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CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS
Ecole Management et Société-Département CITS
INTD
Mémoire pour obtenir le Certificat de spécialisation CS32
Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique à l’INTD
Déposé par
Amélie VERNUSSET
le 15 juin 2014
Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son système d’archivage électronique ?
Jury :
Michel COTTIN, Records Manager à Orange et responsable du certificat CS32
Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ?
Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 2/37
Remerciements
J'adresse mes remerciements à toutes les personnes qui m'ont aidé dans la réalisation de ce mémoire.
En premier lieu, je remercie toute l’équipe de l’INTD et en particulier Michel COTTIN. Je remercie
également les intervenants professionnels pour le partage de leurs connaissances et de leurs
expériences, notamment Lourdes Fuentes Hashimoto, Sandra Holgado, Émeline Osmont et Philippe
Martin.
Enfin, je remercie mes collègues de promotion pour les discussions et échanges durant ces quatre
mois de formation.
Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ?
Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 3/37
Notice
VERNUSSET Amélie. Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 d’un
système d’archivage électronique ?. 2014. 37 p. Mémoire pour le Certificat de
spécialisation, CNAM-INTD.
Face à l’importance grandissante de documents électroniques et à la reconnaissance de l’écrit
électronique comme preuve en 2000, beaucoup d’organisations se dotent d’un système d’archivage
électronique (SAE) afin de garantir dans le temps la valeur probatoire de leurs documents. À l’heure
actuelle, peu d’organisations font certifier leur SAE, le processus peut sembler difficile et coûteux.
Sous un angle méthodologique, ce mémoire présente comment obtenir la certification NF Z42-013 à
moindre coût. Pour cela, l’auteur présente la notion de SAE, la norme ainsi que le processus de
certification. Elle présente ensuite les clés du succès permettant d’obtenir la certification. En dernier
lieu, elle expose les leviers d’action possibles pour obtenir la certification à moindre coût.
ARCHIVAGE ELECTRONIQUE ; SYSTEME D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE (SAE) ; CERTIFICATION ;
NF Z42-013 ; NF 461 ; AUDIT
Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ?
Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 4/37
Table des matières
Remerciements 2
Notice 3
Table des matières 4
Liste des figures 6
Introduction 7
Première partie Un SAE, la norme et la certification NFZ42-013 9
1 Pourquoi un SAE ? 10
1.1 Quelques définitions : archives, métadonnées et SAE 10
1.2 Pourquoi un SAE plutôt qu’une GED ? 11
2 Bien comprendre la norme NF Z42-013 11
2.1 Ce que dit la norme 11
2.2 Ce que ne dit pas la norme 13
3 Bien comprendre la certification NF 42-013 13
3.1 Une certification, dans quel but ? 13
3.2 Comment se déroule une certification ? 14
Deuxième partie Les clés du succès 17
1 Certification en phase avec l’avancement du SAE et de la politique d’archivage18
2 Accompagnement et implication durant la certification 18
3 Une méthodologie de projet rigoureuse 19
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4 Audit interne préalable à l’audit de certification 20
5 Analyses des risques et mesures correctrices 21
6 Niveaux d’exigences adéquats 22
7 Plan de reprise d’activité et plan de réversibilité 22
8 Plan de classement et format 23
9 Une documentation solide 23
Troisième partie La certification à moindre coût 25
1 Ce qui coûte cher 26
2 Les leviers pour baisser les coûts du SAE 27
2.1 Principes et niveaux d’exigences 27
2.1.1 Pérennité 28
2.1.2 Intégrité 29
2.1.3 Sécurité 29
3 Limiter le champ du possible 30
4 Les leviers pour baisser les coûts de la certification 31
Conclusion 32
Bibliographie 34
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Liste des figures
Figure 1 – Les étapes de certification 14
Figure 2 - De l'implémentation à la certification 15
Figure 3 - Les bases de l’audit de certification 15
Figure 4 – La roue de Deming 20
Figure 5 - Après l'audit interne, trois possibilités 21
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Introduction
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Le développement des technologies de l’information et de la communication a accéléré la production,
le partage et le stockage de documents électroniques et de documents numérisés. La reconnaissance
de l’écrit électronique comme preuve, en 2000, a ouvert la voie à la dématérialisation des processus
métier.
De plus en plus d’entreprises se dotent d’un système d’archivage électronique sans avoir forcément
des compétences dans le domaine du records management et de l’archivage électronique. La norme
NF Z42-013 vise à les guider dans la mise en place de systèmes d’archivage électronique permettant
de garantir dans le temps la valeur probatoire de leurs documents. Pour une entreprise, obtenir la
certification NF Z42-013 de son système d’archivage électronique permet d’assurer la qualité de son
SAE et d’y apporter une garantie.
Actuellement, peu de SAE sont certifiés NF Z42-013, y compris parmi les tiers-archiveurs. La
certification est souvent vue comme une démarche longue, qui requiert un investissement important.
La mise en conformité d’un SAE avec la norme parait difficile. Pourtant, l’archivage électronique est
devenu un véritable challenge pour les entreprises au sens large, que ce soient des entreprises
privées ou des organismes publics. L’obtention de la certification est un gage de confiance fort envoyé
aux utilisateurs, aux clients et aux investisseurs. Depuis 2013, la norme française est traduite et a son
équivalent au niveau international avec la norme ISO 14641-1. La visibilité de la norme et du certificat
de conformité devrait donc s’accroître dans les prochaines années. Mais comment faire pour obtenir la
certification de son SAE ? Et comment l’obtenir à moindre coût ?
Pour y répondre, j’ai choisi d’écarter la question de la pertinence de la mise en place d’un SAE et de la
politique d’archivage qui doit l’accompagner, ce sujet mériterait un mémoire à part entière. J’ai
également choisi de ne pas chiffrer le coût d’une démarche de certification et des coûts relevant de
l’infrastructure informatique. Aussi, J’ai souhaité traiter le sujet sous l’angle méthodologique et de
l’adéquation du projet avec les besoins réels de l’entreprise. Cette démarche générale peut être
adaptée pour tout type de projet et est en adéquation avec le rôle d’un spécialiste de la gestion
documentaire, que ce soit un consultant GED, un records manager ou un archiviste.
Ce mémoire est composé de trois parties. La première partie pose les bases permettant de
comprendre ce qu’est un SAE, la norme et le processus de certification. La deuxième partie présente
les clés du succès de la démarche de certification NF Z42-013. La dernière partie explique comment y
arriver à moindre coût.
Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ?
Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 9/37
Première partie Un SAE, la norme et la certification
NFZ42-013
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Deuxième partie Les clés du succès
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Troisième partie La certification à moindre coût
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Conclusion
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En conclusion, il apparait que les bonnes pratiques garantissant la mise en place d’un SAE conforme
permettent également de minimiser le coût d’un SAE et de la certification. L’un des facteurs clé est
d’adapter le SAE aux besoins réels de l’entreprise, en pensant dès le début du projet à la conformité
avec la norme. Pour cela, une solide analyse des besoins, un audit interne, une gestion de projet
rigoureuse et une documentation complète sont indispensables. Ces bonnes pratiques permettent, en
outre, de faciliter le maintien de la conformité du SAE dans le temps. En effet, un projet adapté et
bien conçu aura plus de chance d’être maintenu opérationnel et donc de rester conforme à la norme
lors des audits intermédiaires annuels et de l’audit de contrôle tous les trois ans.
Il serait intéressant de compléter ce mémoire par l’étude de cas réels d’audit de SAE, que ce soit des
audits internes ou des audits de certification, afin d’en tirer des enseignements. Cela permettrait de
savoir quels sont les écarts les plus courants en termes de conformité mais aussi entre la mise en
œuvre d’un SAE et les besoins réels des entreprises. Il serait également intéressant d’étudier les
documentations associées aux SAE afin d’étudier la possibilité de développer des standards
réutilisables de descriptions de fonctionnement, de procédures et de plans de réversibilité.
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Bibliographie
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Les références bibliographiques ci-dessous sont retranscrites selon la norme Z44-005 et organisées
par thème puis par ordre d’auteur. Pour les normes, l’organisation est par domaine applicatif.
Les normes et textes de références
[1] Norme NF Z42-013. Archivage électronique. - Spécifications relatives à la conception et à
l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents
stockés dans ces systèmes (indice de classement : Z42-013). Mars 2009.
[2] Guide d'application GA Z42-019. Guide d'application de la NF Z42-013 (Archivage électronique -
Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer
la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes). Juin 2010.
[3] NF ISO 30300 Information et documentation - Systèmes de gestion des documents d'activité -
Principes essentiels et vocabulaire. Décembre 2011
[4] NF ISO 30301. Information et documentation - Systèmes de gestion des documents d'activité –
Exigences. Décembre 2011
Certification : pourquoi et comment
[5] Béchard Lorène. La certification d’un système d’archivage électronique : normes, démarche,
expérience. In La Gazette des Archives, N° 229, Année 2013-1, p. 197-213.
Cet article présente le projet de certification du SAE du CINES (Centre Informatique National
de l’Enseignement Supérieur) débuté en 2008 (avant la mise en application de la norme
NF Z42-013). Le SAE du CINES (PAC) fait l’objet de cinq audits internes et externes entre
2008 et 2012. L’auteur présente dans cet article les étapes d’une certification de la
préparation aux actions correctrices et revient sur les clés de succès de ces audits. Ce retour
d’expérience, même s’il ne porte pas spécifiquement sur la certification NF Z42-013 est
particulièrement intéressant par l’ampleur de la démarche de certification et parce que le PAC
a été un des premiers SAE.
[5] COTTIN, Michel. Gestion des enregistrements : norme ISO 30-300 - Objectifs, moyens et
méthode. . Gérard DUPOIRIER, Marie-Françoise NESME.In Techniques de l'Ingénieur. Paris.
10/05/2014. 15 p. < http://www.techniques-ingenieur.fr/base-documentaire/technologies-de-l-
information-th9/documents-numeriques-diffusion-et-recherche-d-information-42482210/gestion-des-
enregistrements-norme-iso-30300-h7418/> [extrait, article complet payant]
Cet article présente l’interopérabilité des normes systèmes en matière de gestion de
l’information et les différents publics visés. Il est également intéressant pour comprendre les
Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ?
Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 36/37
démarches de certification de l’ESAGED et du CINES. L’article revient également sur les clés
de succès de l’ESAGED pour l’obtention de la certification de son système d’archivage.
[6] Dubourg, Christian. L’auto-évaluation – un outil pour se préparer à la certification de son SAE
NF Z42-013 dans le but d’obtenir la marque NF 461. [Article de blog] 12/06/2012 <http://blog.ever-
team.com/archivage-electronique-papier/lauto-evaluation-un-outil-pour-se-preparer-a-la-certification-
de-son-sae-nf-z42-013-dans-le-but-dobtenir-la-marque-nf-461> [Lien indisponible, consulté le
05/05/2014]
Cet article de blog présente le point de vue du directeur d’Ever team Software, entreprise
offrant ses propres logiciels de GED et SAE. Ce court article présente comment faire un audit
en vue de se préparer à la certification.
[7] Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents (ESAGED). Adscrita a la UAB. L’expérience de
la certification selon ISO 30.301 [PDF]. Paris : Juin 2013 [consulté le 17 septembre 2013].
<http://www.esaged.com/articles-mostra-1653-cat-
presentacio_a_paris_de_l%E2%80%99_experiencia_de_certificacio_en_iso_30301_de_l%E2%80%99
esaged.htm > [Consulté le 20/05/2014]
La méthodologie présentée dans ce document est celle en vue de l’obtention d’une
certification d’un système de gestion de l’information (norme 30.301) et non d’un outil (NF
Z42-013). La méthodologie est intéressante pour comprendre la démarche de certification
dans le domaine des archives électroniques alors qu’il y a encore peu d’articles sur le sujet.
[8] Sutter, Éric. Certification et labellisation : un problème de confiance. Bref panorama de la situation
actuelle. In Documentaliste-Sciences de l'Information, 2005/4 Vol. 42, p. 284-290.
Cet article est intéressant pour comprendre la différence entre une certification et une
labellisation et le but recherché de chaque.
SAE : Guides pratiques
[9] Fédération Nationale des Tiers de Confiance. Guide de l’archivage électronique et du coffre-fort
électronique. Collection Les guides de la confiance de la FNTC, Nov. 2010, P.39.
Ce guide, à destination des décideurs, donne des exemples concrets de documents générés
électroniquement. Il permet de comprendre la différence entre la marque 461 et le label
FNTC. Il permet enfin de voir comment les tiers archiveurs présentent la norme et les
définitions métiers.
[10] Fédération Nationale des Tiers de Confiance. La traçabilité au service de la dématérialisation.
Collection Les guides de la confiance de la FNTC, Oct. 2013, P.39.
Comment obtenir à moindre coût la certification NF Z42-013 de son SAE ?
Mémoire CNAM-INTD Certificat de spécialisation CS32 2014 - VERNUSSET Amélie p. 37/37
Ce guide propose des exemples concrets de traçabilité par type d’activités et présente le cadre
général d’activités possibles dans les organisations. Il présente également comment gérer la
fin de vie des traces.