Dès que l’installation de Windows SharePointServices est terminée, vous avez la possibilité decréer des sites en équipe pour la gestion partagéede documents, d’adresses, de rendez-vous, pourdes forums de discussion, etc.

Supposons que vous ayez un ordinateur avecWindows Server 2003, dont le nom est MON SER-VEUR. Vous y avez installé Windows SharePointServices.

Lancez Internet Explorer et saisissez l’adresseHTTP:MONSERVEUR. Le site d’équipe standard appa-raît. Vous pouvez travailler avec ce site Web ou encréer un nouveau.

Créer un nouveau sitemaître1. Dans la page d’accueil de votre site Web stan-

dard, cliquez sur le lien HTTP://MONSERVEUR/LAY-OUT/1031/SCSIGNUP.ASPX qui se trouve dans lesANNONCES. L’élément correspondant est appeléSELF-SERVICE SITE CRÉATION. La page NOUVEAU SITE

SHAREPOINT est appelée.

2. Dans le champ TITRE, saisissez le nom de votresite. Utilisez un nom bref et évocateur, à partirduquel d’autres personnes pourront retrouverrapidement votre site.

3. Dans le champ DESCRIPTION, saisissez une brèveprésentation de votre site. Ici, vous devez indi-quer à qui ce site s’adresse ainsi que les types decontenus proposés.

4. Dans l’espace ADRESSE DU SITE, champ NOM URL,saisissez l’adresse de votre site. Le nom du ser-veur Web sur lequel votre site a été créé y fi-gure déjà. Un champ avec liste déroulante pro-pose un ou plusieurs sous-espaces pour la création du site. Si plusieurs valeurs vous sont proposées, renseignez-vous auprès de votredivision informatique pour connaître la valeur à utiliser.

5. Dans le champ ADRESSE DE MESSAGERIE, reportezvotre adresse e-mail. Cette action vous désigneen tant que responsable du site. A ce titre, vousrecevrez le cas échéant des informations admi-nistratives de votre division informatique et lesdemandes des utilisateurs d’accès au site. Lessuggestions et les questions des visiteurs dusite vous seront également transmises.

6. Cliquez sur CRÉER.

7. Choisissez le modèle SITE D’EQUIPE et confirmezavec OK.

8. Créez un lien dans le dossier Favoris de votrenavigateur Internet Explorer pour pouvoirretrouver rapidement ce site.

Créer une bibliothèque de documentsLes bibliothèques de documents servent à contenirles documents partagés. Une bibliothèque dedocuments appelée DOCUMENTS VALIDES est dispo-nible. Vous pouvez la sélectionner dans le volet degauche à l’écran sous DOCUMENTS.

Pour créer une nouvelle bibliothèque de docu-ments, cliquez sur CRÉER dans la barre du haut, puissur BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENTS. Dans la page NOU-VELLE BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENTS, saisissez dans le

champ NOM un nouveau nom bref et évocateur.Dans le champ DESCRIPTION, vous pouvez écrire, sivous le souhaitez, un texte de présentation.L’espace VERSION DES DOCUMENTS vous permet desélectionner les paramètres requis pour la créationd’une nouvelle version dans cette bibliothèque àchaque modification du document. Cliquez en-suite sur le bouton CRÉER. La nouvelle bibliothèquede documents est à votre disposition.

Pour revenir à votre site d’équipe, cliquez sur lelien PAGE D’ACCUEIL en haut à gauche.

Télécharger des documentsPour télécharger un document:

1. La bibliothèque que vous avez créée apparaît àgauche dans l’espace DOCUMENTS. Sélectionnez-la d’un clic de souris. Vous pouvez aussi appe-ler un récapitulatif de toutes les listes en cli-quant sur DOCUMENTS ET LISTES dans le menugénéral. Recherchez la bibliothèque de docu-ments souhaitée et sélectionnez-la d’un clic desouris.

2. Pour télécharger un document à partir de votreordinateur local, cliquez sur TÉLÉCHARGER

UN DOCUMENT. Dans le système de fichiers,recherchez le fichier à télécharger et cliquez surOUVRIR. Cliquez sur ENREGISTRER et FERMER.

Editer des documentsLorsque vous effectuez une vérification de sortiesur un document, les autres utilisateurs n’ont pas lapossibilité d’éditer ce document ou de visualiserles modifications que vous y avez apportées. Sivous effectuez par la suite une vérification d’entréesur ce même document sans enregistrer les modi-fications, vous pouvez utiliser, sur la page VÉRIFICA-TION D’ENTREE, les options REFUSER LES MODIFICATIONS

et ANNULER LA VÉRIFICATION DE SORTIE. L’état de ladernière version pour laquelle une vérificationd’entrée a été effectuée sera alors restauré. Aucunhistorique de la version n’est conservé pour lesmodifications non enregistrées.

1. La bibliothèque que vous avez créée apparaîtdans l’espace DOCUMENTS. Sélectionnez-la d’unclic de souris. Vous pouvez aussi appeler unrécapitulatif de toutes les listes en cliquant surDOCUMENTS ET LISTES dans le menu général.Recherchez la bibliothèque de documents sou-haitée.

2. Faites glisser le pointeur jusqu’au document àéditer. Un champ avec une liste déroulante s’af-fiche. Cliquez sur la flèche orientée vers le baset sélectionnez ÉDITER DANS MICROSOFT OFFICE

WORD pour effectuer l’édition dans SharePointdirectement.

3. Le document s’ouvre dans l’application appro-priée. Sélectionnez l’option FICHIER – VÉRIFICA-TION DE SORTIE. Le document est vérifié en sortiepour vous. Aucune nouvelle modification nepourra lui être apportée par d’autres auteurs.

4. Lorsque l’édition du document est terminée,cliquez sur ENREGISTRER. Sélectionnez ensuiteFICHIER – VÉRIFICATION D’ENTRÉE.

Créer des espaces de réunionsDans un espace de réunion, vous pouvez regrou-per les informations et les documents requis pourune ou plusieurs réunions.

Pour créer un espace de réunion:

1. Ouvrez le site Web sur lequel vous souhaitezimplanter votre espace de réunion. Si vous avezcréé un lien vers ce site dans vos favoris, l’accèsà votre site d’équipe s’en trouvera simplifié.

2. Dans le menu général, sélectionnez DOCUMENTS

ET LISTES, puis cliquez sur CRÉER dans la barre desliens en haut.

3. Dans le menu PAGES WEB, cliquez sur SITES WEB ET

ESPACES DE TRAVAIL.

4. Saisissez des informations sur l’espace de réu-nion que vous souhaitez mettre en place, puiscliquez sur CRÉER.

5. Sélectionnez le modèle souhaité pour les espa-ces de réunion.

6. Cliquez sur OK.

L’ordre du jour propose une vue d’ensemble de laréunion pour permettre aux participants de mieuxsuivre son déroulement. Les objectifs n’en serontque plus aisément atteints. L’ordre du jour réperto-rie les sujets à aborder, désigne les responsablesdes débats pour chaque sujet et annonce lestemps alloués pour chaque domaine.

1. Dans le menu ÉDITER CET ESPACE DE TRAVAIL, cliquez sur AJOUTER DES WEBPARTS.

2. Effectuez l’une des opérations ci-dessous:

a. Créez la liste automatiquement avec PARA-MÈTRES STANDARDS.

Sous WEBPARTS, faites glisser le WebPart ORDRE

DU JOUR dans une zone de la page.

b. Créez la liste avec des paramètres per-sonnalisés.

c. Dans la zone inférieure du volet des tâches,cliquez sur AFFICHER TOUTES LES LISTES.

d. Cliquez sur ORDRE DU JOUR, saisissez lesinformations souhaitées sur la liste et cliquez sur CRÉER.

3. Pour ajouter des contenus, cliquez dans leWebPart sur NOUVEL ÉLÉMENT.

4. Indiquez le sujet de l’élément et complétez lesautres champs selon vos besoins.

5. Dans la barre d’outils principale, cliquez surENREGISTRER et FERMER.

Créer une liste de décisionPour créer une liste de décision dans un espace deréunion :

1. Dans le menu ÉDITER CET ESPACE DE TRAVAIL, cliquez sur AJOUTER DES WEBPARTS.

2. Effectuez l’une des opérations ci-dessous:

a. Créez la liste automatiquement avec PARA-MÉTRES STANDARDS.

Sous WEBPARTS, faites glisser le WebPart DECISIONS dans une zone de la page.

b. Créez la liste avec des paramètres per-sonnalisés.

Dans la zone inférieure du volet des tâches,cliquez sur AFFICHER TOUTES LES LISTES.

Cliquez sur DÉCISIONS, saisissez les informa-tions souhaitées sur la liste et cliquez sur CRÉER.

c. Cliquez dans le WebPart sur AJOUTER UN

ÉLÉMENT pour ajouter des contenus.

d. Dans le champ DÉCISION, saisissez le texte à afficher. Complétez les autres champs selon vos nécessités.

e. Dans la barre d’outils principale, cliquez sur ENREGISTRER et FERMER.

Remarque

Pour pouvoir effectuer ces opérations, vous devez être membre du groupe de sites CONCEPTEUR WEB ou ADMI-NISTRATEUR.

Si plusieurs réunions sont mentionnées dans l’e-space de réunion, vous pourrez modifier la liste defaçon à rendre son contenu disponible pour toutesles réunions de cet espace.

Employer des outils de collaboration sur le site d’équipeVous avez la possibilité de recueillir l’opinion desmembres de votre équipe en effectuant uneenquête. Si une enquête était déjà intégrée à votresite Web, vous pourriez l’appeler en cliquant surDOCUMENTS ET LISTES dans le menu général en haut.

Conseils et astuces pour l’utilisation de WindowsSharePoint Services

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Ensuite, dans l’espace ENQUÊTE, sélectionnez l’en-quête appropriée.

Créer une nouvelle enquête1. Pour créer une enquête, cliquez sur DOCUMENTS

ET LISTES dans le menu général en haut, puissélectionnez CRÉER.

2. Dans la page CRÉER UNE PAGE, cliquez sur ENQUÊTE.

3. Dans le champ NOM, attribuez un nom à votreenquête. Une saisie dans ce champ est obliga-toire.

4. Dans le champ DESCRIPTION, indiquez l’objet devotre enquête. Une saisie dans ce champ estfacultative.

5. Si un lien vers cette enquête doit apparaîtredans la barre de lancement rapide, cliquez surOUI dans l’espace NAVIGATION.

6. Si les noms des personnes sondées doiventapparaître, dans l’espace OPTIONS DE L’ENQUÊTE,répondez par OUI à la question AFFICHER LES

NOMS DES UTILISATEURS DANS LES RÉSULTATS DE L’EN-QUÊTE?

7. Si vous souhaitez que les membres de votreéquipe aient la possibilité de fournir plusieursréponses, répondez par OUI à la question AUTO-RISER PLUSIEURS RÉPONSES?

8. Cliquez sur SUIVANT.

9. Sur la page AJOUTER UNE QUESTION, insérez unequestion dans le champ QUESTION.

10. Choisissez le type de réponse souhaité.

11. Si plusieurs réponses doivent être proposéesaux membres de l’équipe, cliquez sur CHOIX.

12. Si vous souhaitez ajouter de nouvelles ques-tions, cliquez sur QUESTION SUIVANTE et reprenezles étapes précédentes.

13. Lorsque vous avez inséré toutes les questions,cliquez sur TERMINER.

Participer à une enquête1. Dans le menu général, cliquez sur DOCUMENTS ET

LISTES.

2. Dans l’espace ENQUÊTES, cliquez sur le nom del’enquête.

3. Cliquez sur RÉPONDRE À CETTE ENQUÊTE en haut.

4. Saisissez vos réponses en complétant le formu-laire.

5. Cliquez sur ENREGISTRER et FERMER.

Créer un forum de discussionLes forums de discussion offrent un lieu d’échangesur des sujets qui intéressent votre équipe. Parexemple, vous pouvez configurer un forum de dis-cussion pour permettre aux membres de l’équipede proposer des activités.

Pour créer un forum de discussion:

1. Cliquez sur DOCUMENTS ET LISTES dans le menugénéral en haut, puis sélectionnez CRÉER.

2. Dans la page CRÉER UNE PAGE, cliquez sur FORUM

DE DISCUSSION.

3. Dans le champ NOM, attribuez un nom à votreforum de discussion. Une saisie dans ce champest obligatoire.

4. Dans le champ DESCRIPTION, indiquez l’objet devotre forum de discussion. Une saisie dans cechamp est facultative.

5. Si un lien vers ce forum de discussion doit appa-raître dans la barre de lancement rapide, cliquezsur OUI dans l’espace NAVIGATION.

6. Cliquez sur CRÉER.

Pour ouvrir le nouveau forum de discussion, cli-quez sur DOCUMENTS ET LISTES dans le menu généralen haut, puis, dans l’espace FORUMS DE DISCUSSION,sélectionnez le nom du forum. Si vous aviez créé

un lien vers ce forum de discussion dans la barrede lancement rapide, vous pourriez cliquer sur celien pour accéder au forum de discussion.

Participer à une discussion1. Dans le menu général, cliquez sur DOCUMENTS ET

LISTES.

2. Dans l’espace FORUMS DE DISCUSSION, cliquez surle nom du forum de discussion auquel voussouhaitez participer.

3. Effectuez l’une des opérations ci-dessous:

a. Démarrer une nouvelle discussion

Cliquez sur NOUVEAU FORUM DE DISCUSSION.

Dans le champ OBJET, donnez un titre à votre commentaire. Une saisie dans ce champ est obligatoire.

Saisissez votre commentaire dans le champ TEXTE.

Cliquez sur ENREGISTRER et FERMER.

b. Répondre à un commentaire

Dans la colonne OBJET, indiquez le com-mentaire auquel vous souhaitez répondre et, dans le menu qui s’affiche, cliquez sur la flèche orientée vers le bas. Cliquez ensuite sur RÉPONDRE.

Saisissez votre commentaire dans le champTEXTE.

Cliquez sur ENREGISTRER et FERMER.

c. Editer votre commentaire

Dans la colonne OBJET, indiquez le com-mentaire que vous souhaitez éditer et, dans le menu qui s’affiche, cliquez sur la flèche orientée vers le bas. Cliquez ensuite sur ÉDITER CET ÉLÉMENT.

Apportez vos modifications et cliquez sur ENREGISTRER et FERMER.

d. Supprimer un commentaire

Dans la colonne OBJET, indiquez le com-mentaire que vous souhaitez supprimer et, dans le menu qui s’affiche, cliquez sur la flèche orientée vers le bas. Cliquez ensuite sur SUPPRIMER CET ELEMENT.

Cliquez sur OK pour confirmer la suppressi-on du commentaire.

Remarque

Si le site Web correspond à un espace de réunion,ignorez les étapes 1 et 2. Dans le WebPart DISCUSSION GÉNÉ-RALE, cliquez sur AJOUTER UNE DISCUSSION pour démarrer unenouvelle discussion. Effectuez ensuite l’étape 3.

Ajouter des annonces et des notificationsVous pouvez vous abonner pour être averti parcourrier électronique des modifications apportéesà votre site Web. Vous pouvez créer des abonne-ments à des listes, à des bibliothèques, aux dif-férents éléments et à tous les fichiers contenus.

Les listes d’annonces sont utilisées pour communi-quer de brèves informations aux autres membresde l’équipe. Nous vous présentons ci-dessous lesopérations à effectuer pour créer des notificationset des annonces.

Ajouter des notificationsVous pouvez indiquer la périodicité avec laquellevous souhaitez être averti. Vous pouvez être infor-mé des modifications apportées à des listes, desbibliothèques, des éléments et des fichiers, immé-diatement ou sous la forme de récapitulatifs quo-tidiens ou hebdomadaires. Si vous ne souhaitezplus suivre les modifications, vous pouvez vousdésabonner à tout moment.

Appelez la page dans laquelle la liste ou la biblio-thèque dont vous souhaitez suivre les modifica-

tions est affichée.

1. Sous ACTIONS, cliquez sur NOTIFICATION.

2. Dans l’espace ENVOYER LES NOTIFICATIONS A, confirmez l’adresse de la messagerie du destina-taire.

3. Dans l’espace MODIFIER LE TYPE, indiquez si voussouhaitez être averti lorsque des éléments sontajoutés, supprimés ou modifiés. Cliquez surTOUTES LES MODIFICATIONS si vous souhaitez êtresystématiquement averti d’une modification,quelle qu’en soit sa nature.

4. Dans l’espace PÉRIODICITÉ, indiquez la fréquenceà laquelle vous souhaitez être averti des modifi-cations apportées.

5. Cliquez sur OK.

Créer des listes d’annonces1. Pour créer une liste d’annonces, cliquez sur

DOCUMENTS ET LISTES dans le menu général enhaut, puis sélectionnez CRÉER.

2. Dans la page CRÉER UNE PAGE, cliquez sur ANNON-CES pour définir le type de liste que vous sou-haitez créer.

3. Dans le champ NOM, attribuez un nom à votreliste d’annonces. Une saisie dans ce champ estobligatoire.

4. Dans le champ DESCRIPTION, indiquez l’objet de votre liste. Une saisie dans ce champ estfacultative.

5. Si un lien vers cette liste doit apparaître dans labarre de lancement rapide, cliquez sur OUI

dans l’espace NAVIGATION.

6. Cliquez sur CRÉER.

Pour ouvrir la nouvelle liste d’annonces, cliquez surDOCUMENTS ET LISTES dans le menu général en haut,puis, dans l’espace LISTES, sélectionnez le nom de laliste. Si vous avez créé un lien vers cette liste dansla barre de lancement rapide, vous pouvez cliquersur ce lien pour accéder à la liste.

Publier un contenu dans le portail1. Dans le menu général, sélectionnez DOCUMENTS

ET LISTES. Recherchez la bibliothèque de docu-ments souhaitée et sélectionnez-la d’un clic desouris.

2. Cherchez le document que vous souhaitezpublier.

3. Après avoir sélectionné le document, cliquezsur la flèche, puis sur AJOUTER AU PORTAIL.

4. Complétez les champs selon vos nécessités etcliquez sur OK.

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