PMI LQ colloque 2017 S. Labrie É. Bélanger-Bénéfices création bureau de projets à la rbq

Colloque en gestion de projets 2017

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Les bénéfices de la création d’un bureau de projets à la RBQ

Stéphane Labrie Président-directeur général

Éric Bélanger Responsable du bureau de projets


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Plan de la présentation

• Section 1 : La présentation de l’organisation

• Section 2 : Le contexte de la RBQ en 2013

• Section 3 : Les bénéfices du bureau de projets (BP)

• Section 4 : La progression des dernières années

• Section 5 : Les projections pour le futur


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Section 1

La présentation de l’organisation


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La présentation de l’organisationLes responsabilités de la RBQ

Organisme public sous la responsabilité du secrétariat du Travail. Il compte 470 employés.

Assurer la qualité de la construction

Assurer la sécurité du public

Mission

Compétences

Normalisation

Qualification professionnelle

Enquête

Garanties financières

Inspection

Assurer la qualification professionnelle - Probité


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La présentation de l’organisationLes projets sous la responsabilité du BP

Technologies de l’information (TI)

25 %

Règlements39 %

Organisation et mission

36 %

* Source : Portefeuille RBQ 2017-2018


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Section 2

Le contexte de la RBQ en 2013


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Le contexte de la RBQ en 2013La motivation qui mène aux changements

• Arrivée récente en poste

• Plusieurs projets sont en retards et sans responsable

assigné

• Aucun système de suivi structuré des mandats de la

RBQ


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Le contexte de la RBQ en 2013La motivation qui mène aux changements

• Une firme est retenue afin de conseiller la direction pour faire face à ces enjeux

• Le constat est flagrant : On ne peut réaliser efficacement les projets avec les méthodes actuelles

• Recommandations de la firme retenue :

– Créer un bureau de projets sous la présidence

– Mettre en place un cadre de gouvernance des projets

– Doter des postes dans l’organisation

– Créer une liste consolidée des projets


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Le contexte de la RBQ en 2013Comment les projets étaient-ils gérés ?

• Environ 125 projets et opportunités identifiés ou en réalisation

• Notion de projets floue et non uniforme

• Absence de données sur les projets

• Fonctionnement cloisonné où l’on trouve peu d’échange inter-direction

• Absence d’outil permettant de colliger les données des projets et d’en faire un suivi


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Section 3

Les bénéfices du bureau de projets (BP)


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Création des outils et processus

Consolidation des rôles et responsabilités du BP

Contrôle de la qualité des projets

Les bénéfices du bureau de projets Les grandes étapes dans le temps

Sept.2013

Mai 2014

Sept.2015

Mai2016

Nouveau positionnement du BP

Création du bureau de

projets

Réalisation d’une étude de maturité de la

gestion de projets (GP)


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Les bénéfices du bureau de projets La création des outils et processus (septembre 2013 à mai 2014)


Objectifs visés :• Structurer la gestion des projets à la RBQ• Avoir une image commune des projets à la RBQ

Activités réalisées :• Adoption d’un cadre de gouvernance des projets• Publication d’une première liste des projets• Développement d’outils de documentation des projets


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Approche de gouvernance des

projets RBQ


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Bénéfices obtenus :• Une méthodologie est instaurée pour le démarrage des projets• Prise de conscience partagée de l’ampleur et de la diversité des

projets• Une meilleure compréhension du contenu de chaque projet


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Les bénéfices du bureau de projets La consolidation des rôles et responsabilités du BP (mai 2014 à sept. 2015)


Objectifs visés :• Disposer d’une porte d’entrée unique pour la gestion des projets• Rendre disponible l’information des projets à l’ensemble de

l’organisation

Activités réalisées :• Regrouper la gestion de tous les projets sous le BP• Implanter un système de gestion de projets « l’Espace projets »


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Page d’accueil d’un site de projet RBQ


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Bénéfices obtenus :• Uniformisation des pratiques de gestion et de reddition des

projets à la RBQ• Uniformisation des étapes de réalisation-suivi des projets• Amélioration du suivi des projets par la haute direction• La haute direction a accès au contenu et aux informations de tous

les projets en temps réel


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Les bénéfices du bureau de projets Le contrôle de la qualité des projets (septembre 2015 à mai 2016)


Objectif visé :• Assurer la conformité et l’uniformité des informations des projets

Bénéfices obtenus :• Mise en lumière des lacunes liées à l’approbation et au suivi des

projets• Démonstration du fait que la gestion des projets est variable

selon les gestionnaires• Mise en perspective que certains projets étaient gérés hors du

bureau de projets

Réalisation d’une étude de maturité


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Les bénéfices du bureau de projetsLes grands constats de l’étude de maturité

• Des assises solides aptes à soutenir l’évolution de la gestion de projets

• Une culture de gestion de projets qui doit s’incarner davantage au sein de l’organisation

• Une gestion de portefeuille de projets (GPP) à bonifier

• Des rôles et des responsabilités à préciser au sein d’un travail d’équipe accentué


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Les bénéfices du bureau de projetsLes résultats globaux d’étalonnage de l’étude de maturité

Domaine• Aucun outil

• Aucune méthode

• Aucune orientation

• Outils fonctionnels

• Méthodes de base

• Gestion réactive

• Gestion des processus

• Langage commun

• Processus documentés

• Conformité

• Processus mesurés

• Mesure des intrants et

des extrants

• Processus axés sur les

clients

• Plans de contrôle des

processus documentés

• Contrôle des processus

démontré (données)

• Amélioration continue

• Participation étendue

• Améliorations intégrées

GPP

Gestion de

programme

Gestion de

projet

2016

2016

2016

2013

2013

2013

2017

0

Absent

1

Initial

2

Normalisé

3

Mesuré

4

Contrôlé

5

Amélioré

2019

2018


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Les bénéfices du bureau de projetsLes recommandations de l’étude de maturité

• Favoriser l’émergence d’une véritable culture de gestion de projets au sein de la RBQ

• Implanter la GPP comme point d’appui de la gouvernance des projets et de l’organisation

• Revoir l’organisation du mode « projet » de la RBQ afin d’en augmenter l’efficacité et l’efficience


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Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)


Objectifs visés :• Culture de GP présente à tous les niveaux de l’organisation• Fiabilité accrue des données de projets• Réalisation des projets retenus par l’organisation

Activités réalisées :• Mise en place d’un comité de suivi des projets• Mise en place d’une communauté de praticiens en GP• Implantation de la notion de programme• Développement d’outils d’évaluation de la capacité• Introduire un outil de feuilles de temps pour gérer les heures consacrées aux

projets


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Bénéfices obtenus (partie 1) :• La haute direction consacre périodiquement du temps à l’approbation et aux

suivis des projets• Création d’une dynamique de groupe et d’un sentiment d’appartenance pour

les chefs de projets• La reddition de comptes des projets est plus transparente et plus fiable• La RBQ dispose d’un portefeuille de projets priorisés• On donne de la valeur à tous les projets de l’organisation parce qu’on

considère désormais les coûts internes et externes des projets


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Bénéfices obtenus (partie 2) : • Les silos entre les directions sont diminués par l’approche projet• La capacité de réalisation de l’organisation est considérée dans la

préparation des projets• Plus de projets qui respectent les paramètres autorisés• Dispose d’une capacité de gérer et d’offrir une reddition de comptes

automatisée par projet ou par programme• Le parcours de gestion de projets est adapté (mini-standard-complexe) selon

le niveau de complexité identifié au démarrage du projet


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Tableau de bord exécutif


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Section des projets retenus

et priorisés

Section des projets non sélectionnés

Portefeuille des projets RBQ 2017-2018


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Section 4

La progression des dernières années


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La progression des dernières annéesRetour sur l’atteinte des objectifs que l’organisation s’était fixés en 2014

• Objectif 1 : Prioriser les projets à l’aide de critères établis

• Objectif 2 : Fonctionner en multidisciplinarité du démarrage à lafermeture

• Objectif 3 : Intégrer la GP dans les pratiques usuelles de la RBQ

• Objectif 4 : Posséder un tableau de bord dont les données sont fiables et complètes sans relance du BP

• Objectif 5 : Assurer la réalisation des projets identifiés

65 %

90 %

95 %

90 %

80 %


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La progression des dernières annéesRépartition des projets (%) à travers les années selon 3 axes d’évaluation

0

20

40

60

80

100

2013 2014 2015 2016

Réalisation d'un suivi de projet Production d'un bilan Respect de la date de livraison autorisée


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Section 5

Les projections pour le futur


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• Confier au BP des responsabilités plus grandes dans la gestion et la direction de certains projets pour le compte de la haute direction

• Améliorer les critères de priorisation des projets et les outils de capacité actuels

• Améliorer les métriques et l’historique des projets

• Établir un plan d’amélioration continue à l’aide des bilans déposés


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• Rendre l’information de gestion plus simple et plus conviviale pour les gestionnaires

• Améliorer les connaissances et l’expertise du personnel en GP

• Établir des ententes de gestion avec nos partenaires de services afin d’améliorer la gestion des projets réalisés à l’externe


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Des commentaires ou des questions?


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Cette présentation sera disponible sur le site web

du PMI Lévis-Québec à compter du 1er mai 2017.

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