Démarche d’évaluation externe en EHPAD
Retour d’expérience
Laure ESPINASSEIngénieur qualité – GDR
CH SAINT-SEVER
SOMMAIRE
Données introductives Choix de l’évaluateur externe Se préparer à l’évaluation externe Organisation de l’évaluation externe Déroulement Visite sur site, et après? Résultats Leviers, difficultés et points de vigilance Conclusion
Données introductives
EHPAD situé au sein d’un CH
32 résidents
PMP = 384
GMP = 890
Choix de l’évaluateur externe
Consultation avec les EHPAD partenaires Publication sur le site FHF (avril 2013) Réception : 15 offres Analyse des offres (tableau) Sélection de trois dossiers Organisation des entretiens (juin / juillet 2013) Sélection du candidat retenu (juillet 2013) Contractualisation avec l’évaluateur externe (convention et AE)
Choix de l’évaluateur externe
Quels critères de sélection?
CRITERES %
Expérience professionnelle (pluridisciplinarité) 20%
Compétence et expérience (démarche qualité, évaluation) 20%
Méthodologie proposée et délais d’évaluation et remise du rapport
25%
Disponibilité de l’évaluateur sur la durée du marché 15%
Prix de la prestation 20%
Choix de l’évaluateur externe
CAFOC ConseilsStructure d’études et de conseil GIP-FCIPEquipe pluridisciplinaire de consultants en management de la qualité et des
organisations
- 2 évaluateurs
- 5,5 jours (dont 3 jours sur site)
- Prix: 5082,00 TTC
Se préparer à l’évaluation externe
Bilan du PAQ au 31/12/2013
Communication auprès des professionnels- Flash Infos- Instances- Réunion institutionnelle
Organisation de l’évaluation externe
En amont
- Ouverture d’une Drop box (dossier partagé informatisé)- Transmission des premiers éléments de preuve par processus- Echanges par mail avec l’évaluateur externe (cadre évaluatif)- Validation du calendrier de visite
Organisation de l’évaluation externe
COMMUNICATION AUPRES DES PARTIES PRENANTES!!!!!!
-Communiquer le calendrier-Rassurer les équipes-Rester à l’écoute des professionnels
Déroulement de l’évaluation externeJ1
Accueil des évaluateurs
Réunion institutionnelle avec les professionnels
Début des entretiens (en présence d’un évaluateur)- AS, ASH et Médecin
10, 11 et 12 février 2014
Déroulement de l’évaluation externeJ2 - Matin
Entretiens Modalités Observations
RAQ Face à face GDR, qualité, EPP
Psychologue Tel Fin de vie
IDE hygiéniste Face à face Hygiène
Résident Face à face Soins, PP, animation, repas
Médecin libéral Face à face Astreintes médicales
Services techniques Face à face Organisation, interventions
Déroulement de l’évaluation externeJ2 – Après midi
Entretiens Modalités Observations
Cuisine, Diététicienne Face à face HACCP, contrôles, menus
IDE Face à face Soins, médicaments, PP
AS Nuit Tel Organisation du travail
Famille Face à face Soins, linge, repas, PP, animation, entretien locaux
RAQ / Directrice Réunion Bilan à chaud
Déroulement de l’évaluation externeJ3 - Matin
Entretiens Modalités Observations
Directrice Face à face Politique, projets, représentation, budget
Bénévoles, Psychomotricienne
Face à face Animation, ateliers, PP
CRU Face à face Organisation
Lingerie Face à face RABC
Déroulement de l’évaluation externeJ3 – Après midi
Entretiens Modalités Observations
Référent RH Face à face Formation, recrutement, contrats de travail, livret
d’accueil, visites médicales
Cadre de santé, secrétariat Face à face Organisation du service, accueil, admission, PP
Evaluateur externe Salle de réunion Préparation restitution
COPIL Réunion Restitution à chaud
Déroulement de l’évaluation externe
L’évaluateur a cherché à comprendre le fonctionnement de la structure
- démarche d’écoute bienveillante - démarche constructive
Fin de chaque entretien avec une lecture de la conclusion au
professionnel interviewé (vérifier l’exactitude des propos)
Visite sur site, et après?
Réception du pré-rapport (+ 2 semaines)
Relecture du pré-rapport Transmission des thématiques aux intéressés Observations diverses Echanges par mail avec évaluateurs
Validation du rapport (+ 3 semaines) Réception du rapport (10 mars 2014)
1 semaine
Visite sur site, et après?
Exemples de commentaires (secret professionnel)
Les professionnels n’ont pas été sensibilisés à la confidentialité des informations contenues dans les dossiers des résidents (affections, antécédents personnels et familiaux, revenus, …). La formation sur le secret professionnel n’est pas prévue dans les plans de formation de l’établissement
Visite sur site, et après? Nos commentaires Les professionnels sont sensibilisés à la confidentialité des informations
contenues dans les dossiers des résidents (affections, antécédents personnels et familiaux, revenus, …) par le médecin et la cadre lors de réunions de service. Les professionnels sont sensibilisés au secret professionnel dans le cadre de leur formation initiale.
Le livret d’accueil rappelle les bases concernant le sujet:« vous ne devez jamais oublier que: - Vous êtes impérativement tenu au secret professionnel. Toute violation
dans ce domaine peut entraîner des sanctions …- Vous êtes liés par l’obligation de discrétion professionnelle pour tout ce qui
concerne les faits et informations dont vous avez connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de vos fonctions »
Résultats
Formulation de préconisations (36) et des propositions (106)
Quelques exemples de préconisations:- Rencontrer les résidents en amont en face à face sans la famille (recherche
du consentement éclairé)- Ecrire le rapport d’activité médicale- Finaliser la sécurisation du circuit du médicament- Communiquer autour des RBPP de l’Anesm- Mener une réflexion sur la réduction du jeûne nocturne- Poursuivre la formation du personnel (HACCP et RABC)- Ecrire le DARDE- Ecrire une procédure spécifique « maltraitance »
Résultats
Formulation de préconisations (36) et des propositions (106)
Quelques exemples de propositions:- Développer l’approche processus servant de base à la gestion documentaire- Réactualiser le document unique- Produire le rapport d’activité de l’ergothérapeute- Développer la culture des transmissions ciblées- Faire évoluer le plan de maîtrise sanitaire (HACCP) réactualisation des
documents- Ecrire la procédure relative à l’animation- Mettre en place une EPP sur l’incontinence
Item 5Accompagnement
personnaliséForces et Faiblesses Propositions et préconisations
2.1.3 PVI Réflexion pluridisciplinaire sur la démarcheDocument explicatif sur la démarche diffusé
Trame créée non signée
Coordonnateurs de projet non nommésPeu de participation des mandataires judiciairesPVI non pressenti à la préadmission
Se rapprocher de la RBPP sur le PVI et « qualité de vie en EHPAD » volet 1 pour le mode participatif et les coordonnateurs de projetFaire une information ciblée vers les mandataires judiciaires sur la démarche de PVI et les y intégrerFaire signer l’avenant par le résident ou sa famille ou son représentant légal comme le préconise le PAQ 2013Faire évoluer la trame du PVI afin d’intégrer l’évaluation d’atteinte d’objectif et remplacer patient par résidentCiter les RBPP de l’Anesm dans la trame du PPPrévoir le recueil de données dès la visite de préadmission afin de réfléchir au PVI avant l’entrée
Remercier toutes les parties prenantes
Famille, usager, bénévoles, représentants des usagersProfessionnels (réunions, instances, Flash infos)
RESULTATS - PAQ
2Une réflexion au sein de l'établissement est-
elle menée sur la liberté sexuelle?Aborder cette thématique en réunion d'équipe
(dernier vendredi du mois)E. CAYLUS
2ème semestre
2013Mener une réflexion pour créer un espace lecture
bibliothèque pour les professionnelsL. ESPINASSE déc-13
Inscrire les liens internet des sites pour aller consulter les différentes recommandations /
textesL. ESPINASSE déc-13
2Est-ce-que l'établissement met à disposition un
point de commerce (épicerie, kiosque)?
2Existe-t-il un mode de diffusion des
informations (réglementaires…) vers le professionnel et l'usager?
PAS D'ACTION(taille de l'établissement: présence d'une machine boissons chaudes, fraîches + snacking)
BIENTRAITANCE
RESULTATS - PAQ
RESULTATS - PAQ
Leviers, difficultés etpoints de vigilance
Les leviers?
Soutien de la direction
Implication des professionnels (adhésion et réactivité)
Dynamique de la structure
Bonne communication entre établissement et les évaluateurs (démarche constructive)
Les difficultés?
Absences durant l’évaluation (formation, arrêts maladie)
Recueil des éléments de preuve (avant, pendant et après l’évaluation externe)
Durée des entretiens !
Rencontre avec les usagers
Les points de vigilance?
Communication Importance du projet d’établissement Identifier un coordonnateur de visite Gestion du temps des entretiens (ne pas sous estimer le nombre de jours sur site
nécessaires) Lecture du pré rapport (check list) Faire participer les professionnels
Bilan
Bonne dynamique institutionnelle Regard extérieur très constructif Prise de conscience collective des points à améliorer Alimentation du plan d’actions Satisfaction des professionnels
Merci pour votre attention
Des questions ?