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Classement et analyse des archives historiques : notions fondamentales

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2+Les archives historiques (1)

Les archives historiques sont toujours le produit d’une activité et doivent toujours être contextualisées

Constituent : des preuves utiles à la connaissance du passé la mémoire des institutions, des sociétés et des individus

sont conservées sans limitation de durée

leur forme et leur support sont divers : texte papier, texte numérique, photographie argentique, photographie numérique, sceaux, lithographie, vidéo…

3+Les archives historiques (2)

Sont le résultat d’une évaluation : De la qualité des documents : qualité des contenus

(synthèse de préférence), qualité de la forme (date, marques d’authenticité)

Qui nécessite une bonne connaissance du contexte de production des documents

Qui peut s’appuyer sur les circulaires du Service interministériel des Archives de France

Qui résulte d’une vision subjective de l’archiviste Qui résulte d’une valeur historique qui peut s’acquérir dans

le temps

4+Histoire de la description archivistique (1)

Instruments de recherche sont au cœur de la recherche historique : « clé du trésor » (M. Duchein)

Dès le XIXe siècle, l’administration centrale rappelle que leur rédaction doit être rigoureuse et appliquée :

en 1850, Michelet préconise le « formulaire ». Il rappelait déjà en 1830 que les analyses devaient prendre une forme précise et invariable ; elles devaient être brèves.

En 1867, une instruction dit de « proportionner les analyses à l’importance du sujet ».

5+Histoire de la description archivistique (2)

circulaire du 20 juin 1987 préconise la substitution de l’indexation à l’analyse archivistique

Circulaire du 5 sept. 1994 rétablit l’équilibre : description et indexation sont complémentaires – voir la circulaire

Informatisation des services d’archives dans les années 1990-2000 conduit à la nécessaire harmonisation = ISAD (G) publiée en 1994 – voir la norme

6+Le respect des fonds

Fonds d’archives : ensemble de documents de toute nature, constitué de façon

organique par un producteur dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions.

Principe de respect des fonds (1841, Léon Gadebled et Natalis de Wailly) : respect de la provenance :

les documents provenant d’un même établissement, famille, individu sont rangés ensemble sans être mélangés à d’autres. C’est le contraire du rangement par matière.

respect de l’intégrité du fonds : le fonds d’archives est maintenu dans sa composition originelle :

« rien n’est enlevé (sauf autorisation), rien n’est ajouté » respect de l’ordre originel (ou respect interne) :

c’est l’ordre donné par le producteur (≠ logique d’exploitation historique)

+

Le classement

Les étapes préalablesLe triL’analyse et le plan de classement

8+Définition « archivistique »

Opération de mise en ordre intellectuel et physique d’archives historiques, réalisée en application du principe de respect des fonds et ayant pour objet de permettre des recherches dans les documents ainsi classés

Il comprend : le tri des documents et la destruction des pièces « non historiques » l’analyse contextualisée des dossiers la conception d’un plan de classement

Il obéit au principe de respect de fonds et aux recommandations de la norme ISAD(G)

Il aboutit à : la cotation et au rangement des documents la rédaction de l’instrument de recherche

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+Etapes préalables au classement d’un fondsa) Attribuer une série du cadre de classement au fondsb) Choisir l’instrument de recherchec) s’informer sur le fonds

10+a) attribuer une série du cadre de classement

Cadre de classement différents pour les Archives nationales, archives départementales ou archives communales

de A à Z : séries closes accueillant des documents produits avant 1940 (AD) ou 1983 (AN) – classement à la fois thématique/provenance

W : série ouverte accueillant des documents produits après 1940 (AD) ou 1983 (AC) – classement continu par ordre d’arrivée (des versements)

11+b) choisir l’instrument de recherche ?

Les instruments synthétiques Pour les sources internes au service

État des fonds État des versements Etat des inventaires

Pour les sources internes et externes au services Guide de sources par thématique Guide de recherche Guide par service d’archives Guide des fonds

12+b) choisir l’instrument de recherche

Les instruments analytiques : Le répertoire numérique (détaillé ou pas) Le répertoire méthodique : sa logique est indépendante

de l’ordre des cotes L’inventaire analytique : analyse à l’acte Autres possibilités : inventaire-index, catalogue

analytique (fons photographique), inventaire sommaire analytique

13+c) s’informer sur le fonds (1)

Se documenter sur le producteur : connaître la nature exacte de ses activités, son organisation interne, son ressort géographique…

Prendre connaissance de l’ensemble du fonds : collationner les IR précédents (ou bordereaux de versement)

S’informer auprès des autres services d’archives pour connaître leurs expériences dans le traitement d’un fonds similaire

14+c) s’informer sur le fonds (2)

Faire une recherche bibliographique sur les expériences de classement : Exemples :

Manuel d’archivistique. Paris : Imprimerie nationale, 1970 « Principes de classement et instruments de recherche au centre

d’archives de l’Ifa », par Sonia GAUBERT, dans La Gazette des Archives, les archives privées d’architectes, n°190-191, 2000

LE GOFF, Armelle. Les archives des associations : approche descriptive et conseils pratiques. Paris : La documentation française, 2001

HIDELSHEIMER, Françoise. Le traitement des archives personnelles, familiales et associatives. Paris : Ed. Christiant, 1990, 94p.

« Le classement des archives des personnes et des familles » par DUCROT, Ariane dans La Gazette des archives, 1998, n°182-183, p.208-209

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Le tri

16+Les critères de la valeur patrimoniale d’un document

la qualité de l’information : dans sa forme : authenticité (statut d’original ou de copie),

intégrité dans son contenu : fiabilité, exploitabilité, complétude,

compréhensibilité, intérêt symbolique ou sentimental dans sa portée juridique, administrative, technique, financière

Le contexte de production et d’utilisation des documents : Intérêt de l’activité de l’unité d’organisation Importance du sujet dans le contexte géographique, historique,

politique, sociologique, démographique, chronologique rareté

Le coût de la conservation : volume, support, coût de stockage, valeur d’achat

17+Conservation intégrale ou échantillonnage

La conservation intégrale pour : Les documents synthétiques relatifs à la prise de décision des instances et à la

contractualisation à fort impact Les documents statistiques et récapitulatifs

La conservation par échantillonnage : connaître au préalable le mode de classement original des dossiers (chronologique,

alphabétique, numérique) méthode statistique ou numérique : conservation d’un pourcentage de dossier sur la

quantité de départ (1 sur 10, 10% d’une masse totale), destruction du reste méthode alphabétique : conservation systématique des noms dont la lettre

commence par tel ou tel lettre, destruction du reste méthode chronologique : conservation systématique des années dont le dernier

chiffre correspond à tel ou tel numéro, destruction du reste méthode géographique : conservation systématique de dossiers provenant de telle

ou telle zone, destruction du reste méthode qualitative : conservation systématique des dossiers présentant un intérêt

particulier (médiatique, sociologique…), destruction du reste méthode basée sur l’importance matérielle : conservation des gros dossiers,

destruction des petits

18+La suite

… sur le diaporama de la description archivistique

19+Le tri interne et la destruction

le tri interne : enlever les copies en multiples exemplaires enlever les brouillons

la destruction des dossiers : validation par le service versant, le maire pour des archives

déposées par les communes, le propriétaire des archives pour les fonds privés

validation du directeur des AD (contrôle scientifique et technique de l’État)

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+L’analyse et le plan de classementa) La collationb) L’élaboration du plan de classementç) La rédaction de l’analyse archivistiqued) Le reclassement matériel

21+a) collationner les documents

Collationner = vérifier les documents et faire une première description en respectant leur ordre originel : constituer les fiches de description au fur et à mesure de leur analyse

1 2 3 1 Registre des procès-verbaux, 1920-26

2 Comptabilité. Liquidation des dépenses, 1936-1940

3 Plan de construction de l’école (1926-1928)

22+b) concevoir le plan de classement

Élaborer le plan de classement à partir des fiches de description

Outil intellectuel qui permet aux documents et dossiers de trouver logiquement leur place les uns par rapport aux autres :

On regroupe dans une même classe des documents ayants des caractéristiques communes selon une logique organique : Provenance (respect des fonds) Processus d’activité Chronologie Thématique

On commence par le général pour aller vers le particulier On fait hériter aux niveaux secondaires les caractéristiques du

premier niveau de titre

23+c) Rédiger des analyses archivistiques

analyse (AFNOR) : opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble de document. l’unité d’analyse est un document autonome (pièce isolée), un

dossier, une série de dossiers ou de registre

Elle doit : refléter complètement la réalité du/des documents, être compréhensible par tous, être dépourvue d’ambiguïté.

Elle consiste à : à retirer d’un fonds/document sa « substantifique moelle » contextualiser le document d’archives

Voir diaporama sur la description pour plus de précisions

24+d) reclasser le fonds

Classer les fiches selon le plan choisi

Si répertoire numérique : procéder au reclassement matériel des documents et

dossiers coter les dossiers

Procéder à la rédaction de l’introduction de l’instrument de recherche (se reporter au diaporama sur la description archivistique