7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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parl'exemple
Formation Open ERP 6.1
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V e r s i o n d u d o c u m e n t v 1 . 2
D a t e 11 / 2 0 1 2
E d i t e u r
R d a c t e u r s
PF_OM
CERPEG 20122
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Somma
ire
Sommaire
I Les partenaires....................................................................................................................4
1 Nouveau partenaire............................................................................................................................... 4
II Acheter et rgler les factures fournisseurs.....................................................................8
1 Crer un bon de commande d'achats.................................................................................................... 8
2 Rceptionner les marchandises........................................................................................................... 12
3 Valider la facture d'achat..................................................................................................................... 14
4 Rgler la facture d'achat...................................................................................................................... 19
III Vendre et encaisser les factures clients.......................................................................24
1 Crer un bon de commande de vente................................................................................................. 24
2 Livrer les marchandises....................................................................................................................... 28
3 Valider la facture de vente................................................................................................................... 31
4 Encaisser le rglement du client.......................................................................................................... 35
3
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Les
partenaires
I Les partenaires
1 Nouveau partenaire Editer un partenaireCrer ou diter un nouveau partenaire
Dans Open ERP, un partenaire est un tiers qui est en relation avec l'entit. Il peut tre la fois client,
fournisseur, employ... Il existe donc plusieurs possibilits pour crer un nouveau partenaire.
partir du menu :
Achats > Carnet d'adresses > Fournisseurs > Crer
Ventes > Carnet d'adresses > Clients > Crer
I n f o r m a t i o n s g n r a l e s
Ici nous allons modifier un fournisseur, nous allons donc cliquer sur Modifier
1- Saisir le nom du fournisseur
4
7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Les
partenaires
2- Saisir le code du fournisseur. Ce code peut tre utile
pour slectionner le fournisseur
3- Saisir le type d'organisation
Pour crer ou modifier les formes juridiques des
entreprises :
Ventes > Configuration > Carnet d'adresses >
Formes juridiques
4- Le fournisseur peut aussi tre un client !
5- Chaque partenaire possde un ou plusieurs contacts
(interlocuteurs). Cliquer sur Crer pour ajouter un
nouveau contact. Renseigner les champs utiles.
Cliquer sur Enregistrer pour valider les informations
saisies.
6- Cliquer surAjouter pour classer le fournisseur dans
une ou plusieurs catgories.
Pour ajouter des catgories : Ventes > Configuration
> Carnet d'adresses > Catgories de partenaires
O n g l e t V e n t e s & Ac h a t s
CERPEG 20125
7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Les
partenaires
1- Slectionner l'utilisateur qui est en relation avec ce
fournisseur (sinon laisser vide).
Par dfaut le partenaire est Actif.
2- Slectionner l'quipe commerciale en relation avec ce
partenaire.
L'adresse de son site internet.
Slectionner ventuellement un partenaire Parent
(cas d'un sous-traitant).
O n g l e t C o m p t a b i l i t
6
7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Les
partenaires
1- Un partenaire fournisseur peut aussi devenir un client,
open ERP complte donc les zones du compte client.
Le compte client est complt automatiquement
mais il est possible de le modifier (cas de
comptes individuels crer).
Le rgime fiscal est ncessaire pour la
dclaration de TVA.
Les conditions de paiement par dfaut
2- Le compte fournisseur est complt
automatiquement mais il est possible de le
modifier (cas de comptes individuels crer).
Saisir le numro de TVA intracommunautaire
dans le cas d'un fournisseur UE.
Cocher la case si le partenaire est assujetti la
TVA.
3- Crer les coordonnes bancaires du partenaire.
7
7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
II Acheter et rgler lesfactures fournisseurs
1 Crer un bon de commande d'achatsNouveau bon de commande partir du menu :
Achats > Gestion des achats > Bons de commande > Crer
E n t t e d e l a c o m m a n d e
1- La rfrence de la nouvelle commande est
complte automatiquement mais peut tre
modifie. La codification du document estmodifiable partir du menu : Administration >
8
7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
Configuration > Squences > Squences &
identifiers et slectionner le document
modifier (dans notre cas : Purchase Order >
Ordre d'Achats).
L'entrept est le nom de l'entreprise ou magasin
qui va recevoir la marchandise.
Slectionner ventuellement l'appel d'offres
auquel vous devez rattacher la commande
d'achat.
2- La date correspond la date du jour par dfaut.
Saisir ventuellement une rfrence aufournisseur.
3- Slectionner le fournisseur en tapant son code
ou les premires lettres ou en cliquant sur .
La liste de prix est affiche par dfaut.
Les autres champs sont complts
automatiquement (adresse...).
Cliquer surCrerpour ajouter les articles
commander.
L e s l i g n e s d e l a c o m m a n d e
9
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
1- Saisir le code de l'article ou les premires lettres
de l'article ou cliquer sur pour afficher la liste
des produits. Saisir la quantit commander
La description de l'article s'affiche
automatiquement
La date de livraison prvue provient des
renseignements de la fiche article.
2- Unit d'achat de l'article (dans notre cas : PCE,
l'unit).
Le prix correspond au prix habituel d'achat de
l'article.
Cliquer surSauvegarder & Crerpour
enregistrer l'article et en commander un
nouveau ou cliquer surEnregistrer & Fermer
pour enregistrer l'article et revenir au corps de la
commande.
L a c o m m a n d e c r e
CERPEG 201210
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
1- Les articles commander s'affichent, il est
possible de modifier les lignes en cliquant sur
.
2- Cliquer surCalculerpour afficher les taxes et les
totaux.
Cliquer surConvertir en bon de commande pour
valider la commande.
L e s d o c u m e n t s g n r s
1- La commande est valide, Open ERP cr
plusieurs documents relatifs cette commande :
Purchase order PO00030 is confirmed >> la
commande PO00030 est confirme.
Reception IN/00012 is ready to process >> les
articles commands sont prts tre rentrs en
stock (voir tape suivante).
Invoice SI :PO00030 is waiting for validation >>
la facture relative la commande PO00030 estcre l'tat "brouillon" et attend d'tre valide.
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
2- Cliquer surImprimerpour imprimer la
commande
2 Rceptionner les marchandisesLa rception des marchandises
Ds que le fournisseur aura livr les articles commands, le responsable des achats validera l'entre en
"magasin". Pour cela, il faut vrifier la liste des commandes en attente de livraison.
partir du menu principal :
Achats > Rception de produits > Livraisons entrantes
R c e p t i o n n e r l a l i vr a i s o n
1- Les marchandises livres par notre fournisseur sont
prtes tre rentres en stock.
Cliquer sur pour rceptionner les
marchandises ou sur pour supprimer la
livraison.
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
V a l i d e r l e s q u a n t i t s
1- Il est possible de modifier les quantits livres en
cliquant sur .
2- Cliquer surValiderpour confirmer la livraison.
3- Cliquer surCancel pour fermer la fentre.
Af f i c h e r l a l i vr a i s o n r c e p t i o n n e
1- Cliquer surDisponible (Ready to process)
pour ne pas afficher les livraisons disponibles.
Cliquer surTermin pour afficher les livraisons
termines.
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
2- La livraison IN/00012 est termine.
3 Valider la facture d'achatLa validation de la facture
La commande est termine, la livraison des marchandises est rceptionne, il reste vrifier la facture
d'achat gnre et la valider pour gnrer les critures comptables.
partir du menu principal :
Achats > Gestion des achats > Bons de commande
V r i f i e r l ' t a t d e l a c o m m a n d e
1- La livraison est rceptionne (100%).
La facture n'est pas valide (0%).
Cliquer sur la commande PO00030 pour l'ouvrir
et valider la facture brouillon.
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
V a l i d e r l a f a c t u r e
1- Slectionner l'onglet Livraison et Facturation.
2- Cliquer sur facture l'tat "brouillon".
15
7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
1- Slectionner l'onglet Livraison et facturation.
2- Si la facture est conforme, cliquer sur
Approuver.
Sinon, il est possible de modifier les lignes de la
facture en cliquant sur .
3- Cliquer surSauvegarderpour enregistrer la
validation de la facture.
Cliquer surFermerpour fermer la fentre.
Cliquer sur pour afficher les bons de commande en liste.
V r i f i e r l e b o n d e c o m m a n d e
1- Le bon de commande est rceptionn (100%) etla facture est approuve (100%).
Cliquer sur le bon de commande PO0002 pour
afficher la facture gnre.
16
Cliquer sur pour approuver la facture
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
L a f a c t u r e g n r e
Cliquer sur la facture gnre
Slectionner l'onglet Livraison et Facturation si ncessaire.
La facture a t gnre, elle est l'tat "ouverte" ce qui signifie qu'il faut la payer.
Le numro a t gnr automatiquement : EXJ/2012/0001
Voir l'criture comptableLa facture est valide, le systme a pass l'criture comptable correspondante.
partir du menu principal :
Comptabilit > Fournisseurs > Factures fournisseur
Slectionner la facture EXJ/2012/0001
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
S l e c t i o n n e r l a f a c t u r e
1- Slectionner l'ongletAutres information
2- Cliquer sur le numro de la facture pour afficher
l'criture comptable.
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
Af f i c h e r l ' c r i t u r e c o m p t a b l e
1- L'criture a t passe dans le journal des
achats.
4 Rgler la facture d'achat partir du menu principal :
Comptabilit > Fournisseurs > Factures fournisseur
Cliquer sur la facture payer
19
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
O u vr i r l a f a c t u r e p a ye r
1- Cliquer surCrer un avoirpour crer un avoir
identique la facture
Cliquer surPayer la facture pour procder au
rglement
L a m t h o d e d e p a i e m e n t
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
1- Open ERP affiche le montant d au fournisseur
(montant modifiable).
2- Slectionner la mthode de paiement (il s'agit
du journal de trsorerie dans lequel doit tre
passe l'criture).
3- Cliquer surValiderpour gnrer le paiement.
L e p a i e m e n t e st e f f e c t i f
21
La facture est paye
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Acheteretrgler
les
facturesfournisseurs
1- La facture passe l'tat paye.
2- longlet paiement
L ' c r i t u r e c o m p t a b l e
22
Affichage du numro de lcriture
comptable dans longlet paiements
Dans le module Comptabilit.
Slectionner Fournisseurs puis Paiement
fournisseur
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
III Vendre et encaisserles factures clients
1 Crer un bon de commande de venteNouveau bon de commande client partir du menu principal :
Ventes > Ventes > Bons de commande > Crer
E n t t e d e l a c o m m a n d e d u c l i e n t
1- La rfrence de la commande est complte
automatiquement mais peut tre modifie. La
codification du document est modifiable partir
du menu : Administration > Configuration >
Squences > Squences et slectionner le
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
document modififer (dans notre cas : Sale
Order > Commande de vente).
Le magasin correspond au lieu partir duquelsera effectu la livraison.
2- La date correspond la date du jour par dfaut.
Saisir ventuellement une rfrence de la
commande du client.
3- Slectionner le client en tapant son code ou les
premires lettres de son nom ou en cliquant sur
.
La liste de prix est affiche par dfaut.
Les autres champs sont complts
automatiquement (adresse de commande,
expdition...).
Cliquer surCrerpour ajouter les articles
livrer.
L e s l i g n e s d e l a c o m m a n d e d u c l i e n t
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
1- Saisir le code de l'article ou les premires lettres
de l'article ou cliquer sur pour afficher la liste
des produits. Saisir la quantit commande par le client.
La description de l'article s'affiche
automatiquement.
L'unit PCE correspond au conditionnement, ici
l'article est vendu la pice.
2- Le prix unitaire correspond au prix de vente
habituel (sans la gestion de liste de prix).
Saisir ventuellement une remise.
Ne pas modifier la mthode
d'approvisionnement.
Saisir le dlais le livraison si celui-ci ne convient
pas.
cliquer sur Sauvegarder & Crer pour
enregistrer l'article et en vendre un nouveau ou
cliquer sur Sauvegarder & Fermer pour
enregistrer l'article et revenir au corps de la
commande.
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
L a c o m m a n d e c r e
1- Les articles livrer s'affichent, il est possible de
modifier les lignes en cliquant sur .
2- Cliquer surCalculerpour afficher les taxes et les
totaux.
Les frais de port font l'objet d'un traitement
particulier avec Open ERP.
Cliquer surConfirmer la commande pour la
valider.
L e s d o c u m e n t s g n r s
1- The quotation SO008... >> prcise que la
commande SO008 a t convertie en facture de
vdente.
Delivery Order OUT/00004... >> informe que le
bon de livraison est prt (voir tape suivante).
Procurement BA1000... >> signale qu'aucune
rgle de stock minimum n'a t prcise pour
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
cet article. Ceci n'empche pas de procder la
livraison mais le rapprovisionnement
automatique ne sera pas pris en charge par
Open ERP.
2 Livrer les marchandisesLa livraison des marchandises
Ds que le magasinier aura procd au colisage des marchandises, celles-ci pourront tre livres au client.
partir du menu principal :
Entrept > Gestion d'entrept > Bons de livraison
L e b o n l i vr e r
1- Cliquer sur le bon pour traiter la livraison.
L e c o l i s a g e e t l a l i vr a i s o n
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
1- En cliquant surTraiter, ou Forcer la
disponibilit puis surTraiter, toutes les lignes
de la commande seront livres en une seule
opration.
2- L'icne reprsente la mise au rebut de la
ligne slectionne.
Les autre icnes de la ligne reprsentent
respectivement :
1 - La division de la ligne en lots de production(utile dans le cas d'un entreprise de production).
2 - La ligne sera ajoute dans le colis
actuellement trait.
3 - La ligne sera traite dans un nouveau colis.
T r a i t e r l e s c o l i s
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
1- Aprs avoir cliqu sur Traiter l'cran prcdent,
Open ERP propose de traiter les lignes de la
commande.
Cliquer surValidate pour procder la livraisondu colisage.
Cliquer ensuite surSauvegarder.
Cliquer surCancel pour fermer la fentre.
L a l i vr a i s o n e s t e f f e c t u e
1- Cliquer sur pour afficher les bons de
livraisons en liste.
Cliquer surDisponible pour ne pas afficher les
livraisons disponibles.
2- Le bon de livraison OUT/00001 est l'tat
"Termin".
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
3 Valider la facture de venteLa validation de la facture
La commande est termine, la livraison des marchandises est effectue chez le client, il nous reste
valider la facture de vente gnre pour passer l'criture comptable.
partir du menu principal :
Ventes > Ventes > Bons de commande
V r i f i e r l ' t a t d e l a c o m m a n d e
1- La livraison est effectue (100%).
La facture n'est pas valide (0%).
Cliquer sur la commande SO008 pour l'ouvrir et
valider la facture brouillon.
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
V a l i d e r l a f a c t u r e
1- Cliquer surCrer la facture finale.
C o n f i r m e r l a va l i d a t i o n d e l a f a c t u r e
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
1- Cliquer surValiderpour passer les critures
proposes.
L a f a c t u r e e s t va l i d e
1- Open ERP a attribu un numro au document
gnr.
2- Cliquer pour imprimer la facture.
3- Cliquer pour sauvegarder le document.
S l e c t i o n n e r l a f a c t u r e
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
1- Slectionner l'onglet Historique.
Cliquer sur le numro de la facture, celle-ci saffiche
2- Cliquer sur Autres informations
3- Cliquer sur le code de la facture pour afficher
l'criture comptable.
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
Af f i c h e r l ' c r i t u r e c o m p t a b l e
1- L'criture a t passe dans le journal des
ventes.
4 Encaisser le rglement du client partir du menu principal :
Comptabilit > Clients > Factures clients
Cliquer sur la facture payer.
O u vr i r l a f a c t u r e e n c a i s s e r
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
1- Cliquer surCrer un avoirpour crer un avoir
identique la facture.
Cliquer surPaiement pour encaisser le
rglement.
L a m t h o d e d e p a i e m e n t
1- Open ERP affiche le montant d par le client.
2- Slectionner la mthode de paiement (il s'agit
du journal de trsorerie dans lequel doit tre
passe l'criture).
3- Cliquer surValiderpour gnrer l'encaissement.
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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Vendre
etencaisserles
factures
clients
L ' e n c a i s s e m e n t e s t c o m p t a b i l i s
1- La facture est l'tat "Post" ce qui signifie
qu'elle est paye.
2-
Cliquer sur critures comptables, lcriture saffiche.
V o i r l ' c r i t u r e c o m p t a b l e
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7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple
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