Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Déléguez votre Back office à un assistant virtuel

TIANA RAOILISON !

Entrepreneur et General Manager Smartelia

!

SMARTELIA !

Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME

1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ?

4

Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à votre place

des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel

Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation

pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité

Aider les dirigeants et chefs d’entreprise !

à se concentrer sur leur expertise : développer le business et la stratégie de leur entreprise

!

« Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »

Accompagne les Responsables et Managers !

à se concentrer sur leur expertise, en apprenant à gérer leur temps et à déléguer à leurs équipes

!

« Travailler sur le développement stratégique et performant de vos équipes et non dans l’opérationnel pur »

Déléguez pour se concentrer sur l’essentiel !

UN DIRIGEANT-ENTREPRENEUR avec une petite équipe de 2 à 50 personnes

UN SOLOENTREPRENEUR

UN MANAGER- UN RESPONSABLE

Entrepreneur - DIRIGEANT !

Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit

une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière

MANAGER DANS LE PASSE

Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé

et trouve des solutions

TECHNICIEN Dans le PRESENT

EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise

VISIONNAIRE Dans le FUTUR

Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations

ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR !

Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision

1. Créateur

2. Entrepreneur

3. Chef d’entreprise

Entrepreneur sera/est un chef d’entreprise ! !à la tête d’un système durable, rentable et pérenne

OBJECTIF COMMUN (entre entrepreneur et manager)

!

Produire des résultats en peu de temps et avec peu de ressources humaines

Concentrer vos équipe sur des tâches à haute valeur ajoutée !

Pourquoi ?

1. Gain de temps pour penser vos processus, vision et stratégie

!2. Gain de temps pour … « vendre »

vos produits ou offres !3. augmenter rentabilité et efficacité

par quel moyen ?

DELEGUEZ LES TÂCHES « PARASITES » !

!

Déléguez les tâches à faible valeur ajoutée, à un ou une équipe d’assistants virtuels (assistant à distance)

Identifiez les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business et

augmenter les résultats de vos équipes !

ET Concentrez-vous uniquement sur ces tâches !

Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois

ET DELEGUEZ les à des techniciens (EX : assistants virtuels)

ENTREPRENEUR - MANAGER - RESPONSABLE Wonder délégator - aime déléguer !

La « Boutique » doit tourner même en votre absence

ENTREPRENEUR - DIRIGEANT - MANAGER

Un Wonder délégator qui aime déléguer !

COMMENT PRepARERUNE FUTURE DELEGATION ?

méthode en 3 temps

1. identifiez les tâches a déléguer !2. traduisez les tâches en

procédureS !3. briefez ces tâches et mesurez les

résultats

1. identifiez les tâches a déléguer !!

première étape !

COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?

COMMENT SAVOIR CE QUE JE PEUX DELEGUER ?

Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire

en procédure impersonnelle

1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées

X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise

1 tâche récurrente

1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise

X

X

3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée

(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)

LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER

Traduisible en PROCEDURE

1. identifiez les tâches que vous pouvez déléguer dans votre business model

!!

première étape !

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office !

Les coulisses de production

de votre offre

Front office !

Mise à disposition de votre offre

FOCUS

Identifier les tâches à déléguer dans votre Business Model

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office !

Les coulisses de production

de votre offre

Front office !

Mise à disposition de votre offre

FOCUS

FABRICATION DE VOTRE

OFFRE=

Production Comptabilité

Logistique

Ressources Humaines

Marketing Communication

Administratif

Commercial

Partenairesfournisseurs

Usines

Facturation clientRelance Paiement

Suivi Paiement

Dossier administratifAdministration

des achats et frais généraux

Administration des ventes

- Personnalisation des devis & contrats

- Suivi tableau de bord Facturation

- Suivi des stocks

- Gestion Agenda des consultants / commerciaux

- Suivi des commandes

- Suivi des livraisons

- Mise en forme Newsletter - Publication Newsletter

- Encoder les CV- Prise de RDV candidats- Retranscription EntretienBlog

Evenement- Recherche prestataire

- Demande de devis

- Réservation de salle

BACK OFFICE : les coulisses de votre offre

FABRICATION DE VOTRE

OFFRE=

Production Comptabilité

Logistique

Ressources Humaines

Marketing Communication

Administratif

Commercial

Partenairesfournisseurs

Usines

Facturation clientRelance Paiement

Suivi Paiement

Dossier administratifAdministration

des achats et frais généraux

Administration des ventes

- Personnalisation des devis & contrats

- Suivi tableau de bord Facturation

- Suivi des stocks

- Gestion Agenda des consultants / commerciaux

- Suivi des commandes

- Suivi des livraisons

- Mise en forme Newsletter - Publication Newsletter

- Encoder les CV- Prise de RDV candidats- Retranscription EntretienBlog

Evenement- Recherche prestataire

- Demande de devis

- Réservation de salle

Quelles tâches récurrentes et hors coeur de métier , puis-je déléguer ?

Exemple pour un E-commerçant entrepreneur

Vision & stratégie

Partenariat !

Sélection et relation Fournisseurs

Support client

Livraison

Commande Support client

Paiement

Livraison

Stock

Remontée de commandes place de marché

Création & Insertion fiche produit

Rédaction & Mise en forme FAQ, Tutoriaux, blog

POUR UN SOLOENTREPRENUR

Stratégie - Vision Relation Client

Marketing - Commerciale RDV New biz

Marketing et Logistique Online Webinar, Formation, Atelier

Marketing de contenu

Finance Comptabilité

Agenda Prise de RDV

EmailSuivi

lead & Prospect

ET pour tout entrepreneur

Webinar

Gestion des emails

Tableaux de bord Suivi Client

O

Agenda prise de RDV

Recherche Internet

Stratégie - Vision Relation Client

Marketing - Commerciale RDV New biz

Administration des ventes : Suivi & lead &

Prospect

Tableaux de bord Facturation

!2. traduisez les tâches en procédure

Seconde étape !

Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer

ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)

Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation

Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,

en passant par l’après-vente de vos produits

Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?

Exemple d’une

PROCEDURE

Les moyens

Succession de tâches

Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise »

!

« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits

!

Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »

Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation

A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement :

Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber

Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de

votre premier KIT de délégation

Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier

à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur

“Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries

So now they just execute, like turning a key.

« This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them.

How did they do it? With a playbook. »

Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main

Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »

!!

!3. archivez en brief toutes ces procédures !

(au fur et à mesure de votre avancement) !!!

troisième étape !

Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble

Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour avancer

Feuille de route datée : planning de délégation

PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous)

Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessairesDonner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase

Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine

Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission

Indiquez un futur planning de délégation

X

X

X

X

X

X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous concrètement ?

X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)

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Ecueils à éviter

!

Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation

de la mission générale : contexte, activité, objectif…

UN BRIEF NEGLIGE

Des procédures peu claires

Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours

!

Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité

Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches

Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?

Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel

Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier

à votre assistant virtuel

regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)

!!!

un conseil !

des questions… !

Bonne délégation ! !

tiana@smartelia.com