de pièce de la première ligne et cliquer sur puis sur et toutes les pièces sont sélectionnées (montants en bleu et zone « affectés » est valorisée)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 207207207
2. Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04)
Règlement: Cessions et OppositionsCas d’une opposition
6. Saisir le deuxième poste qui permet de transférer la créance sur le nouveau tiers7. Dans la zone montant, mettre une « * » permet à SIFAC de calculer automatiquement le montant correspondant à l’ensemble des créances sélectionnées8. Préciser le domaine d’activité et l’échéance9. Aller dans le menu Pièce > Simuler
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 208208208
2. Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04)
5
• Poste 001 : Crédit (40170000) Tiers Cessionnaire (transfert sur un autre tiers avec code CGS C)• Poste 002 : Débit (40120000) Montant des dettes d’origine et Tiers Facturant (solde les créances)
Règlement: Cessions et OppositionsCas d’une opposition
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 209209209
Exercices
Exercice : Opposition et cessioncf Cahier d’ exercices Chap 17
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 210210210
LA COMPTABILITE DES DEPENSES
La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)
Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions
La gestion des frais de missions
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 211211211
Les frais de missions
Processus des missions dans SIFAC1. Création de la mission2. Autorisation de la mission (permet la réservation de crédit)3. Calcul (si il y existe une avance sur la mission)4. Edition de l’ordre de mission5. Prise en charge comptable de l’avance de la mission (comptable)
6. Retour de l’agent, rectification et/ou ajustement des frais de mission7. Autoriser 8. Calcul les frais de mission9. Etat liquidatif10. Prise en charge des frais de mission par l’agence comptable (comptable)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 212212212212
Une fois que l’ordonnateur a validé / visé l’avance, il doit ensuite créer l’écriture comptable correspondante.
L’avance a un impact simplement dans la comptabilité financière avec génération d’une écriture comptable de type Débit 4252/ Crédit Tiers 4012
La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture proposée automatiquement par le système.
Pour ce faire il doit lancer la transaction présentée dans les diapositives suivantes.
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 213213213213
Lorsqu’il lance la transaction l’ordonnateur ou le comptable peut ne sélectionner que les missions qu’il a validées
Il peut aussi réduire la sélection par n° de mission:
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 214214214214
L’ordonnateur doit cliquer sur la pièce,ainsi il peut afficher la pièce comptable qui va être créée.Eventuellement, il peut cliquer sur« contrôler » pour vérifier la pièce.
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 215215215215
Les différents statuts des cycles: La pièce comptable n’est pas encore enregistrée et est à prendre en charge (statut
« justificatifs crées »):
La pièce comptable a été enregistrée avec succès l’avance comptable est créée (statut « justificatifs enregistrés »)
La pièce comptable a été rejetée avec succès l’avance comptable n’est pas créée (statut « rejeté ») Si le comptable rejette l’avance la mission régresse automatiquement au statut « dem saisie » « ouvert ».
La pièce comptable n’a pu être enregistrée suite à un problème (statut « justificatifs erronés »)
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 216216216216
Une fois que l’ordonnateur a validé / visé les frais de mission, il faut générer l’écriture comptable correspondante.
Les frais de mission ont un impact simplement dans la comptabilité financière
La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture proposée automatiquement par le système.
La manipulation est la même que pour une comptabilisation d’avance sur mission seule la transaction change ZPRRW_MIS
Ordre de mission Comptabilisation des frais de mission
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 217217217
Exercices
Exercice : Gestion des frais de missioncf Cahier d’ exercices Chap 18
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 218218218
La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette La gestion du fichier client Prise en charge d’une facture de vente et édition Les Encaissements :- Encaissement d’une facture par virement- Encaissement partiel- Encaissement poste résiduel- Encaissement sans que la facture soit dans le système- Encaissement inconnu- Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 219219219
La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette La gestion du fichier client Prise en charge d’une facture de vente et édition Les Encaissements :- Encaissement d’une facture par virement- Encaissement partiel- Encaissement poste résiduel- Encaissement sans que la facture soit dans le système- Encaissement inconnu- Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés
Processus du Flux recette
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 220220
Le processus global de recette
Les recettes, dans SIFAC, sont générées selon deux types de flux Recettes liées à des commandes de vente, dans le cadre ou non d’un contrat de facturation et de
jalons associés ou Factures SD Définition d’un article par compte de résultat (classe 7*) Détermination des schémas comptables en fonction de l’article et du groupe d’indication d’imputation du
client (client interne, externe) Détermination de la TVA applicable en fonction de la classification fiscale de l’article et/ou du client Numérotation automatique de la facture
Liquidations directes initiées dans la composante Comptable – subventions notamment – avec gestion manuelle des schémas comptables et de la TVA applicable
Edition d’une facture client disponible quel que soit le type de flux
Une Modélisation à choisir par l’établissement avant démarrage
Les différentes modélisations possibles pour le processus de recette dans SIFAC sont : Modélisation avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en
comptabilité par l'Ordonnateur Modélisation avec impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le
Comptable
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 221221
Avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur
Commande [VA01]Contrat [VA41]
Facture (bloquée en compta)[VF01]
ComptabilisationOu rejet[ZVFX3]
Document de facturationDocument de vente Prise en charge comptable
Ordonnateur Comptable
Impact comptable D 4112 C 7XX
Impact analytique
Prévision de recettes Impact budgétaire Ajustement de l’impact budgétaire
Le processus global de recette
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 222222
Avec impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable
Commande [VA01]Contrat [VA41]
Facture (bloquée en compta)[VF01]
Comptabilisation[VFX3] ou
[VF02]
Document de facturationDocument de ventePrise en charge
comptable
Ordonnateur Comptable
Impact budgétaire
Impact comptable D 4112 C 7XX
Impact analytique
Prévision de recettes
Le processus global de recette
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 223223223
La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette
Prise en charge d’une facture de vente Les Encaissements :- Encaissement d’une facture par virement- Encaissement partiel- Encaissement poste résiduel- Encaissement sans que la facture soit dans le système- Encaissement inconnu- Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés
Gestion du fichier Client
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 224224224
Référentiel Clients
Les transactions XD01, XD02, et XD03 permettent de créer, modifier, et afficher un client dans SIFAC.
Chaque client est défini à plusieurs niveaux :
Numéro ClientAdresseDescriptionCommunicationContactsCoordonnées bancaires
Gestion de comptesMoyens de paiement
VentesFacturationPartenaires
MandantMandant
SociétéSociété
Organisation CommercialeOrganisation Commerciale
Données de Base
Données Comptables
Données de Vente
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 225225225
Fonctions partenaire - Données de vente (vue ADV)
4 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Donneur d’ordre Destinataire facture Payeur Réceptionnaire marchandise
L’onglet rôle partenaire permet d’attribuer ces rôles partenaires aux documents de vente (transaction XD01/ XD02):
Nom et Numéro du partenaireNom et Numéro du partenaireCode partenaireCode partenaire
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 226226226
Données comptables (vue société) transaction XD01/ XD02
La vue société permet de définir toutes les données comptables du client :
Tenue de compte:
-Compte centralisateur,
-Clé de tri
Tenue de compte:
-Compte centralisateur,
-Clé de tri
Données de référence :
- Ancien N° de compte
- Matricule
Données de référence :
- Ancien N° de compte
- Matricule
Proc. de relance : Permet la gestion des procédures de relance
Proc. de relance : Permet la gestion des procédures de relance
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 227227227
Données de vente (vue ADV) transaction XD01/ XD02
La vue Domaine commercial permet de définir toutes les données commerciales du client :
Classification fiscale : permet la détermination automatique du code TVA applicable aux documents de vente (croisé avec la classification fiscale article) Ex : exempt, imposable …
Classification fiscale : permet la détermination automatique du code TVA applicable aux documents de vente (croisé avec la classification fiscale article) Ex : exempt, imposable …
Condition de paiement : permet de calculer l’échéance de la créance (immédiate : 0001 ou à 45 jours : 0045) et rapatriée automatiquement dans le poste comptable Client que le flux provienne de la Composante Recettes ou d’une liquidation directe
Condition de paiement : permet de calculer l’échéance de la créance (immédiate : 0001 ou à 45 jours : 0045) et rapatriée automatiquement dans le poste comptable Client que le flux provienne de la Composante Recettes ou d’une liquidation directe
Groupe imputation : permet la dérivation automatique (croisé avec le groupe article) du compte général de recette (7xxx ou 187xxx) dans les documents de vente et donc les recettes liées
Groupe imputation : permet la dérivation automatique (croisé avec le groupe article) du compte général de recette (7xxx ou 187xxx) dans les documents de vente et donc les recettes liées
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 228228228
Données client - Initialisation d’un client
Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC.
Groupe de compte Critère d’unicitéChamp SIFAC (obligatoire)
Z001 France Public et Personnes Morales
N° SIRET N° SIRET
Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant ou N° SIRETAu moins l’un des deux doit être rempli
Z003 Union Européenne Public et Sociétés
N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA
Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA
Pas de critère d’unicité
Z005 Divers N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant
Z006 Clients occasionnels Pas de critère d’unicité
Z007 Prestations Internes Pas de critère d’unicité
Z008 Partenaires Pas de critère d’unicité
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 229229229
Exercices
Exercice : Modification d’une fiche client Cf Cahier d’exercice Chap 19
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 230230230
La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette Gestion du fichier client
Les Encaissements :- Encaissement d’une facture par virement- Encaissement partiel- Encaissement poste résiduel- Encaissement sans que la facture soit dans le système- Encaissement inconnu- Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés
Prise en charge d’une facture de vente et édition
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 231231231
Les pièces de recette
Rappel des types de pièces utilisées dans les flux de recettes :
Les factures client sont représentées par les types de pièces DR et DP ; Les réductions de recettes ont pour type de pièce DG ; Les réimputations de recettes : SB.
Les pièces d’encaissement (DZ) seront vues dans la section « encaissement ».
DG Réduction recettes
DA Réduction Rec. Prest.internes
RE
CE
TT
ES
DP Prestations internes Rec.
DR Facture client
DZ Encaissement client
SB Ré-imputation Recettes
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 232232
Avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur
Commande [VA01]Contrat [VA41]
Facture (bloquée en compta)[VF01]
ComptabilisationOu rejet[ZVFX3]
Document de facturationDocument de vente Prise en charge comptable
Ordonnateur Comptable
Impact comptable D 4112 C 7XX
Impact analytique
Prévision de recettes Impact budgétaire Ajustement de l’impact budgétaire
Modélisation flux n°2 : Recettes
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 233233233
Prise en charge des documents de facturation (transaction ZVFX3)
1
1. Sélectionnez l’organisation commerciale (seul critère obligatoire) correspondant à l’établissement hors SACD ou au SACD/SAIC
Des critères de sélection complémentaires (facultatifs) tels que : l’Unité Budgétaire, le type de facture, l’utilisateur qui a créé le document de facturation … sont disponibles
2. Cliquez sur Exécuter
2
Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 234234234
Prise en charge d’une facture (transaction ZVFX3)
1. Sélectionnez une ou plusieurs factures à prendre en charge en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes
2. L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception)
3. Lancez la comptabilisation4. Affichez le protocole : la pièce a été comptabilisée
13
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Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 235235235
Rejet d’une facture (transaction ZVFX3)
1. Sélectionnez une ou plusieurs factures à rejeter en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes
2. L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) .
3. Cliquez sur Supprimer facture SD pour effectuer le rejet de la ou des pièce(s)4. Sélectionnez le motif du rejet5. Validez
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3
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Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 236236236
Données de la facture rejetée (VF03)
1
1. Cliquez sur afficher Détails en-tête.
Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 237237237
Données de la facture rejetée (VF03)
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1. Le statut de la pièce est E : La facture a été supprimée par annulation.
2. Sélectionnez l’onglet : Données supplémentaires.
Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 238238238
Données de la facture rejetée (VF03)
1
Le motif de rejet de la pièce a été apposé sur la facture
Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 239239239
Postes client – Post prise en charge des documents de facturation Chemin d’accès :
Gestion comptable
Comptabilité financière
Clients
Compte
FBL5N – Afficher/modifier postes
1. Sélectionnez les postes standard
(comptabilisés) et les postes pré-
enregistrés
2. Cliquez sur le bouton Sélections
libres pour identifier des critères de
sélections complémentaires non
présents dans l’écran principal
3.Indiquez les N° de pièces SIFAC
du bordereau 1
2
a. La pièce prise en charge est
comptabilisée
La pièce rejetée n’apparaît pas
dans les états comptables
(documents de facturation
uniquement); les pièces pré-
enregistrées FI correspondantes
ont été supprimées a
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 240240
Modélisation flux n°3 : Recettes
CommandeContrat
Facture (enregistrement complet
Statut bloqué en comptabilité)
Gestion de 2 statuts possible0 - initial
1- transféré pour visa
ComptabilisationOu rejet
Document de facturationDocument de ventePrise en charge
comptable
Ordonnateur Comptable
Impact budgétaire
Impact comptable
D 4112 C 7XX
Impact analytique
Encaissement
Encaissement
Impact comptable
D 5XX C 4112
Passage en statut 2 pour transfert au
comptable
Visa
Valideur
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 241241241
1. Le statut de la pièce est A : Facture bloquée au transfert à la comptabilité générale.
2. Sélectionnez l’onglet : Données supplémentaires
Prise en charge des documents de facturation
1
2
Données d’un document de facturation à prendre en charge (VF03)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 242242242
1. Le statut du VISA est à 2 Traité. La pièce peut donc être prise en charge
Prise en charge des documents de facturation
1
Données d’un document de facturation à prendre en charge (VF03)
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 243243243
Prise en charge des documents de facturation (transaction ZVFX3)
1
1. Sélectionnez l’organisation commerciale (seul critère obligatoire) correspondant à l’établissement hors SACD ou au SACD/SAIC
Des critères de sélection complémentaires (facultatifs) tels que : l’Unité Budgétaire, le type de facture, l’utilisateur qui a créé le document de facturation … sont disponibles
2. Cliquez sur Exécuter
2
Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 244244244
Prise en charge d’une facture (transaction ZVFX3)
1. Sélectionnez une ou plusieurs factures à prendre en charge en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes
2. L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception)
3. Lancez la comptabilisation4. Affichez le protocole : la pièce a été comptabilisée
1
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Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 245245245
Données de la facture prise en charge (VF03)
1
1. Cliquez sur afficher Détails en-tête.
Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 246246246
Données de la facture prise en charge (VF03)
1
1. Le statut de la pièce est C : La pièce comptable a été créée.
2. Cliquez sur Gestion comptable pour afficher les pièces créées(comptable, analytique, budgétaire, centre de profit)
3. Cliquez sur le type de pièce que vous souhaitez visualiser. Ex : Pièce comptable
2
3
Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 247247247
Données de la facture prise en charge (VF03) – pièce comptable
Prise en charge des documents de facturation
La prise en charge a entraîné le passage du document de facturation de statut bloqué en comptabilité au statut comptabilisé, la génération d’une pièce analytique réelle sur centre de profit ou Eotp (cas des conventions notamment) et d’une pièce analytique reflet sur centre de profit : soldes et postes comptables et analytiques sont mis à jour.
La zone Référence de la pièce comprend le N° du document de
facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 248248248
Rejet d’une facture (transaction ZVFX3)
1. Sélectionnez une ou plusieurs factures à rejeter en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes
2. L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) .
3. Cliquez sur Supprimer facture SD pour effectuer le rejet de la ou des pièce(s)4. Sélectionnez le motif du rejet5. Validez
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Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 249249249
Données de la facture rejetée (VF03)
1
1. Cliquez sur afficher Détails en-tête.
Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 250250250
Données de la facture rejetée (VF03)
1
1. Le statut de la pièce est E : La facture a été supprimée par annulation.
2. Sélectionnez l’onglet : Données supplémentaires.
Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 251251251
Données de la facture rejetée (VF03)
1
Le motif de rejet de la pièce a été apposé sur la facture
Prise en charge des documents de facturation
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 252252252
Postes client – Post prise en charge des documents de facturation
Chemin d’accès :
Gestion comptable
Comptabilité financière
Clients
Compte
FBL5N – Afficher/modifier postes
1. Sélectionnez les postes standard
(comptabilisés)
2. Cliquez sur le bouton Sélections
libres pour identifier des critères de
sélections complémentaires non
présents dans l’écran principal
3.Indiquez les N° de pièces SIFAC
du bordereau
1
2
a. La pièce prise en charge est
comptabilisée
La pièce rejetée n’apparaît pas
dans les états comptables
(documents de facturation
uniquement)
a
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 253253253
Balance client
Code Transaction:FD10N
Chemin d’accès: Gestion Comptable Comptabilité financière Clients Compte FD10N – Afficher soldes
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 254254254
Code Transaction:FBL5N
Chemin d’accès: Gestion Comptable Comptabilité financière Clients Compte FBL5N – Afficher/modifier postes
Balance client
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 255255255
Exercices
Exercice : Prise en charge d’une facture recette Cf Cahier d’exercice Chap 21.1
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 256256256
Edition d’une facture de vente
Transaction VF03
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 257257257
Edition d’une facture de vente
Transaction VF03
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 258258258
Exercices
Exercice : Edition d’une facture recette Cf Cahier d’exercice Chap 21.2
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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 259259259
La Comptabilité Recettes
Processus du flux Recette Gestion du fichier client Prise en charge d’une facture de vente et édition
- Encaissement complet par virement- Encaissement partiel- Encaissement poste résiduel- Encaissement sans que la facture soit dans le système- Encaissement inconnu- Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés
Les Encaissements
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Opérations d’encaissement client
L’opération d’encaissement permet :
De constater l’encaissement sur le compte bancaire ou sous compte concerné de la société modélisant l’établissement
D’émarger (rapprocher au sens SIFAC) la ou les créances faisant l’objet du règlement De générer automatiquement les postes d’écarts constatés dans les cas de règlements partiels , de
trop perçu ou d’application de frais bancaires notamment De générer automatiquement les écritures sur comptes de liaison entre la société Etablissement
hors SACD et les composantes concernées (centralisation des encaissements) De constater l’exigibilité de la TVA (hors option sur les débits)
La transaction d’encaissement est une transaction avec rapprochement qui offre des fonctionnalités relatives :
À la sélection des créances en fonction de critères étendus Au tri des postes Client par date, montant (valeur absolue), … A la gestion de structures de lignes adaptées A la gestion des écarts
Pour les encaissements par chèque, une transaction dédiée permet d’éditer et de suivre les bordereaux de chèques transmis
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Les différents opérations d’encaissement
Encaissement avec Facture Avec montant encaissement = montant facture Avec montant encaissement <> montant facture dans la tolérance des écarts Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture
Encaissement partiel sans émargement Encaissement résiduel avec émargement
Encaissement sans Facture ou titre de recette Tiers identifié Tiers non identifié
Toutes ces opérations se réalisent avec la transaction unique F-28 Emargement a posteriori
Toutes ces opérations se réalisent avec la transaction unique F-30 en utilisant l’opération de type Encaissement
Cf. SIFAC_MUT_CPT_ENCAISSEMENTS
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Opérations d’encaissement client
Exemple Avec montant encaissement = montant facture Chemin d’accès: Gestion Comptable
Comptabilité financière
Clients
Ecriture
F-28 - Encaissement
Renseigner:
- Date de pièce
- Compte de banque
- Montant
- Compte client
Aucune donnée ne doit être saisie dans la zone Domaine d’activité : le domaine d’activité applicable est automatiquement déterminé en fonction des postes Tiers
sélectionnés
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Opérations d’encaissement client
Exemple Avec montant encaissement = montant facture / titre de recette Saisie de l’encaissement:
transaction: F-28 Chemin d’accès: Gestion Comptable
Comptabilité financière
Clients
Ecriture
F-28 - Encaissement
1. Sélectionner la pièce
2. Simuler la pièce
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Opérations d’encaissement client
Exemple Avec montant encaissement = montant facture / titre de recette Saisie de l’encaissement:
transaction: F-28 Chemin d’accès: Gestion Comptable
Comptabilité financière
Clients
Ecriture
F-28 - Encaissement
Comptabiliser la pièce
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Exercices
Exercice : Encaissement complet Cf Cahier d’exercice Chap 22
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Opération d’encaissement par Virement : partiel
Transaction F-28
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Opération d’encaissement par Virement : partiel
Transaction F-28
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Opération d’encaissement par Virement : partiel
Transaction F-28
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Exercices
Exercice : Encaissement partiel Cf Cahier d’exercice Chap 22.2.1