I.1 - Création d'espaces répertoires ou « dossiers »
- Dans la fenêtre centrale d'Alfresco, cliquez sur la flèche qui pointe vers le bas à côté du bouton « Créer »;
- Cliquez sur « Créer un Espace »;
- Indiquez le Nom, Titre et Description de votre nouvel espace et cliquez sur le bouton « Créer un Espace ».
I.2 - Création d'espaces répertoires ou « dossiers » à partir d'un modèle
- Dans la fenêtre centrale d'Alfresco, cliquez sur la flèche qui pointe vers le bas à côté du bouton « Créer »;
- Cliquez sur « Assistant de création d'un Espace évolué »;
- Sélectionnez « En utilisant un modèle »;
- Cliquez sur « Suivant »;
- Dans la liste déroulante, sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur « Suivant »;
- Indiquez le Nom, Titre et Description de votre nouvel espace et cliquez sur le bouton « Terminer ».
II.1 – Ajouter des contenus
- Lorsque vous êtes dans l'espace répertoire dans lequel vous souhaitez ajouter un contenu, cliquez sur le bouton « Ajouter un contenu;
- Cliquez sur le bouton « Parcourir », sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer dans Alfresco et appuyez sur le bouton « Ouvrir ».
- Modifiez le nom du fichier si besoin est et cliquez sur le bouton « OK »;
- Si besoin, modifiez les champs qui s'affichent et cliquez sur « OK »;
Note : Ces informations sont importées directement par Alfresco si elles sont renseignées dans les méta-données du fichier importé.
II.2 – Ajoutez des contenus en utilisant la fonction cliquer-glisser
- Lorsque vous êtes dans l'espace répertoire dans lequel vous souhaitez ajouter un contenu, cliquez sur le bouton « Ajouter un contenu »;
- Vous pouvez alors cliquer-glisser directement un fichier de votre ordinateur dans la fenêtre Alfresco;
- Cliquez sur « OK ».
III – Utilisation de la fonction de verrouillage de documents
- En dessous du fichier que vous souhaitez verrouiller dans Alfresco, cliquez sur l'icône « Éditer hors ligne »;
- Le fichier est téléchargé sur votre ordinateur pour modifications, cliquez sur le bouton « Fermer » dans Alfresco;
- Lorsque vous avez fini de modifier le fichier sur votre ordinateur, cliquez sur l'icône « Insérer une nouvelle version » (ci-dessus);
- Cliquez sur le bouton « Choisissez un fichier », sélectionnez la nouvelle version du fichier que vous souhaitez importer dans Alfresco et appuyez sur le bouton « Ouvrir »;
- Cliquez sur « OK »;
- En dessous du fichier, cliquez sur l'icône « Terminer l'édition ».
IV.1 – Utilisation de la fonction de recherche
Alfresco offre une recherche simple et avancée.
-La fonction de recherche simple est disponible en haut à droite de votre Alfresco.
IV.2 – Utilisation de la fonction de recherche avancée
- Dans la fonction de recherche simple, cliquez sur la flèche à droite de l'icône à gauche du champ de recherche simple;
- Le menu déroulant ci-dessous s'affiche, cliquez sur « Recherche avancée »;
- La fenêtre suivante s'affiche;
- Affinez votre recherche à l'aide des champs proposés et ensuite cliquez sur « Rechercher ».
V – Utiliser le panneau latéral
- Dans la colonne de gauche, cliquez sur la flèche pointant versle bas à côté de « Navigateur » et cliquez sur « Panneau Latéral »;
- Le panneau latéral vous présente les éléments contenus dans votre « Presse-papiers », les espace répertoires récemment visités ainsi que les raccourcis que vous avez créés vers certains répertoires.
VI – Application de règles à des espaces répertoires
Note : Les règles de contenu sont le point fort d'Alfresco. Appliqué à un espace, les règles de contenu permettent d’automatiser certaines actions tout en spécifiant un ensemble de critères tel que le dossier où la règle sera effective, l'action à effectuer et l'évènement qui déclenchera leur exécution.
- Dans la fenêtre centrale, cliquez sur la flèche pointant vers le bas à côté du bouton « Actions supplémentaires » et cliquez sur « Gérer les règles de contenu »;
- Cliquez sur « Créer une règle »
- La création d'une règle se décompose selon les 4 étapes suivantes :
- Pour établir les conditions : suivez les 2 sous-étapes suivantes:
- Sélectionnez la condition dans le menu déroulant suivant;
- Cliquez sur « Choisir et ajouter », une fenêtre apparaît pour définir les paramètres de la condition. Cliquez sur « Cliquer ici pour sélectionner une catégorie », vous obtiendrez la fenêtre suivante;
- Pour sélectionner une catégorie, cliquez sur
- Une fois l'ensemble des champs pour définir une condition renseigné, cliquez sur « Suivant »;
- Suivez les mêmes sous-étapes pour configurer l'étape des Actions;
- Une fois les étapes Conditions et Actions renseignées, la fenêtreDétails s'affiche;
- Renseignez les champs proposés et vous pourrez cocher les options qui vous intéressent notamment concernant l'application aux sous dossiers;
- Cliquez sur « Terminer ».