Formation Question Point

Poitiers – 9 décembre 2009

ubib.frFormation QuestionPoint

2

Formation QuestionPoint

Administrer son pétale

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Mon Questionpoint

4

Formation QuestionPointNaviguer DANS QP

Naviguer HORS de QP(blog, aides, tutoriels

presque tous en anglais)

5


Menu Mes questions : Tableau de bord des questions

du bibliothécaire (Nouvelle, Actives)

Menu Listes de questions : Tableau de bord des questions

du pétale (Nouvelle, Non assignée,actives)

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Menu Liens rapides / Référence- rechercher une question par n°

- Ouvrir la fenêtre de chat- Voir le formulaire chat utilisateur- Rechercher dans les questions

archivées

7


Menu Liens rapides / Base deconnaissances (KB):

- rechercher une question dans la KB- rechercher une question dans la KB

par la recherche avancée

8


Menu Liens rapides / Profil:- Afficher le profil du pétale

- Rapport et statistiques (lien brisé)- Rechercher dans les profils des

membres QP

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Menu Liens rapides / Administration :- accéder à la page Administration

du pétale(accessible uniquement au

responsable de pétale)

10

Formation QuestionPointAccès rapide aux différents menus de la partie gauche :

11


Annonces pour les participants :- du service QP : mise à jour, interruption- du groupe d'établissement (=ubib.fr) :

fermeture du service, etc.- de l'établissement (=pétale)

12


Onglets (change en fonction du menu) :- réinitialiser son mot de passe- Paramétrer son compte QP

(Nom, mail, Time out)

13


Administration

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Onglets Administration :- créer un nouveau compte

sur votre pétale- réinitialiser/envoyer les mots de passe des bibliothécaires

inscrits sur le pétale- paramétrer le pétale (mail du pétale, etc.)

- paramétrer le formulaire mail- paramétrer le questionnaire

- changer l'annonce de la paged'accueil

15

Créer un nouveau compte ubib :- indiquer le Prénom, nom

- Entrer l'adresse mail- Entrer le pseudonyme sous la forme

Prénom Nom, ubib.fr (le pseudo apparaît durant la séance de chat)

Privilèges de compte :- Profil : Afficher le profil sauf responsable de pétale Modifier le profil

- Service de référence : Personnel de référence sauf responsable de pétale Administrateur pour la référence

- BdC locale : Ajouter/soumettre sauf responsable de pétale Modifier/supprimer

- BdC globale : Consulter sauf responsable de pétale Ajouter/Soumettre

16

Afficher, modifier et supprimer les comptes à partir de l'onglet

Afficher/mettre à jour les comptes

17

Renvoyer le mot de passe par courriel : sélectionner la personne dans l'un des

trois menus déroulants et cliquer sur le bouton correspondant au menu : Code d'utilisateur / Nom / Adresse électronique

Les 3 menus correspondent à des tris différents, les 3 boutons envoient le même mail.

18

Restaurer le mot de passe par courriel : sélectionner la personne dans l'un des

trois menus déroulants et cliquer sur le bouton correspondant au menu : Code d'utilisateur / Nom / Adresse électronique

Le mot de passe est effacé et un nouveau (mail du participant) est envoyé par mail

19

Paramétrer l'adresse mail du pétale : - envoi d'une réponse

- format du mail- adresse personnalisée

20

Recevoir un avis sur la liste lorsqu'une questionest postée sur le pétale

21

Rédiger une annonce qui apparaîtra sous Annonce de l'établissement sur la paged'accueil (Mon QuestionPoint)

22


Service de référence

23

L'onglet Questions regroupe toutes les questions du pétale. Les sous-onglets affichent les questions

selon leur statut :

Actives : Questions du pétale avec le statut Nouveau, En attente ou Traité

Nouvelle : Questions du pétale avec le statut Nouveau

En attente : Questions du pétale avec le statut En attente

Acheminée (Referred questions) : Question du pétale qui implique un autre pétale ou un expert du domaine et avec le statut Nouveau, En attente

ou Traité. Cette liste est généralement utilisée par les pétales qui utilisent le service par mail. Ils s'en servent pour gérer les question acheminées par un autre pétale ou un expert du domaine.

Traité : Questions du pétale avec le statut Traité

Fermé : Questions du pétale avec le statut Fermé

Liste complète : Questions du pétale avec le statut Nouveau, En attente, Traité et Fermé

24

Pour l'onglet Mes questions même fonctionnementque l'onglet Questions. S'applique aux questions

assignées spécifiquement au répondant.

25

Ajouter « manuellement » une nouvelle question

dans le pétale

26

Ajouter les coordonnées d'experts (ou Partenaires decourriel). Ils pourront être sollicités pour la rédaction

d'une réponse ou un complément d'information.Le carnet d'adresses est disponible dans l'interface

Questions ou Mes Questions lors de la rédaction d'une réponse (Acheminer à / Partenaire de courriel)

27

Ajouter un script (message automatique) disponiblepour l'ensemble du pétale : message de bienvenue,

formule de politesse, etc.

28

Ajouter une URL disponible pour l'ensembledu pétale (adresse des OPAC, des sites web,

de ressources électroniques, etc.)

29

Chercher une question dans lesQuestions archivées

30

Rechercher les question d'un répondant particulier dans les questions archivées

31


Répondre à une question par mail

32


Du côté de l'usager

33

L'usager sélectionne un pétale et pose sa question via le formulaire

34

Une fois la question soumise, QuestionPointaffiche un écran de confirmation

35

L'usager reçoit le mail de confirmationsous cette forme.

36


Du côté de l'administrateur

de pétale

37

La question apparaît dans l'ongletQuestions/Nouvelles questions.Le ? indique qu'elle n'est pas

assignée (mention – Non assignée – )

38

La question est envoyée sur la liste de diffusion du pétale

39

Cliquer sur l'intitulé de la questionpour l'ouvrir

Info 1 sur la question :Statut, assignation,

date de réception (pourcontrôle qualité) Info 2 sur la question :

Université, sources consultées, etc.

40

Assigner la question

Sélectionner un nom dans le menu déroulant et cliquer sur la flèche

41

L'avis d'assignation est envoyée par mail

42


Du côté du répondant

43

La question apparaît dans l'onglet Mes questions avec la mention

de l'assignation

44Rédiger et envoyer une réponse, une demande de précision, un message

Refuser l'assignation de la question

Ajouter un note à la question (visible uniquement sur QP)

Ajouter des codes (visible uniquement sur QP)

Modifier le mail de l'usager

45

Modifier le mail de l'usager si celui-ci contient une erreur

(fréquent)

46

Ajouter des codes (4 maximum) pour décrire le contenu et/ou le traitement de la question

47

Ajouter une note à la question. Elle n'apparaîtra que sur QP.

Destinée aux autres bibliothécaires du pétale.

48

La note apparaît dans l'historique de la question

49

Envoyer : une réponse à la question,une demande de précision, un

message à l'usager

Enregistrer le brouillon : très important car risque de perte de la réponse à cause du time-out

Ajouter des scripts à la réponse : les vôtres, ceux du pétale,

ceux du service

50

Demande de précision :Rédiger le texte dans la fenêtre

puis cliquer sur Demande de précision

51

Votre message apparaîtdans l'historique de la question.

Le statut de la questionpasse de Nouveau à

En attente

52

L'usager reçoit un mail avec la demande de précision et peut y

répondre par un retour de mail

53

La réponse de l'usager apparaîtdans l'historique de la question

54

Envoyer un message fonctionnecomme Demande de précision :Rédiger le message et cliquer

sur Envoyer un message.

Le message est envoyé par mail. Il s'affiche dans l'historique de la question.

Le statut de la question n'est pas modifié.

55

Demander de l'aide à une personne extérieure à QP :

cliquer sur le menu déroulantAcheminer à et sélectionner

Partenaire de courriel puis cliquersur la flèche

56

Choisir un partenaire dans le menu déroulantet cliquer sur la flèche pour entrer le mail

correspondant.

Entrer le texte du mail à envoyer

57

Le mailsera accompagnéde l'historique de

la question

58

Le statut indique l'acheminementà un partenaire de courriel

59

Une fois tous les élémentsrecueillis, rédiger la réponse

et cliquer sur Envoyer la réponse

60

Les codes descriptifs ajoutésapparaissent dans la zone d'info

de la question

La réponse apparaît dans l'historique de la question

Le statut de la questionpasse de Nouveau ou

En attente à Traitée

61

Il n'y a plus de questions assignées non traitées

pour ce répondant

Le statut passe à Fermée.La question apparaîtra dans la

liste des question fermées

Une fois la question traitée, penser à

la fermer.Cliquer sur le

menu déroulant Mettre dans

Choisir FermerCliquer sur la flèche

62


Assurer une session de chat

63


Du côté de l'usagervia le qwidget

64

L'usager pose sa questionvia le qwidget sur le site

ubib.fr

65

Une fois la première question posée, l'usager

accède à différentes fonctionnalités

66

En cliquant sur l'enveloppe, l'usager peut entrer son mailafin d'obtenir la transcription

intégrale du chat (à conseiller durant la session).Fonctionnalité proposée à la

fermeture de la session

67

En cliquant sur l'icône de fenêtrage, le qwidget devientune fenêtre redimensionnable,

repositionnable et indépendante

de la page web

68


Du côté de l'usager

via le chat interactif

69

L'usager pose sa questionvia le chat interactif

et entre, s'il le souhaite, son nom et son mail

70

L'usager suivra laconversation sur la

cadre gauche

En cliquant sur Préférences, l'usager peut paramétrer le chat

71

L'usager peut paramétrer le chat : signal sonore, couleur

et taille des polices.

72


Du côté du répondant

73

Accéder au chat par le menu déroulant ou le menu gauche

74

Cocher la file d'attente RUOApuis cliquer sur Enregistrer

75

L'interface de chat s'ouvre dans une nouvelle fenêtre

du navigateur

Le time-out de votre sessionQP est désactivé tant que

la fenêtre de chat est ouverte

Gérer les sessions de chat

Voir lesbibliothécaires

connectés

Paramétrerl'interface de chat

76

Rechercher dans les questions archivéesParamétrer l'interface de chat et les alertes

visuelles et sonores

77

Voir les répondants actuellement connectés sur l'onglet Bibliothécaires

78

Échanger avec un collègue de chat

1) Cliquer sur MI(Messagerie Instantanée)

2) Sélectionner votreinterlocuteur

3) Discuter par Chat

4) une fois la discussion terminée, cliquer sur Fermer session de MI

79

Lorsqu'un usager ouvre une session de chat,un signal sonore retentit et un pop-up

s'ouvre dans la fenêtre de chat

80

Les nouvelles sessions en attentede réponse apparaissent dans

l'onglet Nouvelles

Cliquer sur la session pour y répondre

La colonne Heure indique la duréede la session en seconde.

81

Informations techniquessur la session sélectionnée :site de connexion, navigateur

utilisé, etc.

82

L'usager reçoit un messagelorsqu'un bibliothécaire

s'est connecté à sa session

83

Insérer des messagesautomatiques à partir de

l'onglet Scripts.

Sélectionner le message,cliquer sur la flèche

puis sur Envoyer

84

Insérer des URL automatiquement à partir

de l'onglet Scripts.

Sélectionner l'URL,puis sur Envoyer

85

Dans le chat interactif,l'envoi d'une URL

affiche le site dans le cadre de droite

On parle de Pushing

86

Ajouter une note à usage interne à

partir de l'onglet Notes (invisible pour l'usager).

87

TRES IMPORTANT Au moment de fermer la session,

renseigner le code de traitement et les codes descriptifs.

Cliquer sur Sélectionner traitement puis sur le code et sur Ajouter

88

Effet des codes de traitement dans QPSuivi par la bibliothèque de l'utilisateur : Le statut de la question pour la bibliothèque de l'utilisateur est Nouveau. La question n'est pas assignée. Si le Suivi partagé de suivi est activé pour le groupe, la question est également ajouté à la liste des Suivis partagés. La question n'est pas ajouté la liste des question de la bibliothèque du bibliothécaire.

Suivi par moi-même : La question est assignée au bibliothécaire-chatteur, même s'il ou elle n'est pas de la bibliothèque de l'usager. Le statut de la question est Nouveau pour la bibliothèque du bibliothécaire. Le statut est En attente pour la bibliothèque de l'usager si ce n'est pas la même que celle du bibliothécaire. La question n'est pas ajoutée dans la liste des Suivis partagés si l'option est activée.

Traité : statut de la question est Traité pour la bibliothèque de l'usager et du bibliothécaire si ce n'est pas la même. La question est assignée au bibliothécaire-chatteur.

Test : Idem que Traité

Appel perdu : statut de la question est Fermé pour la bibliothèque de l'usager et du bibliothécaire si ce n'est pas le même. La question est assignée au bibliothécaire-chatteur.

89

Cliquer sur Ajouter descriptionpuis sur le ou les codes à entrer

et sur Ajouter.

90

Possibilité d'ajouter unenote à l'utilisateur qui

apparaîtra dans le transcript de la session.

91

A la fermeture de la session,l'usager se voit proposer

le questionnaire de satisfaction

92

Questionnaire de satisfaction

93

S'il a renseigné son maill'usager reçoit le transcript

intégral de la sessionde chat avec la note ajoutée

lors de la fermeturede la session

94

Des questions ?

Diaporamacertifiésans bandeau jaune

[email protected]

Merci de votre attention.

mailto:[email protected]

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