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Le Secrétariat. En relation avec les structures du district. En relation avec les clubs. Le Secrétaire En relation avec les Clubs. Assiduité. Notification Nombre de membres, Nombres de réunions Pourcentage d'assiduité du mois Admissions: Noms et Prénoms - PowerPoint PPT Presentation
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Le Secrétariat
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
En relation avec les structures du district
En relation avec les clubs
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Le SecrétaireEn relation avec les ClubsAssiduité Notification
- Nombre de membres, Nombres de réunions- Pourcentage d'assiduité du mois- Admissions: Noms et Prénoms- Départ: Noms et Prénoms avec indication de la raison (Décès,
Mutation, Démission)- Distinctions (PHF, distinctions civiles) avec nom & Prénom des
bénéficiaires Envoi & Délais
- pierre_r_ott @ orange.fr- Pour le 05 du mois suivant (parution dans la lettre du District)- Par après enregistrement dans la « mémoire » du District
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
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Le SecrétaireEn relation avec les ClubsLettre du District Envoi
- A tous les membres du District- 9% sans adresse électronique notifiée- Envoi version papier par le secretaire du club
Comité de rédaction- Serge Thirode, Georges Payeur, Gabriel Braeuner
Résumé (texte d’accroche)- Renvoi sur article?- Renvoi sur la lettre de District en entier?
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
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Le SecrétaireEn relation avec les ClubsGestion des événements Envoi Programme & Inscriptions
- A tous les membres du District
Efficacité des rappels- Augmentation significative- Avec le risque d’importuner les membres et/ou bureaux des Clubs
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
Rappels- Aux membres- Aux Présidents et secrétaires des clubs absents
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Le SecrétaireEn relation avec le DistrictStructure du District
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
Réflexion sur un outil de gestion
Réunions du bureau, de l’ACRODI, etc.
Secrétariat - Chronophage Chaque Secrétaire part de zéro, réinvente la « roue » Mutualisation des moyens de communication d’une
équipe à l’autre? Mémoire du District: Archive? Instrument proactif?
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Le SecrétaireOutil de Gestion
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
Un outil de gestion?
Un avant-projet: Outil en ligne, accessible aux bureaux des Clubs et du District
Une Equipe: Georges Payeur, Hervé Helfer, Pierre Ott
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Le SecrétaireOutil de GestionUn outil de gestion: Pourquoi?
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
Gestion des membres, de leurs adresses électroniques
Mémoire des fonctions des Rotariens (clubs et District)
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Le SecrétaireOutil de Gestion
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
Gestion des EvénementsCalendrierDescription (bibliothèque)Envoi des invitationsEtats, Badges, Paiements
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Le SecrétaireOutil de GestionEn préparation: Online
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
Assiduité Inscriptions aux événements Bénéficiaires:
- Jeunesse / Individus- Actions / Associations
Pérennité d’un tel outil Gestion commune par les deux équipes Suivi administratif dédié?
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Le Secrétaire
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
Je vous remercie de votre attention
Pierre Ottpierre_r_ott @ orange.fr