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Mise en place d’un projet S.I dans l’entreprise

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Objectifs d’apprentissage

• Tracer le processus de mise en place d’une solution SI dans l’entreprise

• Les facteurs clé de succès• Les risques, échecs…• Étude de cas CDC, de questionnaires CDC

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Sommaire Etapes:

– Lancement: Fiche Projet– Constitution des comités (Comité de Pilotage, Comité Projet)– Cahier des Charges– Lancement Appel d’offres– Dépouillement– Choix basé sur le questionnaire– Etude de la short list:

• Etude détaillée des offres• Communication d’un jeu de tests• Visite de sites• Critères de choix pondérés• Choix final

– Etude du contrat avec l’intégrateur et l’éditeur de la solution– Mise en place d’un planning et d’un PAQ– Méthodologie de mise en place de la solution:

• Formation• Analyse / Dossier d’analyse / Validation• Prototypage et modélisation / Validation Proto• Déploiement: Développement états / Tests / Sécurité / Manuels users /

Formation user final / Reprise de l’existant

4Communication et Gestion des Risques

Lancement: Fiche ProjetTout d’abords assurons nous que:

Absence de l’un ou l’autre

des plans

Biz Plan

IT Plan

Biz Plan

IT Plan

Existence mais indépendance

totale

IT Plan

Biz Plan

Biz Plan et IT Plan développés conjointement

Biz Plan

IT Plan

IT Planinfluence

le Biz Plan

Biz Plan

IT Plan

IT Plandéduit duBiz Plan

(Source: Acadys – Enquête sur la Gouvernance des SI, 2002-2003)

5 Cas de figures sont possibles

Les BP:- Le Projet ne doit pas être mené par l’informatique- Il ne doit y avoir d’objectifs techniques, personnels…- Il ne doit y avoir absence d’une vision stratégique- Il ne doit y avoir absence de l’engagement de la direction- Nécessité d’avoir un budget

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• Comité de Pilotage:– de fixer et suivre les orientations, les objectifs, les priorités, les échéances

ainsi que la constitution des équipes de projet; Respect du PAQ; Arbitrage…

• Comité de Projet:– Formé des key Users; Evalue le niveau de réalisation des objectifs prédéfinis

de la période en cours et définir les objectifs à réaliser pour la période à venir pour chacune des ressources; Respect des objectifs…

Constitution des comitésC

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Les BP :- Rôle des comités- Impliquer les responsables de domaines- Impliquer les utilisateurs- La direction doit jouer son rôle de Project Sponsor

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• Il décrit le système Cible (Fonctionnel, Organisationnel, Infrastructure):– Il faut délimiter le Scope !!!– Il faut faire valider le CDC

• Questionnaire pondéré pour faciliter le choix

Le cahier des Charges

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Les BP: - Il faut avoir un cahier des charges- Il ne faut pas laisser cette tâche à l’intégrateur- Il faut éviter de prendre en charge cette tâche en interne- Il ne faut pas charger le chef de projet de le faire- Il faut impliquer tous les utilisateurs dans le CDC- Il faut valider le CDC par le Project Sponsor (ou avoir sa participation)- Il faut inclure la dimension moyen/Long terme dans le CDC

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• L’appel d’offres devra être exhaustive (dans le cas ou il y a une aide internationale, l’AO devra être internationale !)

• Date de lancement; Liste des documents à fournir pour répondre à l’offre; Date réception des offres (cachet poste fait foi)

Appel d’Offres

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Les BP:- Il faut être ferme sur les dates- Il faut garder son objectivité par rapport à la liste des intégrateurs à consulter- Il faut fixer une forme pour la réponse

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• A partir de la Date début de dépouillement : Fin réception des offres

• Méthodologie de dépouillement préétablie• Scoring préétabli• Fiches modèles préétablies…

Dépouillement

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Attention:- Il faut avoir un Timing pour le début et la fin de cette phase- Il faut avoir une méthode de dépouillement (critères, analyse, TDB…)- Il faut orienter le choix de la solution- Il faut communiquer à la fin de cette phase le résultat aux soumissionnaires

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• Au maximum 3 short listés:– Solution; Intégrateur– Solution:

• Editeur• Nombre d’installation dans le monde, au Maroc• Historique• Versions supportées actuellement• …

– Intégrateur:• Installé au Maroc (O/N)• Nbre d’années d’ex• Nbre de consultants (Fnels, techniques, administratif)• Nombre de sites installés (au Maroc, ailleurs)• CA des 3 dernières années• Composition du Capital• Autres activités (CA / Activité et %)• Offre financière• …

• Choix de la short list en Comité de Pilotage

Short List

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Attention:- Il faut avoir un Timing pour le début et la fin de cette phase- Il faut avoir une méthode de dépouillement (critères, analyse, TDB…)- Attention à l’orientation du choix de la solution

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• Confection d’un Jeu d’essais:– A communiquer à chaque intégrateur avec un délai de 3 semaines– Chaque Intégrateur aura à dérouler le jeu d’essais (1j), sur sa solution,

devant le comité de projet (éventuellement les membres du CP)

• En parallèle (durant les 3 S):– Visite de sites Intégrateur/Solution– Visite de sites en OFF– Investigation (Internet, Forums, Observatoires…)– Constitution d’une analyse de risques liés à chaque I/S

• Négociation des coûts (Licences, Tx maintenance, pres J/H)– En moyenne des gains considérables peuvent être faits à ce stade (35%)

Evaluation des Short Listés

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Les BPs:- Il faut impliquer les keys users dans le jeu de tests- Il faut impliquer les keys users dans les visites de sites- Il faut impliquer les keys users dans l’évaluation des I/S- Il faut braistormer sur les I/S

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• Le choix se fait en Comité de pilotage se basant sur les points suivants:

Choix final

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Les BPs:- Il faut prendre cette décision comme une décision:

- Stratégique- Long terme- Impliquant le Project Sponsor, les Keys users, les utilisateurs, le chef de projet

- Il ne faut pas faire son choix uniquement sur la base de la proposition financière- Il ne faut pas choisir des scénarii au Forfait- Il ne faut pas choisir des solutions en fin de vie- Il ne faut pas choisir des solutions avec moins de 5 références au Maroc- Le choix devra être: Solution/BD/OS/Matériel- Le choix ne doit pas négliger l’aspect maintenance- Présence de l’intégrateur sur place ???- …

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• Etude des contrats:– Editeur / Solution

– Intégrateur

Le Contrat

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Les BPs :- Attentions aux contrats standards- Attentions aux contrats intégrateurs- Intégrer le malus (retard, défaillance intégrateur…)- Dans le cas ou l’éditeur répond avec l’intégrateur: l’exiger au niveau du contrat- ET PUIS surtout: demander une première version du contrat au niveau de la phase de la réponse aux offres

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• Le Planning• Le PAQ, a pour objectif de :

– constituer une référence commune à tous les membres de l'équipe projet. Il permettra d'assurer une bonne cohérence et une homogénéité dans les méthodes de travail,

– garantir la qualité des livrables,

– définir les procédures à suivre, les outils à utiliser, la méthodologie de mise en place du progiciel et les contrôles prévues pour chaque activité.

Le Planning et le PAQ

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Les BPs :- Il faut avoir un PAQ- Il faut communiquer le PAQ aux Keys users et users- Il faut valider le PAQ par la DG- Il faut faire valider le planning par la DG- Il faut intégrer le planning comme contrainte (congés, départs …)

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• Méthodologie de mise en place de la solution:• Formation:

– Formation générale sur l’ERP avec sa base Démo; – Formation dispensée aux Keys Users et les informaticiens BackUp

• Analyse:– Ateliers d’analyse pour disséquer les procédures internes à l’entreprise en vue

d’un paramétrage éventuel dans l’ERP– Dossier d’analyse– Validation

• Prototypage et modélisation:– Le paramétrage est assuré par le consultant fonctionnel du domaine avec le

(ou les) Keys Users du domaine en question– Tests des modules et Validation du Prototypage

• Déploiement: – Développement états – Tests d’intégration– Mise en place de la sécurité– Rédaction des Manuels users (finaux)– Formation user final– Reprise de l’existant (à analyser à partir de la phase d’analyse)

La mise en place

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Les BPs :- Il faut avoir une méthodologie de Gestion de Projets- Faire attention au triangle: Coût, délais, Contenu (oToBoS)- Il faut rester conforme au PAQ- Il ne faut pas négliger la reprise de l’existant- Il ne faut pas négliger les projets de codification- Il ne faut négliger le développement des états- Il faut former les utilisateurs finaux- Il ne faut pas rédiger les manuels utilisateurs

La mise en place

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Le projet continue…

P

DC

A

PokaYok

- La méthodologie de GP- L’assurance Qualité

-L’audit- Les TDB

- …