Cercle des communicants francophones

Itw #33

« Nous devons faciliter la reconnaissance mutuelle des tâches de chacun,donner du sens au changement, associer les agents aux évolutions de lacollectivité, animer l’institution pour renforcer le sentiment d’appartenance »

Vincent Lalire (@lalalalire) est responsable de la communication interne du Département de laSeine-Maritime et chargé d’enseignement dans le Master 2 ''Communication politique etinstitutionnelle'' de l’Université Paris 1-Sorbonne.

Quels sont pour vous les objectifs de communication interne d'un Département ?

Vincent Lalire (VL) : Les enjeux sont considérables au regard-même dunombre de personnes auquel nous devons nous adresser. Je rappelle que leDépartement de la Seine-Maritime compte 5 500 agents ! A titre decomparaison, c’est cinq fois plus que l’effectif national de la Française desJeux, deux fois plus que celui de Coca-Cola France et autant de salariésque le groupe Jardiland ou Canal+. Avec cette difficulté supplémentaireque nous avons une immense hétérogénéité de métiers et de statuts. Nousdevons communiquer simultanément en direction de puéricultrices,d’agents de routes, de marins, de travailleurs sociaux, de conservateurs demusées, de cuisiniers, d’assistants familiaux, de juristes, de techniciens descollèges et de cadres divers. Autant d’hommes et de femmes concentrés

sur leurs missions respectives et qui n’ont peut-être pas d’emblée le sentiment de former une mêmeentité. Le premier objectif de la communication interne consiste précisément à remettre cesmissions hétéroclites dans leur cohérence d’ensemble. Tous les agents participent à un même projetd’administration.

En quoi justement la communication interne d’une collectivité locale se distingue-t-elle de lacommunication interne d'une entreprise?

(VL) : Les salariés du privé produisent de la richesse marchande et génèrent du profit. Les agentsterritoriaux produisent du service public et génèrent de l’intérêt général. C‘est une différencefondamentale même si les deux sont aussi respectables. Nos objectifs de communication internesont triples. Nous devons d’abord faciliter le partage d’expériences et la reconnaissance mutuelledes tâches de chacun, c’est la fameuse transversalité. Nous devons ensuite donner du sens : celaconsiste à resituer chacune des actions et chacun des changements internes dans le cadre du projetpolitique porté par la majorité issue du suffrage universel. C’est enfin donner la bonne informationau bon moment, faire connaître les règles de vie commune de la collectivité et associer les agentsaux évolutions. Pour cela, nous devons avoir les bons outils, être à l’écoute du terrain, faire

remonter les initiatives, animer l’institution pour renforcer le sentiment d’appartenance de chacun.Bref assurer une cohésion. Le service public est naturellement protecteur de ses agents, c’est à sonhonneur. Il n’y règne ni la loi du plus fort, ni la loi du marché. En matière de communication interneet donc humaine, ça facilite les choses !

Quels sont les thèmes de communication interne actuels dans votre Département ? Avez-vousaccompagné les agents dans les changements récents ?

(VL) : Les différentes réformes territoriales (Loi NOTRe, Loi Maptam) ont sacrément bousculé leshabitudes des Départements. Nos compétences évoluent : certaines disparaissent, d’autres sontrenforcées. Le transfert vers la Métropole rouennaise d’une partie des routes et des musées ou letransfert vers la Région Normandie des transports interurbains ont impliqué le transfert despersonnels. Il a fallu expliquer cela, rencontrer les agents et bien-sûr adapter notre organisation àces changements. Mais l’institution départementale est bien debout. Elle est aujourd’hui la garantedes solidarités sur tout le territoire, entre les habitants bien-sûr mais aussi entre les communes. Lasolidarité, c’est l’ADN du Département, en matière d’éducation, de santé, d’équipement, de culture.C’est un aspect incontestable de fierté interne. A nous de valoriser cette dimension. Par ailleurs,nous devons accompagner la dématérialisation qui bouscule de nombreuses habitudes de travail.Enfin, il existe de nombreux défis à relever en matière de santé professionnelle : combattre lesaddictions, prévenir les troubles psychosociaux et autres. Pour cela, la com’ interne est un servicepasserelle ou support pour d’autres directions. C’est passionnant.

Quelle est la place accordée à la communication interne au sein de votre Département ?

(VL) : Nous avons été rattachés récemment à la Direction des ressources humaines. Cela a du sensdans la mesure où l’une des principales attentes des agents départementaux était d’avoir davantaged’infos RH. En effet dans ce domaine, le moins qu’on puisse dire, c’est que ça bouge tout le temps :statut, rémunération, évolution de carrière, déontologie, réglementation, réformes diverses. Lelégislateur doit aimer les communicants internes ! Du point de vue organisationnel, à l’instar dudirecteur de cabinet pour la com’ externe, le Directeur général des services reste l’interlocuteurphare de la com’ interne. Il donne le tempo et il valide. A nous d’être force de propositions. Pour leDépartement de la Seine-Maritime, nous sommes une équipe de cinq agents, ce qui est plutôt bien :deux infographistes, une journaliste-photographe, un webmaster et un responsable. En revanche,nous ne disposons pas de budget propre. Cela peut freiner les initiatives. D’ailleurs, ici comme dansla plupart des collectivités françaises, la différence de moyens (matériels, financiers et humains)entre communication externe et la communication interne est importante. Il faut donc redoublerd’imagination, parfois bricoler mais les choses avancent.

Disposez-vous d'un magazine de communication interne ? Si oui quelles sont ses rubriques ?Ses spécificités ? Et son processus d'élaboration ?

(VL) : Comme beaucoup de grosses collectivités, le magazine interne reste encore l’outil majeurpour communiquer auprès des agents. Celui de la Seine-Maritime se nomme Echos76. Il compte 8 à10 numéros par an, tire à 6.000 exemplaires et comprend 20 pages. Ses rubriques sont assez

classiques. Nous abordons la vie des services, faisons le point sur l’actualité RH, annonçons lesmouvements de personnel, dressons le portrait d’agents, réalisons des reportages sur le terrain,donnons une multitude d’infos pratiques… Pour une petite équipe, c’est un support trèschronophage. Je milite d’ailleurs pour diminuer le print et faire entrer la communication internedavantage dans le digital et l’usage de nouveaux outils numériques.

A ce titre, disposez-vous également d'un intranet ? Si oui à quoi sert-il ? Quel est le processusde création des contenus ? Quelles sont les informations qui y sont valorisées ?

(VL) : Notre site intranet est essentiel pour héberger une multitude d’infos classées par pôles etretrouver facilement les documents utiles à chacun. C’est aussi la porte d’entrée incontournablepour l’utilisation des logiciels-métier et de nos procédures dématérialisées : poser ses congés,candidater à un poste interne, enregistrer ses frais de déplacements. Pour la communication interneen revanche, je dois le dire, ce site intranet est encore loin d’être idéal. Son ergonomie, sesfonctionnalités et son accessibilité sont très restrictives et l’ont cantonné dans un rôle trèsadministratif. Or comment faire de la communication interne au XXI siècle sans faire de la photo,de l’audio, de la vidéo, sans proposer du live, du chat ou du sondage, sans utiliser Facebook,Instagram, Périscope ou Youtube ? La tendance majeure à venir pour la communication internepublique est d’abandonner ses oripeaux pour revêtir les vêtements neufs du monde qui l’entoure.D’être évidemment et impérativement accessible depuis un smartphone ! Sur nos 5 500 agents, unbon millier n’est pas devant un ordinateur ayant accès à l’intranet ! Il faut aussi pouvoir accéder àl’information chez soi. Bref la com’ interne doit être digitale, ouverte et interactive. Le nombred’appel d’offres en cours pour la refonte des sites intranet des collectivités montre que ce sentimentest partagé.

Si vous pouviez citer quelques actions de communication interne dont vous êtesparticulièrement fier, quelles seraient-elles ?

(VL) : A la fin du mois d’août, à l’initiative de notre Président Pascal Martin, nous avons invité tousles agents qui le souhaitaient, à venir pique-niquer à l’Abbaye de Jumièges et profiter de façonprivilégiée, des expositions du festival Normandie Impressioniste. Convivialité ! En octobre, nousorganiserons la première ''foire aux savoirs et au savoir-faire'' où les agents pourront échanger leurconnaissance sur divers domaines. Partage ! En Novembre, nous décernerons le Prix des lecteursdes agents départementaux : plus de 70 d’entre eux ont postulé en mai pour figurer dans le jury quirécompensera le meilleur roman de la rentrée littéraire. Implication ! Jusqu’en mars 2017 enfin,nous lançons une grande campagne d’information et de prévention des troubles musculo-squelettiques. Il s’agit de la première cause de maladie professionnelle en France. Une plateformedédiée permettra, à travers des vidéos, des animations personnalisées et des infographies, d’éviterles mauvaises postures, de connaître les bons gestes et de soulager certains symptômes.Sécurisation !

Quelles sont les erreurs à éviter en communication interne ?

(VL) : J’en vois trois. La première, c’est naturellement la verticalité. Une communication interne

descendante - qui ne partirait que du haut de la hiérarchie pour aller vers la base - ne serait guèrecrédible. Bien-sûr, la com’ interne véhicule d’abord la parole de l’employeur. C’est légitime. Et lesorganisations syndicales sont présentes pour apporter leur point de vue et proposer des alternatives.Chacun est dans son rôle. Mais au-delà des représentants du personnels, il nous appartient dedonner la parole aux agents, y compris parfois pour qu'ils expriment leurs idées d'amélioration dufonctionnement et de l'organisation. Mais c’est une culture qui prend du temps. La deuxième erreurserait de ne pas innover. Les codes de communication changent et il faut s’y adapter y compris eninterne. La troisième erreur enfin, à mes yeux, c’est avoir l’obsession du circuit fermé ! Que rien nefiltre à l’extérieur et pour cela exiger des codes secrets à la ''James Bond'' pour consulter la moindreinformation interne. D’une part c’est utopique, d’autre part c’est contre-productif car ça bloquel’élan naturel de l’agent qui veut aller chercher de l’information. Et puis, au-delà de ce qui estconfidentiel par définition, les citoyens auraient certainement aussi plus confiance dans leursinstitutions s’ils prenaient toute la mesure du travail des agents du service public, de leurimplication et de leur dévouement. Autrement dit, décloisonnons la com’ interne !

Interview réalisée par Damien ARNAUD (@laCOMenchantier) en octobre 2016

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