Réussissez votre participation sur les salons étrangers !

Adrienne GENTILChargée de Projets Salons, BRETAGNE COMMERCE INTERNATIONAL

Audrey LEBAILLYChargée de Projets Salons, BRETAGNE COMMERCE INTERNATIONAL

Brigitte LE BORGNEResponsable Services Affaires, HAVAS VOYAGES

Corentin MAUFFRETResponsable Export, CRÊPES BERTEL

Intervenants :

Un salon à l’étranger, ça se prépare !

BCI vous propose une méthodologie en 10 étapes clés, pour réussir votre participation en

tant qu’exposant.

Méthodologie :1. Déterminez les objectifs

2. Choix du salon

3. Elaboration du budget

4. Elaboration du stand

5. Identifiez et séduire la cible

6. Pensez à communiquer

7. Quel prestataire logistique ?

8. Transport et hôtel

9. Présence sur place

10. L’après-salon

1/ Déterminez vos objectifs

1 - Déterminez vos objectifs

Booster les ventes

Nouer des liens avec vos clients

Faire un panorama marché

Se faire connaître

Construire votre réseau

Vous rapprocher des médias

Et souder l’équipe !

1 - Etablir les objectifs

Simple : Me faire connaître ?

Mesurable : Combien de contacts ?

Accepté : Vos équipes sont-elles prêtes ?

Réaliste : Avez-vous les capacités financières ?

Temps : Quel timing pour le ROI ?

2/ Choix du salon

Il y a près de 100 000 salons par an dans le monde…

2 – Choix du salon

Grand public vs Professionnel

Local vs International

Thématique vs Généraliste

Pouvez-vous y exposer ?

Eventseye.com

Le MOCI - Moniteur du Commerce International

Programme France Export

Programme BCI

2 – Choix du salon

Une visite s'impose ! Sinon, se fier :

Bouche à oreilles «les incontournables»

Obtenir la liste exposants et le plan du salon de la dernière édition

• Halls par thématiques

• Pavillons nationaux

• Flux (entrées, espace nouveautés, conférences…)

• Les concurrents

Le détail du visitorat

La durée du salon (pro/public)

La promotion mise en place

2 - Choix du salon

Que comprend l’inscription en tant qu’exposant ?

• L’aménagement et… ? l’inscription au catalogue ?

• L’entrée/invitation payante

• Des conférences, plateforme B2B

Règlementation du salon

2 - Choix du salonComparer l’offre

Réservation de l’espace

Inscription au catalogue

Aménagement

Communiquer / Invitation

Badge / Voyage

Envoi d’échantillons

2 - Choix du salonLe timing

3/ Elaboration du budget

3 - Elaboration du budgetCertaines dépenses sont évidentes, Stand : Taille et aménagement, clé en main

Mobilier complémentaire : vitrine, location écran TV, réserve, etc…

Internet, électricité, eau, hôtesse, barman

Communication exposant

Besoin en préparation de rendez-vous

Badges staff, clients

3 - Elaboration du budget

3 - Elaboration du budgetD’autres le sont moins…

Récupérer la TVA

Invitation clients, restaurants clients

Transport et hébergement

Les frais sur place

Logistique du matériel d’exposition, des échantillons

Outils de communication (sponsoring, conférences, espace publicitaire…)

3 - Elaboration du budgetN’oubliez pas que vous pouvez bénéficier d’aides financières ! Ministère du Commerce Extérieur (offres subventionnées)

Conseil Régional de Bretagne (subventions déduites)

COFACE (assurance prospection)

4/ Elaboration du stand

4 - Elaboration du standC’est la carte de visite de l’entreprise

4 - Elaboration du stand

Zone d’accueil 1 comptoir fermant à clé + 1 enseigne++ kit accueil stand

Espace de démonstration1 prise électrique + 1 porte document++ vos plaquettes

Espace de rendez-vous 1 comptoir, 1 table + 3 chaises++ boissons

Aménagement de l’espace

Présentoir à documentation

Kakemono / Affiches ( papier/toiles) / Impression numérique

Ecran / Plots de présentation / Vitrine / Meuble de froid

Maquette / Démonstration

Présentation des produits

5/ Identifier et séduire la cible

Emailing avec invitations sur des bases de données et de fichiers qualifiés

Envoi des invitations à vos publics cibles : ratisser le plus large possible les clients (anciens et nouveaux), prospects, partenaires, et acteurs de votre marché (médias, journalistes, institutionnels …).

Prises de RDV : plateforme B2B du salon, convention EEN, services carnet de RDV proposés par BCI…

5/ Identifier et séduire la cibleAnnoncer votre participation au salon Sur votre site internet, les réseaux sociaux, le blog de l’entreprise, etc… Dans votre signature mail Impliquer vos collaborateurs

6/ Pensez à communiquer

6/ Pensez à communiquer Prévoyez la documentation que vous aurez sur place Cartes de visite Plaquettes de l’entreprise Brochures commerciales Fiches produits Fiches contacts Dossiers de presse institutionnels sur l'entreprise Catalogues Echantillons produits, goodies

Pour les salons internationaux, prévoir à minima la traduction de ces outils en version anglaise ! Ou au mieux, dans la langue du pays…

6/ Pensez à communiquer Orchestrer la promotion de votre marque sur le salonMise à disposition d'une panoplie de supports promotionnels gratuits ou payants :

Entrée catalogues (officiel, France, Bretagne…) Publicité dans le guide de visite ou le catalogue Logo sur les plans d’orientation ou le sac officiel Insertions de bandeaux publicitaires sur le site web du salon Prise de parole et démonstration dans les différents rendez-vous du salon

(ateliers, conférences, petits déjeuners, remise de prix…) Présentation produit au sein d’un espace innovation ou tendances

6/ Pensez à communiquer N’oublier pas la presse professionnelle Rien de tel qu’un bon article pour gagner en notoriété ! Un article de presse dans

la revue phare de votre secteur largement diffusée en amont du salon sera un plus indéniable

Réaliser des communiqués de presse, des dossiers de presse et envoyer des invitations aux journalistes professionnels

Bon à savoir : des agences de presse spécialisées à l’international peuvent également vous proposer une campagne de communication sur-mesure

6/ Pensez à communiquer

A retenir Une planification rigoureuse de vos actions et de votre participation au salon

professionnel vous aidera à avoir du succès.

Adopter une stratégie de communication adéquate vous permettra d’établir une connexion entre votre société, le marché et vos clients.

Très important : vos actions de communication doivent être cohérentes et durables. Votre message doit également être clair et percutant.

7/ Envoi d’échantillons et de matériel

7/ Envoi d’échantillons et de matérielsL’ envoi d’échantillons et de marchandises

Le transport de marchandises sur les salons à l’étranger est un métier à part

7/ Envoi d’échantillons et de matérielsL’envoi d’échantillons et de marchandisesConseil : appuyez-vous sur un professionnel qui a un service spécialisé et apte à faire du sur-mesure.

Pour éviter toutes déconvenues, vous avez le choix suivant : confier votre marchandise à un prestataire spécialisé salons ou bien au prestataire partenaire de l’évènement en question.

Les organisateurs ont souvent des partenaires logistiques à proposer. Mettez-les en concurrence quoi qu’il arrive !

7/ Envoi d’échantillons et de matérielsN’oubliez pas votre matériel d’exposition !• L’admission de vos matériels d’exposition est souvent complexe à gérer dans de

nombreux pays. Véritable passeport de vos marchandises, le carnet ATA réunit dans un même document – et à un coût avantageux – l’ensemble des déclarations en douane nécessaires.

Pour l’obtenir informez-vous auprès de votre chambre de commerce qui vous facilitera la démarche.

8/ Votre déplacement

8/ Déplacement : an-ti-ci-per

Le maître mot : an-ti-ci-per• De meilleurs tarifs aériens et un choix plus varié en hôtellerie

• De meilleurs emplacements, au cœur de la ville et/ou un accès facile

• Eviter le surbooking

En nous confiant cette tâche, vous gagnez du temps !

8/ Déplacement : Se préparer aux imprévus Annulation de vol, retard, perte de bagages… Ne pas tous voyager sur les mêmes vols, surtout à l’aller

Partager les documents, stands et kakemonos (dossier d’assurance)

Vérifier les formalités requises du pays

Anticiper l’immobilisation du passeport pendant le temps de l’obtention du visa

Nous sommes là avant, pendant et après votre séjour.

8/ Déplacement : Quelques anecdotes

Un passager en prison à Kiev, il est parti avec son permis de conduire

Un volcan en éruption, tous les vols annulés

9/ Présence sur place

9/ La présence sur placeRéfléchir à l’investissement humain qui devra être nécessaire sur le salon, un manque de personnel sur le stand peut vous faire perdre de nombreux clients. Idéalement, il faudrait être au minimum 2.

9/ La présence sur placeMotiver vos salariés : leur implication doit être maximum malgré des conditions de travail inhabituelles. Leur présence sur le stand devra être organisée et planifiée : « mieux vaut 2 commerciaux pour 1 visiteur que le contraire … ! ».

9/ La présence sur place Donner un rôle clair à chacun sur le stand (hôtesses, commerciaux…) Briefer votre équipe sur l’image qu’ils doivent véhiculer. Et préparer le discours

argumentaire à mettre en place ; il doit être stratégique mais concis et ludique pour le visiteur.

9/ La présence sur place Optimisez votre temps sur le salon : profitez-en pour assister aux conférences,

participez à des prix/démonstrations

Soyez vigilant sur les informations communiquées sur le salon (visiteur = potentiel concurrent, bonne préparation argumentaire produits/services)

Ne sous-estimez pas les petites attentions et petits gestes qui touchent vos visiteurs, accordez-leur un accueil privilégié

Ne pas quitter un salon avant la fin

10/ L’après-salon

10/ L’après-salon, le travail n’est pas fini !L’exploitation des contacts générés sur votre stand est une étape décisive qui ne doit pas être négligée.

De simples contacts qui peuvent paraître aujourd’hui sans intérêt peuvent déboucher sur du CA dans un avenir plus ou moins proche !

Envoyez un petit mot, remerciez vos interlocuteurs et entretenez le contact.

Pour les prospects identifiés comme des clients potentiels, n’hésitez pas à leur envoyer des échantillons de vos produits, de la documentation, des devis… Soyez très réactifs !

Mettez à jour votre listing prospects et clients

10/ L’après-salon, le travail n’est pas fini ! En interne, faites un « Bilan Salon » quantitatif (nombre de contacts sur le salon)

et qualitatif (déroulé du salon, problèmes rencontrés notamment logistiques), idéalement, dans la semaine suivant le salon (mémoire de tous encore « fraîche » !) avec vos collaborateurs et services impliqués dans la démarche export.

Ce sera toujours bénéfique pour évaluer les points positifs et les points à améliorer.

10/ L’après-salon, le travail n’est pas fini ! Ne pas hésiter à faire un nouveau déplacement dans le pays pour revoir les bons

prospects

10/ L’après-salon, le travail n’est pas fini ! Enfin, ne pas oublier de diffuser un communiqué de presse (ou autre support de

communication) sur le bilan de votre participation

Témoignage

Témoignage de l’entreprise CRÊPES BERTEL

avec Corentin MAUFFRET, Responsable Export

Participation depuis une dizaine d'année via BCI. Préparation en amont ou non selon le stade du projet export de l'entreprise :

• Exportateur depuis plusieurs années vs primo-exportateur.

Témoignage : Co-exposer sur un stand

Option de partage de stand :• Pourquoi (risque, coûts),• Pour qui et à combien d'exposants ?• Les points clés pour le réussir (logistique, transport, nuitées,

PLV, dégustations).

Objectifs global du stand partagé :• Augmentation de la vitrine du « Made in France/BZH »• Dynamisme des participants,• Synergies plus visible pour les acheteurs.

Témoignage : Co-exposer sur un stand

Questions/réponses

Merci pour votre écoute

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