PMI LQ colloque 2017 Patrick Vallerand-Gestion des pp et le processus de conception intégrée

Colloque en gestion de projet 2017

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La gestion des parties prenanteset le processus de conception intégrée

Patrick Vallerand

Président de Strategia Conseil et formateur au CFDD


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Programme de la conférence

1) Objectifs de la formation

2) Les parties prenantes et la Gouvernance

3) Stratégies de communication

4) Le PCI

5) Les parties prenantes et le PCI


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Objectifs de la conférence


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Objectifs de la conférence

Démontrer l’importance de la gestion des parties prenantes pour le succès d’un projet

Explorer des méthodes afin de susciter l’engagement des parties prenantes envers le projet

Conscientiser les participants par rapport aux avantages qui découlent du PCI

Comprendre l’importance de la mobilisation des parties prenantes par rapport au succès du projet


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Les parties prenantes et la Gouvernance


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Définition - Parties prenantes

Toutes les personnes, groupes de personnes ou

organisations affectés ou ayant un intérêt dans un

projet et qui ont tendance à influencer ledit projet

selon leurs besoins et leurs préoccupations.

Parties prenantes


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Identification et analyse des parties prenantes

• Lister toutes les parties prenantes ;

• Déterminer les objectifs et enjeux des

parties prenantes (parfois en

concurrence) ;

• Soutien ou opposition au projet ;

• Cartographie des relations entre

parties prenantes ;

• Création de fiches

descriptives/registre/index des parties

prenantes ;

• Analyse à réitérer à différents jalons.


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Gestion des parties prenantes

• Impacts négatifs si mauvaise gestion des parties prenantes ;

• Bénéfices importants si gestion efficace des parties prenantes ;

• Prendre en compte les médias (fort potentiel de relai négatif), les utilisateurs

finaux et les parties prenantes internes ;

• Écouter les problèmes soulevés et les solutions proposées ;

• Implanter des processus de gestion systématiques des parties prenantes avec

des rôles et responsabilités clairs, selon les principes de saine gouvernance

usuels ;

• Prévoir un processus de gestion des conflits.


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Matrice de pouvoir/intérêt

IF-PF IE-PF

IE-PEIF-PE


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Exercice n°1

Projet du Monastère des Augustines

1. Quelles sont les parties prenantes à

identifier dans ce projet ?

2. Quels sont les enjeux majeurs des

diverses parties prenantes ?

3. Classifier ces parties prenantes selon

leur niveau de pouvoir et d’intérêt

(référez vous à la matrice présentée à

la diapositive précédente)


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Présentation du projet


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Historique

• Bâtiment vieux de 300 ans,

au cœur du Vieux-Québec

• Premier hôpital en

Amérique du Nord

• Plus anciennes voûtes en

Amérique du Nord

Source: http://www.augustines.ca/fr/contact


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Description du projet

• Objectif : préserver le patrimoine et l’histoire de la communauté ;

• Changement d’usage : ancien monastère-hôpital→ musée à la mémoire de la

Communauté et de l’histoire de la médecine, centre d’archives et centre

d’hébergement d’expérience

• Donneurs d’ouvrage : Fédération des Augustines et Fiducie du patrimoine

culturel des Augustines

• Financement public et privé: Augustines, Ville de Québec, Gouvernement du

Québec, Gouvernement du Canada


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Chiffres clés

• Superficie de plancher : ± 12 000 m²

• Coût de construction prévu : 42,1 M$ (36 M$ initial + 3 M$ pour la réserve

muséale + 3,1 M$ - financement supplémentaire pour couvrir l’impact de la

découverte de vestiges archéologiques)

• Coût de construction final : 42,6 M$ (+1,2%)

• Demandes de permis : ± 75


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Chiffres clés

• Échéancier prévu (fin) : Novembre 2011 à mai 2015

• Échéancier réel (fin) : Novembre 2011 à juillet 2015 (+ 4,7%)

• Fouille archéologique : > 2000 heures

• Dérogations auprès de la RBQ : ± 25


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Principaux défis et particularités du mandat

• Complexe à haute valeur patrimoniale à l’intérieur d’un site classé au patrimoine

mondial de l’UNESCO ;

• Travaux sur un bien classé comme site historique : implication MCC et VQ ;

• Découvertes archéologiques majeures ;

• Équilibre entre la conservation du patrimoine, les objectifs du donneur d’ouvrage

et la réglementation en vigueur;

• Travaux en milieu occupé (quiétude de la communauté religieuse) ;

• Échéancier très serré en gérance de construction et en régime accéléré ;


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Principaux défis et particularités du mandat (suite)

• Gestion de nombreux spécialistes (acousticiens, muséologue, etc.) ;

• Chantier peu accessible (travaux situés dans l’enceinte du Monastère, dans le

Vieux-Québec) ;

• Mode contractuel inhabituel dans le secteur public et parapublic ;

• Raffinage du plan d’affaires au fur et à mesure que le projet avançait ;

• Modifications majeures à la portée du projet en cours de réalisation (ex.: ajout

d’un restaurant, restauration du chœur, etc.).


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Retour à l’exercice n°1


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Analyse des réseaux sociaux et cartographie


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La Gouvernance

La gouvernance de projet implique des liens forts entre l’équipe de gestion de

projet et la direction de l’organisation, les partenaires et les autres parties

prenantes clés.

La gouvernance permet d’établir une structure pour :

Établir clairement les objectifs du projet

Octroyer les moyens et les ressources pour les atteindre

Déterminer la façon dont les projets seront contrôlés par l’organisation pour assurer l’atteinte des objectifs


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Définition - Gouvernance

L’ensemble des règles et méthodes organisant la

réflexion, la décision et le contrôle de

l’application des décisions

Structure de gouvernance

Gouvernance importante même après autorisation et lancement

du projet: en mode projet, l’organisation a encore un rôle à jouer

dans la prise de décision (ex. : projet non performant, conflit,

situation de crise, etc.)


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Principes directeurs de la gouvernance

1. Le Conseil d’administration de l’organisation est ultimement responsable de la

gouvernance de projet et des résultats ;

2. Les rôles, responsabilités et critères de performance doivent être clairement

définis ;

3. L’approche de gouvernance doit être rigoureuse et appliquée sur toute la durée

du projet ;

4. Les objectifs stratégiques de l’organisation doivent être cohérents avec ceux des

projets ;

5. Les points de contrôle pour la revue et le contrôle du plan d’affaires doivent être

établis ;

6. Le comité d’orientation doit être apte à prendre les bonnes décisions ;


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Principes directeurs de la gouvernance (suite)

7. Le dossier d’affaires doit être appuyé par de l’information pertinente et fiable ;

8. Le comité d’orientation doit être impartial et indépendant dans ses prises de

décisions ;

9. Les exigences pour la reddition de compte et la gestion de risques doivent être

clairement définies ;

10. L’organisation doit prôner la transparence ;

11. Le projet doit obtenir l’engagement des parties prenantes.

La reddition de compte et le suivi des partenaires financiers doivent se faire

régulièrement


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Partenaires financiers et bailleurs de fonds

Institution financièreMinistère de la Culture et des Communications

Ville de Québec

Gouvernement du Canada

Auditeur pour laFiducie

Fédération des monastères des Augustines


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Comité directeur

Composé de trois membres clés du Conseil

d’administration ayant une expertise dans le

domaine de la construction, de la directrice

générale de la Fiducie et gestionnaire de projet

Conseil d’administration

Composé de douze administrateurs de la

Fiducie, son rôle était d’encadrer la réalisation

du projet de transformation du Monastère

Comité de suivi des partenaires

Composé des deux principaux partenaires, le

Ministère de la Culture et la Ville de Québec,

les représentants de la Fiducie, la Fédération

des Augustines


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Bénéfices d’une saine gouvernance

L’imputabilité et transparence

Le contrôle et la conformité aux règles

La gestion des risques

La consistance dans la performance des projets livrés

La satisfaction des besoins du client au moindre coût

L’engagement des parties prenantes


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Exercice n°1 (suite)

Projet du Monastère des Augustines

En lien avec les parties prenantes que vous

avez identifiées, quelles seraient les

strategies de communications optimales

pour chacune d’elles ?


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Stratégies de communication


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• Fournir l’information pertinente

• Intégrer des boucles de rétroaction ;

• Question à se poser :

Quelle information est requise, par

qui, quand, où, comment et sous

quelle forme :

• Quoi?

• Pourquoi?

• Qui?

• Quand?

• Comment?Source : http://www.abcparchitecture.com/projets/architecture/le-monastere-des-augustines


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Cadran : Pouvoir élevé / Intérêt faible

Communication de type formelle et bidirectionnelle.

• Parties prenantes : Régie du bâtiment du Québec (RBQ),CNESST, Service de protection incendie de la VQ,responsable des permis du MCC et VQ, archéologue du MCC

• Besoins/Enjeux : trouver l’équilibre entre répondre au plan d’affaires(autofinancement du projet), conserver le patrimoine, minimiser les coûts duprojet et obtenir des dérogations en moins de trois mois pour compléter lesplans et devis

• Stratégies de communication : entretenir un dialogue, être créatif dans lessolutions proposées, démontrer une ouverture face aux positions de ces PP etfaire des suivis serrés• Organiser visites des lieux et documenter et expliquer les contraintes, les

enjeux et le contexte particulier• Assemblage et présentation des informations• Nouvelles mesures différentes (moins urgentes)


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Cadran : Pouvoir faible / Intérêt élevé

Communication de type informelle et bidirectionnelle.

• Parties prenantes : Voisinage, commerçants du Vieux-Québec, historiens, communauté archéologique, etc.

• Besoins :• Besoin d’être informé en général• Connaitre les impacts sur les changements de leur

environnement physique et économique• Stratégies de communication :

• Site internet (contenu approprié)• Publicité/entrevues• Vidéo/documentaires• Visite des lieux


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Cadran : Pouvoir élevé / Intérêt élevé

Communication de type formelle et bidirectionnelle.

• Parties prenantes : Conseil d’administration de la Fiducie,Ministère de la Culture et des Communications, Villede Québec, Gouvernement du Canada et les vérificateurs.

• Besoins :• Assurance du contrôle du budget et de l’échéancier• Concrétisation du projet en conformité avec les orientations qui ont

présidé à sa conception• Régularité et la clarté des informations colligées• Assurance que les fonds sont dépensés aux fins pour lesquelles les

subventions sont accordées• Viabilité financière à long terme des nouveaux usages implantés


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Cadran : Pouvoir élevé / Intérêt élevé

Communication de type formelle et bidirectionnelle (suite)

Stratégies de communication :• Mise en place de comités de suivi• Fournir information de façon claire et succincte• Comité des partenaires (rencontres trimestrielles)• Premier point à l’ordre du jour des rencontres mensuelles du conseil

d’administration de la Fiducie pour présenter l’état de la situation etobtenir des autorisations en temps opportuns

• Revue du rapport mensuel et rencontre avec le comité directeur deconstruction de la Fiducie


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Le PCI


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« Le PCI est un processus collaboratif et

multidisciplinaire qui s’amorce dès le

démarrage du projet et qui vise à

générer avec une meilleure efficience

des solutions intégrées, optimales,

innovantes et durables. Le PCI est guidé

par des objectifs fonctionnels,

environnementaux et économiques

clairement définis et il couvre le cycle de

vie du bâtiment. »

Le PCI

Qu’est-ce que le PCI ?Le guide d’application du processus de

conception intégrée élaboré par la SQI

propose la définition suivante :


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Le PCI

Objectif du PCI

L’objectif du PCI est de permettre la

conception d’infrastructures performantes

en défragmentant la conception et la

construction pour les intégrer dans un

processus de collaboration itératif.

« La fragmentation est donc un obstacle à la

synergie d’équipe, tandis que le travail

séquentiel est plutôt un obstacle dans la

synergie des systèmes. »Source : http://ceracq.ca/wp-content/uploads/2015/03/Guide-conception-integree-CERACQ.pdf

Source :http://www.voirvert.ca/nouvelles/dossiers/jouer-la-carte-la-conception-integree


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Le PCI

Source : http://www.voirvert.ca/savoir-entreprise/optimisation-energetique-conception-integree


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Le PCI

Différences par rapport au processus traditionnel

Processus de conception traditionnel

- Processus linéaire

- Implication des parties prenantes à des

étapes spécifiques

- Vise l’atteinte des solutions

fonctionnelles tout en respectant un

budget

- L’emphase n’est pas axé sur la

collaboration et la multidisciplinarité

des équipes de conception

- Axé sur l’optimisation de la conception

par discipline

Processus de conception intégrée

- Processus itératif

- Implication de l’ensemble des parties

prenantes dès le début du processus

de conception

- Vise l’optimisation des solutions grâce

à une synergie d’équipe et des

systèmes innovants

- Approche axée sur la collaboration et

l’identification de solutions optimales

par l’ensemble des parties prenantes

Référence : http://ceracq.ca/wp-content/uploads/2015/03/Guide-conception-integree-CERACQ.pdf


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Le PCI

L’équipe PCIComité de pilotage Équipe de conception Experts Consultants

Planifie le PCI dansson ensemble etparticipe activementà tous les ateliers.- Chef de projet- Facilitateur- Représentant du

Client- Responsable

d’entente Représentants de l’équipe de conception

Collabore à laplanification desateliers et participeactivement à tous lesateliers.- Professionnels

externes- Spécialiste en

estimation

Participe activementà tous les ateliers et àl’élaboration desolutions innovantes.- Entrepreneur ou

Gérant de construction

- Professionnels- Spécialiste des

coûts externe- Opérateur- Expert en

constructibilité

Participe au besoinaux ateliers (selon lesenjeux)- Représentant de

l’organisme public- Spécialiste en

construction- Occupants- Agent de mise en

services- Acousticien- Spécialiste en

réglementation- Autres consultants

Référence : Guide d’application du processus de conception intégrée élaboré par la SQI


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Le PCI

Les ateliers de travail dans un PCI

Référence : Guide d’application du processus de conception intégrée élaboré par la SQI

• Le PCI comprends des ateliers de travail, nommés « charrettes » ;

• Le nombre et la durée des charrettes varient selon la complexité du projet, mais

aussi selon le niveau de synergie au sein de l’équipe ;

• Le choix des participants à chacune des charrettes est un facteur important pour

le succès des ateliers ;

• Les participants sont choisis en fonction de leur expertise reliée au projet ;

• Chaque participant doit connaître le travail qu’il a à effectuer pour le prochain

atelier.


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Le PCI

Source : Guide d’application du processus de conception intégrée élaboré par la SQI

Atelier d’analysede la valeur


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• Les Augustines de la Miséricorde de Jésus :

charisme, mission, vie communautaire et

de prière ;

• Introduction : Historique de l’énoncé du

projet par les Augustines (1995 à 2003);

• Faits saillants de la présence des

Augustines depuis 1639 ;

• Du classement au financement : Le chemin

parcouru avec les Augustines pour arriver

au projet de Lieu de mémoire habité (2003

à 2009) ;

• Rôle et implication de la Fiducie du

Patrimoine culturel des Augustines ;

• Vision du projet et enjeux particuliers au

31 mars 2012.

• Membres de la Fiducie• Augustines et leurs ressources• Équipe Lieu de mémoire habité• Représentant Ville ou MCCCFQ• Professionnels (Gestionnaire, Architecte

et Ingénieur)

Le PCI – Exemple d’ordre du jour

ParticipantsSéminaire sur la vision en bref


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Le PCI

Module 1 La conception intégrée un incontournable pour bâtir durable

Module 2 Le cycle de vie du bâtiment et de ses matériaux

Module 3 Les stratégies responsables

Module 4 L’efficacité énergétique pour le confort de l’occupant – Stratégies et Leadership

Module 5 Le bois et les matériaux renouvelables

Mission

Répondre aux besoins de formation en constante évolution de la

société actuelle, des ingénieurs, des architectes et d’autres

professionnels québécois dans le domaine du développement durable.

cfdd.ulaval.ca/


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Les parties prenantes et le PCI


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Parties prenantes externes

PP qui interagissent avec cellesdirectement impactées par la solution

PP directement impactéespar la solution

PP directement impliquéesdans le développement


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S

Source : http://ceracq.ca/wp-content/uploads/2015/03/Guide-conception-integree-CERACQ.pdf


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Exercice n°2

Projet du Monastère des AugustinesSi vous aviez un nombre de charrettes limité àtrois pour le projet du Monastère desAugustines :

• Durant quelle phase feriez vous chacunedes charrettes ?

• Quels seraient les objectifs de cescharettes ?

• Quels seraient le ou les sujet(s)important(s) à aborder ?

• Parmi les parties prenantes que vous avezidentifiées lors de l’exercice 1, quellesserait celles invités à chacune des troischarrettes ?

• Est-ce que d’autres ressources (expertsexternes) devraient être intégrées à cestrois charrettes ?


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Cette présentation sera disponible sur le site web

du PMI Lévis-Québec à compter du 1er mai 2017

Merci de votre participation !

Presentations & Public Speaking

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