SharePoint Summit Quebec 2013 Atelier 2.0 - mettre en place et utiliser le réseau social d’une entreprise de taille moyenne

Mettre en place et utiliser le

réseau social dans une entreprise

de taille moyenneNicolas Georgeault – SharePoint Architect, PCG Canada

www.sharepointsummit.org

Nicolas Georgeault

Architecte SharePoint Senior @Public Consulting Group Canada

MVP4 SharePoint Server

Architecte & [email protected]

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PCG Canada

Conseil aux états et aux programmes locaux de service aux Individus et de la Santés depuis 1986.

Plus de 1000 professionnels sur 50 bureaux aux Etats-Unis, au Canada, en Angleterre et en Pologne.

Services de conseil en management et en solutions technologiques pour la mesure de la performance des services du secteur publique.

5 Grands pôles de compétences:

http://publicconsultinggroup.com 3

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Objectifs de l’atelier

Incarner les différents rôles: le chef de projet, l’administrateur des systèmes et réseaux, l’architecte SharePoint et enfin l’utilisateur final.

Placer les collaborateurs au centre du système d'information.

Évaluer la pertinence d’Office 365.

Aborder les problématiques légales et de gouvernance et nous définir les concepts de conduite du changement et de ludification.

4


Quelques

définitions


« La connaissance »

La connaissance est l'état de celui qui connaît ou sait quelque chose. On appelle aussi "connaissance" les choses connues elles-mêmes, mais cette seconde notion n'est pas celle qui intéresse les philosophes. De même, on appelle aussi "connaissance", par extension, les choses qui sont tenues pour des connaissances par un individu ou une société donnée; mais là aussi, les philosophes ne s'intéressent pas à cette notion, sauf dans les débats concernant certaines formes de relativisme.

Source: Wikipédia

6


« Idée »

Une idée est une façon de faire, plus ou moins originale, qu'un individu ou un groupe d'individus imagine dans le domaine de la connaissance, de l'action ou de la création artistique.

Source: Wikipédia7


« Sérendipité »

Le mot et le concept de sérendipité ont été définis par un écrivain britannique du XVIIIe siècle, Horace Walpole, comme la « découverte de quelque chose par accident et sagacité alors que l'on est à la recherche de quelque chose d'autre».

Dans le langage courant, c'est le fait d'effectuer une trouvaille inattendue par chance ou par malchance, par erreur ou par maladresse que l'on traduit de façon générale par « avoir de la chance » en oubliant la nature exacte des événements ayant eu des conséquences heureuses.

C'est une des premières sources d'idées d'innovation.

Source: Wikipédia

8


« Ludification »

Transfert des mécanismes du jeu dans d’autres domaines, en particulier des sites web, des situations d'apprentissage, des situations de travail ou des réseaux sociaux. Son objet est d’augmenter l’acceptabilité et l’usage de ces applications en s’appuyant sur la prédisposition humaine au jeu. (terme inspiré de l'anglais gamification)

Source: Wikipédia9


« Equipe »

Une équipe est un groupe d'individus partenaires dans un but commun et de jouer pour l'équipe. La notion d'« équipe » est principalement utilisée en sport pour désigner un groupe de joueurs évoluant ensemble ; ces joueurs sont appelés « équipiers ».

Source: Wikipédia10


Agenda

Social?Quelle valeur

pour l’entreprise?

La vision Microsoft

Réussir son projet RSE

Quoi de neuf?Usages

centres sur l’utilisateur

Planifier l’installation

Architectures Hybrides

Les terminaux clients

11


Social?

12


Le Social dans notre quotidien

13

14


La communication en Entreprise

15


Spontanéité Innovation Structuration de l’information Mobilité

L’innovation vient de la maison

16


Les fondements du réseautage social

Profiles Utilisateurs

Suivi

Personnalisation

Communautés

Recherche et annotation

Messagerie Instantanée

Flux de nouvelles

Notations et évaluation

1 - Identité

2 - Relations

3 – Expérience Utilisateur

4 - Partage

5 - Découverte

6 - Présence

7 - Echange

8 - Réputation

17


Quelle valeur pour

les entreprises?


Travailler ensemble différemment

19


Engagement des collaborateurs

20


Comment?

Identifier et valoriser les experts

Communiquer à l’échelle de l’organisation

Déclencher et favoriser les interactions

21


Collaboration d’équipe

McKinsey, The Social Economy, July 2012


Aligner plus efficacement

les équipes projet

Enlever les barrières et les silos

Echange de bonnes pratiques

23

Comment?


Organisation connectée

Les employés ont un Intranet social, facile à utiliser et qui connecte les employés aux systèmes à travers l’organisation

McKinsey, The Social Economy, July 2012


Comment?

Communiquerlibrement

Accélérerla productivité

Améliorer laprise de décision

25


Agilité du Business

Les organisations face aux grands changements ont un point commun : un besoin intense de se concentrer sur les personnes, la culture et la communication pour réussir.

McKinsey Global Survey: What Successful Transformations Share, 2010


Comment?

Connecter vos collaborateurs

et vos informations

Rendre les applicationsmétier sociales

Assurer la sécuritéet la conformité de vos

informations

27


La vision Microsoft


L’Entreprise Sociale selon Microsoft

Transformez votre business en connectant les employés, les partenaires et les clients

De nouvelles expériences combinant le social, la collaboration, l’email et la communication unifiée

Une plateforme d’Entreprise pour la sécurité, la gestion et la conformité

Couche social perversive connectant les personnes, les contenus et les données métier

29


L’Entreprise Sociale selon Microsoft

30


Yammer + SharePoint

31


Roadmap Yammer + SharePoint

32


Yammer disponible dans l’offre Office 365

33


Réussir son

projet RSE

34


Risques

1 risque majeur

Le développement des réseaux de communication

parallèles


Le cadre légal

Le cadre légal

• L’objet du RSE, les règles d’utilisation et le traitement des données à caractère personnel.

• La gestion du RSE dans le temps

• La modération et la liberté d’expression

• La durée de conservation des informations à caractère personnel

36


La charte RSE

37

Trop souvent sous-estimée

Elle permet de définir les bons usages et comportements

Doit préciser les sanctions


Informatique

RHVente

Marketing

Anticiper le changement

38


SharePointet

Approche projet

Définir la vision

Cibler les opportunités à forte

valeur métier

Activer la technologie

Activer les communautés

Évaluer la maturité du réseau

Examiner les critères de réussite

39


Quatre facteurs clés

1 2 3 4

40


Les principales phases du projet

Cadrage

Quoi?

Pourquoi?

Pour qui?

Pilote

Évaluer

Ajuster

Mise en œuvre

Ou?

Comment?

Déploiement

Former

Communiquer

Supporter

Analyse

Résultats

Améliorations

41


Communicationet

MarketingVentesRH

Un projet transverse

IT

Chef de projet

Commanditaires

Direction

Champions

Utilisateurs


Pause

43


Quoi de neuf?


Mon site dans SP 2013

DBs de ContenuBase de Données de

Profils


La page « Mon Site »

Changement hiérarchique important:

• Devenir la 1iere page pour l’utilisateur

• Agrégateur de contenu

• Permettre de gérer ses taches

• Centraliser l‘accès aux outils personnels

• Permettre de capitaliser et partager la connaissance


Privacy Notification

47


La page Personnelle


Démonstration


Qu’est-ce que les autres voient?


Démonstration


Les différentes versions de SkyDrive

Nom Composant(s) Logo Remplace

SkydriveService en ligne fournissant un

espace de stockage en ligneWindows Live SkyDrive

Skydrive

Outil de synchronisation local

<-> espace de stockage en

ligne Skydrive (celui décrit plus

haut)

Live Mesh

Skydrive

Espace de stockage personnel

associé à chaque utilisateur

SharePoint 2013

100Gb OnPrem, 7Gb O365

Page “Mon contenu” /

“My Content” du “My Site”

SharePoint 2010

SkyDrive Pro

Outil de synchronisation local

<-> bibliothèques de

documents SharePoint 2013

(partiellement)

SharePoint Workspace

(dont il a garder le même

nom d’exécutable)


SkyDrive Pro

• Un endroit unique pour créer, partager et suivre les documents importants

• C’est « LA » librairie de document privée et des documents que vous partagés avec les autres

• C’est un ensemble de vues qui montre le contenu et qui y a accès:

• Tous: fournis une vue globale des documents dans « Mes Documents »


Démonstration


Mode déconnectées: SkyDrive Pro

Fournis un accès rapide et simplifie au librairies documentaires dans une expérience Explorateur Windows familière

Fonctionne avec toutes les librairies documentaires SP2013.

Vos documents sont accessibles en mode déconnecté et connecté et vos changements sont automatiquement synchronisées.

Synchronise vos librairies sur plusieurs appareils

Intégré au Centre de Document Office

Remplace SharePoint WorkSpaces


Démonstration


Gestion des taches

57

Taches importantesElles disparaissent automatiquement pour garder la liste utilisable

Barre de temps PersonnelleÉditable et colorée automatiquement par projet

Taches a venirLes taches dues récemment ou dans un future proche


Démonstration


Flux d’actualités de site

59

Flux de nouvelle de site actif a sa création.

Installer une page de flux de site qui affichent les billets de microblogging relatif a ce site.

Cela fournis également une liste de flux dans le site et une Web Part d’affichage

Peut aussi être activer dans les autres sites


Démonstration


Communautés


Identifiez vos champions

62

Les intégrer dans votre gouvernance

Ils doivent se sentir écoutes sinon ils trouveront d’autres voies

Rôle devant être reconnu par les Ressources Humaines


Démonstration


Usages centres

sur l’utilisateur


Ce n’est pas seulement de l’identité


Planifier

l’installation


Service d’analyse

continueDes informations a jour

67


Fraicheur des informations

Les fonctionnalités sociales s’appuient et dépendent beaucoup sur la fraicheur de l’index.

• Flux d’actualité personnel

• Flux d’actualité des personnes suivies

• Mentions @

• Suivi des tags

• Flux d’actualité des sites

• Etc…


Avec SharePoint 2010

• 1 seul travail d’indexation

• Des latences importantes sur les fonctions sociales

Travail d’indexationincrémentale

Instant t

Fin du travaild’indexation

Contenu aindexer

t + 15 mn

Contenu aindexer

t + 30 mn


t + 45 mn




Contenu aindexer

Avec SharePoint 2013

• 1 travail toutes les 15 minutes par défaut

• Instantanéité de la disponibilité de l’information

70


Instant t t + 15 mn t + 30 mn


t + 45 mn



Travail A

Travail B

Travail C


Limitations

71

Uniquement disponible sur les Types de source de contenu « Sites SharePoint »


Démonstration


Service de Cache

distribuéDes performances améliorées

73


Le Cache Distribué

Bâti sur Windows Server AppFabric

Le service de cache AppFabric est installe par default par les prérequis

Utilisé par:• Les flux d’actualités• Authentification• Accès Client OneNote• Security Trimming• Performance des pages

74

Repopulation

1

2

3 A C

Sources d Activité

Fonctions Microblogging

J aime Posts/Replies

@ Mention ...

Edition de Document

Partage de Document

Billet de Communauté

Travaux programmés

Anniversaires ...

Flux

Suivi

Flux des «J aime»

Flux de tout le monde

Flux des «@ Mentions»

Flux des Activités

Flux des sites

Cache distribué

Cache des Flux

Activités récentes de l utilisateur

Activités récentes des

sites

Activités récentes des Annotations

Activités récentes des documents

Cache de dernière heure

de modificationHeure de dernière

modification des Activités

B

Bases de données de Contenu

Activités de tout le monde

Activités de tous les sites

Bases de données de Contenu des Sites

personnels

Bases de données de contenu des Sites


Service de Cache Distribué SharePoint 2013

Installé et démarré par default par l’installation SharePoint 2013 sur TOUS les serveurs sauf les Serveurs SQL

Vous pouvez le désactiver depuis l’administration centrale, MAIS il est recommandé d’utiliser les commandes PowerShell

Commande “skipRegisterAsDistributedCachehost” pour ne pas installer le service


Le Cluster de cache distribué

76

Tout serveur avec le rôle installe est un Hôte de cache

Le Cluster de cache est le groupe de tous les hôtes de cache de la ferme SP2013

Mode Dédié ou Partagé (Co-localisé)

Hôte de cache A Hôte de cache B Batterie de server

Taille du cache de l’hôte de

cache A = 8GB

Taille du cache de l’hôte de

cache B = 8GB

Taille du cache du Cluster de cache pour la

batterie = 16GB


Démonstration


Service de

synchronisationLe point noir de la version 2010

78


Les modes de Synchronisation

Équivalent de l’approche LDAP dans SharePoint

Connu sous le nom: Importation Direct AD

Utilisation de Forefront Identity Manager

Services Web de gestion des profiles et Model

Objet


Nouvelle option de synchronization

Importation directe Active Directory

Très bon point de départ – démarrer simplement

Forêt Active Directory avec plusieurs domaines, une connexion par domaineSélection des UO à partir desquelles on souhaite importerImport des objets Utilisateur et GroupeFiltrage par texte simple écrit en syntaxe LDAPImportation complète et incrémentielleVous pouvez revenir ensuite vers une importation complète


ForeFront Identity Manager

C:\Program Files\Microsoft Office Servers\14.0\SynchronizationService\UIShell\miisclient.exe

Toujours pas de support en cas d’utilisation directe

81


Nouvelles propriétés utilisateur

68Propriétés avec

SharePoint 2010

93Propriétés avec

SharePoint 2013


Démonstration


Rechercher


Recherche de contenu social


Recherche de personnes


Démonstration


Architectures

hybridesAu delà de votre réseau prive


Scenarii possibles

Recherche fédérée

Espaces personnels

Réseau social avec les partenaires

Partage externes

Intégration de Yammer


Appareils clients


Application SharePoint Newsfeed

Continuer a suivre les discussions depuis n'importe où

Naviguer facilement entre les fils d'actualité

Capturez et partagez des informations

Accéder facilement à tout ce que vous suivez


Windows 8


Application Windows 8 et Windows RT

Everyone

Everyone

Following

Marketing team

SF-based employees

Road warriors

Food and Wine

SharePoint


SharePoint

Application Windows 8 et Windows RT


Windows Phone


Application Windows Phone

Affichage de tout votre contenu suivi

Filtrage de vos fils d'actualité: suivi, société, mention @ et activités

Consulter les messages de vos collègues

Accès rapide à votre SkyDrive Pro


iPhone and iPad


Get to the content you are following

Vues du flux d’actualités: Suivi, Tout le monde, mentions @ et activités

Auto-complétion des balises # et @ dans un message ou une réponse

Voir la liste des personnes suivies et celles qui vous suiventArrêtez et commencer a suivre une personne

Télécharger des images


Yammer


Service Externe


Fonctionnalités

éducatives


Un système de gestion de l’apprentissage

Ensemble de modèles de site pour construire et animer sont système d’apprentissage (LMS)

Pas SEULEMENT pour les établissements scolaires

Compatible Multi-tenant

Nécessite une importation AD complète (FIM)

Êtes-vous prêts a démarrer votre « Academy »

Essayez la commande ‘Install-SPEduSite’

102


Conclusions


10 choses essentielles

• Investissez du temps, des ressources et donc… $$

• Trouvez vos Champions et montrer les!

• Définissez des stratégies d’adoptions

• Faire attention au design, aux usages

• Assurez la compatibilité applicative

• Démarrer graduellement

• Assurez la promotion et l’animation

• Testez régulièrement les retours des utilisateurs

• Gérez les attentes et donnez de la visibilité

• Formez les utilisateurs


Recommandations?

• Choisissez une approche par étapes

• Annoncer moins livrer plus! (Steeve Jobs)

• Implémenter régulièrement de nouvelles fonctionnalités

• Organiser des opérations de promotions, des jeux

• Animer le réseau

• Rendre les règles de gouvernances faciles a trouver et comprendre

• Prévoir la conduit du changement et la supporter


Quoi mesurer?

Nombre de connexion par utilisateur

Cross posting des blogs, souscriptions aux RSS et autres flux

Moyenne des participants aux Wikis

Utilisation moyenne sur des projets majeurs

Réduction des Email et des tailles des bases mail

Degré d’adoption (départements, Sujets)

Vitesse d’adoption d’une nouvelle règle ou idée

Diffusion et relayage

Nombre de recherche pertinentes


Pour en savoir plus?

Microsoft® SharePoint® Server 2013

(Coll. Études informatiques et logiciels)

Contenu orienté DécideursDate de parution : 04-2013Langue : FrançaisOuvrage 435 p. 15.6x23.4 cm Broché

http://www.lavoisier.fr/livre/notice.asp?ouvrage=2721040

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Venez nombreux à la Conf’SharePoint !

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Thank you for your attention!This presentation will be available on the QuebecSharePoint Summit web site after the event.

Merci de votre attention !Cette présentation sera disponible sur le site internetde SharePoint Summit Québec, après l’événement.


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Premier niveau / First level

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