Comment organiser, construire et piloter les formations Jean-François FINOT Mija RABEMANANJARA 24 juin 2011

Comment organiser, construire et piloter les formationsJean-François FINOTMija RABEMANANJARA24 juin 2011

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L’objectif de la formation est de vous donner les éléments clés pour :

Construire une formation

Maîtriser son relationnel avec les participants

Optimiser sa prestation grâce à quelques conseils pédagogiques

Connaître la logistique nécessaire à l’animation d’une formation

Objectif de la formation

No. 2


Sommaire

• Introduction – Vos attentes (5min)

• Construction d’une formation (20 min)

• Cadrage du besoin

• Forme

• Fond

• Workshop : Construire le fil rouge (20 min)

• Animation d’une formation (20 min)

• Quelques situations concrètes (15 min)

• Comment les gérer

• Retour sur vos attentes – Conclusion (10 min)

No. 3


Rapide tour de présentation : 1 minute par participant

Qui suis-je ?

Pourquoi ai-je choisi de venir à cette formation ?

Quelles sont mes attentes ?

Ai-je signé la feuille de présence ?

Introduction et attentes

No. 4


Sommaire

• Introduction – Vos attentes

• Construction d’une formation


• Forme

• Fond

• Workshop : Construire le fil rouge

• Animation d’une formation

• Quelques situations concrètes


• Retour sur vos attentes - Conclusion

No. 5


Suite à une demande du client, le manager va cadrer le besoin :

Quel est l’objectif de cette formation ?

Pourquoi prévoir cette formation ? (contexte ? Enjeux associés ?)

Quel(s) message(s) souhaite t-on transmettre ?

Quelle la cible ? (Qui ? …)

Quels sont les indicateurs qui permettront de s’assurer d’une

formation réussie pour le client ?

Sans oublier :

Quelle durée faut-il prévoir ?

Ou se déroule la formation ?

Construction d’une formation

No. 6


Pour répondre au besoin exprimé par le client, un premier travail consiste à concevoir le fil rouge

Bonne pratique :

Le formateur conçoit le fil rouge qui va permettre de cadrer le déroulement de la prestation. Le fil rouge permet de :

élaborer un planning des différentes séquences, en expliciter le contenu, le processus et le sens, donner un fil conducteur entre les différentes séquences Il s’agit d’une construction logique qui permet de s’assurer qu’on est

bien en phase avec le client sur le contenu, le processus et le sens de la formation.

Une fois le fil rouge élaboré par l’organisateur de l’événement, il doit être validé par le client


No. 7


Exemple de fil rouge

No. 8

Timing Libellé Sens Contenu Processus

9h – 9h30 Ouverture Rappeler la finalité de la formation et présenter le déroulement

Lien avec la réunion du 5/9 Présentation des objectifs

Animateur slides powerpoint

9h30 – 9h45 Introduction Entrer en dynamique pour la journée

« Pour moi cette formation sera un succès si je sors avec … »

Chacun complète la phrase Tour de table + formalisation paperboard

9h45 – 10h15 Règles du jeu Donner un cadre pour bien travailler ensemble

5 règles choisies par chacun parmi les 10 proposées Règles « hiérarchisées » selon les votes

Chacun réfléchit aux 5 règles qui lui semblent les plus importantes, puis « vote » et commente

10h15 – 10h30 Pause

10h30 – 12h30 Partage des représentations – Enjeux

Comprendre le point de vue de chacun

Vision individuelle sur : Vocation Ambition Valeurs Principes de management

30 mn : réflexion individuelle 40 mn : présentation individuelle 15 mn : communication 30 mn : échanges sur le contenu

12h30 – 14h00 Déjeuner


Quelles sont les composantes d’une formation ?

Construction d’une formationLes composantes d’une formation

No. 9

Le support

La logistique

L’animation

Quelques bonnes pratiques à suivre


Structurer le plan de cours pour : Être clair et précis Prévoir une progression dans l’apprentissage des notions Ne pas perdre l’auditoire dans des détails

Illustrer par des exemples de la vie professionnelle, des schémas

Répéter certains concepts qui nécessitent plusieurs explications

Une gestion rigoureuse des horaires, des pauses, des repas est nécessaire Pour faciliter l’assimilation des concepts

Pas de cours magistral après le repas, préférer des exercices Prévoir a minima une pause par demi-journée

Prévenir les stagiaires en début de formation Bien fixer les heures de début et de fin de formation (idem pour les pauses)

Construction d’une formationConseils génériques

No. 10


Quelques idées de trame pour structurer un document, sa présentation ou son expression orale

– Réel – Rappel du contexte

– Problématique rencontrée

– Besoins exposés

– Demande exprimée ou comprise

– Contrat

Respecter un modèle, par exemple :

… tout au long d’un projet

No. 11

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/1/11/Kitchen_Funnel.jpg


Garder à l’esprit : 1 slide = 1 message clé

Utiliser la charte graphique attendue

Trop de slides … risque de brouiller le message. Construire le support en se posant la question suivante :

« Ma présentation facilite-t-elle l’apprentissage des stagiaires ? »

Equilibrer la théorie et la pratique permet de relancer l’attention Entre 20 et 30 min : décroissance progressive de l'attention Les stagiaires ne retiennent que 7% des mots qu'ils entendent Il faut préférer un atelier plutôt que des grands discours

Construction d’une formation - Support

No. 12


Sommaire




• Forme

• Fond






No. 13


Contexte :

Votre client vous demande une proposition pour former 10 chefs de projet au référentiel de bonnes pratiques ITIL.

Demande :

Construisez le fil rouge que vous validerez ensuite avec lui.

Précisions :

Pas de certification

Durée : 1 jour

Profil : chefs de projet MOE et Responsable d’applications

Atelier : Construire le fil rouge

No. 14

Préparation du fil rouge en binôme : 15 min Restitution au groupe : 2 min / groupe


Sommaire




• Forme

• Fond






No. 15


Les 5 rôles du formateur :

Hôte

Manager de la formation

Expert du domaine

Coach

Représentant de la société


No. 16

Tous ces rôles sont interdépendants. Un bon formateur remplit tous ces rôles dans une formation


Hôte Vous accueillez les stagiaires "chez vous" Vous devez les mettre en confiance Vous êtes l'organisateur de cette formation et devez faire en sorte

que tout se passe bien pour tout le monde

Manager de la formation Vous êtes le responsable du groupe Vous rythmez la formation Souvent, ce rôle ne prend son importance qu'en cas de problème

Expert du domaine Vous avez la connaissance du sujet Vous avez la hauteur de vue nécessaire pour répondre aux interrogations

des stagiaires Votre connaissance ne se limite pas au simple contenu de la formation Ce rôle est le plus facile à remplir sur les formations techniques

Les 5 rôles en détail (1/2)

No. 17


Coach Vous devez encourager les stagiaires Vous identifiez les difficultés et chercher des solutions pour les

résoudre Vous favorisez et reconnaissez les succès Poser des questions faciles de temps en temps Guider plutôt que donner la solution Gérer le temps et les stagiaires difficiles Ce rôle demande une attention permanente et est le plus fatiguant

Représentant de la société Pour les stagiaires, pendant le temps de la formation, vous

représentez LBC Connaître un minimum l'organisation et les métiers Etre à l’écoute des opportunités

Les 5 rôles en détail (2/2)

No. 18


Se mettre en condition Arrivée en avance, installer le PC et le vidéo projecteur

Accueillir les stagiaires

Se présenter Votre présentation doit avoir été répétée en amont de la formation

Présenter LBC Métier et domaines d’interventions

Faire un tour de table Noter spécifiquement les attentes des stagiaires

Donner la feuille de route de la formation (objectifs, …)

Le 1er jour

No. 19

Accrocher la feuille de paperboard des attentes relevées => permet d'y faire référence en fin de

formation


Communiquer efficacement Contrôler votre respiration est fondamentale pour la diction, le débit, le

volume sonore, ainsi que pour gérer le stress Vouvoyer ou tutoyer : à vous de fixer les règles du jeu (le vous est le plus

approprié)

Faire attention au non-verbal Il constitue environ 80% du message transmis et contribue à appuyer le

propos énoncé, ou au contraire à l’affadir ou à déconcentrer les stagiaires (par exemple, le formateur qui remonte ses lunettes 15 fois par minute)

Le regard : regarder chaque stagiaire au moins une fois La gestuelle : c’est le complément indispensable à la parole La posture du corps : bien ancré au sol, rester le plus possible debout Les déplacements : éviter simplement les déplacements sans but

Prévoir une tenue vestimentaire adaptée et avec laquelle vous vous sentez à l’aise

Animation d’une formation

No. 20


Se mettre en capacité de terminer la formation « proprement » Prévenir bien avant la fin de la formation que le support ne sera peut-être

pas vu de façon exhaustive mais que l’essentiel du contenu sera couvert

Garder un peu de temps en fin de formation pour les questions / réponses

Revisiter les attentes au regard de celles exprimées en début de formation et compte tenu des éléments abordés

Faire compléter la fiche d’évaluation par chaque stagiaire

Laisser votre adresse e-mail pour un support après la formation

La fin de la formation

No. 21


• Quels sont les livrables de la prestation de formation ?

=> in fine, qu’achète le client ?

Quiz

No. 22

- Un support de formation

- Une maitrise de la logistique

- Un savoir faire en animation


Sommaire




• Forme

• Fond






No. 23


1. Un stagiaire se distingue par sa mauvaise humeur. Il critique tout (les slides, les ateliers,…).

Comment réagissez vous ?

2. Vous êtes face à un stagiaire qui, en l’occurrence, se verrait bien à votre place. Il se permet donc de répondre aux questions des autres stagiaires. Il peut aussi remettre en cause vos explications ou les slides présentés.


Situations (1/3)

No. 24


3. Vous êtes face à un groupe très hétérogène. Certains ont un niveau avancé et d’autres ont un niveau débutant.

Que faites vous ?

4. Deux stagiaires entrent en conflit au cours d’une formation pour une raison quelconque.

Comment réagissez vous ?Que faites vous ?

Situations (2/3)

No. 25


5. Un stagiaire vous demande votre expérience professionnelle

Comment allez vous lui répondre ?

6. Un stagiaire vous pose des questions insistantes sur des sujets qui débordent le cadre du cours


Situations (3/3)

No. 26


Sommaire




• Forme

• Fond






No. 27

Annexes


Qui imprime les supports et pour quand faut-il les fournir ?

Avez-vous la proposition commerciale envoyée au client ?

Où se déroule la formation et comment y aller ?

Qui est le contact client sur place ?

La salle est elle correctement installée ?

Les transports sont-ils prévus et avez-vous toutes les infos ?

L’hébergement est-il prévu et avez-vous toutes les infos ?

Combien de temps mettrez-vous entre l'hôtel et le lieu de la formation ?

A quelle heure démarre et finit la formation ?

Check-list pour animer une formation en déplacement

No. 29

En règle générale, il est souhaitable de confirmer certains points directement avec le client.

- Cela permet d'établir le contact- Cela permet également d'avoir des infos sur les profils des

participants

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MerciJean-François FINOT

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