Groupe numérique sur la communication interne dans le secteur public

Itw #12

« Les agents ont la possibilité de commenter les articles surl'Intranet »Véronique Gélard, responsable de la communication interne et Dominique Noc, chargé deprojet en communication interne à la Ville du Havre, répondent à quelques questions pour legroupe LinkedIn sur "la communication interne dans le secteur public".

Comment la communication interne est-elle perçue au sein de la ville duHavre ?

Véronique Gélard et Dominique Noc (VG & DN) : La communication interne a acquis unelégitimité. Cela se manifeste de trois façons. D'une part, il y a quatre ans, une ''missioncommunication interne'' a été créée pour dynamiser et renforcer la communication auprès desagents. Cette mission est rattachée au département des Ressources Humaines de manière àavoir une vision au plus proche des attentes et de l’activité des agents.

D'autre part, chaque agent prend sa part dans la mise en œuvre de la communication interne,quel que soit son niveau de responsabilité. Les élus mais aussi les 500 encadrants de la ville yparticipent également en donnant du sens aux choix et aux directions prises. Les agents duservice ''formation'' œuvrent aussi à un meilleur niveau de connaissance des agents. Chacunau quotidien a un rôle à jouer !

Enfin, nous avons formalisé notre stratégie dans le cadre d’un plan de communication internevisant prioritairement à renforcer le sentiment d’appartenance à une même communauté detravail et à rendre les agents ambassadeurs de la ville. Quels sont les moyens de communication interne que vous utilisez dansvotre collectivité ?

(VG & DN) : Nous disposons d'outils rédactionnels comme le journal interne ''Equipage'',l’intranet ''espace agent'' dont nous gérons le contenu de la page d’accueil et les lettres deservice pour les services ayant un gros effectif (sport, éducation...).

Nous nous efforçons également de proposer des temps forts aux agents en nous associant auxévénements portés par la collectivité tels que l’Exposition de Noël ou la Transat JacquesVabre. Ainsi, depuis 4 ans, nous avons mis en place une avant-première de l’exposition deNoël à laquelle les agents sont conviés à venir avec leurs proches. Cela permet de découvrirl’exposition en présence de ses proches, du maire et des élus. C’est un moment de convivialitéet de partage.

Nous organisons aussi des matinales thématiques à destination des cadres. Autour d’un petitdéjeuner, des thèmes sont présentés par des porteurs de projets structurants. Il existe aussi desateliers dont la ''mission communication interne'' se fait régulièrement l’écho : activité voile,chorale, scrapbooking, lecture, méditation... Ces ateliers, qui rencontrent un grand succès,sont animés par des agents municipaux qui partagent leur passion auprès de leurs collègues.Ils contribuent à développer du lien et de la synergie.

Parmi les outils que vous venez de citer, quel est selon vous celui qui est leplus pertinent et le plus efficace ? Pourquoi ?

(VG & DN) : Le choix des canaux de communication à utiliser diffère bien entendu enfonction des objectifs et des cibles de communication définis. Si les outils ''classiques'' commele journal interne restent une priorité, nous attachons une attention particulière audéveloppement d’évènements conviviaux à l’attention des agents. Nous prenons également encompte les évolutions numériques, ainsi de nouveaux supports tels l’intranet font désormais

partie intégrante du paysage du communicant interne et permettent de nouvelles formesd’échange entre les agents.

Vous avez indiqué que la ville du Havre a formalisé un plan decommunication interne. Est-ce que vous rédigez également des plans decommunication internes thématiques ? Si tel est le cas, de quelle façon ?

(VG & DN) : Oui en effet. Tous les mois nous avons des réunions de contributeurs quireprésentent chaque département et au cours desquelles nous échangeons sur les projets ouactions à venir. A cette occasion, nous identifions notamment les prochains sujets à traitersous forme d’articles ou de vidéos.

Dans la cadre de projets structurants, comme la Transat Jacques Vabre, nous définissons, enlien avec les porteurs du dossier et le chef de projet communication référent, un plan decommunication interne comportant des articles, diverses vidéos, une avant-première, desvisites de bateau, etc.

Quels sont les moyens de communication mis à disposition des agents pourpartager leurs idées ou faire face à leurs difficultés ?

(VG & DN) : Ce sont essentiellement les contributeurs qui remontent les informations maisnous avons aussi mis en place une veille des commentaires des agents sur l'Intranet.

Un grand nombre d’acteurs des ressources humaines sont également présents pouraccompagner et conseiller les agents tout au long de leur parcours professionnel :gestionnaires ressources humaines, conseillers formation, ergonome, assistantes sociales,psychologues du travail…

Aujourd’hui, la tendance est d’utiliser des outils collaboratifs comme lesréseaux sociaux. En utilisez-vous ? Si oui quels sont-ils ? Si non, avez-vouspour projet de le faire ?

(VG & DN) : Aujourd’hui nous utilisons des outils collaboratifs mais de manière modeste.Nous entrons progressivement dans la mouvance 2.0. Sur l’Intranet, les agents ont parexemple la possibilité de commenter les articles ou d’accéder à un espace de petites annonces.On y trouve aussi des espaces collaboratifs, des outils de gestion électronique de documents(GED), utilisés surtout lors de projets où les équipes de travail ont besoin d’échangerrapidement et de retrouver des ressources documentaires.

Interview réalisée par Candy MOREAUX dans le cadre du cours de "Communicationinterne", dispensé par Damien ARNAUD, au sein de la licence professionnelle ''Gestion de lacommunication publique'' – juin 2015