Tout savoir sur l’approbation des comptes

Sommaire du guideCréer et développer son entreprise est un véritable challenge qui nécessite toute l’attention et l’énergie du chef d’entreprise au cours de l’année. Pourtant, comme toute entreprise française, il doit aussi faire face à des obligations, comme celle d’organiser une Assemblée Générale (AG) afin d’approuver les comptes annuels de la société; une obligation légale loin d’être anodine!

Dans ce guide, vous trouverez les étapes d’organisation de l’approbation des comptes annuels de votre société ainsi qu’un exemple pratique qui vous aidera à mieux comprendre cette procédure particulière.

Pourquoi faire approuver ses comptes ?

Les comptes annuels du dernier exercice écoulé correspondent au bilan, compte de résultat et l’annexe. Ils reflètent avant tout l’image du patrimoine, la situation financière et le résultat comptable de l’activité d’une société.

Les comptes annuels représentent un outil de décision incontournable pour les investisseurs, les créanciers, les entreprises concurrentes ou encore les autorités judiciaires chargées de la prévention et du traitement des difficultés des entreprises.

C’est pourquoi ils doivent être obligatoirement soumis à l’approbation des associés ou actionnaires réunis lors de l’assemblée générale annuelle.

Que sont les comptes annuels ?

Le procès-verbal d'assemblée générale (PV d’AG) constitue l’unique instrument de

preuve de l'approbation des comptes annuels ou de leur refus.

Il est obligatoire à la clôture de chaque exercice social et fait l’objet d’un dépôt au

greffe du Tribunal de commerce.

Les comptes annuels doivent être approuvés en respectant un formalisme rigoureux imposé par la loi.

Les représentants légaux s’exposent à de lourdes sanctions pénales et civiles pour faute de gestion en cas d’inexécution de cette obligation.

Ainsi, ils doivent justifier qu’ils ont soumis les comptes sociaux de l'exercice écoulé à l'approbation annuelle de la collectivité des associés ou actionnaires en effectuant le dépôt de ces comptes.

L’approbation des comptes sociaux suppose donc la rédaction d’actes obligatoires permettant le dépôt des comptes annuels au Greffe du Tribunal de Commerce.

Comment approuver ses comptes ?

Pourquoi faire rédiger un PV d’AG ?

Les étapes d’organisation

Si les personnes convoquées ne peuvent pas se déplacer, elles ont la possibilité de faire une procuration à un tiers et de se faire représenter par un autre associé ou la personne de leur choix.

Conseils: Vérifier dans vos statuts si les statuts autorisent la représentation par un tiers étranger à la société.

1ère étape : la convocationL’assemblée générale ordinaire pour l’approbation des comptes d’une société doit intervenir au plus tard dans les 6 mois de la clôture de l’exercice.

Pour cela, il est indispensable de convoquer les différentes parties prenantes par lettre recommandée 15 jours au moins avant la date de l’assemblée.

De plus, il est nécessaire d’accompagner cette convocation avec les documents obligatoires : à savoir les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.

Conseils: Regardez dans vos statuts qui en prend l’initiative et qui procède à la convocation.

2ème étape : la procuration pour le vote

Les étapes d’organisation

L’assemblée générale annuelle permet aux dirigeants de faire approuver les comptes annuels et le rapport de gestion.

L’approbation des comptes suppose une préparation scrupuleuse des documents qui seront étudiés en assemblée générale par les associés ou actionnaires. De nombreuses décisions peuvent être prises : affectation du résultat, distribution de dividendes…

Conseils: Il est important de permettre aux associés de voter chaque résolution inscrite à l’ordre du jour.

Elle permet aussi aux associés ou aux actionnaires de donner leur avis sur la gestion de la société et faire entendre leurs voix en cas de mécontentement.

L’importance de ces décisions d'assemblée explique le formalisme qui leur est réservé notamment par la rédaction d’un PV d’Assemblée générale.

3ème étape : la tenue de l'assemblée générale, un formalisme et délais rigoureux

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