aOS 2017Tournée Canadienne

Fueled by

QuébecMontréalOttawaToronto

6 Février7 Février8 Février10 FévrierFaire de la GED avec SharePoint?

Pourquoi pas!

• Introduction à la gestion documentaire

• Outils SharePoint pour la gestion documentaire

• Questions

Agenda

Introduction à la Gestion électronique des documents (GED)

Améliorer la gestion des documents

VS

• La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation;

• Il met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'indexation, de consultation.

Définition de la GED

• La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'information;

• C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document de sa création jusqu'à sa disposition : archivage ou destruction.• Archivage : application des règles du calendrier de conservation de

l’organisation

• Destruction : disposition définitive d’un document lorsqu’il n’a plus de valeur légale ou administrative

Définition (suite)

Cycle de vie des documents

Cycle de vie des documents

Outils SharePoint pour la GED

Fonctionnalités SharePointPour la création de documents

• Création des documents à partir d’un modèle

• Publication simple des documents existants• Télécharger un ou plusieurs fichiers à la fois

• Glisser/déplacer dans une bibliothèque

• Types de contenu

• Intégration d’outils commerciaux pour la capture

Outils pour création de documents

• Contrôle des versions à 2 niveaux

• Flux de travail pour approbation

• Extraction/archivage

• Coédition de documents

Outils pour création et collaboration

Fonctionnalités SharePointPour l’organisation des documents

• Collections de sites/sites/sous-sites

• Bibliothèques de documents

• Colonnes/métadonnées gérées

• Valeur de colonne par défaut

• Valeur de colonne obligatoire

• Type de contenu

• Ensemble de documents

• Identifiant unique de document

• Organisateur de contenu

• Flux de travail

• Outils commerciaux

Outils pour l’organisation du contenuOrganisation

Fonctionnalités SharePointPour la protection des documents

• Gestion des autorisations granulaires

• Audit

• Prévention contre la perte de données (DLP) (SP2016 et Office 365)

• Gestion des droits relatifs à l’information (RMS ou IRM)

• Signature numérique

• Centre d’enregistrement

ProtectionProtection

Fonctionnalités SharePointPour la diffusion des documents

• Centre documentaire

• Navigation par métadonnées

• Pages basées sur la recherche

• Affichage différent selon les besoins

DiffusionDiffusion

Fonctionnalités SharePointPour la disposition des documents

• Stratégie de gestion de l’information

• Centre d’enregistrement• Déclaration automatique

• Déclaration d’enregistrement sur place

• Déclaration via flux de travail

• Déclaration via la stratégie de gestion de l’information

• Stratégie de rétention (conservation)

• Stratégie de suppression

• Ediscovery

• Intégration d’outils commerciaux

Disposition / Archivage

• Avec les stratégies de gestion de l’information, SharePoint permet d’associer un ensemble de règles à un type de contenu.

• Parmi ces règles il y a des règles de rétention

• Ces règles définissent:• La durée de conservation déterminée par une norme, une loi ou l’entreprise :

• Pour les documents confidentiels;

• Pour les documents administratifs et nominatifs;

• Pour les documents à valeur légale;

• Les dispositions suite à l’expiration des délais.

Note: Les règles de rétention permettent d’appliquer une action après un délai. Elles ne protègent pas les documents contre la suppression.

Stratégies de gestion de l’information

• Ensemble de règles qu’on applique à des types de contenus

Stratégies de gestion de l’information

• Possibilité de spécifier plusieurs étapes

Spécifier des étapes de rétention

Actions de stratégie de rétention

Centre des enregistrements

Paramètres de déclaration d’enregistrement

• La déclaration d’un enregistrement peut être faite:• Manuellement (si autorisé)

• Automatiquement

• Par une stratégie de gestion de l’information

• Par flux de travail

Déclarer un enregistrement

• Définition de règles qui permettent de bloquer la modification et/ou d’exporter le contenu qui répond à ces règles.

• Vous pouvez gérer le Ediscovery en utilisant un site SharePoint ou le centre de sécurité et conformité

Ediscovery

• Lors d’une modification ou de la suppression, le document est envoyé dans la bibliothèque de conservation et de préservation.• Cette bibliothèque est seulement disponible pour l’administrateur de

collections de sites

Rétention suite au Ediscovery

Alors est-ce que c’est possible de faire de la gestion documentaire

avec SharePoint?

• Vue d’ensemble de la gestion de documents dans SharePoint• https://technet.microsoft.com/fr-CA/library/cc261933.aspx

• Centre d’enregistrement• https://support.office.com/fr-fr/article/Pr%C3%A9sentation-du-Centre-des-enregistrements-

bae6ca5a-7b19-40e0-b433-e3613a747c2c

• Déclarer un enregistrement• https://support.office.com/fr-fr/article/D%C3%A9clarer-un-%C3%A9l%C3%A9ment-de-liste-ou-

de-biblioth%C3%A8que-en-tant-qu-enregistrement-5d09480c-4b6b-4d3d-b46c-8b90a0f56f59

• Paramètres d’audit• https://support.office.com/fr-fr/article/Configurer-les-param%C3%A8tres-d-audit-d-une-

collection-de-sites-f5a346d0-ee0f-4412-a5e6-d9b5abaa1012

• Prévention contre la perte de données• https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/ms.o365.cc.dlplandingpage.aspx

• Gestion des droits relatifs à l’information• https://support.office.com/fr-fr/article/Application-de-la-Gestion-des-droits-relatifs-%c3%a0-l-

information-%c3%a0-une-liste-ou-%c3%a0-une-biblioth%c3%a8que-3bdb5c4e-94fc-4741-b02f-4e7cc3c54aa1?ui=fr-FR&rs=fr-FR&ad=FR

Liens utiles

Des questions?

Merci !