Binary Tree

Fusion, Acquisition - Optimisez la migration et la continuité des outils collaboratifs pendant la phase transitoire

Guillaume MeisterEMEA Team Lead Solution ArchitectBinary Tree@BinaryTreeInc

SpeakerGuillaume Meister est Team Lead Solution Architect EMEA pour Binary Tree. Possédant de nombreuses certifications techniques, Guillaume opère dans le domaine des infrastructures et des communications électronique depuis 20 ans. Directeur technique de SSII puis co-fondateur de Dixtree, Guillaume a mis en place, supervisé et souvent exécuté de multiples projets d'infrastructure ou de migration de messageries électroniques diverses (IBM Domino, Microsoft Exchange pour les principales, mais aussi MDaemon, Firstclass, Groupwise, Sendmail/Postfix, etc.), ainsi que des projets Active Directory.Sa connaissance approfondie de nombreux domaines IT (langages de programmation, SQL/RDBMS, TCP/IP et réseau, Annuaires et identification, virtualisation et systèmes) lui ont permis d'apporter à chaque projet une vision globale et des solutions innovantes, et de surmonter les difficultés inhérentes à des projets de toute envergure (de 100 à 250 000 utilisateurs).Au sein de Binary Tree, Guillaume dirige l'équipe Sales Engineering EMEA et apporte aux partenaires et aux clients son savoir-faire et son expertise technique dans toutes les phases des projets : avant-vente, POC, Build, Support avancé.

Guillaume MeisterTeam Lead Senior

Solution Architect, EMEACell: +33 7 60 97 16 78Email: guillaume.meister@binarytree.com

Programme• Fusion acquisitions, nos observations• Intégration email lors de M&A• Fonctionnement au “Day 1”• Transformation de l’environnement de messagerie• Migration et évolution des contenus de messagerie• Conclusions• A propos de Binary Tree• Questions / Réponses

Fusion acquisition (M&A)Nos observations

Scission/Cession en deux entités

Les différentes formes de M&A

Intégration pureMigration et

integration dans la société cible

Fusion de deux infrastructures dans

une nouvelleCession d’une filiale

Société B Société A

Société A

Société B

Source

Société A Société B

Société A

Société B

Cible

“green field”

Scenario types de M&A

Temps passé depuis la declaration du M&A

Nom

bre

d’ut

ilisat

eurs

+1y +2y +3y

Retardataires

Pragmatiques

Spécialistes

M&A

rapi

de

Plusieurs années,

Très orchestré

Haute tolerance aux

problèmes,

Actions prises en dernier

recours

InstitutionnelsForte règlementation

Barrières

politique/bureaucratie

>25K

1

Integration email lors des M&A

Intégration de la messagerie: Une part importante des M&A

La communication efficace (email et rendez-vous/agenda) est critique dans les premières phases d’un M&A:

• Il ne s’agit pas seulement de router de l’information entre les sociétés A et B

• Il s’agit de faire collaborer les sociétés A et B pour devenir A+B

– A la fois en interne et vers l’extérieur

• Une nouvelle adresse email est une nouvelle identité et tout ce que cela suppose

• L’ancienne adresse reste un lien vers l’ancienne société

La transformation de la messagerie dans une nouvelle structure est aussi critique que les autres secteurs IT

Malheureusement, la messagerie est gérée avec une attention inférieure

Plans d’intégration M&A

La majorité des plans M&A focalise sur les applications et les matériels les plus évidents

Applications Matériels

Enterprise Resource Planning (ERP)

Gestion des matériels

Supply Chain Management (SCM)

Customer Relationship Management (CRM)

Business Intelligence (BI)

Stations

Serveurs

Stockage

Réseaux

Téléphonie

Plans d’intégration M&A

Souvent, les plans M&A dévaluent ou sous-estiment les efforts nécessaires pour l’intégration des

systèmes de messagerie

Applications Matériels

Enterprise Resource Planning (ERP)

Gestion des matériels

Supply Chain Management (SCM)

Customer Relationship Management (CRM)

Business Intelligence (BI)

Stations

Serveurs

Stockage

Réseaux

Téléphonie

Email?

L’expérience de plus de 100projets de M&A

Ameriprise Columbia Management

Plastic OmniumFaurecia

Continental AG Siemens VDO

DaimlerChrysler

Exxon Mobil

Air FranceKLM

LindeAGA

MarsWrigley

MetlifeAlico

NestleGerber

General ElectricALSTOM

Wells FargoWachovia

Les clés du succès d’integration M&A

Facteurs de succès M&A Intégration de la messagerie

Collaboration rapide entre les BU/Services

Séparation sécurisée des systèmes

Productivité utilisateur conservée

Concept clé: L’intégration de la messagerie est cruciale pour la collaboration inter-entreprises

Permettre à deux entreprises de collaborer comme une seule

Recherche dans un annuaire commun

Envoi et reception d’email

Planification de rendez-vous et recherche de disponibilité

Concept clé: Après fusion, se concentrer sur la consolidationPasser de deux infrastructures et organisations à une seule

Nouvelle société

Société BSociété A

Fonctionnement au “Day 1”

Comprendre le “Day One”

Pourquoi le “Day One” est spécial et important?Pas de seconde chance pour cette première impression

Il doit se produire rapidementIl n’y a pas de temps pour sa mise en place (instantanéïté)

La planification est primordialeCependant il est souvent difficile de comprendre les responsabilité et les rôles des acteurs du M&A

Le succès ou l’échec du “Day One” est écrit à l’avanceLe résultat du “Day one” est le reflet de sa préparation

Se préparer au “Day One”

• Les deux cotés communiquent-ils?

• Quelles informations peut-on partager?

• Quelles loi et règlements peuvent influer sur les communications?

• Peut-on monter un lab?

• Qui finance quoi?

• Que peut-on planifier?

• Quels tests devra-t-on exécuter?

• Souvent, les finances pour la préparation sont peu élevées

Dès le “Day One”, les utilisateurs doivent pouvoir:

Basculer au “Day One”

Envoyer et recevoirdes emails

Rechercher anciens et nouveaux contacts dans l’annuaire

Programmer et mettre à jourdes réunions

Communiquer avec le monde extérieur

Comment arriver au “Day One”

Avec l’assistance d’experts Do-it-Yourself• Analyser les flux mails entre sociétés

• S’assurer d’avoir tous les accès• Monter un lab de coexistence de test avec

les 2 environnements et connectivité externe• Analyser et preparer les annuaires• Installer la synchronisation d’annuaires entre

les environnements de test• Mapping d’attributs et resolution des conflits• Nouvelle convention d’adresses• Conservation des anciennes adresses

• Etablir le routage entre les environnements de test et Internet

• Etablir la recherche de disponibilité entre les environnements de test

• Créer le plan de déploiement et son processus dans le lab

• Connecter les environnements de production et déployer la coexistence au “Day One”

Transformation de l’environnement de messagerie

Les différents systèmes de messagerie

• Microsoft (Exchange) et IBM (Domino) ont été (et restent) les acteurs dominants

• Les autres alternatives - Google Apps, Zimbra, Novell, Cisco, Oracle, etc. – sont marginalement représentées

• Les points que nous allons soulever pour Microsoft Exchange et IBM Domino s’appliquent aussi aux autres environnements

Portée de l’environnement de messagerieEmail et annuaire

IBM DominoMicrosoft Exchange

Les deux principales plateformes de messagerie d’entreprise

Domino Directory

2003 2007/10 2013/16

GAL (Global Address List)

7x 8x 9x

Domino Directory

Active Directory

Portée de l’environnement de messagerieInfrastructure

Topologie

Réseau LANs & WANs

InfrastructureMatériel/OS

ServeursPhysiques/Virtuels/Cloud

SécuritéFirewalls/Contenu

IBM DominoMicrosoft Exchange

Les deux principales plateformesde messagerie d’entreprise

Domino Directory

2003 2007/10 2013/16

GAL (Global Address List)

7x 8x 9x

Domino Directory

Active Directory

Gestion de la messagerie

En interne

Outsourcée

Cloud/Hébergée

Administration et opérations

Rétention et archivage

Processus de changement

Portée de l’environnement de messagerieGestion

Topologie

Réseau LANs & WANs

InfrastructureMatériel/OS

ServeursPhysiques/Virtuels/Cloud

SecuritéFirewalls/Contenu

IBM DominoMicrosoft Exchange

Les deux principales plateformesde messagerie d’entreprise

Domino Directory

2003 2007/10 2013/16

GAL (Global Address List)

7x 8x 9x

Domino Directory

Active Directory

Migration et evolution des contenus de messagerie

• AD est le coeur de l’infrastructure

• Peu d’annuaires ont autant d’impact sur les utilisateurs qu’Active Directory

• L’identité AD des utilisateurs permet d’accéder aux ressources

• La gestion de ces identités est inévitable et essentielle à la vie de l’entreprise

Le role d’Active Directory dans l’entreprise

Avant l’intégration

• L’intégration est-elle la cible principale ou une étape d’un processus plus general ?

• Quelles technologies et versions sont en jeu ? (Domino n’est pas intégré à Active Directory, Exchange l’est)

• Y aura-t-il integration au niveau réseau ? (confiance/approbation – tant techniquement que politiquement)

• Faut-il intégrer les annuaires pour la messagerie seulement, ou pour la gestion d’identités ?

• Que sera la topologie post-integration? (évolutions pour supporter la nouvelle organisation)

Consolidation des annuaires de messagerie

• Représente la nouvelle entité au monde extérieur

• abc.com et xyz.com -> abcxyz.com

• Conserve les anciens contacts et ajoute les nouveaux

• Maintient les relations internes à l’entreprise

• Permet aux utilisateurs de nouer de nouvelles relations et de collaborer facilement

• S’intègre aux annuaires internes et Cloud

Transformation Active DirectoryDéfinir les besoins AD de la nouvelle organisation

• Design et déploiement de la nouvelle infrastructure AD

• Gérer la transition vers la nouvelle infrastructure• Assurer l’intégration entre l’ancient AD et le

nouveau pour la période de migration• Création des nouveaux objets dans le nouvel

AD• Transition graduelle des objets et applications

dans le nouvel AD• Après la migration, élimination des anciennes

infrastructures AD

Migration et évolution des contenus de messagerie

Une migration de messagerie est-elle différente dans un M&A?Pourquoi la question est-elle pertinente ?

• Cela dépend• Les deux sociétés sont-elles en phase en termes

d’organisation, ou existe-t-il encore des tensions politiques ?

• Une des deux sociétés a-t-elle le pouvoir de décision, ou est-il mutuellement réparti ?

• Bonnes pratiques• La migration ne vise pas simplement à rassembler les

deux anciennes messageries• La nouvelle infrastructure de messagerie doit supporter

les extensions et évolutions futures

Un tout nouvel universA quoi va ressembler la nouvelle infrastructure ?

• Plateformes:• Doit-on migrer un des environnements dans l’autre, ou

les deux dans un nouvel environnement ?• On-premises, cloud, hybride, hébergé ou infogéré ?

• Evolutivité:• Capacité à absorber les évolutions futures de l’entreprise

• Standards:• Quotas• Politique d’archivage• Administration, maintenance, support

Définir la portée de la migrationQuel contenu migrer et où ?

• Respecter les habitudes et les standards, mais prévoir les futurs usages

• Quelle quantité de données récupérer ?• Données publiques et partagées ?

(Salles, ressources, boites partagées)• Que faire des données locales ?• Que faire des archives ?• Intégrer les mobiles ou les remplacer ?

?

Définir la portée de la migrationAutres facteurs

• Inventorier les besoins spéciaux des BU ou des utilisateurs, par exemple les VIP

• Recenser les contraintes de temps qui influent sur le projet de migration

• Planifier le support post-migration

Planification et execution de la migration

• Migration graduelle où en une session ?• Mettre en place la formation utilisateur et

support• Migrer des lots pilotes pour valider le processus

et identifier les problèmes potentiels• Identifier les contraintes de planning

(voyages, vacances, freezes, événements liés au métier)

• Identifier les VIP – service “Gants blancs”• Préparer les changements de process post

migration(par exemple provisioning de comptes/maintenance)

Facteur de succès de la migration

Communiquer, Communiquer, Communiquer!

Démarrer petitet accroîtrele rythme

Le succès repose à la fois sur la perception

utilisateur et sur la réalité technique

Gestion de la migration

Planification Prévision Administration

Support Reporting Communication

Conclusions

Résumé des scénarios

N° 40

Nom

bre

d’ut

ilisat

eurs

Temps passé depuis la declaration du M&A+1y +2y +3y

Retardataires

institutionnels

>25K

1

Facteurs qui intéressent les “specialists”- Remédiation et preparation efficace avant la

connexion- Consolidation rapide et financièrement maitrisée

Facteurs qui intéressent les “pragmatiques”- Gestion de la mobilité pour conserver la productivité- Orchestration et reporting pour les sponsors/décideurs- Capacité à consolider/intégrer globalement

Pragmatiques

Spécialistes

Facteurs qui intéressent les “retardataires”- Réduire les coûts et les solutions temporaires- Garantir la fidélité de la migration et le traitement des

spécificités locales- Etre conforme, sécurisé et optimisé (consolidation)

Facteurs qui intéressent les “institutionnels”- Traçabilité, audit, contrôle

- Capacité d’accélérer et ralentir les migrations, voire de revenir en arrière

Les piliers d’une migration réussieTechnologie éprouvée

Binary Tree

Méthodologie basée sur les bonnes

pratiquesBinary Tree / Partenaires

Conseil fiable et expert

Binary Tree / Partenaires

Migration réussie

A propos de Binary Tree

Présentation de Binary Tree• Entreprise créée en 1993, plus de 20 d'expérience dans les logiciels de

migration• Orientée exclusivement vers les logiciels de migration sur la plateforme

de Microsoft• Nous avons migré plus de 35 millions d'utilisateurs pour plus de 6000

clients dans le monde entier, et plus de 3 millions vers le Cloud Microsoft • Siège à New York, Binary Tree est représentée à Londres, Paris,

Stockholm et Hong-Kong. • Ses partenaires internationaux, nationaux et régionaux représentent

Binary Tree en Amérique, en Europe, au Moyen Orient, en Afrique et en Asie

MigrationActive Directory : SMART Active Directory Migrator

MigrationServeur Windows :

SMART Windows Server Migrator

MigrationDomino vers Exchange/O365 : Suite CMT

Migration Exchange vers Exchange/O365 :Suite E2E

Binary Tree assure les migrations d’entreprise

Logiciels et services professionnels pour les migrations messagerie, AD et serveurs

Environnement cible

Processus automatisésAnalyse et rationalisation

Coexistence entre plateformesConfiguration de la migration Planification de la migration

Prévision de la migrationCommunication utilisateur

Processus de migrationGestion du projet

Monitoring des performancesSuivi et reporting

Environnement d'origine

La valeur des solutions de Binary Tree

Automatisation des projets de migration : Bien plus qu'un mouvement de données

Avantages des solutions de Binary Tree• Interactions plus rapides et plus prévisibles• Personnalisation en fonction de votre environnement et de

vos besoins spécifiques• Réduction des risques et des interruptions de services• Coûts maîtrisés

Une suite ininterrompue de succès clientsPlus de 35 millions d'utilisateurs migrés pour plus de 6000

clients

Reconnaissance du secteur et récompenses

Finaliste Partenaire de l‘Année 2013 Programme de partenariat de Binary Tree

Prix pour CMT For coexistence

Croissance pendant 7 années consécutives

Prix pour E2E Complete, de Binary TreePartenaire de l‘Année 2014 Messagerie

Questions et réponses

N° 50

@microsoftfrance @Technet_France @msdev_frGuillaume Meister @BinaryTreeInc

N° 51

N° 52