La Direction Bâtiments et Energies (DBE) : • Plus de 2 200 bâtiments gérés • 413 personnes • 5 Services Opérationnels • Conservation légale de 30 ans des plans • De nombreux formats : TIF, DWG, DXF, RVT…

Toulouse Toulouse est la quatrième ville de France en terme de population. Elle est considérée comme une des grandes villes européennes intermédiaires comme Lyon, Marseille, Florence, Hambourg ou Zurich. Pour la Mairie de Toulouse et la Communauté Urbaine du Grand Toulouse, la Direction Bâtiments et Energies (DBE) assure les missions de réalisation et d’entretien des bâtiments de la collectivité :

• Conception & Réalisation, maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre

• Maintenance préventive, évolutive et corrective

• Réparation & Dépannage La Direction Bâtiments et Energies produit, reçoit, fournit et partage des plans numériques de bâtiments, au sein de ses différents services et aussi avec les prestataires extérieurs.

Pour quoi Lascom AEC à la Mairie de Toulouse ? Lors de l’appel d’offre publié en 2004, il y avait 953 plans dans la base des plans numériques, correspondant à 482 bâtiments sur les 2163 bâtiments de la commune. Les bases informatiques utilisées ne supportaient plus le nombre croissant de plans et d’utilisateurs et ne permettaient pas une gestion efficace des plans :

• Plusieurs bases de données sans lien entre elles

• Fiabilité des plans insuffisante (écarts par rapport à la réalité du terrain)

• Délai de chargement des plans trop long

• Outils utilisés limités en terme d’ouverture à d’autres types de plans

• Manque de traçabilité dans les outils utilisés (pas d’historique des versions,…)

• Ajout des plans et mise à jour non automatiques De plus, le nombre et la diversité des acteurs (chefs de projet, ingénieurs, dessinateurs, architectes, conducteurs de travaux, métreurs, techniciens, prestataires extérieurs…), nécessitaient une modernisation et une fiabilisation des outils informatiques. Dans le cadre de son projet Archipel, la Mairie de Toulouse a choisi Lascom AEC parmi plusieurs progiciels, pour sa capacité à répondre en standard à ses exigences et ses besoins d’évolution et de paramétrage.

Success Story : Mairie de Toulouse et Communauté d’Agglomération du Grand Toulouse

ARCHIPEL : • Plus de 5 300 plans gérés • 1 450 Diagnostics Amiante • 2 240 rapports de contrôle technique • 580 plans d’évacuation • Archivage jusqu’à 30 ans des plans • Contrôle de charte graphique • Processus de validation métier • Gestion des diagnostics amiantes • Gestion des rapports de visites des commissions de sécurité

Un Retour sur investissement direct : • Diminution des coûts associés à la gestion papier • Optimisation du taux de couverture des bâtiments • Coordination des différents acteurs • Respect des procédures • Fiabilisation des plans et de leur utilisation

La solution Lascom AEC Lascom AEC, utilisé dans le cadre d’Archipel, permet d’organiser et de structurer les plans de tous les bâtiments communaux ainsi que des documents techniques et administratifs. Lascom AEC répond aux critères de la gestion par projet en vigueur à la Direction Bâtiments et Energies et favorise l’interopérabilité avec d’autres progiciels (Interfaçage avec les données de référence patrimoniale et d’affaires). Lascom AEC permet une organisation métier qui favorise la synergie entre les acteurs, harmonise les pratiques et renforce l’efficacité. Fonctionnalités métiers Lascom AEC offre de nombreuses fonctionnalités répondant aux besoins métiers de la Direction Bâtiments et Energies :

• Import et Export des données

• Gestion des annotations

• Montée en version, extraction / rangement, historique

• Gestion de l’archivage des plans

• Suivi des visas des chefs de projets

• Confidentialité et sécurité des données

• Gestion des diagnostics amiantes, des plans d’évacuation et de pièces graphiques diverses

• Interfaçage avec les outils de référence patrimoniale et d’affaires

• Gestion des rapports de contrôles techniques Charte graphique La conformité des plans à une charte graphique est essentielle pour assurer leur lisibilité, leur homogénéité et leur exploitation. Lascom AEC permet de vérifier et détecter les erreurs sur les plans d’après une charte graphique prédéfinie. Pour tous les plans validés du référentiel, le degré de conformité à la charte graphique de la Direction Bâtiments et Energies est connu.

Alertes Le système détecte automatiquement l’échéance de la date prévisionnelle de fin de travaux. Il envoie alors une alerte par e-mail à la personne ayant réservé le plan. La Direction Bâtiments Energie peut ainsi suivre les échéances des travaux et le chargement correspondant des plans. Processus de validation L’application Archipel dispose d’un processus de validation métier qui intègre :

• La vérification automatique de la charte graphique

• Le suivi des différentes annotations

• La génération automatique d’un PDF de chaque plan correspondant à la mise en page du plan dans AutoCAD

• La notification des différents acteurs de l’effectivité de la validation La Direction Bâtiments et Energies optimise l’échange d’informations en automatisant ses procédures.

Les bénéfices Le projet Archipel a permis de répondre aux problèmes posés par les précédents outils, et plus que cela, il a apporté :

• Un référentiel unique pour l’ensemble de l’information

• Une diminution des coûts associés à la gestion papier

• Une fiabilité des documents et un respect de la charte graphique

• Une organisation et une structuration des procédures

• Une optimisation du taux de couverture des bâtiments en termes de plans

• Une maîtrise de l’information pour les projets

• Une facilité d’accès à l’information Archipel s’inscrit dans le cadre des évolutions de culture de la Direction Bâtiments et Energies : plus de fiabilité, de coordination et d’efficacité.