Structure fonctionnelle, matricielle Ce que mon informatique dit de mon entreprise« Le Réseau Social d’Entreprise (RSE) permet de travailler avec des gens à l’autre bout du monde et de transcender plus facilement la hiérarchie. Cela a tendance à aplatir la pyramide »

Anthony Poncier, auteur du livre « Les enjeux du Les réseaux sociaux d’entreprise : 101 questions », in http://www.techniques-ingenieur.fr, 02 avril 2012

Telle entreprise, tel sys-tème d’informationSi l’on reprend les bases des théories des entreprises, plusieurs typologies d’organisations se dégagent. En simpli-fiant, on peut distinguer :

• des entreprises au fonctionnement très hiérarchique, où les chefs sont clai-rement distingués des équipes opéra-tionnelles • une organisation matricielle, qui fait apparaître des experts référents dans certains domaines, sans tenir compte de leur position hiérarchique. Les rôles sont plus flous mais cela permet de développer les synergies entre les ser-vices.

Dans la réalité, la plupart des entre-prises ont un fonctionnement mixte : hiérarchisé pour le management et l’administratif, et matriciel pour l’opé-rationnel. Mais ce qu’il faut retenir, c’est que du fonctionnement vertical dé-coule une informatique en silos, et du fonctionnement matriciel découle une informatique collaborative. Il est donc possible d’évaluer la maturité d’une entreprise (au sens défini par le modèle CMMI) simplement en observant son organisation informatique.

Repenser son informa-tique pour transformer l’entreprise

Vous vous êtes peut-être reconnu dans la description de l’entreprise hié-rarchique. Vous utilisez des logiciels « on-premises » (en opposition aux lo-giciels SaaS), directement installés sur les postes de travail de vos collaborateurs. Chacun a par exemple sur son ordina-teur une version du Pack Office, pour accéder aux logiciels de base… Pour partager des fichiers, vos collaborateurs envoient des emails… en maudissant les pièces jointes limitées à 5 Go. On pour-rait également supposer que vous avez dans vos locaux une pièce dédiée à des serveurs exigeants en maintenance et qui nécessitent une équipe technique conséquente, et que vos salariés ne pratiquent pas le télétravail… tout sim-plement parce qu’ils ne le peuvent pas : tous leurs outils étant concentrés dans les murs de l’entreprise.

Introduction

La structure informatique d’une organi-sation est intimement liée au schéma de circulation de l’information entre les col-laborateurs. Ainsi, une architecture infor-matique en silos révèle généralement un fonctionnement vertical, alors qu’une ar-chitecture en réseau dénote des exper-tises sectorielles. Nous allons ainsi voir comment votre informatique est révéla-trice de la culture de votre entreprise et, à l’inverse, comment elle peut vous aider à revoir votre organisation pour améliorer votre performance.

Dans ce modèle, votre système d’infor-mation a un rôle « passif » : il sert prin-cipalement à la gestion et la planification des projets. Vous pouvez lui donner un rôle « actif », où il impactera directement la structure organisationnelle pour aug-menter la productivité et optimiser les coûts.

Adoptez le modèle colla-boratifIl est essentiel pour vos collaborateurs d’avoir accès à leurs documents de n’importe où, via une simple connexion internet. Vos salariés pourront ainsi pratiquer le

télétravail ou travailler à distance lors-qu’ils seront en déplacement à l’exté-rieur, ce qui permettra d’augmenter leur productivité. Via un modèle colla-boratif, ils auront accès à la solution Of-fice depuis leurs mobiles et tablettes. Les collaborateurs de tous niveaux peuvent s’informer mutuellement sans nécessairement passer par leur(s) su-périeur(s), et les équipes deviennent modulables en fonction des projets.

Des outils de visioconférence comme Lync, utilisable avec depuis tous les systèmes d’exploitation et devices, PC, smartphone ou tablette, leur per-mettent d’être présents aux réunions comme s’ils étaient dans la même pièce et de partager leurs écrans d’or-dinateurs, pour que les présentations soient visibles de chacun. On peut ainsi garder contact avec ses collègues de n’importe où !

Passez au Cloud !

Vos collaborateurs auront ainsi accès aux toutes dernières versions des logi-ciels. Certaines nouvelles fonctionna-lités peuvent faciliter leur quotidien et contribuer à augmenter leur produc-tivité. Abandonner ses outils tradition-nels pour évoluer vers une solution plus moderne peut sembler difficile, mais les gains ne sont pas négli-geables, comme le montre l’exemple d’Active Assurances qui a franchi le pas et migré vers Windows Azure et Office 365 : « A terme, nous devrions arriver à une solution très compétitive et d’une souplesse incomparable qui ne nous mettra plus jamais dans la position de perdre des clients, faute de pouvoir monter en charge », souligne D. Nakkache, associé de la société.

Retrouvez l’intégralité du témoignage de Didier Nakkache, Associé d’Active Assurances : http://bit.ly/1a1aerj

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Retrouvez-nous sur le Blog des Entrepreneurshttp://blogs.microsoft.fr/pme/

Fiers d’entreprendre

Via un réseau social d’entreprise (RSE) comme Yammer, un collaborateur peut interagir avec ses collègues, faire une proposition ou poser une question, recueillir des conseils et commentaires, exactement comme sur Facebook, mais restreint au cadre de l’entreprise.

C’est un outil optimal pour développer la veille collaborative parmi vos salariés.

Pour franchir un pas supplémentaire dans le travail collaboratif, une plate-forme comme Sharepoint s’adapte à vos besoins pour organiser vos projets et vos équipes, en centralisant les do-cuments, qui seront alors accessibles à tous les utilisateurs autorisés.

Conclusion

Les avantages du modèle collaboratif sont nombreux : meilleure circulation de l’information, meilleure réactivité, réduction des flux d’emails, meilleure coordination des équipes – y compris à l’étranger, par exemple dans le cadre d’un développement à l’international… Autant d’effets qui concourent à amé-liorer la productivité de votre entreprise et, in fine, sa compétitivité.n

Retrouvez-nous sur :

La Mutuelle Générale a franchi le pas du collaboratif : « En migrant vers Of-fice 365, nous n’avons pas seulement amélioré la communication entre les collaborateurs. Nous nous sommes aussi dotés de nouveaux outils qui vont faciliter les échanges au sein de l’entreprise », détaille Stéphane Barde, responsable études et développement de l’entreprise.

Retrouvez l’intégralité du témoignage de Stéphane Barde : http://bit.ly/18xJmOi