Comment organiser, construire et piloter les formationsJean-François FINOTMija RABEMANANJARA24 juin 2011
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L’objectif de la formation est de vous donner les éléments clés pour :
Construire une formation
Maîtriser son relationnel avec les participants
Optimiser sa prestation grâce à quelques conseils pédagogiques
Connaître la logistique nécessaire à l’animation d’une formation
Objectif de la formation
No. 2
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Sommaire
• Introduction – Vos attentes (5min)
• Construction d’une formation (20 min)
• Cadrage du besoin
• Forme
• Fond
• Workshop : Construire le fil rouge (20 min)
• Animation d’une formation (20 min)
• Quelques situations concrètes (15 min)
• Comment les gérer
• Retour sur vos attentes – Conclusion (10 min)
No. 3
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Rapide tour de présentation : 1 minute par participant
Qui suis-je ?
Pourquoi ai-je choisi de venir à cette formation ?
Quelles sont mes attentes ?
Ai-je signé la feuille de présence ?
Introduction et attentes
No. 4
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Sommaire
• Introduction – Vos attentes
• Construction d’une formation
• Cadrage du besoin
• Forme
• Fond
• Workshop : Construire le fil rouge
• Animation d’une formation
• Quelques situations concrètes
• Comment les gérer
• Retour sur vos attentes - Conclusion
No. 5
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Suite à une demande du client, le manager va cadrer le besoin :
Quel est l’objectif de cette formation ?
Pourquoi prévoir cette formation ? (contexte ? Enjeux associés ?)
Quel(s) message(s) souhaite t-on transmettre ?
Quelle la cible ? (Qui ? …)
Quels sont les indicateurs qui permettront de s’assurer d’une
formation réussie pour le client ?
Sans oublier :
Quelle durée faut-il prévoir ?
Ou se déroule la formation ?
Construction d’une formation
No. 6
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Pour répondre au besoin exprimé par le client, un premier travail consiste à concevoir le fil rouge
Bonne pratique :
Le formateur conçoit le fil rouge qui va permettre de cadrer le déroulement de la prestation. Le fil rouge permet de :
élaborer un planning des différentes séquences, en expliciter le contenu, le processus et le sens, donner un fil conducteur entre les différentes séquences Il s’agit d’une construction logique qui permet de s’assurer qu’on est
bien en phase avec le client sur le contenu, le processus et le sens de la formation.
Une fois le fil rouge élaboré par l’organisateur de l’événement, il doit être validé par le client
Construction d’une formation
No. 7
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Exemple de fil rouge
No. 8
Timing Libellé Sens Contenu Processus
9h – 9h30 Ouverture Rappeler la finalité de la formation et présenter le déroulement
Lien avec la réunion du 5/9 Présentation des objectifs
Animateur slides powerpoint
9h30 – 9h45 Introduction Entrer en dynamique pour la journée
« Pour moi cette formation sera un succès si je sors avec … »
Chacun complète la phrase Tour de table + formalisation paperboard
9h45 – 10h15 Règles du jeu Donner un cadre pour bien travailler ensemble
5 règles choisies par chacun parmi les 10 proposées Règles « hiérarchisées » selon les votes
Chacun réfléchit aux 5 règles qui lui semblent les plus importantes, puis « vote » et commente
10h15 – 10h30 Pause
10h30 – 12h30 Partage des représentations – Enjeux
Comprendre le point de vue de chacun
Vision individuelle sur : Vocation Ambition Valeurs Principes de management
30 mn : réflexion individuelle 40 mn : présentation individuelle 15 mn : communication 30 mn : échanges sur le contenu
12h30 – 14h00 Déjeuner
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Quelles sont les composantes d’une formation ?
Construction d’une formationLes composantes d’une formation
No. 9
Le support
La logistique
L’animation
Quelques bonnes pratiques à suivre
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Structurer le plan de cours pour : Être clair et précis Prévoir une progression dans l’apprentissage des notions Ne pas perdre l’auditoire dans des détails
Illustrer par des exemples de la vie professionnelle, des schémas
Répéter certains concepts qui nécessitent plusieurs explications
Une gestion rigoureuse des horaires, des pauses, des repas est nécessaire Pour faciliter l’assimilation des concepts
Pas de cours magistral après le repas, préférer des exercices Prévoir a minima une pause par demi-journée
Prévenir les stagiaires en début de formation Bien fixer les heures de début et de fin de formation (idem pour les pauses)
Construction d’une formationConseils génériques
No. 10
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Quelques idées de trame pour structurer un document, sa présentation ou son expression orale
– Réel – Rappel du contexte
– Problématique rencontrée
– Besoins exposés
– Demande exprimée ou comprise
– Contrat
Respecter un modèle, par exemple :
… tout au long d’un projet
No. 11
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Garder à l’esprit : 1 slide = 1 message clé
Utiliser la charte graphique attendue
Trop de slides … risque de brouiller le message. Construire le support en se posant la question suivante :
« Ma présentation facilite-t-elle l’apprentissage des stagiaires ? »
Equilibrer la théorie et la pratique permet de relancer l’attention Entre 20 et 30 min : décroissance progressive de l'attention Les stagiaires ne retiennent que 7% des mots qu'ils entendent Il faut préférer un atelier plutôt que des grands discours
Construction d’une formation - Support
No. 12
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Sommaire
• Introduction – Vos attentes
• Construction d’une formation
• Cadrage du besoin
• Forme
• Fond
• Workshop : Construire le fil rouge
• Animation d’une formation
• Quelques situations concrètes
• Comment les gérer
• Retour sur vos attentes - Conclusion
No. 13
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Contexte :
Votre client vous demande une proposition pour former 10 chefs de projet au référentiel de bonnes pratiques ITIL.
Demande :
Construisez le fil rouge que vous validerez ensuite avec lui.
Précisions :
Pas de certification
Durée : 1 jour
Profil : chefs de projet MOE et Responsable d’applications
Atelier : Construire le fil rouge
No. 14
Préparation du fil rouge en binôme : 15 min Restitution au groupe : 2 min / groupe
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Sommaire
• Introduction – Vos attentes
• Construction d’une formation
• Cadrage du besoin
• Forme
• Fond
• Workshop : Construire le fil rouge
• Animation d’une formation
• Quelques situations concrètes
• Comment les gérer
• Retour sur vos attentes - Conclusion
No. 15
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Les 5 rôles du formateur :
Hôte
Manager de la formation
Expert du domaine
Coach
Représentant de la société
Construction d’une formation
No. 16
Tous ces rôles sont interdépendants. Un bon formateur remplit tous ces rôles dans une formation
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Hôte Vous accueillez les stagiaires "chez vous" Vous devez les mettre en confiance Vous êtes l'organisateur de cette formation et devez faire en sorte
que tout se passe bien pour tout le monde
Manager de la formation Vous êtes le responsable du groupe Vous rythmez la formation Souvent, ce rôle ne prend son importance qu'en cas de problème
Expert du domaine Vous avez la connaissance du sujet Vous avez la hauteur de vue nécessaire pour répondre aux interrogations
des stagiaires Votre connaissance ne se limite pas au simple contenu de la formation Ce rôle est le plus facile à remplir sur les formations techniques
Les 5 rôles en détail (1/2)
No. 17
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Coach Vous devez encourager les stagiaires Vous identifiez les difficultés et chercher des solutions pour les
résoudre Vous favorisez et reconnaissez les succès Poser des questions faciles de temps en temps Guider plutôt que donner la solution Gérer le temps et les stagiaires difficiles Ce rôle demande une attention permanente et est le plus fatiguant
Représentant de la société Pour les stagiaires, pendant le temps de la formation, vous
représentez LBC Connaître un minimum l'organisation et les métiers Etre à l’écoute des opportunités
Les 5 rôles en détail (2/2)
No. 18
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Se mettre en condition Arrivée en avance, installer le PC et le vidéo projecteur
Accueillir les stagiaires
Se présenter Votre présentation doit avoir été répétée en amont de la formation
Présenter LBC Métier et domaines d’interventions
Faire un tour de table Noter spécifiquement les attentes des stagiaires
Donner la feuille de route de la formation (objectifs, …)
Le 1er jour
No. 19
Accrocher la feuille de paperboard des attentes relevées => permet d'y faire référence en fin de
formation
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Communiquer efficacement Contrôler votre respiration est fondamentale pour la diction, le débit, le
volume sonore, ainsi que pour gérer le stress Vouvoyer ou tutoyer : à vous de fixer les règles du jeu (le vous est le plus
approprié)
Faire attention au non-verbal Il constitue environ 80% du message transmis et contribue à appuyer le
propos énoncé, ou au contraire à l’affadir ou à déconcentrer les stagiaires (par exemple, le formateur qui remonte ses lunettes 15 fois par minute)
Le regard : regarder chaque stagiaire au moins une fois La gestuelle : c’est le complément indispensable à la parole La posture du corps : bien ancré au sol, rester le plus possible debout Les déplacements : éviter simplement les déplacements sans but
Prévoir une tenue vestimentaire adaptée et avec laquelle vous vous sentez à l’aise
Animation d’une formation
No. 20
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Se mettre en capacité de terminer la formation « proprement » Prévenir bien avant la fin de la formation que le support ne sera peut-être
pas vu de façon exhaustive mais que l’essentiel du contenu sera couvert
Garder un peu de temps en fin de formation pour les questions / réponses
Revisiter les attentes au regard de celles exprimées en début de formation et compte tenu des éléments abordés
Faire compléter la fiche d’évaluation par chaque stagiaire
Laisser votre adresse e-mail pour un support après la formation
La fin de la formation
No. 21
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• Quels sont les livrables de la prestation de formation ?
=> in fine, qu’achète le client ?
Quiz
No. 22
- Un support de formation
- Une maitrise de la logistique
- Un savoir faire en animation
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Sommaire
• Introduction – Vos attentes
• Construction d’une formation
• Cadrage du besoin
• Forme
• Fond
• Workshop : Construire le fil rouge
• Animation d’une formation
• Quelques situations concrètes
• Comment les gérer
• Retour sur vos attentes - Conclusion
No. 23
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1. Un stagiaire se distingue par sa mauvaise humeur. Il critique tout (les slides, les ateliers,…).
Comment réagissez vous ?
2. Vous êtes face à un stagiaire qui, en l’occurrence, se verrait bien à votre place. Il se permet donc de répondre aux questions des autres stagiaires. Il peut aussi remettre en cause vos explications ou les slides présentés.
Comment réagissez vous ?
Situations (1/3)
No. 24
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3. Vous êtes face à un groupe très hétérogène. Certains ont un niveau avancé et d’autres ont un niveau débutant.
Que faites vous ?
4. Deux stagiaires entrent en conflit au cours d’une formation pour une raison quelconque.
Comment réagissez vous ?Que faites vous ?
Situations (2/3)
No. 25
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5. Un stagiaire vous demande votre expérience professionnelle
Comment allez vous lui répondre ?
6. Un stagiaire vous pose des questions insistantes sur des sujets qui débordent le cadre du cours
Comment réagissez vous ?
Situations (3/3)
No. 26
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Sommaire
• Introduction – Vos attentes
• Construction d’une formation
• Cadrage du besoin
• Forme
• Fond
• Workshop : Construire le fil rouge
• Animation d’une formation
• Quelques situations concrètes
• Comment les gérer
• Retour sur vos attentes - Conclusion
No. 27
Annexes
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Qui imprime les supports et pour quand faut-il les fournir ?
Avez-vous la proposition commerciale envoyée au client ?
Où se déroule la formation et comment y aller ?
Qui est le contact client sur place ?
La salle est elle correctement installée ?
Les transports sont-ils prévus et avez-vous toutes les infos ?
L’hébergement est-il prévu et avez-vous toutes les infos ?
Combien de temps mettrez-vous entre l'hôtel et le lieu de la formation ?
A quelle heure démarre et finit la formation ?
Check-list pour animer une formation en déplacement
No. 29
En règle générale, il est souhaitable de confirmer certains points directement avec le client.
- Cela permet d'établir le contact- Cela permet également d'avoir des infos sur les profils des
participants
Logica Business Consulting is the consulting division of the Logica group, a leading IT and business services company, employing 40,000 people. It provides business consulting, system integration, and IT and business process outsourcing services. Logica Business Consulting has a network of 3,000 consultants located throughout Europe. Our consultants help drive the success of clients’ transformation projects. They stand apart through their European culture, ability to work closely with clients, and unique blend of sector-based, functional and technological expertise. More information is available at www.logica.com/consulting
MerciJean-François FINOT