View
4.771
Download
11
Category
Preview:
DESCRIPTION
Citation preview
Introduction
I- Pourquoi l’audit des achats
II- Le cycle achat
III- L’audit du cycle achat
IV- Etude de cas
Conclusion
Bibliographie / Wébographie
PLAN
Depuis de nombreuses années les achats utilisent
des systèmes de mesure pour évaluer la
performance, développer des stratégies,
apprécier le personnel.
INTRODUCTION
Les directions générales attendent des achats une
contribution à la création d’avantages
concurrentiels durables pour l’entreprise.
Cette situation a accentué la nécessité de mesures
fiables traduisant la contribution des achats à la
création de valeur.
INTRODUCTION
I – POURQUOI L’AUDIT DES ACHATS?
1- L’importance de la fonction achat dans l’entreprise
2- Le but de l’audit achat
« La fonction achats est définie comme la fonction
responsable de l'acquisition des biens ou services
nécessaires au fonctionnement de toute
entreprise »
1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE
Une fonction beaucoup plus ouverte sur le marché extérieur
Elle permet de créer des relations de partenariat avec les fournisseurs sur le long terme, mais aussi détecter de nouveaux fournisseurs et des produits innovants
Une fonction qui est plus au service des progrès de productivité de l’ensemble des services de l’entreprise
Une fonction conjuguée à la réduction des coûts
1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE
FONCTION-CARREFOURFONCTION-CARREFOUR
l’ensemble des fournisseurs potentiels
les utilisateurs de l'entreprise elle-même
Elle se positionne comme le garant de la qualité des
produits achetés, elle constitue en outre un centre
de profit pour l’entreprise.
1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE
La fonction achat peut, par ses insuffisances, être la
source de dysfonctionnements sérieux perturbant
la plupart des autres fonctions de l’entreprise.
2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT
Nécessité d’un audit achat
Le principal objectif d’un audit achat, c’est de mesurer la
performance des achats et ainsi contribuer de façon
importante à la création de valeur.
2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT
Définir des objectifs et mesurer les écarts.
Rendre les actions visibles pour mieux
communiquer sur l’impact effectif des achats.
Augmenter la motivation des acheteurs pour une
mesure plus juste des efforts de chacun…
2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT
La mesure de la performance permet de déclencher des
actions pour atteindre des objectifs et tendre vers
l’excellence opérationnelle.
Tendre vers l’excellence achats = Créer de la valeur
au meilleur coût
2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT
II. LE CYCLE D’ACHAT
Chapitre 1
Reconnaissance et anticipation des besoins
Recherche et analyse des propositionsDes fournisseurs
Négociation et choix du ou des
fournisseurs
RèglementEvaluation des performances
Suivi de la commande et de la
livraison
1 32
56 4
Le processus d’achat
1- Reconnaissance et anticipation des besoins
- Que dois-je acheter? - Quand dois-je acheter?
Établissement d’un plan d’approvisionnement
Le processus d’achat
2- Recherche et analyse des propositions des fournisseurs
Recherche des fournisseurs
L'acheteur a tendance généralement à s'adresser aux sources habituelles d'approvisionnement, ainsi qu'à celles qui ont une bonne réputation.
L'acheteur doit bien s’informer avant de s'adresser au fournisseur.
Le processus d’achat
Recueil et analyse des prépositions
Avant de choisir un fournisseur, l’acheteur doit examiner les différentes offres et sélectionner des entreprises préliminaires dont les propositions paraissent intéressantes dans un premier temps
Le processus d’achat
Le processus d’achat
3- négociation et choix du fournisseur:
Le processus d’achat
4- Suivi de la commande et de la livraison
La commande
Passation de la commande
Suivi de la commande
(s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de réception, organiser une relance préventive, relance fournisseur)
Le processus d’achat
4- Suivi de la commande et de la livraison
La livraison
Réception de la livraison
Contrôle quantitatif Contrôle qualitatif
Signer les décharges présentées; Identifier et enregistrer toutes les marchandises qui
entrent ; Informer les achats, le magasin (s'il n'en dépend pas); Mettre le plus rapidement possible ces marchandises à
disposition;
Le processus d’achat
5- Le règlement
La facture parvient à l'entreprise, soit au service achats, soit au service comptabilité directement. quand les deux contrôles de réception sont effectués, il convient d'en administrer le règlement au plus vite selon les conditions de paiement prévues.
le règlement n’est effectué que si les éléments réceptionnés correspondent aux conditions convenues avec le fournisseur.
6- Évaluation des performances du fournisseur:
Le fournisseur a-t-il honoré ses engagements?
Tableau de bord des approvisionnements
Le processus d’achat
III- AUDIT DU CYCLE D’ACHAT
1- Les procédures d’achats
2- L’audit du besoin d’achat
3- L’audit fournisseur
4- L’audit de l’acte d’achat et de la livraison
5- L’audit des comptes fournisseurs
6- L’audit du règlement
La procédure d’achat est un document interne,
propre à chaque entreprise, qui permet de :
Décrire le fonctionnement de service achat.
Prévoir les quantités à commander pour une
période.
Consacrer le budget du service en fonction de la
demande et les moyens d’entreprise.
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Objectifs à atteindre:
Les objectifs doivent être clairement lisibles par les acheteurs. Il faut fixer deux types d’objectifs :
Des objectifs sur la procédure en elle-même, Ex: la procédure permet-elle d’atteindre les objectifs du service achat (minimiser les stocks…etc)
Des résultats à atteindre par la procédure, Ex: la réduction de 15% du nombre de fournisseurs.
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Principes du contrôle interne :
La séparation des tâches
Recherche de l’exhaustivité
La réalité
L’autorisation
L’enregistrement
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
La séparation des tâches
Assurer un cloisonnement des tâches favorable à un meilleur
contrôle.
o l’accord de la commande
o la réception et le contrôle des biens et des services
o le contrôle des factures
o l’autorisation de règlement
o le paiement des factures…etc
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Recherche de l’exhaustivité
Risques :
L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir
La réception des marchandises sans enregistrement de la facture
à recevoir…
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Recherche de l’exhaustivité
Il sélectionne des bons de réception et s’assure de
l’enregistrement des factures correspondantes.
Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les
factures enregistrées.
Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouve les avoirs reçus
et les enregistrements correspondants…etc
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
La réalité des procédures
Risques :
Enregistrement d’achats non effectués
Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées,
Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures…etc
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
L’autorisation
Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité
Toutes les commandes sont autorisées
Les règlements des factures sont autorisés et leur acceptation est
faite par les personnes compétentes…etc
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
L’enregistrement
Risque :
Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes
fournisseurs…etc
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Exemple de procédure d’achat de MARJANE
Exemple de procédure d’achat de YAZAKI
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Le besoin est-il défini avec précision avec les
clients internes ?
. Enquête rigoureuse auprès de tous les services
. Proposition d’une synthèse (Traduction du besoin en
termes QUANTITATIFS et QUALITATIFS)
. Signature de la synthèse par les clients internes
2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
La détection et l’identification des besoins dépendent
de procédures de planification :
Programmes de production.
Standards et nomenclatures des matières.
Procédures de gestion des stocks et processus de
déclenchement des demandes d’achats.
2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
Risques Sources des risques
identifier de manière incomplète, inexacte ou tardive, les besoins prévisibles, et compromettre la sélection du meilleur fournisseur.
Le caractère incomplet ou obsolète des outils de prévision manuels ou informatisés.
L’inexactitude ou l’inadaptation des informations utilisées dans l’identification des besoins.
Le retard de collecte ou de transmission des informations qui déclenchent la demande d’achat.
2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
Opération d’audit
L’examen des outils de prévision :
-délais de réapprovisionnement
-niveau de stock-outil jugé nécessaire
-niveau minimum de commande…
L’analyse de la qualité des informations utilisées
dans les estimations des besoins…etc
Plus le besoin est précis, plus le pouvoir reste à l’Acheteur.
Plus le besoin est vague, plus le pouvoir est transféré au
Vendeur.
2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
L'audit fournisseur permet à une organisation,
collectivité territoriale ou entreprise, de dresser un
état des lieux de ses principaux fournisseurs.
•La qualité des produits •La qualité des livraisons
•La qualité de service •L’absence de risque
•La qualité du partenariat •Le respect du contrat…etc
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de sélection des fournisseurs
Audit de seconde partie : (du client chez son fournisseur)
Audit de tierce partie : (par un organisme certificateur)
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de sélection des fournisseurs
Les systèmes d’information mis en place
La qualité des tableaux de bord mis en place
Les rôles des utilisateurs dans la création des tableaux
de bord, la qualité de la collecte des informations, et
des décisions prises à l’égard des fournisseurs.
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):
S’assurer du niveau de qualité des prestations des
fournisseurs
Choisir des critères:
La qualité ; le niveau de qualité, la régularité de la qualité... Le prix ; niveau de prix par rapport à la concurrence,
stabilité des prix, conditions de règlement... Délai ; délai moyen, respect de délais... Service ; service après vente...
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Outils de sélection :
Le questionnaire d’audit
c’est le résultat d’une réflexion interne. Il conditionne l’approbation ou non d’un fournisseur et doit par conséquent être particulièrement étudié.
Ex : Excellent = 3 Adéquat = 2 Pauvre = 1 Totalement insatisfaisant = 0
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Outils d’audit fournisseurs
La grille d’analyse
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Nature des critères
Critères Efficacité Efficience Pro-activité
La relation commerciale
Les prix
La qualité technique du produit
Les délais
…etc
Négociation
Les risques associés :
Obtention d’une performance insuffisante qui
engendre des coûts de revient trop élevés
Perte d’image vis-à-vis du marché des fournisseurs
Perte de crédibilité de la fonction vis-à-vis des autres
parties prenantes internes
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Négociation Opération d’audit :
Le système de documentation et d’enregistrement des phases successives de la négociation
Le système de suivi des engagements verbaux (notes de suivi, note de consultation…)
La formalisation de la négociation (via le fax, la commande, l’acceptation de devis…)
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Passation de la commande
Suivi de la commande
Réception de la commande
4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Passation de la commande
4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Risques Sources des risques
Rédiger les clauses de la
transaction de manière
incorrecte et incontrôlable
par le réceptionnaire,
l’utilisateur, le fournisseur, le
personnel chargé du
règlement.
Le caractère inadéquat des documents utilisés, leur insuffisante normalisation, et formalisation.
Un circuit d’information et de documents défaillants.
La méconnaissance des pratiques commerciales applicables à la transaction.
Passation de la commande
4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Opération d’audit
La qualité des contacts passés par l’entreprise,
L’existence de bons de commande appropriés et pré numérotés,
L’utilisation systématique de bons de commande formalisés,
Le respect de délais normaux entre la décision d’achat et la passation de commande…
Suivi de la commande
4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Risques Sources des risques
Ignorer ou apprendre
tardivement l’incapacité du
fournisseur à faire face à la
demande.
Ne pas réagir à temps aux
incidents qui peuvent
survenir.
L’insuffisance des procédures
et systèmes de suivi externes
dans les relations avec les
fournisseurs.
Suivi de la commande
4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Opération d’audit
Contrôler l’existence d’accusés de réception adressés par les
fournisseurs.
Mettre en place des procédures internes adaptées aux
situations imprévues.
Relancer le fournisseur, et informer les utilisateurs de l’état
de la commande…
Réception de la commande
4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Risques Sources des risques
D’accepter une livraison non
conforme.
De valider
administrativement une
réception différente de la
livraison réellement
effectuée…
La non séparation des
fonctions
La défaillance des tests de
vérification de la qualité des
biens et services livrés…
Réception de la commande
4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Opération d’audit
Les réceptionnaires disposent des informations qui sont
nécessaires pour vérifier la conformité de la livraison ;
Concevoir la procédure de réception ;
Les tests de qualité ;
Il consiste en un examen exhaustif des flux financiers
réalisés avec les fournisseurs pour les exercices clos afin
de récupérer toute somme indûment payée ou non
facturée.
5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS
L’audit des transactions comptables permet de
déceler les erreurs de comptabilisation ou de
règlement.
Une fois l’anomalie identifiée, le dossier de
réclamation est constitué par l’auditeur, certifié par
le client et adressé au fournisseur concerné.
La mission s’achève lorsque le client a effectivement
récupéré les sommes indûment payées.
5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS
L’audit de la conformité des contrats d’achats
S’assurer que l’exhaustivité des accords négociés ont fait l’objet d’une contractualisation et d’une facturation.
Vérifier la bonne application des tarifs et des remises sur facture.
Reconstituer le chiffre d’affaires réalisé avec les fournisseurs.
5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS
6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT
Risques Sources des risques
Régler une facture qui ne
correspond pas à la
livraison acceptée.
La défaillance de la
documentation permettant
de valider le règlement
demandé.
6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT
Opération d’audit
Un seul original de la facture du fournisseur circule
dès sa réception et qu’il est identifiable.
Une commande annulée, ne peut être réglée ;
Les factures réglées sont identifiées…
ETUDE DE CAS
1 DESCRIPTION NARRATIVE 2 PHASE DE PRÉPARATION 3 PHASE DE RÉALISATION 4 PHASE DE CONCLUSION
1- la description narrative
La Société des Eaux et d’Electricité du Nord, est une société anonyme de droit privé marocain dotée d’un capital de 800 millions de DH, qui a pour activité principale la distribution des eaux et de l’électricité dans la région Nord du Maroc.
1- la description narrative
les services intervenants dans le cycle achat
Service magasin :Le magasin est divisé en trois zones de stockage :
Le magasin « eau » pour le matériel eau assainissement Le magasin électricité pour le matériel électricité Un économat pour les autres types de fournitures
Le magasinier consulte régulièrement la situation de stock par rapport au stock minimum et édite les demandes d’achat. A l’arrivée des fournitures commandées, le magasinier affecte à chaque article une fiche comprenant la désignation et le code.
1- la description narrative
Service gestion des fournisseurs :
Il est rattaché à la direction administrative et financière, il travail étroitement avec les services achats et magasin puisqu’il existe un échange de flux d’information et de document entre eux. Ce service se charge essentiellement de la réception des factures, de l’élaboration des rapprochements nécessaires avec les autres documents reçus et en cas de conformité il procède aux enregistrements comptables nécessaires. Ensuite, il envoi les lettres de virement aux fournisseurs.
1- la description narrative
Service trésorerie :
Ce service s’occupe de la tenue du journal de trésorerie, tout en gardant un certain équilibre entre recettes et dépenses. La mission de ce service consiste à mettre l’argent à disposition en temps voulu.
1- la description narrative
Service achat :
Le service achat a pour principale mission la satisfaction de l’ensemble des besoins de l’entreprise et ce dans les meilleures conditions. Pour ce faire, ce service s’efforce d’accomplir les tâches suivantes :
1/ Etude du marché fournisseur
2/ Garantie de l’approvisionnement
3/ Contacts avec les fournisseurs
4/ Rapports à la direction
5/ Information et conseil
2- la phase de préparation
A) l’ordre de mission B) Le questionnaire de prise de
connaissance (QPC) C) Grille d’analyse des tâches D) Diagramme de circulation E) Le plan d’approche F) Le TFfA G) Le rapport d’orientation H) Programme d’audit
Phase de préparation
Amendis Tanger, le 30
novembre 2008
Ordre de mission
Destinataire : le directeur de l’audit interne
Copie pour information : le Responsable des achats
Objet : audit de la direction achat
La mission sera réalisé par monsieur X et monsieur Y auditeurs internes et supervisés par monsieur Z chef de la mission.
Elle se déroulera du lundi 01/03/2008 au 21/04/2008 et se proposera d’analyser la Direction des achats dans toutes ses composantes.
Cette mission aura lieu :
- A la division achat du siège social ;
- Au service achat et approvisionnement de la direction exploitation de Tanger.
Le budget de la mission ne devra pas dépasser 150 000 DH.
Le rapport sera diffusé en la forme habituelle avant le xx/xx/xxxx
Le Directeur Général
Phase de préparation
Le questionnaire de prise de connaissance comprend des données sectorielles, quantitatives, qualitatives, réglementaires.
QPC
Phase de préparation
La grille d’analyse des tâches permet de bien comprendre la répartition des travaux entre les principaux acteurs.
GAT
Phase de préparation
DC
Phase de préparation
Le plan d’approche est un document qui se présente sous la forme d’un tableau dans lequel on découpe l’activité, la fonction ou le processus en tâches élémentaires et dans le quel on indique pour chacune des tâches son objectif et à quoi elle sert.
Opérations élémentaires ObjectifsDéclenchement de la commande
Les commandes sont faites en fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire
Acceptation et traitement des livraisons
Il faut garantir que :Les délais de livraison prévus sont respectés ;Les livraisons ne sont acceptées que si elles correspondent à une demande ;Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.
Enregistrement des dettes
Le contrôle interne doit garantir que :Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services ;La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
Paiement des factures Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;La mise en paiement est dûment autorisée ;Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
Phase de préparation
Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse de risques sur la base des objectifs définis dans le plan d'approches;Il présente de manière synthétique et argumentée les présomptions ou l'avis de l'auditeur sur chacun des thèmes analysés. Il constitue l'état des lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles.
Phase de préparation
Domaine
étudié
Objectifs de contrôle interne
Indicateurs
opinionscommentaire
sPF/Pf
conséquences
Module achat
- Achats correspondants à des besoins réels de l’entreprise
- Les quantités commandées sont optimales
- Procédure d’autorisation d’achat - Procédure de vérification des stocks existants au magasin
F
F
Achats pertinents
Les dossiers de demandes d’achats sont consultés avant approbation par le chef d’approvisionnement et le responsable au siège
Phase de préparation
Domaine
étudié
Objectifs de contrôle interne
Indicateurs
opinionscommentai
resPF/Pf
conséquences
Module
achat
-Respect des délais de livraison- Les livraisons ne peuvent être acceptées que s’ils correspondent à une commande -Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande
-Procédure de confrontation BC/ BL-Procédure de l’établissement du bon de réception manuel et bon de réception sur le système informatique
f
f
Risque de pertes et de détournement des livraisons au profit du magasinier en cas d’absence du réceptionniste
Les insuffisances de contrôle interne n’ont pas été compensées par une enquête de moralité sur les réceptionnistes et les magasiniers.
Phase de préparation
Domaine
étudié
Objectifs de
contrôle
interne
Indicateurs
opinions
commentairesPF/Pf
conséquences
Module achat
Bonne suivi des réceptions
Procédure de relance des fournisseurs en cas de retard de livraison
f
Relance des fournisseurs effectué par le magasiner et par fax ce qui entraine des retards de livraisons et des ruptures de stocks
Vice dans la conception de la procédure de suivi de réception, l’intervention du service achat durant la procédure de réception s’avère obligatoire
Phase de préparation
Domaine
étudié
Objectifs de contrôle interne
Indicateurs
opinionscommenta
iresPF/Pf
conséquences
Module achat
-Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;
-La mise en paiement est dûment autorisée ;
-Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
Procédure d’autorisation de paiement
F
Le paiement est autorisé par le DAF , le DAF Adjoint
Procédure de paiement bien ficelée
Phase de préparation
La rapport d’orientation définit et formalise les axes d’investigations de la mission et ses limites et les exprime en objectifs à atteindre.Pour être pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau des forces et faiblesses apparentes, les priorités d’actualité, les préoccupations du management et les objectifs incontournables.
Phase de préparation
Rapport d’orientation Objectifs généraux :
S’assurer que la distribution des tâches au niveau des services magasins, achats et gestion fournisseurs obéit au principe de contrôle interne.
S’assurer que le service achat gère efficacement ses opérations en rapport avec les fournisseurs.
Veiller aux raccourcissements des délai d’achats et de réapprovisionnement pour une meilleures satisfaction des clients internes.
Veiller au maintien de relations non conflictuelles avec les fournisseurs.
Phase de préparation
Rapport d’orientation Objectifs spécifiques : Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution,
d’enregistrement et de contrôle par la même personne au niveau des services magasin, achats et gestion fournisseur.
Réviser de la procédure de relance des fournisseurs afin d’éviter les retards de livraisons et les ruptures de stocks.
Réviser la procédure de traitement des demandes d’achat (processus d’approbation des dossiers de commande est assez long).
Elaborer une procédure de traitement de non-conformité et retours aux fournisseurs.
Phase de préparation
Le programme d’audit est également appelé « programme de vérification » ou « planning de réalisation », c’est un document interne au service d’audit, établi par l’équipe en charge de la mission, et dans lequel on procède à la détermination et à la répartition des tâches
Phase de préparation
Ensembles des tâches à accomplir
planning
lieu outils
Prise de connaissance01/03/08
----
Observations sur le terrain Consultation de documents
Recensement des procédures d’achat
10/03/08
Service achat
Observations sur le terrain Entretiens
Visite des magasins24/03/08
Magasins Entretiens
Visite du service gestion fournisseurs et trésorerie
26/03/08
Siège Entretiens
Elaboration du manuel de procédures
03/04/08
Service achat
Elaboration du diagramme de circulation
11/04/08
Service achat
Diagnostic du système de contrôle et détection des zones de risques
14/04/08
Services du cycle achat
GAT QCI Tests de permanence
Analyse des faiblesses détectées et élaboration du rapport d’audit
21/04/08
Services du cycle achat
FRAP (s)
3-Phase de réalisation
1- Le questionnaire du contrôle interne
2- Le test de vérification des objectifs du contrôle interne
3- Les feuilles de révélation et d’analyse des problèmes
Phase de réalisation
Objectif n° 1: Organisation générale de l’entreprise
Questions Oui/Non Observations
1- Existe-t-il un manuel des procédures internes?
Non
2- Les commandes de biens ou de services ne sont –elles passées que sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées?
Oui
3- Les moyens en personnel et en matériel sont-ils adaptés aux besoins ?
Non Sous effectif au niveau de plusieurs services
4- Les fonds personnels de la direction sont-ils distincts des fonds de l’entreprise?
Oui
Le questionnaire de contrôle interne :
Le questionnaire du contrôle interne
Objectif n° 2: Formalisation et autorisation des commandes
Questions Oui/Non
Observations
1- Existe-t-il un système de déclenchement des commandes lorsque les stocks arrivent à une quantité minimum?
Non Le magasinier repère le stock manuellement
2- Les commandes de biens ou de services ne sont –elles passées que sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées?
Oui Toutes les demandes d’achats doivent être signées par le chef du service
3- Des bons de commandes sont-ils établis systématiquement?Si oui, sont-ils -Pré numérotés?-Etablis en quantités et en valeur?- Signés par un responsable, au vu de la demande d’achat?
Oui
OuiOuiOui
Le questionnaire du contrôle interne
Objectif n° 3: Suivi des commandes en cours
Questions Oui/Non Observations
1- Les commandes en cours sont-elles suivis?
Oui
2-Existe-t-il une procédure de relance Oui A expiration du délai de livraison, le magasinier envoie un fax urgent au fournisseur pour rappel. Cette opération devrait être effectué par le service achat
3- Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué:
- Au chargé de la réception?- A la comptabilité générale
Oui
NonOui
Le questionnaire du contrôle interne
Objectif n°4 : Suivi de la réception
Questions Oui/Non Observations
1- Existe-t-il un service de réception Non Le magasin se charge de la réception des fournitures
2- Toutes les réceptions correspondent-elles à des marchandises commandées
Oui Toute réception de marchandise est effectuée sur la base du BC correspondant
3- Des bons de réceptions sont-ils établis systématiquement?Si oui, sont-ils -Pré-numérotés?-Signés par le réceptionnaire?-Datés?
Oui
OuiOuiOui
Le questionnaire du contrôle interne
Objectif n° 5: Rapprochement entre réception et facturation
Questions Oui/Non Observations
1- Le service comptable attribue-t-il un numéro d’ordre chronologique aux factures et avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées de les vérifier?
Oui Les factures sont classées par échéance en attente de préparation des états de prépaiement.
2-Les doubles des factures et avoirs sont –ils annulés
Oui
3- Les factures reçues son-elles vérifiées avec les bons de commande et de réception concernant:-Les quantités?-La qualité?-Les prix unitaires?-Les conditions financières?
Oui
Oui OuiOuiOui
Le questionnaire du contrôle interne
Objectif n° 6: Rapidité, exactitude et exhaustivité des factures
Questions Oui/Non
Observations
1- La comptabilité fournisseur reçoit-elle un exemplaire:-Des bons de commandes?-Des bons de réception?
OuiOui
2-Les factures et avoirs comptabilisés sont-ils annulés pour éviter un double enregistrement?
Oui
3- Les doubles des factures et avoirs enregistrés sont-ils identifiés dès réception pour éviter leur comptabilisation?
Oui
4-La comptabilité fournisseurs vérifie-t-elle la séquence numérique des documents de support comptable?-Des bons de réception?-Des bons de retour?
NonNon
Le questionnaire du contrôle interne
Objectif n° 7: Régularité du paiement
Questions Oui/Non Observations
1- Les paiements sont-ils justifiés par une facture acceptée? Oui
L’ordre de virement n’est établi par le responsable qu’après validation de la facture et son enregistrement
2-L’ordre de paiement est –il donnée par des personnes autorisées?
Oui
3- Le double paiement des factures est –il impossible? Oui
Le questionnaire du contrôle interne
Objectif n° 8: Enregistrement des mouvements
Questions Oui/Non Observations
1- Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standard propres à l’entreprise?
Oui
2-S’ ils existent, ces documents sont-ils utilisés pour mettre à jour?- Les fiches de stocks?- L’inventaire permanent?
OuiOui
3- Le mode d’enregistrement de ces documents permet-il de s’assurer de l’exhaustivité de leur enregistrement sur les fiches de stock ? Non
4- les fiches de stocks et l’inventaire permanent sont-ils régulièrement rapprochés? Oui
Le questionnaire du contrôle interne
Le test de vérification des objectifs du contrôle interne
Etapes du
processus
Principe Objectif VérificationEvaluati
on
1. Expression du besoin
Autorisation
Les besoins sont déclenchés par les personnes ayant autorité à ce niveau
La demande d’achat doit être obligatoirement visée par le chef du service demandeur et celui des approvisionnements
Conforme
Enregistrement
Tous les besoins sont enregistrés
Dès la réception de la demande, les acheteurs procèdent à l’ouverture du dossier correspondant et de son enregistrement dans le logiciel Gestion
Conforme
Exhaustivité
Toutes les demandes d’achats sont transmises au service approvisionnement
La prénumérotation des documents n’est pas utilisée pour vérifier l’exhaustivité
Non confor
me
Optimisation
Les quantités demandées correspondent aux données prévisionnelles
Les demandes sont contrôlées par les chefs de services
conforme
RéalitéLes achats correspondent à des besoins réels
Comparaison des quantités disponibles avec le stock minimum avant rédaction de la demande
Conforme
Etapes du
processus
Principe Objectif VérificationEvaluati
on
2. Choix du
fournisseur
Autorisation
Le choix du fournisseur est approuvé par la
personne compétente
Le référencement se fait par une personne autorisée à le
faire et les consignes d’achat sont visées par le directeur
des achats
Conforme
Enregistrement
Le choix est matérialisé sur les
fiches de suivi
Le référencement de chaque fournisseur donne lieu à la rédaction d’une consigne
d’achat
Conforme
Exhaustivité
Le fichier des fournisseurs est
complet : Coordonnées ;
Conditions commerciales
Les consignes d’achat présentent l’ensemble des informations relatives aux
offres des fournisseurs mais ne sont pas toujours mises à
jour
Non confor
me
Optimisation
Les fournisseurs choisis proposent les
meilleures offres
Le choix se fait après la consultation de plusieurs fournisseurs toutefois, les consignes d’achat ne sont pas régulièrement mises à
jour
Non confor
me
Réalité
Existence des éléments
d’appréciation formelle des fournisseurs
Le choix se fait après l’élaboration d’un tableau comparatif des différentes
offres reçues.
Conforme
Le test de vérification des objectifs du contrôle interne
Etapes du processus
Principe Objectif VérificationEvaluati
on
3. Lancement
de la commande
AutorisationToutes les
commandes sont autorisées
Le bon de commande doit être obligatoirement signé
par le chef des approvisionnements
Conforme
Enregistrement
Toutes les commandes sont
enregistrées
Les bons de commandes sont tous enregistrés dans
le logiciel BTP
Conforme
Réalité
Toutes les commandes
correspondent à des demandes d’achat
Toutes les commandes sont passées sur la base des demandes d’achat
Conforme
4. Suivi des commandes
Autorisation
Toutes les modifications sont autorisées par les
personnes responsables
Toutes les modifications sont autorisées par le chef des approvisionnements
Conforme
Enregistrement
Existence d’un tableau de suivi des
commandes
Le service achat ne se charge pas du suivi des
commandes
Non confor
me
OptimisationLes délais de suivi
sont respectés
Les délais de livraison ne sont pas toujours
respectés
Non confor
me
Réalité
Les données des commandes
correspondent aux éléments réellement
commandés
La réception fait l’objet d’un contrôle physique
permettant de s’assurer de sa conformité aux données des bons de
commande
Conforme
Le test de vérification des objectifs du contrôle interne
Etapes du processus
Principe Objectif VérificationEvaluati
on
5. Réception de la commande
Autorisation
Les réceptions sont validées par les personnes habilitées pour ce fait
En cas d’absence de la personne chargée des réceptions, le magasinier remplie sa fonction.
Non confor
me
Enregistrement
Toutes les réceptions sont enregistrées
Les réceptions sont toutes enregistrées dans le logiciel BTP avant d’être transmises à la comptabilité
Conforme
Exhaustivité
Toutes les réceptions font l’objet d’une commande préalable et que les livraisons ont été facturées
Les réceptions font l’objet d’une commande préalable et que les livraisons ont été facturées
Conforme
Optimisation
Le temps de la réception est respecté
On rencontre parfois des cas de retard de livraison
Non confor
me
Réalité
Les données des éléments réels sont les mêmes données des éléments commandés
Les fournitures reçues sont rapprochées aux données du bon de commande quand à leur quantité et qualité
Conforme
Le test de vérification des objectifs du contrôle interne
Etapes du processus
Principe Objectif VérificationEvaluati
on
6. Enregistrement des factures
Enregistrement
Cohérence entre balance fournisseur et compte collectif fournisseur
Les soldes de la balance de chaque fournisseur sont rapprochés du solde collectif fournisseur par le service gestion fournisseur
Conforme
Exhaustivité
Toutes les factures sont enregistrées systématiquement
L’absence de suivi de la séquence numérique des factures peut causer des cas d’omission
Non conform
e
Réalité
Les éléments facturés sont les mêmes éléments commandés et réceptionnés
Lors de l’arrivée des factures au service gestion fournisseur, un agent se charge de leur rapprochement avec le bon de commande et de réception avant de procéder à leur enregistrement
conforme
Le test de vérification des objectifs du contrôle interne
Etapes du processus
Principe Objectif VérificationEvaluati
on
7. règlement des factures
Autorisation
Approbation des factures pour bon à payer
Les factures originales approuvées et enregistrées portent la mention BAP
Conforme
Enregistrement
Enregistrement et classement des factures
Les factures sont enregistrées dans le logiciel et classées par échéance en attente du règlement.
Conforme
Exhaustivité
Tous les paiements correspondent à une facture et toutes les factures sont payées
Les paiements ne sont effectués que sur la base de factures dûment approuvées
Conforme
Optimisation
Respect des conditions de paiement
Tous les paiements se font à 60 jours fin du mois
Conforme
Réalité
Les montants à payer sont les mêmes montants facturés
Le détail des états de prépaiement est pointé avec les factures sous la présence du chef de service Gestion fournisseur
Conforme
Le test de vérification des objectifs du contrôle interne
Phase de réalisation
Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes permettent de déterminer les problèmes existants mais aussi d’éventuels risques pouvant se présenter dans le futur
FRAP n°1
FRAP n°7
FRAP n°4
FRAP n°5 FRAP n°6
FRAP n°2 FRAP n°3
Problème:Aucune formalisation des procédures
Constat:La société ne dispose pas d’un manuel de procédures Causes:- négligence- inconscience des responsables quant à l’importance de l’enregistrement des procédures
Conséquences:-Non respect des procédures-Contrôle difficile
Recommandations:L’existence d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la représentation des tâches et des responsabilités et permet d’éviter des pertes de temps lors du changement de personnel
Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°2
FRAP n°7
FRAP n°4
FRAP n°5 FRAP n°6
FRAP n°1 FRAP n°3
Problème:Non respect du principe de l’exhaustivité
Constat:La numérotation des demandes d’achat n’est pas utilisée pour vérifier l’exhaustivité de leur enregistrement.Causes:Inconscience de l’intérêt de pré numérotation
Conséquences:- Risque de perte des demandes - Risque de retard de traitement des demandes
Recommandations:Les numéros des demandes devraient être utilisés pour s’assurer de leur traitement et l’exhaustivité de leur enregistrement.
Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°3
FRAP n°7
FRAP n°4
FRAP n°5 FRAP n°6
FRAP n°1 FRAP n°2
Problème:Mauvaise protection des stocks
Constat:Le stock ne fait pas l’objet d’aucune assurance.Causes:Les responsables ne sont pas conscients de l’importance des assurances
Conséquences:Possibilité de perte du stock ( incendie, inondations..)
Recommandations:-Assurer le stock existant au magasin de l’exploitation ainsi que les autres dépôts.
Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°4
FRAP n°7
FRAP n°3
FRAP n°5 FRAP n°6
FRAP n°1 FRAP n°2
Problème:Non respect du principe de séparation des tâches
Constat:Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes.
Causes:- la responsabilité du service achat s’achève après émission des bons de commande- le magasin s’occupe de la relance des fournisseurs en cas de retard de livraison.
Conséquences:- retard d’utilisation des fournitures- rupture de stock
Recommandations:Le service achats devrait s’occuper du suivi des commandes afin d’assurer une parfaite diffusion d’information
Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°5 FRAP n°7
FRAP n°3 FRAP n°4
FRAP n°6
FRAP n°1 FRAP n°2
Problème:Aucune mise à jour des consignes d’achat.
Constat:- Les référencements ne sont pas régulièrement actualisés- Les modalités de règlement ne sont pas, satisfaisantes.
Causes:Personnel insuffisantManque de temps
Conséquences:Achats pas forcément dans les meilleurs conditions.
Recommandations:Désignation d’un responsable qui s’occupe de: - L’actualisation des référencements existants.- Référencement de nouveaux produits.- Recherche de nouveaux fournisseurs.
Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°6 FRAP n°7
FRAP n°3 FRAP n°4
FRAP n°5
FRAP n°1 FRAP n°2
Problème:Gestion inadéquate des relances fournisseurs
Constat:La relance fournisseurs est faite par fax
Causes:La relance n’est faite que si la situation est urgente , et le fax parait le moyen le plus rapide.
Conséquences:Le fournisseur pourrait nier la réception du document où la dite relance est mentionnée.
Recommandations:Edition de lettres de relances pré numérotées envoyés aux fournisseurs en cas de retard de livraison
Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°7FRAP n°6
FRAP n°3 FRAP n°4
FRAP n°5
FRAP n°1 FRAP n°2
Problème:Défaillance du logiciel Constat:Le magasinier procède manuellement pour la détection des points de commande en comparant la quantité réelle avec le stock minimum des articles.
Causes:Le logiciel ne permet pas un déclenchement automatique de la commande en cas de stock minimum
Conséquences:- risque d’omission ou d’erreur- risque de rupture de stock
Recommandations:Instauration d’un nouveau logiciel permettant un déclenchement automatique des commandes
Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes
3-Phase de conclusion
1- Le rapport final d’audit
2- Le cahier des recommandations
3- La lettre du président
1- Le rapport final d’audit
Il communique, aux responsables concernés pour action et à la direction pour information, les conclusions de l’audit concernant la capacité de l’organisation auditée à accomplir sa mission, en mettant l’accent sur les dysfonctionnements pour faire développer des actions de progrès.
Le contenu : Rappel du contexte du secteur de l'organisme et des informations
générales; Le programme d'audit; les feuilles de révélation et d'analyse des problèmes doivent être
présenté; Le cahier des recommandations; la lettre de président ;
Le cahier des recommandations
ABSENCE DE FORMALISATION DES FONCTIONS ET PROCEDURES
Si la croissance de la société se poursuit (nouvelles agences et augmentation du nombre de transactions), il peut s'avérer difficile pour le personnel du siège de contrôler efficacement les activités.
Recommandation : Une formalisation des procédures est nécessaire, L’existence d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la représentation des tâches et des responsabilités et permet d’éviter des pertes de temps lors du changement de personnel.
Le cahier des recommandationsDEFAILLANCE DES LOGICIELS UTILISES Nous avons relevé des erreurs dû à l’utilisation
simultanée de deux logiciels : un pour la gestion des demandes d’achat et l’autre pour le traitement des commandes et réception. Ceci semble dû à un manque de coordination entre agents utilisant ces deux logiciels..
Recommandation : la mise en place d’un ERP, d’un logiciel intégré s’avère d’une grande utilité dans ce sens.
Le cahier des recommandationsCONSIGNES D’ACHAT Les référencements ne sont pas actualisés d’une
façon régulière, ce qui entraîne des achats peu pertinents par rapport au besoin exprimé.
Recommandation : un responsable doit être désigné, celui-ci s’occupera notamment de l’actualisation des référencements existants et aussi du référencement de nouveaux produits.
Le cahier des recommandations MAUVAIS SUIVI DES COMMANDES
Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes, en effet sa responsabilité s’achève après émission des bons de commande, et c’est le magasin qui s’occupe de la relance des fournisseurs en cas de retard de livraison
Recommandation : Le service achat doit s’occuper du suivi des commandes, pour une parfaite diffusion d’information ; de même la procédure actuelle de relance des fournisseurs doit être revue.
Le cahier des recommandations SEPARATION DES TACHES
La séparation des tâches n'est pas satisfaisante dans certains magasins. Par exemple, en cas d’absence du réceptionniste le magasinier garde les valeurs et se charge des réceptions, ce qui peut constituer un risque imminent de détournements ou fraudes.
Recommandation : la société doit veiller à la séparation des tâches relatives au traitement des réceptions et à la manipulation des actifs. Un contrôle adéquat du respect des politiques et procédures est requis, ainsi que la création d’un service réception indépendant du magasin s’avère d’une grande importance pour garantir le respect de principe de la séparation des tâches.
3- La lettre du président Monsieur le Directeur, Conformément au programme du département d’audit
interne de la société, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008. Notre évaluation a comporté toutes les vérifications que nous avons considéré nécessaires en la circonstance.
Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de points constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que quelques dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour toutes les fonctions relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau du service gestion fournisseur.
Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, par le comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à l’entreprise.Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions proposées.
Signature
Monsieur le Directeur, Conformément au programme du département d’audit
interne de la société, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008. Notre évaluation a comporté toutes les vérifications que nous avons considéré nécessaires en la circonstance.
Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de points constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que quelques dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour toutes les fonctions relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau du service gestion fournisseur.
Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, par le comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à l’entreprise.Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions proposées.
Signature
Merci pour votre attention Merci pour votre attention
Bibliographie & Webographie
Jean-charles BECOUR & Henri BOUGUIN « audit opérationnel », efficacité, efficience ou sécurité,. Edition Economica, 2eme edition 1996
X. Leclerq « l’audit du service achat », Edition Dunod entreprise,2003 Bécour J-C., Bouquin H « Audit opérationnel », Edition Economica, 1991. Roger PERROTIN, Le marketing achats, Editions « d’Organisation », 2000. Rapport de stage de conception: « L’audit du cycle « Achats- fournisseurs » au
sein de la société AMENDIS, encadrant pédagogique : M. CHRAIBI
http://pagesperso-orange.fr/zeurg/qualite_iso_9001/procedure_audit_fournisseur.htm
http://www.hlc.fr/audit-fournisseurs-cPath1_26.html http://www.connaissance-network.com/formation-professionnelle-continue/
formation-realiser-un-audit-de-ses-fournisseurs-a1068.pdf http://www.qualite-info.net/Conferences/080408_CCI_auditfr.pdf
Recommended