S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac 1 Séminaire Autorisation

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Séminaire Autorisation

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Sommaire Introduction

– Concept des autorisations dans SIFAC

Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac– Généralités sur les rôles souches– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles – Définir les taches et les profils métiers– Préparation du fichier d’aide a la saisie

Charge de travail / Planning Retour d’expérience de L’EHESP Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion

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Introduction

Concept des autorisations dans SIFAC au niveau utilisateur– L’objectif des autorisations dans SIFAC :

• Chaque utilisateur de SIFAC ne doit avoir que les accès nécessaires et suffisants afin d’effectuer ses tâches quotidiennes, tout en protégeant les données et les transactions d’une utilisation non souhaitée.

– Les autorisations sont gérées via des rôles.– Mise en œuvre des autorisations dans SIFAC

• Chaque utilisateur a un accès au système SAP• Aucune autorisation par défaut (droit de ne rien faire).• SIFAC permet de définir des droits d’accès différents pour chaque

utilisateur

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Les différents types de rôles

Différents types de rôles– Rôles simples– Rôles composites– Rôles souches– Rôles dérivés

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Rôle simpleUn rôle simple comprend un ensemble de transactions et d’objets d’autorisations nécessaires pour le bon fonctionnement des activités définies pour ce rôle.La liste des transactions associées va permettre de délimiter un périmètre fonctionnel pour un rôle donné.La liste des objets d’autorisations va permettre, pour une transaction, de délimiter un périmètre organisationnel (centre financier, centre de coût…).La liste des objets d’autorisations dépend des transactions du rôle.

Rôle Simple

Transaction 1 Ex : ME23N


Objet Autorisation 1 Ctrl société

Objet Autorisation 2 Ctrl centre financier

Objet Autorisation 3 Groupe Acheteur.

Valeurs autoriséesZ100, Z200..

Valeurs autorisées901*

Valeurs autoriséesZ01 / Z02 / Z03

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Rôle composite C’est un regroupement de plusieurs rôles simples (comparable à un dossier ou une enveloppe). L’utilisateur qui reçoit le rôle composite se voit attribuer les droits cumulés des 3 rôles simples dans l’exemple. Dans le cadre de SIFAC, les rôles composites ont été créés par profil métier (Agent comptable, gestionnaire CR …). Exemples de Rôles composites SIFAC : on peut voir que le rôle composite SIFAC_AGENT_COMPTABLE_HMAND_O2 est composé de 3 rôles simples

SIFAC_AGENT_COMPTABLE_CPT

FB01

FB02

Société

Centre financier

Périmètre financier

SIFAC_AGENT_COMPTABLE_HMAND_02 (Agent Comptable)

SIFAC_AGENT_COMPTABLE_BUD

FMKFR01

FMRP_RW…


SIFAC_AGENT_COMPTABLE_CPT_O2

MR8M

MIRO

Société

Centre financier


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Les différents types de rôles Rôles souches Ce sont tous les rôles simples et composites propres à SIFAC livrés avec la souche. Ils ont été conçus par l’équipe projet SIFAC. Pour tous les rôles souches, seul le périmètre fonctionnel est géré (liste des transactions). Les valeurs des objets d’autorisations permettant du périmètre organisationnel (société, cf..) ont été initialisées à ‘*’ ce qui signifie qu’il n’y a aucune restriction. Les rôles souches sont identifiables par leurs noms, ils commencent tous par SIFAC_ ….. Si on applique un rôle souche « Gestionnaire CR » tel quel à un utilisateur, cela veut donc dire que cet utilisateur ne pourra accéder qu’à certaines transactions (ex : création de commandes) mais il pourra créer des commandes sur tous les niveaux organisationnels (toutes sociétés, tous les centres financiers…). Exemple de rôles souche : SIFAC_GESTIONNAIRE_AGENT_MIS

SIFAC_GESTIONNAIRE_AGENT_MIS

PRMS – Afficher les données de base du personnel

ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS – Transformation des agents en fournisseur

Société Valeurs autorisées

*tra

nsac

tions

obje

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Rôle dérivé Pour gérer le périmètre organisationnel d’un rôle, il est nécessaire de dériver un rôle souche. Ce nouveau rôle appelé rôle dérivé va alors hériter automatiquement du périmètre fonctionnel (liste des transactions autorisées) du rôle souche. Sur ce rôle dérivé, on va alors gérer le périmètre organisationnel, ce qui revient à affecter des valeurs aux objets d’autorisation. Intérêt de la dérivation : il n’est pas possible de rajouter des transactions dans des rôles dérivés. Ainsi il n’y a pas d’écart fonctionnel possible entre le rôle souche et le ou les rôles dérivés. Seuls les rôles simples peuvent être dérivés.

Dérivation

Rôle souche :

Rôles dérivés

FB01

SOCIETE *

trans

actio

nsob

jets

Valeur de l’objet

FB01

SOCIETE Z100

Z12_SIFAC_AGENT_COMPTA_CPT_Z100

Autorisation de créer une pièce comptable sur la société Z100

trans

actio

nsob

jets

FB01

SOCIETE Z200

Z12_SIFAC_AGENT_COMPTA_CPT_Z200


trans

actio

nsob

jets

SIFAC_AGENT_COMPTABLE_CPT

Valeur de l’objet

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Les différents types de rôles Affectation aux utilisateurs

Une fois que les rôles souches ont été dérivés, on peut alors les affecter aux utilisateurs.

Le travail de dérivation à partir des rôles souches ainsi que l’affectation aux utilisateurs sera à la charge de l’établissement.

Role Souche 1

* *

Rôle dérivé 1

Z1

Rôle dérivé 2 Rôle dérivé 3 Rôle dérivé 4 Rôle dérivé 5

Z2 Z3 Z100

Role Souche 2

Z200

Utilisateurs

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SYNTHESE : Les différents types de rôles

•Seul le périmètre fonctionnel est géré (transactions).•Le périmètre organisationnel (objets autorisation) est renseigné à *

Dérivation

Affectation

•Gestion du périmètre organisationnel sur les rôles dérivés

•Affectation des rôles aux utilisateurs (relation n/n)

Rôles dérivésÀ la charge de l’établissement

À la charge de l’établissement

FB01

SOCIETE *

FB01

SOCIETE Z300

Cas

exc

eptio

nnel

(ex

: rôl

e te

chni

que)

Il n’y a pas de dérivation des rôles composites (enveloppes), il suffit de copier ou recréer une rôle composite avec le nom adéquat si pour plus de lisibilité les rôles dérivés doivent être regroupés

Rôles souches

Utilisateurs

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Documentation

Conclusion

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Présentation des autorisations livrées avec SIFAC

Généralités sur les rôles souches :

Une centaine de rôles souches ont été conçus par le groupe projet et enrichis au fur et à mesure des vagues de déploiement.

Ils ont fait l’objet de réflexion durant les ateliers pour s’adapter le mieux possible aux organisations des universités.

Certains rôles souches dépendent du choix de la modélisation (Service fait valorisé ou Service fait non valorisé).

Toutes les informations sur les rôles souches se trouvent sur l’espace SIFAC dans :Partage de fichier / Documentation SIFAC/02_Technique/05_Gestion_des_Autorisations/03_Matrices_souche

A / Les rôles souches ont été classés par profil métier (ex : Agent comptable) dans un fichier Excel « liste des rôles » SIFAC-DCD-GDA-Annexe-Liste-des-roles-V1.20xls.

B / Un classement complémentaire a été fait de manière détaillée par domaine (ex : dépense). Chaque domaine est détaillée comme ci-dessous.SIFAC-DCD-GDA-Matrice-BUD-v1.15.xls (Budget)SIFAC-DCD-GDA-Matrice-CPA-v1.12.xls (Compta Analytique)SIFAC-DCD-GDA-Matrice-CPT-v1.18.xls (Compta )SIFAC-DCD-GDA-Matrice-CPT-Regie-v1.0.xls (Régie)SIFAC-DCD-GDA-Matrice-DEP-v1.20.xls (Dépense)SIFAC-DCD-GDA-Matrice-MIS-v1.20.xls (Mission)SIFAC-DCD-GDA-Matrice-REC-v1.13.xls (Recette)SIFAC-DCD-GDA-Matrice-STA-v1.2.xls (Stage)SIFAC-DCD-GDA-Matrice-TECH-v1.8.xls (Technique)

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A / Matrice liste des rôles souches : explicationClassement par profil métier (sifac-DCD-GDA-annexe-liste des roles-v1.20.xls)

Profil métier Profil métier selon options

Le rôle concerne le domaine indiqué par une croix

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B / Les Matrices détaillées : explications– Les matrices détaillées répertorient les rôles par domaine (ex : dépense), et liste les

transactions affectées à chaque rôle.– La matrice (dépense DCD-GDA-MatriceDEP-v1.20.xls) permet de faire un lien entre les

transactions (dépense), et le ou les rôles souches dans lesquels on retrouve ces transactions.

Tâche

Tâche détaillée

Cette transaction est présente dans ce rôle simple

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Charge de travail / Planning

Retour d’expérience de L’EHESP

Retour d’expérience des établissements de Montpellier


Documentation

Conclusion

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Sommaire

Présentation technique des autorisations• Lien entre Transaction et objet d’autorisation• Lien entre Rôle, Transaction et objet d’autorisation• Mécanisme de dérivation• Attribution des rôles aux utilisateurs• Mécanisme de contrôle des autorisations

Transaction PFCG• Présentation de la transaction PFCG• Exemple de dérivation de rôle via PFCG• Affectation des rôles aux utilisateurs

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Sommaire

Mise en œuvre technique des autorisations• Transport entre environnements• Mécanisme de mise à jour des autorisations• Transactions utiles• Points importants

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Présentation technique des autorisations

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Rappel de la structure d’un rôle

Un rôle simple comprend un ensemble de transactions et d’objets

d’autorisations nécessaires pour le bon fonctionnement des activités définies pour

ce rôle.La liste des transactions associées va

permettre de délimiter un périmètre fonctionnel pour un rôle donné.

La liste des objets d’autorisations va permettre, pour une transaction, de

délimiter un périmètre organisationnel (société, UB, centre financier…)

La liste des objets d’autorisations dépend des transactions du rôle

Rôle Simple

Transaction 1 Ex : VA01


Objet Autorisation 1 Ctrl société

Objet Autorisation 2 Ctrl centre financier

Objet Autorisation 3 Ctrl Domaine comm.

Valeurs autoriséesZ100, Z200..

Valeurs autorisées901*

Valeurs autoriséesZ100 / Z1 / Z1

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SifacSifacMise en Œuvre technique des autorisations

Lien entre Transaction et objet d’autorisation

Dans chaque transaction SAP, des contrôles d’autorisations ont été codé. Ces contrôles d’autorisations se font via les objets d’autorisations. Ces contrôles se font via l’utilisation de modules fonctions (authority_check par exemple) ou de méthodes

qui prennent en paramètre :Le nom de l’objet d’autorisation que l’on veut contrôlerLes valeurs d’autorisations à contrôler pour cet objet.

Transaction 1 Ex : VA01 (commande de vente)

Objet Autorisation 6 Ctrl sociétéObjet Autorisation 5

Ctrl sociétéObjet Autorisation 4 Ctrl sociétéObjet Autorisation 3


Ctrl société

Transaction 2 Ex : FB01 (écriture comptable)


Ctrl sociétéObjet Autorisation3 Ctrl sociétéObjet Autorisation 2

Ctrl sociétéObjet Autorisation 1 Ctrl sur le type de pîèce

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Lien entre Rôle, Transaction et objet d’autorisation– La création d’un rôle commence par l’identification des transactions à lui affecter.– Une fois la liste des transactions affectée, le système va alors automatiquement nous fournir tous les

objets d’autorisations qui ont été implémentés dans ces transactions

Role Ex : affectation des transactions VA01 et FB01




Ctrl société




Exemple : Création d’un rôle contenant les transactions VA01 et FB01 :Tous les objets d’autorisations de ces 2

transactions sont alors remontés dans le rôle

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Role Ex : affectation des transactions VA01 et FB01




Ctrl société




Si un même objet d’autorisation (même nom d’objet) est présent dans plusieurs transactions d’un même rôle, on ne pourra pas dissocier le

contrôle fait sur une transaction ou sur l’autre (1 société différente par transaction…)

Ce n’est pas parce qu’un objet d’autorisation est présent dans un rôle que le contrôle d’autorisation se

fera sur toutes les transactions présentes dans ce rôle. Le déclenchement d’un contrôle d’autorisation se

fait via l’algorithme du programme et non via la présence d’un objet d’autorisation dans un rôle

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Mécanisme de dérivation

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Dérivation

Rôle Maître

Rôles Dérivés

FB01

SOCIETE *

trans

actio

nsob

jets

FB01

SOCIETE Z100

Z12_SIFAC_GEST_COMPTA_GEN_CPT_0001


trans

actio

nsob

jets

FB01

SOCIETE Z200

Z12_SIFAC_GEST_COMPTA_GEN_CPT_0003


trans

actio

nsob

jets

Valeur de l’objet

Valeur de l’objet

Rappel du principe de dérivation

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Détail d’un objet d’autorisationUn objet d’autorisation est identifié via un nom

d’objet : F_FICA_CTR, F_BKPF_BUK …

Un objet d’autorisation n’est pas toujours pas composé d’une seule zone mais de plusieurs. Chaque zone va correspondre à un paramètre

lors de l’appel du contrôle d’autorisation par une transaction.

Parmi ces paramètres, il y a 2 catégories :• Les paramètres de niveaux

organisationnels (société, CF …)• Les ‘autres’ (type de commande, activité…)

Les champs de niveau organisationnel devront être obligatoirement gérés dans chaque rôle alors que la gestion des autres champs est facultative.

Nom de l’objet

Nom d’un paramètre

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SifacSifacMise en Œuvre technique des autorisations

Détail d’un objet d’autorisation (suite)Les champs de niveau organisationnel devront être obligatoirement gérés dans

chaque rôle alors que la gestion des autres champs est facultative.

Lors de la livraison d’un rôle SIFAC, certains paramètres sont déjà renseignés (activité par exemple)

Dans le cadre du projet Sifac, seul les paramètres de type organisationnel (société, CF…) sont gérés. Tous les autres paramètres seront automatiquement renseignés dans

les rôles Sifac

Exemple de paramètre d’un objet d’autorisation pré-alimenté dans un rôle SIFAC

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Lors de la dérivation d’un rôle, on affecte des valeurs aux zones de type Organisationnel (société, cf…)

Rôle dérivé 1PR05

F_FICA_CTR

*

Z100

activité

Périmètre Financier

Centre Financier 901


F_FICA_CTR

*

Z100

activité



Un utilisateur avec ce rôle pourra créer une mission sur les agents

créés sur un CF901

Un utilisateur avec ce rôle pourra créer une mission sur les agents

créés sur un CF902

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Attribution des rôles à un utilisateur

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F_FICA_CTR

*Z100

actvt

Per Fi

CF 901

Rôle dérivé 2ME21N

M_BEST_WRK

*Z200

actvt

Div

Rôle dérivé 3VA01

F_BKPF_BUK

*Z100

actvt

Soc

F_FICA_CTR * / Z100 / 901M_BEST_WRK * / Z200

S_TCODE PR05S_TCODE ME21N

F_BKPF_BUK * / Z100

S_TCODE VA01

Affectation des 3 rôles à un utilisateur

Lors de l’attribution du rôle à un utilisateur, celui-ci reçoit alors l’ensemble de ses objets

d’autorisations qui vont se cumuler avec ceux hérités de ses autres rôles.

Les transactions autorisées sont gérées via l’objet d’autorisation S_TCODE

La transaction SU56 permet de connaître tous les objets d’autorisations pour un utilisateur.

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Si, dans 2 rôles différents, 2 transactions font appel au même objet d’autorisation (même nom), l’utilisateur aura accès au cumul des

valeurs positionnées sur cet objet.


F_FICA_CTR

*

Z100

activité




F_FICA_CTR

*

Z100

activité



PR05 : Création d’une mission ME21N : Création d’une commande d’achat

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Dans cet exemple, l’utilisateur pourra donc créer des missions et des commandes d’achats sur

les CF 901 ET 902.


F_FICA_CTR

*Z100

actvt

Per Fi

CF 901


F_FICA_CTR

*

Z100

actvt

Per Fi

CF 902

F_FICA_CTR 901F_FICA_CTR 902


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Mécanisme de contrôle des autorisations

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Lancement d’une transaction

contrôle d’autorisation sur un objet de cette transaction

Lecture des rôles affectés a l’utilisateur.

Ok ? NON

Message d’erreur

OUI

Poursuite du programme

A chaque lancement d’une transaction par un utilisateur, le système va déclencher des contrôles d’autorisations. A partir des données saisies à l’écran, le système va alors lire le profil de l’utilisateur et

vérifier qu’il a les droits nécessaires sur chaque objet rencontré :

Vérification que l’utilisateur a bien l’objet d’autorisation F_BKPF_BUK demandé dans un des ses rôles et

qu’il a bien la valeur 01 / Z100 associée

F_BKPF_BUK 01 / Z100

Valeur saisie à l’écranNom de l’objet à contrôler

F_FICA_CTR * / Z100 / 901M_BEST_WRK * / Z200


F_BKPF_BUK * / Z100

S_TCODE VA01

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Lancement VA01

Contrôle objet

S_TCODE

Contexte utilisateur

S_TCODE

L’utilisateur a-t-il l’objet S_TCODE dans sa fiche avec les paramètres suivant :•TCD = ‘VA01’

Ok ? NON

MessageOUI

Contrôle objet

V_VBAK_VKO

Contexte utilisateur

V_VBAK_VKO L’utilisateur a-t-il l’objet V_VBAK_VKO dans sa fiche avec les paramètres suivant :

•VKORG = ‘Z200’•VTWEG = ‘Z1’•SPART = ‘Z1’

•ACTVT = ’01’ ( création )

Lancement du 1er écran de saisie de commande

L’utilisateur saisie les valeurs Z200 Z1 Z1 dans le domaine commercial puis valide

Ok ? NON

MessageOUI

Exemple : Un utilisateur veut créer une commande sur le domaine commercial Z200 Z1 Z1

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Présentation de la PFCG

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Profil Generator (Transaction PFCG)– Le PG aide l’administrateur des autorisations à créer, générer et

assigner les profils d’autorisation. Toute la gestion des autorisations est centralisée dans la transaction PFCG.

– L’administrateur sélectionne les transactions à assigner à un rôle. Les objets d’autorisations dépendants sont automatiquement générés et groupés dans des profils d’autorisations.

– Le PG permet de gérer les composants suivants :• Les rôles simples• Les rôles composites• Les rôles dérivés• Les assignations aux utilisateurs

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Permet de créer un rôle simple

Permet de modifier un rôle simple ou

composite déjà existant

Permet de créer un rôle compositePermet d’afficher un rôle simple ou composite déjà

existant

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Identifiant du rôle

Identifiant du rôle « maître » si on est sur un rôle dérivé

Descriptif du rôle

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Liste des transactions sélectionnées

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Pour afficher/modifier les données d’autorisations

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Classe d’objet : SD

Objet d’autorisation : V_VBAK_VKO

Autorisation : T-RC72004600

Champs d’autorisation :ACTVT, SPART, VKORG, VTWEG

Valeur des champs d’autorisation

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Permet de lister chaque transaction où est utilisé ce champ d’autorisation

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Permet de gérer, de manière centralisée, tous les objets d’autorisations comportant en paramètre des données organisationnelles

Ce n’est pas parce que le niveau organisationnel apparait dans la fenêtre qu’il est géré sur toutes les transactions du rôle. Il faut

s’assurer que l’objet est bien géré dans la transaction.

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Permet de gérer les valeurs du champ d’autorisation

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Permet de gérer, de manière centralisée,

tous les objets d’autorisations en leur affectant la valeur ‘*’

Après avoir géré tous les objets de niveau organisationnel, il est important de faire passer tous les voyants au ‘vert’ via cette fonction

centralisée. En effet, même si en théorie les voyants ‘non verts’ portent sur des objets facultatifs à gérer, il se peut que ces objets soient quand même testés dans les programmes et entrainent des

problèmes d’autorisations.

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Exemple de problèmes possibles : Transaction XD03 (affichage d’un client)

L’objet Client : autorisation pour groupe de comptes n’est pas

géré (voyant orange)

Lancement de la transaction XD03 :Problème d’autorisation

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L’objet Client : autorisation pour groupe de comptes est

maintenant géré avec la valeur ‘*’

Lancement de la transaction XD03 :Le client est correctement affiché

Gestion de l’objet Client : autorisation pr groupe de comptes :

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Permet d’affecter des utilisateurs pour ce rôle

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Exemple de dérivation d’un rôle via la transaction PFCG

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Le mécanisme de dérivation d’un rôle est décrit dans le fichier ‘SIFAC_MUT_GDA_DERIVATION_ROLES_V1.1.ppt’ disponible sur l’espace Sifac

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2 points d’attention à retenir lors de la dérivation :

cliquer sur .– Cette action va permettre de synchroniser tous les

objets d’autorisations et les valeurs pré-alimentées entre le rôle souche et le rôle dérivé

Faire passer tous les voyants au ‘vert’

CLIQUERCLIQUER

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Affectation des rôles aux utilisateurs

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Il existe 2 façons d’attribuer des rôles aux utilisateurs :

Affectation par utilisateur Affectation par rôle

Transaction PFCGTransaction SU01

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Transports entre environnements

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Il est possible de transporter un rôle (souche, dérivé ou composite) d’un environnement à un autre

Le transport se fait via un ordre de transport Lors de l’affectation d’un rôle dans un OT, il est

également possible de transporter les utilisateurs qui sont affectés à ce rôle

Nous conseillons d’effectuer toute la dérivation sur la pré-production puis d’affecter les utilisateurs directement sur la production

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Transaction PFCG

Liste des rôles à inclure dans l’ordre de transport

Attention : la nomenclature des rôles dérivés est importante pour simplifier le transport

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Synthèse des rôles inclus dans l’OT (Le rôle souche a été automatiquement ajouté)

Contenu de l’OT

Il ne reste plus qu’ libérer l’OT puis l’importer sur la base de production

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Mécanisme de mise à jour des autorisations

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Pourquoi des mises à jours :– La mise au point d’un rôle dans SAP se fait de manière empirique. Il manque

parfois des objets d’autorisations ou certaines valeurs pré-alimentées (activités notamment).

– Le rôle souche est incomplet : certaines transactions ont été oubliées lors de la conception des rôles ou de nouvelles transactions Sifac ont été créées

Quels impacts sur les rôles dérivés :– L’amue ne livre que des rôles souches. A chaque mise à jour sur un rôle, il

faudra donc reporter les modifications effectuées sur tous les rôles dérivés.– En fonction de la modification effectuée, l’impact sera plus ou mois sensible :

• Pas d’impacts organisationnels : Seule l’adaptation des rôles dérivés est à faire (cf SIFAC_MUT_GDA_COMP_ROLE_MAITRE_DERIV_V1.0.ppt)

• Impact organisationnel : il faudra alors mettre à jour tous les rôles dérivés 1 à 1 si cette nouvelle zone doit être gérée

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Comment suivre les modifications livrées :

Exemple de fichier de suivi fourni à chaque livraison d’OT

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Transactions Utiles

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Transaction utiles:– PFCG : permet de créer/gérer et affecter les rôles aux utilisateurs– SU53 : permet l’analyse du dernier contrôle d’autorisation et ainsi

de voir les autorisations manquantes– SUIM : permet de faire des recherches sur les autorisations (liste

des utilisateurs par rôle, liste des rôles par transaction …)– SUPC : permet de générer en masse des rôles– SU01 : permet de gérer les utilisateurs dont l’attribution des rôles– PFUD : permet de comparer les fiches utilisateurs suite à la mise à

jour de rôles maîtres ou dérivés– SU56 : permet de connaître tous les objets d’autorisations qui sont

affectés à un utilisateur

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Points importants

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Automatisation– Il n’existe pas d’outils SAP pour automatiser la dérivation des rôles– Néanmoins, il existe des outils dans SAP qui permettent d’automatiser certaines

tâches :• CATT : permet de créer des scénarios de tests• LSMW : Atelier de reprise de données

– Ces 2 outils peuvent être utilisés pour aider à la dérivation des rôles (copie de rôles, modification d’un périmètre, affectation des rôles aux utilisateurs…)

– L’AMUE fournit des documentations pour présenter ces outils mais cela nécessite un investissement en temps pour prendre en compte ces outils:

• Amue_CATT_création_en_masse_role_simple_derivé.doc• Amue_LSMW_création_en_masse_role_simple_derivé.doc

– Un atelier sera organisé en septembre/octobre pour présenter l’automatisation via CATT.

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Dérivation– Certains rôles ne se dérivent pas. Ils sont à appliquer tel quel aux

utilisateurs :• SIFAC_TECH : rôle contenant des transactions et objets techniques. Ce rôle

doit être affecté à tous les utilisateurs.• SIFAC_TECH_SANS_SU01D : rôle identique au précédent mais sans la

transaction SU01D (affichage du détail d’un utilisateur). Ce rôle peut se substituer au précédent si vous ne souhaitez pas que l’utilisateur puisse accéder à l’affichage des détails des autres utilisateurs.

• SIFAC_TECH_REPORT : permet de lancer des queries SAP mais aussi consulter le contenu d’une table SAP (Attention, il n’y a pas de contrôle d’autorisation sur le périmètre organisationnel lors d’une telle consultation).

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• SIFAC_BATCH : permet de lister et lancer des dossier batchs input (Attention, il n’y a pas de contrôle sur le nom du dossier à lancer) donc un utilisateur avec un tel rôle peut lancer n’importe quel dossier batch.

• SIFAC_MASS : permet de modifier en masse les clients ou les fournisseurs.

• SIFAC_DATE_RETRO : permet à un utilisateur ayant ce rôle de saisir des OM rétroactifs

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• SIFAC_VALID_COMM_ACH_Z1: ce rôle est pour les utilisateurs en Z02 qui valident les utilisateurs Z01 (saisie)

• SIFAC_VALID_COMM_ACH_Z2 : ce rôle est pour les utilisateurs en Z03 qui valident pour les utilisateurs Z02 (si l'utilisateur Z02 n'a pas validé la commande, le Z03 ne la voit pas). L'utilisateur Z03 ne nécessitera pas de validation s'il fait une commande (il s'auto-valide).

• SIFAC_VALID_COMM_ACH_ZZ : ce rôle est pour les utilisateurs en Z01 (saisie).

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A Savoir– Suivant les rôles, la restriction sur le CF se fait via la zone

Centre Financier et/ou CB : Groupe d'autorisations du centre financier. Il faut obligatoirement renseigner ces 2 zones avec la même valeur (ou liste de valeurs) car suivant les transactions SAP, c’est l’une ou l’autre qui sera testée. Dans la fiche du CF (transaction FMSB), la zone ‘Groupe Autorisation’ doit être alimentée également avec la même valeur que le CF.

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Transaction FMSB Transaction PFCG

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– Il est possible d’utiliser ‘*’ pour autoriser une chaine de caractères (ex : CF = 901* correspond à tous les CF commençant par 901). En revanche, on ne peut utiliser qu’une seule ‘*’. Par exemple, la chaine ‘*901*’ revient au même que mettre ‘*’. C’est la première ‘*’ qui compte

– Pour les centres de coûts et de profits numériques, il faut compléter la zone avec des 0 devant (ex 0000012345)

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Documentation

Conclusion

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Documentation

La Documentation est présente sur l’espace Sifac sous : Documentation SIFAC/02_Technique/05_Gestion_des_Autorisations

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Documentation

SIFAC-FOR-Dérivation de Rôles-V1.1.ppt

– Décrit la procédure à suivre pour dériver un rôle à partir d’un rôle maître. La dérivation va permettre de restreindre un rôle sur un périmètre organisationnel donné.

• Conseils : Après avoir dérivé le premier rôle, il est alors possible de créer les autres rôles dérivés par copie de ce premier rôle. Les objets d’autorisations sont plus facilement identifiables.

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Documentation

SIFAC_MUT_GDA_COMP_ROLE_MAITRE_DERIV_V1.0.ppt– Décrit la procédure à suivre lorsqu’un rôle souche

est modifié par l’Amue. Le but est de reporter les modifications faites sur le rôle souche vers tous les rôles dérivés.

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Documentation

SIFAC_MUT_GDA_ANALYSE_AUTO_SU53_V1.0.ppt – Cette procédure explique le fonctionnement de la

transaction SU53. Cette transaction permet d’identifier le dernier contrôle d’autorisation en erreur.

– Si vous avez un problème d’autorisation, il faut alors faire une DA auprès de l’Amue en joignant une capture d’ écran de la transaction SU53

L’appel de la transaction /oSU53 doit se faire dès l’édition du message d’erreur. Il ne faut pas cliquer sur le message par exemple

pour avoir une description plus complète car cela fausse les données d’autorisations manquantes.

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Documentation

– Trace SU53Nom de l’objet d’autorisation

dont le contrôle est KO

Valeurs testées qui ont fait que le contrôle d’autorisation est KO

Nom du rôle ou l’objet d’autorisation est présent dans la fiche utilisateur

Valeurs qui sont actuellement affectées à l’objet d’autorisation pour cet utilisateur

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Documentation

SIFAC-EXP-PROCEDURE_GESTION_ROLE-V1.0.doc – Décrit la procédure à suivre pour créer un rôle. Cette

fonctionnalité peut être intéressante si vous avez un besoin non couvert par un rôle souche/

– Il est conseillé de partir du rôle souche le plus proche de votre besoin, de le copier puis de supprimer et/ou ajouter les transactions voulues.

La création et la maintenance des rôles souches est faite par l’Amue. Il ne faut pas modifier ces rôles car à chaque mise à jour de la souche, vos

modifications seraient perdues.

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Documentation

SIFAC_MUT_GDA_TRANSPORT_ROLES_SUPPRIMES_V1.0.ppt

– Décrit comment transporter la suppression d’un rôle d’un mandant à un autre.

– L’étape 1 du document décrit comment insérer un rôle dans un ordre de transport. Ce mécanisme sera utilisé pour faire passer vos Ots de la pré-prod vers la prod.

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Documentation

Amue_Maj_role_specifique.doc– Décrit les manipulations à faire pour mettre à jour vos

rôles spécifiques suite à une mise à jour du rôle souche qui avait servi de base pour la création du rôle spécifique.

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Mise en Œuvre technique des autorisations Documentation

Conclusion

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Conclusion

Une réflexion sur l’Organisation actuelle, le Choix d’organisation provisoire et les rôles souches au préalable est fondamentale. Cette réflexion ne doit pas être faite au dernier moment.

La gestion des autorisations est une partie lourde à mettre en place. Elle nécessite du temps et des compétences. Les fonctionnels travaillant sur le sujet devront suivre l’intégralité des formations Sifac.

La coordination entre techniques et fonctionnels est indispensable Utiliser au maximum les rôles souches afin d ’éviter un projet trop

complexe et non maintenu par l’AMUE. Tous les documents sur les autorisations se trouvent sur l’espace

SIFAC dans : Documentation SIFAC/02_Technique/05_Gestion_des_Autorisations

Documents

S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac 1 Séminaire Autorisation