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Le contrle interne dans lecadre de laudit des universitsColloque Universits
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Ordre du jour Introduction
Rappel des NEP Environnement du contrle interne
Process par cyclea) Achats
b) Paiec) Suivi des actifs (mobiliers et immobiliers)
d) Contrats pluriannuels
Process de clture
Conclusion
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Introduction
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Rappel des NEP
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Le contrle interne Comment dfinit-on le contrle interne ?
Contrle interne relatif llaboration de linformation comptable et financire
Multiplicit des NEP pouvant concerner le contrle interne Mission lgale de certification du CAC
Diligences directement lies
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Les grandes notions du contrle interne
Le contrle interne
Contrleinterne
Impuls par laDirection
Adapt lastructure delentreprise
Processusenglobantactions,moyens,
procdures
Fournit uneassurance
raisonnable la Direction
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Cadre normatif du CAC
Obligations du CAC en matire de contrle interne
Interventions complmentaires directement lies la mission du CAC, lademande de lentit
Situations interdites
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Cadre normatif du CAC
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Les lments fondamentaux des NEP 315 et 330 : objectifs
Obligations du CAC en matire de CI
Prise deconnaissance delentit et de sonenvironnement
Identification etvaluation du
risque danomalies
significatives dansles comptes
Conception et miseen uvre des
procdures daudit
Opinion sur lescomptes
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NEP 315 : le CAC prend connaissance des lments du contrle interne
pertinents pour laudit
Le CAC prend connaissance :
De lenvironnement de contrle
Des moyens didentification des risques
Des procdures de contrle interne
Du contrle du fonctionnement du contrle interne
Des systmes dinformation et de la communication en interne en matiredinformation financire
Obligations du CAC en matire de CI
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NEP 330 : mise en uvre de lapproche
Elle doit tre adapte
Tests de procdures etcontrles de substance
Tests de procdures lorsque
Il a retenu dans son valuation du risque lhypothse que les contrles fonctionnentefficacement,
Les seuls contrles de substance sont insuffisants
Obligations du CAC en matire de CI
Approche dauditadapte
Tests deprocdures
Contrles de
substance
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Obligations du CAC en matire de CI NEP 265 - Communication des faiblesses du contrle interne
Faiblesses du CI
Faiblessessignificatives du CI
Rapport du prsident
Direction
Personnes vises lart. L.823-16(organes dadministration,direction, surveillance,comit daudit)
Suffisamment importante pourmriter lattention des organesdadministration ou de direction
Absence dun contrleIncapacit dun contrle
Faiblesse significative qui peut
conduire une anomaliesignificative dans linformationcomptable et financire dont laconnaissance par le march estsusceptible davoir uneincidence sensible sur le coursdes instruments financiers mis
par la socit
Dficiences
majeuresde CI
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Interventions complmentaires duCAC la demande de lentit
NEP 9030-9040
Attestation sur informationschiffres ou qualitatives tabliespar la direction
Rapport sous forme de constatsrsultant de procduresconvenues
=> Pouvant porter sur deslments du contrle interne delentit relatifs llaboration et autraitement de linformationcomptable et financire
NEP 9080
Avis de conformit dunrfrentiel de contrle interne unrfrentiel cible
Support de formation sur textes /pratiques sur le contrle interne
Analyse des consquencesgnrales ou des difficultsdapplication dun rfrentiel
Avis sur les forces et faiblessesdu contrle interne en place
Avis sur les forces et faiblessesdu contrle interne en projet
=> pouvant tre assortis derecommandations
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Situations pouvant conduire le CAC ne pas accepter une mission du typeDDL :
Art 822-11 II du code de commerce en l'absence de NEP/DDL relative l'intervention
Code de dontologie de la profession de commissaire aux comptes
Interdictions figurant dans les NEP
Situations interdites
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Le contrle interne et sescomposantes
Les 5 composantes du contrle
interne
Lenvironnement de contrle
Lvaluation des risques
Les activits de contrle
Linformation et la communication
Le suivi (supervision, contrlecontinu, valuations spcifiques)
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Environnement de contrle
valuation des risques
Activits de contrle
Information et communication
Suivi
FONCTIONS
UNIT
ES
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Contrle interne : Dfinition 1/2 Le contrle interne se dfinit comme :
Un dispositif mis en uvre par le Conseil dadministration, la direction oules membres du personnel dune entit, pour apporter lassuranceraisonnable de latteinte des objectifs suivants :
Fiabilit des informations et de la communication financire (notamment lespublications caractre lgal)
Efficacit et efficience des oprations (ralisation des objectifs de performance et dersultat de lorganisation, protection des actifs) et de lapplication des instructions et desorientations fixes par la Direction
Respect des lois et des rglementations en vigueur
Ainsi il contribue la matrise des activits, lefficacit des oprations et lutilisation efficiente des ressources
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Contrle interne : Dfinition 2/2 Le contrle interne se caractrise par certains principes :
Le contrle interne est un ensemble de moyens mis en place dans unestructure et fait partie intgrante de son organisation ;
Lensemble des directions et services de lentit est responsable de ladfinition, de la mise en uvre et de la supervision de ces moyens pouratteindre les objectifs du contrle interne ;
Le contrle interne est laffaire de tous, et en tout premier lieu des oprationnelseux-mmes, et ce dans tous les processus (Exemple: budget, RH )
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Environnement de contrle 1/4 Prrequis indispensable
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Lenvironnement de contrle est
la culture du contrle interne
au sein dune organisation ;
il constitue le fondement de tous les
autres lments du contrle interne.
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Environnement de contrle 2/4 Lenvironnement de contrle : lenvironnement de contrle constitue le cadre et la
structure ncessaire la ralisation des objectifs cls du systme de contrle
interne (il inclut notamment lattitude et les actions du Conseil et de la direction vis--vis de la promotion du contrle dans lorganisation)
Lenvironnement de contrle svalue notamment au regard des lmentssuivants :
Intgrit et valeurs thiques Philosophie et style de direction
Structure organisationnelle
Attribution des pouvoirs et responsabilits
Politiques et pratiques relatives aux ressources humaines
Comptences du personnel
Systmes dinformation
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Environnement de contrle 3/4 Les composantes de lenvironnement de contrle
Intgrit et thique : la faon dont les valeurs dintgrit et dthique sontprsentes et diffuses au sein de lorganisation
Participation du Conseil dadministration ou du comit daudit : le rle du ConseildAdministration et du Comit dAudit (la gouvernance), son information
Style de management/direction : exemplarit, implication
Structure organisationnelle : organigramme, fonctions, responsabilits
Dlgation de lautorit et de la responsabilit : dlgations de pouvoir, designature.
Politiques et pratiques relatives aux ressources humaines
Comptences : ladquation des comptences aux tches effectuer
Adquation des systmes dinformation aux besoins
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Environnement de contrle 4/4 Les facteurs dattention lis lvaluation des risques
Les changements dans lenvironnement oprationnel Les nouveaux arrivants
Les nouveaux systmes dinformation ou leur reconfiguration
Les situations de dveloppement
Les restructurations de lorganisation
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Application
Controls
Application
Controls
Application
Controls
Environnement de contrle IT
Business Processes / Classes of TransactionsProcessus mtier / Classes de Transactions
Processus A Processus B Processus C
Applications informatiques
IT Infrastructure ServicesProcess informatiques transversaux
Scurit physique et logique
Gestion du changement
Exploitation, sauvegardes, secours IT
Significant Accounts in Financial StatementsEtats financiers
Contrlesgnraux
informatiques( ITGC )
ContrlesApplicatifs
automatiques
( ITAC )
Application A Application B Application C
Comment le systme dinformation
impacte les tats financiers?
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Dfinition et impact des contrles gnraux
de technologie de linformation sur ledispositif de contrle interne
Les contrles gnraux de technologie de linformation (ITGC), utilissafin de grer et de contrler les activits de technologie de linformation et lemilieu informatis, se subdivisent en quatre domaines :
Dveloppement et mise enplace
Assurer que les systmes soient dploys, configurs et misen place de sorte satisfaire les objectifs de ltablissement
Maintenance Assurer que les systmes modifis continuent satisfaire les
objectifs de ltablissementOprations de technologie delinformation et traitement deproduction
Assurer que les systmes en production soient traits commeils ont t approuvs; que les problmes soient corrigs etles systmes relancs, de sorte viter lintroductionderreurs.
Scurit Assurer que laccs aux ressources et aux donnes dessystmes soit authentifi et autoris selon les objectifs deltablissement
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Des ITGC forts permettent de rduire lenombre de contrles dapplication
Contrles de technologie delinformationfaibles
Contrles de technologie delinformationforts
Contrles dapplication et rvisionsde la performance de lactivit
Contrles dapplication et rvisionsde la performance de lactivit
Contrles gnraux informatiques Contrles gnraux informatiques
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Process par cycle
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a) Achats
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Les risques majeurs du cycleAchats
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Principales faiblesses de contrleinterne rencontres (1/4)
Nature Description Risque Recommandations
Sparation destches
Les commandes sontrgulirement approuves parla personne qui les a inities
Existencedoprations nonautorises
Rdiger une procdure permettantde sassurer que la personne quiinitie la commande est diffrente decelle qui lapprouve
Sparation destches
Des agents de lUniversitpeuvent tre habilits raliser des oprations de
commandes dachat ainsi quedes transactions sur lescomptes fournisseurs(commande, facturation,paiement, modification desdonnes de base comme leRIB)
Existencedoprations nonautorises
Raliser une matrice desincompatibilits sur les rlesattribus aux agents de lUniversit
dans le systme dinformation afinde corriger les droits daccs quiseraient par nature incompatibles
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Principales faiblesses de contrleinterne rencontres (2/4)
Nature Description Risque Recommandations
Validation duservice fait
Les tests dauditconduits ont dmontrque la validation duservice fait enregistredans le systmedinformation taitsouvent errone et
postrieure la daterelle de ralisation dela prestation
Non exhaustivit desdettes enregistres la date de clture
Rdiger une procdure destination descomposantes afin de sassurer que leservice fait est enregistr la date rellede ralisation de la prestation (sansattendre la facture) : cette procdure doitgalement prvoir la documentationncessaire permettant dattester de la
ralisation de la prestation (bordereaude livraison)Un des contrles compensatoirepouvant tre ralis par lagencecomptable pourrait consister effectuerune revue des commandes ouvertes laclture de lexercice afin de sassurer de
labsence de ralisation des prestationsconcernes
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Principales faiblesses de contrleinterne rencontres (3/4)
Nature Description Risque Recommandations
Prestationsdachatsstalant surdeuxexercicescomptables
Certaines prestationsachetes voient leurralisation staler surdeux exercices alors quela facture dachat asouvent t reue laclture et enregistre
pour la totalit de laprestation
Inexactitude desdettes fournisseursenregistres ladate de clture
Mettre en place un tableau de suivi desprestations stalant sur deux exercices .Ces prestations ne font que rarementlobjet dune commande dans le systmedinformation (type gaz, lectricit,abonnements des revues).Utiliser ce tableau de suivi pour
enregistrer la correcte charge lie lexercice en cours (la partie de laprestation ralise sur lexercice suivantdevant tre comptabilise en chargeconstate davance si la facture globalea dj t comptabilise)
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Principales faiblesses de contrleinterne rencontres (4/4)
Nature Description Risque Recommandations
Respect desrgles du Codedes marchspublics
Les groupes de marchandisesdfinis dans le systmedinformation sont parfois malutiliss et conduisent droger aux rgles de la miseen concurrence des appelsdoffres
Non respect desrgles de mise enconcurrence dansle cadre dulancementdappels doffres
Fiabiliser les groupes demarchandises crs dans lesystme afin de sassurer que lesseuils de mise en concurrencedfinis par lUniversit serontrespects
Analyse dusolde defactures nonparvenues
A la clture annuelle, le soldede factures non parvenuescomporte parfois des lmentsanciens toujours comptabilissen dette alors que la facturecorrespondante a dj trgle
Inexactitude desdettesfournisseursenregistres ladate de clture
Raliser une revue du solde defactures non parvenues de manirergulire afin de sassurer que tousles lments sont justifis
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Nos axes de recommandationsSappuyer sur le systme dinformation en :
Dfinissant des rles appropris : ralisationdune matrice des incompatibilits permettant demettre en avant les anomalies daccs et de lescorriger
Sassurant que les droits daccs sontrgulirement revus et mis jour
Utilisant toutes les possibilits de contrleautomatique proposes par le SI :
Enregistrement automatique de la charge ds lavalidation du service fait
Autorisation de la commande ds la validation dela demande dachat
Mise en place dun seuil dcart tolrable dans lesoprations de rapprochement commande / facture
Mise en place dun systme de signatures
lectroniques (envoi automatique de mails pourapprobation des achats)
Requtes de modifications des donnes debase
Produire et mettre jour un manuel deprocdures en :
Dcrivant les oprations contenues dans les
diffrents sous-processus constituant le cycleAchats
Identifiant les contrles clefs raliser surlensemble de ces oprations
Ciblant les oprationnels en charge de laralisation des contrles clefs
Faire vivre le contrle interne sur le cycle Achatsen :
Mettant en place un systme de contrle desprocdures (Rle de lAudit Interne)
Formant et sensibilisant lensemble desoprationnels limportance des contrles et deleur documentation dans lorganisation
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b) Paie
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Environnement de contrle Aprs passage lautonomie, les tablissements sont responsables de lensemble des dpenses
de personnel quils emploient => la masse salariale reprsente plus de 80% des dpenses defonctionnement,
Dans le cadre dune convention de paie faon, les tablissements ont confi lensemble de leurs
paies la DRFiP : Le contrle de payeur est exerc a priori par lagent comptable de ltablissement,
La DRFIP est autorise prlever, sur le compte bancaire de lUniversit, les rmunrations versesmensuellement aux agents ainsi que lensemble des cotisations sociales,
Le calendrier de paie est fix par la DRFIP et simpose donc au service RH.
Plusieurs outils non interfacs avec le systme comptable : Logiciel de paie (GIRAFE, WINPAIE, ASTRE..),
Gestion administrative du personnel (HARPEGE),
Pilotage de la masse salariale ( POEMS).
Une rglementation en volution et une multiplicit des statuts et des contrats.
Un risque inhrent potentiellement lev sur le process paie.
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Evaluation de la procdure paie Laudit de la procdure Paie a pour objectif :
dapprcier le niveau de fiabilit du contrle interne au sein de ltablissement,
de sassurer de la validit et de lefficacit des procdures, de sassurer des correctes transmissions et traductions de toutes les informations dans le
processus de traitement des donnes de toutes natures.
Laudit de la procdure aborde :
la collecte des informations gnrales (effectif, lgislation et conventions applicables),
les paies (prparation, tablissement, acomptes, comptabilisation, rglement),
les autres charges de personnel (primes, rmunrations accessoires, congs (CP, CET)),
les charges sociales (calcul, dclaration, comptabilisation, rglement),
les travaux priodiques (justification des comptes, valuation des provisions,).
Le primtre de la procdure Paie stend donc sur :
les aspects sociaux et lgislatifs, les aspects financiers et comptables.
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Les constats Des points forts identifis :
Des activits de contrles leves, de plusieurs niveaux : Contrles priori, de niveau 1 et 2,
Contrles postriori.
Une sparation des tches la plus souvent efficace entre les services RH et lagence comptable,
Une bonne matrise des outils,
Des comptences avres en matire de paie et une veille rglementaire.
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Principales faiblesses de contrle interne
identifies Des procdures en cours de finalisation :
rdiger / mettre jour
A diffuser tous les intervenants
Des contrles parfois redondants entre lesgestionnaires et lagence comptable, etinsuffisamment matrialiss
Des contrles souvent axs sur les donnes depaie qui font lobjet de modifications et peu sur lesdonnes permanentes
Des dcalages importants entre le calendrier desdonnes de gestion et leur intgration dans la paie.
Des organisations plus ou moins centralises, et/ouintgres et des informations dpendantes descomposantes
Absence dinterface entre les logiciels RH et les
logiciels comptables et budgtaires Des difficults pour recenser, valoriser puis
documenter les provisions pour passifs sociaux
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Rattachement des charges au bon exercice
Correcte valorisation des charges payer etprovisions
Exhaustivit des passifs sociaux
Information financire incomplte
Les constats Les risques
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Nos axes de recommandationsEn matire de guide de procdures :
Poursuivre la formalisation des procdures ouleur mise jour,
Veiller la bonne diffusion de ces procduresauprs des acteurs.
En matire de contrles :
Mettre en place, priodiquement, des contrlesde cohrence thmatiques,
Formaliser un rapprochement DADS /comptabilit,
Hirarchiser et formaliser les contrles.
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En matire de procdure de clture :
Fiabiliser la procdure de recensement et devalorisation des passifs sociaux,
Estimer priori ces passifs sociaux, et non postriori,
Sensibiliser les composantes sur limportancedu rattachement du service fait au bonexercice.
En matire dorganisation :
Centraliser le recensement des informations,
Amliorer le circuit de communication desdonnes de paie entre les diffrents services.
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c) Suivi des actifs(mobilier et immobilier)
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Principes du contrle interneapplicable aux actifs
Matrise des oprations dinvestissement :
Analyse et autorisation pralable
Respect des rgles de la dpense publique (CMP)
Destination des actifs
Maintien et protection des actifs : Traabilit des actifs et inventaire physique
priodique
Entretien, maintenance, protection physique,assurance
Matrise des oprations de dsinvestissement :
Autorisation pralable
Respect des rgles de cession/rebut
Correcte valorisation
Matrise de linformation individuelle permettant lesuivi comptable et la gestion :
Exactitude et disponibilit de linformation, ycompris sur le financement
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Les risques lis au contrle internecomptable et financier
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Exemples dans le suivi des actifsimmobiliers
Constat Risques Recommandations
Mconnaissance du patrimoine mis
disposition et des travaux y affrents
Non exhaustivit du
patrimoine
Assurer le suivi de ce patrimoine,
des travaux et des financementscorrespondants
Qualification errone des oprations(fonctionnement/investissement) dedpenses et de recettes(subventions)
Non ralit desoprations,inexactitude
Mettre en place des procduresidentifiant les critres de distinctionet assurer la cohrence entre lesinformations renseignes dans les
bases de donnes et la comptabilitMise en service tardive desimmobilisations en cours
Inexactitude desamortissements
Mettre en cohrence la mise enservice comptable et la premireutilisation de lactif (par exemplesans ncessairement attendre leDGD)
Adaptation insuffisante des dures etdes plans damortissement aux plansdinvestissement et de maintenance
Inexactitude desamortissements Adapter les plans damortissementaux dures relles dutilisation desactifs et apporter un suivi rigoureuxaux actifs dcomposs
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Exemples dans le suivi des actifsmobiliers
Constat Risques Recommandations
Absence de rapprochemententre les fichiers et la
comptabilit
Non exhaustivit dupatrimoine, non
ralit
Procder priodiquement cerapprochement global qui participe la
justification des comptesManque de fiabilit desinformations figurant dans lesbases de donnes (mise enservice, montant, dures,financement, sorties)
Non exhaustivit,Non ralit desoprations,inexactitude desamortissements
Fiabiliser les donnes historiques et mettreen place des procdures de contrle parsondage des informations relatives auxoprations de lexercice (les plusimportantes notamment)
Absence de recensementphysique
Non exhaustivit, nonralit
Mettre en uvre un inventaire physique(points dattention sur les actifs cofinancsdans les laboratoires, les ouvrages decollection, etc) au besoin en plusieursphases, constater les corrections dans lescomptes et mettre en place des procdures
de suivi dans le tempsSorties systmatiques decertains actifs (amortisnotamment)
Non exhaustivit Elaborer des procdures de mise au rebutpriodique et respecter les rgles desortie/cession
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d) Contrats pluriannuels
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Dfinition dun contrat pluriannuel Oprations partiellement excutes la clture de lexercice,
Plus prcisment, il sagit de toute prestation de service ou toute commandede bien dont lexcution a commenc avant la clture de lexercice et quisachve contractuellement aprs
Notion dautorisation contractuelle du financeur de continuer dpenser surlexercice suivant.
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Contexte et constats Comptabilisation lencaissement :
Les premires annes de certification des comptes des tablissementsont gnralement relev la comptabilisation de contrats pluriannuels (ycompris des contrats de recherche) au rythme des encaissements,sans application dune comptabilit dengagements,
La gestion de ces contrats, hormis ceux grs en ressources affectes,ne prenaient pas en compte le rythme des dpenses engages,gnrant ainsi un dcalage important entre constatation des recettes etdes dpenses.
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Modalits de traitement comptable La particularit de la comptabilisation en ressources affectes sous certaines
conditions (mthode transitoire),
Lapplication de la mthode lavancement : constatation du rsultat enappliquant au rsultat terminaison le pourcentage davancement,
Lapplication de la mthode lachvement : inscription lactif(stock/travaux en cours) des cots encourus, dans lattente de
comptabilisation du chiffre daffaires la fin du contrat.
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Modalits de traitement comptable Gestion des contrats lavancement, mais sans tenir compte dun rsultat
terminaison (article 380-1-V du P.C.G. )
Conditions :
Incapacit estimer de faon fiable le rsultat terminaison qui repose sur 3critres :
la possibilit didentifier clairement le montant total des produits du contrat,
la possibilit didentifier clairement le montant total des cots imputables au contrat,
lexistence doutils de gestion, de comptabilit analytique et de contrle internepermettant de valider le pourcentage davancement et de rviser, au fur et mesure delavancement, les estimations de charges, de produits et de rsultat.
Mesure de lintensit de lexcution de la prestation par le total des dpenses la clture de lexercice,
Prise en compte des recettes la hauteur des dpenses puisquaucunrsultat nest dgag avant la dernire anne de vie du contrat.
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Difficults rencontres Constats relatifs des insuffisances du contrle interne :
Existence dun tat qui permette de disposer dune vision exhaustive descontrats pluriannuels (dpenses / recettes) et prsentant pour chaque contrat lasituation comptable du contrat et sur lexercice,
Difficult tracer les flux relatifs ces contrats dans la comptabilit,
Difficult de suivi des contrats (budget, avenants, ) et de connaissance du
degr davancement des projets (jalons), Erreur daffectation des charges et produits au contrat concern,
Insuffisance des contrles permettant didentifier lexistence dventuels reliquatssur les contrats,
Insuffisance des contrles pour sassurer de la recouvrabilit des produitscomptabiliss et identifier le remboursement ventuel des fonds perus.
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Process de clture
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Processus de clture Le process de clture des universits sest complexifi avec la certification
des comptes et la volont de rduction des dlais de clture :
Difficults dans certains cas matriser les dlais : premier exercice de
certification, mise en place dun nouveau systme dinformation, Formalisation perfectible des contrles, des procdures et des modes
opratoires.
Difficults communiquer certains tats comptables justificatifs la clture :
Absence de conservation dhistorique
Rupture de la piste daudit / cration dtats manuels rconcilieravec les donnes comptables
Absence de dossiers de clture, insuffisance des documents de rfrence
formalisant les process les plus significatifs
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Processus de clture Le process de clture est un lment structurant du contrle internecomptable de luniversit :
Ncessit dune bonne articulation ordonnateur/comptable
Importance de la justification et de la documentation des soldes comptables la clture
Certaines rserves des CAC lui sont directement lies (csure des exercices,provisions)
De bonnes pratiques identifies au cours des audits montrent que leprocess de clture peut tre fiabilis avec la mise en place doutils :
Une instruction de clture qui soit un mode opratoire pour tous les acteurs duprocessus (dfinition des tches, du calendrier, des intervenants, de ladocumentation....)
Un dossier de rvision comptable organis par cycle ( objet de contrleinterne et du commissaire aux comptes)
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Conclusion