Conduire & Animer une réunion
Prendre la parole en public
Animer
Écouter
Outils
TestsRéunions
Public
P.N.L.
VidéoA.T.
Organisation personnelle Organisation personnelle du travaildu travail
FormationFormationConduire & Animer une
Réunion
Conduire & Animer une RéunionConduire & Animer une Réunion
Introduction
– La réunion : un événement maîtrisé
– Mettre en œuvre une méthodologie adaptée à
l’objectif de la réunion
– La réunion : processus humain
– Schéma et Outils
Ordre du jourOrdre du jour
GroupeGroupe– Valoriser la pertinence
RéunionRéunion– Maîtriser le déroulement
Groupe & ExpérienceGroupe & Expérience
Introuvable !– Mise en place du groupe spontanée …
(Trop) Fréquent !– Incapacité du groupe à produire
Problèmes internesProblèmes relationnelsForte personnalitéFaible écoute
Groupe & ConditionsGroupe & Conditions
Générer l’environnement propice à la production de groupe
Clarifier les règles du jeu
L’équipe « centre d’intérêt » n’en est pas moins transversale
Groupe & SynergieGroupe & SynergieÉquilibre interne - externe
INTERNE1. Constitution2. Rôles3. Communication4. Gestion
Fixer l’OBJECTIF
Gérer la PERCEPTION
Gérer l’INTERFACE
Mesurer la PERFORMANCE
Équilibre interne du groupeÉquilibre interne du groupe
Naissance– Formation initiale
Enfance– Perturbation
Adolescence– Restructuration
Adulte– Maturité
Formation initiale du groupeFormation initiale du groupe
Position prudenteEnvie de se valoriserSoit :
– Tester– Ne pas réaliser– Pas d’initiative– Pas de suivi– Ne pas décider
PerturbationPerturbation
Imposer ses opinions avec vigueur
Rupture du consensus initial
Conflit de personnes
Frustration de certains participants devant
le manque de production
Restructuration : NormalisationRestructuration : Normalisation
Résolution des conflits par la connaissance
des différents types de caractères
Une nouvelle hiérarchie se met en place
Les codes de comportement se constituent
Des conflits (d’intérêt) apparaissent
Maturité et performancesMaturité et performances
Les rôles dans les équipes (ni les meilleurs ni les plus brillants)
L’équipe doit se constituer de diversité Un leader (orientations – motivations – relations ) Un responsable de mission (objectifs) Un responsable de ressources (moyens –
connaissances – compétences – créativité)
Maturité et communicationMaturité et communicationOmniprésence du responsable de groupe
Déséquilibre de communication
Tous canaux ouverts
Équipe auto-gérée
Responsable
Membre équipe
Équilibre de gestion:Équilibre de gestion:mission - entretienmission - entretien
+ entretien : introspectif, peu enclin au progrès
% temps imparti : travail de groupe productif
+ mission : néglige la dynamique de groupe
Équilibre externeÉquilibre externe
Fixer précisément l’objectif
Gérer l’interface
Mesurer les performances
Gérer la perception
Fixer l’objectifFixer l’objectif
Définir l’objectif de mission Définir les objectifs de l’entretien Vérifier la cohérence entre objectifs du groupe et
contexte global Questionnement préalable recommandé:
Attentes ? Changement ? Comment doit œuvrer l’équipe ? Pièges et scénarios ? Lancement ? Pourquoi ?
Gérer l’interfaceGérer l’interface
Commanditaire
Équipe
Parties prenantes Parties prenantes
Ressources de compétences (experts)
Mesurer les performancesMesurer les performances
Mesure des écarts Objectifs – Réalisation
Analyse des écarts
Ajustements nécessaires
Communication de la régulation
Gérer la perceptionGérer la perception
P O L IT IQ U EL 'équ ipe représen te-t-elle nos in térêts ?
A -t-elle les appu is nécessaires ?C om m en t réagiron t "les au tres" ?
A FFE C T IFQ ue pensons-nous de l'équ ipe ?
A -t-elle tenu com pte de nos opin ions ?N ous a-t-elle tenu in form és ?
R A T IO N N E LLes idées de l'équ ipe son t-elles sensées ?
Q uels avan tages concrets en tirerons-nous ?S on t-elles applicables ? ...
RésuméRésumé
Travailler en équipe est gratifiantLe bon fonctionnement est issu de la
convergence de personnalités différentes et compatibles
La connaissance de la dynamique de groupe est nécessaire
Temps et efficacité résultent d’une maîtrise des équilibres internes et externes
Une réunionUne réunion C’est…C’est…
Gérer de façon efficace des compétences dans des contextes fonctionnels et émotionnels
Parvenir à des solutions supérieures à un travail isolé.
CONSTATPas forcément nécessaire, la réunion est souvent mal préparée, conduite, clôturée.
AVANT AVANT la réunionla réunion
Assurer vous que la réunion est nécessaire
Fixer des objectifs réalistes et accessibles
Préparer et diffusez un ordre du jour
Invitez les personnes clés (pas un cercle
d’amis)
PENDANT PENDANT la réunionla réunion
Commencez à l’heure prévueMaintenez le groupe dans le déroulement
initial et les objectifsPrenez des décisions, ne vous contentez
pas de donner des points de vueRésumez et faites un compte rendu des
décisionsMaintenez l’implication des participants
en maîtrisant les fortes personnalités
APRES APRES la réunionla réunion
Adressez un compte rendu à chacun des
participants
Assurez le suivi des mesures retenues
Parlez-en avec les personnes clés
Taire ce qui s’est dit ou fait « sans intérêt »
PRODUIT & PROCESSUSPRODUIT & PROCESSUS
PROCESSUSPROCESSUSPRODUITPRODUIT
Gérer les interactions personnelles
Satisfaire « l’ego » des participants
S’assurer d’un accord actif
Maîtriser les disgressionsQuelles sont les infos nécessaires ?
Par qui ?
A quel coût ?
Quand ?
Que doit-on faire ?
Réunion = Processus DécisionnelRéunion = Processus Décisionnel
Réunion considérée comme évènement: :
Réunion considérée comme processus de décision:
PREPARATION 10%10%
SUIVI 30%30%
REUNION
30%30%
PREPARATION 40%40%
REUNION
80%80%
SUIVI 10%10%
FormationFormationPrendre la parole
en public
SommaireSommaire
Facteurs – clés de réussite
– Soigner le visuel– Réalisation : étape par étape– Participation : les modes– Erreurs … à éviter
ConceptsConcepts
A.T.
P.N.L.
Communication verbale
Communication non verbale
Communication visuelle
Soigner le visuelSoigner le visuel
Impact
Apprentissage
Débit vocal
Réalisation : étape par étapeRéalisation : étape par étape
Préparation– Matérielle– Personnelle– Substantielle
Déroulement– Communication (verbale – non verbale –
visuelle)
Réalisation : Réalisation : Préparation MatériellePréparation Matérielle
Environnement
Équipement
Modes dégradés
Documents
Réalisation : Réalisation : Préparation PersonnellePréparation Personnelle
Physique
Mentale
Réalisation : Réalisation : Préparation SubstantiellePréparation Substantielle
Définition du contenuTemps de préparationQuestions fondamentalesStructure de la présentationDétails du scénarioExposé « improvisé »
DéroulementDéroulement
Introduction (quatre 20)
Communication verbale
Communication non-verbale
Communication visuelle
Déroulement : IntroductionDéroulement : Introduction
SalutationsPrésentationSujetContexteAvantage pour l’assistanceSommaire
20 secondes20 secondes
20 cm 20 cm visagevisage
20 mots20 mots
20 gestes20 gestes
Déroulement : Déroulement : Communication verbaleCommunication verbale
Voix– Intonation, débit, puissance
Mots– Choix, corrélation émission-réception
Coordination– Visuelle & verbale
Déroulement : Déroulement : Communication non-verbaleCommunication non-verbale
Transmission – contact
Regard
Observation de l’auditoire
Attitude et gestes
Utilisation de l’espace
Déroulement : Déroulement : Communication visuelleCommunication visuelle
Choix des documents
Formalisation – mise en page
Impact des supports
Utilisation des graphiques
ParticipationParticipation
Adéquation de la présentation
Débat
Questions
Erreurs
Présentation en équipe
Erreurs … évitons lesErreurs … évitons les
Manque de préparationSurcharge d’effetsLectureQualité des documents (photocopie, écriture)OrthographeLangage d’initiéAnglicismeHumour
Recommended