SIFAC
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AUNIVERSITE DE PARIS SUD 11
~ SIFAC
PRESENTATION
SIF
A SIF
A SIF
A
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A2010
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ASYSTEME D’INFORMATION FINANCIER ANALYTIQUE ET COMPTABLE
Un groupe de travail composé de : * 17 établissements* AMUE* Steria et Accenture Ils ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC
UP11 fait partie de la vague 2010
SIFAC c’est :
INTRODUCTION
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A
FMFMComptabilité budgétaire
SAP ECCProgiciel de
Gestion Intégrée
SDSD COCOContrôle de gestion
FIFIComptabilité générale
TVTVGestion des frais de mission
AMAMGestion des immobilisations
MMMMGestion des achats
Administration des ventes
PPPPGestion de la production
LELEGestion des flux logistiques
PMPMGestion des
usinesHRHRGestion des
ressources humaines
PSPSGestion de projet
Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur.
SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.
LES MODULES SAP
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AL’université a besoin :
• De moderniser et de fiabiliser sa gestion afin de certifier ses comptes. Pour cela des commissaires aux comptes ont été nommés.
•De calculer ses coûts en terme de formation, de recherche et d’infrastructure par une comptabilité analytique. En la matière c’est le contrôle de gestion qui gère la comptabilité analytique de l’UP11.
POURQUOI ?
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ALe périmètre financierLe périmètre financier : :
Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante. Il est unique pour Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante. Il est unique pour l’établissement. Il est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : la l’établissement. Il est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : la M9-3.M9-3.
L’organisation d’achat : correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les : correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes externes.commandes externes.
Société : : une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis . une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis .Les centres financiersLes centres financiers : Unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est : Unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est
exécuté. C’est un niveau de vote, de répartition, d’exécution et de reporting exécuté. C’est un niveau de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire. Ils sont organisés en hiérarchie (4 niveaux hiérarchiques utilisés).budgétaire. Ils sont organisés en hiérarchie (4 niveaux hiérarchiques utilisés).
Centre de coûts : : Le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la Le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la structure. C’est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses primaires de type frais structure. C’est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses primaires de type frais généraux.généraux.
Centre de profit : : Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure à la Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure à la responsabilité. C’est le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut responsabilité. C’est le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat. suivre un compte de résultat. Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.
LES NOTIONS
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ANIVEAU 1
NIVEAU 2 UNITES BUDGETAIRES900, 901, 902, 903, 910, 920, 930, 940,
950, 960, 970, 980, 990
FORMATION RECHERCHE SUPPORT (logistique, administration…) 01 02 03
LABORATOIRES et SERVICES
NIVEAU 3
NIVEAU 4
UP11
BUDGET ANNEXE - SACD454, 451
SOCIETES9990 Budget Général 4510 Campus 4540 SAIC 4530 FONDATION
LA STRUCTURE DE L’UNIVERSITE
PERIMETRE FINANCIER ORGANISATION D’ACHATPERIMETRE ANALYTIQUE
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A Le Le mandantmandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique. C’est le premier est la notion SAP correspondant à un environnement technique. C’est le premier
élément à renseigner lors de la connexion à SIFAC.élément à renseigner lors de la connexion à SIFAC.
* 500 production ou 310 pré-production* 500 production ou 310 pré-production
* nom utilisateur* nom utilisateur
* mot de passe* mot de passe Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en oeuvre trois types de Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en oeuvre trois types de
données :données :
– Les Les données structurantesdonnées structurantes de paramétrage (société, périmètre financier, organisation d’achat, de paramétrage (société, périmètre financier, organisation d’achat, division)division)
– Les Les données de basedonnées de base (référentiel : fournisseur, client, compte générale, centre de coût, centre (référentiel : fournisseur, client, compte générale, centre de coût, centre de profit…)de profit…)
– Les Les données de transactiondonnées de transaction (pièces : budgétaire, OM, commande …) (pièces : budgétaire, OM, commande …)
NOTION DE MANDANT
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A Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, mission, etc.) Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, mission, etc.)
seront saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques.seront saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques.
Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres :Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres :
– 5 axes budgétaires5 axes budgétaires
– 1 axe de comptabilité générale1 axe de comptabilité générale
– 4 axes analytiques4 axes analytiques
Tous ces axes ne sont pas à saisir (processus des dérivations)Tous ces axes ne sont pas à saisir (processus des dérivations)
LES AXES D’IMPUTATION
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ATrois axes obligatoiresTrois axes obligatoires : :
* Centre financier : * Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et en centres de responsabilité. l’établissement en unités budgétaires et en centres de responsabilité.
* Compte budgétaire : * Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables (FI).comptables (FI).
* Domaine fonctionnel : * Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF).destinations LOLF).
Deux axes optionnelsDeux axes optionnels : :* Fonds : * Fonds : définit définit l’origine des fonds et/ou leur utilisation. Les origines de l’origine des fonds et/ou leur utilisation. Les origines de
financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds.(DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds.
* Programme de * Programme de financement : financement : permet de modéliser en comptabilité budgétaire permet de modéliser en comptabilité budgétaire les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. correspondantes.
AXES BUDGETAIRES
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ALes 4 axes analytiques
* La nature comptable : un compte analytique correspondant à la nature de dépense ou de recette. Une nature comptable est créée pour chaque compte comptable de classe 6 et 7, ainsi que pour certains comptes de classe 2.* Le centre de coûts : un centre d’analyse collecteur de coûts.* Le centre de profit : un centre d’analyse collectant directement les recettes et indirectement les coûts (un ou plusieurs centres de coûts sont liés à un centre de profit)Le centre de profit est un élément pour lequel le résultat analytique peut être calculé.* L’eOTP : un élément d’Organigramme Technique de Programme correspond dans Sifac à une convention ou une opération. Le résultat analytique de l’eOTP peut être calculé.
AXE COMPTABLE ET AXES ANALYTIQUES
L’axeL’axe comptablecomptable
Il représente la nomenclature M9.3 pour l’Université Paris Sud. Dans la souche Sifac, Il représente la nomenclature M9.3 pour l’Université Paris Sud. Dans la souche Sifac, le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé. le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé.