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Idées fausses concernant l’archivage de vos documents électroniques à valeur

probatoire

1 Stockage sur support externe

2 GED

3 Stockage Cloud

4 Fichier PDF

Nous stockons déjà nos documents sur des CD/DVD

Nous avons déjà une GED !

Nous utilisons un service de stockage Cloud

L’intégrité est garantie grâce au format PDF

5 Données non isolées

6 Installation

7 Données personnelles et localisation

8 Documents déjà signé

Nos données ne seront pas isolées

L’investissement est trop élevé!

Mes données seront soumises au Patriot Act

La signature électronique du document suffit

Loi du 13 mars 2000 (modifiant l’Art 1316 duCode Civil).Un document signé électroniquement a valeurde preuve sous réserve qu’il soit :- « rattaché à la personne de qui il émane »(grâce à un certificat de signature électroniqueémis par une « AC » reconnue)- « conservé dans des conditions de nature à engarantir l’intégrité ».

Préambule

Définitions

IntégritéPropriété assurant qu’undocument électronique n’a pasété modifié.Nécessite la mise en œuvre dedispositifs de prise d’empreintesdu document et vérificationspériodiques de celle-ci.

PérennitéPermet de faire face à lanécessité de conservation àlong terme des documents.

Stockage sur support externe

.1

Dans notre société nous sauvegardons déjà tous nos documents sur des CD/DVD déposés dans un coffre anti-feu, ils sont à l’abris !

• Pas de conformité légale,

• Pas de maintien de la valeur probante dans le temps : intégrité des données se trouvant sur le support lui-même (garantie qu’aucune donnée n’en a été supprimée ou ajoutée?)

• Les supports amovibles ont une durée de vie limitée (lumière, température, …) :

-> 15 % sont illisibles dès après écriture

-> Perte d'information.

GED

.2

Nous avons une GED… ça fait la même chose !

ARCHIVAGE GED

Engagements sur la disponibilité du service

Confiance, confidentialité

Garantie d’intégrité (empreintes, scellement)

Date certaine

Exploitation à long terme, pérennité

Validité de la preuve

Migration des médias

(Si SaaS)

(Respect des normes)

Stockage Cloud

.3

Nous utilisons un service de stockage cloud… ça fait la même chose !

Conservation de données afin de faire face à des obligations légales /règlementaires

Indexation automatique selon des critères métier

Garantie d’intégrité (empreintes, scellement)

Date certaine

Confidentialité

Validité de la preuve

Localisation des données

ARCHIVAGE STOCKAGE

.4

Un fichier PDF est non modifiable, l’intégrité est donc garantie !

Fichier PDF

Pas de conformité légale,

Pas de maintien de la valeur probante dans le temps

Fichiers au format PDF sont modifiables à souhait grâce à de nombreux outils (certains disponibles gratuitement sur le Web).

Portable Document Format est un format de langage de description de page destiné à préserver la mise en forme d’un fichier (polices, images, etc…) indépendamment du logiciel qui a permit de le produire pour le visualiser ou l’imprimer.

Données non isolées

.5

Nos données ne seront pas isolées des autres données.

Chaque client possède un espace d’archivage spécifiqueaccessibles via un ID/ Mot de passe.Son accès est limité aux applications authentifiées en HTTPset aux requêtes émises par des IP préalablement enregistrées.

Chaque sous espace est accessible via un ID et le cloisonnement est basé sur une logique de métadonnées.

Vous restez maître du droit d’accès aux données

Id client : Id section : Id espace :

Installation

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L’investissement sera bien trop élevé !!!

Aucun investissement initial (licences, matériel) ni récurrents(augmentation capacité, remplacement matériel etc.)

Il vous suffit uniquement de disposer d’un accès Internet.

Vous ne payez que le coût de conservation et la configuration.

Données personnelles et localisation

.7

Le Patriot-Act concerne les opérateurs Cloud dont la société estaméricaine ou détenue à plus de 50% des droits de vote par unesociété américaine (quelle que soit la localisation des Data Centers).

J’ai peur que mes données soient soumises au PATRIOT ACT américain !Avec les offres Cloud on ne sait jamais où se trouvent les données…

CDC Arkhinéo est une société de Droit français appartenant à100 % à la Caisse des Dépôts (Etat).

Vos données sont conservées sur le territoire français dansnos propres Data Centers.

Document déjà signé

.8

Mon document a déjà fait l’objet d’une signature électronique, il est donc intègre. L’archivage à valeur probatoire n’est pas nécessaire.

La législation impose de garantir l’intégrité durant toute la durée des obligations de conservation.

L’archivage à valeur probatoire met en place des mécanismes périodiques de vérification d’intégrité (maintien de la valeur probatoire dans le temps).

En cas de contentieux nécessité de prouver que le document n’a pas été (pas pu être) altéré.

La signature garantie l’intégrité du fichier au moment de son apposition.

Merci de votre attention

CDC Arkhinéo120-122 rue Réaumur

75002 Paris

www.cdcarkhineo.fr