Scrivere un'e-mail efficace e professionale Gli elementi fondamentali di un'e-mail

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale

Il campo DA Il campo Oggetto Il campo che contiene allegati I saluti Il corpo del testo La chiusura La firma

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il campo DA Se non ti conoscono, è dura avere attenzione I mittenti oscuri o sconosciuti fanno subito pensare allo spamming, alla pubblicità non richiesta, ai tentativi di truffa.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il campo DA NO! DA: info SI ! DA: Ufficio Personale Novatech NO! DA: Antonio SI! DA: Antonio Rossi-HRM

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il campo DA Perché è importante il campo DA? Quando arriva una nuova e-mail, il destinatario decide se leggerla in base a due elementi: il mittente e l’oggetto.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il campo DA Se il destinatario conosce il mittente, qualunque sia l’oggetto la probabilità che apra l'e-mail è elevata. Se il mittente è sconosciuto o poco chiaro, questa probabilità si riduce.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il campo DA Un mittente ambiguo è come una telefonata anonima. Alle 10 di sera ti chiama qualcuno e dice: “Allora, che hai fatto la settimana scorsa?”.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il campo DA L'intestazione dell'e-mail aumenta di importanza quando l'oggetto non è specifico, vago o incomprensibile.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il campo Oggetto Subito dopo il campo DA, il destinatario legge L'OGGETTO per capire se l'e-mail è interessante, deve essere letta subito, rimandata o cestinata.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il campo Oggetto NO! Leggi qui è importante SI! Problemi di sicurezza con il Modello Xc56 NO! Riunione rinviata SI ! Riunione 13/09 rinviata al 30/09

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il campo Oggetto NO! Apri immediatamente questo messaggio SI! Informazioni importanti sicurezza dipendenti reparto Acquisti

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il campo Oggetto L'oggetto deve essere onesto e credibile L'oggetto deve essere professionale L’oggetto deve essere breve

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il Corpo Fanno parte del corpo del testo: Saluti iniziali Parte centrale Saluti finali Firma

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il corpo I saluti di apertura I saluti che aprono il testo dell’e-mail sono una grande opportunità per dimostrare al lettore che lo conosci.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il corpo I saluti di apertura L’ideale è chiamare il lettore per nome. Questo ti assicura un livello di attenzione molto elevato.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il corpo I saluti di apertura ESEMPIO Gentile Sig. Mario Bianchi... Gentile cliente di Scrittura.org... Gentile Signore...

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il corpo

Il primo paragrafo ha diverse funzioni: Attira l'attenzione del lettore; Sintetizza il contenuto della e-mail; Serve da introduzione al contenuto

successivo.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il corpo ESEMPIO Oggetto: Riunione 13/09 rinviata al 30/09 Buongiorno a tutti i colleghi, in relazione alla nostra riunione che avevamo fissato per il 13 settembre corrente mese, mi preme comunicarvi che in seguito ad un problema con la sala riunione che dovrà essere adeguata agli standard di sicurezza della legge 626, la riunione per discutere delle azioni di marketing per il nuovo anno è stata rinviata al 30 settembre corrente mese.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il corpo Sottolineiamo in giallo le informazioni fondamentali contenute in questa prima parte dell'e-mail, in verde quelle possono essere spostate in una parte secondaria dell'e-mail e in rosso quelle che possono essere eliminate. Buongiorno a tutti i colleghi, in relazione alla nostra riunione che avevamo fissato per il 13 settembre corrente anno mi preme comunicarvi che in seguito ad un problema con la sala riunione che dovrà essere adeguata agli standard di sicurezza della legge 626, la riunione per discutere delle azioni di marketing per il nuovo anno è stata rinviata al 30 settembre corrente anno.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il corpo Sottolineiamo in giallo le informazioni fondamentali contenute in questa prima parte dell'e-mail, in verde quelle possono essere spostate in una parte secondaria dell'e-mail e in rosso quelle che possono essere eliminate. Buongiorno a tutti, la riunione del 13 settembre è stata rinviata al 30 settembre. In quella data discuteremo delle azioni di marketing per il nuovo anno.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Il corpo La piramide invertita Per capire quale siano le informazioni importanti e quelle secondarie, usa la tecnica della piramide invertita:

PRIMA LE INFORMAZIONI FONDAMENTALI POI LE INFORMAZIONI IMPORTANTI

POI QUELLE SECONDARIE POI I DETTAGLI

POI IL RESTO

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > I saluti e la firma Scegli il livello di formalità Chiudi sempre l'e-mail con la tua firma Nome e cognome Azienda Ruolo in azienda Indirizzo completo di Città e CAP Telefono Fax Indirizzo e-mail personale Sito web aziendale

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Altri consigli

Non usare caratteri strani, sfondi colorati, emoticon che saltellano. Si trasformano comunque in Verdana, Arial, Georgia o Times. NO! Buongiorno, sono ANNA di

Scrittura.org

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L'e-mail non è una chat Non usare segni ed espressioni come X Te, KE, Tvb, :-)

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Non usare URGENTE e IMPORTANTE se non è così. NON SCRIVERE TUTTO IN MAIUSCOLO

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > ESERCIZIO Scrivi un'email alla forza vendita

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Sei il Direttore del personale di un'azienda che produce yogurt. La proprietà ti ha chiesto di aumentare le vendite della linea “Yogu Probiotica 0,1% di grassi”. La direzione ti ha imposto di raggiungere 1 milione di euro di fatturato entro il 30 ottobre 2009. Fino ad ora le vendite raggiungono 645.000 €. Ne mancano 355.000. Invia un’e-mail ai 10 agenti della forza vendita per motivarla al raggiungimento del fatturato.

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Scrivere un'e-mail efficace e professionale > Scrivi una e-mail completa con oggetto, saluti, corpo del testo e firma. Scrivi una versione da 60 parole e una da 30 Usa la tecnica della piramide invertita

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Scrivere una lettera

La struttura di una lettera: Oggetto Saluti iniziali Primo paragrafo Corpo del testo Paragrafo di chiusura Saluti finali Contatti Post scriptum

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