Compte Rendu du Bureau communautaire du 30 Octobre 2018 ______________________________________________________________________________________
« Roche aux Fées Communauté » 1
BUREAU COMMUNAUTAIRE DU 30 OCTOBRE 2018
Le Bureau Communautaire, convoqué par lettre en date du 19 octobre 2018, s'est réuni le mardi 30 octobre 2018, à 18 heures 00, à la Maison du Développement à Retiers, sous la Présidence de Monsieur Luc GALLARD, Président de Roche aux Fées Communauté
Secrétaire de séance : Hubert PARIS, Conseiller communautaire de Janzé Etaient présents : Boistrudan Anne RENAULT, Brie Bernard JAMET, Chelun Christian SORIEUX, Coësmes Luc GALLARD, Essé Joseph GESLIN, Janzé Hubert PARIS, Janzé Dominique CORNILLAUD, Le Theil-de-Bretagne Marie-Annick BOUE, Marcillé-Robert Louis CHAPON, Martigné-Ferchaud Pierre JEGU, Retiers Thierry RESTIF, Sainte Colombe Gilbert PILARD, Thourie Daniel BORDIER, Etaient excusés : Amanlis Loïc GODET, Eancé Henri VALAIS, Janzé Françoise SOURDRILLE, Retiers Véronique RUPIN, Etaient absents : Arbrissel Dominique SABA, Forges-la-Forêt Yves BOULET.
Compte Rendu du Bureau communautaire du 30 Octobre 2018 ______________________________________________________________________________________
« Roche aux Fées Communauté » 2
LES DELIBERATIONS COMPLETES ET LES ANNEXES PEUVENT ETRE
CONSULTEES AU SIEGE DE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES
COMPTE-RENDU DU BUREAU COMMUNAUTAIRE DU 30 OCTOBRE
2018 AGISSANT EN DELEGATION DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE
CULTURE DBC18-016 CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DU SERVICE BIBLIOTHEQUE DE LA COMMUNE DE COËSMES AU PROFIT DE ROCHE AUX FEES COMMUNAUTE POUR LA CD-ROMTHEQUE ET LA VIDEOTHEQUE INTERCOMMUNALES
Le Bureau communautaire décide à l’unanimité des suffrages exprimés :
D’approuver le projet de convention ci-après de mise à disposition partielle du service de la bibliothèque de Coësmes pour le fonctionnement de la CD Romthèque/Vidéothèque intercommunales, à raison de 3h/semaine, à compter du 1er janvier 2019 pour une durée d’un an reconductible tacitement pour la même durée dans la limite totale de 3 ans ;
De prévoir le remboursement des dépenses relatives aux salaires, charges patronales, petit matériel et fournitures engagées dans le cadre de cette convention ;
D’autoriser le Président à signer la présente convention et tous documents se rapportant à cette mise à disposition.
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION
DU SERVICE BIBLIOTHEQUE DE LA
COMMUNE DE COESMES AU PROFIT DE
ROCHE AUX FEES COMMUNAUTE POUR LA
CD-ROMTHEQUE ET LA VIDEOTHEQUE
INTERCOMMUNALES
ENTRE
Roche aux Fées Communauté,
Ayant son siège au 16, rue Louis Pasteur, 35240 RETIERS, représentée par son 1er Vice-Président,
Monsieur Hubert PARIS, habilité en vertu d’une délibération du Bureau communautaire du 30 octobre
2018 (DBC18-016),
Ci-après dénommée « la communauté »,
ET
La commune de Coësmes,
Ayant son siège 14, Haute Rue, 35134 COESMES, représentée par son Maire, Monsieur Luc GALLARD,
habilité en vertu d’une délibération du Conseil municipal du XX XXXX 2018,
Ci-après dénommé « la commune »,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, et notamment ses articles L.5211-4-1 II et D.5211-16
modifiés ;
Vu la délibération du Conseil communautaire en date du 19 décembre 2006, actant de la compétence
« développement d’animations culturelles communautaires » ;
Vu l’arrêté préfectoral en date du 16 avril 2007, arrêtant les statuts de la Communauté de communes ;
Vu la convention initiale en date du 1er juillet 2010 renouvelé en 2015, signée entre la Communauté
de communes et la commune de Coësmes pour la mise à disposition des services,
Vu l’avis favorable du comité technique du Centre de Gestion d’Ille et Vilaine en date du 29 octobre
2018 ;
Dans le cadre de sa compétence « Culture », Roche aux Fées Communauté a mis en place une CD-
Romthèque et une vidéothèque intercommunales, situées dans les locaux de la médiathèque de
Retiers, dont le fonds est mis à disposition des bibliothèques.
Dans l’intérêt d’une bonne organisation des services et dans un souci de mutualisation et d’efficience
des moyens d’action, la commune de Coësmes a choisi de conserver l’agent concerné par le transfert
partiel d’une compétence à la Communauté de communes et a souhaité le mettre à sa disposition, afin
d’assurer le fonctionnement de l’équipement.
La Communauté de communes ne dispose pas d’un agent qualifié pour en assurer la gestion et ne peut
recruter un agent affecté à cette seule mission compte tenu du peu d’heures affectées (3H/semaine).
Aussi, dans l’intérêt d’une bonne organisation des services et dans un souci de mutualisation et
d’efficience des moyens d’action, il est proposé, par la présente convention, de mettre à disposition
partielle de la Communauté de communes le service Bibliothèque de la commune de COESMES.
Cette mise à disposition est déjà intervenue pour les années 2016 à 2018, il s’agit donc ici de renouveler
ce service.
Cette mutualisation de services intervient conformément à l’article L.5211-4-1 II du Code Général des
Collectivités Territoriales.
Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
Le service bibliothèque de la commune de COESMES est mis partiellement à la disposition de Roche
aux Fées Communauté en vue d’exercer la gestion de la CD-Romthèque et de la vidéothèque
intercommunales installées dans les locaux de la médiathèque de RETIERS.
ARTICLE 2 : SITUATION DES AGENTS MUTUALISES
Le service communal est mis à disposition à raison de 3 heures / semaine en vue d’exercer la gestion
de la CD-Romthèque et de la vidéothèque intercommunales installées dans les locaux de la
médiathèque de RETIERS et placée sous la responsabilité de la Communauté de communes.
Le service interviendra en certains cas précis (choix de DVD, réunions…) en dehors de ce site.
A ce titre, le service mis à disposition assure :
� Gestion technique de la vidéothèque
� Permanences : accueil et orientation des bibliothécaires du Pays de la Roche aux Fées
� Acquisition des documents
� Catalogage des documents
� Traitement des documents : réception et enregistrement, équipement, réparation,
contrôle des fonds
� Suivi du fonds.
� Gestion administrative de la vidéothèque
� Répartition budgétaire des acquisitions
� Gestion des réservations
� Organisation du planning de passage des bibliothèques.
� Gestion technique de la CD-ROMthèque
� Permanence : accueil des bibliothécaires du Pays de la Roche aux Fées
� Elaboration et gestion des malles de CD-ROM
� Suivi du fonds (réparation, désherbage)
� Gestion administrative de la CD-ROMthèque
� Organisation du planning de passage des bibliothèques
Le service mis à disposition se compose d’un seul agent.
L’agent est de plein droit mis partiellement à la disposition du président de Roche aux
Fées Communauté, pour la durée de la présente convention. Il demeure statutairement employé par
la commune, dans les conditions de statut et d’emploi qui sont les siens. A ce titre, il continue de
percevoir la rémunération versée par son autorité de nomination.
L’agent est individuellement informé de la mutualisation du service dont il relève.
L’agent est placé, pour l’exercice de ses fonctions, sous l’autorité fonctionnelle du président pour les
missions confiées ci-dessus.
Le président adresse directement à l’agent mis à disposition toutes instructions nécessaires à
l’exécution des tâches qui lui sont confiées. Il en contrôle l’exécution par tout moyen, par
l’intermédiaire des services de la Communauté de communes.
Il est entendu que le président ne peut donner d’instruction relevant de pouvoirs de police généraux,
ceux-ci demeurant exclusivement de la compétence du maire de la commune.
La Communauté de communes demeure responsable de l’organisation et du fonctionnement du
service mis à disposition. Elle supportera la responsabilité en cas de dommages survenant au
personnel, aux usagers et aux tiers à l’occasion de la réalisation des missions confiées par elle, et
atteste disposer d’une assurance en responsabilité civile susceptible de couvrir ces dommages.
La commune conserve l’autorité hiérarchique et le pouvoir disciplinaire au regard du personnel
concerné et continue de gérer la situation administrative et la carrière de celui-ci. Le président peut
saisir, en tant que de besoin, l’autorité de nomination d’un agent pour mettre en œuvre une procédure
disciplinaire.
La commune s’engage à informer sans délai la Communauté de communes en cas de remplacement
temporaire ou définitif du personnel concerné.
ARTICLE 3 : MODALITES DE REMBOURSEMENT
Le remboursement des frais de fonctionnement du service mis à disposition s’effectue sur la base d’un
coût unitaire de fonctionnement du service, multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement
constatées par la Communauté de communes bénéficiaire de la mise à disposition.
3.1 La détermination du coût unitaire de fonctionnement
La commune de Coësmes déterminera le coût unitaire de fonctionnement de l’agent mis à disposition,
chaque année, à partir des dépenses inscrites dans le dernier compte administratif, actualisées des
modifications prévisibles des conditions d’exercice de l’activité au vu du budget primitif de l’année. Ce
coût unitaire devra être validé conjointement par la Communauté de communes et la commune de
Coësmes.
Ce coût unitaire de fonctionnement correspondra au coût horaire, calculé sur la base du montant total
des charges du personnel ainsi que le montant des fournitures et le coût de renouvellement des biens,
divisées par le nombre d’heures totales sur 12 mois.
Les charges de personnel comprendront notamment les salaires bruts, les charges patronales, le coût
de la visite médicale, l’assurance personnel, accompagnées d’une copie des bulletins de salaires et de
l’état des frais de déplacement.
D’autres dépenses pourront être comprises dans le coût unitaire, à la condition que les deux parties
l’acceptent, avant l’expiration du délai prévu au 4 du présent article et qu’elles aient un lien avec le
fonctionnement du service.
Pour information, le coût unitaire de fonctionnement était de 15,52 € du 1er janvier au 21 septembre
2018 et de 16,11 € à compter du 21 septembre 2018 (en raison d’un changement d’échelon), hors frais
de visite médicale.
3.2 La détermination des unités de fonctionnement
Une unité de fonctionnement correspondra, en l’espèce, à la prévision d’utilisation du service mis à
disposition exprimée en unités de fonctionnement, soit le nombre d’heures mensuelles réalisées par
l’agent du service mutualisé multiplié par 12 mois, soit 13 heures mensuelles.
3.3 Calcul du remboursement des frais de fonctionnement
Le remboursement des frais de fonctionnement du service mis à disposition s’effectuera sur la base
d’un coût unitaire de fonctionnement du service (cela correspond au coût horaire mentionné au point
1 de l’article 3), multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées par la Communauté
de communes (elles correspondent au point 2 de l’article 3).
3.4 Délai de calcul du montant du remboursement
Le coût unitaire sera porté à la connaissance de la Communauté de communes, chaque année, pour le
15 février, au plus tard.
Pour l’année de signature de la présente convention, le coût unitaire est porté à la connaissance de la
Communauté de communes, dans un délai de trois mois à compter de la signature de ladite
convention.
3.5 Délai de remboursement
Le remboursement prévu au présent article s’effectuera tous les ans, à compter de la date de
notification du montant du remboursement à la collectivité bénéficiaire.
La Communauté de communes procèdera au remboursement intégral des frais de fonctionnement
engagés par le service mis à disposition, sur présentation par la commune, d’un titre de recettes.
ARTICLE 4 : DUREE DE LA MISE A DISPOSITION
La présente convention est conclue à compter du 1er janvier 2019 pour une durée
de 1 an reconductible tacitement pour la même durée dans la limite totale de 3 ans.
Un bilan annuel est effectué entre la commune de Coësmes et la Communauté de communes en vue
de remédier aux éventuelles difficultés d’exécution des missions prévues dans la convention et
procéder aux ajustements nécessaires, par voie d’avenant, accepté par les deux parties.
La convention pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, suite à une délibération de son
organe délibérant, pour un motif lié à la bonne organisation des services de la collectivité, notifiée au
cocontractant, par voie de lettre recommandée avec accusé réception. Cette dénonciation ne pourra
avoir lieu que dans le respect d’un préavis de trois mois.
Cette dénonciation emportera une répartition des matériels mutualisés, acquis au cours de l’exécution
de la présente convention, par accord entre les deux collectivités.
ARTICLE 5 : ECHANGES D’INFORMATIONS
Les parties conviennent d’échanger par tous moyens, toutes les informations dont elles disposent
quant au fonctionnement la CD-Romthèque et de la vidéothèque intercommunales.
En particulier, la commune, par l’intermédiaire des responsables du service mis à disposition, s’engage
à donner droit à toute demande d’informations de la part des représentants de la Communauté de
communes, notamment sur la justification des frais engagés et présentés au remboursement, ou sur
les désordres éventuellement constatés sur l’équipement.
ARTICLE 6 : LITIGES
Tous les litiges résultant de l’application de la présente convention et d’échec des négociations
amiables, relèvent de la compétence du Tribunal Administratif de Rennes.
Fait en deux exemplaires,
A RETIERS, le
Signatures précédées de la mention « lu et approuvé »
Pour Roche aux Fées Communauté,
Le 1er Vice-Président,
Monsieur Hubert PARIS
La Commune de Coësmes,
Le Maire
Monsieur Luc GALLARD
Compte Rendu du Bureau communautaire du 30 Octobre 2018 ______________________________________________________________________________________
« Roche aux Fées Communauté » 3
DBC18-017
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DU SERVICE CULTURE DE ROCHE AUX
FEES COMMUNAUTE AU PROFIT DE LA COMMUNE DE JANZE POUR
L’ORGANISATION DES ANIMATIONS CULTURELLES COMMUNALES
Le Bureau communautaire décide à l’unanimité :
D’approuver le projet de convention ci-après de mise à disposition partielle du service « culture » de la Communauté de communes au profit de la commune de Janzé pour l’organisation des animations culturelles communales, à compter du 1er janvier 2019 pour une durée de un an reconductible tacitement pour la même durée dans la limite totale de 3 ans ;
De facturer à la commune de Janzé les frais relatifs aux salaires et charges patronales dans le cadre de cette convention ;
D’autoriser le Président à signer la présente convention et tous documents se rapportant à cette mise à disposition.
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION
DU SERVICE CULTURE DE ROCHE AUX FEES
COMMUNAUTE
AU PROFIT DE LA COMMUNE DE JANZE
POUR L’ORGANISATION DES ANIMATIONS
CULTURELLES
COMMUNALES
ENTRE
Roche aux Fées Communauté,
Ayant son siège au 16, rue Louis Pasteur, 35240 RETIERS, représentée par son Président, Monsieur Luc
GALLARD, habilité en vertu d’une délibération du Bureau communautaire du 30 octobre 2018 (DBC18-017),
Ci-après dénommée « la communauté »,
ET
La commune de Janzé,
Ayant son siège place de l’Hôtel de ville, 35150 JANZE, représentée par son Maire, Monsieur Hubert PARIS,
habilité en vertu d’une délibération du Conseil municipal du XX XXXX 2018,
Ci-après dénommé « la commune »,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, et notamment ses articles L.5211-4-1 III et D.5211-16
modifiés ;
Vu la délibération du Conseil communautaire en date du 19 décembre 2006, actant de la compétence
« développement d’animations culturelles communautaires » ;
Vu l’arrêté préfectoral en date du 16 avril 2007, arrêtant les statuts de la Communauté de communes ;
Vu l’avis …….. du comité technique de la commune de Janzé en date du XX XXXX 2018 ;
Vu l’avis favorable du comité technique du Centre de Gestion d’Ille et Vilaine en date du 29 octobre 2018 ;
Dans le cadre de la mise en œuvre de sa programmation culturelle, la Commune de Janzé souhaite maintenir
une programmation en concertation avec la saison culturelle communautaire.
La commune de Janzé ne dispose pas d’un service culture pour assurer ce travail et ne peut recruter un
agent affecté à cette seule mission. Aussi, dans l’intérêt d’une bonne organisation des services et, dans un
souci de mutualisation et d’efficience des moyens d’action, il est proposé, par la présente, de mettre
partiellement à disposition de la commune de Janzé, le service « culture » de la Roche aux
Fées Communauté.
Cette mise à disposition est déjà intervenue pour les années 2016 à 2018, il s’agit donc ici de renouveler ce
service.
Cette mutualisation de services intervient conformément à l’article L.5211-4-1 III du Code Général des
Collectivités Territoriales.
Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
Le service « culture » de Roche aux Fées Communauté est mis partiellement à la disposition de la commune
de Janzé en vue d’assurer la programmation culturelle communale.
La mise à disposition concerne exclusivement les missions énoncées à l’article 2.2 ci-après.
La mise à disposition concerne les agents du service.
La structure du service mis à disposition pourra, en tant que de besoin, être modifiée d'un commun accord
entre les parties, et ce, en fonction de l'évolution des besoins respectifs constatés par les parties. La
présente mise à disposition du service s'exerce, s'agissant du personnel, dans les conditions fixées par la
présente convention et en vertu notamment des articles L.5211-4-1 et D.5211-16 du CGCT.
ARTICLE 2 : SITUATION DES AGENTS MUTUALISES
2.1 Les agents sont de plein droit mis partiellement à la disposition du maire de la commune de Janzé, pour
la durée de la présente convention. Ils demeurent statutairement employés par Roche aux
Fées Communauté, dans les conditions de statut et d’emploi qui sont les leurs. A ce titre, ils continuent de
percevoir la rémunération versée par leur autorité de nomination.
Les agents sont individuellement informés de la mutualisation du service dont ils relèvent.
Les agents sont placés, pour l’exercice de leurs fonctions, sous l’autorité fonctionnelle du maire pour les
missions confiées à l’article 2.2 ci-après.
Le maire adresse directement aux agents mis à disposition toutes instructions nécessaires à l’exécution des
tâches qui leur sont confiées. Il en contrôle l’exécution par tout moyen, par l’intermédiaire des services de
la commune de Janzé.
Il se réserve la faculté de donner délégation de signature aux chefs des services mis à disposition pour
l’exécution de tout ou partie des missions visées à l’articles 2.2 ci-dessous.
La commune de Janzé demeure responsable de l’organisation et du fonctionnement du service. Elle
supportera la responsabilité en cas de dommages survenant au personnel, aux usagers et aux tiers à
l’occasion de la réalisation des missions confiées par elle, et atteste disposer d’une assurance en
responsabilité civile susceptible de couvrir ces dommages.
La Communauté de communes conserve l’autorité hiérarchique et le pouvoir disciplinaire au regard du
personnel concerné et continue de gérer la situation administrative et la carrière de celui-ci. Le maire peut
saisir, en tant que de besoin, l’autorité de nomination d’un agent pour mettre en œuvre une procédure
disciplinaire.
L’entretien professionnel des agents mis à disposition continue de relever de la Communauté de
communes. Toutefois, un rapport sur la manière de servir des agents mis à disposition assorti d’une
proposition d’appréciation de la valeur professionnelle est établi par leur supérieur hiérarchique au sein de
la commune de Janzé et transmis à la Communauté de communes.
2.2. Le service « culture » de Roche aux Fées Communauté est mis partiellement à disposition en vue
d’exercer la mise en œuvre de la programmation culturelle de la commune de Janzé. A ce titre, il réalise
principalement les missions suivantes :
• La construction de la programmation :
� La veille,
� La recherche de propositions artistiques, participation à des représentations, contact et
rencontres d'artistes,
� L’étude de faisabilité des propositions : financière, technique, organisationnelle (date, lieu,
partenaires…) avec la commune,
� La présentation des propositions au comité de validation (élus, commission…).
• La mise en œuvre de la programmation :
� L’interface compagnie / commune : validation des dates de dispo des salles, confirmation
compagnie, précisions éventuelles du projet,
� La négociation et signature des contrats.
La Communauté de communes s’engage à informer sans délai la commune en cas de remplacement
temporaire ou définitif du personnel concerné.
A titre indicatif, la durée de travail est estimée à environ 25 heures par spectacle, et le nombre de
spectacles sera compris entre 3 et 5.
ARTICLE 3 : CONDITIONS D'EMPLOI DES PERSONNELS MIS À DISPOSITION
Les conditions d’exercice des agents mis à disposition au sein de la commune de Janzé sont établies par la
commune de Janzé.
Les autres modalités liées aux conditions de travail des personnels mis à disposition sont fixées par la
Communauté de communes, laquelle prend notamment les décisions relatives aux absences, congés
annuels et congés pour indisponibilité physique et en informe la commune, qui, sur ce point, peut émettre
des avis si elle le souhaite. La Communauté de communes délivre les autorisations de travail à temps partiel
et autorise les congés de formation professionnelle ou pour formation syndicale après information de la
commune si ces décisions ont un impact substantiel pour celle-ci.
La Communauté de communes verse aux agents concernés par la mise à disposition, la rémunération
correspondant à leur grade ou à leur emploi d'origine (traitement, le cas échéant, supplément familial de
traitement, primes et indemnités). Le personnel mis à disposition est, en revanche, indemnisé directement
par la commune de Janzé pour les frais et sujétions auxquels il s'expose dans l'exercice de ses fonctions
suivant les règles en vigueur en son sein.
ARTICLE 4 : MODALITES DE REMBOURSEMENT
Le remboursement des frais de fonctionnement du service mis à disposition s’effectue sur la base d’un coût
unitaire de fonctionnement du service, multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées par
la commune de Janzé, bénéficiaire de la mise à disposition.
4.1 La détermination du coût unitaire de fonctionnement
La Communauté de communes déterminera le coût unitaire de fonctionnement de chacun des agents mis
à disposition, chaque année, à partir des dépenses inscrites dans le dernier compte administratif,
actualisées des modifications prévisibles des conditions d’exercice de l’activité au vu du budget primitif de
l’année. Ce coût unitaire devra être validé conjointement par la Communauté de communes et la commune
de Janzé. Ce coût unitaire sera majoré en cas de travail de nuit, dimanche, heures supplémentaires…
effectué pour le compte de la commune.
Ce coût unitaire de fonctionnement correspondra au coût horaire, calculé sur la base du montant total des
charges du personnel.
Les charges de personnel comprendront notamment les salaires bruts, les charges patronales, le coût de la
visite médicale, l’assurance personnel, accompagnées d’une copie des bulletins de salaires et de l’état des
frais de déplacement.
D’autres dépenses pourront être comprises dans le coût unitaire, à la condition que les deux parties
l’acceptent, avant l’expiration du délai prévu au 4 du présent article et qu’elles aient un lien avec le
fonctionnement du service.
4.2 La détermination des unités de fonctionnement
Une unité de fonctionnement correspondra, en l’espèce, à la prévision d’utilisation du service mis à
disposition exprimée en unités de fonctionnement, soit le nombre d’heures réalisées par les agents du
service mutualisé multiplié par le nombre de spectacles.
4.3 Calcul du remboursement des frais de fonctionnement
Le remboursement des frais de fonctionnement du service mis à disposition s’effectuera sur la base d’un
coût unitaire de fonctionnement du service (cela correspond au coût horaire mentionné au point 1 de
l’article 3), multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées par la Communauté de
communes (elles correspondent au point 2 de l’article 4).
4.4 Délai de calcul du montant du remboursement
Le coût unitaire sera porté à la connaissance de la commune de Janzé, chaque année, pour le 15 février, au
plus tard.
Pour l’année de signature de la présente convention, le coût unitaire est porté à la connaissance du
bénéficiaire de la mise à disposition du service, dans un délai de trois mois à compter de la signature de
ladite convention.
4.5 Délai de remboursement
Le remboursement prévu au présent article s’effectuera tous les six mois, à compter de la date de
notification du montant du remboursement à la collectivité bénéficiaire.
La commune de Janzé procèdera au remboursement intégral des frais de fonctionnement engagés par le
service mis à disposition, sur présentation par la Communauté de communes, d’un titre de recettes.
ARTICLE 5 : DUREE DE LA MISE A DISPOSITION
La présente convention est conclue à compter du 1er janvier 2019 pour une durée de 1 an reconductible
tacitement pour la même durée dans la limite totale de 3 ans.
Un bilan annuel sera effectué entre la commune de Janzé et la Communauté de communes en vue de
remédier aux éventuelles difficultés d’exécution des missions prévues dans la convention et procéder aux
ajustements nécessaires, par voie d’avenant, accepté par les deux parties.
La convention pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, sous réserve du respect d’un préavis
de trois mois, suite à une délibération de son organe délibérant, pour un motif lié à la bonne organisation
des services de la collectivité, notifiée au cocontractant, par voie de lettre recommandée avec accusé
réception.
ARTICLE 6 : DISPOSITIF DE SUIVI ET D’ÉVALUATION
L’instance de suivi est créée pour :
• Examiner les conditions financières de ladite convention ;
• Le cas échéant, être force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la
Communauté de communes et la Commune.
ARTICLE 7 : ASSURANCES ET RESPONSABILITES
Durant la mise à disposition du service, les agents concernés agiront sous la responsabilité de la commune
de Janzé. Les sommes exposées au titre de cette mise à disposition relèvent des remboursements de frais
de l’article 4.
En cas de faute lourde commise par l’une des deux parties au détriment de l’autre, la partie victime pourra
engager la responsabilité de l’autre partie, par dérogation aux stipulations de l’alinéa précédent, non sans
avoir tenté toute démarche amiable utile et la mise en œuvre des procédures de conciliation prévues par
la présente convention.
ARTICLE 8 : LITIGES
Tous les litiges résultant de l’application de la présente convention et d’échec des négociations amiables,
relèvent de la compétence du Tribunal Administratif de Rennes.
Fait en deux exemplaires,
A RETIERS, le
Signatures précédées de la mention « lu et approuvé »
Pour Roche aux Fées Communauté
Le Président,
Monsieur Luc GALLARD
Pour la commune de Janzé
Le Maire,
Monsieur Hubert PARIS
Compte Rendu du Bureau communautaire du 30 Octobre 2018 ______________________________________________________________________________________
« Roche aux Fées Communauté » 4
DBC18-018
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DU SERVICE REGIE TECHNIQUE DE LA
COMMUNE DE JANZE AU PROFIT DE ROCHE AUX FEES COMMUNAUTE POUR LE
FONCTIONNEMENT DES ANIMATIONS CULTURELLES COMMUNAUTAIRES
Le Bureau communautaire décide à l’unanimité :
D’approuver le projet de convention ci-après de mise à disposition partielle du service « régie technique » de la commune de JANZE au profit de la Communauté de communes pour le fonctionnement des animations culturelles communautaires, à compter du 4 décembre 2018 pour une durée de un an reconductible tacitement pour la même durée dans la limite totale de 3 ans ;
De prévoir le remboursement des dépenses relatives aux salaires, charges patronales engagées dans le cadre de cette convention ;
D’autoriser le Président à signer la présente convention et tous documents se rapportant à cette mise à disposition.
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION
DU SERVICE REGIE TECHNIQUE DE LA
COMMUNE DE JANZE AU PROFIT DE
ROCHE AUX FEES COMMUNAUTE POUR LE
FONCTIONNEMENT DES ANIMATIONS
CULTURELLES COMMUNAUTAIRES
ENTRE
Roche aux Fées Communauté,
Ayant son siège au 16, rue Louis Pasteur, 35240 RETIERS, représentée par son Président, Monsieur Luc
GALLARD, habilité en vertu d’une délibération du Bureau communautaire du 30 octobre 2018 (DBC18-018),
Ci-après dénommée « la communauté »,
ET
La commune de Janzé,
Ayant son siège place de l’Hôtel de ville, 35150 JANZE, représentée par son Maire, Monsieur Hubert PARIS,
habilité en vertu d’une délibération du Conseil municipal du XX XXXX 2018,
Ci-après dénommé « la commune »,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, et notamment ses articles L.5211-4-1 II et D.5211-16
modifiés ;
Vu la délibération du Conseil communautaire en date du 19 décembre 2006, actant de la compétence
« développement d’animations culturelles communautaires » ;
Vu l’arrêté préfectoral en date du 16 avril 2007, arrêtant les statuts de la Communauté de communes ;
Vu l’avis ………… du comité technique de la commune de Janzé en date du XX XXXX 2018 ;
Vu l’avis favorable du comité technique du Centre de Gestion d’Ille et Vilaine en date du 29 octobre 2018 ;
Dans le cadre de la compétence « politique d’animations culturelles communautaires », Roche aux
Fées Communauté coordonne les actions culturelles sur le territoire. A ce titre, elle a en charge
l’organisation d’une saison culturelle intercommunale et de la programmation du HangArt (Etablissement
d’enseignements artistiques comprenant la musique et le théâtre).
La commune de Janzé, qui a construit une salle multifonction à vocation culturelle, a choisi de gérer en régie
cette salle et de conserver une programmation culturelle communale réalisée en concertation avec la saison
culturelle communautaire. Elle a recruté à cet effet des agents pour le service « régie technique ». La
Communauté de communes ne dispose pas d’un service « régie technique » pour gérer la mise en œuvre
technique des animations culturelles communautaires, et ne peut recruter un agent affecté à cette seule
mission. Aussi, dans l’intérêt d’une bonne organisation des services et dans un souci de mutualisation et
d’efficience des moyens d’action, il est proposé, par la présente, de mettre partiellement à disposition de
la Communauté de communes, le service « régie technique » de la commune de Janzé.
Cette mise à disposition est déjà intervenue pour les années 2016 à 2018, il s’agit donc ici de renouveler ce
service.
Cette mutualisation de services intervient conformément à l’article L 5211-4-1 II du Code Général des
Collectivités Territoriales.
Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
Le service « régie technique » de la commune de JANZE est mis partiellement à la disposition de la Roche
aux Fées Communauté en vue d’assurer le fonctionnement du service programmation culturelle et de
participer aux spectacles et autres événements organisés par l’Etablissement d’enseignements artistiques
communautaire, le HangArt.
La mise à disposition concerne exclusivement les missions énoncées à l’article 2.2 ci-après.
La mise à disposition porte également sur les matériels de bureau, de travail et de locomotion qui sont liés
à ce service.
La structure du service mis à disposition pourra, en tant que de besoin, être modifiée d'un commun accord
entre les parties, et ce, en fonction de l'évolution des besoins respectifs constatés par les parties. La
présente mise à disposition du service s'exerce, s'agissant du personnel, dans les conditions fixées par la
présente convention et en vertu notamment des articles L. 5211-4-1 et D. 5211-16 du CGCT.
ARTICLE 2 : SITUATION DES AGENTS MUTUALISES
2.1 Les agents sont de plein droit mis partiellement à la disposition du président de Roche aux
Fées Communauté, pour la durée de la présente convention. Ils demeurent statutairement employés par la
commune, dans les conditions de statut et d’emploi qui sont les leurs. A ce titre, ils continuent de percevoir
la rémunération versée par leur autorité de nomination.
Les agents sont individuellement informés de la mutualisation du service dont ils relèvent.
Les agents sont placés, pour l’exercice de leurs fonctions, sous l’autorité fonctionnelle du président pour les
missions confiées à l’article 2.2 ci-après.
Le président adresse directement aux agents mis à disposition toutes instructions nécessaires à l’exécution
des tâches qui leur sont confiées. Il en contrôle l’exécution par tout moyen, par l’intermédiaire des services
de la Communauté de communes.
Il se réserve la faculté de donner délégation de signature aux chefs des services mis à disposition pour
l’exécution de tout ou partie des missions visées à l’articles 2.2 ci-dessous.
La Communauté de communes demeure responsable de l’organisation et du fonctionnement du service.
Elle supportera la responsabilité en cas de dommages survenant au personnel, aux usagers et aux tiers à
l’occasion de la réalisation des missions confiées par elle, et atteste disposer d’une assurance en
responsabilité civile susceptible de couvrir ces dommages.
La Commune conserve l’autorité hiérarchique et le pouvoir disciplinaire au regard du personnel concerné
et continue de gérer la situation administrative et la carrière de celui-ci. Le Président peut saisir, en tant que
de besoin, l’autorité de nomination d’un agent pour mettre en œuvre une procédure disciplinaire.
L’entretien professionnel de l’agent mis à disposition continue de relever de la commune. Toutefois, un
rapport sur la manière de servir de l’agent mis à disposition assorti d’une proposition d’appréciation de la
valeur professionnelle est établi par son supérieur hiérarchique au sein de Roche aux Fées communauté et
transmis à la commune.
2.2. Le service « régie technique » de la commune est mis à disposition en vue d’exercer la préparation
matérielle et la bonne tenue des événements. A ce titre, il réalise principalement les missions suivantes :
� Conduite des études techniques préalables à la réalisation d’un spectacle ou d’un évènement
(visite, analyse de la faisabilité technique, location de matériel si nécessaire…)
� Planification des installations nécessaires à la réalisation des spectacles ou d’un évènement,
montage et démontage
� Organisation des conditions d’accueil technique des intervenants et des artistes
� Coordination et référent technique de l’ensemble de la manifestation
� Gestion de la sécurité du spectacle ou de l’évènement
Un agent de la commune de Janzé est désigné comme régisseur. En cas d’absence, un autre agent du service
assurera le remplacement.
La commune s’engage à informer sans délai la Communauté de communes en cas de remplacement
temporaire ou définitif du personnel concerné.
A titre indicatif, la durée de travail est estimée à 20 heures par spectacle.
ARTICLE 3 : CONDITIONS D'EMPLOI DES PERSONNELS MIS À DISPOSITION
Les conditions d’exercice des agents mis à disposition sont établies par la Communauté de communes.
Les autres modalités liées aux conditions de travail des personnels mis à disposition sont fixées par la
commune, laquelle prend notamment les décisions relatives aux absences, congés annuels et congés pour
indisponibilité physique et en informe l’EPCI qui, sur ce point, peut émettre des avis s’il le souhaite. La
commune délivre les autorisations de travail à temps partiel et autorise les congés de formation
professionnelle ou pour formation syndicale après information de l’EPCI si ces décisions ont un impact
substantiel pour celui-ci.
La commune verse aux agents concernés par la mise à disposition, la rémunération correspondant à leur
grade ou à leur emploi d'origine (traitement, le cas échéant, supplément familial de traitement, primes et
indemnités). Le personnel mis à disposition est, en revanche, indemnisé directement par la Communauté
de communes pour les frais et sujétions auxquels il s'expose dans l'exercice de ses fonctions suivant les
règles en vigueur en son sein.
ARTICLE 4 : MISE À DISPOSITION DES BIENS MATERIELS
Les biens affectés aux services mis à disposition restent acquis, gérés et amortis par la commune, même
s’ils sont mis à la disposition de Roche Aux Fées Communauté.
La commune établira une liste annuelle des principaux biens acquis ou loués et mis à la disposition de la
Communauté de communes (à titre indicatif, cf. liste en annexe 1). Cette liste sera remise après chaque
adoption de compte administratif par la commune à la Communauté des communes, sans que cela entraîne
obligation d’annexer cette liste aux présentes ni de passer un avenant à la présente convention.
Une liste des principaux biens du Hangart (cf. liste en annexe 2) pourront être mis à disposition du service
« régie technique ». Ils restent acquis, gérés et amortis par RAF.
L’annexe 3 présente la liste du matériel de sonorisation et d’éclairage appartenant à la commune de Janzé
et pouvant être mis à disposition de Roche aux fées Communauté.
ARTICLE 5 : MODALITES DE REMBOURSEMENT
Le remboursement des frais de fonctionnement du service mis à disposition s’effectue sur la base d’un coût
unitaire de fonctionnement du service, multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées par
la Communauté de communes bénéficiaire de la mise à disposition.
5.1 La détermination du coût unitaire de fonctionnement
La commune de Janzé déterminera le coût unitaire de fonctionnement de chacun des agents mis à
disposition, chaque année, à partir des dépenses inscrites dans le dernier compte administratif, actualisées
des modifications prévisibles des conditions d’exercice de l’activité au vu du budget primitif de l’année. Ce
coût unitaire devra être validé conjointement par la Communauté de communes et la commune de Janzé.
Ce coût unitaire sera majoré en cas de travail de nuit, dimanche, heures supplémentaires… effectué pour le
compte de la Communauté de communes.
Ce coût unitaire de fonctionnement correspondra au coût horaire, calculé sur la base du montant total des
charges du personnel ainsi que le montant des fournitures et le coût de renouvellement des biens, divisées
par le nombre d’heures totales sur 12 mois.
Les charges de personnel comprendront notamment les salaires bruts, les charges patronales, le coût de la
visite médicale, l’assurance personnel, l’adhésion au COS35 et le coût de formation (hors cotisation CNFPT)
accompagnées d’une copie des bulletins de salaires et de l’état des frais de déplacement.
Le matériel mis à disposition conformément à l’article 4 sera facturé en fonction de leur utilisation et du
tarif de location prévu par les parties.
D’autres dépenses pourront être comprises dans le coût unitaire, à la condition que les deux parties
l’acceptent, avant l’expiration du délai prévu au 4 du présent article et qu’elles aient un lien avec le
fonctionnement du service.
5.2 La détermination des unités de fonctionnement
Une unité de fonctionnement correspondra, en l’espèce, à la prévision d’utilisation du service mis à
disposition exprimée en unités de fonctionnement, soit le nombre d’heures réalisées par chacun des agents
du service mutualisé multiplié par le nombre d’interventions.
5.3 Calcul du remboursement des frais de fonctionnement
Le remboursement des frais de fonctionnement des services mis à disposition s’effectuera sur la base d’un
coût unitaire de fonctionnement du service (cela correspond au coût horaire mentionné au point 1 de
l’article 3), multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées par la Communauté de
communes (elles correspondent au point 2 de l’article 3).
5.4 Délai de calcul du montant du remboursement
Le coût unitaire sera porté à la connaissance de la Communauté de communes, chaque année, pour le 15
février, au plus tard.
Pour l’année de signature de la présente convention, le coût unitaire est porté à la connaissance du
bénéficiaire de la mise à disposition de services, dans un délai de trois mois à compter de la signature de
ladite convention.
5.5 Délai de remboursement
Le remboursement prévu au présent article s’effectuera tous les six mois, à compter de la date de
notification du montant du remboursement à la collectivité bénéficiaire.
La Communauté de communes procèdera au remboursement intégral des frais de fonctionnement engagés
par les services mis à disposition, sur présentation par la commune, d’un titre de recettes.
ARTICLE 6 : DUREE DE LA MISE A DISPOSITION
La présente convention est conclue à compter du 4 décembre 2018 pour une durée de 1 an reconductible
tacitement pour la même durée dans la limite totale de 3 ans.
Un bilan annuel est effectué entre la commune de Janzé et la Communauté de communes en vue de
remédier aux éventuelles difficultés d’exécution des missions prévues dans la convention et procéder aux
ajustements nécessaires, par voie d’avenant, accepté par les deux parties.
La convention pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, suite à une délibération de son organe
délibérant, pour un motif lié à la bonne organisation des services de la collectivité, notifiée au cocontractant,
par voie de lettre recommandée avec accusé réception sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.
ARTICLE 7 : DISPOSITIF DE SUIVI ET D’ÉVALUATION
L’instance de suivi est créée pour :
• Examiner les conditions financières de ladite convention ;
• Le cas échéant, être force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la
Communauté de communes et la Commune.
ARTICLE 8 : ASSURANCES ET RESPONSABILITES
Durant la mise à disposition du service, le ou les agents concernés agiront sous la responsabilité de RAF. Les
sommes exposées au titre de cette mise à disposition relèvent des remboursements de frais de l’article 5
des présentes.
En cas de faute lourde commise par l’une des deux parties au détriment de l’autre, la partie victime pourra
engager la responsabilité de l’autre partie, par dérogation aux stipulations de l’alinéa précédent, non sans
avoir tenté toute démarche amiable utile et la mise en œuvre des procédures de conciliation prévues par
la présente convention.
ARTICLE 8 : LITIGES
Tous les litiges résultant de l’application de la présente convention et d’échec des négociations amiables,
relèvent de la compétence du Tribunal Administratif de Rennes.
Fait en deux exemplaires,
A RETIERS, le
Signatures précédées de la mention « lu et approuvé »
Pour Roche aux Fées Communauté,
Le Président,
Monsieur Luc GALLARD
La Commune de Janzé,
Le Maire
Monsieur Hubert PARIS
Annexe 1 :
Liste des biens matériels du service « régie technique »
mis à disposition en vertu de l’article 4 de la convention
Conditions :
Tarif à la prestation (dès lors que le temps de prêt pas supérieur à 2 jours)
Les biens sont prêtés uniquement pour les spectacles de la saison culturelle et du HangArt auxquels
participe le régisseur de la Ville de Janzé.
Forfait Régie
- 1 console Soundcraft SI EXPRESSION 1
Forfait Retour / Front / Rappel
- 4 enceintes amplifiées coaxial C.HEIL 108 P
Forfait Parc micros
- 2 HF SHURE (capsule SM 58 + Beta 58)
- 6 SHURE SM 58 LC
- 4 SHURE SM 57 LCE
- 2 SHURE SM 81 LC (conforme à la norme CEI 60118-4)
- 6 Boîtes de direct actif BSS AR133
- 2 Mallettes 15 micros GATOR GM15-TSA
- 10 Câbles micro 15 m câblé XLR M/F NEUTRIK
- 10 Câbles micros 10 m câblé XLR M/F NEUTRIK
- 10 Câbles micro 7 m câblé XLR M/F NEUTRIK
- 10 Câbles micros 5 m câblé XLR M/F NEUTRIK
- 1 Malle à câble 1200x600x600x/sur roulette
- 6 Pieds de micro standard K&M 210/9B
- 6 Pieds de micro bas K&M 259 B
Forfait Matériel lumière
Puissance Maxi sur le plateau : 69,30 KW
Projecteurs :
- 10 Projecteurs Robert Juliat 310HPC – 1000w
- 10 PAR 64 (équipés CP62)
Câblage :
- 4 multi-paires 6 circuits 16A long 20 m épanouis PC à chaque extrémité
- 1 prolongateur 16A long 20 m
- 10 prolongateurs 16A long 15 m
- 10 prolongateurs 16A long 10 m
- 20 prolongateurs 16A long 5 m
- 40 doublettes électriques
Annexe 2 :
Liste des biens matériels du HangArt
mis à disposition en vertu de l’article 4 de la convention
Mise à jour au :
08/10/2015
type destination nb désignation
Ecl
air
ag
e
Prestation 1 Contrôleur DMX PILOT 192PRO
Prestation 2 Lyre eurolite spot led TMH 60W
Prestation 4 PAR irLED64 - 18x5QCsb - CONTEST
Prestation 3 PAR IrLED64 - 18x3TCsb - CONTEST
Prestation 2 Projecteurs PC dts022 gx9,5 1000w
Prestation 4 Projecteurs Fresnel DTS 500w + PF
Prestation 2 projecteur par56 court noir
Prestation 1 Machine à fumée
Prestation 1 groupe de puissance/graduateur OXO JORAN - 6 ch
Str
uct
ure
Prestation/Enseignement 4 Pieds à Treuil CONTEST - ELV 410
Prestation/Enseignement 4 Structure Triangulaire CONTEST - PT29 - 2 mètres
Prestation 2 Angle CONTEST - AG29-023 - 120°
Prestation/Enseignement 4 fixation en T pour structure Tri pour 290
Prestation/Enseignement 5 Rideau fond de scène 3 * 3,5
Prestation/Enseignement 3 Rideau fond de scène 4 * 2,90
Prestation 2 Pieds crémaillères alt 270
Prestation 2 barre 6 trous 1m50
Prestation/Enseignement 12 praticables type SAMIA
Prestation 1 jupe de scène
Prestation 1 rembarde
Prestation 1 escalier
Dif
fusi
on
Prestation/Enseignement 1 système 2,1 amplifié 410 HK audio Lucas smart
Prestation/Enseignement 1 système 2,1 nano 300 HK
Prestation 2 Enceinte amplifiée ART 315 A RCF
Prestation/Enseignement 2 Enceinte amplifiée opéra live 210 DB
Prestation/Enseignement 1 caisse de basson 15" amplification interne 800 RCF
Mix
ag
e/e
ffe
ts
Prestation 1 console mix Yamaha mg24/14 fx
Prestation/Enseignement 1 console mix Yamaha mg12/4fx
Prestation/Enseignement 1 console mix Yamaha mg8/4fx
Prestation 1 égalisateur 231DBX
Prestation 2 compresseur 166xl/dbx
Prestation 1 lecteur de CD compatible MP3 et WMA Yamaha
Mic
ros
Prestation 1 shure HF pgx24/sm58
Prestation 4 Sennheiser EW 100
Prestation 1 émetteur pgx1
Prestation 1 micro serre tête pg30tqg
Prestation/Enseignement 3 sm 58
Prestation/Enseignement 4 sm 57
Prestation 1 md421
Prestation 2 Micro AKG C451B
Prestation 2 e614
Prestation 1 BETA 58
Prestation 1 AKG voix
Prestation/Enseignement 4 DI ar133/bss
Prestation/Enseignement 8 pieds micro pm 200
Prestation/Enseignement 2 pieds courts K&M
Prestation 1 boitier de scène 16E 4S 30m slb30/16X/4XH stagg
Cables XLR, DMX, JACK, divers…
Annexe 3 :
Liste des biens matériels du HangArt
mis à disposition en vertu de l’article 4 de la convention et conditions d’utilisation
Conditions de prêts du matériel :
Le matériel fourni devra faire l’objet d’une demande de Roche aux Fées Communauté. En cas de besoin
aux mêmes dates pour la salle du Gentieg, certains matériels ne pourront pas être disponibles. La ville
de Janzé conserve un droit de propriété dans l’utilisation du matériel.
Le matériel manquant devra être restitué au plus tard à J+1.
Les projecteurs sont fournis en bon état de marche, avec porte filtre, crochet et élingue de sécurité.
Tout matériel manquant sera facturé au prix neuf à l’exception des lampes défectueuses qui seront
facturées au tarif en vigueur -50%. Les prix neufs des lampes sont les suivants :
• T11/T19 : 12€ TTC
• CP60/61/62 : 23€ TTC
• DWE : 18€ TTC
Roche aux Fées Communauté s’engage à prendre tout moyen utile pour prévenir du vol et des
dégradations du matériel immobilisé sur site à compter du jour de l’enlèvement/installation jusqu’au
retour/démontage.
Durée du prêt :
Pour les locations inférieures ou égales à 3 jours, le coefficient 1 est appliqué.
Pour les locations supérieures à 3 jours, un coefficient est appliqué :
• 4 jours : coefficient 2,3
• 5 jours : coefficient 2,5
• 6 jours : coefficient 3
• 7 jours : coefficient 3,3
• 8 jours : coefficient 3,5
• 9 jours : coefficient 3,8
• 10 jours : coefficient 4,1
• 11 jours : coefficient 4,3
• 12 jours : coefficient 4,5
Facturation :
Les modalités de facturation seront les mêmes que celles prévues dans la convention et son article 5.
Compte Rendu du Bureau communautaire du 30 Octobre 2018 ______________________________________________________________________________________
« Roche aux Fées Communauté » 5
HABITAT
DBC18-019
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DES SERVICES TECHNIQUE ET ENFANCE-
JEUNESSE DE LA COMMUNE DE JANZE AU PROFIT DE ROCHE AUX FEES
COMMUNAUTE POUR LE FONCTIONNEMENT DE L’AIRE D’ACCUEIL COMMUNAUTAIRE DES GENS DU VOYAGE
Le Bureau communautaire décide à l’unanimité :
D’approuver le projet de convention ci-après de mise à disposition partielle des services technique et enfance-jeunesse de la commune de JANZE au profit de la Communauté de communes pour le fonctionnement de l’aire d’accueil des gens du voyage, à compter du 1er janvier 2019 pour une durée de un an reconductible tacitement pour la même durée dans la limite totale de 3 ans ;
De prévoir le remboursement des dépenses relatives aux salaires, charges patronales, petit matériel et fournitures engagées dans le cadre de cette convention ;
D’autoriser le Président à signer la présente convention et tous documents se rapportant à cette mise à disposition.
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION
DU SERVICE TECHNIQUE ET DU SERVICE
ENFANCE / JEUNESSE DE LA COMMUNE DE
JANZE AU PROFIT DE ROCHE AUX FEES
COMMUNAUTE POUR LE
FONCTIONNEMENT DE L’AIRE D’ACCUEIL
COMMUNAUTAIRE DES GENS DU VOYAGE
ENTRE
Roche aux Fées Communauté,
Ayant son siège au 16, rue Louis Pasteur, 35240 RETIERS, représentée par son Président, Monsieur Luc
GALLARD, habilité en vertu d’une délibération du Bureau communautaire du 30 octobre 2018 (DBC18-019),
Ci-après dénommée « la communauté »,
ET
La commune de Janzé,
Ayant son siège place de l’Hôtel de ville, 35150 JANZE, représentée par son Maire, Monsieur Hubert PARIS,
habilité en vertu d’une délibération du Conseil municipal du XX XXXX 2018,
Ci-après dénommé « la commune »,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, et notamment ses articles L.5211-4-1 II et D.5211-16
modifiés ;
Vu la délibération du Conseil communautaire n°05-085 en date du 26 septembre 2005, définissant l’intérêt
communautaire de la compétence transférée à la communauté ;
Vu l’arrêté préfectoral en date du 16 décembre 2005, arrêtant les statuts de la communauté ;
Vu la convention initiale en date du 5 juillet 2010 renouvelée en 2015, signée entre la Communauté de
communes et la commune de Janzé, pour la mise à disposition des services ;
Vu l’avis favorable du comité technique de la commune de Janzé en date du ………….2018 ;
Vu l’avis favorable du comité technique du Centre de Gestion d’Ille et Vilaine en date du 29 octobre 2018 ;
Dans le cadre de la compétence « Logement et Cadre de vie », Roche aux Fées Communauté assure l’accueil
des gens du voyage. A ce titre, elle a en charge le fonctionnement et l’entretien de l’aire d’accueil des gens
du voyage situé à JANZE.
Dans l’intérêt d’une bonne organisation des services et dans un souci de mutualisation et d’efficience des
moyens d’action, la commune de Janzé a choisi de conserver les agents concernés par le transfert partiel
d’une compétence à la Communauté de communes et a souhaité les mettre à sa disposition, afin d’assurer
le fonctionnement de l’équipement.
Cette mise à disposition est déjà intervenue pour les années 2016 à 2018, il s’agit donc ici de renouveler ce
service.
Cette mutualisation de services intervient conformément à l’article L 5211-4-1 II du Code Général des
Collectivités Territoriales.
Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
Le service Enfance/Jeunesse et le service technique de la commune de JANZE sont mis partiellement à la
disposition de Roche aux Fées Communauté en vue d’assurer le fonctionnement de l’aire d’accueil des gens
du voyage qui est d’intérêt communautaire et placée sous la maîtrise d’ouvrage et la responsabilité de la
Communauté de communes.
La mise à disposition concerne exclusivement les missions énoncées aux articles 2.1 et 2.2 ci-après.
ARTICLE 2 : SITUATION DES AGENTS MUTUALISES
Les agents sont de plein droit mis partiellement à la disposition du président de Roche aux
Fées Communauté, pour la durée de la présente convention. Ils demeurent statutairement employés par la
commune, dans les conditions de statut et d’emploi qui sont les leurs. A ce titre, ils continuent de percevoir
la rémunération versée par leur autorité de nomination.
Les agents sont individuellement informés de la mutualisation du service dont ils relèvent.
Les agents sont placés, pour l’exercice de leurs fonctions, sous l’autorité fonctionnelle du président pour les
missions confiées aux articles 2.1 et 2.2 ci-après.
Le président adresse directement aux agents mis à disposition toutes instructions nécessaires à l’exécution
des tâches qui leur sont confiées. Il en contrôle l’exécution par tout moyen, par l’intermédiaire des services
de la Communauté de communes.
Il est entendu que le Président ne peut donner d’instruction relevant de pouvoirs de police généraux, ceux-
ci demeurant exclusivement de la compétence du maire de la commune.
Il se réserve la faculté de donner délégation de signature aux chefs des services mis à disposition pour
l’exécution de tout ou partie des missions visées aux articles 2.1 et 2.2 ci-dessous.
La Communauté de communes demeure responsable de l’organisation et du fonctionnement du service
d’accueil des gens du voyage et de l’équipement nécessaire à ce service. Elle supportera la responsabilité
en cas de dommages survenant au personnel, aux usagers et aux tiers à l’occasion de la réalisation des
missions confiées par elle, et atteste disposer d’une assurance en responsabilité civile susceptible de couvrir
ces dommages.
La commune conserve l’autorité hiérarchique et le pouvoir disciplinaire au regard du personnel concerné
et continue de gérer la situation administrative et la carrière de celui-ci. Le président peut saisir, en tant
que de besoin, l’autorité de nomination d’un agent pour mettre en œuvre une procédure disciplinaire.
La commune s’engage à informer sans délai la Communauté de communes en cas de remplacement
temporaire ou définitif du personnel concerné.
2.1. Le service Enfance/Jeunesse de la commune est mis à disposition en vue d’exercer la gestion matérielle
et l’animation de l’aire d’accueil. A ce titre, il réalise principalement les missions suivantes :
� Suivi et animation du projet d’accompagnement social devant servir de base à la contractualisation
entre la Caisse d’Allocations familiales et la Communauté de communes pour l’aide financière au
fonctionnement ;
� Accueil des gens du voyage : démarches administratives/inscription (accueil et information des
familles, livret de circulation…), installation (placement, compteurs, état des lieux, remise des
clefs …) ;
� Organisation de la vie sur le terrain : information des gens du voyage sur la vie quotidienne du
terrain, liaison avec le service technique chargé de l’entretien du terrain… ;
� Gestion financière : suivi des consommations, encaissement des loyers, facturation, tenue de la
régie… ;
� Relations avec les services extérieurs : coordination des interventions, information des partenaires
sur le fonctionnement de l’aire … ;
� Montage de projets d’animation, notamment en direction des enfants en lien avec le Pôle
Enfance/Jeunesse afin de favoriser la connaissance mutuelle et l’échange entre les gens du voyage
et les habitants.
Monsieur Willy LE TORREC est désigné comme gestionnaire référent. En cas d’absence, un autre agent du
service assurera le remplacement.
2.2. Le service technique de la commune est mis à disposition en vue d’assurer l’entretien de l’aire
d’accueil. A ce titre, il réalise les missions suivantes :
� L’exécution des travaux d’entretien courant ;
� Les menues réparations, y compris les remplacements d’éléments assimilables aux dites
réparations, consécutifs à l’usage normal des locaux et équipements. Ont le caractère de travaux
d’entretien courant et de menues réparations, les missions énumérées en annexe à la présente
convention (réf : décret n° 87-712 du 26 août 1987).
En aucun cas, le service n’assurera les travaux de grosses réparations (assimilables à des travaux
d’investissement), la Communauté de communes faisant appel à un prestataire extérieur.
Le service technique intervient sans autorisation préalable et assure directement les travaux ou les menues
réparations tels que prévues en annexe de la présente convention. En cas de travaux plus importants, il
saisit préalablement la Communauté de communes pour accord.
2.3. La durée hebdomadaire de travail effectuée par les 2 services de la commune de Janzé mis à disposition
de la Communauté de communes est fixée à 17h30. Cette durée est globalisée. En cas de dépassement de
ce volume horaire, la commune de Janzé sollicitera préalablement l’accord de la Communauté de
communes.
ARTICLE 3 : MODALITES DE REMBOURSEMENT
Le remboursement des frais de fonctionnement des services mis à disposition s’effectue sur la base d’un
coût unitaire de fonctionnement du service, multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées
par la Communauté de communes bénéficiaire de la mise à disposition.
3.1 La détermination du coût unitaire de fonctionnement
La commune de Janzé déterminera le coût unitaire de fonctionnement de chacun des agents mis à
disposition, chaque année, à partir des dépenses inscrites dans le dernier compte administratif, actualisées
des modifications prévisibles des conditions d’exercice de l’activité au vu du budget primitif de l’année. Ce
coût unitaire devra être validé conjointement par la Communauté de communes et la commune de Janzé.
Ce coût unitaire de fonctionnement correspondra au coût horaire, calculé sur la base du montant total des
charges du personnel ainsi que le montant des fournitures et le coût de renouvellement des biens, divisées
par le nombre d’heures totales sur 12 mois.
Les charges de personnel comprendront notamment les salaires bruts, les charges patronales, le coût de la
visite médicale, l’assurance personnel, accompagnées d’une copie des bulletins de salaires et de l’état des
frais de déplacement.
D’autres dépenses pourront être comprises dans le coût unitaire, à la condition que les deux parties
l’acceptent, avant l’expiration du délai prévu au 4 du présent article et qu’elles aient un lien avec le
fonctionnement du service.
3.2 La détermination des unités de fonctionnement
Une unité de fonctionnement correspondra, en l’espèce, à la prévision d’utilisation du service mis à
disposition exprimées en unités de fonctionnement, soit le nombre d’heures mensuelles réalisées par
chacun des agents du service mutualisé multiplié par 12 mois.
3.3 Calcul du remboursement des frais de fonctionnement
Le remboursement des frais de fonctionnement des services mis à disposition s’effectuera sur la base d’un
coût unitaire de fonctionnement du service (cela correspond au coût horaire mentionné au point 1 de
l’article 3), multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées par la Communauté de
communes (elles correspondent au point 2 de l’article 3).
3.4 Délai de calcul du montant du remboursement
Le coût unitaire sera porté à la connaissance de la Communauté de communes, chaque année, pour le 15
février, au plus tard.
Pour l’année de signature de la présente convention, le coût unitaire est porté à la connaissance du
bénéficiaire de la mise à disposition de services, dans un délai de trois mois à compter de la signature de
ladite convention.
3.5 Délai de remboursement
Le remboursement prévu au présent article s’effectuera tous les six mois, à compter de la date de
notification du montant du remboursement à la collectivité bénéficiaire.
La Communauté de communes procèdera au remboursement intégral des frais de fonctionnement engagés
par les services mis à disposition, sur présentation par la commune, d’un titre de recettes.
ARTICLE 4 : DUREE DE LA MISE A DISPOSITION
La présente convention est conclue à compter du 1er janvier 2019 pour une durée de 1 an reconductible
tacitement pour la même durée dans la limite totale de 3 ans.
Un bilan annuel est effectué entre la commune de Janzé et la Communauté de communes en vue de
remédier aux éventuelles difficultés d’exécution des missions prévues dans la convention et procéder aux
ajustements nécessaires, par voie d’avenant, accepté par les deux parties.
La convention pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, suite à une délibération de son organe
délibérant, pour un motif lié à la bonne organisation des services de la collectivité, notifiée au cocontractant,
par voie de lettre recommandée avec accusé réception. Cette dénonciation ne pourra avoir lieu que dans
le respect d’un préavis de trois mois.
Cette dénonciation emportera une répartition des matériels mutualisés, acquis au cours de l’exécution de
la présente convention, par accord entre les deux collectivités.
ARTICLE 5 : ECHANGES D’INFORMATIONS
Les parties conviennent d’échanger par tous moyens, toutes les informations dont elles disposent quant au
fonctionnement de l’aire d’accueil.
En particulier, la commune, par l’intermédiaire des responsables des services mis à disposition, s’engage à
donner droit à toute demande d’informations de la part des représentants de la Communauté de
communes, notamment sur la justification des frais engagés et présentés au remboursement, ou sur les
désordres éventuellement constatés sur l’équipement.
ARTICLE 6 : LITIGES
Tous les litiges résultant de l’application de la présente convention et d’échec des négociations amiables,
relèvent de la compétence du Tribunal Administratif de Rennes.
Fait en deux exemplaires,
A RETIERS, le
Signatures précédées de la mention « lu et approuvé »
Pour Roche aux Fées Communauté,
Le Président,
Monsieur Luc GALLARD
La Commune de Janzé,
Le Maire
Monsieur Hubert PARIS
Compte Rendu du Bureau communautaire du 30 Octobre 2018 ______________________________________________________________________________________
« Roche aux Fées Communauté » 6
TOURISME
DBC18-020
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DU SERVICE TECHNIQUE DE LA COMMUNE
D’ESSE AU PROFIT DE ROCHE AUX FEES COMMUNAUTE POUR LE
FONCTIONNEMENT DE LA MAISON DE LA ROCHE AUX FEES ET DES ANIMATIONS
TOURISTIQUES
Le Bureau communautaire décide à l’unanimité :
D’approuver le projet de convention ci-après de mise à disposition partielle du service technique de la commune d’Essé pour le fonctionnement de la Maison de la Roche aux fées, à compter du 1er janvier 2019 pour une durée de un an reconductible tacitement pour la même durée dans la limite totale de 3 ans ;
De prévoir le remboursement des dépenses relatives aux salaires, charges patronales, petit matériel et fournitures engagées dans le cadre de cette convention ;
D’autoriser le Président à signer la présente convention et tous documents se rapportant à cette mise à disposition.
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION
DU SERVICE TECHNIQUE DE LA COMMUNE
D’ESSE AU PROFIT ROCHE AUX FEES
COMMUNAUTE POUR LE
FONCTIONNEMENT DE LA MAISON DE LA
ROCHE AUX FEES ET DES ANIMATIONS
TOURISTIQUES
ENTRE
Roche aux Fées Communauté,
Ayant son siège au 16, rue Louis Pasteur, 35240 RETIERS, représentée par son Président, Monsieur
Luc GALLARD, habilité en vertu d’une délibération du Bureau communautaire du 30 octobre 2018
(DBC18-020),
Ci-après dénommée « la communauté »,
ET
La commune d’Essé,
Ayant son siège 1, rue de la Seiche, 35150 ESSE, représentée par son Maire, Monsieur Joseph GESLIN,
habilité en vertu d’une délibération du Conseil municipal du XX XXXX 2018,
Ci-après dénommé « la commune »,
Vu le Code général des collectivités territoriales, et notamment ses articles L.5211-4-1 II et D.5211-16
modifiés ;
Vu la délibération du conseil communautaire en date du 13 décembre 2004, définissant l’intérêt
communautaire de la compétence transférée à la communauté ;
Vu l’arrêté préfectoral en date du 22 mars 2005, arrêtant les statuts de la communauté ;
Vu la convention initiale en date du 30 juin 2008 renouvelée en 2015, signée entre la Communauté de
communes et la commune de Essé, pour la mise à disposition du service ;
Vu l’avis favorable du comité technique du Centre de Gestion d’Ille et Vilaine en date du 29 octobre
2018 ;
Dans le cadre de ses compétences en matière de Tourisme, Roche aux Fées Communauté assure la
mise en valeur touristique du site mégalithique de la Roche aux Fées. A ce titre, elle a réalisé la Maison
de la Roche aux Fées, lieu d’accueil touristique, et en assure le fonctionnement. Elle organise
également des animations touristiques autour de la Maison et du site mégalithique.
Dans l’intérêt d’une bonne organisation des services et dans un souci de mutualisation et d’efficience
de moyens d’action, il est nécessaire de mettre partiellement à disposition de la Communauté de
communes, le service technique de la commune d’Essé pour assurer le fonctionnement de
l’équipement.
Cette mise à disposition est déjà intervenue pour les années 2016 à 2018, il s’agit donc ici de renouveler
ce service.
Cette mutualisation de services intervient conformément à l’article L 5211-4-1 II du Code Général des
Collectivités Territoriales.
Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
Le service technique de la commune d’ESSE est mis partiellement à la disposition de Roche aux
Fées Communauté afin de concourir à l’entretien de la Maison de la Roche aux Fées et de ses abords
ainsi qu’aux animations touristiques organisées par la Communauté de communes autour de la Maison
et du Mégalithe de la Roche aux Fées.
La mise à disposition concerne exclusivement les missions énoncées aux articles 2.1 et 2.2 ci-après.
ARTICLE 2 : SITUATION DES AGENTS MUTUALISES
2.1. Le service technique de la commune est mis à disposition en vue de réaliser des interventions
régulières d’entretien de la Maison de la Roche aux fées et de ses abords.
A ce titre, il réalise principalement les missions suivantes :
� Entretien des massifs plantés par la Communauté de communes aux abords du bâtiment et
des cheminements piétons ;
� Entretien des gazons mis en place par la Communauté de communes aux abords du bâtiment ;
� Les menues réparations qui s’avèrent nécessaires sur le bâtiment, telles que visées en annexe
au décret n° 87-712 du 26 août 1987, et dans la limite des moyens du service. En aucun cas, le
service n’assurera les travaux de grosses réparations (assimilables à des travaux
d’investissement), la Communauté de communes faisant appel à un prestataire extérieur.
La durée hebdomadaire de travail pour ces interventions est estimée à 1h en moyenne.
2.2. Le service technique de la commune assurera également des interventions ponctuelles en vue de
concourir au bon déroulement des animations et manifestations communautaires organisées sur le
site de la Roche aux fées, notamment : déplacement de matériel, montage et démontage.
La durée hebdomadaire de travail pour ces interventions est estimée à 1h en moyenne.
Les agents sont de plein droit mis partiellement à la disposition du président de Roche aux
Fées Communauté, pour la durée de la présente convention. Ils demeurent statutairement employés
par la commune, dans les conditions de statut et d’emploi qui sont les leurs. A ce titre, ils continuent
de percevoir la rémunération versée par leur autorité de nomination.
Les agents sont individuellement informés de la mutualisation du service dont ils relèvent.
Les agents sont placés, pour l’exercice de leurs fonctions, sous l’autorité fonctionnelle du président
pour les missions confiées aux articles 2.1 et 2.2 ci-dessus.
Le président adresse directement aux agents mis à disposition toutes instructions nécessaires à
l’exécution des tâches qui leur sont confiées. Il en contrôle l’exécution par tout moyen, par
l’intermédiaire des services de la Communauté de communes.
Il est entendu que le Président ne peut donner d’instruction relevant de pouvoirs de police généraux,
ceux-ci demeurant exclusivement de la compétence du maire de la commune.
La Communauté de communes demeure responsable de l’organisation et du fonctionnement du
service technique et de l’équipement nécessaire à ce service. Elle supportera la responsabilité en cas
de dommages survenant au personnel, aux usagers et aux tiers à l’occasion de la réalisation des
missions confiées par elle, et atteste disposer d’une assurance en responsabilité civile susceptible de
couvrir ces dommages.
La commune conserve l’autorité hiérarchique et le pouvoir disciplinaire au regard du personnel
concerné et continue de gérer la situation administrative et la carrière de celui-ci. Le président peut
saisir, en tant que de besoin, l’autorité de nomination d’un agent pour mettre en œuvre une procédure
disciplinaire.
La commune s’engage à informer sans délai la Communauté de communes en cas de remplacement
temporaire ou définitif du personnel concerné.
ARTICLE 3 : MODALITES DE REMBOURSEMENT
Le remboursement des frais de fonctionnement du service mis à disposition s’effectue sur la base d’un
coût unitaire de fonctionnement du service, multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement
constatées par la Communauté de communes bénéficiaire de la mise à disposition.
3.1 La détermination du coût unitaire de fonctionnement
La commune d’Essé déterminera le coût unitaire de fonctionnement des agents mis à disposition,
chaque année, à partir des dépenses inscrites dans le dernier compte administratif, actualisées des
modifications prévisibles des conditions d’exercice de l’activité au vu du budget primitif de l’année. Ce
coût unitaire devra être validé conjointement par la Communauté de communes et la commune
d’Essé.
Ce coût unitaire de fonctionnement correspondra au coût horaire, calculé sur la base du montant total
des charges du personnel ainsi que le montant des fournitures et le coût de renouvellement des biens,
divisées par le nombre d’heures totales sur 12 mois.
Les charges de personnel comprendront notamment les salaires bruts, les charges patronales, le coût
de la visite médicale, l’assurance personnel, accompagnées d’une copie des bulletins de salaires et de
l’état des frais de déplacement.
D’autres dépenses pourront être comprises dans le coût unitaire, à la condition que les deux parties
l’acceptent, avant l’expiration du délai prévu au 4 du présent article et qu’elles aient un lien avec le
fonctionnement du service.
Pour information, le coût unitaire de fonctionnement était de 23,75 € en 2018.
3.2 La détermination des unités de fonctionnement
Une unité de fonctionnement correspondra, en l’espèce, à la prévision d’utilisation du service mis à
disposition exprimée en unités de fonctionnement, soit le nombre d’heures mensuelles réalisées par
les agents du service mutualisé multiplié par 12 mois, soit 4,33 heures mensuelles.
3.3 Calcul du remboursement des frais de fonctionnement
Le remboursement des frais de fonctionnement du service mis à disposition s’effectuera sur la base
d’un coût unitaire de fonctionnement du service (cela correspond au coût horaire mentionné au point
1 de l’article 3), multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées par la Communauté
de communes (elles correspondent au point 2 de l’article 3).
3.4 Délai de calcul du montant du remboursement
Le coût unitaire sera porté à la connaissance de la Communauté de communes, chaque année, pour le
15 février, au plus tard.
Pour l’année de signature de la présente convention, le coût unitaire est porté à la connaissance de la
Communauté de communes, dans un délai de trois mois à compter de la signature de ladite
convention.
3.5 Délai de remboursement
Le remboursement prévu au présent article s’effectuera tous les ans, à compter de la date de
notification du montant du remboursement à la collectivité bénéficiaire.
La Communauté de communes procèdera au remboursement intégral des frais de fonctionnement
engagés par le service mis à disposition, sur présentation par la commune, d’un titre de recettes.
ARTICLE 4 : DUREE DE LA MISE A DISPOSITION
La présente convention est conclue à compter 1er janvier 2019 pour une durée de 1 an reconductible
tacitement pour la même durée dans la limite totale de 3 ans.
Un bilan annuel est effectué entre la commune d’Essé et la Communauté de communes en vue de
remédier aux éventuelles difficultés d’exécution des missions prévues dans la convention et procéder
aux ajustements nécessaires, par voie d’avenant, accepté par les deux parties.
La convention pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, suite à une délibération de son
organe délibérant, pour un motif lié à la bonne organisation des services de la collectivité, notifiée au
cocontractant, par voie de lettre recommandée avec accusé réception. Cette dénonciation ne pourra
avoir lieu que dans le respect d’un préavis de trois mois.
Cette dénonciation emportera une répartition des matériels mutualisés, acquis au cours de l’exécution
de la présente convention, par accord entre les deux collectivités.
ARTICLE 5 : ECHANGE D’INFORMATIONS
Les parties conviennent d’échanger par tous moyens, toutes les informations dont elles disposent
quant à l’entretien de la Maison de la Roche aux Fées et de ses abords.
En particulier, la commune, par l’intermédiaire des responsables du service mis à disposition, s’engage
à donner droit à toute demande d’informations de la part des représentants de la Communauté de
communes, notamment sur la justification des frais engagés et présentés au remboursement, ou sur
les désordres éventuellement constatés sur l’équipement.
ARTICLE 6 : LITIGES
Tous les litiges résultant de l’application de la présente convention et d’échec des négociations
amiables, relèvent de la compétence du Tribunal Administratif de Rennes.
Fait en deux exemplaires,
A RETIERS, le
Signatures précédées de la mention « lu et approuvé »
Pour Roche aux fées Communauté
Le Président
Luc GALLARD
Pour la commune d’Essé
Le Maire
Joseph GESLIN