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Le Secrétariat

RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014

En relation avec les structures du district

En relation avec les clubs

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Le SecrétaireEn relation avec les ClubsAssiduité Notification

- Nombre de membres, Nombres de réunions- Pourcentage d'assiduité du mois- Admissions: Noms et Prénoms- Départ: Noms et Prénoms avec indication de la raison (Décès,

Mutation, Démission)- Distinctions (PHF, distinctions civiles) avec nom & Prénom des

bénéficiaires Envoi & Délais

- pierre_r_ott @ orange.fr- Pour le 05 du mois suivant (parution dans la lettre du District)- Par après enregistrement dans la « mémoire » du District


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Le SecrétaireEn relation avec les ClubsLettre du District Envoi

- A tous les membres du District- 9% sans adresse électronique notifiée- Envoi version papier par le secretaire du club

Comité de rédaction- Serge Thirode, Georges Payeur, Gabriel Braeuner

Résumé (texte d’accroche)- Renvoi sur article?- Renvoi sur la lettre de District en entier?


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Le SecrétaireEn relation avec les ClubsGestion des événements Envoi Programme & Inscriptions

- A tous les membres du District

Efficacité des rappels- Augmentation significative- Avec le risque d’importuner les membres et/ou bureaux des Clubs


Rappels- Aux membres- Aux Présidents et secrétaires des clubs absents

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Le SecrétaireEn relation avec le DistrictStructure du District


Réflexion sur un outil de gestion

Réunions du bureau, de l’ACRODI, etc.

Secrétariat - Chronophage Chaque Secrétaire part de zéro, réinvente la « roue » Mutualisation des moyens de communication d’une

équipe à l’autre? Mémoire du District: Archive? Instrument proactif?

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Le SecrétaireOutil de Gestion


Un outil de gestion?

Un avant-projet: Outil en ligne, accessible aux bureaux des Clubs et du District

Une Equipe: Georges Payeur, Hervé Helfer, Pierre Ott

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Le SecrétaireOutil de GestionUn outil de gestion: Pourquoi?


Gestion des membres, de leurs adresses électroniques

Mémoire des fonctions des Rotariens (clubs et District)

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Le SecrétaireOutil de Gestion


Gestion des EvénementsCalendrierDescription (bibliothèque)Envoi des invitationsEtats, Badges, Paiements

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Le SecrétaireOutil de GestionEn préparation: Online


Assiduité Inscriptions aux événements Bénéficiaires:

- Jeunesse / Individus- Actions / Associations

Pérennité d’un tel outil Gestion commune par les deux équipes Suivi administratif dédié?

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Le Secrétaire


Je vous remercie de votre attention

Pierre Ottpierre_r_ott @ orange.fr