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Année universitaire N ° 3336
2012 - 2013
Projet de fin d’étude du Cycle des Informatistes
Réalisé par
TURAY Mohammed Moriba EL OUALI EL ALAMI Jihan
Encadrante
Mme RHANOUI Maryem
Tuteur
Mr. AITICHAKOUCHT Youssef
Reconstitution et mise en place d’un Système
d’Archivage Electronique pour les Textes
Réglementaires adressés aux Intermédiaires
Agréés au sein du Service Centre
Documentaire de l’Office des Changes.
2
Fiches catalographiques
EL OUALI EL ALAMI, Jihan
Reconstitution et mise en place d’un Système d’Archivage Électronique pour les
textes réglementaires adressés aux intermédiaires agréés au sein du service centre
documentaire de l’Office des Changes /Jihan EL OUALI EL ALAMI, Mohammed
Moriba TURAY.- Rabat : [s.n.] ,2013. 73p.- :ill., tab. + CD; 30 cm.
Projet de Fin d’Étude : Sc. Inf. : Rabat, ESI : 2013.
Bibliogr.
T.
TURAY, Mohammed Moriba
TURAY, Mohammed Moriba
Reconstitution et mise en place d’un Système d’Archivage Électronique pour les
textes réglementaires adressés aux intermédiaires agréés au sein du service centre
documentaire de l’Office des Changes/ Mohammed Moriba TURAY, Jihan EL
OUALI EL ALAMI.- Rabat : [s.n.] ,2013. 73p.- :ill., tab. + CD; 30 cm.
Projet de Fin d’Étude : Sc. Inf. : Rabat, ESI : 2013.
Bibliogr.
T.
EL OUALI EL ALAMI, Jihan
3
Remerciements
Nous tenons à exprimer notre gratitude et nos remerciements les plus sincères à
Madame RHANOUI Maryem, qui, en tant qu’encadrante, s'est toujours montré à l'écoute et
très disponible tout au long de la réalisation de ce PFE, ainsi pour son aide et ses conseils
pertinents qui nous ont été d’un appui considérable dans notre démarche.
Nous tenons à remercier tout particulièrement et à témoigner toute notre
reconnaissance aux personnes suivantes, pour l’expérience enrichissante qu’elles nous ont fait
vivre durant notre période de stage au sein de l’organisme, Office des Changes du Royaume
du Maroc :
Mr. CHAHBOUNE Mohamed, Chef de Département Ressources, pour son accueil
et la confiance qu’il nous a accordé dès le premier jour que nous avons arrivé à l’office, Mr.
ARBAWI Ali, Chef de Division Ressources Humaines pour ses motivations et son
encouragement
Notre tuteur, Mr. AITICHAKOUCHT Youssef , Chef du Service Centre
Documentaire, d’avoir nous faire intégré rapidement au sein de l’Organisme, ainsi pour le
temps qu’il nous a consacré tout au long de cette durée ; sans oublier sa participation au
cheminement de ce projet et ses réponses pertinentes à nos interrogations.
Madame Soundous, Monsieur Moustafa, ainsi que l’ensemble du personnel de
l’Office des Changes pour leur accueil sympathique et leur coopération.
Nous ne serons pas oublier dans nos remerciements, toute l’équipe pédagogique et
administrative de l’Ecole des Sciences et l’Information et les enseignants responsables de
notre formation durant les quatre années.
4
Dédicace
A mes parents
Honorables, aimables , vous représentez pour moi les symboles de la
charité par excellence, la source d’affection et l’exemple du
dévouement qui n’a pas cessé de m’encourager et de me soutenir
moralement et matériellement.
Vos prières et bénédictions m’ont été des grands secours pour mener
à bien mes études.
Aucun hommage ne saurait être assez expressif pour exprimer ce que
vous méritiez pour tous les sacrifices que vous n’avez cessé de me
donner depuis ma naissance jusqu’à l’âge adulte.
Vous avez fait plus que des parents puissent faire pour que leurs
enfants suivent le bon chemin dans leur vie et leurs études.
Je vous dédiez ce travail en témoignage de mon profond amour. Puisse
Dieu, le tout puissant, vous préserver et vous accorder la bonne santé,
longue vie et bonheur.
A mes amis et collègues
Je ne peux trouver les mots justes et sincères pour vous exprimer mon
affection et mes pensées, vous êtes pour moi des frères, sœurs et des
amis sur qui je peux compter.
En témoignage de l’amitié qui nous uni et des souvenirs de tous les
moments que nous avons passé ensemble à l’E.S.I durant ces quatre
ans, je vous dédie ce travail et je vous souhaite une vie pleine de santé
et de bonheur.
Je dédie également ce travail à mon binôme EL OUALI EL ALAMI
Jihan pour son courage et effort fournit à l’aboutissement de ce
travail, grand merci à vous en vous souhaitant une vie agréable
pleine de santé et de bonheur.
Je dédie ce travail
TURAY Mohammed Moriba
5
Dédicace
A la mémoire de mon père, à ma chère mère, en vous, je vois la perfection, le sens de la responsabilité, le sacrifice.
A ma sœur, je te souhaite tout le bonheur du monde,
Et spécialement à ma chère tante et mon oncle pour leur soutien et leurs motivations.
A mes chers cousins et chères cousines, et à toute ma famille.
A mes meilleures amies pour leur soutien moral et surtout leurs contributions à la réalisation de ce travail.
A toi Mohammed
Je dédie ce travail
El OUALI EL ALAMI Jihan
6
Liste des tableaux
Tableau 1: comparaison entre archivage traditionnel et archivage électronique ..................... 29
Tableau 2 : comparaison entre SAE et GED ............................................................................ 36
Tableau 3: les catégories du fond réglementaire et leurs nombres........................................... 38
Tableau 4 : comparaison technique des trois solutions open source ........................................ 46
Tableau 5: comparaison fonctionnelle des trois solutions open source ................................... 47
Liste des figures
Figure 1: exemple d'organisation d'un plan de classement ...................................................... 23
Figure 2: les étapes fonctionnelles de l'archivage électronique ............................................... 35
Liste des captures
Capture 1 : page d'authentification .......................................................................................... 55
Capture 2 : création des utilisateurs ........................................................................................ 56
Capture 3 : création des groupes ............................................................................................. 56
Capture 4 : accorder des droits d'accès à un utilisateur ou un groupe ..................................... 57
Capture 5 : création de l'espace de travail ............................................................................... 58
Capture 6 : création des dossiers ............................................................................................. 58
Capture 7 : arborescence des dossiers ..................................................................................... 59
Capture 8 : importation des fichiers ........................................................................................ 59
Capture 9 : description des pièces jointes aux dossiers ........................................................... 60
Capture 10 : l'ajout des tags...................................................................................................... 61
Capture 11: recherche simple .................................................................................................. 61
Capture 12 :recherche avancée ................................................................................................ 62
7
Liste des sigles
Sigle Développement
OC Office des changes
SCDOC Service centre documentaire de l’office des
changes
TRAIA Textes réglementaires adressé aux
intermédiaires agréés
GED Gestion électronique des documents
ECM Entreprise content management
SAE Système d’archivage électronique
AFNOR Association française de normalisation
PIAF Portail international archivistique
francophone
ISO Organisation internationale de
normalisation
OAIS Système ouvert d’archivage d’information
MoReq2 Model Requirements for the Management
of Electronic record
FSF Free Software Fondation
DPI Dots Per Inch
Liste des annexes
N° de l’Annexe Titre Page
Annexe n° 1 Guide d’interview 68
Annexe n° 2 Organigramme de
l’organisme
69
Annexe n°3 Guide d’installation de nuxeo 70
8
Définitions opérationnelles
Texte réglementaire
Texte réglementaire adressé aux intermédiaires agrées (TRAIA) : est un texte
réglementaire adressés aux établissements financiers chargés de transfert de devises vers
l'étranger sur autorisation générale ou particulières de l'office : à titre d’exemple
Les services de trésor
Les services postaux
Les banques
Banque Almaghrib
Archives
La loi française n° 79-18 DU 3 janvier 1979 définit les archives comme étant
l’ensemble des documents quels que soient leur date , leur forme et leur support matériel ,
produits ou reçu par toute personne physique ou morale , et par tout service ou organisme
public ou privé dans l’exercice de leur activité .
Classement
1Le classement consiste en le rangement des documents selon un ordre précis afin de
pouvoir accéder à l’information qui y est consignée dans les plus brefs délais, c’est l’une des
finalités du traitement archivistique.
Plan de classement
2Ou plan de classement, c’est une structure hiérarchique et logique permettant le
classement et le repérage de pièces d’archives ou d’ensembles documentaires.
Cadre de classement
1COUTURE, C.Rousseau, JY. La législation archivistique : problématique et état de la question .in
archives .vol, 21 n° 4, 1990, P.232
2 Archives nationales du Québec .normes et procédures archivistiques des archives nationales du
Québec. Québec : publications du Québec, 1996.p.154
9
Selon le Piaf, un « cadre de classement des documents et des dossiers est une
nomenclature servant de guide pour chaque service à la mise en ordre ses documents ».
La numérisation
3« La numérisation est le procédé permettant la construction d'une représentation
discrète d'un objet du monde réel». C’est aussi le transfert d’informations sous forme
analogique (le papier, le film ou le microfilm) en information électronique numérique à l’aide
d’un scanner ou numériseur.
Document électronique
Document électronique : c’est un document existant sous forme électronique de
manière à être accessible par les installations de traitement de données. (Projet de norme ISO
10445).
La Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents
électroniques , un document électronique «est un ensemble de données enregistrées ou mises
en mémoire sur quelque support que ce soit par un système informatique ou un dispositif
semblable et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou
dispositif. Sont également visés tout affichage et toute sortie imprimée ou autre de ces
données. ».
Archivage électronique
La norme NF Z42-013 définit l’archivage électronique comme suit : ensemble des
actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des
documents électroniques, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou
pour des besoins d’informations ou à des fins patrimoniales.
Logiciel libre
Selon la FSF (Free Software Fondation), l’expression « logiciel libre fait référence à la
liberté pour les utilisateurs d’exécuter, de copier, de distribuer, d’étudier, de modifier et
d’améliorer le logiciel.
Système d’archivage électronique
Le système d’archivage électronique dit SAE est défini par l’AFNOR NF Z 42-013
comme « Système consistant à recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives et
qui s’appuie sur une plate-forme informatique ».
3 http://www.techno-science.net/?onglet=glossaire&definition=321.%20Consulter%20le%2020%20Avril%202012
(Consulté le 14 avril 2013)
10
Résumé
Le présent projet a pour objectif la reconstitution et la mise en place d’un système
d’archivage électronique pour la gestion et la conservation des textes réglementaires adressés
aux intermédiaires agréés au profit du service centre documentaire relevant de département
des ressources de l’office des changes.
Pour atteindre cet objectif, nous avons effectué un étude de l’existant afin de mettre
l’accent sur la typologie de fond , les documents qui le constituent et de collecter des données
relatives sur l’état actuel de gestion de l’information réglementaire pour pouvoir dégager ses
points forts et ses limites, identifier les besoins des utilisateurs et par conséquent pouvoir
répondre à leurs attentes.
A travers les données recueillies, nous avons constaté que le responsable de service
centre documentaire et les agents de l’organisme sont conscients de l’importance de mettre
en œuvre un système informatisé afin d’éviter les problèmes liés à la recherche et de garantir
la sécurisation, la traçabilité et la conservation pérenne du patrimoine culturel de l’office des
changes.
A cet égard, nous avons procédé à trois étapes à savoir :
La reconstitution du fond
La numérisation des textes réglementaires à l’aide d’un scanner Fujitsu –
6240.
La proposition de logiciel nuxeo après l’étude des différents solutions open
sources en matière d’archivage électronique
Notre travail a compris trois méthodes pour collecter toutes les informations
susceptibles de nous aider dans la mise en place du nouveau système :
L’exploitation de la littérature existante sur le sujet étudié.
Le guide d’interview.
L’observation directe
Enfin, nous espérons que nous avons réalisé l’objectif visé par ce travail et que
nouveau système a pu répondre aux besoins informationnels des usagers.
11
Abstract
This project aims at designing and setting up an electronic filing system for the
management and conservation of regulatory texts addressed to authorized intermediaries’
agents on behaves of the Documentation Service Centre within the Department of Resources
of the Foreign Exchange Bureau.
To achieve this objective, we carried out a study of an existing case in order to focus
on the type of archives, documents that they constitute, and to collect data on the current
status for managing regulatory information in order to identify its strengths and limits,
identifying the user needs; hence, be able to meet up with their expectations.
Through data collected, we found that the head for Documentation Service Centre and
agency officials were aware of the importance of implementing an automated system to avoid
problems related to research and ensure security, traceability and sustainable conservation of
the cultural heritage of the foreign exchange bureau.
In this regard, we conducted three stages namely:
• The reconstruction of the archives
• The digitization of the regulatory texts using a Fujitsu scanner - 6240.
• The proposed software nuxeo after studying various solutions of open source
electronic archive materials.
Our work included three methods in collecting all information likely to help us in the
implementation of the new system:
• The use of existing literature on the topic studied.
• The interview guide.
• Direct observation
Finally, we hope that we did achieve the objective of this work and that the new
system did meet the informational needs of the users.
12
Tables des matières
Fiches catalographiques ........................................................................................................... 2
Remerciements ......................................................................................................................... 3
Dédicace ..................................................................................................................................... 4
Liste des tableaux ..................................................................................................................... 6
Liste des figures ........................................................................................................................ 6
Liste des captures ..................................................................................................................... 6
Liste des sigles ........................................................................................................................... 7
Liste des annexes ...................................................................................................................... 7
Définitions opérationnelles ...................................................................................................... 8
Résumé .................................................................................................................................... 10
Abstract ................................................................................................................................... 11
Tables des matières ................................................................................................................ 12
Introduction ............................................................................................................................ 15
Enoncé de la problématique .................................................................................................. 16
Partie I : Contexte, cadre méthodologique et revue de la littérature ............................... 17
Chapitre 1 : Contexte de l’étude ........................................................................................... 17
1. Présentation globale de l’Office des Changes ......................................................... 17
1.1Aperçu historique ............................................................................................... 17
1.2 Missions et attributions ..................................................................................... 17
1.3Organisation ....................................................................................................... 17
2. Présentation du service centre documentaire de l’office des changes (SCDOC) . 18
2.1 Missions ........................................................................................................... 18
2.2 Fonds documentaire .......................................................................................... 18
Chapitre 2 : Cadre méthodologique ..................................................................................... 19
1-Objectifs du travail ..................................................................................................... 19
13
2-Méthodes du travail .................................................................................................... 19
3-Valeur de la recherche :.............................................................................................. 20
4- Contraintes et limites du travail : ............................................................................. 20
5-Questions de recherche : ............................................................................................ 20
Chapitre 3 : Cadre théorique ................................................................................................ 21
1-Texte réglementaire ................................................................................................... 21
1-1Conservation de la matière réglementaire ............................................................ 21
1-2Organisation de la mémoire réglementaire .......................................................... 22
2-Les instruments de recherche .................................................................................... 22
2-1L’élaboration de plan de classement : .................................................................. 22
2-2L’indexation et son utilité : .................................................................................. 24
3-Numérisation ................................................................................................................ 25
3-1Objectifs de numérisation : la préservation et la valorisation des archives. ....... 25
3-2Les étapes de numérisation des archives : ........................................................... 26
3-3 Coût de numérisation ........................................................................................ 27
4-Système d’archivage électronique .............................................................................. 28
4-1Archivage traditionnel vers archivage électronique : .......................................... 28
4-2 Les normes de l’archivage électronique : ........................................................... 29
4-3 Les critères d’archivage électronique à des fins de preuve :............................... 31
4.4 Les étapes fonctionnelles de l’archivage électronique : ...................................... 33
4-5 Différence entre GED et SAE ............................................................................. 35
4-6 Les étapes de mise en place d’un système d’archivage électronique ................ 36
Partie II : Analyse de l’existant, critique de l’existant, diagnostic du besoin. .................. 37
Chapitre 1 : Etude et analyse de l’existant : ........................................................................ 37
1-Le support de conservation .......................................................................................... 38
2- Le classement ................................................................................................................ 38
3 -Calendrier de conservation : ....................................................................................... 38
4 -Les ressources humaines ............................................................................................. 38
5- Les ressources matérielles ........................................................................................... 39
6 -L’état des documents ................................................................................................... 39
Chapitre 2 : Critique de l’existant ........................................................................................ 39
1-Le classement .................................................................................................................. 39
2- Tri et élimination ........................................................................................................... 40
14
3- Absence d’un système d’archivage électronique ........................................................ 40
Chapitre 3 : Diagnostic du besoin ......................................................................................... 40
Partie III : La mise en place de SAE .................................................................................... 41
Chapitre 1 : Reconstitution du fond réglementaire ............................................................ 41
1-Tri et élimination ............................................................................................................ 41
2-Collecte de l’information réglementaire ...................................................................... 42
3- Plan de classement ........................................................................................................ 42
Chapitre 2 : Etude comparative et proposition d’une solution logicielle .......................... 43
1-Présentation des possibilités des solutions ................................................................... 44
1-1Alfresco .................................................................................................................. 44
1-2Nuxeo ..................................................................................................................... 44
1-3Novaxel .................................................................................................................. 44
2- Grille d’évaluation ......................................................................................................... 45
3-Le choix de la solution logicielle .................................................................................... 53
Chapitre 3 : Implantation de SAE ........................................................................................ 54
1-La dématérialisation : ..................................................................................................... 54
2-Configuration de nuxeo : ................................................................................................ 54
2-1 L’installation et lancement de nuxeo : ................................................................... 55
2-2-La gestion des utilisateurs et des groupes .............................................................. 56
3- L’exploitation de nuxeo ................................................................................................. 58
3-1Alimentation de nuxeo ............................................................................................ 58
3-2 Indexation .............................................................................................................. 60
Conclusion générale ............................................................................................................... 63
Bibliographie et webographie ............................................................................................... 64
Annexes ................................................................................................................................... 67
15
Introduction
L'information réglementaire n'est pas qu'une information spécialisée ou sectorielle
parmi d'autres. Elle est la source de la Loi qui s'impose à toute personne. Pour cette raison,
elle joue un rôle très particulier dans les organisations et constitue le moteur indispensable par
lequel chaque organisme fait travailler ses différentes structures et garantit le bon déroulement
de ses activités.
Conscients de l’importance des archives réglementaires dans la prise de décision, leur
conservation et leur bonne gestion est absolument indispensable à tout professionnel de
l’information.
De nos jours, la numérisation des documents est l’un des termes fondamentaux du
monde des archives, dans la mesure où elle permet de faciliter l’accès aux documents tout en
évitant la dégradation des originaux, d’assurer une grande maniabilité et des possibilités
d’exploitation plus souples.
En outre, les systèmes d’archives sont informatisés et ont connu une réussite inédite
dans les pays développés, et les administrations optent pour la rationalisation des méthodes de
gestion de leurs documents administratifs par le biais de l’introduction des nouvelles
technologies de l’information et des techniques numériques.
C’est dans ce cadre que s’inscrit cette étude qui a pour objectif la reconstitution et la
mise en place d’un système d’archivage électronique pour les textes réglementaires au sein du
service centre documentaire de l’Office des Changes.
Notre projet s'articule sur trois parties :
La première partie présente en premier lieu, le contexte du travail de notre
étude .En deuxième lieu, elle comprend la revue de la littérature et détermine la
problématique sur laquelle va porter notre étude. Enfin, elle décrit la
méthodologie adoptée pour la conduite du projet.
La deuxième partie, sera consacrée aussi bien sur l’analyse et critique de
l’existant, que l’étude du besoin
La dernière partie, qui est la partie la plus pratique de notre travail, elle est
dédiée à la reconstitution et la mise en place d’un système d’archivage
électronique pour les textes réglementaires adressés aux intermédiaires agréés
au sein du service centre documentaire.
16
Enoncé de la problématique
L’information réglementaire constitue le moteur indispensable de l’office des
changes, pourtant, elle n’est pas mise en valeur, ni organisée dans une plateforme capable de
répondre au besoin informationnel de l’organisme.
A l’ère des nouvelles technologies de l’information et de la communication, la
numérisation des documents administratifs est devenue une activité primordiale afin de
faciliter le repérage et la manipulation de l’information au sein de toute organisation. Dans ce
contexte, l’Office des Changes a pris conscience de l’importance de mettre en œuvre un outil
informatique afin de favoriser l’accès aux textes réglementaires au moment opportun et pour
éviter tous les problèmes liés à leur gestion à savoir :
Lourdeur de la recherche
Perte d’une masse importante du fonds réglementaire
Difficulté d’accès
La détérioration de certains textes.
Voyant ce besoin, nous recommandons de dématérialiser le fonds réglementaire et
mettre en place un système d’archivage électronique à l’aide d’un logiciel convivial pour
faciliter l’accès aux utilisateurs, ainsi pour garantir la sécurité et la pérennité de textes
réglementaires qui constituent le patrimoine culturel de l’office des changes.
17
Partie I : Contexte, cadre méthodologique et revue
de la littérature
Chapitre 1 : Contexte de l’étude
1. Présentation globale de l’Office des Changes
1.1Aperçu historique
Après instauration d’un contrôle des changes par le Dahir du 10 septembre 1939, le
Directeur Général (Ministre) des Finances avait délégué son pouvoir à un organisme nommé
l’Office Marocain des Changes. Cet organisme fut créé en 1944, avait pour mission principale
la délivrance des autorisations prévues par l’article 1er
du Dahir du 30 septembre 1939 qui
édicte le principe de la prohibition générale sauf autorisation du Directeur Générale des
Finances.
À cette époque, l’Office Marocain des Changes était un organisme relevant de
l’autorité coloniale, agissant en tant que représentant de la Caisse Centrale de la France
d’Outre-mer.
Après l’indépendance, le 28 janvier 1958, les autorités marocaines créèrent l’Office
des Changes, établissement public jouissant de la personnalité civile et de l’autonomie
financière, chargé de délivrer les autorisations prévues par le Dahir du 10 septembre 1939 et
de s’assurer du respect de la politique générale du gouvernement. Il est, à cet effet, placé sous
l’autorité directe du Ministre des Finances
1.2 Missions et attributions
L’Office des Changes est un établissement public, sous tutelle du Ministère de
l’Economie et des Finances, doté de la personnalité physique et de l’autonomie financière. Il
est chargé, de trois missions essentielles :
édicter les mesures relatives à la réglementation des opérations ;
constater et sanctionner les infractions à la réglementation des
changes ;
établir les statistiques relatives aux échanges extérieurs et à la balance
des paiements.
1.3Organisation
18
Sur le plan organisationnel, l’Office des Changes comprend, en plus de la Direction et
du Secrétariat Général, cinq départements à savoir :
Département des Opérations Commerciales ;
Département des Opérations Financières ;
Département des Statistiques des Echanges Extérieurs ;
Département de l’Inspection ;
Département des Ressources Humaines et Financières.
Et trois Attachés de Direction :
Attaché de Direction chargé du Système d’Information et de la
Communication ;
Attaché de Direction chargé du Contrôle de Gestion ;
Attaché de Direction chargé de l’Audit.
2. Présentation du service centre documentaire de l’office des
changes (SCDOC)
2.1 Missions
Le service centre documentaire est un service qui dépend de la division achat et moyen
généraux relevant du département ressources. Il s’occupe de plusieurs principaux rôles :
La gestion des archives : qui consiste à :
Réunir, conserver et communiquer toute documentation relative à la
réglementation des changes à savoir : les instructions, les
circulaires, les notes et les lettres;
Élaborer des stratégies pour la gestion et la conservation des
archives.
La gestion de la documentation
La réception, le traitement et la diffusion du courrier dans le cadre de
bureau d’ordre central.
Fournir aux agents et usagers externes de l'Office des Changes, un appui
documentaire et informationnel surtout en ce qui concerne la
réglementation des changes ;
Diffusion des dossiers documentaires et autres outils d'information à
Acquisition la documentation en fonction des besoins des agents ;
Information et renseignement des usagers externes sur la réglementation
des changes ;
Développement des coopérations avec d’autres structures documentaires
nationales et internationales.
2.2 Fonds documentaire
Le fonds documentaire du service documentaire de l'Office des changes est constitué
des documents suivants:
19
les publications internes : les instructions, les circulaires, les notes et les
lettres; ainsi que les publications statistiques produites par le
Département des Statistiques des échanges Extérieures;
les publications externes : les rapports d'activité et les rapports annuels;
les bulletins officiels;
les périodiques : les revues et les journaux.
Il existe également un fonds documentaire constitué des monographies et des ouvrages
de référence, mais il n'est pas exploité actuellement.
Chapitre 2 : Cadre méthodologique
1-Objectifs du travail
Ce travail s’articule autour des objectifs suivants:
Etude de l’existant en matière des textes réglementaires au sein de l’Office
des Changes ;
Etude des besoins informationnels des utilisateurs de fond réglementaire
Organisation et reconstitution du fond réglementaire
Conservation pérenne du patrimoine culturel de l’office des changes.
Proposition d’une démarche pour construire un système d’archivage
électronique incluant les ressources disponibles.
Proposition d’un logiciel convivial pour la bonne gestion et le repérage de
l’information réglementaire.
2-Méthodes du travail
Pour atteindre les objectifs précédemment fixés, trois grandes méthodes ont été
adoptées :
la
première est la méthode documentaire qui consiste en l’exploitation de la littérature
existante sur le sujet
la seconde
est l’interview qui est une méthode de recueil d’information consistant en des
entretiens oraux avec certaines personnes disponibles pour obtenir des informations
pertinentes, ainsi que des réponses aux questions de recherche.
Vu que
l’interview reste une méthode de collecte des informations subjectives, nous avons
procédé à une troisième méthode d’observation directe afin de compléter et éclaircir
certains aspects de cette recherche.
En ce qui
concerne les méthodes du travail, l’idéal aurait été de mener une enquête statistique
20
pour étudier les besoins du personnel de l’Office des Changes en termes d’information
réglementaire, moyennant un questionnaire à distribuer à un échantillon représentatif
des agents. Mais étant donné l’envergure du travail et la contrainte du temps qu’elle
requiert, l’étude des besoins s’est effectuée uniquement à travers l’interview, les
remarques constatées, et l’observation faite durant notre stage.
3-Valeur de la recherche :
L’information réglementaire constitue la clé de voute et le patrimoine culturel de
l’office des changes, pour cette raison, nous avons opté pour la conception et la mise en
œuvre d’un système d’archivage électronique afin d’organiser les textes réglementaires
représentants une grande utilité pour cette organisme. Et ce en fournissant aux responsables et
aux agents de l’organisme un outil performant qui répond à leurs besoins en matière de :
La rapidité de la recherche
La recherche multicritère de ces textes
La sécurité de l’information réglementaire
Une autonomie dans la recherche et un repérage facile sans avoir à se
déplacer vers le service centre documentaire pour trouver le document
concerné.
4- Contraintes et limites du travail :
Comme tout travail, le présent s’est heurté à certaines contraintes et limites :
La première contrainte réside dans le fait que les agents de service centre
documentaire n’étaient pas disponibles pour répondre à nos questions parce
qu’ils étaient occupés par d’autres taches (à titre d’exemple : l’installation et
l’adaptation avec la nouvelle application de gestion de courriel).
La deuxième contrainte réside dans le fait que nous avons trouvé énormément
de difficultés en matière du reconstitution du fond et de recherche des textes
réglementaires manquants , ainsi , nous étions obligés de visiter tous les
services et organismes afin de rassembler tous les textes réglementaires .
5-Questions de recherche :
Quel est le volume et la typologie du fond réglementaire à traiter ?
Quels sont les moyens humains et matériels affectés à la gestion et
l’organisation de l’information réglementaire ?
Quelle est l’état actuel des textes réglementaires de l’office des changes ?
21
Quelle est la fréquence d’utilisation de ces textes ?
Est-ce qu’il ya une politique adoptée pour la gestion du fond, l’organisme
procède t- elle au tri et à l’élimination pour diminuer le volume ?
Les textes réglementaires sont numérisés ?
L’organisme dispose d’une solution logicielle appropriée pour la gestion
des textes réglementaires ?
Chapitre 3 : Cadre théorique
1-Texte réglementaire 4
Les textes réglementaires sont des textes exprimant une réglementation liée à la
législation, indépendamment de leur valeur juridique, ils doivent être mis en valeur et
exploités à la fois dans la conformation des documents et dans la manière de les archiver, afin
de garantir leur intelligibilité et leur disponibilité vis-à-vis des diverses fonctions qu’ils
doivent irriguer au sein d’une organisation gérant ou créant de la réglementation.
1-1Conservation de la matière réglementaire
L’information réglementaire doit être bien conservée. Elle est la clé de voûte
de toute organisation et l’élément central sur lequel se fonde toute prise de décision.
L’archivage systématique de la matière réglementaire s’inscrit dans une démarche
d’organisation et de pérennisation de la connaissance réglementaire qui se justifie pleinement
lorsque l’on intègre une dimension temporelle. La réglementation est en évolution
perpétuelle : plusieurs événements modificateurs peuvent survenir par semaine. Chacun d’eux
invalide ou instaure un ou plusieurs éléments de réglementation. Une démarche de
mémorisation doit réellement être entreprise .une nouvelle version de la réglementation
s’applique, dès son entrée en vigueur, à la place de la précédente, mais les versions
antérieures conservent toujours une validité rétrospective pour une certaine période de temps
appartenant au passé. Les versions successives de la réglementation se remplacent dans
l’instant présent pour leur application effective, se succèdent à l’échelle du temps, mais jamais
ne s’effacent une réglementation peut s’effacer aux yeux de la loi au-delà d’une certaine durée
légale, mais dans l’absolu et dans une perspective à la stratégique, politique et historique ,
l’état passé d’une réglementation ne doit pas disparaitre , c’est pour cela que l’information
réglementaire d’une organisation doit être conservés toute la vie malgré son ancienneté .
En effet, la volonté de conserver la matière réglementaire selon ses états successifs est
non seulement animée par des motivations de préservation de l’histoire, mais répond à divers
enjeux d’ordre stratégique d’une organisation.
4 JOUVE, David. Archivage des documents réglementaires maîtrise d’une matière première
spécifique. Document numérique : l’archivage, 2000, vol.4, n° 3-4, p. 78-102.
22
1-2Organisation de la mémoire réglementaire
L'information juridique est un besoin pour tout citoyen membre d'un État et vivant
dans un État de droit ou pour toute organisation, personne morale, reconnue comme un acteur
juridique avec des droits et obligations, elle est devenue un élément crucial pour la conduite
des affaires au sein des organisations et entreprises marocaines.
De ce fait, Une réflexion quant à la manière d’organiser la matière réglementaire en
mémoire demeure nécessaire et essentielle. En effet, l'ensemble de la mémoire réglementaire
doit être rassemblé au sein d’un système collectif et collecteur voué à sa pérennisation, sa
préservation et à un usage immédiat ou ultérieur pour les diverses fonctions et divers
utilisateurs. En revanche, le travail préalable de réflexion sur l’organisation de la mémoire,
ses éléments, sa structure, et surtout lorsqu’elle est informatisée, apparait essentiel et
conditionne très fortement la réussite d’un projet de mémoire collective.
Ainsi, les spécifiés des textes réglementaires doivent être mises en valeur et exploités à
la fois dans la conformation mnésique des documents et dans leur agencement au sein de cette
mémoire .cela doit permettre de garantir l’accessibilité de l’information réglementaire, son
adaptation aux divers profils d’utilisateurs, son intelligibilité et sa pérennité.
2-Les instruments de recherche 5
Les instruments de recherche sont la clé de voute du système de gestion des archives.
Ils servent à décrire ou énumérer un ensemble de documents (forme et contenu) afin de les
communiquer au public le plus large et avec la meilleure qualité de service possible. C’est un
outil papier ou informatisé qui a pour but de faciliter le repérage de l’information aux
chercheurs.
Il existe différents types d’instruments de recherche : guides, inventaires, catalogues,
registres, répertoires, index, registres des emplacements, etc. et la terminologie dépend de leur
niveau de description.
2-1L’élaboration de plan de classement :
Dans le cadre de l’organisation de ses archives, l’archiviste peut dresser un plan de
classement interne du fonds qui déterminera le rangement matériel des dossiers et leur
cotation.
En effet, l’élaboration du plan de classement du fonds consiste à fixer sur le papier les
parties et sous parties (sous fonds, séries et sous séries) structurant le fonds que l’archiviste à
mis en évidence dans ses travaux de classement.
5 NOUGARET, Christine. Les instruments de recherche dans les archives .paris : direction des archives
de France, 1999. (259 p.) .2-911601-13-0
23
Cette ossature du fonds repose en général sur :
Les fonctions ou activités du producteur
les types de documents sériels, bien identifiés et quasi permanents
(procès-verbaux, correspondance, dossiers de personnel...).
Eventuellement, des supports particuliers (enregistrements vidéo, plans
en feuilles ou en rouleaux …)
Eventuellement, la chronologie qui peut s’ajouter aux critères
précédents.
Chaque subdivision reçoit un intitulé bref et représentatif
En revanche, les subdivisions du fonds seront agencées les unes par rapport aux autres
en allant du général au particulier et constitueront au sein du fonds autant de têtes de chapitres
et sous chapitres qui devront s’intégrer dans le cadre de classement réglementaire en vigueur.
De plus, les lettres de séries étant réservées aux subdivisions du cadre de classement
sont proscrites au sein des plans de classement de chaque fonds.
Ainsi, tout plan de classement doit être soumis à l’approbation avant sa mise en
exécution une fois il est approuvé, l’archiviste peut procéder à la mise en ordre matérielle du
fonds.
24
Figure 1: Exemple d'organisation d'un plan de classement6
2-2L’indexation et son utilité :
L’indexation est une sélection de termes à partir desquels il est possible d’effectuer
une recherche dans un instrument de recherche, sans consulter ce lui-ci de manière linéaire.
L’indexation n’est véritablement utile que si deux conditions sont remplies :
L’instrument de recherche est suffisamment détaillé .il va de soi que quand les
détails font défaut, ou quand il n’y a pas d’information à indexer, l’index n’a plus
de raison d’être : ainsi un répertoire des registres de l’enregistrement ou de l’état
civil qui ne donne que les types d’actes et les dates extrêmes de chaque registre n’a
pas besoin d’index.
La recherche indexée apporte une facilité supplémentaire par rapport au mode de
classement : par exemple, un inventaire de cartes postales dans l’ordre des
communes d’un département n’a pas besoin d’un index des noms de lieu si celui-ci
devrait se réduire précisément aux noms desdites communes.
6
Archivistes Experts. «Système d’archivage électronique (SAE) des exigences et des spécifications qui tiennent compte d’un
environnement [GED-SAE(PAE)-PGA] » [en ligne]. Disponible sur :
< http://www.archivistes-experts.fr/systeme_archivage_electronique.pdf > (Consulté le 20 avril2013)
25
En outre, dans les instruments de recherche informatisés (bases de données ou
instruments de recherche rédigés), de nombreux logiciels offrent désormais la possibilité
d’interroger en texte intégral (full text), cela veut dire sur tous les termes d’instrument de
recherche, et pas seulement sur ceux retenus pour l’indexation. Cette possibilité est
intéressante pour les raisons suivantes : elle permet de suppléer à la déficience de l’indexation
voire à son absence (cas des inventaires numérisés par OCR)
3-Numérisation
Nous vivons désormais dans une société numérique, dans laquelle une grande partie
des informations et des documents concernant notre vie privée et professionnelle sont
dématérialisés.
La numérisation est la transformation d’un support analogique ou inerte (parchemin,
papier, métal, cire, bande magnétique) sur un support informatique. Elle est un acte qui
consiste à créer une copie en mode image d’un document physique existant.
En dématérialisant les documents, la numérisation permet une gestion optimale des
fonds d’archives. Aussi, un gain de temps considérable est réalisé dans la consultation et la
mise à disposition des fichiers c’est pour cette, les administrations et entreprises ne peuvent
plus aujourd’hui ignorer et ne pas anticiper la numérisation et ses effets ; notamment sur la
gestion des archives : rapidité, qualité, efficacité, rigueur, et sécurité.
3-1Objectifs de numérisation : la préservation et la valorisation des
archives.7
La dématérialisation paraît une solution opportune et rentable pour les entreprises, il
leur de réaliser énormément d’objectifs en matière de la gestion des archives :
Numérisation aux fins de protection des documents originaux : l’accès aux
documents électroniques remplace l’utilisation des documents originaux et
permet de les protéger alors que la consultation des originaux peut se faire dans
des cas spécifiques comme la vérification de l’authenticité d’un document
ainsi, les copies électroniques peuvent améliorer les instruments de recherche
Numérisation afin de substitution de documents originaux : parfois, après une
évaluation, on s’est rendu compte que la conservation des originaux ne se
justifie pas ni d’un point de vue archivistique, ni d’un point de vue
économique ; après la numérisation, les originaux seront détruits.
7 FOULONNEAU, Muriel. Recherche et numérisation du patrimoine en Europe. Document numérique :
numérisation et patrimoine, 2003, vol.7, n°3-4
26
Numérisation aux fins d’amélioration de l’accès aux documents : améliorer
l’accès aux documents archivés signifie une optimisation des services des
archives en facilitant l’accès à l’information.
Bref, la numérisation peut aider à réaliser différents buts :
Préservation sure
Préservation économique
Accès rapide et précis
Accès indépendant du lieu et du temps.
Accès distant ou partagé à des documents peu accessibles ou uniques.
Exploitation du contenu aux documents.
Analyse automatique, nouvelles méthodes de recherche.
Diffusion imprimé en haute définition
Diffusion en ligne d’un document correctement conservé
Sauvegarde des originaux menacés de dégradation physique (processus de
vieillissement naturel).
Destruction des documents papier sans valeur archivistique ni graphique, pour
réduire le volume d’archives physiques (numérisation de substitution à des fins
de gestion d’archives courantes et intermédiaires).
3-2Les étapes de numérisation des archives :8
La conversion des objets physiques en version numérique implique trois principales
d’étapes nécessaires pour la réussite d’un projet de numérisation :
La préparation des documents à numériser :
la sélection du contenu : Avant toute numérisation, il est essentiel de
sélectionner les documents qui doivent être numérisés en tenant compte la
demande du public, les caractéristiques physiques des documents, leurs états,
leurs valeurs et leurs rareté.
la production des documents intermédiaire en vue d’une numérisation :
certains documents sont fragiles, ce qui peut provoquer leur dégradation en
cas de numérisation pour palier à ces inconvénients, un document
intermédiaire est fabriqué à partir d’une production photographique qui est
numérisé.
8 http://student.ulb.ac.be/~crectem/etapes_3.html (Consulté le 1 /05/2013)
27
l’identification des documents : avant d’envoyer les documents au
centre de la numérisation, il faut les identifier afin de les retrouver par la
suite.
La numérisation
La numérisation se fait en plusieurs étapes :
la capture numérique d’image qui doit prendre en considération les processus
techniques de la conversion numérique de documents et les attributs des
documents sources : la taille, l’état de l’ouvrage, le niveau de détail voulu,
les couleurs…
le scannage des documents : Il existe différents types de scanner comme les
scanner à plat, verticale, à défilement, à tambour, à microfilms…
le traitement de l’mage : après le scannage, il est essentiel de passer encore
par des étapes. Ces étapes concernent des modifications de l’image,
modifications personnalisées appliquées seulement à certains fichiers, ou des
traitements de l’image de masse automatisées à tous les fichiers
Après la numérisation
Il est nécessaire de vérifier la qualité du travail effectué et cette opération doit être
faite systématiquement pour tous les documents, mais elle est lourde car un
personnel spécifiquement formé est requis.
3-3 Coût de numérisation 9
Les coûts de numérisation sont extrêmement variables et dépendent de la méthode
utilisée.
En interne, il faut prendre en considération l’acquisition du matériel informatique pour
réaliser la dématérialisation, ce qui englobe le ou les micro-ordinateurs, le scanner ou
l’appareil photo-numérique, un graveur de CD, le logiciel de retouche d’image et le logiciel
documentaire et ou le visualiseur qui permettra à l’utilisateur final de consulter des images.
En sous- traitance, le coût dépend de l’étendue de la prestation .A titre d’exemple, la
numérisation brute requiert un tarif moins élevé que dans le cas d’un service incluant des
opérations de qualité et de contrôle, l’identification des images et de gravage de fichiers
numériques sur des CD d’archivage.
9 http://www.digitalisierung.ethz.ch/kosten_f.html (Consulté le 28 avril)
28
Le poids humain et financier doit être pris en considération comme un facteur majeur
lors de la réalisation de projet de numérisation.
Bref, Les projets de numérisation sont onéreux. Les principaux générateurs de coûts
sont les frais de personnel ainsi que la mise en place de l'infrastructure technique et du savoir-
faire.
4-Système d’archivage électronique
Aujourd’hui, et Pour gagner en efficacité tout en offrant la possibilité à chaque
collaborateur de disposer de la bonne information au bon moment, les processus de
dématérialisation des documents se sont progressivement imposés dans les entreprises. Ainsi,
l’évolution des technologies et des processus d’entreprises amène les organisations publiques
et privées à s’intéresser de plus en plus à l’archivage électronique.
En plus de son objectif initial de réduction des volumes et d’organisation de
l’archivage papier, l’archivage électronique est devenu le corollaire indispensable de la
dématérialisation du droit.
Les systèmes d’archivage électronique ont de plus en plus tendances à remplacer la
masse paperassière produite quotidiennement par les organisations afin de favoriser l’usage
des TIC et s’adapter à son environnement. Ils doivent en effet répondre à des fins
administratives et patrimoniales des documents. Ses exigences et ses spécifications techniques
doivent garantir la sureté, la sécurité, l’intégrité, la pérennité, la traçabilité des documents,
l’exploitation et la communication facile de l’information.
4-1Archivage traditionnel vers archivage électronique :
L’archivage doit faire partie de la politique de maîtrise des risques de l’entreprise.
Dans la continuité des pratiques de l’archivage des documents papier, l’entreprise doit
maintenant archiver des documents immatériels ou dématérialisés, ceux-ci remplaçant
progressivement les documents sous forme matérielle.
En archivage électronique, les principes ne changent pas mais sont adaptés pour les
raisons suivantes :
• Modalités induites par les caractéristiques intrinsèques des objets numériques
(Dissociation information/support, contenu informationnel et métadonnées,
format de structuration et de présentation du contenu informationnel) ;
• Nécessité de prendre en compte la totalité de l’espace temporel des objets
numériques
(C’est-à-dire depuis leur origine jusqu’à leur destruction) ;
• Modalités induites par les technologies de traitement de l’information.
La finalité de l’archivage conduit à définir les critères fondamentaux d’une solution
d’archivage.
29
Le tableau ci-après dresse la liste de ces critères en comparant les deux types
d’archivage (traditionnel et électronique)
Tableau 1: Comparaison entre archivage traditionnel et archivage électronique10
Critères Archivage traditionnel Archivage électronique
Pérennité Qualité des supports et conservation d’un
exemplaire unique.
Ecritures en multiples
exemplaires, utilisation de
formats informatiques non
propriétaires, etc.
Intégrité Méthodes de protection des objets (en
limitant leurs sorties)
Catalogue des objets conservés,
outils permettant de détecter toute
modification des objets
conservés.
Sécurité Contrôle des accès, protection des locaux
et de leur contenu (contre l’incendie, les
dégâts des eaux, les nuisibles …)
Contrôle des accès physique,
protection des locaux (contre
l’incendie, les dégâts des
eaux…), gestion des droits
d’accès informatiques,
administration de systèmes,
réplications, sauvegardes des
systèmes etc.
Traçabilité Journal des événements Journal des événements
Authenticité Signature et date Signature électronique,
horodatage, calcul et gestion
d’empreintes, etc.
Lisibilité/intelligibilité Implicite. attention, certains documents
peuvent s’estomper avec le temps.
Dispositifs matériels, formats de
stockage, métadonnées
spécifiques.
Disponibilité Organisation des moyens et des ressources. Organisation des ressources, plan
de continuité, solutions de back-
up, plan de reprise d’activité
4-2 Les normes de l’archivage électronique :
11La normalisation se veut une des réponses à la facilitation des échanges, une des
réponses à la résolution identique d’un problème qui se répète, et elle recherche la similitude
10
http://www.fntc.org/component/option,com_remository/Itemid,19/func,startdown/id,206/ (consulté le 3/05/2013)
11
FONDIN, Hubert .le traitement numérique des documents. Paris : Editions HERMES ,1998. (382p.). 2-86601-689-0.
30
de conception de chaque produit, bien ou service. C’est pour cela que la consultation des
normes en matière d’archivage électronique est nécessaire afin de bien maitriser ses notions.
L’archivage électronique est désormais encadré par plusieurs normes qui traitent
chacune un ou plusieurs aspects de la question :12
o La norme internationale ISO 15489 ; norme internationale sur le « record
management ». Le « record management » a pour finalité de permettre à
l’organisme de disposer à tout instant du document dont il a besoin pour
conduire ses activités, répondre aux exigences légales et réglementaires, et se
protéger en cas de contentieux.
elle propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour
maîtrise de l’archivage ;
o Le modèle européen MoReq2 ; elle détaille les spécifications fonctionnelles
d’un système d’archivage électronique à valeur de preuve au sein des
entreprises privées et des organismes publics.
o La norme française NF 42-013 ; elle définit le cadre et les procédures de
conservation des documents numériques natifs ou numérisés ;
o La norme OAIS : elle définit un modèle d’information et un modèle
fonctionnel pour la pérennisation de l’information numérique.
o AFNOR NF Z42-013 : norme concernant les spécifications de conception et
d’exploitation de solutions d’archivage de documents électroniques. Une
nouvelle version de cette norme a été homologuée le 3 février 2009 car la
version précédente était difficilement applicable eu égard à son obsolescence
technique. Parmi les évolutions notables, il faut citer la validation de nouveaux
types de supports d’archivage, l’extension du périmètre d’application de la
norme aux documents sonores et audiovisuels ainsi que la définition d’un
ensemble d’exigences minimales.
o Norme ISO 11506 : premier accord international sur les méthodes d’archivage
et de preuve des données électroniques.
12
http://www.andese.org/Nadia-Antonin/les-enjeux-de-larchivage-electronique.html (Consulté le 18/04/2013)
31
4-3 Les critères d’archivage électronique à des fins de preuve :13
La mise en œuvre d’un système d’archivage électronique fiable nécessite le recours à
certains critères à savoir :
Fiabilité d’intégration :
un système d’archivage électronique doit premièrement identifier les documents à
archiver en choisissant le format d’archivage en fonction de critères portant sur
l’aspect recommandable, la pérennité, le caractère ouvert et l’intensité
d’utilisation du format , aussi , il doit intégrer automatiquement les tous les
documents d’archives relevant d’un champ d’activité de l’organisme ou de
l’entreprise .ainsi, le document doit directement être lié ou associé de manière
durable à ses métadonnées, pour pouvoir documenter une action.
L’authenticité de l’origine :
Dans un système d’archivage électronique, le document doit permettre de
reconstituer toute l’information nécessaire aux usagers auxquels le document
d’origine était destiné.
L’intégrité
La mise en œuvre de procédures et de protections doit pouvoir détecter et
contrôler les modifications ou altérations des documents, ainsi que les corrections
apportées aux répertoires ou aux bases de données servant à l’indexation des
documents pour que le document ne subisse aucune destruction, modification, ou
suppression.
Les procédures de redondance
Ce critère concerne la mise en place de protections contre la perte
et la corruption de données et supports en effectuant des sauvegardes
systématiques des documents, index et logiciels et en élaborant des procédures de
réalisation, de même, il est indispensable dans le cadre d’un bon archivage de
prévoir plusieurs exemplaires des mêmes documents sur des supports différents en
vue de diminuer le risque d’avoir tous les documents détruits en même temps et
d’assurer la sécurité de l’information conservée .
Pérennisation des documents numérique.
Ce critère concerne la vérification de l’état des informations enregistrées de
manière régulière et leur copiage dans de nouveaux disques avant l’expiration de
13http://www.systemic.fr/wp-content/uploads/2011/07/livret_blanc.pdf(Consulté le 24/03/2013)
32
la fin de vie présumée, qui dépend des types de support utilisés afin d’assurer la
pérennisation de l’information conservée.
L’accessibilité
Au niveau de l’accessibilité d’un document, Le système devra être conçu afin que
des actions involontaires d’un utilisateur n’entraînent pas, sans avertissement de
celui-ci, des modifications et/ou des pertes des index ou des liaisons .Ce système
devra de plus garder une trace de toute modification volontaire et autorisée.
Restitution
La restitution doit impérativement s’accompagner d’un contrôle d’intégrité afin de
vérifier la correspondance entre le document restitué et le document tel qu’il était
au moment de son archivage.
Destruction
Dans un système d’archivage électronique (SAE), aucune décision ne doit être
prise en matière de la suppression des documents sans s’être assuré que le
document n’est plus utile.
Traçabilité
Un système d’archivage électronique (SAE) doit assurer la traçabilité des
mouvements et des informations circulantes dans l’organisme afin de prévenir la
perte d’un document en cas de détérioration et permettre son repérage.
Audit
Dans un système d’archivage électronique (SAE), la réalisation périodique
d’audits internes et externes du système d’archivage est nécessaire tant au niveau
de la conception que du suivi régulier du fonctionnement et du respect de celles-
ci.
33
4.4 Les étapes fonctionnelles de l’archivage électronique :14
L’archivage électronique se réalise en plusieurs phases à savoir :
La dématérialisation
La dématérialisation qui est une fonction éminemment importante du SAE, elle permet
d’importer des documents au format papier ou microforme s’agissant soit de l’arriéré des
archives non électroniques, soit des documents que l’entreprise/organisation continue de créer
et de recevoir sous forme papier et ce à l’aide d’un scanner qui présente aujourd’hui le mode
d’acquisition le plus répandu.
Les principaux types de scanners / numériseurs :
Scanner à plat
Scanner à défilement
Scanner à main
Scanner film
Scanner à tambour
L’enregistrement :
Une fois les documents sont numérisés, il est nécessaire de les enregistrer en attribuant
une référence à chaque document afin de pouvoir l’identifier.
Le classement :
Cette étape consiste à ranger les documents dans un espace informatique de façon
méthodique et selon un ordre préétabli afin de pouvoir les récupérer par la suite en choisissant
un classement numérique, chronologique, thématique,…selon la logique de l’enchainement
des documents.
14 http://gestion-de-documents.net/les-differentes-etapes-de-la-ged/ (Consulté le 12/05/2013)
34
L’indexation
L’indexation constitue une étape importante de l’archivage électronique, il permet de
décrire le contenu de document en vue d’une consultation ultérieure. Il peut se faire soit par
type (indexation formelle du document concerné, son auteur, son titre, sa date …) soit par des
mots clés bien déterminés en listant les termes et expressions les plus utilisés dans le contenu
ou en procédant à la sélection des concepts en lien avec le langage contrôlé (thésaurus).
Le stockage et la conservation :
Le stockage, ou archivage des documents, permet d’assurer la conservation des
documents dans le temps, dans le but par exemple de répondre à des obligations légales ou de
fonctionnement. Mettre en place une solution de stockage adaptée à ses besoins est essentiel
pour le bon fonctionnement des outils de gestion de documents. Pour cela il faut tenir
compte :
Le choix du support de stockage : il doit être adapté au volume de stockage,
à la fréquence de consultation ou à l’importance des données, et offrir des
garanties en termes de sécurité ou d’accès des données.
L’organisation du stockage : peut être hiérarchisée en fonction du contenu
des documents
La durée de conservation doit être prise en considération, il s’agit en effet
de déterminer toute les étapes de cycle de vie d’un document dès son entée
en vue d’une facilité de stockage et d’une alimentation des archives.
La recherche et la consultation :
Il existe trois méthodes principales de recherche des documents électroniques :
Recherche en plein texte (full texte) : c’est une technique de recherche qui
consiste pour le moteur de recherche à examiner tous les mots de chaque
document électronique enregistré et essayer de les faire correspondre aux
termes donnés par l’usager pour lui permettre de trouver facilement
l’information cherchée . Dans ce cas la recherche ne requiert pas une
description préalable de document.
Recherche avancé : c’est le fait de chercher un document par multicritères à
condition que ces derniers soient renseignés lors de l’indexation, sinon, le
document électronique ne peut pas être décelé.
Recherche simple : c’est le fait de chercher le document de manière directe
et à partir de l’arborescence ou le plan de classement élaboré à l’avance.
Cette recherche peut être effectuée dans le cas où le consulteur n’a pas une
idée exacte et pertinente de ce qu’il veut trouver.
La diffusion
La diffusion des archives « est l'action de faire connaître, de mettre en valeur, de
transmettre ou de rendre accessibles une ou des informations contenues dans des documents
d'archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à
leurs besoins spécifiques. » (Charbonneau 1999, 374)
Elle constitue la finalité et la raison d’être de tout système d’archivage électronique,
ainsi, elle est considérer comme la dernière étape qui traite du processus de restitution des
documents.
35
En revanche, si l’on considère les archives comme l’un des véhicules de la mémoire
collective, la diffusion s’avère une activité indispensable pour la société dans son ensemble,
c’est pour cela que L’accès le plus large aux archives doit être maintenu et encouragé pour
l'accroissement des connaissances, le maintien et l'avancement de la démocratie et des droits
de la personne, la qualité de vie des citoyens.
Par ailleurs, la diffusion des archives électroniques peut se faire par deux modes de
transmission :
Le premier est le mode pull : cela veut dire la mise à disposition des documents
selon les droits des utilisateurs qui consultent le référentiel de documents après
connexion .les documents sont visualisables après recherche et sélection.
Le deuxième c’est le mode push : cela veut dire la distribution et l’envoi des
documents à des destinataires désignés préalablement.
Figure 2: Les étapes fonctionnelles de l'archivage électronique 15
4-5 Différence entre GED et SAE
La GED et le SAE sont deux procédés d’informatisation permettant le traitement,
l’organisation, la dématérialisation et la conservation pérenne des documents. Le tableau
suivant va comparer les deux pour éviter toute confusion et préciser les différents points de
différence en eux.
15
https://www.google.com/search?hl=fr&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1252&bih=572&q=les étapes+de+la+ged
(30/04/2013)
36
Tableau 2 : Comparaison entre SAE et GED16
SAE GED
Empêche le document d’être modifié
(documents figés ou morts.)
Permet la modification des documents et
l’existence de plusieurs versions (documents
vivants).
Empêche le document d’être supprimé sauf
dans des circonstances strictement
contrôlées.
Peut permettre la suppression des documents
par leur propriétaire.
Doit comprendre les règles de rétention
strictes.
Peut inclure quelques règles de rétention
Doit comprendre une structure rigoureuse de
classement maintenue par un administrateur.
Permet la mise en place d’une structure de
répertoires qui peut être sous le contrôle de
l’utilisateur.
Peut supporter une utilisation quotidienne,
mais l’objectif principal est le maintien d’un
référentiel sécurisé et contrôlé pour des
documents à valeur probatoire.
Supporte une utilisation quotidienne des
documents dans la cadre de l’activité de
l’entreprise.
Doit permettre d’accéder et de restituer un
document authentique, intègre et lisible.
Permet d’accéder au document à l’identique
sans objectif de préservation au delà de la
durée de vie du logiciel de GED dans
l’entreprise.
Doit apporter la preuve de la conservation de
l’intégrité des documents au moyen de traces
sécurisées de l’historique des opérations.
Permet de fournir un historique des
opérations sur les documents.
4-6 Les étapes de mise en place d’un système d’archivage électronique 17
La mise en place d’un SAE tout comme un projet nécessite en plus des moyens
humains, matériels, techniques, le respect d’un certains nombres d’étapes qu’on résume
comme suit :
16 http://www.archivesfactory.com/af/article.php?sid=33(25/05/2013)
17
MAISONNEUVE, Evelyne. Mise en œuvre d’un système d’archivage. Disponible sur :
< http://www.tikibuzz.fr/la-dematerialisation/mise-en-oeuvre-dun-systeme-darchivage/> (Consulté le 29/04/2013)
37
La définition du périmètre, des objectifs, et des enjeux : Ce premier volet
mène une réflexion à définir le périmètre du projet à savoir ; les départements,
les services ou les activités impactées, les objectifs ainsi que les considérations
humaines, financières et organisationnelles
Diagnostic : le diagnostic permet de bien connaître l’organisation existante
afin de concevoir une solution adéquate. Ce volet est réalisé sur le terrain
grâce à diverses techniques, à savoir les interviews, étude des flux
informationnels, identification des points faibles et des points forts, étude des
possibilités d’amélioration et de rationalisation des processus.
Information et sensibilisation des acteurs : il met l’accent sur l’information
et la sensibilisation des acteurs durant les différentes phases de projet.
Établissement du cahier de charges :
D ans ce volet, le CPS est le seul instrument qui détaille les caractéristiques
techniques et fonctionnelles associées à la mise en place d’un SAE dans le
contexte particulier de l’organisation concernée. Le cahier de charges et alors
diffusé auprès des fournisseurs et prestataires dans le domaine du SAE.
Étude des offres : Cette étape se base sur une analyse comparative de
différentes solutions, élaboration d’une grille de sélection afin de choisir la
solution la plus avantageuse.
La mise en place de la solution : elle se port sur l’installation des
composantes matérielles et logiciel de la solution retenue, l’intégration à
l’environnement existant puis une formation des gestionnaires et utilisateurs
afin de s’adapter avec la solution.
animation du SAE : Cela port sur l’animation du nouveau système et
incitation à son utilisation, motivation des utilisateurs à leur contribution au
contenu et une veille à l’adéquation entre les besoins de l’organisation et
l’exploitation du nouveau système.
Partie II : Analyse de l’existant, critique de
l’existant, diagnostic du besoin.
Chapitre 1 : Etude et analyse de l’existant :
L’étude de l’existant consiste à faire une analyse qualitative et quantitative du
fonctionnement actuel du système du fond réglementaire afin de déceler les obstacles qui
entravent sa bonne gestion et proposer des recommandations pertinentes pour résoudre ce
problème.
D’après l’entretien direct que nous avons fait avec le chef du service centre
documentaire, nous a pu constater que le fond réglementaire de l’office contenant les textes
adressés aux intermédiaires agréés se compose de quatre catégories :
38
Tableau 3: Les catégories du fond réglementaire et leurs nombres
Catégorie du fond réglementaire nombre
Circulaire 1745
Note 228
Instruction 22
Lettre 54
1-Le support de conservation
En ce qui concerne la nature de support dont les documents sont conservés :
Nous avons détecté que le fond est conservé manuellement sauf les lettres qui sont en
format numérique.
2- Le classement
Le classement a pour but la localisation immédiate, rapide et facile d’un document au
moment opportun.
Le classement des archives réglementaires de l’office des changes est un classement
numérique et par catégorie.
3 -Calendrier de conservation :
Le calendrier de conservation est un instrument archivistique, obtenu par consensus,
identifiant pour les documents les délais de leur conservation en tant qu’archives courantes ,
puis éventuellement en tant qu’archives intermédiaires , en vertu de prescriptions légales ,
pour des fins de preuve ou tout simplement pour des nécessités de gestion , et leur sort final
au terme de la période de pré -archivage , destruction, conservation en intégralité ,
conservation d’échantillons ou transfert sur d’autres supports .
Pour le cas de l’office des changes, les textes réglementaires sont à conserver toute la
vie et chaque loi garde son utilité en tant qu’archive courante jusqu’à l’apparition d’un
nouveau texte (mise à jour).
4 -Les ressources humaines
39
Les ressources humaines accordées à la gestion de la documentation au sein de
l’Office des Changes (O.C) sont caractérisées par un manque de personnel qualifié et
spécialisé dans la gestion documentaire et archivistique, ce qui représente un obstacle
entravant une bonne gestion de l’information documentaire et plus particulièrement la gestion
des archives réglementaires.
5- Les ressources matérielles
L’observation directe nous a permis d’identifier deux catégories de ressources :
Les meubles de conservation
Les textes réglementaires sont conservés dans un meuble composé des armoires en
métalliques.
le matériel de conditionnement
L’office des changes utilise trois sortes de matériels à savoir : les boites, les chemises
cartonnées et les cartons qui sont d’une utilité consistant au rangement des dossiers
volumineux.
6 -L’état des documents
L’observation directe du fond nous a permis de voir la situation réelle des documents,
ainsi, nous avons remarqué :
Une perte d’une masse importante des textes réglementaires adressés aux
intermédiaires agréés(TRAIA).
Une détérioration de la majorité de ces archives.
Un déclassement des documents.
Chapitre 2 : Critique de l’existant
1-Le classement
Le classement adopté est adéquat pour l’organisme, il a pour but de retrouver le
document immédiatement et rapidement. Le problème qui se pose c’est au niveau des
instructions, ils doivent avoir un sous classement parce que nous avons trouvé plusieurs
instructions qui portent le même numéro, mais, la date diffère d’une instruction à une autre.
Dans ce cas, le plan de classement doit prendre en considération un classement chronologique
(par date) pour les instructions portantes le même numéro afin d’éviter leur dispersion.
40
2- Tri et élimination
Le tri est considérée comme l’une des étapes primordiales en matière archivistique
afin de conserver l’essentiel et d’éviter la prolifération de l’information inutile. Il permet de
contrôler et maitriser l’augmentation du volume des archives dans les administrations.
Pour gérer leur espace, les administrations se trouvent dans l’obligation de créer des
mécanismes appropriés pour la sélection, le tri et l’élimination
Pour notre fond étudié, nous avons remarqué le maintien des doubles, mais aussi, des
documents qui n’appartiennent pas au fond des textes réglementaires destinés aux
intermédiaires agréés et qui doivent être conservés dans un autre endroit (le cas des notes de
service qui sont internes de l’organisme).
L’inexistence des opérations de triage et d’élimination a augmenté le volume du fond
de l’organisme, par conséquent un encombrement des boitiers et du local, ce qui rend difficile
le repérage des documents.
3- Absence d’un système d’archivage électronique
Un problème majeur pour la gestion des textes réglementaires est l’absence d’un
système d’archivage électronique, qui a engendré plusieurs problèmes en matière de gestion :
Difficulté d’accès aux textes réglementaires à cause de leur dispersion.
Lourdeur de recherche en cas de besoin.
Une perte d’une masse importante des documents
Détérioration de la plupart des textes.
Pour repérer à temps un document recherché et éviter la perte et la détérioration de
ces textes, il est indispensable voire nécessaire de disposer d’un système
d’archivage électronique.
Chapitre 3 : Diagnostic du besoin
D’après les réponses collectées à l’issue de l’interview que nous avons fait avec le
chef de service centre documentaire et les agents de l’organisme, nous avons dégagés les
besoins suivants :
Le Tri et l’élimination : Pour assurer une bonne gestion des archives
réglementaires papiers conservées, le service centre documentaire a besoin d’une
évaluation minutieuse et d’une épuration des dossiers afin de trier les pièces
constitutives des dossiers et d’éliminer les doubles, les brouillons et les pièces
inutiles.
La collecte de tous les textes manquants en fouillant dans les différents
départements et services.
Le reclassement et l’organisation du fond réglementaire.
Un classement chronologique pour les instructions portantes le même numéro
41
Un fort besoin orienté vers l’usage du document numérique et l’abandon de
l’usage du support papier pour protéger les textes de loi originaux contre toute
détérioration ou perte et assurer leur confidentialité et leur préservation. D’où
l’utilité d’un projet de numérisation et d’informatisation.
Une solution logicielle performante, conviviale, dont l’interface est ergonomique
et facile à utiliser afin de satisfaire l’ensemble des utilisateurs ayant des degrés
variés en matière de maitrise de l’outil informatique. En outre, cette application
devra permettre d’avoir :
Une meilleure gestion du fond étudié
Un accès facile : via le serveur de l’organisme et sans avoir à se déplacer
pour consulter les textes réglementaires.
Une description fine de l’ensemble des documents en se basant sur le
numéro du document, le titre, la date, et des mots clés décrivant le contenu.
Une segmentation des utilisateurs et groupes afin de déterminer les droits
d’accès et assurer l’authentification et la sécurité du contenu.
Une recherche rapide et avancée : à travers les niveaux de métadonnées
attribués aux documents lors de l’indexation
Des bonnes conditions de stockage et conservation en vue d’assurer la
traçabilité et la durabilité de l’information réglementaire.
Bref, l’organisme désire de mettre en place un système informatique capable d’éviter
tous les obstacles qui entravent la bonne gestion des textes de loi adressés aux
intermédiaires agréés.
Partie III : La mise en place de SAE
Chapitre 1 : Reconstitution du fond réglementaire
1-Tri et élimination
Durant notre stage, nous étions appeler à effectuer une opération de triage pour les
textes réglementaires déjà existants. De ce fait, nous avons éliminé les doubles et les
documents qui n’appartiennent pas aux textes réglementaires adressés aux intermédiaires
agréés afin de diminuer le volume et ne préserver que l’essentiel.
42
2-Collecte de l’information réglementaire
Après l’épuration des dossiers, nous avons constaté qu’il existe une perte d’une masse
de documents, donc, nous avons passé au fouillage des textes réglementaires manquants en
visitant différents services et départements pour rassembler ces textes.
3- Plan de classement
Concernant le classement, l’organisme dispose d’un classement adéquat : numérique
et par catégorie. De plus, il existe un sous classement thématique pour les lettres
Vu l’existence de plusieurs instructions qui portent un même numéro et des dates
différents, nous avons proposé de classer dans un ordre chronologique toutes les instructions
portantes le même numéro.
Ainsi, le plan de classification pour le fond réglementaire se présente comme suit :
Exemple de plan de classement pour le fond
réglementaire
Circulaires
Les Circulaires de 1- 400
Les Circulaires de 401-900
Les Circulaires de 901-1300
Les Circulaires de 1301-1614
Les Circulaires de 1614-1745
Instructions
Les Instructions n°1
Les Instructions n° 2
Les Instructions n°3
Les Instructions n°4
Les Instructions n°5
Les Instructions n° 6
Notes
Lettres
Assurance
Exportation de biens et services
Importation de biens et services
Investissements
Régime des comptes
Régime des règlements entre le Maroc et l’étranger
Transferts courants
Transport international
Voyages
43
Chapitre 2 : Etude comparative et proposition d’une solution
logicielle A l’heure actuelle, la dématérialisation des documents est devenue primordial pour la
bonne gestion et le choix d’un logiciel adapté aux besoins de l’organisme doit être basé sur
des critères bien spécifiques.
Suite aux besoins de chef de service centre documentaire et le personnel de
l’organisme, nous avons décidé d’utiliser une solution logicielle libre vu les contraintes
budgétaires qui ne permettent pas d’utiliser un logiciel propriétaire. Nous avons donc essayé
de sélectionner des logiciels open source ayant atteint un niveau de maturité qui rivalise celui
des logiciels propriétaires et qui répond aux fonctionnalités principales attendues par les
agents de service concerné. En effet, le marché de la GED offre une panoplie des solutions
qui nous met face à un défi de choix. Parmi les solutions proposées, nous avons sélectionné
trois logiciels qui sont les plus connus afin de pouvoir étudier les fonctionnalités de chaque
logiciel et d’établir une comparaison entre eux pour choisir le plus avantageux.
44
1-Présentation des possibilités des solutions
1-1Alfresco18
L’application Alfresco se présente aujourd’hui comme l’alternative open source de
référence pour la gestion de contenu , basée sur le langage JAVA et fondée par l’éditeur
anglais Alfresco en 2005 , utilisant les standards ouverts et basé sur la technologie J2EE. Il a
développé une architecture moderne qui utilise les derniers outils open source pour optimiser
les performances et la programmation orienté aspects facilitant ainsi la modularité et
l’adaptabilité de l’application.il permet de gérer les documents électroniques au sein d’une
entreprise et fournit des services de recherche et de catégorisation de contenu.
1-2Nuxeo19
Première plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) orienté services,
fondée en 2000 par Stéfane Fermigier.
Depuis sa création, Nuxeo concentre son énergie sur le développement de solutions de
gestion de contenu d’entreprise (ECM) innovantes et pragmatiques pour répondre à tous les
besoins de leurs utilisateurs, elle est open source et basée sur une architecture SOA et sur les
technologies JAVA EE. Elle permet d’appliquer des processus de rédaction, traitement,
conservation, publication, diffusion, etc., à même de gérer tout type de document (structuré,
bureautique, multimédia, etc. .).
De plus , toutes les fonctionnalités de l’ECM sont disponibles dans la plateforme
Nuxeo à savoir : la gestion électronique des documents, la collaboration , digital Asset
management ,le records management , la gestion de courrier , la gestion de contenu web ,
business process management , le workflow, le knowledge management , content delivery,
l’édition documentaire, l’archivage légal et la gestion de la conformité.
Nuxeo est une plateforme de gestion de contenu modulaire qui permet aux
développeurs de créer des applications métier pour gérer des types de contenus particuliers.
1-3Novaxel20
Novaxel est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier
papier peut être fédérés dans une seule et même base de donnée, qu’il soit d’origine
bureautique, papier, qu’ils viennent d’internet, ou qu’ils soient générés à partir d’une base de
donnée de production.
18
www.alfresco.com (consulté le 27 /04/2013)
19
http://www.nuxeo.com/(consulté le 27/04/2013)
20 http://www.novaxel.com/ (consulté le 27/04/2013)
45
La GED Novaxel permet de fédérer les collaborateurs autour d’un outil compact et
ergonomique qui regroupe les informations mises en commun. Elle permet ainsi d’organiser
dans un espace collaboratif unique et sécurisé tous les documents d’une entreprise ou d’une
organisation.
Les dossiers papiers dans Novaxel sont constitués dans la majorité des cas de la
manière suivante :
-ce que l’entreprise reçoit : courriers, fax, e-mails.
-ce que l’entreprise émet : documents de gestion (factures), documents de bureautique
(courriers, tableaux), documents techniques (plans, dessins), fax, emails.
2- Grille d’évaluation
Cette grille consiste à comparer trois logiciels : nuxeo, alfresco, novaxel. Vu les
besoins dégagés, cette comparaison sera basée sur deux types de critères principales :
Les critères techniques : englobent l’ensemble des indications informatiques à
savoir : installation, License, l’architecture, configuration d’interface, le
serveur d’application, le système d’exploitation, le navigateur …
Les critères fonctionnels :
Indexation : qui consiste à attacher des métadonnées aux documents.
Gestion des versions : qui permet à la fois de tracer les évolutions d’un
document et, par un système de réservation (le check-in/check-out), de
garantir qu’un utilisateur peut prendre la main sur un document et le
modifier dans la base documentaire sans qu’il n’y ait de modification
concurrente, simultanée.
Référentiel de classement : un référentiel de classement est avant tout
un ensemble structuré de mots clés ou d’expressions, on parle aussi de
vocabulaires métiers.
Moteur de recherche : présentent comme caractéristique principale de
pouvoir faire des recherches sur le contenu de la base documentaire.
Numérisation : il s’agit de la transformation d’un document sur un
support matériel en données électroniques.
Gestion des droits : dans la GED comme dans une majorité
d’applications susceptibles d’avoir une diversité d’usagers, la gestion
des droits demeure nécessaire.
Gestion du cycle de vie : la conservation, la préservation et la
sécurisation de l’information entrent de plus en plus dans des projets de
gestion documentaire, à mesure que les entreprises prennent conscience
de valeur des documents qu’elles brassent.
Import /export : l’import permet d’intégrer plusieurs documents et de
leur affecter des métadonnées en lot, cependant, l’export doit permettre
de restituer l’ensemble des documents sélectionnés ainsi que toutes les
méta-informations rattachées et relatives aux autorisations.
gestion des dossiers : l’ergonomie des solutions GED en matière de
gestion de dossier se rapproche de la logique des utilisateurs, ici, un
dossier n’est pas un simple répertoire, mais un ensemble de documents
liés par une finalité commune.
46
Gestion des emails : le processus d’archivage d’un mail ne peut être
totalement automatique, sous peine de voir stocker une multitude de
pourriels (spam) de messages sans intérêt voire de messages privées.
Donc, les solutions GED doivent proposer des processus de sélection
pour l’archivage des emails.
Tableau 4 : Comparaison technique des trois solutions open source
Nuxeo Alfresco Novaxel
Prix Open source/payant Open source/payant Open source/payant
Installation -Complexe à
configurer sur le
MAC OS
-Facile à configurer
sur Windows
-guide d’installation
en anglais
-Facile à configurer
-guide d’installation
en anglais
-évaluation en ligne
-facile à configurer
-guide d’installation en
français
Editeur Nuxeo Entreprise Alfresco Novaxel-store
License License LGPL License GNU/ LGPL License GNU/LGPL
Architecture une architecture
totalement modulaire
qui facilite le
développement, la
maintenance et la
réutilisation de
fonctionnalités
additionnelles.
Une architecture
extrêmement
personnalisable et
extensible.
une architecture
fonctionnelle et
technique de bon
niveau,
lui permettant de se
positionner sur des
GED de très
grandes organisations
Une architecture
fonctionnelle et très
facile à manipuler lui
permettant de réaliser
une gestion
électronique des
documents en toute
efficacité.
Compatibilité -Compatible avec de
nombreux formats de
scanner.
-Compatible avec de
nombreuses open
sources
-compatible avec de
nombreux formats de
scanner.
-Compatible avec de
nombreux OS,
serveurs
d’application et base
de données
(application JEE)
Compatible avec de
nombreux formats de
scanner (pas seulement
les modèles
bureautiques utilisés
habituellement par les
solutions d’OCR).
Compatible avec
d’autres logiciels
GED.
Langues Il couvre plusieurs
langues y compris le
français et l’anglais.
Français, Anglais,
Italien, Allemand et
Japonais.
Français.
Anglais.
Serveur
d’application.
Tomcat 6.0
JBoss 4.2.3.
-JBoss
· Apache Tomcat
· J2SE
Windows 2003
Windows 2008
Linux
Navigateur Firfox, internet
explorer.
Firfox, internet
explorer
Firfox, internet
explorer, Google
chrome.
47
Système
d’exploitation
Mac OS X
Lunix
Windows.
-Linux
-MacOs.
-Windows.
-Windows xp
-Vista
Base de données
-Oracle 10
-SQL Server 2005
-Postgres 8.3
-MySQL Server5
Toutes les bases de
données supportées
par Hibernante y
compris
-MY SQL.
-ORACLE.
Base de données SQL
Configuration de
l’interface
Dispose d’un éditeur
de thèmes puissant
permettant de
configurer d’une
façon interactive
l’aspect graphique de
l’outil .le système de
Plug in permet de
modifier l’application
à volonté.
-Une interface
modifiable par
configuration : les
menus et actions
disponibles, les
différents assistants,
la navigation et les
réglages par défaut
sont définis par
simple
configuration.
-la modification de
l’interface graphique
nécessite de modifier
les fichiers de l’outil.
L’interface est
modifiable par
configuration.
Tableau 5: Comparaison fonctionnelle des trois solutions open source
Nuxeo Alfresco Novaxel
Gestion des
supports
Permet de gérer
des documents
bureautiques
(PDF, MS
Office,
OpenOffice.org,
les e-mails et
leurs pièces
jointes, etc.
-Intégration avec
Microsoft Office.
-Alfresco permet de
créer
automatiquement
plusieurs formats de
documents, quel que
soit le contenu du
système.
-Permet de gérer
plusieurs formats de
documents :
Documents
papiers
numérisés
(PDF, TIFF...)
-Documents
bureautiques
(Word, Excel,
Power point,
Editions
informatiques
(type spool
d’impression.
Niveau de sécurité Permet
l'authentification par
le biais de :
-Annuaires locaux
-Niveaux de sécurité
ajustés en fonction
de la gestion des
utilisateurs, des
Novaxel garantit
l’authenticité et
l’originalité de tous les
documents émis ou
48
SQL ou LDAP, Active
Directory ou SQL
distants
SSO:L'authentification
adaptable à tout type
d'identification.
Le contrôle d'accès :
-basé sur les
permissions, qui
permet aux managers
de déléguer des
permissions à des
utilisateurs et des
groupes d'utilisateurs
sur un contenu
hiérarchique.
-Le contrôle d'accès
obligatoire, qui utilise
les politiques de
sécurité pour
accorder/refuser
l'accès au contenu en
se basant sur des
règles métiers.
groupes et des rôles.
- Contrôle d'accès au
contenu géré par
Alfresco.
reçus.
La protection des
documents peut se
faire par la signature
électronique (le code
attribué au document
pour assurer sa
sécurité.
Import-export -Dispose d’un module
qui réalise des
opérations d’import et
d’export de
documents et de
métadonnées, y
compris les droits. Ces
fonctions peuvent être
pilotées par une
interface en ligne de
commande le « Nuxeo
Shell ».
-Nuxeo permet
également de réaliser
la réplication
automatique de
contenus
entre plusieurs bases
Nuxeo et propose aux
utilisateurs d’exporter
une sélection de
documents en format
zip.
Import et export des
archives des espaces
du travail avec leurs
métadonnées. Ainsi
que les règles et les
droits au format
XML.
Dispose d’un module
qui réalise l’import et
l’export des
documents et leurs
métadonnées.
L’importation dans
Novaxel se fait de
manière simple
(document par
document) ou par lot
(compression d’un
document).
Indexation -Nuxeo indexe
l’ensemble de
documents en plein
Indexation
intelligente du
contenu
Indexe l’ensemble des
documents en plein
texte et en fonction de
49
texte et en fonction de
leurs métadonnées.
- les fonctionnalités de
recherche prennent en
compte les droits
d’accès des documents
à fin de garantir
l’intégrité de la base
documentaire.
leurs métadonnées.
Moteur de
recherche.
-La recherche se fait
grâce à un ensemble
de requêtes simples ou
complexes.
-la recherche avancée
permet d’effectuer la
recherche sur
plusieurs niveaux de
métadonnées
attribuées aux
documents.
-nuxeo supporte les
opérateurs booléens et
la recherche
lemmatique.
-permet une
recherche en texte
intégral sur la
majorité des
documents
bureautiques.
-La recherche
avancée est
combinée sur les
métadonnées, le
contenu, la
localisation, le type
de contenu, et
l’appartenance à une
ou plusieurs
catégories
Permet également une
recherche en plein
texte sur la majorité
les documents
bureautiques.
Permet également une
recherche simple à
partir de
l’arborescence.
Permet une recherche
avancée à travers
plusieurs critères.
Workflows -L’interface de nuxeo
permet de configurer
rapidement et sans
difficulté un
workflows, de
l’enregistrer et de le
réutiliser.
Nuxeo dispose d’un
outil très complet basé
sur un moteur de
workflows (jBPM).
L’implémentation de
base qui est proposée
est largement
paramétrable et
permet de réaliser des
workflows métiers de
Différent type.
-Documents des
espaces de travail
accessible via le
protocole Share
Point intégré à
Alfresco.
-Dispose d’un outil
très complet basé sur
un moteur de
workflows (JBPM)
.il est bien intégré à
l’application et
permet de réaliser
des workflows
documentaires ou
métiers.
-Workflows
basiques et avancé
selon les besoins.
La plateforme novaxel
permet d’améliorer
l’organisation avec des
workflows, des règles
de travail et de
validation.
Cycle de vie Gestion de cycle de
vie des contenus et de
la politique de
conservation des
contenus par le biais
-Alfresco propose de
gérer le cycle de vie
selon deux
approches. D'une
part, un module de
Permet de gérer le
cycle vie de document
par le biais des
fonctions standard :
plan de classement,
50
des fonctions
standard :
Plan de classement,
métadonnées et cycle
de vie des contenus.
Records
Management,
certifié DoD 5015-2,
qui permet
notamment de gérer
un plan de
classement
d’archivage. Et
d’autre part, un
module de gestion
du cycle de vie (ILM
– information life
cycle) dédié à la
gestion des supports
de stockage des
contenus en fonction
de leurs
caractéristiques,
notamment de
conservation. Or il
ne permet pas la
mise hors ligne des
contenus et
l’archivage légal.
métadonnées
Le référentiel de
classement.
-propose un système
de gestion de
référentiel puissant
(les vocabulaires) qui
permet de structurer
l’ensemble des
référentiels.
-propose un Plan de
classement
multidimensionnel.
Propose un système de
mots – clés organisé
dans un plan de
classement .ceci est
utilisé pour
l’indexation des
documents .la
navigation et dans les
moteurs de recherche
Propose un plan de
classement
hiérarchique et par
catégories.
Novaxel propose un
plan de classement
structuré et numérique
préalablement définie
de type :
Armoire. rayon.
Classeur. Dossier
Gestion des emails
-Dispose d’un module
qui permet de réaliser
du glisser-déposer
depuis Outlook
-le contenu mail et les
pièces jointes est
disponibles en
-Gère les emails via
simple glisser-
déposer depuis
Outlook .les
informations de base
(expéditeur,
destinataires, sujet)
Le contenu des mails
et des pièces jointes
est disponible en texte
intégral.
51
recherche texte
intégral.
-Permet de disposer de
répertoires qui
récupèrent
automatiquement les
mails d’un compte
désigné.
-Nuxeo propose
également un type de
dossier « courriel »
qu’il est possible de
lier à une boite.
sont extraites
comme
métadonnées.
-Le contenu du mail
et des pièces jointes
est disponible en
recherche texte
intégral.
Gestion des
dossiers
-Permet de gérer les
dossiers et apporte une
notion de section qui
autorise une
abstraction
supplémentaire,
transversale par
rapport à la
publication de
sélection des
documents.
-La vision par facette
permet de proposer
aux différents acteurs
des processus
d’entreprise des vues
distinctes.
-Permet de gérer les
dossiers en
combinant
répertoires,
métadonnées, règles
de gestion, et
fonctions d’audit.
-Edition des
documents à travers
Word
-stockage des
documents sous
forme de
bibliothèques,
accessibles via les
espaces de travail.
Permet de gérer tous
les dossiers quelque
soit la nature et
l’origine des
documents qui les
composent.
- Offre à tous les
utilisateurs un accès
multi-canal à leurs
dossiers de travail.
-la GED
d’organisation novaxel
permet une gestion
complète des dossiers
d’une entreprise ou
d’un service sous
forme numérique.
Gestion des droits. Une gestion fine des
droits des utilisateurs
et groupes.
-Une gestion fine
des droits des
utilisateurs -la
définition des droits
pour un dossier
donné peut être
déléguée à un
responsable.
Ne permet pas la
gestion des droits des
utilisateurs.
Gestion des
versions
-La gestion des
versions pour
suivre les
modifications du
document
réalisées par
différents
membres du
groupe
-La création et la
récupération de
-Alfresco proposent
des fonctions
avancées de
réservation et de
gestion de versions.
Ainsi que la
distinction entre
versions mineure et
majeure, les
commentaires de
version, voir la
Novaxel offre des
fonctions avancées de
gestion des versions.
52
versions (check-
in/check-out)
facilement et avec
un mécanisme de
verrouillage
réservation
automatique lors de
l'édition en ligne
d'un document.
Numérisation
-dispose des points
d’extension pour une
intégration avec des
solutions de
numérisation.
-la société nuxeo a
déjà intégré le support
de scanners dans des
solutions basées sur
CPS. Pour nuxeo EP,
ce type de
fonctionnalités ne fait
pas encore partie de
l’offre, cependant,
l’utilisation d’un client
lourd (basé sur eclipse
RCP) constitue un
atout pour bâtir une
chaine de
numérisation
homogène.
-s’interface avec
Kofax Ascent
Capture, solution
commerciale de
pilotage de scanner
et de reconnaissance
automatique du
contenu.
Novaxel dispose des
supports de scanners
bien avancés.
La numérisation se fait
via un scanner relié à
un poste.
Bref, les trois solutions (alfresco, nuxeo, novaxel) open source permettent la gestion
de tout type de support, une gestion complète des dossiers, ainsi qu’une gestion avancée des
versions en suivant les modifications apportés aux documents.
Les trois logiciels disposent des supports de scanner bien avancée pour la numérisation
et permettent ainsi d’indexer les documents en plein texte et en fonction de leurs
métadonnées, ce qui rend possible de les repérer en texte intégral ou bien à partir des
métadonnées déjà attribuées aux documents lors de l’indexation. De plus, ils permettent
d’importer ou d’exporter tout type de document.
Concernant le niveau de sécurité, les deux applications alfresco et nuxeo permettent la
sécurisation des documents à travers les actions permises aux utilisateurs et groupes, par
contre, novaxel ne dispose pas des fonctionnalités pour la gestion des droits des usagers, il
peut sécuriser des documents en leur attribuant une signature électronique.
53
Pour le référentiel de classement :
Alfresco propose un plan de classement hiérarchique et par catégorie
Nuxeo propose un système de référentiel puissant et un plan de classement
multidimensionnel.
Novaxel propose un plan de classement numérique.
3-Le choix de la solution logicielle
Dans le cadre de notre travail, et après la comparaison que nous avons faite entre trois
solutions (nuxeo, alfresco, novaxel), nous avons choisi la solution Nuxeo comme proposition
pour la mise en place d’un système d’archivage électronique.
Dans le monde de l’ECM, nuxeo reste le meilleur et le plus convivial pour répondre
aux besoins informationnels des utilisateurs et s’aligne sur les évolutions technologiques les
plus récentes. Sa nouvelle version « nuxeo plateforme 5.6 s’inscrit dans la stratégie de Nuxeo
de proposer une plateforme logicielle complète et accompagnée d’outils de développement
pour créer des applications métier dans le domaine de la gestion de contenu et d’information.
Cette toute nouvelle version permet par ailleurs de creuser l’écart avec les offres concurrentes
en outillant les clients tout au long du cycle de vie de leur application, depuis sa conception et
son développement jusqu’à son déploiement et sa mise en production.
En plus qu’il est open source, ce dernier présente grande simplicité au niveau du son
fonctionnement, mais ce qui nous a motivées le plus dans le choix étant les caractéristiques
que nuxeo offre et les avantages qu’il présente par rapport aux autres logiciels en matière :
D’architecture : architecture innovante, basée sur des composants, lui
apporte une modularité et une extensibilité qui rendent possible pour les
organisations de ne déployer que les fonctionnalités nécessaires à leurs
applications de gestion de contenu.
En termes d’ergonomie, c’est Nuxeo qui remporte la palme. L’interface est
enrichie de fonctions en AJAX, qui permettent par exemple de déplacer un
document d’une catégorie à une autre par glisser-déposer, ou bien
d’envoyer des documents directement à partir de votre ordinateur vers
Nuxeo , ce qui n’est pas le cas pour alfresco qui nécessitent la
multiplication des clics pour faire la moindre des choses ( handicaps dans la
phase de remplissage ) , donc , il offre à ses utilisateurs une interface très
simple et conviviale .
La recherche : les tags dans Nuxeo sont accessibles, on peut les ajouter
facilement pour faire la recherche d’un document, ce qui est caché dans
alfresco, de plus l’usager peut chercher un document en utilisant des
opérateurs boulées ou la recherche lemmatique.
la gestion des sauvegardes : Nuxeo étant par défaut entièrement inclus dans
un répertoire unique, il n’y a que deux choses importantes à sauvegarder
pour que l’application puisse repartir rapidement en cas de désastre : le
répertoire de l’application, et la base de données. Au contraire, Alfresco et
novaxel sont fragmentés, et nécessitent un peu plus de préparation pour
gérer les sauvegardes.
L’archivage légal : nuxeo permet l’archivage légal, ce qui n’est pas le cas
pour alfresco.
54
Nuxeo reste une solution très intéressante, ses points faibles ne sont pas si
dramatiques par rapport aux autres logiciels.
Chapitre 3 : Implantation de SAE
Pour la mise en place d’un système d’archivage électronique, nous avons effectué
plusieurs étapes en passant premièrement par la dématérialisation de l’ensemble des textes
réglementaires désignés par notre tuteur de stage, ensuite, vient l’étape de l’installation, la
création des utilisateurs et groupes et enfin l’exploitation de la plateforme.
1-La dématérialisation :
C’est l’étape cruciale de toute mise en œuvre d’un système d’archivage électronique
en transformant le papier en numérique. Dans le cas de notre projet, nous avons opté pour la
numérisation des textes réglementaires en utilisant un numériseur Fujitsu - 6240 qui
comprend les caractéristiques suivantes :
Grande vitesse
60 pages /minute/120 images /minute en noir et blanc avec une
résolution de 200 dpi.
40pages /minute/80images/minute en couleur avec une résolution de
200 dpi.
Chargeur automatique de documents et numérisation à plat.
Système d’entrainement du papier d’une technologie supérieure et
avancée.
Résolution optique allant jusqu’à 600 dpi
Duplex
Détection automatique du format du papier /découpe au format du
document
Arrière –plan noir et blanc de la numérisation (également disponible en
option pour le module de numérisation à plat).
Détection des doublons par ultrasons.
Chargeur automatique de documents de 50 pages.
Version scandAll pro.
Adobe acrobat standard 8.0
VRS Professional Pro Interfaces : SCSI / USB 2.0
2-Configuration de nuxeo :
Cette étape va porter sur l’installation du logiciel, son lancement et la gestion des
droits des utilisateurs concernés par la manipulation de l’information réglementaire en
accordant à chacun ses actions permises dans l’application.
55
2-1 L’installation et lancement de nuxeo :
L’installation est la première étape de l’exécution de chaque logiciel. Pour nuxeo, son
installation est simple, il nécessite seulement l’installation de JAVA EE puis il suffit de
cliquer sur suivant jusqu’à la fin de l’installation. Les captures d’écrans qui se trouvent dans
les annexes vont bien détailler cette étape.
Capture 1: page d'authentification
L’interface de nuxeo :
Les espaces disponibles dans la plateforme nuxeo sont :
L'onglet Home est l'endroit où l'utilisateur peut trouver toutes les informations
concernant : son tableau de bord pour accéder rapidement aux documents,
personnalisable avec des gadgets internes et externes, la synthèse de ses
Abonnements aux notifications, son profil, etc.
56
L'onglet document management est l'onglet principal. Il s'agit de l'endroit où se
déroulera la majeure partie de l'activité de l'utilisateur au sein de Nuxeo car c'est là où
les utilisateurs pourront travailler sur les documents et parcourir ses domaines, espaces
de travail, sections...
Les administrateurs disposent de deux onglets supplémentaires :
L’onglet Admin Center, depuis lequel ils peuvent gérer l'application
L’onglet Studio, offrant un accès à Nuxeo Studio, l'environnement de personnalisation
et de configuration en ligne.
2-2-La gestion des utilisateurs et des groupes
La gestion des utilisateurs nécessite avant tout une détermination des services
,départements et employés concernés et intéressés par les textes réglementaires afin de
pouvoir donner à chacun son droit d’accès et ses actions permisses sur les documents , en
effet ,certains utilisateurs seront alors uniquement autorisés à consulter les documents
(lecteur ) , tandis que d'autres pourront modifier leurs contenus et les contenus des autres (
Collaborateur ), une autre catégorie ne peut modifier que son contenu ( contributeur ) et une
dernière catégorie chargé de créer des utilisateurs , de leur donner des droits d’accès et de
gérer tout le système (administrateur ) .
Capture 2 : création des utilisateurs
Dans notre cas, Nous avons opté pour la création de tous les utilisateurs concernés par la
gestion des textes réglementaires au sein de l’office des changes.
Capture 3: création des groupes
57
Pour simplifier la gestion des droits d'accès, on peut créer des groupes d’utilisateur.
Au lieu d'accorder (ou refuser) les droits d'accès aux utilisateurs individuellement en répétant
de nombreuses fois la même procédure, on peut appliquer le même droit à plusieurs
utilisateurs en une seule manipulation grâce à la notion de groupe.
Dans le cas de l’office des changes, tous les usagers du service centre documentaire
ont le même droit (administration), donc, nous avons regroupé tous ces utilisateurs en un seul
groupe.
Capture 4:accorder des droits d'accès à un utilisateur ou un groupe
Après la création des utilisateurs et groupes, il est nécessaire d’accorder à chaque
utilisateur son droit d’accès ou l’action qu’elle peut effectuer au sein de la plateforme.
58
3- L’exploitation de nuxeo
Cette étape va être consacrée à l’importation du contenu et par conséquent à son
indexation en vue de faciliter l’accès et la recherche aux personnels de l’office des changes
3-1Alimentation de nuxeo
Ceci consiste à enrichir le "Site Système d’Archivage électronique" avec les dossiers
réglementaires déjà dématérialisés. Pour ce faire, les documents doivent suivre une
arborescence selon un plan de classement donnée.
Capture 5 : création de l'espace de travail
Les espaces de travail sont créés dans l'espace racine, Workspaces, directement à la
racine ou dans des sous-espaces de travail.
Dans le cas de notre projet, l’espace de travail porte sur tous les textes réglementaires
adressés aux intermédiaires agréés.
Capture 6 : création des dossiers
59
Concernant la création des dossiers, notre fond réglementaire porte sur quatre
dossiers qui doivent être crée dans l’espace de travail
Les instructions
Les circulaires
Les lettres
Les notes
Capture 7 : arborescence des dossiers
L’arborescence présente les dossiers par catégories des textes réglementaires.
Capture 8 : importation des fichiers
60
Après la création des dossiers, nous avons importé les pièces constitutives de chaque dossier
pour alimenter la plateforme.
3-2 Indexation
L’indexation consiste à décrire le document afin de le repérer facilement au moment de la
recherche.
Capture 9 : description des pièces jointes aux dossiers
61
La description de chaque pièce jointe nécessite le remplissage du formulaire avec les
métadonnées indiquées par l’organisme : le titre, la date, le numéro, ainsi que des mots clés
bien déterminés qui indexent mieux chaque texte réglementaire.
Capture 10 : l'ajout des tags
Les tags sont des mots-clés que les utilisateurs disposant des droits de lecture
peuvent les ajouter aux documents pour les décrire, contrairement aux sujets dans les
métadonnées du document, mais l’usager ne doit pas choisir les tags dans une liste restreinte.
Il est libre de choisir et d'appliquer les mots-clés qui décrivent le mieux le document.
Cependant, lors de la saisie de ces derniers, des tags sont proposés. L'objectif est d'utiliser les
mêmes tags que les autres utilisateurs et d'obtenir ainsi un marquage cohérent des documents.
De plus, le chercheur peut utiliser le nuage de tags pour trouver l’ensemble des
documents comportant le même tag.
Capture 11: recherche simple
62
La recherche simple est accessible depuis n'importe quelle page de l’application. À
tout moment, l’usager peut rechercher un document en saisissant des mots-clés dans la zone
de recherche située en haut à droite de la page.
La recherche simple est une recherche plein-texte qui utilise la lemmatisation. La
recherche lemmatique à son rôle permet à l’usager d'obtenir tous les documents contenant
les mots qui ont la même racine que le terme que le chercheur a saisi dans le champ « Mots-
clés ».
Le moteur de recherche de l'application utilise des opérateurs booléens, ce qui permet
d’associer des mots-clés.
Dans le module Document Management, la recherche simple est en réalité une
recherche par filtres sur des mots clés. L'onglet de la recherche par filtres est
automatiquement sélectionné pour permettre d'affiner la recherche, puis de la sauvegarder.
Cependant, dans le cas de notre projet, nous avons procédé à la numérisation de tous
les documents, donc, la recherche en texte intégral est désormais impossible parce que tous
les textes sont devenus comme des images après le scannage et on ne peut pas les retrouver
sans indiquer les métadonnées déjà attribués aux documents au moment de la description.
Capture 12 : recherche avancée
63
La recherche avancée permet à l’utilisateur de rechercher un document en utilisant des
critères plus précis.
Selon l’analyse de l’interview et les besoins de l’organisme, nos critères de recherche
seront les éléments suivants :
Le numéro de document
La date
Le titre.
Les mots clés attribués aux documents lors de l’indexation.
Conclusion
En définitive, nous souhaitons que notre proposition logicielle permette de satisfaire
les besoins informationnels des usagers de l’organisme, et que le repérage soit facile à travers
les métadonnées dont nous avons indexés le contenu.
Ainsi, nous serons très satisfaits si cet outil informatisé va pouvoir surmonter tous les
problèmes rencontrés en matière de gestion, et conservation de la documentation
réglementaire adressés aux intermédiaires agréés.
Conclusion générale
64
Dès lors que les éléments concernés dans le cadre de la dématérialisation présentent
une valeur juridique, une utilité pour la bonne gestion à long terme ou encore un intérêt
historique, il ya nécessité d’archiver .En particulier, seul un archivage électronique sécurisé
permettra au juge d’apprécier la valeur juridique du document présenté, la conservation
réalisée devant répondre aux exigences légales ou jurisprudentielles.
Dans ce contexte, les administrations et les entreprises marocaines sont devenues de
plus en plus intéressés par l’informatisation en vue d’assurer l’intégrité, la valorisation, la
recherche rapide et la confidentialité de leurs documents.
Vue les problèmes rencontrés lors de la gestion des textes réglementaires au sein de
l’office des changes, la mise en place d’un système d’archivage électronique pour ce fond
s’avère importante voire une nécessité urgente pour permettre aux concernés un accès facile à
l’information, et garantir la protection de ces documents contre toute perte ou dégradation.
Un tel projet, malgré l’insuffisance du temps et malgré l’effort énorme qu’il
demandait, nous considérons qu’il vaut vraiment la peine, pour se convertir peu à peu vers
une société de l’information par excellence. Une société qui donne aux archives
réglementaires la valeur qu’elles méritent.
En somme, il serait opportun de signaler que notre étude a été d’une grande utilité
pour les responsables et les agents de l’organisme, ainsi il a pu aboutir à des résultats
satisfaisants et atteindre les objectifs fixés à l’avance.
Bibliographie et webographie
65
Monographies
NOUGARET, Christine. Les instruments de recherche dans les archives .paris :
direction des archives de France, 1999. (259 p.) .2-911601-13-0
DHERENT, Catherine .les archives électroniques : Manuel pratique .paris : direction
des archives de France ,2002. (103 p.).2-911601-33-5.
La gestion d’un centre d’archives : Mélange en l’honneur de Robert Garon. Gestion de
l'information. Presses de l'Université du Québec, 2005.339 p. ISBN 9782760511880
FONDIN, Hubert .le traitement numérique des documents. paris : Editions
HERMES ,1998. (382p.). 2-86601-689-0.
Archives nationales du Québec .Normes et procédures archivistiques des archives
nationales du Québec. Québec : publications du Québec, 1996.p.154
Travaux académiques
SABOR, Asmaa. Implantation d’un système GED au sein de la TGR. Cycle normal :
Ecole des Sciences de l’Information. Rabat, 2009. Nbre page
AOTAIB, Mohamed. Conception et mise en place d’un système de gestion
informatisée des projets et ouvrages patrimoines de l’Agence Nationale des Ports.
Cycle normal : Ecole des Sciences de l’Information. Rabat, 2010. Nbre page
DRISSI, Adnane. Conception, réalisation et la mise en place d’un système de gestion
des archives avec une plateforme GED complète, multipiste, normalisée selon ISAD et
mise en réseau pour le compte de la Direction du patrimoine Immobilier Zone Nord-
Zone Sud de Barid Al Maghreb. Cycle normal : Ecole des Sciences de l’Information.
Rabat, 2008. Nbre page
KARSI, Mohammed. La mise en place d’un système de GED à l’aide d’un logiciel
libre pour le fonds réglementaire et juridique .cycle normal : école des sciences de
l’information .rabat,2007/2008.137 p.
BAKKALI, safae. Conception et mise en place d’un système de gestion électronique
des publications à l’aide d’un logiciel libre : cas de la direction de l’aménagement du
territoire .cycle normal : école des sciences de l’information .rabat, 2009-2010.110 p.
EL KHAOUA, Driss. Conception d’un système de gestion électronique des documents
d’archives de l’agence urbaine de Meknès .cycle normal : école des sciences de
l’information .rabat ,2010-2011.69p.
66
EL KADRI, Mohammed. Elaboration d’un système de gestion des archives de la
conservation foncière : le cas de la conservation foncière de Hay Ryad. cycle normal :
Ecole des sciences de l’information .rabat.2006.86 p.
ELMAZIANE, Abdellah .Projet de conception d’un système de gestion des archives
au sein de l’association des traducteurs agréés près les juridictions. Cycle normal :
Ecole des sciences de l’information .rabat.2010.110 p.
Articles de périodiques
FOULONNEAU, Muriel. Recherche et numérisation du patrimoine en Europe.
Document numérique : numérisation et patrimoine, 2003, vol.7, n°3-4
JOUVE, David. Archivage des documents réglementaires maîtrise d’une matière
première spécifique. Document numérique : l’archivage, 2000, vol.4, n° 3-4, p. 78-102
GOGNUN ARGUIN, Louise. Les archives des organisations : de la gestion à la
mémoire. Document Numérique : L’archivage, 2000, vol.4, n°3-4, p.315- 329
COUTURE, C.Rousseau, JY. La législation archivistique : problématique et état de la
question .in archives .vol, 21 n° 4, 1990, P.232
Webographie
http://www.techno-science.net/?onglet=glossaire&definition=321.%20 (consulté le 14
avril 2013)
Archivistes Experts. «Système d’archivage électronique (SAE) des exigences et des
spécifications qui tiennent compte d’un environnement [GED-SAE(PAE)-PGA] » [en
ligne]. Disponible sur :
< http://www.archivistes-experts.fr/systeme_archivage_electronique.pdf> (consulté le
20 avril2013)
http://student.ulb.ac.be/~crectem/etapes_3.html (consulté le 1 /05/2013)
http://www.digitalisierung.ethz.ch/kosten_f.html(consulté le 28 avril)
http://www.fntc.org/component/option,com_remository/Itemid,19/func,startdown/id,2
06/ (consulté le 3/05/2013)
http://www.andese.org/Nadia-Antonin/les-enjeux-de-larchivage-electronique.html
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http://www.systemic.fr/wp-content/uploads/2011/07/livret_blanc.pdf(consulté le
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67
http://gestion-de-documents.net/les-differentes-etapes-de-la-ged(consulté
le12/05/2013)
http://www.archivesfactory.com/af/article.php?sid=33 (consulté le 25/05/2013)
MAISONNEUVE, Evelyne. Mise en œuvre d’un système d’archivage. Disponible sur
:
< http://www.tikibuzz.fr/la-dematerialisation/mise-en-oeuvre-dun-systeme-
darchivage/> (Consulté le 29/04/2013)
www.alfresco.com (consulté le 27 /04/2013)
http://www.nuxeo.com/ (consulté le 27/04/2013)
http://www.novaxel.com (consulté le 27/04/2013)
https://www.google.com/search?hl=fr&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1252
&bih=572&q=les étapes+de+la+ged (30/04/2013)
Annexes
Annexes n ° 1 : guide d’interview
Comportements informationnels
68
Quelle est la place qu’occupe l’information réglementaire par rapport aux
autres informations dans le cadre de l’exercice de vos fonctions ?
Quels sont les utilisateurs de ces documents ? Et Quel est leur fréquence
d’utilisation?
Ces documents sont-ils confidentiels ?
Utilisez-vous une norme de conservation et de classement des documents ?
Vous arrive- à- perdre des documents ? Si oui, comment vous solutionner ce
problème
Recherche et accès aux documents
Comment procédez-vous pour rechercher les documents dont vous avez besoin
Rencontrez –vous des problèmes à cause de l’absence d’une application qui
garde la traçabilité des textes de loi malgré leurs modifications ou leur
substitution par d’autres textes ?
Arrivez-vous à trouver les documents que vous cherchez ? Quels problèmes
rencontrez-vous lors de la recherche ?
Préférez-vous utilisez des documents électroniques au lieu des documents
papiers?
Pensez-vous qu’il serait intéressant d’implanter un outil facilitant la recherche
et permettant une consultation sur poste?
Attentes des employer du nouveau système
Dans le cadre de notre recherche, nous proposons de mettre en place un
système d’archivage électronique pour les textes réglementaires de votre
organisme. Avez-vous des attentes et des suggestions concernant ce projet ?
Quels sont les critères de recherche que vous désirez avoir dans le nouveau
système ?
Avez-vous besoin pour l’accès à vos documents de référentiel de classement
sur les rayonnages, résumé du contenu, texte intégral
69
Annexe n° : organigramme de l’office des changes
70
Annexe n°3 : guide d’installation de nuxeo
Guide d’installation de logiciel Nuxeo plateforme 5.6
Premier étape : Configuration matérielles et logiciels :
Télécharger et installer java 6 ou 7
RAM: 2 GB, c’est le minimum requis pour l'utilisation de Nuxeo
CPU: Intel Core 2
Stockage (disque) de l'espace: l'installation minimale de Nuxeo, avec le
serveur libs requis entre 200 Mo et 280 Mo sur un système de fichiers
les navigateurs requièrent :
IE 7 et plus
Firefox 3.5 et plus
Google Chrome 3 et plus
Safari 4 et plus
Deuxième étape :
Téléchargement du Nuxeo 5.6
Le logiciel est téléchargé via la plateforme du Nuxeo, en choisissant la catégorie Windows 7
Troisième étape : Installation du Nuxeo 5.6
Pendant l’installation il est conseillé de suivre l’instruction donnée par la boite
du dialogue puis on clique sur suivant pour continuer.
71
L’image qui suite démontre le choix des utilisateurs, on doit choisir pour tous les utilisateurs
de l’organisme.
L’image suivante démontre le choix d’un dossier dans le Menu Démarrer pour les raccourcis
du programme, on va choisir le dossier Nuxeo et continuer avec l’installation.
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L’étape présente porte sur le téléchargement et l’installation du LibreOffice nécessaire pour
la prévisualisation et la conversion des documents.
73
Cette étape est le plus long.
L’image suivante démontre la fin de l’installation du Nuxeo 5.6 sur l’ordinateur, à cette étape
on ferme la boite de dialogue pour faire quitter le programme d’installation avant de démarrer
le programme Nuxeo.
![Index Editions Textes Patr I Textes[1]](https://img.pdfslide.fr/doc/110x75/5695d0211a28ab9b02911aa0/index-editions-textes-patr-i-textes1.jpg)
