DÉCALCQarchives scientifiques et
environnement de recherche en SHS
René Audet, professeur (U. Laval) et directeur du projetDave Dumontier, archiviste, projet DÉCALCQ
Dave Létourneau, technicien en informatique, projet DÉCALCQ
Contexte :recherche en SHS
‣ Centre de recherche interuniversitaire sur la littérature et la culture québécoises (CRILCQ) : U. Laval, U. Montréal, UQAM
‣ projets de recherche d’équipe
‣ documentation résiduelle importante (volumineuse et riche)
‣ énoncé d’intention de prendre en charge ce « patrimoine scientifique »
Double besoin du CRILCQ
Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles
‣ archives = documentation intermédiaire
Double besoin du CRILCQ
Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles
Double besoin du CRILCQ
Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles
‣ que faire de ces retaillesde la recherche ?
• pérenniser (traitement archivistique,numérisation)
• rendre disponibles (catalogage,diffusion numérique)
Double besoin du CRILCQ
Besoin 2 : outiller les chercheurs
‣ processus de recherche souvent apparentés
‣ tradition de bricolage/débrouillardise technologique
‣ visée : favoriser un environnement numérique de recherche
• uniformisation des outils, des processus
• support aux chercheurs, aux équipes
‣ visée sous-jacente : favoriser la bascule en statut « archive »
Projet DÉCALCQ
‣ Deux besoins spécifiques,mais un seul projet
‣ Avenue proposée : projet DÉCALCQ(Dépôt électronique et vitrine de consultation des archives en littérature et culture québécoises)
Archives : papier média
numériques
Traitement archivistique
Numérisation
Dépôt numérique : Alfresco (données/fichiers + métadonnées)
Mots-clés / facettes
Navigationarborescente
Mise en valeur d’ensembles
Entrée des métadonnées
Nouveaux projetsde recherche
(collaboration)
Création de nouveaux documents numériques
DÉCALCQ : schéma des processus
Besoin de départ : prise en charge des archives scientifiques du CRILCQ
‣ Défis :
• Pas de gestion documentaire
• Documents dispersés
• Pas d'inventaire de l'ensemble des archives
• Diversité des supports et des logiciels (disquettes, CD-ROM, bandes magnétiques, etc.)
Solutions(défis de prise en charge)
‣ Priorité : prise en charge des archives de recherche « patrimoniales » du Centre (projets de recherche terminés)
‣ Inventaire physique des archives
‣ Application du principe du respect des fonds : regroupement des archives par projet de recherche
‣ Structuration des ensembles documentaires : traitement archivistique et description (RDDA) des fonds d'archives
‣ Archéologie numérique
Fonds d'archives numérisés,choix d'une approche
‣ Approche choisie : préservation numérique à long terme du patrimoine scientifique
‣ Défis :
• Risque de perte de l'information accrue (obsolescence des supports, des formats, etc.)
• Préservation de l'intégrité des fonds (plutôt que l’intégrité individuelle des documents)
• Recherche dans les fonds numériques
Solutions(défis de l’approche)
‣ Utilisation de formats recommandés pour la conservation à long terme, format de données interopérables, formats ouverts, etc.
• Conformité du système d'information aux normes en matière de gestion et de préservation des documents numériques sur le long terme : modèle OAIS
• Utilisation de métadonnées standardisées : Dublin Core qualifié
• Dublin Core : difficultés d'interprétation des éléments dans la pratique (ex. : source vs identifiant bibliographique)
• Application du modèle RDDA dans le développement du modèle de données
Défis à venir :gestion documentaire
‣ Prise en charge des documents de recherche dès le moment de leur création (pour faciliter la bascule en statut « archives »)
‣ Définition des paramètres de gestion documentaire
‣ Raffinement du calendrier de conservation institutionnel : respect des orientations générales, spécialisation en fonction des besoins en recherche du CRILCQ
Infrastructure : besoins essentiels
‣ Stocker un grand nombre de documents
‣ Manipuler plusieurs types de documents
‣ Utiliser un modèle de données flexible et adapté
‣ Permettre la gestion fine des droits d'accès
Infrastructure : autres besoins
‣ Permettre de faire de la gestion documentaire
‣ Permettre l'extension des fonctionnalités
‣ Offrir une interface conviviale et adaptée
‣ Être simple d'utilisation
‣ Ne pas nécessiter beaucoup de développement
‣ Être accessible et abordable
Solutions potentielles
‣ Solution maison = suicide/bourbier
‣ Potentiellement onéreux
‣ Solutions propriétaires difficilement extensibles
‣ Ne respectant pas toujours les standards
‣ Nécessitant des développements importants
‣ Solutions complexes ou couvrant trop large
Solution choisie : Alfresco
‣ Répond à tous les besoins initiaux
‣ Solution moderne de l'ère du web
‣ Solution libre ayant une communauté active
‣ Respectant les standards
‣ Grandes possibilités d’inter-connectivité
‣ Pratiquement utilisable « out of the box »
Alfresco : autres avantages
‣ Collaboration avec Alfresco Share
• Wikis, forums, blogs, calendriers, listes de données, tags, commentaires, etc.
• Consultation des contenus en ligne
‣ Interfaces CIFS et FTP (disque réseau)
‣ Interfaces Web Services et REST
‣ Extension relativement simple avec JavaScript
Fonctionnel à ce jour...
‣ Un site Share par fonds
‣ Les documents sont décrits à l'aide d'un modèle de données respectant le Dublin Core qualifié
‣ L'organisation des documents est décrite avec un modèle de données RDDA (en cours)
‣ Personnalisation de base de l'interface des détails des documents (affichage et saisie)
Infrastructure,à venir
‣ Plus de personnalisation et optimisation de l'interface de saisie des métadonnées
‣ Fonctionnalités de traitement par lot
‣ Implantation de la gestion documentaire
‣ Création d'un portail de consultation entièrement indépendant et adapté aux futurs usagers
Conclusion
‣ Beaucoup de développements à venir
• intégration concrète dans des équipes
• utilisation du dépôt numérique pour consultation
‣ Nécessité de revenir aux principes fondamentaux(usages, standards, acquis)
‣ Dialogue constant (soumettre l’informatique aux besoins, adapter l’archivistique aux usages courants)
Merci de votre attention...
Laboratoire Ex situ. Études littéraires et technologie
http://ex-situ.info — @labexsitu
‣ René Audet [email protected] — @reneaudet
‣ Dave Dumontier [email protected]
‣ Dave Létourneau [email protected]