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IMPLANTER UN ERP DANS SON ÉCOLE : QUELQUES

CLÉS

VEILLE TECHNOLOGIQUE – N°3 – MARS 2011

INTRODUCTION

Lorsque l’on interroge la direction d’une école sur la gestion

des informations stratégiques, il arrive parfois qu’un petit

sourire pointe... Tous sont conscients de l’importance de

gérer transversalement l’information. L’implantation d’un

ERP est alors évoquée. Mais quel produit choisir ? Selon

quelle méthode ? Et quels sont les risques d’échec ?

Dans cet article, nous vous présentons les choix qui qui

s’offrent aux écoles, l’intérêt d’utiliser un tel outil et enfin,

les causes d’échec ou de succès.

UN ERP POUR QUELS BÉNÉFICES

Les bénéfices de l’implantation d’un ERP pour une école est

considérable. Au-delà des habituelles justifications (1), il

faut recentrer son exploitation dans le contexte actuel.

D’une part, le pilotage d’une école devient similaire à celui

d’une entreprise ; en conséquence la mise en place de KPI

(2) devient indispensable. D’autre part, la demande, en

matière de certification ou d’accréditation requiert

d’améliorer le fonctionnement. Au vu des contraintes

budgétaires, cela ne peut passer que par une optimisation

des processus de gestion. La crise économique ne fait

qu’accentuer le phénomène. Les étudiants (et surtout les

parents) regardent avec attention le rapport

investissement/garantie du résultat. Vivre sur sa réputation

n’est plus suffisante.

CHOISIR SON ERP

Il n’y a pas réellement de statistiques concernant le succès

de l’implantation d’un ERP. On peut, cependant dire au

regard des informations fournies par les utilisateurs que la

durée moyenne de vie est située entre trois et dix ans. Ce

chiffre peut s’expliquer par une période d’appropriation de

l’outil puis par une période de murissement plus ou moins

rapide selon l’évolution de l’école.

Le choix de l’ERP varie avec la taille de l’école, de son

aptitude à l’exploiter et des moyens que l’on souhaite

investir. Le coût moyen de la solution logicielle peut aller de

50 à 300k€ suivant les options choisies, la taille de l’école et

le paramétrage souhaité. Viennent s’ajouter ensuite des

coûts de structure (architecture serveur) et de

fonctionnement (licence logicielle, maintenance, etc.).

Le marché des logiciels n’est pas encore totalement

mature. Cinq solutions se partagent le marché. Si certaines

proposent l’intégration des processus, aucunes de

proposent de tableaux de bords ni de KPI. Ceci est dû en

partie à la livraison d’un modèle « généralisé » qui ne

convient pas toujours aux écoles et d’autre part à l’absence

de demande de la part des utilisateurs. À contrario, le

modèle de gestion des étudiants varie d’un outil à l’autre.

Certains sont adaptés à du cursus individualisé, d’autres

non. La Figure 1 présente un sondage réalisé auprès des

écoles de la CGE et auprès des éditeurs.

Figure 1 - Répartition des ERP dans la CGE (Représentativité 13%) (3)

Celui-ci indique que la majorité des écoles ayant répondu

exploitent un outil propriétaire. La faible participation des

écoles à ce sondage laisse penser que cette majorité est

écrasante.

LES RAISONS DU SUCCÈS

Les raisons sont variables. Ces recommandations sont le

fruit d’échanges avec les utilisateurs.

Le choix de l’implantation d’un ERP doit

correspondre à une volonté transverse. Il ne doit

pas être motivé par le besoin d’un service en

particulier. Sans l’implication de la direction, le

projet risque de ne pas aboutir au risque d’être

pris pour une « danseuse ». Un moyen d’impliquer

tous les services consiste à intégrer au cahier des

charges la production d’indicateurs de pilotage.

Ceux-ci dépendant des informations intégrées à

40%

27% 18%

3%

9%

3%

Application propriétaire AGRESSO

AURIGA Open Portal

E-Charlemagne Helisa

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l’ERP, l’identification des freins devient évidente

(les indicateurs… n’indiquent rien).

Le choix de l’ERP ne doit pas être délégué au

service informatique. Même s’il contrôle la

solution technique, le service informatique ne

maitrise pas les processus métiers. L’implication de

tous les services dans l’élaboration du cahier des

charges est essentielle. Dans nos écoles, la

tendance est à sous-traiter, voire occulter cette

partie du travail au service informatique du fait du

volume de travail à réaliser au vu de l’effectif. Il

arrive alors que le service demandeur ne soit plus

intéressé par le produit livré.

Le déploiement d’un ERP est chronophage. Il ne

faut pas sous-estimer le temps de formation. Il

faut compter entre 35% de temps supplémentaire

pour une modification des habitudes de travail à

100% pour un changement de poste. En

conséquence, une équipe déjà surchargée aura

des difficultés à se mettre à niveau. La période de

déploiement doit donc tenir compte des pics de

charge des équipes.

Une bonne préparation du projet en amont est

indispensable. Il est fort probable que ce soit

l’utilisateur qui s’adapte à l’ERP plutôt que le

contraire (manque de formation, d’anticipation

dans les choix, etc.). La formalisation des

processus aide à la spécification. De cette

préparation découle généralement deux actes

fondamentaux pour une école : l’intégration de

l’ERP et sa certification ISO.

Déployer un ERP n’est pas instantané. Suivant les

objectifs fixés, les résultats (en régime de

croisière) peuvent arriver entre 1 et 5 ans au

minimum après le déploiement.

Pour réduire les délais de production, on a

tendance à pratiquer la reprise. C’est-à-dire

récolter les informations présentes dans l’actuel

système d’information pour le transférer dans le

nouveau système d’information. Cette reprise est

souvent l’occasion de rafraichir le contenu de la

base d’information. C’est aussi l’occasion de

perdre du temps dans le déploiement. Il existe

d’une part, une certaine forme de résistance au

changement et d’autre part les utilisateurs ne

s’investissent toujours pas à la hauteur de la tâche.

CONCLUSIONS

Notre objectif consiste à vous sensibiliser aux problèmes

d’implantation d’ERP dans les écoles du supérieur. Après

avoir rapidement présenté le marché, une typologie des

facteurs de succès est réalisée.

La gestion d’un établissement scolaire à l’aide d’un ERP fait

partie des évolutions liées à l’amélioration de la qualité de

service. Il est évident que les écoles ne sont pas égales

devant ce choix. Celles disposant d’un effectif restreint sont

les plus concernées mais ne disposent, généralement pas

des moyens (financiers et humains) pour déployer

correctement l’outil de gestion. En clair, les raisons du

succès, même si elles sont connues, sont suffisamment

nombreuses pour être la cause d’un échec annoncé.

L’implication de la direction, dans un projet de cette taille

(investissements et durée) mérite d’être réfléchie.

L’accompagnement par des professionnels peut réduire le

taux d’échec mais il n’empêche que sans l’adhésion des

futurs utilisateurs non pas au fonctionnement mais à la

spécification est indispensable. Il faudra alors, que les

services trouvent le temps et les ressources nécessaires…

RÉFÉRENCES

1. ORGILL, Ken et SWARTZ, Dave. Higher Education ERP :

Lessons Learned. EDUCAUSE QUARTERLY. 2001.

2. Indicateur clé de performance. Wikipedia. [En ligne] 11

02 2011. [Citation : 01 03 2011.]

http://fr.wikipedia.org/wiki/Indicateur_clé_de_performanc

e.

3. HUET, Thierry. Le marché des ERP dans le secteur de

l’éducation supérieure. APERTO-NOTA / Information

Ouverte. [En ligne] 25 02 2011. [Citation : 02 03 2011.]

http://www.aperto-nota.fr/2011/02/le-marche-des-erp-

dans-le-secteur-de-leducation-superieure/.

Thierry HUET est consultant pour les écoles du supérieur. Il propose d’assister celles-ci dans leur fonctionnement en les assistants dans la mise en place de processus qualité, la mise en place de formation ou de coopération à l’international. Dr Thierry HUET thierry.huet@aperto-nota.fr http://www.aperto-nota.fr