Module N°5 Communication Avec Les Prestataires

MODULE N°5

Communication avec les prestataires et partenaires

Contacts

Cédric NAFFRICHOUX05 56 44 01 94

> c.naffrichoux@udotsi33.fr

Critères concernés

2. 2. COMMUNICATION de l’OTSI envers les socio-professionnels

2.2.1 Bulletin de liaison, réunion annuelle (hors AG), journées portes ouvertes

non conformité majeure

2.2.2 Définir un mode de communication : un contenu. Au minimum politique et objectifs de l’OT, observation économique locale et bilan qualité

non conformité majeure

2.2.3 Définir un mode de communication : une fréquence au minimum annuelle

non conformité majeure

La communication de l’OT

3 composantes :

> Quels outils de communication ? Exemple de l’OT du Pays Foyen

> Avec qui communiquer ? Exemple de l’OTEM

> Sur quoi communiquer ? Exemple du DLA sur la valorisation du rôle de l’OT. Témoignage de Lacanau

La communication de l’OT

Solène GONZALEZ

Les outils de communication et de coordination des acteurs parl’office de Tourisme du Pays Foyen

Avec qui communiquer : exemple de l’OTEM

Avec qui communiquer ? exemple de l’OTEM

Pour les prestataires

Pour les collectivtés (communes et CDC)

Pour les clients.Propositions commerciales

Avec qui communiquer ? exemple de l’OTEM

Avec qui communiquer ? exemple de l’OTEM

Exemple du bulletin d’adhésion

Sur quoi communiquer ?

Présentation du DLA sur la valorisation du rôle de l’Office de Tourisme

> Véronique DARMAILLACQ Assistante Conseil à l’UDOTSI

> Témoignage de Christine BOURRICAUDResponsable qualité de l’Office de Tourisme de Lacanau

> Témoignage d’Aurélie LARTIGUEResponsable Qualité de l’Office de Tourisme d’Arès

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

1> Avoir une culture d’entreprise commune et communiquer dessus.

Savoir communiquer sur l’évolution qu’a connue la structure – augmentation des moyens et des services rendus

= cette évolution peut-être rajouter dans l’introduction du manuel qualité

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

2 > Avoir bien définie le rôle et les missions de l’office de Tourisme et communiquer dessus – valoriser les services rendus aux prestataires

= la bonne définition des missions est une exigence du chapitre 1 de la marque

Il s’agit de les rappeler régulièrement aux partenaires et prestataires.

Guide de l’accueil du nouvel adhérent

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

3> Valoriser les actions de l’OT, y compris celles réalisées en interne et notamment hors saison.

- Nouvelles éditions

- Participation à la bourse aux dépliants

- Mise en place d’une centrale de réservation

- Classement des meublés de tourisme

- Plan de formation de l’OT

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

4> Démontrer et valoriser l’apport de l’Office de Tourisme dans l’économie locale

TABLEAU DES INDICATEURS

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

Nombre de touristes

Marie, CDC …

Observatoire local, CDT,

CRTA …

REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES POPULATION ET FREQUENTATION TOURISTIQUENombre d'habitants

directes (spécifiques)

Nombre de commerces et entreprises touristiques OT, communes, CDC …

(hors spécificités tourisme)

REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES

OT, communes, CDC …OFFRENombre de lits banalisés sur le territoire

Nombre d'entreprises ou activités touristiques OT, communes, CDC …

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

Nombre d'emplois directs touristiques

Nombre d'emplois indirects

Observatoires économiques

régionaux,

départementaux,

locaux, organismes

consulaires

MOPA

directes (spécifiques)

Recettes touristiques privées générées par le

REPERES ECONOMIQUES ET SOCIAUX"C.A" du tourisme du territoire

Recettes publiques locales (taxe de séjours,

(hors spécificités tourisme)

REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES

Ressources internes (animations, visites guidées …)

Nombre d'adhérents OT OT

PRODUITS D'EXPLOITATION OT (hors gestion équipements)

OT

Dotation publique locale

dotation publique externe (CG, CR, Etat …)

Ensemble des subventions publiques

Adhésions

Autres ressources privées spécifiques

(partenariats, animations locales …)

REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES FONCTIONNEMENT DE L'OT (HORS GESTION EQUIPEMENT)

Buget global de fonctionnement

Valoriser le rôle de l’Office de TourismeClef de répartition budgétaire : temps consacré à ces différentes missions

REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES

Compta analytique

de l'OT

Frais généraux répartis

Compta analytique

de l'OTdéplacements, missions, peuvent être répartis sur chaque

mission selon la cléf de répartition budgétaire déterminée en

amont

(photocopies, téléphone, énergie, entretien des locaux,

Editions et communication de l'OT

Frais de photocopies et tirages spécifiques de documents

Guide accueil

Direction et administration

accuel - information

promotion

animation

Frais administratifs courants

Frais postaux

les autres frais généraux

Masse salariale répartie sur les missions

commercialisation par l'OT

CHARGES D'EXPLOITATION

Compta OT

Plans et cartes

Frais publicitaires

Site internet

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

Formation du personnel

Amortissements Compta analytique de l'OT

Compta analytique

de l'OT

Compta analytique

de l'OT

Compta analytique

de l'OT

Compta analytique de l'OT

Compta analytique de l'OTImpots et taxes

frais supports publicitaires spécifiques

achat de services externes d'animation

Achat de fichiers prospects

frais d'éductour et accueil presse

Frais directs d'animation

guide des animations

Brochure principale

Frais de promotion salon

Brochures actions de promotion

Affichages, campagne pub médias

Frais d'agence de communication

Etudes spécifiques

Cabinet d'étude (plan market. Sondages ..

Frais directs de promotion

Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme

CA boutique et vente de produits accessoires

OTNombre de visiteurs touristes

Nombre de visiteurs site internet

nombre de visiteurs OT

Nombre de visiteurs population locale

REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES

ACCUEILNombre de jours d'ouverture

RETOMBEES DIRECTES LIEES AUX ACTIONS DE L'OT

Nombres de documents d'info touristiques

distribués ou envoyés

OT

INFORMATIONS-RENSEIGNEMENTSNombre de demandes d'infos au comptoir

Nombre de demandes d'infos par téléphonenombre de demandes d'infos traitées par E-mail

(reçues et/ ou envoyées)

Nombre de courriers reçus

Nombre de courriers envoyés

Nombre de plans distribués et adressés par courrier